Проанализируем ситуацию: организация покупает материалы корпоративной картой, карта привязана не к отдельному карточному счету, а к основному расчетному счету. В момент оплаты в магазине или на сайте банк сначала блокирует сумму операции. Фактическое списание с расчетного счета попадает в банковскую выписку позднее, например через один-два дня. Из-за этого возникает практический вопрос: какую дату брать для проводок, нужно ли отражать саму блокировку денег и как правильно закрыть расчеты с подотчетным лицом в 1С:Бухгалтерия предприятия.
Разберем решение по шагам. В типовой ситуации оплату корпоративной картой отражайте как расходование денежных средств подотчетным лицом. Если карта привязана к расчетному счету организации, используйте счет 51. Если карта привязана к отдельному специальному карточному счету, используйте счет 55.04 или иной субсчет счета 55, который закреплен в учетной политике и настройках программы. В вопросе автора карта имеет общий счет с расчетным счетом, поэтому базовый вариант проводки будет таким: Дт 71 Кт 51.
Рассмотрим основную схему для покупки материалов корпоративной картой, привязанной к расчетному счету:
Когда банк фактически списал деньги с расчетного счета и операция попала в банковскую выписку, отразите выдачу денег под отчет через корпоративную карту: Дт 71 Кт 51. В аналитике по счету 71 укажите сотрудника, за которым закреплена корпоративная карта или который фактически совершил покупку.
Когда сотрудник передал чеки и другие подтверждающие документы, оформите Авансовый отчет. По материалам сформируйте проводку: Дт 10 Кт 71. Если по документам нужно отнести покупку сразу на расходы, используйте соответствующий счет затрат: Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71. Если приобретены товары для перепродажи, используйте Дт 41 Кт 71.
Если организация применяет ОСНО и есть документы для учета входного НДС, отдельно отразите НДС: Дт 19 Кт 71, а затем после выполнения условий для вычета примите его к вычету: Дт 68 Кт 19.
Когда материалы передаете в производство, эксплуатацию или на общехозяйственные нужды, дополнительно спишите их со счета 10: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10. Для этого используйте документ списания материалов, например Расход материалов, Требование-накладная или другой документ, применяемый в вашей конфигурации.
Главное правило: саму банковскую блокировку денег отдельной бухгалтерской проводкой обычно не отражайте. Проводку делайте тогда, когда есть хозяйственная операция, подтвержденная банковской выпиской или утвержденным авансовым отчетом. Блокировка по карте показывает, что банк зарезервировал сумму, но деньги еще не списаны со счета. Поэтому для бухгалтерского учета важен не момент появления холда в интернет-банке, а момент фактического списания либо момент утверждения авансового отчета, если отчет оформлен раньше выписки.
Выясним причину. При оплате картой операция обычно проходит в два этапа. Сначала происходит авторизация: банк проверяет доступный остаток и блокирует сумму. Затем платежная система и банк проводят окончательные расчеты, после чего сумма списывается со счета и появляется в выписке. Для бухгалтера эти этапы выглядят как разрыв между датой покупки и датой банковского списания.
Рассмотрим это на простом примере. Сотрудник 10 мая оплатил материалы корпоративной картой на сумму 12 000 руб. Банк сразу показал блокировку 12 000 руб., но в выписке списание появилось только 12 мая. В бухгалтерском учете не нужно делать промежуточную проводку 10 мая только из-за блокировки. Если в выписке списание прошло 12 мая, документ Списание с расчетного счета обычно вводите датой 12 мая и формируйте проводку Дт 71 Кт 51.
Посмотрим, почему так безопаснее. Если отразить блокировку как списание заранее, а затем банк изменит сумму, отменит операцию, проведет частичный возврат или спишет комиссию отдельно, в учете появятся расхождения с банковской выпиской. Поэтому банковскую блокировку используйте только для оперативного контроля лимитов и ожидаемых платежей, но не как самостоятельное основание для бухгалтерской проводки.
Если руководителю или бухгалтерии важно видеть заблокированные суммы до фактического списания, рассмотрим управленческий вариант: ведите внутренний реестр операций по корпоративным картам. В нем фиксируйте дату покупки, держателя карты, поставщика, сумму блокировки, назначение расхода и дату фактического списания по выписке. Но в регламентированном бухгалтерском учете проводки формируйте по документам, а не по одному факту холда.
Разберем по шагам правильный порядок работы в 1С:Бухгалтерия предприятия, когда корпоративная карта привязана к расчетному счету организации.
Проверьте настройку расчетного счета. Откройте раздел Главное, затем карточку Организации, далее перейдите к банковским счетам организации. В карточке расчетного счета укажите, что к счету привязаны корпоративные карты. Заполните сведения о карте и подотчетном лице, если программа требует такую аналитику.
Загрузите банковскую выписку. Когда банк фактически спишет сумму оплаты, в программе появится операция расхода по расчетному счету.
Откройте документ Списание с расчетного счета. Для карточной покупки выберите вид операции Перечисление подотчетному лицу. В качестве счета кредита используйте 51, потому что деньги списываются с расчетного счета. В качестве счета дебета используйте 71.01 или другой субсчет счета 71, который применяется в вашей базе для расчетов с подотчетными лицами.
Укажите сотрудника в аналитике счета 71. Это важно, потому что затем авансовый отчет должен закрыть задолженность именно по этому подотчетному лицу.
Проведите документ. В результате получите проводку: Дт 71.01 Кт 51.
Проанализируем экономический смысл этой проводки. Деньги организации ушли с расчетного счета, но расходы еще не подтверждены авансовым отчетом и первичными документами. Поэтому сумма временно числится на счете 71 как задолженность подотчетного лица перед организацией. Когда сотрудник отчитается, счет 71 закроется.
Теперь оформим документы по самой покупке. Сотрудник передает в бухгалтерию кассовый чек, товарный чек, накладную, УПД, счет-фактуру, квитанцию или другие документы, которые подтверждают покупку материалов. На основании этих документов создайте Авансовый отчет. В документе укажите того же сотрудника, по которому прошло списание с расчетного счета.
Если покупались материалы, заполните вкладку с товарами или материалами и укажите счет учета 10. В зависимости от учетной политики и номенклатуры используйте нужный субсчет: например 10.01 для сырья и материалов, 10.06 для прочих материалов, 10.09 для инвентаря и хозяйственных принадлежностей. После проведения авансового отчета сформируйте проводку: Дт 10 Кт 71.
Если покупка не должна зависать на складе как материал, а сразу относится на расходы, выберите счет затрат. Например, канцтовары для административного отдела можно отнести на 26, расходы на продажу — на 44, производственные материалы при прямом списании — на 20 или 25, если такая методика закреплена в учетной политике. Тогда проводка будет: Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71.
Рассмотрим подробнее самую частую сложность из вопроса: сотрудник уже принес чек, а банк еще не списал деньги, потому что сумма находится в блокировке. Здесь возможны два рабочих подхода.
Первый подход — дождаться банковской выписки. Это самый аккуратный вариант для небольших организаций и простого учета. Сначала дождитесь фактического списания по расчетному счету, загрузите выписку, проведите Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу, получите проводку Дт 71 Кт 51. Затем оформите Авансовый отчет по чекам и закройте задолженность проводкой Дт 10 Кт 71 или Дт затрат Кт 71.
Плюс этого подхода — учет полностью совпадает с банком. Минус — материалы могут быть фактически получены раньше, чем операция появилась в выписке. Если задержка составляет один-два дня и период не закрывается, обычно это не создает существенной проблемы.
Второй подход — оформить авансовый отчет раньше банковского списания. Такой вариант допустим, если сотрудник уже представил документы, материалы получены, а бухгалтеру нужно своевременно оприходовать их в учете. В этом случае проведите Авансовый отчет датой утверждения отчета. Программа сформирует проводку Дт 10 Кт 71. На счете 71 временно появится кредитовое сальдо, то есть задолженность организации перед сотрудником или условное превышение подтвержденных расходов над отраженной выдачей под отчет. Когда через день-два придет банковская выписка, проведите Списание с расчетного счета и сформируйте Дт 71 Кт 51. После этого счет 71 закроется.
Посмотрим на пример. 10 мая сотрудник купил материалы на 12 000 руб. и в этот же день передал чек. 11 мая бухгалтер утвердил авансовый отчет и оприходовал материалы: Дт 10 Кт 71 — 12 000 руб. 12 мая банк списал деньги с расчетного счета. Бухгалтер загрузил выписку и отразил списание: Дт 71 Кт 51 — 12 000 руб. В результате расчеты с подотчетным лицом закрыты, материалы отражены своевременно.
Важный момент: выберите единый порядок и закрепите его во внутреннем регламенте по корпоративным картам. Например, укажите, что авансовый отчет утверждается после получения подтверждающих документов, а банковское списание отражается по дате выписки. Тогда временное сальдо по счету 71 будет объяснимым и контролируемым.
Разберем авансовый отчет подробнее. Корпоративная карта не отменяет обязанности сотрудника отчитаться за потраченные деньги. Деньги на карте принадлежат организации, а сотрудник распоряжается ими в интересах компании. Поэтому по каждой хозяйственной покупке соберите подтверждающие документы и оформите отчет.
В авансовом отчете укажите:
подотчетное лицо — держателя карты или сотрудника, которому карта была передана по внутреннему регламенту;
дату утверждения авансового отчета;
назначение расходов — например, приобретение материалов для хозяйственных нужд, ремонта, производства, офиса;
номенклатуру материалов, количество, цену и сумму;
счет учета материалов, например 10.01, 10.06 или 10.09;
статью затрат или подразделение, если материалы списываются сразу на расходы;
НДС, если он выделен и организация имеет право учитывать его отдельно;
приложенные документы: кассовый чек, товарный чек, накладную, УПД, счет-фактуру, квитанцию, билет, акт или иной документ по характеру расхода.
Если материалы сначала приходуются на склад, используйте проводку Дт 10 Кт 71. После этого не забывайте отдельно списать материалы со склада на нужное направление деятельности. Например, если куплены расходные материалы для административного отдела, после передачи в использование сформируйте Дт 26 Кт 10. Если материалы использованы в основном производстве, сформируйте Дт 20 Кт 10. Если материалы связаны с продажами, доставкой или упаковкой товаров, используйте Дт 44 Кт 10.
Если по учетной политике мелкие хозяйственные материалы не нужно держать на складе, рассмотрим вариант прямого отнесения на затраты через авансовый отчет. Тогда вместо 10 сразу укажите счет расходов. Например: Дт 26 Кт 71 — приобретены и сразу отнесены на общехозяйственные расходы материалы для офиса. Такой порядок должен быть обоснован характером расходов и учетной политикой.
Посмотрим на отдельную ситуацию: сотрудник оплатил покупку корпоративной картой, но поставщик выдал не только кассовый чек, а еще УПД, товарную накладную или счет-фактуру. В этом случае возможны два варианта отражения.
Вариант 1 — провести все через авансовый отчет. Используйте его, если покупка разовая, поставщик не ведется как обычный контрагент по договору, а все документы передал сотрудник. Тогда в Авансовом отчете отразите материалы, НДС и приложенные документы. Проводки будут такими: Дт 10 Кт 71, при наличии входного НДС — Дт 19 Кт 71.
Вариант 2 — оприходовать материалы документом поступления и закрыть оплату через авансовый отчет. Используйте его, если поставщик является обычным контрагентом, есть договор, УПД, счет-фактура, накладная, и учет удобнее вести через счет 60. Тогда сначала создайте документ Поступление (акты, накладные, УПД). Он сформирует проводку Дт 10 Кт 60, а при наличии НДС — Дт 19 Кт 60. Далее оплату корпоративной картой отразите через Списание с расчетного счета проводкой Дт 71 Кт 51. После этого в Авансовом отчете заполните вкладку Оплата, чтобы показать, что подотчетное лицо оплатило задолженность поставщику. Такая операция закрывает связку между счетами 71 и 60.
Разберем экономический смысл второго варианта. По документу поступления организация признала задолженность перед поставщиком: Кт 60. По банковскому списанию организация показала, что сотрудник потратил деньги с корпоративной карты: Дт 71 Кт 51. Через авансовый отчет нужно связать эти события: сотрудник оплатил поставщику за организацию. Поэтому используйте вкладку оплаты в авансовом отчете, чтобы не оставить зависшие остатки одновременно на 60 и 71.
Если документы проведены не в хронологическом порядке, проанализируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 71. Если видите, что на 60 числится задолженность перед поставщиком, а на 71 — задолженность по сотруднику по той же покупке, значит, не закрыта оплата через авансовый отчет. Заполните оплату в Авансовом отчете и при необходимости перепроведите документы месяца.
Теперь рассмотрим второй возможный вариант, хотя в вопросе автора он не основной. Иногда корпоративная карта привязана не к расчетному счету, а к отдельному карточному или специальному счету. В этом случае используйте счет 55, например субсчет 55.04.
Порядок будет таким:
Пополните карточный счет с расчетного счета: Дт 55.04 Кт 51. В 1С это можно отразить документом Списание с расчетного счета с видом операции Перевод на другой счет организации.
Когда сотрудник оплатил материалы корпоративной картой и операция списалась с карточного счета, отразите выдачу под отчет: Дт 71 Кт 55.04.
Когда сотрудник сдал авансовый отчет, оприходуйте материалы или расходы: Дт 10, 20, 25, 26, 44, 41 Кт 71.
Если есть входной НДС и документы позволяют его выделить, отразите: Дт 19 Кт 71, затем после выполнения условий для вычета — Дт 68 Кт 19.
Отличие от основного варианта только в счете денежных средств. Если карта привязана к расчетному счету, используйте 51. Если есть отдельный карточный счет, используйте 55.04. Счет 71 в обоих случаях нужен для расчетов с подотчетным лицом.
Разберем документальное подтверждение. Для расходов по корпоративной карте требуйте те же документы, что и при обычной выдаче денег под отчет. Сам факт списания по банковской выписке подтверждает оплату, но не всегда подтверждает экономическую обоснованность расхода и содержание покупки. Поэтому одной банковской выписки недостаточно, если из нее не видно, какие именно материалы приобретены и для каких целей.
Запросите у сотрудника:
кассовый чек ККТ, если продавец обязан его выдать;
товарный чек, если он расшифровывает номенклатуру лучше, чем кассовый чек;
накладную, УПД или акт, если поставщик оформил первичные документы на организацию;
счет-фактуру или УПД со статусом, позволяющим учитывать НДС, если организация принимает НДС к вычету;
квитанцию, электронный чек, маршрутную квитанцию, билет или иной документ, если речь идет не о материалах, а об услугах или командировочных расходах;
служебное пояснение, если из чека не очевидно, для чего приобретались товары.
Особое внимание уделите кассовому чеку. Если в чеке указана только общая сумма без понятной номенклатуры, попросите сотрудника приложить товарный чек, накладную или пояснение. Для учета материалов важно понимать, что именно куплено: бумага, картриджи, крепеж, запчасти, инструмент, хозяйственный инвентарь. Без расшифровки бухгалтеру сложно правильно выбрать счет учета, номенклатурную группу и статью затрат.
Если сотрудник не представил документы, не закрывайте сумму как подтвержденный расход. Оставьте задолженность на счете 71 до представления авансового отчета либо действуйте по внутреннему регламенту: требуйте возврата денег, удерживайте ущерб в установленном порядке или квалифицируйте сумму с учетом трудового и налогового законодательства. Не списывайте неподтвержденные расходы автоматически на затраты только потому, что деньги ушли по банковской карте.
Рассмотрим организационную сторону. Чтобы избежать споров по датам, документам и проводкам, утвердите положение об использовании корпоративных карт. В этом документе закрепите правила, по которым бухгалтерия и сотрудники будут действовать одинаково.
В регламент включите следующие положения:
перечень сотрудников, которым выдаются корпоративные карты;
порядок передачи неименной карты, если такая карта используется несколькими сотрудниками;
лимиты расходов по карте за день, неделю или месяц;
перечень разрешенных расходов: материалы, канцтовары, ГСМ, командировочные расходы, услуги связи, доставка, хозяйственные нужды;
перечень запрещенных расходов: личные покупки, зарплата, дивиденды, выплаты физическим лицам без надлежащего оформления, расходы без связи с деятельностью организации;
срок сдачи авансового отчета после совершения покупки или возвращения из командировки;
перечень документов, которые сотрудник обязан приложить к авансовому отчету;
порядок действий при утрате чека, возврате товара, отмене операции, частичном возврате денег или ошибочном списании;
порядок контроля зависших сумм по счету 71;
ответственность сотрудника за неподтвержденные и нецелевые расходы.
Такой регламент помогает объяснить, почему бухгалтер делает проводку по выписке, почему требует авансовый отчет и почему не считает банковскую блокировку самостоятельной операцией в бухгалтерском учете.
Посмотрим на частую дополнительную ситуацию. Сотрудник оплатил материалы корпоративной картой, затем часть товара вернули, и банк зачислил деньги обратно на расчетный счет. Здесь нужно отразить возврат так, чтобы счет 71 и учет материалов не исказились.
Если возврат произошел до утверждения авансового отчета, отразите исходное списание Дт 71 Кт 51, а возврат денег на расчетный счет — обратной записью или поступлением: Дт 51 Кт 71. Затем авансовый отчет оформите только на фактическую сумму покупки, которая осталась после возврата.
Если авансовый отчет уже утвержден и материалы оприходованы полностью, сначала отразите возврат материалов поставщику или корректировку поступления, затем отразите возврат денег. В простом случае по подотчету можно использовать запись Дт 51 Кт 71 на сумму возврата. Если учет шел через поставщика и счет 60, используйте корректировку расчетов с поставщиком, чтобы не оставить лишние остатки.
Разберем пример. Сотрудник оплатил картой материалы на 10 000 руб., банк списал сумму, проводка: Дт 71 Кт 51 — 10 000 руб. Затем магазин вернул 1 500 руб. на карту, и банк зачислил деньги на расчетный счет. Отразите возврат: Дт 51 Кт 71 — 1 500 руб. Авансовый отчет оформите на 8 500 руб. или скорректируйте ранее утвержденный отчет, если он был оформлен на полную сумму.
Разберем отдельно комиссию банка. Комиссия за обслуживание корпоративной карты, снятие наличных, валютную операцию или иной банковский сервис не является расходом подотчетного лица на материалы. Это банковская услуга организации. Поэтому ее обычно отражайте отдельно от авансового отчета.
Если комиссия списана с расчетного счета, сформируйте проводку: Дт 91.02 Кт 51. В 1С используйте документ Списание с расчетного счета с видом операции Комиссия банка. Если карта привязана к специальному карточному счету, возможна проводка Дт 91.02 Кт 55.04.
Не включайте банковскую комиссию в стоимость материалов через счет 71, если комиссия относится к услугам банка, а не к цене приобретения конкретного материала. Так учет будет прозрачнее: покупка материалов пройдет через подотчетное лицо, а банковское обслуживание — через прочие расходы.
Теперь проанализируем возможные ошибки в программе. Если после проведения выписки и авансового отчета по счету 71 остается сальдо, проверьте несколько параметров.
Сравните подотчетное лицо в документе Списание с расчетного счета и в документе Авансовый отчет. Если в одном документе указан Иванов, а в другом Петров, счет 71 не закроется по аналитике.
Проверьте сумму. Банковское списание может отличаться от суммы чека из-за возврата, комиссии, округления, валютной конвертации или частичной отмены операции.
Проверьте дату документов. Если авансовый отчет проведен раньше банковского списания, временное сальдо на 71 нормально. После проведения выписки оно должно закрыться.
Проверьте счет учета расчетов. В одном документе может использоваться 71.01, а в другом — другой субсчет счета 71. Аналитика должна совпадать.
Проверьте договор и контрагента, если покупку отражали через Поступление (акты, накладные, УПД) и счет 60. Возможно, нужно заполнить вкладку Оплата в авансовом отчете, чтобы закрыть оплату поставщику через подотчетное лицо.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по работникам и документам. Так быстрее увидите, какая операция не закрыта.
Если проблема связана с тем, что банковская выписка загружает операцию как обычную оплату поставщику, измените вид операции на Перечисление подотчетному лицу, если по смыслу это покупка через сотрудника по корпоративной карте. После изменения перепроведите документ и снова проверьте счет 71.
Рассмотрим вопрос дат. В бухгалтерском учете дата банковского списания и дата признания материалов могут отличаться. Банковское списание отражайте по дате выписки банка. Материалы принимайте к учету по дате, когда они фактически получены и есть первичные документы, подтверждающие их приобретение. На практике при покупках по корпоративной карте эту дату часто связывают с датой утверждения авансового отчета.
Если чек и материалы получены 10 мая, авансовый отчет утвержден 11 мая, а банк списал деньги 12 мая, можно получить такую последовательность: 11 мая — Дт 10 Кт 71, 12 мая — Дт 71 Кт 51. Это не ошибка, если организация контролирует временное сальдо и документы подтверждают расход.
Если для вас важнее полное совпадение с банковской выпиской и задержка несущественна, используйте другой порядок: 12 мая — Дт 71 Кт 51, затем 12 мая или датой утверждения отчета — Дт 10 Кт 71. Главное — не отражайте одну и ту же покупку дважды и не оставляйте незакрытые остатки без анализа.
Посмотрим на подробный пример. Организация купила через сотрудника материалы для ремонта офиса. Корпоративная карта привязана к расчетному счету. 5 июня сотрудник оплатил покупку картой на 18 000 руб. Банк заблокировал сумму сразу, но фактически списал деньги 7 июня. Сотрудник передал чек и товарную накладную 6 июня. Организация решила оприходовать материалы после утверждения авансового отчета 6 июня.
6 июня оформите Авансовый отчет по сотруднику. Отразите материалы на счете 10.06. Проводка: Дт 10.06 Кт 71.01 — 18 000 руб.
7 июня загрузите банковскую выписку и проведите Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. Проводка: Дт 71.01 Кт 51 — 18 000 руб.
Когда материалы передадите для ремонта офиса, оформите списание материалов. Проводка: Дт 26 Кт 10.06 — 18 000 руб.
Если организация решила ждать выписку, последовательность будет другой:
7 июня проведите банковское списание: Дт 71.01 Кт 51 — 18 000 руб.
7 июня или датой утверждения отчета проведите авансовый отчет: Дт 10.06 Кт 71.01 — 18 000 руб.
После передачи материалов на нужды офиса спишите их: Дт 26 Кт 10.06 — 18 000 руб.
Оба варианта приводят к одинаковому итоговому результату. Разница только во временном сальдо по счету 71 и в моменте оприходования материалов.
Разберем типичные ошибки, из-за которых учет по корпоративным картам становится запутанным.
Не отражайте блокировку как отдельное списание. Дождитесь фактической выписки или оформите авансовый отчет по документам, но не создавайте проводку только на основании банковского холда.
Не используйте счет 55, если отдельного карточного счета нет. Если карта привязана к расчетному счету, используйте 51. Счет 55.04 нужен для отдельного специального карточного счета.
Не списывайте покупку сразу на 10 или 26 из банковской выписки без счета 71, если расход совершил сотрудник корпоративной картой. Через счет 71 вы показываете, что сотрудник должен отчитаться за деньги организации.
Не забывайте авансовый отчет. Банковская выписка подтверждает движение денег, но не заменяет отчет сотрудника о том, что именно куплено и почему это относится к деятельности организации.
Не смешивайте держателей карт. Если карта именная, расчеты ведите по конкретному сотруднику. Если карта неименная и передается разным работникам, оформляйте передачу внутренним документом и отражайте расходы по фактическому подотчетному лицу.
Не оставляйте счет 71 без контроля. Регулярно формируйте оборотно-сальдовую ведомость и проверяйте зависшие суммы по каждому сотруднику.
Сформулируем итог. В ситуации автора корпоративная карта имеет общий счет с расчетным счетом. Значит, при фактическом списании денег по банковской выписке отражайте операцию документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. Проводка: Дт 71 Кт 51.
После получения чеков и других подтверждающих документов оформляйте Авансовый отчет. Если куплены материалы, отражайте их на счете 10: Дт 10 Кт 71. Если расходы нужно отнести сразу на затраты, используйте соответствующие счета: Дт 20, 25, 26, 44 Кт 71. Если куплены товары для перепродажи, используйте Дт 41 Кт 71. При наличии документов для учета НДС дополнительно отражайте Дт 19 Кт 71 и затем принимайте НДС к вычету через Дт 68 Кт 19.
Блокировку средств в момент оплаты отдельной бухгалтерской проводкой не отражайте. Рассматривайте ее как банковский технический этап авторизации операции. Если авансовый отчет готов раньше фактического списания, можно провести его раньше, а затем закрыть счет 71 банковской выпиской. Если хотите максимально простой контроль, дождитесь списания в выписке и затем проведите авансовый отчет. В обоих случаях следите, чтобы по одному сотруднику, одной сумме и одной покупке счет 71 закрылся полностью.
Для стабильной работы в 1С используйте конкретные объекты: Банковские счета в карточке организации, Списание с расчетного счета, вид операции Перечисление подотчетному лицу, Авансовый отчет, вкладки для отражения товаров, материалов или оплаты поставщику, а также отчеты Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 51 и при необходимости Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60. Такой порядок позволит связать банковскую выписку, подотчетное лицо, первичные документы и фактическое поступление материалов в единую понятную цепочку.
Информация носит справочный характер