Разберем ситуацию, которая вызывает много вопросов у владельцев пунктов выдачи заказов Ozon. ИП применяет УСН и является плательщиком НДС по ставке 5%. В личном кабинете Турбо ПВЗ Ozon формируется отчет по предоплатам. В отчете указаны суммы, которые клиенты предварительно оплатили за заказы, но сами услуги ПВЗ еще не оказаны: заказ не выдан, клиент не получил отправление, а денежные средства могут не поступить на расчетный счет владельца ПВЗ до окончания отчетного периода.
Главный вопрос состоит в том, нужно ли начислять НДС с такой предоплаты, а также на кого оформлять авансовый счет-фактуру: на Ozon как на агента, на каждого физического лица или оформлять единый сводный документ.
Правильный подход зависит не от того, поступили ли деньги на расчетный счет ИП, а от того, кто является покупателем услуги, кто принимает оплату от клиента и какие документы предусмотрены моделью работы ПВЗ с Ozon. Рассмотрим подробнее, как определить налоговую базу, оформить документы и избежать двойного начисления НДС.
Сначала выясним причину появления отчета по предоплатам. Владелец ПВЗ оказывает услуги, связанные с выдачей заказов клиентам. В зависимости от условий работы и вида заказа клиент может оплатить услугу предварительно. В этот момент возникает аванс за будущую услугу.
Для целей НДС действует правило наиболее ранней даты. Налоговую базу нужно определить на наиболее раннюю из дат:
Поэтому нельзя ориентироваться только на дату поступления выплаты от Ozon на расчетный счет владельца ПВЗ. Ozon может удерживать суммы, проводить взаиморасчеты, перечислять вознаграждение после закрытия периода или уменьшать выплату на удержания. Однако получение денег агентом или посредником от клиента может означать получение оплаты в интересах исполнителя.
Рассмотрим ситуацию по шагам. Клиент оформил заказ и заранее оплатил услугу. Ozon принял оплату через свою платежную инфраструктуру. Владелец ПВЗ еще не выдал заказ, поэтому услуга не оказана. Для НДС такая сумма рассматривается как предварительная оплата за будущую услугу. Следовательно, ее необходимо учитывать при расчете НДС с авансов.
Отсутствие денежных средств на банковском счете не отменяет обязанность определить налоговую базу по НДС, если предоплата получена агентом в интересах владельца ПВЗ.
Именно для этой цели в Турбо ПВЗ появился отчет по предоплатам. Он позволяет увидеть суммы предварительных оплат от клиентов, суммы реализаций и возвраты предоплат. По данным такого отчета можно разделить операции между налоговыми периодами и определить, какая часть предоплат должна попасть в книгу продаж как аванс, а какая уже относится к оказанным услугам.
Теперь разберем самый важный вопрос: кто является покупателем услуги. В обычной модели работы ПВЗ услугу получает конечный клиент, который приходит в пункт выдачи за заказом. Ozon организует расчеты, документооборот и взаимодействие между участниками, но не всегда выступает покупателем услуги владельца ПВЗ.
Поэтому нельзя автоматически оформлять авансовый счет-фактуру на Ozon только потому, что отчет подготовлен Ozon или денежные средства проходят через его систему.
Рассмотрим два разных вида операций, которые нельзя смешивать.
В рассматриваемой ситуации отчет по предоплатам относится к предварительным оплатам клиентов. Следовательно, для целей НДС речь идет не об авансе от Ozon как самостоятельного заказчика, а об авансах от конечных покупателей услуг.
Не нужно оформлять отдельный авансовый счет-фактуру на каждого физического лица. Для розничных клиентов применяется сводный порядок оформления документов.
Физические лица не используют счета-фактуры для вычета НДС. Поэтому составлять и передавать каждому клиенту отдельный авансовый счет-фактуру не требуется. В такой ситуации задача бухгалтерии состоит не в выдаче документа покупателю, а в правильной регистрации налоговой базы и отражении суммы НДС в книге продаж.
На практике оформляют сводный документ по операциям с физическими лицами. В зависимости от используемой учетной системы и порядка оформления это может быть сводный счет-фактура, бухгалтерская справка-расчет или иной внутренний документ, на основании которого формируется запись книги продаж.
Таким образом, спор между двумя позициями решается следующим образом:
Рассмотрим подробнее аргумент, который часто встречается на практике: «Деньги на расчетный счет не поступили, поэтому аванс не получен». Такой подход может привести к занижению налоговой базы.
В работе с маркетплейсом или агентом необходимо анализировать не только банковскую выписку, но и условия договора. Если Ozon принимает деньги от клиента по поручению владельца ПВЗ или в рамках агентской схемы, дата оплаты клиентом может быть датой получения оплаты исполнителем для целей НДС.
Для расчета НДС важно установить следующие обстоятельства:
Если договор подтверждает, что Ozon действует как посредник при приеме оплаты от клиента, то сумма, отраженная в отчете по предоплатам, должна участвовать в расчете НДС как предварительная оплата.
Банковская выписка показывает движение денег по расчетному счету, но не всегда определяет момент возникновения налоговой базы по НДС.
Поэтому не следует полностью исключать отчет по предоплатам из учета только потому, что в выписке банка нет соответствующего платежа. Такой подход может исказить налоговую базу в периоде, когда клиент оплатил заказ, а услуга будет оказана в следующем квартале.
Разберем по шагам, в каких случаях отчет по предоплатам влияет на НДС.
НДС с предоплаты необходимо начислить, если одновременно выполняются следующие условия:
Последнее условие особенно важно. Нужно разделять ситуации, когда предоплата и реализация произошли в одном квартале, и ситуации, когда предоплата переходит на следующий квартал.
Если клиент оплатил услугу и получил заказ в одном квартале, налоговая база по одной операции должна попасть в расчет НДС один раз. Нельзя одновременно обложить одну и ту же сумму как аванс и как реализацию без последующего вычета авансового НДС.
Если клиент оплатил заказ в первом квартале, а фактически получил его во втором квартале, в первом квартале возникает НДС с аванса. Во втором квартале возникает НДС с реализации, а ранее начисленный НДС с аванса принимается к вычету.
Именно поэтому отчет по предоплатам необходимо сопоставлять с отчетом о реализации или отчетом о сборе денежных средств. Нельзя использовать только один отчет без проверки последующих событий.
Посмотрим на простой пример. Клиент 25 марта внес предоплату за услугу в сумме 1 050 рублей. Ставка НДС составляет 5%. Заказ выдан клиенту 28 марта. Предоплата и оказание услуги произошли в первом квартале.
Рассчитаем НДС, если цена указана с учетом НДС:
НДС = 1 050 × 5 / 105 = 50 рублей.
В данной ситуации налоговую базу нельзя задвоить. Возможны два варианта организации учета:
На практике важно обеспечить, чтобы в декларации по НДС за первый квартал сумма 1 050 рублей участвовала в налоговой базе только один раз.
Если в книге продаж отражены и авансовый документ, и реализация, в книге покупок должна появиться запись на вычет НДС с аванса в части, зачтенной при реализации.
Теперь рассмотрим переходящую операцию. Клиент 30 марта внес предоплату 1 050 рублей. Заказ был выдан только 3 апреля. На 31 марта услуга еще не оказана.
В первом квартале необходимо определить НДС с аванса:
1 050 × 5 / 105 = 50 рублей.
Во втором квартале при выдаче заказа необходимо начислить НДС с реализации. Одновременно ранее начисленный НДС с аванса в сумме 50 рублей можно принять к вычету, поскольку предоплата зачтена в оплату оказанной услуги.
Результат будет следующим:
Такой порядок позволяет соблюсти принцип: НДС начисляется с аванса до оказания услуги, но после оказания услуги налог с аванса не остается дополнительной налоговой нагрузкой.
Проанализируем еще одну ситуацию. Клиент внес предоплату 1 050 рублей. НДС с аванса был начислен. Затем заказ отменен, а деньги возвращены клиенту.
В этом случае необходимо отразить возврат предоплаты. Ранее начисленный НДС с аванса можно принять к вычету при выполнении условий для такого вычета.
Важно не оставлять в книге продаж авансовую сумму, которая фактически была возвращена клиенту и не привела к реализации услуги. Для этого необходимо использовать данные отчета по предоплатам, где отдельно отражаются возвраты предоплат.
Отчет по предоплатам нужно анализировать не только по строке «предварительные оплаты», но и по строке «возвраты предоплат».
При работе с Ozon у владельца ПВЗ могут формироваться разные документы. Их нельзя путать между собой, потому что они отражают разные хозяйственные операции.
Следовательно, нужно отделить отношения «владелец ПВЗ — Ozon» от отношений «владелец ПВЗ — конечный клиент».
Если оформляем счет-фактуру по акту оказанных услуг, покупателем выступает Ozon. Если оформляем сводный документ по сбору денежных средств или по авансам клиентов, покупателями являются конечные клиенты, преимущественно физические лица.
Не нужно заменять один документ другим. Счет-фактура на Ozon по акту оказанных услуг не заменяет отражение НДС с предоплат клиентов.
Рассмотрим рабочий алгоритм, который позволяет не задвоить НДС и не потерять переходящие авансы.
Для контроля полезно вести отдельную таблицу или регистр учета. В ней можно фиксировать номер отправления, дату предоплаты, сумму предоплаты, ставку НДС, дату выдачи, сумму реализации, дату возврата и дату принятия НДС с аванса к вычету.
Такой регистр особенно нужен, если у ПВЗ большой поток заказов, а отчеты Ozon формируются агрегированно за месяц.
Рассмотрим подробнее проблему, с которой сталкиваются пользователи 1С. В стандартной учетной программе может быть неудобно или невозможно оформить большое количество авансовых счетов-фактур на физических лиц. Это не означает, что НДС с авансов можно не начислять.
Техническое ограничение программы не отменяет налоговую обязанность. Однако для операций с физическими лицами не требуется массово создавать отдельные документы на каждого покупателя.
Для розничных операций допустим сводный подход. В учете необходимо обеспечить два результата:
Поэтому в качестве покупателя в сводном документе можно использовать технического контрагента «Физические лица», «Розничные покупатели» или иной аналогичный элемент справочника, если это предусмотрено учетной политикой и настройками программы.
При этом не следует воспринимать такого технического контрагента как реального покупателя, которому нужно направить счет-фактуру. Он используется для систематизации учета и формирования книги продаж.
Физлицам счет-фактура для вычета НДС не нужна. Важна корректная регистрация сводной операции в книге продаж.
Теперь рассмотрим практическую сторону работы в 1С. Конкретный порядок зависит от версии программы, настроек учета НДС, используемого обмена с Ozon и способа отражения документов. Поэтому перед массовым вводом документов необходимо проверить учетную политику и выполнить тестовую обработку одного отчетного периода.
В стандартной конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 обычно используют следующие объекты учета:
Счет-фактура выданный для регистрации выставленного документа;Реализация услуг для отражения оказанных услуг;Поступление на расчетный счет для банковских поступлений, если оплата действительно поступает на счет;Операция для ручного отражения хозяйственной операции, когда автоматический документ не подходит;Формирование записей книги продаж для подготовки регистров НДС;Книга продаж для контроля зарегистрированных операций;Книга покупок для проверки вычета НДС с ранее полученных авансов.Рассмотрим безопасный порядок работы в программе.
В некоторых версиях 1С:Бухгалтерия 8 авансовый счет-фактуру нельзя автоматически создать без документа оплаты. Это связано с тем, что стандартный механизм ориентирован на банковское поступление или кассовый документ. В такой ситуации не следует искусственно создавать банковскую операцию, которой фактически не было.
Вместо этого необходимо выбрать способ, который соответствует учетной политике и позволяет зарегистрировать налоговую базу по данным отчета Ozon. Это может быть ручная регистрация счета-фактуры, документ Операция с отражением в регистрах НДС или использование специального документа, предусмотренного в доработанной конфигурации.
Перед использованием ручной операции необходимо убедиться, что она корректно формирует записи в регистрах НДС. Простая бухгалтерская проводка без движения по нужным регистрам может не попасть в книгу продаж и декларацию по НДС.
В 1С необходимо контролировать не только проводки по счетам бухгалтерского учета, но и движения по регистрам учета НДС.
Разберем, какие результаты должны быть видны после отражения операции.
Полезно сформировать следующие отчеты:
Книга продаж;Книга покупок;Анализ счета по счетам расчетов с покупателями;Оборотно-сальдовая ведомость;Универсальный отчет по регистрам НДС, если требуется проверить движения детально;Декларация по НДС в предварительном заполнении.Если в книге продаж есть авансовая сумма, а в следующем квартале по ней не появляется вычет после оказания услуги, необходимо выяснить причину. Обычно проблема связана с отсутствием связи между авансом и реализацией, неверной аналитикой договора, неправильной датой документа или ручной операцией, которая не сформировала нужные движения по регистрам.
Рассмотрим расчет НДС для ИП на УСН, применяющего ставку 5%.
Если сумма в отчете по предоплатам указана с учетом НДС, используем расчетную ставку:
НДС = сумма с НДС × 5 / 105.
Например, в отчете по предоплатам указана сумма 210 000 рублей. Сумма включает НДС.
НДС = 210 000 × 5 / 105 = 10 000 рублей.
Стоимость услуги без НДС составит:
210 000 − 10 000 = 200 000 рублей.
Если сумма указана без НДС, налог рассчитываем иначе:
НДС = сумма без НДС × 5%.
Например, стоимость услуги без НДС составляет 200 000 рублей:
НДС = 200 000 × 5% = 10 000 рублей.
Итоговая стоимость с НДС составит 210 000 рублей.
Перед расчетом необходимо проверить, в каком виде Ozon отражает суммы в отчете: с НДС или без НДС. Нельзя автоматически применять расчетную ставку 5/105, пока не установлено, включает ли сумма налог.
Рассмотрим распространенные ошибки и способы их избежать.
Рассмотрим ситуацию, когда бухгалтер уже сформировал авансовый счет-фактуру на Ozon, хотя аванс фактически получен от конечных клиентов.
Сначала необходимо проверить, действительно ли Ozon не является покупателем услуги по договору. Если Ozon только принимает оплату в интересах владельца ПВЗ, то документ на Ozon может не соответствовать экономическому содержанию операции.
Далее необходимо проанализировать, был ли документ зарегистрирован в книге продаж и включен ли он в декларацию по НДС. От этого зависит способ исправления.
При исправлении необходимо сохранить документы, подтверждающие расчет: отчет по предоплатам, отчет о сборе денежных средств, акт оказанных услуг, данные о выдаче заказов, данные о возвратах и расчет НДС.
Теперь разберем ситуацию, когда отчет по предоплатам ранее не использовался, а ИП не начислял НДС с переходящих авансов.
Сначала необходимо не принимать решение «ничего не делать» только потому, что коллеги выбрали такой вариант. Практика других налогоплательщиков не заменяет анализ договора, отчетов и норм НДС.
Необходимо провести инвентаризацию предоплат за прошедшие периоды.
Если анализ покажет, что НДС с переходящих авансов был занижен, необходимо рассмотреть представление уточненной декларации и уплату недоимки с пенями. Конкретный порядок зависит от периода, даты обнаружения ошибки и того, была ли декларация уже представлена.
Не следует исправлять ошибки механически. Сначала необходимо подтвердить, что предоплата действительно относится к будущей услуге владельца ПВЗ и не была реализована или возвращена в том же квартале.
Рассмотрим удобный ежемесячный регламент для владельца ПВЗ на УСН с НДС 5%.
При ежемесячном контроле значительно проще выявлять расхождения. Если проверять авансы только перед сдачей квартальной декларации, придется одновременно сопоставлять большое количество отправлений, возвратов, выдач и удержаний.
Подведем итог и сформулируем решение проблемы.
Владельцу ПВЗ Ozon на УСН с НДС 5% необходимо учитывать отчет по предоплатам при расчете НДС. Если клиент внес предоплату за будущую услугу, а услуга еще не оказана на конец налогового периода, такая сумма формирует налоговую базу по НДС как аванс.
Не нужно оформлять отдельные авансовые счета-фактуры на каждого физического лица. Физические лица не используют счета-фактуры для вычета НДС. Для учета применяется сводный документ по операциям с конечными покупателями и регистрация соответствующей суммы в книге продаж.
Не следует автоматически оформлять авансовый счет-фактуру на Ozon. Ozon указывается покупателем только по тем операциям, по которым он действительно является заказчиком услуг владельца ПВЗ. Например, счет-фактура по акту оказанных услуг оформляется на Ozon, а документ по сбору денежных средств и предоплатам клиентов относится к операциям с конечными покупателями.
Если предоплата и выдача заказа произошли в одном квартале, необходимо проследить, чтобы НДС по одной операции не был начислен дважды. Если предоплата получена в одном квартале, а услуга оказана в следующем, необходимо начислить НДС с аванса в первом квартале и принять этот НДС к вычету после оказания услуги.
Основной ориентир для учета — экономическое содержание операции, условия договора, отчет по предоплатам, отчет о сборе денежных средств и дата фактического оказания услуги, а не только дата поступления денег на расчетный счет.
Информация носит справочный характер