Проанализируем ситуацию: сотрудник или руководитель оплатил покупку корпоративной картой компании, от поставщика получены два документа — УПД и кассовый чек. Возникает вопрос: какие номера документов правильно указывать в авансовом отчете и нужен ли сам Авансовый отчет, если оплата прошла не наличными и не личной картой сотрудника, а корпоративной картой организации.
Разберем проблему по существу. В такой операции важно не просто выбрать номер документа, а правильно определить саму схему учета. Оплата корпоративной картой может отражаться в 1С двумя разными способами. Первый способ — через подотчетное лицо и документ Авансовый отчет. Второй способ — как обычная оплата поставщику с расчетного счета, если по сути деньги перечислены напрямую поставщику, а сотрудник не становится подотчетным лицом по этой операции.
Выясним причину спора. В типовой практике корпоративная карта привязана к банковскому счету организации. Когда сотрудник расплачивается такой картой, деньги списываются с расчетного счета компании или со специального карточного счета. Но фактически покупку совершает конкретный держатель карты. Поэтому бухгалтеру нужно понять, возникает ли задолженность сотрудника по счету 71 или расчеты нужно вести напрямую с поставщиком по счету 60.
Главный вывод: если покупка оформлена на организацию, есть УПД от поставщика, а оплата корпоративной картой идентифицируется как оплата этому поставщику, операцию можно отразить как обычную поставку и оплату поставщику через счета 60.01 и 60.02. В этом случае авансовый отчет может быть не нужен как документ учета подотчетных сумм. Если же в учете корпоративная карта используется через подотчетное лицо, списание денег отражено на счет 71, тогда Авансовый отчет нужен для закрытия задолженности сотрудника и подтверждения расходов.
Рассмотрим подробнее два варианта, потому что от них зависит и ответ на вопрос о номерах документов, и выбор документов в 1С.
Оплата отражается как расчеты с подотчетным лицом. В этом случае при списании денег с корпоративной карты в 1С формируется проводка по дебету счета 71.01 и кредиту счета 51 или 55.04. То есть программа считает, что деньги выданы сотруднику под отчет. После этого сотрудник должен отчитаться: представить УПД, кассовый чек, накладную, акт или другой подтверждающий документ. Тогда оформляем документ Авансовый отчет.
Оплата отражается как расчеты с поставщиком. В этом случае списание денег с корпоративной карты можно отразить как оплату поставщику: Дт 60.02 Кт 51. Затем поступление товаров, материалов, работ или услуг отражаем обычным документом Поступление (акт, накладная, УПД). При таком подходе авансовый отчет не формирует основную хозяйственную операцию, потому что задолженность сотрудника по счету 71 не возникает.
Разберем ключевой вопрос: зачем вообще нужен авансовый отчет. Авансовый отчет подтверждает, что подотчетное лицо израсходовало полученные от организации деньги на нужды организации и приложило документы, подтверждающие расходы. Поэтому если в учете мы не выдавали деньги под отчет конкретному сотруднику, а сразу признали оплату поставщику, авансовый отчет может оказаться лишним.
Но если банк в выписке показывает списание по корпоративной карте, а в 1С это списание заведено как выдача денег подотчетному лицу, то без авансового отчета на счете 71 останется задолженность сотрудника. В этом случае авансовый отчет нужен не потому, что есть УПД или чек, а потому что именно через него закрывается подотчет.
Теперь ответим на исходный вопрос: если авансовый отчет все-таки оформляем, какие номера документов нужно указывать — номер УПД или номер чека?
Разберем по шагам. В авансовом отчете документы обычно разделяются по смыслу:
УПД подтверждает факт поступления товаров, материалов, работ или услуг от поставщика. В нем важны номер и дата УПД, наименование поставщика, ИНН, сумма, НДС, номенклатура, количество, стоимость и реквизиты первичного документа.
Кассовый чек подтверждает факт оплаты. В нем важны дата и время расчета, сумма оплаты, форма расчета, фискальный признак, номер фискального документа, номер фискального накопителя, регистрационный номер ККТ и другие реквизиты кассового документа.
Если в документе Авансовый отчет заполняется вкладка с приобретенными товарами, материалами или услугами, указывайте реквизиты первичного документа поставщика, то есть номер и дату УПД. Если заполняется вкладка или раздел, связанный с оплатой, указывайте реквизиты документа оплаты, то есть номер и дату кассового чека.
Практическое правило: в строке, где отражаем поступление товаров, работ или услуг, ориентируемся на УПД. В строке, где подтверждаем оплату, ориентируемся на кассовый чек или данные банковского списания по корпоративной карте.
Если в 1С есть только одно поле «Документ» в строке авансового отчета, обычно указывают документ, который подтверждает расход по существу. Для покупки у поставщика это чаще всего УПД, потому что именно он является первичным документом на поступление. Чек при этом прикладываем к авансовому отчету как подтверждение оплаты. Если же покупка была в рознице и УПД нет, тогда основным подтверждающим документом будет кассовый чек.
Рассмотрим подробнее вариант, когда авансовый отчет нужен. Обычно это ситуация, когда держатель корпоративной карты выступает как подотчетное лицо. Организация передает ему возможность расходовать деньги с корпоративной карты, а он обязан подтвердить, на что именно были потрачены средства.
В 1С такая схема часто выглядит так:
Банк отражает списание по корпоративной карте.
В 1С создаем документ Списание с расчетного счета.
Вид операции выбираем Перечисление подотчетному лицу или аналогичный вариант, предусмотренный конфигурацией.
В качестве получателя указываем держателя корпоративной карты.
Проводка формируется по счету 71.01: Дт 71.01 Кт 51 или Дт 71.01 Кт 55.04, если используется специальный карточный счет.
После получения документов от сотрудника оформляем Авансовый отчет.
В авансовом отчете указываем УПД, чек и отражаем приобретенные ценности или услуги.
После проведения авансового отчета задолженность сотрудника по счету 71.01 закрывается.
Посмотрим на типовую логику проводок. При списании денег с корпоративной карты на подотчетное лицо может быть проводка:
Дт 71.01 Кт 51 — списаны деньги с расчетного счета по операции корпоративной картой, сумма отнесена на подотчетное лицо.
Далее авансовый отчет отражает покупку, например материалов:
Дт 10.01 Кт 71.01 — приняты к учету материалы, приобретенные подотчетным лицом.
Если выделяется входной НДС:
Дт 19.03 Кт 71.01 — отражен НДС по приобретенным материальным ценностям.
Если приобретены услуги:
Дт 26 Кт 71.01 — отражены общехозяйственные услуги, оплаченные через подотчетное лицо.
Или:
Дт 44.01 Кт 71.01 — отражены расходы на продажу, если покупка относится к коммерческим расходам.
В этой схеме авансовый отчет обязателен для закрытия счета 71.01. Если его не сделать, в оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 останется дебетовое сальдо: сотрудник как будто должен организации деньги или документы.
Теперь рассмотрим второй подход, который был предложен в обсуждении. Если есть УПД от поставщика и оплата корпоративной картой фактически является оплатой поставщику, можно отразить операцию без авансового отчета через расчеты с поставщиком.
Разберем по шагам:
Получаем УПД от поставщика на организацию.
Оплату корпоративной картой отражаем как оплату поставщику.
В 1С создаем банковский документ Списание с расчетного счета.
Выбираем вид операции Оплата поставщику или аналогичный вариант.
Указываем поставщика и договор.
Получаем проводку Дт 60.02 Кт 51 или Дт 60.02 Кт 55.04.
УПД отражаем документом Поступление (акт, накладная, УПД).
При проведении поступления формируется задолженность перед поставщиком и зачет аванса.
Посмотрим на пример проводок. Сначала отражаем оплату поставщику с корпоративной карты:
Дт 60.02 Кт 51 — перечислена предоплата поставщику корпоративной картой.
Если используется специальный счет корпоративной карты:
Дт 60.02 Кт 55.04 — перечислена предоплата поставщику с корпоративной карты, учитываемой на специальном счете.
Затем отражаем поступление по УПД:
Дт 10.01 Кт 60.01 — приняты к учету материалы по УПД.
Дт 19.03 Кт 60.01 — отражен входной НДС по УПД.
После этого программа закрывает расчеты с поставщиком зачетом аванса:
Дт 60.01 Кт 60.02 — зачтена предоплата поставщику.
В этом варианте счет 71 не используется. Значит, авансовый отчет не нужен для закрытия задолженности сотрудника. Но документы, подтверждающие расход, все равно нужно хранить: УПД подтверждает поступление, чек подтверждает оплату, банковская выписка подтверждает списание денег.
Главное условие: покупка должна быть оформлена на организацию, а поставщик должен быть идентифицирован. Если УПД выписан на организацию и в банковской операции можно указать поставщика, метод через счет 60 обычно выглядит более логичным, чем искусственное создание подотчета.
Разберем практический алгоритм выбора. Не начинайте с вопроса «какой номер поставить в авансовом отчете». Сначала определите, нужен ли сам авансовый отчет.
Откройте банковскую выписку. Посмотрите, как отражено списание по корпоративной карте: как операция с подотчетным лицом или как оплата поставщику.
Проверьте, есть ли УПД на организацию. Если УПД оформлен на вашу организацию, поставщик известен, есть договор или можно создать договор, операцию удобно вести через счет 60.
Проверьте, кто указан получателем в банковском документе. Если получатель — сотрудник, обычно формируется подотчет. Если получатель — поставщик, расчеты идут через счет 60.
Проверьте проводки документа списания. Если видите Дт 71.01 Кт 51, нужен авансовый отчет. Если видите Дт 60.02 Кт 51, авансовый отчет для этой суммы обычно не нужен.
Проверьте учетную политику и внутренний порядок работы с корпоративными картами. Организация может закрепить, что держатели корпоративных карт всегда отчитываются авансовыми отчетами. Тогда даже при наличии УПД авансовый отчет может использоваться как внутренний контрольный документ.
Таким образом, правильный ответ зависит от того, как именно организация ведет корпоративные карты. В 1С допустимы разные схемы, но нельзя смешивать их без контроля. Если одновременно провести оплату поставщику через 60.02 и оформить авансовый отчет с отражением той же покупки через 71.01, расходы и расчеты могут задвоиться.
Рассмотрим подробнее заполнение авансового отчета, если ваша учетная схема идет через подотчетное лицо.
В 1С используйте документ Авансовый отчет. Обычно он находится в разделе Банк и касса или Касса, в зависимости от конфигурации и интерфейса. В документе укажите сотрудника — держателя корпоративной карты. Дату документа ставьте датой утверждения авансового отчета или датой, принятой в вашей организации для отражения отчета.
Далее заполните вкладки документа по смыслу операции:
Вкладка «Авансы». Укажите документ списания с расчетного счета, которым деньги были отнесены на подотчетное лицо. Это нужно, чтобы авансовый отчет закрыл конкретную выдачу денег сотруднику.
Вкладка «Товары». Заполняйте ее, если по УПД приобретены материалы, товары, хозяйственный инвентарь или другие материальные ценности. В реквизитах документа поставщика укажите номер и дату УПД.
Вкладка «Прочее». Используйте ее, если приобретены услуги, работы, билеты, проживание, связь, программные сервисы или иные расходы. В качестве подтверждающего документа также можно указать УПД, акт, чек или иной документ, в зависимости от состава первички.
Вкладка «Оплата». Используйте ее, если нужно отразить оплату поставщику через подотчетное лицо и закрыть задолженность перед поставщиком. Здесь указывайте реквизиты документа оплаты, то есть кассового чека или банковской операции.
Если есть и УПД, и чек, не считайте их взаимозаменяемыми. УПД подтверждает поступление, а чек подтверждает оплату. Поэтому в авансовом отчете логично указывать оба документа в тех частях, где они относятся к операции.
Если поле одно и нужно выбрать один номер: для строки поступления указывайте номер УПД, а кассовый чек прикладывайте как платежный документ. Если строка относится именно к оплате, указывайте номер кассового чека или его фискальный номер.
Теперь разберем вариант без авансового отчета. Он особенно удобен, если поставщик выдал УПД на организацию, а оплата корпоративной картой прошла поставщику напрямую.
В 1С выполните следующие действия:
Создайте или загрузите документ Списание с расчетного счета по банковской выписке.
Выберите вид операции Оплата поставщику.
Укажите поставщика, договор, счет расчетов 60.01 и счет авансов 60.02.
Проверьте сумму оплаты и назначение платежа.
Проведите документ и убедитесь, что сформировалась проводка Дт 60.02 Кт 51 или Дт 60.02 Кт 55.04.
Создайте документ Поступление (акт, накладная, УПД).
Укажите того же поставщика и тот же договор.
Заполните товары, материалы, работы или услуги по данным УПД.
Укажите номер и дату УПД в реквизитах входящего документа.
Проведите документ и проверьте зачет аванса.
После проведения сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету по счету 60. Проверьте детализацию по поставщику и договору. Если оплата и поступление совпали, задолженность должна закрыться. Если осталось сальдо, проверьте договор, счет расчетов, документ расчетов и сумму.
В такой схеме чек не является основанием для создания авансового отчета. Он хранится как подтверждение оплаты корпоративной картой. Номер УПД указываем в документе поступления. Реквизиты чека можно сохранить в комментарии, прикрепить к документу или отразить в дополнительных сведениях, если в базе настроено хранение файлов и реквизитов первичных документов.
Рассмотрим частую ошибку. Бухгалтер отразил списание с корпоративной карты как Дт 60.02 Кт 51, затем поступление по УПД как обычное поступление, а потом дополнительно создал Авансовый отчет на ту же покупку. В результате в учете может появиться задвоение: поставщик закрыт, но одновременно возникли расходы или материалы через подотчетное лицо.
Разберем порядок проверки:
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету по счету 60. Убедитесь, что оплата поставщику и поступление по УПД закрылись.
Сформируйте отчет по счету 71.01. Проверьте, не появилась ли задолженность подотчетного лица по этой же операции.
Откройте Карточку счета по счетам 10, 26, 44, 19 или другим счетам расходов и запасов. Проверьте, не попала ли одна и та же сумма дважды.
Если покупка задвоена, отмените лишний документ. Обычно лишним будет авансовый отчет, если оплата и поступление уже корректно отражены через поставщика.
Если по внутреннему порядку нужен авансовый отчет, тогда измените схему: оплату с карты отражайте через 71.01, а поступление и оплату закрывайте через авансовый отчет, не дублируя операцию обычным поступлением и оплатой поставщику.
Не допускайте двойной схемы: одна и та же покупка не должна одновременно закрываться через 60 как прямая оплата поставщику и через 71 как расход подотчетного лица.
Есть еще одна распространенная ситуация. УПД уже введен документом Поступление (акт, накладная, УПД), а оплата корпоративной картой была отражена через подотчетное лицо. Тогда на счете 60 может висеть задолженность перед поставщиком, а на счете 71 — задолженность сотрудника. По сути товар оплачен, но в учете расчеты «разъехались».
В этом случае можно использовать вкладку «Оплата» в документе Авансовый отчет. Она позволяет показать, что подотчетное лицо оплатило задолженность организации перед поставщиком. Такая схема применяется, когда поступление уже отражено через счет 60.01, а оплата фактически прошла через сотрудника или корпоративную карту, учтенную как подотчет.
Логика проводок может быть такой:
Дт 71.01 Кт 51 — деньги списаны с корпоративной карты и отнесены на подотчетное лицо.
Дт 10.01 Кт 60.01 — поступили материалы по УПД.
Дт 19.03 Кт 60.01 — отражен входной НДС по УПД.
Дт 60.01 Кт 71.01 — подотчетное лицо оплатило поставщику задолженность организации.
В этом варианте авансовый отчет не дублирует поступление товаров, если УПД уже введен отдельным документом. Он используется для отражения оплаты поставщику через подотчетное лицо. Поэтому важно правильно выбрать вкладку авансового отчета. Если УПД уже введен как поступление, не нужно второй раз заносить те же товары на вкладке «Товары». Используйте вкладку «Оплата», чтобы закрыть счет 60 и счет 71.
Рассмотрим подробнее роль каждого документа. Ошибка часто возникает из-за того, что бухгалтер пытается выбрать один «главный» документ. На практике УПД и чек подтверждают разные части операции.
УПД — это документ поставщика, который может совмещать функции первичного учетного документа и счета-фактуры. Он подтверждает передачу товаров, выполнение работ, оказание услуг и право на учет расходов или принятие ценностей к учету. Если УПД содержит статус, позволяющий использовать его как счет-фактуру, на его основании также отражают входной НДС.
Кассовый чек — это документ, подтверждающий расчет. Он показывает, что оплата действительно произведена через ККТ, банковскую карту или иной способ расчета. При оплате корпоративной картой чек важен как подтверждение факта платежа, особенно если списание по банку требует расшифровки.
Если поставщик выдал УПД и кассовый чек, храните оба документа. В учетной базе УПД используйте для документа Поступление (акт, накладная, УПД) или для строки авансового отчета, где отражается приобретение. Чек используйте для подтверждения оплаты, прикладывайте к авансовому отчету или к банковскому документу, а при необходимости фиксируйте его реквизиты в комментарии или дополнительном поле.
Если поставщик выдал только кассовый чек без УПД, тогда чек может быть основным подтверждающим документом для авансового отчета. Но для вычета НДС и полноценного учета расходов нужно отдельно оценить, содержит ли чек все необходимые реквизиты и достаточно ли его для вашей операции.
Разберем этот вопрос максимально практично. В разных формах и настройках 1С поля могут называться по-разному: «Документ», «Номер документа», «Дата документа», «Счет-фактура», «Входящий номер», «Документ расхода», «Документ оплаты». Поэтому используйте не механическое правило, а смысл поля.
Если поле относится к документу поставщика на поступление, указывайте номер УПД и дату УПД.
Если поле относится к документу оплаты, указывайте номер кассового чека, номер фискального документа или реквизиты банковской операции по корпоративной карте.
Если поле одно и операция отражает покупку, указывайте номер УПД, а чек прикладывайте как подтверждение оплаты.
Если УПД нет, а есть только чек, указывайте реквизиты чека как документа, подтверждающего расход.
Если УПД уже введен отдельным поступлением, в авансовом отчете на вкладке «Оплата» можно ориентироваться на чек или документ списания, потому что поступление уже подтверждено УПД в другом документе.
При указании номера кассового чека не путайте обычный номер чека с фискальными реквизитами. Для внутренней идентификации часто достаточно номера и даты чека. Для налогового контроля полезно хранить также ФН, ФД и ФПД, если организация ведет детальный архив кассовых документов.
После проведения документов обязательно проверим учет. Одна из главных ошибок при корпоративных картах — ориентироваться только на наличие первички, но не проверять закрытие счетов.
Сформируйте отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 — если операция отражалась через подотчетное лицо.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 — если есть поставщик и УПД.
Карточка счета 51 или 55.04 — чтобы увидеть списание денег с банковского или специального карточного счета.
Карточка счета 10, 26, 44, 08 или другого счета учета затрат и активов — чтобы проверить, куда попала покупка.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 19 — если по УПД отражался входной НДС.
Если выбрана схема через подотчетное лицо, после проведения авансового отчета по сотруднику не должно оставаться необъяснимого дебетового остатка на счете 71.01. Если остаток есть, значит аванс не закрыт полностью, выбран не тот документ аванса, не совпадает сумма или часть расходов не принята к учету.
Если выбрана схема через поставщика, после поступления и зачета оплаты не должно оставаться необъяснимого сальдо по счету 60 по этому поставщику и договору. Если остаток есть, проверьте, совпадают ли договоры, счета расчетов, документы расчетов и суммы в оплате и поступлении.
Разберем важный налоговый момент. Если есть УПД, бухгалтер может принять входной НДС к учету по документу поступления. Если затем те же суммы повторно попадут в авансовый отчет, возникнет риск задвоения не только расходов или запасов, но и входного НДС.
Чтобы этого избежать, соблюдайте правило:
Если УПД введен документом Поступление (акт, накладная, УПД), не вводите те же товары или услуги повторно на вкладке «Товары» или «Прочее» в авансовом отчете.
Если нужно закрыть оплату через подотчетное лицо, используйте вкладку «Оплата» в авансовом отчете.
Если вся операция отражается только авансовым отчетом, тогда не создавайте отдельное поступление на тот же УПД.
Если оплата отражена как Дт 60.02 Кт 51, не создавайте подотчет на эту же сумму.
Если оплата отражена как Дт 71.01 Кт 51, не закрывайте поставщика прямой оплатой повторно.
Проверяйте движения документов. В 1С недостаточно правильно назвать документ. Нужно открыть проводки и убедиться, что одна и та же хозяйственная операция не прошла дважды по разным счетам.
Посмотрим на пример. Компания купила материалы у поставщика. Поставщик выдал УПД и кассовый чек. Оплата прошла корпоративной картой. УПД оформлен на организацию.
Выбираем схему без авансового отчета:
В 1С создаем Списание с расчетного счета.
Вид операции указываем Оплата поставщику.
Поставщик — организация, выдавшая УПД.
Счет расчетов — 60.01, счет авансов — 60.02.
Проводка оплаты: Дт 60.02 Кт 51.
Создаем Поступление (акт, накладная, УПД).
В поле входящего документа указываем номер и дату УПД.
Проводки поступления: Дт 10.01 Кт 60.01, Дт 19.03 Кт 60.01.
Проверяем зачет аванса: Дт 60.01 Кт 60.02.
В этой схеме кассовый чек прикладываем к банковскому документу или к комплекту документов по поступлению. Авансовый отчет не создаем, потому что счет 71.01 не участвует.
Теперь рассмотрим другой вариант. Организация учитывает операции по корпоративным картам как расчеты с подотчетными лицами. Сотрудник оплатил материалы корпоративной картой и принес УПД и чек.
Тогда действуем так:
По банковской выписке создаем Списание с расчетного счета.
Вид операции выбираем Перечисление подотчетному лицу.
Получатель — сотрудник, держатель карты.
Проводка: Дт 71.01 Кт 51.
Создаем Авансовый отчет на этого сотрудника.
На вкладке «Авансы» выбираем документ списания с расчетного счета.
На вкладке «Товары» отражаем материалы по УПД.
В реквизитах документа указываем номер и дату УПД.
Кассовый чек прикладываем как подтверждение оплаты.
Проводки авансового отчета: Дт 10.01 Кт 71.01, Дт 19.03 Кт 71.01.
После этого проверяем счет 71.01. Если сумма списания с карты равна сумме подтвержденных расходов, задолженность сотрудника должна закрыться.
Рассмотрим смешанную, но допустимую ситуацию. Бухгалтер уже ввел УПД документом Поступление (акт, накладная, УПД). При этом списание с корпоративной карты в банке отражено как Дт 71.01 Кт 51. В результате по счету 60.01 есть долг перед поставщиком, а по счету 71.01 есть долг сотрудника.
В этом случае не вводите товары повторно в авансовом отчете. Используйте авансовый отчет для оплаты поставщику:
Откройте Авансовый отчет на сотрудника.
На вкладке «Авансы» выберите списание с расчетного счета.
Перейдите на вкладку «Оплата».
Укажите поставщика, договор, сумму оплаты и документ, подтверждающий оплату.
В качестве документа оплаты укажите реквизиты чека или банковской операции.
Проведите документ.
Проверьте проводку Дт 60.01 Кт 71.01.
Так мы закроем задолженность перед поставщиком и задолженность сотрудника, не задваивая поступление по УПД.
Рассмотрим организационный аспект. Чтобы каждый раз не спорить, нужен ли авансовый отчет, закрепите порядок работы с корпоративными картами во внутреннем документе организации. Это может быть положение о корпоративных картах, приказ руководителя, учетная политика или регламент документооборота.
В таком порядке полезно указать:
Кто имеет право пользоваться корпоративной картой.
На какие цели можно расходовать деньги.
Какие документы сотрудник обязан предоставить после покупки.
В какие сроки нужно передать документы в бухгалтерию.
Оформляется ли авансовый отчет по всем операциям корпоративной картой или только по операциям, отраженным через счет 71.
Как хранить кассовые чеки, электронные чеки, УПД, акты, накладные и банковские подтверждения.
Как действовать, если чек утерян или поставщик не выдал УПД.
Если в организации принято, что все держатели корпоративных карт отчитываются авансовыми отчетами, тогда авансовый отчет оформляйте даже при наличии УПД. Но при этом не дублируйте поступление. Выберите одну техническую схему в 1С и последовательно применяйте ее.
Посмотрим, какие документы и отчеты 1С помогают правильно отразить операцию и проверить результат.
Списание с расчетного счета — используйте для отражения списания денег с банковского счета или корпоративной карты.
Поступление (акт, накладная, УПД) — используйте для отражения поступления товаров, материалов, работ или услуг по УПД.
Авансовый отчет — используйте, если операция отражается через подотчетное лицо и счет 71.01.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету — используйте для проверки счетов 60, 71, 19, 10, 26, 44.
Карточка счета — используйте для поиска конкретных документов, которые сформировали проводки.
Операция, введенная вручную — используйте только для корректировок, если типовыми документами исправить ситуацию нельзя. Не применяйте ручные операции вместо нормальной схемы без необходимости.
Ключевые счета, которые нужно контролировать:
51 — расчетный счет организации.
55.04 — специальный счет, если корпоративная карта учитывается через отдельный специальный счет.
60.01 — расчеты с поставщиками.
60.02 — авансы выданные поставщикам.
71.01 — расчеты с подотчетными лицами.
10 — материалы, если приобретены материальные ценности.
19 — входной НДС.
26, 44, 20 — счета затрат, если приобретены услуги или расходы.
Проанализируем ошибки, которые чаще всего приводят к неправильному учету.
Создают авансовый отчет автоматически, не проверив счет списания. Если оплата уже прошла как Дт 60.02 Кт 51, авансовый отчет может задвоить операцию.
Не создают авансовый отчет, хотя списание прошло на счет 71. В результате по сотруднику остается незакрытый подотчет.
В авансовом отчете указывают только чек и забывают УПД. Если есть УПД на организацию, его реквизиты нужно использовать для отражения поступления или хранить в комплекте документов.
Указывают номер чека вместо номера УПД в строке поступления. Для поступления товаров или услуг основным документом поставщика является УПД, а чек подтверждает оплату.
Дважды вводят УПД. Один раз через Поступление (акт, накладная, УПД), второй раз через Авансовый отчет. Это приводит к задвоению запасов, расходов и НДС.
Не используют вкладку «Оплата» в авансовом отчете. Если поступление уже введено по счету 60, а оплата прошла через 71, нужно закрывать оплату через соответствующую вкладку, а не повторно заводить товары.
Не прикладывают чек к документам. Даже если УПД есть, чек подтверждает факт оплаты корпоративной картой.
Не проверяют договор и поставщика. При ошибке в договоре оплата и поступление могут зависнуть на разных аналитиках счета 60.
Сформулируем практическую рекомендацию. Если корпоративная карта используется как инструмент оплаты поставщикам, а документы оформлены на организацию, удобнее отражать покупку как обычную операцию с поставщиком: Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику плюс Поступление (акт, накладная, УПД). Тогда авансовый отчет не нужен, а номер УПД указывается в документе поступления.
Если же корпоративная карта в вашей организации учитывается через подотчетных лиц, используйте авансовый отчет. Тогда в строках приобретения указывайте номер и дату УПД, а чек прикладывайте как подтверждение оплаты. Если поступление уже отражено отдельным документом, в авансовом отчете используйте вкладку «Оплата» и не заводите товары повторно.
Выбирайте не по наличию чека или УПД, а по проводкам. Если в учете возник счет 71.01, его нужно закрыть авансовым отчетом. Если операция прошла напрямую через счет 60, авансовый отчет обычно не требуется.
Подведем итог. При оплате корпоративной картой и наличии УПД и кассового чека сначала определите схему учета в 1С.
Если списание с корпоративной карты отражено как выдача под отчет: Дт 71.01 Кт 51, оформляйте Авансовый отчет. В нем по поступлению указывайте номер и дату УПД, а чек прикладывайте как подтверждение оплаты. Если в авансовом отчете есть отдельная вкладка «Оплата», для платежной строки используйте реквизиты чека или банковского списания.
Если списание отражено как оплата поставщику: Дт 60.02 Кт 51, авансовый отчет обычно не нужен. УПД вводите документом Поступление (акт, накладная, УПД), а чек храните как подтверждение оплаты корпоративной картой.
Если УПД уже введен как поступление, а оплата прошла через подотчетное лицо, используйте в Авансовом отчете вкладку «Оплата», чтобы сформировать закрывающую проводку Дт 60.01 Кт 71.01.
Не вводите одну и ту же покупку одновременно через поступление по поставщику и через авансовый отчет как приобретение товаров или услуг. Это приведет к задвоению расходов, запасов и НДС.
Таким образом, если авансовый отчет нужен, в части поступления указывайте реквизиты УПД, а кассовый чек используйте как документ оплаты. Если авансовый отчет не нужен, номер УПД указывайте в документе поступления, а оплату корпоративной картой отражайте через поставщика по счету 60.
Информация носит справочный характер