Разберем ситуацию, когда индивидуальный предприниматель оплачивает материалы, товары, работы или услуги бизнес-картой, привязанной к расчетному счету, а затем передает кассовые и товарные чеки. Основная задача состоит в том, чтобы правильно отразить списание денег с банковского счета, принять материальные ценности к учету, при необходимости включить расходы в налоговый учет и не отнести предпринимательские покупки к личным средствам ИП.
Главный вывод: если предприниматель оплачивает покупку именно бизнес-картой, то списание денег с расчетного счета не следует первоначально отражать проводкой Дт 84.01 Кт 51. Такая проводка предназначена для личного изъятия денег предпринимателем, а не для оплаты материалов, используемых в бизнесе. Для операций по бизнес-карте удобнее и корректнее использовать схему через счет 71.01 и документ Авансовый отчет.
Рассмотрим подробнее, почему в одной ситуации применяется счет 84.01, в другой — счет 71.01, когда нужен счет 55.04, почему не стоит автоматически использовать счет 91.02 для расходов, не принимаемых в налоговом учете, и как проверить, что расходы правильно попадают или не попадают в КУДиР.
Сначала выясним, к какому счету выпущена карта. Это ключевой вопрос, от которого зависит порядок отражения банковских операций в программе.
Бизнес-карта может быть привязана непосредственно к основному расчетному счету ИП. В этом случае при оплате картой деньги списываются прямо с банковского счета, который в программе учитывается на счете 51. Отдельно пополнять карту не требуется, поскольку банк сразу списывает деньги с расчетного счета.
Другой вариант — карта выпущена к отдельному карточному счету. Тогда предприниматель сначала переводит деньги с основного расчетного счета на специальный карточный счет. В учете такой счет обычно отражают на субсчете 55.04. После этого списания по карте проходят уже с карточного счета.
Не будем путать бизнес-карту с личной банковской картой предпринимателя. Если деньги перечислены на личную карту ИП для личных нужд, это не расход бизнеса и не выдача под отчет. В такой ситуации применяется операция «Личные средства предпринимателя». Если же карта оформлена банком как бизнес-карта и используется для оплаты материалов, товаров или услуг для деятельности ИП, нужно отражать расходы как предпринимательские.
Проверим это по банковскому договору, реквизитам карты и назначению операции в банковской выписке. Если карта фигурирует в выписке по расчетному счету ИП и используется для оплаты деловых покупок, рассмотрим ее как корпоративную или бизнес-карту для целей настройки учета в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
В программе счет 84.01 обычно используется для отражения личных средств предпринимателя. Например, когда ИП переводит деньги с расчетного счета на свою личную карту, снимает деньги на личные нужды или забирает часть денежных средств из бизнеса без связи с предпринимательскими расходами.
Для такой операции в документе Списание с расчетного счета выбирают вид операции «Личные средства предпринимателя». Программа обычно формирует проводку Дт 84.01 Кт 51. Эта запись показывает, что деньги перестали использоваться в предпринимательской деятельности и были изъяты предпринимателем для личного распоряжения.
Если затем за счет действительно личных средств ИП покупает материалы для бизнеса, можно применить документ Расходы предпринимателя. Он позволяет отразить поступление материалов за счет личных средств предпринимателя проводкой Дт 10 Кт 84.01. Такая схема удобна, когда деньги были потрачены наличными из личного кошелька, с личной карты или из иных личных средств ИП.
Однако при покупке по бизнес-карте деньги фактически не становятся личными средствами предпринимателя. Они списываются с предпринимательского расчетного счета для оплаты хозяйственной покупки. Поэтому последовательность Дт 84.01 Кт 51, а затем Дт 10 Кт 84.01 формально приводит к нужному результату по счету 10, но искажает смысл движения денег.
В такой схеме программа сначала фиксирует, что ИП забрал деньги на личные нужды, а затем отражает, будто предприниматель внес личные средства обратно в бизнес в виде материалов. Для отдельных случаев это может использоваться как упрощенный технический вариант, но для постоянных оплат по бизнес-карте лучше применять стандартный механизм учета корпоративных карт и подотчетных сумм.
Не будем использовать счет 84.01 как промежуточный счет для каждой покупки по бизнес-карте. Это усложняет анализ личных изъятий ИП, может создавать непонятные остатки по счету 84 и не позволяет быстро проверить, по каким операциям держатель карты еще не представил подтверждающие документы.
Для покупок, оплаченных бизнес-картой, рассмотрим схему через счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами». В программе такой подход используют не потому, что ИП должен оформлять сам себе бумажный авансовый отчет в кадровом смысле, а потому, что документ Авансовый отчет позволяет удобно связать банковское списание с кассовыми чеками, товарными чеками, приобретенными материалами и расходами.
В этой схеме держатель бизнес-карты временно учитывается как подотчетное лицо. Для ИП, который сам пользуется своей картой, это является техническим способом отражения операции в программе. Само по себе такое оформление не означает прием предпринимателя на работу, начисление ему заработной платы или возникновение трудовых отношений.
Общая последовательность будет следующей:
Авансовый отчет на основании подтверждающих документов.10 либо сразу отнесем стоимость на счет затрат, если запас на складе не нужен.71.01 закрыт подтверждающими документами.Рассмотрим подробнее каждый вариант настройки и проведения документов.
Если бизнес-карта привязана к основному расчетному счету ИП, зайдем в карточку банковского счета. Обычно это можно сделать через раздел Главное, далее открыть карточку организации или ИП, перейти по ссылке Банковские счета и выбрать нужный расчетный счет.
В карточке счета откроем блок Корпоративные карты. Установим признак, что к счету привязаны корпоративные карты. Затем добавим номер бизнес-карты и укажем держателя карты. Если картой пользуется сам предприниматель, укажем ИП как держателя карты и техническое подотчетное лицо.
Для карты, выпущенной непосредственно к расчетному счету, в качестве счета учета укажем счет 51. Это важно: в такой ситуации не нужно сначала отражать перевод средств на счет 55.04, потому что отдельного карточного счета в банке нет.
После настройки программа сможет распознавать операции по номеру бизнес-карты при загрузке банковской выписки. При этом все равно будем проверять вид операции, счет учета и получателя, поскольку автоматическая загрузка выписки может неверно определить операцию или подставить неподходящий вид списания.
Если бизнес-карта привязана к расчетному счету ИП, откроем раздел Банк и касса и перейдем в журнал Банковские выписки. Найдем строку списания по операции оплаты материалов.
В документе Списание с расчетного счета выберем вид операции «Перечисление подотчетному лицу». В качестве получателя укажем держателя бизнес-карты. Если картой пользуется сам ИП, укажем предпринимателя как техническое подотчетное лицо.
Счет учета денежных средств должен быть 51, поскольку списание произошло непосредственно с расчетного счета. После проведения документа программа должна сформировать проводку:
Дт 71.01 Кт 51
Эта проводка означает, что деньги списаны с расчетного счета и выданы держателю бизнес-карты для совершения предпринимательских покупок. До момента ввода подтверждающих документов сумма будет числиться как подотчетная.
Не будем выбирать вид операции «Оплата поставщику», если продавец неизвестен, а в выписке отражено только списание по карте в магазине. При такой операции программа будет пытаться сформировать расчеты с конкретным контрагентом на счетах 60.01 или 60.02. Это неудобно, если в момент банковского списания еще нет товарного чека, неизвестен точный поставщик, не определена номенклатура и не ясно, является ли покупка материалами, товаром, услугой или личным расходом.
Документ «Перечисление подотчетному лицу» позволяет сначала зафиксировать движение денег, а затем после получения чеков правильно распределить сумму по материалам, услугам, товарам и затратам.
После получения кассового чека, товарного чека, накладной или иных подтверждающих документов перейдем в раздел Банк и касса и откроем журнал Авансовые отчеты. Создадим новый документ Авансовый отчет.
В шапке документа укажем организацию или ИП, подотчетное лицо — держателя карты, дату отчета и при необходимости назначение покупки. Дату документа разумно устанавливать по дате фактического приобретения либо по дате, когда документы переданы для учета, в зависимости от принятого порядка ведения учета. При этом не будем искусственно переносить дату расходов на другой налоговый период.
На вкладке Авансы подберем документ Списание с расчетного счета, которым ранее отражено перечисление подотчетному лицу. Это необходимо для того, чтобы программа закрыла задолженность по счету 71.01.
На вкладке Товары внесем приобретенные материалы. Укажем номенклатуру, количество, цену, сумму, склад и счет учета. Для материалов обычно используется счет 10. Если приобретены товары для перепродажи, используем счет 41. Если приобретено малоценное оборудование, хозяйственный инвентарь или специальная оснастка, выберем соответствующий счет учета согласно принятой учетной модели.
После проведения документа программа обычно сформирует проводку:
Дт 10 Кт 71.01
Эта запись означает, что материалы оприходованы, а подотчетная сумма по бизнес-карте закрыта. Если сумма банковского списания и сумма документов совпадают, сальдо по счету 71.01 по этой операции должно стать нулевым.
Если материалы сразу передаются в производство, на ремонт, на хозяйственные нужды или на продажу, не будем списывать их на затраты непосредственно в момент оплаты только ради упрощения учета. Сначала определим, нужен ли контроль остатка материалов на складе. Если материалы должны храниться, использоваться постепенно или участвовать в инвентаризации, сначала примем их на счет 10, а затем спишем отдельным документом.
Если материалы приняты на счет 10, дальнейшее списание зависит от цели использования. Для передачи материалов в производство, на общехозяйственные нужды, на ремонт или на продажу обычно используют документ Требование-накладная.
В документе укажем материалы, склад, подразделение, номенклатурную группу и счет затрат. Например, материалы могут быть списаны на счет 20 для основного производства, на счет 23 для вспомогательного производства, на счет 25 для общепроизводственных расходов, на счет 26 для общехозяйственных расходов или на счет 44 для расходов на продажу.
После проведения документа будет сформирована проводка вида:
Дт 20, 23, 25, 26 или 44 Кт 10
Выберем счет затрат не по привычке, а исходя из назначения материалов. Например, сырье для изготовления продукции обычно отражают через счет 20, материалы для ремонта оборудования — через соответствующий счет затрат, а упаковочные материалы для реализации товаров могут списываться на счет 44.
Такой порядок позволяет раздельно видеть приобретение запасов и их фактическое использование. Это особенно важно, если предприниматель ведет складской учет, рассчитывает себестоимость, контролирует остатки или должен обосновать связь затрат с деятельностью.
Если бизнес-карта привязана не к основному расчетному счету, а к отдельному карточному счету, используем промежуточный счет 55.04. В этом случае движение денег состоит из двух этапов.
Сначала перечислим деньги с основного расчетного счета на специальный карточный счет. В документе Списание с расчетного счета выберем вид операции «Перевод на другой счет организации». В качестве счета получателя укажем карточный счет, а в качестве счета учета — 55.04.
Программа сформирует проводку:
Дт 55.04 Кт 51
Эта операция не является расходом и не должна попадать в КУДиР. Деньги лишь перемещаются между банковскими счетами ИП.
Когда предприниматель оплачивает покупку бизнес-картой, отразим списание с карточного счета документом Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». В качестве счета денежных средств укажем 55.04.
Программа сформирует проводку:
Дт 71.01 Кт 55.04
Далее введем Авансовый отчет, подберем это списание на вкладке Авансы и отразим поступление материалов на вкладке Товары. После проведения сформируется запись Дт 10 Кт 71.01.
Не будем применять счет 55.04, если карта фактически привязана к обычному расчетному счету и отдельного карточного счета нет. В таком случае появится искусственное движение денежных средств, которого не было в банковской выписке.
Вопрос о применении авансового отчета самим ИП часто вызывает сомнения. Действительно, предприниматель не является наемным работником самого себя и не обязан оформлять взаимоотношения с собой как с работником. Однако в программе Авансовый отчет можно использовать как технический документ, который объединяет списание по бизнес-карте, кассовый чек, товарный чек, номенклатуру, склад, счета учета и налоговые настройки.
Рассмотрим этот документ как инструмент регистрации хозяйственной операции, а не как обязательное кадровое подтверждение отношений работодателя и работника. Не будем создавать ИП как сотрудника только ради начисления зарплаты или кадрового оформления. В программе достаточно корректно указать держателя карты и обеспечить связь операции со списанием по счету 71.01.
Для внутреннего контроля можно хранить кассовый чек, товарный чек, банковскую выписку, пояснение о назначении покупки и при необходимости внутреннюю отметку предпринимателя. Это поможет подтвердить, что расход относится именно к деятельности ИП, а не к личному потреблению.
Если в программе невозможно или неудобно использовать механизм корпоративных карт, можно применять документ Расходы предпринимателя, но только для покупок, произведенных за счет личных средств ИП. Не будем смешивать этот способ с постоянными списаниями по бизнес-карте с расчетного счета.
Кассовый чек розничного магазина может не содержать сведения о покупателе. Сам по себе этот факт не означает, что покупка автоматически считается личной. Для учета важно, чтобы документы позволяли определить продавца, дату, состав приобретенных ценностей, сумму и факт оплаты.
При этом для налогового учета нужно дополнительно подтвердить связь покупки с предпринимательской деятельностью. Поэтому не будем ограничиваться только чеком, если из него невозможно понять, какие именно материалы куплены и для чего они используются.
Рассмотрим комплект документов, который желательно сохранять по покупкам, оплаченным бизнес-картой:
Авансовый отчет в программе с заполнением материалов, товаров, услуг или прочих расходов.Если продавец указан в кассовом чеке, внесем его данные в справочник Контрагенты. Если покупка совершена в розничной точке и отдельного договора с поставщиком нет, можно использовать отдельного контрагента для розничных покупок. При этом не будем выдумывать ИНН, наименование, номер документа или иные реквизиты, которых нет в первичных документах.
Если для подтверждения конкретного вида расходов нужен полноценный первичный документ с реквизитами покупателя, запросим у продавца накладную, УПД, счет-фактуру или иной документ, соответствующий характеру сделки. Особенно внимательно нужно подходить к покупкам, по которым планируется вычет НДС, приобретению основных средств, дорогостоящего оборудования, товаров для перепродажи или материалов значительной стоимости.
Налоговый учет зависит от применяемого режима налогообложения. Не будем считать, что любое отражение покупки на счете 10, 20, 26 или 44 автоматически означает принятие расхода в КУДиР.
Для ИП на УСН с объектом «доходы минус расходы» важны одновременно несколько условий: расход должен быть предусмотрен закрытым перечнем расходов, связан с предпринимательской деятельностью, документально подтвержден и фактически оплачен. Для материалов также важно их фактическое поступление и принятие к учету.
Материалы, сырье, хозяйственные товары, канцтовары и иные ценности могут быть учтены в расходах при УСН, если они используются в деятельности и соответствуют требованиям налогового законодательства. Однако личные покупки, необоснованные траты, расходы без подтверждающих документов и расходы, не включенные в установленный перечень, в КУДиР попадать не должны.
Если ИП применяет УСН с объектом «доходы», расходы на материалы не уменьшают единый налог. При этом покупки все равно можно отражать в программе для контроля денежных средств, складского учета, анализа себестоимости и внутреннего управления.
Если ИП применяет патентную систему налогообложения, стоимость материалов обычно не уменьшает налог по патенту. Но расходы могут быть важны для внутреннего учета, для раздельного учета при совмещении режимов, для НДС или для расчета иных показателей.
Если ИП применяет общую систему налогообложения, порядок признания расходов отличается от УСН. В этом случае нужно отдельно проверить возможность включения затрат в профессиональный налоговый вычет, состав документов, связь с доходной деятельностью и порядок учета НДС.
Не будем ориентироваться только на проводки. Для проверки расходов сформируем отчет Книга доходов и расходов, проанализируем регистры налогового учета и убедимся, что программа приняла именно те суммы, которые отвечают условиям применяемого режима.
Рассмотрим три разные ситуации, которые нельзя смешивать между собой.
Первая ситуация — покупка является личной. Например, предприниматель оплатил бизнес-картой товары для личного использования, продукты для дома, личную одежду, личные услуги или иные расходы, которые не связаны с деятельностью ИП. В таком случае не будем приходовать эти ценности на счет 10, не будем отражать их на счетах затрат и не будем включать в КУДиР.
Личное списание корректнее отразить документом Списание с расчетного счета с видом операции «Личные средства предпринимателя». Программа обычно формирует проводку:
Дт 84.01 Кт 51
Если покупка по личной карте уже была отражена как предпринимательская или если личный расход ошибочно попал в авансовый отчет, исправим документ. Не будем создавать искусственную проводку Дт 91.02 Кт 84.01 только для того, чтобы убрать сумму из налогового учета.
Вторая ситуация — покупка связана с бизнесом, но конкретный расход не принимается в налоговом учете. Например, затрата может быть экономически обоснованной для внутреннего управления, но не соответствовать условиям применения УСН «доходы минус расходы», не входить в перечень расходов, не иметь достаточных подтверждающих документов или не отвечать условиям признания в текущем периоде.
В этом случае покупку можно отразить в бухгалтерском или управленческом учете по ее фактическому назначению. Материалы можно принять на счет 10, а затем списать на соответствующий счет затрат. При этом в налоговом учете нужно установить, что расход не принимается. В разных релизах программы конкретное поле, флаг или способ отражения может отличаться, поэтому проверим настройку статьи затрат, способа учета расходов и заполнение налоговых реквизитов в документе.
Третья ситуация — расход пока не принимается в налоговом учете, но может быть принят позднее после выполнения условий. Например, материалы могут быть оплачены, но еще не поступили, либо поступили, но отсутствуют необходимые документы. В такой ситуации не будем сразу относить сумму к личным расходам или к непринимаемым затратам. Сначала выясним, какое условие не выполнено и когда оно будет выполнено.
Например, если предприниматель оплатил материалы бизнес-картой, но товарный чек передан позже, можно временно оставить сумму на счете 71.01. После получения документов введем авансовый отчет, оприходуем материалы и проверим возможность принятия их в налоговом учете.
Счет 91.02 предназначен для прочих расходов. Его используют, когда сама хозяйственная операция по своему содержанию является прочим расходом. Например, на счете 91.02 могут отражаться отдельные банковские комиссии, штрафы, расходы по операциям, не относящимся к обычным видам деятельности, и иные затраты в соответствии с принятой учетной моделью.
Не будем использовать счет 91.02 только потому, что расход не принимается в налоговом учете. Бухгалтерский счет и признак принятия в налоговом учете — это разные характеристики операции.
Например, материалы для предпринимательской деятельности могут быть отражены на счете 10, а затем списаны на счет 20, 26 или 44. Если по условиям налогообложения эти расходы не уменьшают налог, нужно исключить их из налогового учета, а не переводить автоматически на счет 91.02.
Формулировка «не облагаемые в НУ» также не совсем точна применительно к расходам. Обычно говорят «расходы, не принимаемые в налоговом учете» или «расходы, не учитываемые при расчете налоговой базы». Налогом облагаются доходы, а расходы либо уменьшают налоговую базу, либо не уменьшают ее.
Не будем создавать проводку Дт 91.02 Кт 84.01 для личной покупки. Если расход личный, его нужно отражать как личное изъятие предпринимателя через счет 84.01. Если расход деловой, но не принимаемый в налоговом учете, его отражают по реальному счету учета затрат с правильной настройкой налогового учета.
Если предприниматель переводит деньги с расчетного счета на личную банковскую карту для личных нужд, не будем использовать счет 76. Между ИП и самим собой не возникает расчетов с отдельным контрагентом, которые нужно учитывать как дебиторскую или кредиторскую задолженность.
В программе создадим документ Списание с расчетного счета и выберем вид операции «Личные средства предпринимателя». Обычно документ формирует проводку:
Дт 84.01 Кт 51
Такая операция не является расходом для УСН и не должна включаться в КУДиР. Перевод денег на личную карту не уменьшает налоговую базу, даже если деньги впоследствии будут использованы для личных потребностей предпринимателя.
Если после перевода на личную карту предприниматель купит материалы для бизнеса за личные деньги, можно использовать документ Расходы предпринимателя. В этом случае программа может сформировать проводку:
Дт 10 Кт 84.01
Затем материалы списываются на затраты по их назначению. Такой порядок удобен именно для покупок, оплаченных личными средствами, а не непосредственно бизнес-картой.
Документ Расходы предпринимателя предназначен для учета расходов, которые предприниматель произвел за счет собственных средств. Рассмотрим типовые случаи его применения.
В таких ситуациях документ помогает принять материалы или расходы к учету без оформления расчетов с поставщиком через счет 60 и без отражения несуществующей выдачи денег из кассы. Для материалов программа может сформировать проводку Дт 10 Кт 84.01.
Если документ Расходы предпринимателя используется для затрат, принимаемых на УСН «доходы минус расходы», обязательно проверим, что в документе выбран правильный вид расхода, указано хозяйственное назначение, заполнены документы, подтверждающие покупку, и соблюдены условия налогового учета.
Не будем применять этот документ одновременно с авансовым отчетом по одной и той же покупке. Например, нельзя сначала отразить списание бизнес-картой через Дт 71.01 Кт 51, затем принять материалы через авансовый отчет Дт 10 Кт 71.01, а после этого еще раз оформить документ Расходы предпринимателя. Это приведет к двойному учету материалов и расходов.
Посмотрим на пример. ИП применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». Бизнес-карта привязана к расчетному счету. Предприниматель оплатил в строительном магазине материалы на сумму 18 000 рублей. Материалы будут использованы для выполнения работ, а кассовый и товарный чеки подтверждают состав покупки.
Сначала в банковской выписке создадим документ Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». В качестве держателя карты укажем ИП. После проведения получим запись:
Дт 71.01 Кт 51 — 18 000 рублей.
Далее создадим документ Авансовый отчет. На вкладке Авансы укажем банковское списание на 18 000 рублей. На вкладке Товары внесем материалы, выберем склад и счет учета 10. После проведения получим запись:
Дт 10 Кт 71.01 — 18 000 рублей.
Затем, когда материалы будут использованы в работах, создадим документ Требование-накладная. Укажем материалы и счет затрат 20. После проведения получим запись:
Дт 20 Кт 10 — 18 000 рублей.
После этого сформируем КУДиР и проверим, что расход отражен в том периоде, когда выполнены условия его признания. Если материалы подтверждены документами, оплачены и используются в деятельности, программа может включить их в налоговые расходы в соответствии с настройками учета и применяемым режимом налогообложения.
Предположим, ИП оплатил бизнес-картой личную покупку на сумму 3 500 рублей. Покупка не связана с предпринимательской деятельностью и не должна учитываться как материалы, товары или расходы бизнеса.
В такой ситуации не будем оформлять авансовый отчет на материалы, не будем использовать счет 10, не будем списывать сумму на счет 26, 44 или 91.02.
В банковской выписке отразим операцию как «Личные средства предпринимателя». После проведения получим запись:
Дт 84.01 Кт 51 — 3 500 рублей.
Эта сумма не должна попасть в КУДиР и не должна участвовать в расчете налоговых расходов. Такой подход позволяет сразу отделить личные траты от расходов бизнеса.
Предположим, ИП оплатил бизнес-картой расход, который связан с деятельностью, но по условиям применяемого налогового режима не уменьшает налоговую базу. Например, документы недостаточны, расход не входит в перечень для УСН «доходы минус расходы» или не выполнены условия признания.
Сначала отразим списание по карте проводкой Дт 71.01 Кт 51. Затем через авансовый отчет отнесем покупку на реальный счет учета. Если это услуги для деятельности, сумма может быть отражена на счете затрат. Если это материалы, они могут быть приняты на счет 10 с последующим списанием.
Далее в настройках налогового учета укажем, что расход не принимается. Не будем подменять экономический смысл операции счетом 91.02. Если покупка является расходом по обычной деятельности, она должна остаться на счете, соответствующем ее назначению, но не попасть в налоговую базу.
После проведения сформируем отчет Книга доходов и расходов и убедимся, что эта сумма отсутствует в налоговых расходах. Одновременно проверим оборотно-сальдовую ведомость по счетам учета материалов и затрат, чтобы убедиться, что сумма не потерялась и не была отражена повторно.
Первая ошибка — отражать каждое списание по бизнес-карте как личные средства предпринимателя. В результате деньги проходят через счет 84.01, хотя фактически были потрачены на бизнес. Исправим такую схему, если покупки носят регулярный предпринимательский характер.
Вторая ошибка — сразу отражать оплату картой как «Оплата поставщику», когда продавец и номенклатура еще не определены. Это может создавать ненужные остатки на счетах 60.01 и 60.02, особенно если чек оформлен розничным магазином без договора и накладной.
Третья ошибка — не вводить авансовый отчет после списания по карте. В этом случае на счете 71.01 остается зависшая сумма. Она показывает, что программа видит выданные под отчет деньги, но не знает, на что они были потрачены.
Четвертая ошибка — принимать личные покупки на счет 10 или относить их на счета затрат. Личный расход не должен попадать в себестоимость, расходы УСН, КУДиР или управленческую отчетность по бизнесу.
Пятая ошибка — отражать непринимаемые налоговые расходы на счете 91.02 только из-за того, что они не уменьшают налог. Сначала определим экономический характер расхода, а затем отдельно настроим его налоговое отражение.
Шестая ошибка — дважды учитывать одну покупку. Например, сначала оформить Расходы предпринимателя, затем провести авансовый отчет или вручную ввести операцию по счету 10. Для каждой покупки должен быть выбран один понятный маршрут отражения.
Седьмая ошибка — использовать документ Операция, введенная вручную для регулярных покупок материалов. Ручные проводки могут не заполнить регистры налогового учета, складского учета и КУДиР. Для типовых операций лучше использовать специализированные документы программы.
После отражения операций сформируем несколько отчетов. Они помогут проверить, что бизнес-карта, материалы и налоговые расходы учтены без ошибок.
Оборотно-сальдовую ведомость по счету для счета 71.01. По закрытым покупкам не должно оставаться необъяснимого дебетового сальдо.10. Проверим поступление материалов, остатки на складе и списание в производство или на расходы.51 или 55.04 в зависимости от схемы работы карты. Сверим обороты с банковской выпиской.Книга доходов и расходов. Проверим, какие суммы программа включила в налоговые расходы.Анализ субконто по подотчетному лицу, если необходимо проверить незакрытые операции по карте.Авансовый отчет по кнопке ДтКт, чтобы убедиться в правильности счетов учета.Если на счете 71.01 остается сумма, выясним причину. Возможно, предприниматель еще не передал чек, чек утрачен, сумма банковского списания отличается от суммы в документах, часть покупки является личной или в авансовом отчете не подобрано списание с расчетного счета.
Если сумма на счете 84.01 увеличивается после покупок по бизнес-карте, проверим, не выбрана ли ошибочно операция «Личные средства предпринимателя». Для деловых покупок по бизнес-карте счет 84.01 не должен использоваться как основной промежуточный счет.
Если ИП оплачивает материалы бизнес-картой, привязанной к расчетному счету, используем следующий порядок:
Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу».Дт 71.01 Кт 51 для карты, привязанной к расчетному счету, либо Дт 71.01 Кт 55.04 для карты, привязанной к специальному карточному счету.Авансовый отчет и подберем банковское списание на вкладке Авансы.Товары оприходуем материалы на счет 10, товары на счет 41, а услуги отнесем на нужный счет затрат.Требование-накладная.Дт 84.01 Кт 51.Расходы предпринимателя, а не через авансовый отчет по бизнес-карте.Таким образом, для регулярных деловых расходов по бизнес-карте основным решением будет связка документов Списание с расчетного счета и Авансовый отчет. Счет 84.01 оставим для личных средств ИП, а счет 91.02 будем использовать только тогда, когда расход действительно относится к прочим расходам по своему экономическому содержанию.
Информация носит справочный характер