Разберем ситуацию, когда у работника в октябре 2023 года родился второй ребенок, но при выплате заработной платы 10.10.2023 вычет на новорожденного ребенка не применили, поскольку работодатель еще не получил заявление и подтверждающие документы.
Работник представил заявление о предоставлении стандартного налогового вычета и копию свидетельства о рождении ребенка до следующей выплаты, которая запланирована на 25.10.2023. В этот день выплачивается заработная плата за первую половину октября.
Да, вычет на второго ребенка следует предоставить в октябре 2023 года. Для этого зарегистрируем право работника на вычет с октября 2023 года и пересчитаем НДФЛ при ближайшем расчете или выплате дохода.
Не будем переносить вычет на ноябрь только потому, что документы были получены после выплаты 10 октября. Право на вычет возникает с месяца рождения ребенка, то есть с октября 2023 года.
Рассмотрим основное правило, установленное подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ. Стандартный налоговый вычет на ребенка предоставляют с месяца рождения ребенка, месяца усыновления, установления опеки или попечительства либо месяца вступления в силу договора о передаче ребенка на воспитание в семью.
Следовательно, если второй ребенок родился в октябре 2023 года, право работника на вычет возникает именно с октября 2023 года.
Дата выдачи свидетельства о рождении, дата подачи заявления работодателю и дата ближайшей выплаты не изменяют месяц возникновения права. Эти обстоятельства влияют на момент, когда работодатель сможет документально подтвердить право работника и применить вычет при расчете НДФЛ.
Разберем ситуацию по датам.
Ребенок родился в октябре 2023 года.
Право на стандартный вычет возникает с октября 2023 года.
10.10.2023 работнику выплатили заработную плату за вторую половину сентября.
На дату выплаты 10.10.2023 работодатель не располагал заявлением и свидетельством о рождении ребенка.
До выплаты 25.10.2023 работник передал заявление и документы.
При расчете НДФЛ 25.10.2023 предоставляем вычет за октябрь 2023 года и при необходимости корректируем излишне удержанный налог.
Вычет предоставляем не с даты получения свидетельства и не с даты регистрации заявления в программе, а с месяца рождения ребенка.
Для правильного расчета необходимо использовать нормы, действовавшие в 2023 году. В 2023 году стандартный вычет на первого ребенка составлял 1 400 рублей в месяц. Вычет на второго ребенка также составлял 1 400 рублей в месяц.
Поэтому при рождении второго ребенка в октябре 2023 года работник получал дополнительное право на вычет в сумме 1 400 рублей за октябрь.
Если работник уже получал вычет на первого ребенка, после рождения второго ребенка общая сумма вычетов при наличии права на обоих детей могла составить 2 800 рублей в месяц:
1 400 рублей — на первого ребенка;
1 400 рублей — на второго ребенка;
2 800 рублей — общая сумма стандартных вычетов на детей за октябрь 2023 года.
Если вычет на первого ребенка уже был применен ранее, в октябре необходимо добавить только вычет на второго ребенка в размере 1 400 рублей.
При ставке НДФЛ 13% дополнительный вычет 1 400 рублей уменьшает сумму НДФЛ на 182 рубля:
1 400 рублей × 13% = 182 рубля.
То есть при обычной ставке НДФЛ 13% работник получит на руки на 182 рубля больше, чем получил бы без учета вычета на второго ребенка.
При подготовке расчета за 2023 год важно не использовать современные размеры вычетов, действующие с 2025 года.
С 1 января 2025 года размер вычета на второго ребенка увеличен до 2 800 рублей в месяц. Однако к доходам октября 2023 года это изменение не применяется.
Для октября 2023 года используем следующие показатели:
на первого ребенка — 1 400 рублей;
на второго ребенка — 1 400 рублей;
на третьего и каждого последующего ребенка — 3 000 рублей;
предельный доход для применения детских вычетов — 350 000 рублей с начала года.
Не будем использовать размер 2 800 рублей на второго ребенка при исправлении НДФЛ за 2023 год. Такой размер применяется только к доходам, относящимся к периодам начиная с 2025 года.
Стандартный вычет на ребенка в 2023 году предоставляли до месяца, в котором доход работника, исчисленный нарастающим итогом с начала календарного года, превысил 350 000 рублей.
Поэтому перед применением вычета за октябрь необходимо проверить доход работника с января по октябрь 2023 года.
Рассмотрим два варианта.
Первый вариант: доход работника не превысил 350 000 рублей.
Если по итогам октября доход работника с начала 2023 года не превышает 350 000 рублей, вычет на второго ребенка можно предоставить.
Второй вариант: доход работника превысил 350 000 рублей в октябре.
Если именно в октябре 2023 года доход работника с начала года превысил 350 000 рублей, вычет за октябрь уже не применяется. В этом случае право на вычет прекращается с месяца превышения лимита.
Разберем пример.
Доход работника с января по сентябрь 2023 года составил 330 000 рублей.
10.10.2023 работнику выплачено 20 000 рублей.
25.10.2023 выплачено еще 30 000 рублей.
Доход с начала года в октябре превысил 350 000 рублей.
Вычет на детей за октябрь не применяем.
Теперь посмотрим на другой пример.
Доход работника с января по сентябрь 2023 года составил 270 000 рублей.
В октябре работнику выплачено 40 000 рублей.
Доход с начала года составил 310 000 рублей.
Лимит 350 000 рублей не превышен.
Вычет на второго ребенка за октябрь предоставляем.
Перед расчетом НДФЛ проверим доход работника нарастающим итогом с начала года, а не только сумму октябрьской выплаты.
В 2023 году действовал измененный порядок определения даты фактического получения дохода в виде заработной платы. Для целей НДФЛ доход в виде оплаты труда считался полученным на дату его фактической выплаты.
Поэтому заработная плата за вторую половину сентября, выплаченная 10.10.2023, для НДФЛ относится к доходу октября 2023 года.
Это важно для рассматриваемой ситуации. Несмотря на то что выплата произведена за работу в сентябре, дата фактического получения дохода для НДФЛ — 10 октября. Следовательно, стандартный вычет при наличии права и документов должен относиться к октябрю, а не к сентябрю.
Разберем логику расчета.
Заработная плата начислена за вторую половину сентября.
Фактическая выплата произведена 10 октября 2023 года.
Для НДФЛ доход признается полученным 10 октября 2023 года.
Октябрь является месяцем рождения второго ребенка.
Следовательно, вычет на второго ребенка относится к октябрю.
Однако на 10 октября работодатель не знал о рождении ребенка и не располагал документами. Поэтому вычет не был применен при первой октябрьской выплате.
После получения заявления и свидетельства о рождении на 25 октября работодатель может и должен учесть право работника на вычет за октябрь при последующем расчете НДФЛ.
Да, при выплате 25.10.2023 можно предоставить вычет на второго ребенка при соблюдении всех условий.
Для этого необходимо, чтобы к моменту расчета у работодателя были:
заявление работника о предоставлении стандартного налогового вычета;
документ, подтверждающий рождение ребенка;
сведения, позволяющие определить очередность ребенка;
подтверждение, что доход работника с начала года не превысил лимит 350 000 рублей;
право работника на вычет у данного налогового агента.
В рассматриваемой ситуации заявление и свидетельство о рождении уже имеются. Поэтому основное условие документального подтверждения права выполнено.
При выплате 25.10.2023 применяем вычет не за ноябрь и не за сентябрь, а за октябрь 2023 года.
При этом не будем предоставлять два вычета на второго ребенка за один месяц только из-за того, что работник получил две выплаты в октябре. Стандартный детский вычет предоставляется за каждый месяц налогового периода один раз.
Рассмотрим пример, в котором работник имеет одного старшего ребенка и в октябре 2023 года у него родился второй ребенок.
Предположим, что доход работника с начала года не превысил 350 000 рублей. Работник получает вычет на первого ребенка в размере 1 400 рублей. После рождения второго ребенка он получает право еще на один вычет в размере 1 400 рублей.
10.10.2023 работнику выплачена заработная плата за вторую половину сентября — 30 000 рублей.
25.10.2023 работнику выплачена заработная плата за первую половину октября — 25 000 рублей.
При выплате 10.10.2023 вычет на второго ребенка не был применен.
До выплаты 25.10.2023 работник представил заявление и свидетельство о рождении.
Работодатель регистрирует право на вычет с октября 2023 года.
Дополнительный вычет на второго ребенка за октябрь составит 1 400 рублей.
Сумма уменьшения НДФЛ составит:
1 400 рублей × 13% = 182 рубля.
Если при выплате 10 октября налог был удержан без учета вычета, при следующем расчете можно уменьшить налог, удерживаемый 25 октября, на 182 рубля.
Таким образом, работник получит на руки больше на сумму ранее излишне удержанного налога.
Если при выплате 25 октября суммы дохода недостаточно для корректировки либо в октябре больше не будет выплат, необходимо оформить возврат излишне удержанного НДФЛ по правилам статьи 231 НК РФ.
Если при выплате 10.10.2023 налог был удержан без учета вычета на второго ребенка, после получения заявления и подтверждающих документов появляется необходимость пересчитать НДФЛ за октябрь.
Не будем считать, что вычет можно применить только к доходу, начисленному после даты подачи заявления. Право возникло в октябре, поэтому налоговую базу за октябрь необходимо уменьшить на сумму вычета.
Рассмотрим возможные варианты действий.
Первый вариант: ближайшая выплата еще не произведена.
Если 25.10.2023 выплата еще не проведена, зарегистрируем вычет с октября и пересчитаем НДФЛ. Излишне удержанный налог за первую выплату октября можно зачесть при удержании налога со второй выплаты.
Второй вариант: выплата 25.10.2023 уже произведена, но в текущем году будут другие выплаты.
Пересчитаем НДФЛ и уменьшим сумму налога, удерживаемую из ближайших последующих доходов работника, если порядок учета в программе позволяет выполнить такой зачет.
Третий вариант: у работника больше не будет облагаемых выплат.
Если у работодателя нет возможности зачесть излишне удержанный НДФЛ в следующих выплатах, работник подает заявление на возврат излишне удержанного налога. Работодатель возвращает сумму налога в порядке, предусмотренном статьей 231 НК РФ.
Четвертый вариант: работодатель не предоставил вычет до окончания 2023 года.
Если вычет не был предоставлен работодателем либо предоставлен в меньшем размере, работник вправе получить его по окончании года через налоговый орган, представив декларацию 3-НДФЛ и подтверждающие документы.
Рассмотрим разницу между двумя операциями.
Применение вычета означает уменьшение налоговой базы до расчета или при пересчете НДФЛ. Например, работодатель уменьшает доход работника за октябрь на 1 400 рублей и исчисляет налог с уменьшенной базы.
Возврат налога возникает, если НДФЛ уже удержали в большей сумме, чем нужно после применения вычета. Тогда работодатель должен определить переплату НДФЛ и вернуть работнику излишне удержанную сумму либо учесть ее при последующих расчетах.
В рассматриваемой ситуации при выплате 25 октября обычно достаточно пересчитать НДФЛ за октябрь и уменьшить сумму налога, подлежащую удержанию с текущей выплаты.
Если по итогам перерасчета у работника возникает переплата 182 рубля, это не означает, что нужно повторно предоставить вычет за ноябрь. Вычет относится к октябрю, а сумма 182 рубля является результатом уменьшения налога за октябрь.
При определении размера детского вычета необходимо установить очередность детей по датам их рождения.
Первым ребенком считают самого старшего ребенка работника. Вторым ребенком считают следующего по возрасту ребенка. При этом учитывают всех детей, включая совершеннолетних, даже если на старшего ребенка вычет уже не предоставляется.
Рассмотрим пример.
У работника есть взрослый сын 23 лет, который не обучается очно.
В октябре 2023 года рождается второй ребенок.
На взрослого ребенка стандартный вычет уже не предоставляется.
Новорожденный ребенок все равно считается вторым ребенком по очередности.
В 2023 году вычет на него составляет 1 400 рублей в месяц.
Не будем определять статус ребенка только по количеству детей, на которых прямо сейчас предоставляется вычет. Для очередности учитываем всех детей работника.
Если у работника были дети от предыдущего брака, усыновленные дети или совершеннолетние дети, их также необходимо учесть для определения очередности.
Стандартный вычет на ребенка могут получить родители, супруги родителей, усыновители, опекуны, попечители, приемные родители и супруги приемных родителей, если ребенок находится на их обеспечении.
В обычной ситуации мать и отец имеют право на вычет каждый у своего работодателя.
Не нужно выбирать только одного родителя для обычного вычета. Каждый из родителей может получать вычет в одинарном размере, если соблюдены требования НК РФ.
В отдельных случаях вычет может предоставляться в двойном размере. Например, двойной вычет может получать единственный родитель либо один из родителей при отказе другого родителя от вычета, если условия для такого отказа соблюдены.
Однако в исходной ситуации речь идет об обычном вычете на второго ребенка. Поэтому применяем одинарный вычет в размере 1 400 рублей за октябрь 2023 года, если не заявлено и не подтверждено право на двойной размер.
В 2023 году стандартный вычет на ребенка предоставлялся на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих право на вычет.
В рассматриваемой ситуации у работодателя должны быть:
заявление работника о предоставлении стандартного вычета на ребенка;
копия свидетельства о рождении второго ребенка;
при необходимости документы, подтверждающие очередность детей;
при необходимости документы о статусе единственного родителя либо отказе второго родителя от вычета, если заявлен двойной вычет;
сведения о доходах работника с предыдущего места работы, если сотрудник устроился в организацию не с начала года и ранее работал у другого работодателя.
В исходной ситуации заявление и свидетельство о рождении уже представлены. Поэтому работодателю необходимо зарегистрировать эти сведения в кадровом и налоговом учете, после чего выполнить перерасчет НДФЛ.
Не будем требовать от работника новое заявление каждый месяц. Право на вычет действует до окончания установленного срока, пока сохраняются основания для его предоставления и не превышен лимит дохода.
Рассмотрим порядок отражения вычета в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.
В программе право работника на стандартные вычеты регистрируют документом Заявление на вычеты по НДФЛ.
Обычно документ можно создать из карточки сотрудника через ссылку Налог на доходы, либо из раздела Налоги и взносы через журнал Заявления на вычеты.
Разберем последовательность действий.
Откроем карточку работника в справочнике Сотрудники.
Перейдем по ссылке Налог на доходы.
Создадим документ Заявление на вычеты по НДФЛ.
Укажем месяц начала применения вычета — октябрь 2023 года.
Установим признак Изменить вычеты на детей.
Добавим вычет на второго ребенка.
Для 2023 года выберем соответствующий вид вычета на второго ребенка, как правило с кодом 127.
Укажем реквизиты свидетельства о рождении и иных подтверждающих документов.
Проведем документ.
В поле месяца начала применения вычета указываем октябрь 2023 года, даже если документ вводим 25 октября 2023 года.
Не будем указывать ноябрь 2023 года только потому, что заявление поступило в конце октября. Такой подход приведет к неправомерному непредоставлению вычета за месяц рождения ребенка.
После регистрации заявления необходимо проверить, учла ли программа вычет при текущем расчете НДФЛ.
Если документ начисления за первую половину октября еще не проведен, пересчитаем НДФЛ непосредственно в документе Начисление за первую половину месяца.
Если документ уже проведен либо в октябре был ранее рассчитан налог без учета нового вычета, используем документ Перерасчет НДФЛ.
Разберем безопасный порядок работы.
Зарегистрируем заявление на вычет с октября 2023 года.
Откроем документ Начисление за первую половину месяца за октябрь либо документ окончательного начисления.
Выполним пересчет НДФЛ.
Проверим вкладку НДФЛ и сумму предоставленного вычета.
Если налог по ранее выплаченному доходу уже был рассчитан без вычета, создадим документ Перерасчет НДФЛ за октябрь 2023 года.
Проверим сумму уменьшения налога.
Сформируем или обновим документ Ведомость в банк либо Ведомость в кассу.
Проверим, что в ведомости удерживается НДФЛ с учетом перерасчета.
В зависимости от релиза программы перерасчет может быть учтен автоматически при следующем начислении. Однако не будем полагаться только на автоматический расчет. После ввода заявления обязательно проверим налоговую базу, сумму вычета и исчисленный НДФЛ.
После проведения документов сформируем контрольные отчеты по НДФЛ.
Для проверки можно использовать отчет Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками.
В отчете установим период получения дохода с 01.10.2023 по 31.10.2023 и проверим:
доход работника, полученный в октябре;
сумму стандартного вычета на первого ребенка, если он применяется;
сумму вычета на второго ребенка — 1 400 рублей;
налоговую базу после применения вычетов;
исчисленный НДФЛ;
удержанный НДФЛ;
сумму налога, подлежащую возврату или зачету при наличии переплаты.
Также можно сформировать Регистр налогового учета по НДФЛ по конкретному сотруднику. В нем проверим, что стандартный вычет отражен за октябрь, а не за ноябрь.
Если программа показывает вычет дважды за октябрь, необходимо проверить даты документов, повторные заявления и ранее созданные записи о вычетах. Детский вычет на второго ребенка за октябрь должен быть отражен один раз.
Если учет заработной платы ведется в 1С:Бухгалтерии 8, применяем аналогичную логику.
Право работника на детский вычет также регистрируют через документ Заявление на вычеты по НДФЛ. Документ обычно доступен из раздела Зарплата и кадры или из карточки сотрудника через сведения о НДФЛ.
Разберем порядок действий.
Откроем раздел Зарплата и кадры.
Перейдем в журнал Заявления на вычеты.
Создадим документ Заявление на вычеты по НДФЛ.
Укажем сотрудника.
Укажем октябрь 2023 года как месяц начала применения вычета.
Добавим вычет на второго ребенка в сумме 1 400 рублей.
Проведем документ.
Пересчитаем документ Начисление зарплаты за октябрь.
Проверим сумму НДФЛ перед формированием ведомости на выплату.
Если НДФЛ по ранее выплаченному доходу уже удержан, необходимо отразить перерасчет так, чтобы сумма налога в дальнейших выплатах уменьшилась на сумму переплаты.
Для контроля в 1С:Бухгалтерии 8 можно сформировать отчет Регистр налогового учета по НДФЛ либо справку о доходах и суммах налога физического лица по сотруднику.
Иногда при позднем получении документов пытаются изменить дату выплаты, дату начисления заработной платы или вручную исправить сумму налога в ведомости. Такой способ может привести к ошибкам в учете НДФЛ и отчетности.
Правильнее зарегистрировать законное основание для вычета отдельным документом Заявление на вычеты по НДФЛ и выполнить штатный перерасчет налога.
Не будем менять дату выплаты 10.10.2023 на другую дату. Выплата фактически произведена 10 октября и должна оставаться отраженной в учете на реальную дату.
Не будем исправлять НДФЛ только ручным изменением суммы в платежной ведомости. Сначала необходимо скорректировать налоговую базу и исчисленный налог, а затем уже формировать корректную сумму к выплате.
Рассмотрим ошибки, которые часто возникают при предоставлении вычета после рождения ребенка.
Вычет начинают применять с ноября. Это неверно, если ребенок родился в октябре. Вычет возникает с октября.
Вычет применяют к сентябрю. Это неверно, поскольку ребенок родился в октябре. Право на вычет за сентябрь отсутствует.
Вычет предоставляют дважды за октябрь. Нельзя предоставить отдельный месячный вычет при каждой октябрьской выплате. Вычет предоставляем за месяц один раз.
Не проверяют лимит дохода 350 000 рублей. Если лимит превышен в октябре, право на вычет за октябрь прекращается.
Используют размер вычета 2 800 рублей. Для 2023 года размер вычета на второго ребенка составляет 1 400 рублей.
Не учитывают совершеннолетних детей при определении очередности. Очередность определяем с учетом всех детей работника.
Корректируют только сумму выплаты, не пересчитывая НДФЛ. Сначала необходимо оформить вычет и пересчитать налог.
Не фиксируют документы работника. В 2023 году вычет предоставляли на основании заявления и документов, подтверждающих право.
Откладывают перерасчет до годовой декларации. Если документы получены в октябре и есть ближайшая выплата, вычет следует предоставить через работодателя в текущем периоде.
После корректировки необходимо проверить, что сведения о доходах, вычетах и налоге попадают в расчет 6-НДФЛ корректно.
Стандартный вычет должен уменьшать налоговую базу работника. В расчете 6-НДФЛ он отражается в составе предоставленных вычетов в соответствующем отчетном периоде.
В справке о доходах и суммах налога физического лица, которая включается в годовой расчет 6-НДФЛ, вычет на второго ребенка за 2023 год должен быть отражен с корректным кодом и суммой.
Если вычет зарегистрирован с октября 2023 года, в итоговых данных за год он должен быть отражен за октябрь, ноябрь и декабрь 2023 года, если работник сохранял право на вычет в эти месяцы и не превышал лимит дохода.
Не будем вручную корректировать отчетность до проверки расчетов в программе. Сначала приведем в порядок документы начисления, заявления на вычеты, перерасчет НДФЛ и ведомости на выплату.
Рассмотрим ситуацию, когда работник принес заявление и свидетельство о рождении не 25 октября, а, например, в ноябре или декабре 2023 года.
В этом случае право на вычет все равно возникает с октября — месяца рождения ребенка. Работодатель должен предоставить вычет за октябрь при перерасчете НДФЛ, если работник обратился до окончания календарного года и представил необходимые документы.
Например, работник принес документы 15 декабря 2023 года. Работодатель может зарегистрировать заявление с месяцем начала применения вычета «Октябрь 2023 года» и пересчитать НДФЛ за октябрь, ноябрь и декабрь 2023 года, если соблюден лимит дохода.
Если работник представил документы уже после окончания 2023 года и работодатель не выполнил перерасчет, работник может обратиться в налоговый орган с декларацией 3-НДФЛ за 2023 год и заявить неиспользованный вычет самостоятельно.
Дата подачи заявления влияет на момент оформления перерасчета, но не отменяет право на вычет с месяца рождения ребенка.
Дата рождения внутри месяца не влияет на размер вычета.
Если ребенок родился 1 октября 2023 года, вычет предоставляем за весь октябрь. Если ребенок родился 31 октября 2023 года, вычет также предоставляем за весь октябрь.
Не будем делить вычет пропорционально количеству дней после рождения ребенка. НК РФ устанавливает правило предоставления вычета с месяца рождения, а не с конкретного дня.
Например, второй ребенок родился 29 октября 2023 года. При наличии заявления и свидетельства о рождении работодатель предоставляет вычет за октябрь в полном размере 1 400 рублей, если доход сотрудника не превысил лимит.
В некоторых случаях работник может иметь право на двойной размер стандартного вычета. Например, двойной вычет может предоставляться единственному родителю. Также один из родителей может получать двойной вычет при соблюдении условий отказа второго родителя от получения вычета.
Однако двойной вычет требует дополнительных подтверждающих документов. Не будем применять его автоматически только потому, что второй родитель временно не работает, находится в отпуске по уходу за ребенком или не заявил вычет у своего работодателя.
Для обычного случая рождения второго ребенка у работника применяем одинарный вычет в размере 1 400 рублей за октябрь 2023 года.
Если право на двойной вычет подтверждено, в 2023 году вычет на второго ребенка составит 2 800 рублей в месяц. При ставке НДФЛ 13% сумма уменьшения налога составит 364 рубля.
Соберем решение в последовательный порядок действий.
Получим от работника заявление о предоставлении стандартного вычета на ребенка.
Получим копию свидетельства о рождении второго ребенка.
Проверим очередность детей работника.
Проверим доход работника с начала 2023 года и лимит 350 000 рублей.
Определим месяц начала вычета — октябрь 2023 года.
Зарегистрируем вычет в программе документом Заявление на вычеты по НДФЛ.
Добавим вычет на второго ребенка в сумме 1 400 рублей.
Пересчитаем НДФЛ за октябрь 2023 года.
Учтем сумму излишне удержанного налога при выплате 25.10.2023 либо оформим возврат в установленном порядке.
Проверим отражение вычета в регистрах НДФЛ и отчетности.
Если второй ребенок работника родился в октябре 2023 года, право на стандартный вычет возникает с октября 2023 года.
Если при выплате 10.10.2023 вычет не применили из-за отсутствия документов, а к выплате 25.10.2023 работник представил заявление и свидетельство о рождении, вычет можно и следует предоставить при расчете НДФЛ 25 октября.
Для 2023 года вычет на второго ребенка составляет 1 400 рублей в месяц. При ставке НДФЛ 13% он уменьшает налог на 182 рубля.
В программе 1С зарегистрируем вычет с октября 2023 года, пересчитаем НДФЛ за октябрь и отразим уменьшение налога в ближайшей выплате работнику.
Информация носит справочный характер