Рассмотрим, за какой период заполняйте строку 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев 2023 года, если индивидуальный предприниматель начал начислять зарплату работникам с 23 июля 2023 года. Разберем, нужно ли учитывать доходы по 22 сентября или по 30 сентября, почему для разных разделов расчета применяются разные временные интервалы и как проверить заполнение отчета в 1С.
Основной вывод: в строке 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев 2023 года отражайте доходы нарастающим итогом с 1 января по 30 сентября 2023 года, дата фактического получения которых приходится на этот период.
Если индивидуальный предприниматель начал выплачивать зарплату только с 23 июля 2023 года, в строку 110 фактически попадут доходы с датами получения с 23 июля по 30 сентября 2023 года. При этом ориентируйтесь не на период, за который зарплата начислена в бухгалтерском учете, а на дату фактического получения дохода для целей НДФЛ.
Для заработной платы в 2023 году такой датой является день выплаты работнику денежных средств, в том числе день перечисления денег на банковский счет. Поэтому зарплату, начисленную за сентябрь, но выплаченную в октябре, в строку 110 расчета за девять месяцев не включайте. Отразите ее в годовом расчете 6-НДФЛ за 2023 год.
Период с 23 июля по 22 сентября не используйте для заполнения строки 110. Интервалы с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца применялись в 2023 году для определения сроков перечисления удержанного НДФЛ и заполнения раздела 1 расчета. К строке 110 раздела 2 такое ограничение не относится.
Выясним причину затруднения. В форме 6-НДФЛ за 2023 год использовались два разных принципа распределения показателей.
Раздел 1 заполняйте по периодам удержания налога и установленным срокам его перечисления в бюджет.
Раздел 2 заполняйте нарастающим итогом с начала календарного года по датам фактического получения дохода, исчисления и удержания НДФЛ.
Именно смешение этих принципов приводит к вопросу, нужно ли ограничивать доходы датой 22 сентября.
Для строки 110 раздела 2 контрольной датой является 30 сентября 2023 года. Для отдельных показателей раздела 1 последним днем периода удержания налога в расчете за девять месяцев являлось 22 сентября 2023 года.
Поэтому одна и та же выплата, произведенная, например, 28 сентября 2023 года, могла отражаться следующим образом:
доход и исчисленный налог включите в раздел 2 расчета за девять месяцев;
удержанный налог включите в строку 160 раздела 2 расчета за девять месяцев;
в разделе 1 расчета за девять месяцев этот налог не отражайте, поскольку он удержан после 22 сентября;
включите этот налог в раздел 1 годового расчета за 2023 год, поскольку срок его перечисления относится к следующему периоду.
Не пытайтесь добиться полного совпадения временных границ разделов 1 и 2. В форме за 2023 год они формировались по разным правилам.
В строке 110 укажите обобщенную по всем физическим лицам сумму дохода нарастающим итогом с начала налогового периода.
Для расчета за девять месяцев налоговым периодом является календарный год, а отчетная дата приходится на 30 сентября. Следовательно, рассмотрим доходы с датами фактического получения:
с 1 января 2023 года по 30 сентября 2023 года включительно.
Если предприниматель до 23 июля не имел работников и не выплачивал физическим лицам другие облагаемые НДФЛ доходы, до этой даты в строке 110 просто не будет сумм. Это не меняет общий принцип нарастающего итога.
Для конкретного предпринимателя фактический интервал может начинаться 23 июля, но форма все равно считается заполненной нарастающим итогом с 1 января.
Разберем по шагам:
Определите все выплаты физическим лицам, произведенные с 1 января по 30 сентября 2023 года.
Установите дату фактического получения каждого дохода по правилам статьи 223 НК РФ.
Отберите доходы, дата фактического получения которых приходится не позднее 30 сентября.
Исключите полностью необлагаемые НДФЛ доходы, которые не должны включаться в расчет.
Распределите суммы по соответствующим ставкам НДФЛ.
Отразите общую сумму доходов в строке 110 раздела 2.
Отдельно проверьте строку 112, в которой выделяются доходы по трудовым договорам.
Рассмотрим подробнее понятие нарастающего итога. Оно означает, что в каждом следующем расчете повторяются показатели предыдущих отчетных периодов и к ним добавляются новые показатели.
Раздел 2 заполняйте следующим образом:
в расчете за первый квартал укажите доходы с датами получения с 1 января по 31 марта;
в расчете за полугодие укажите доходы с датами получения с 1 января по 30 июня;
в расчете за девять месяцев укажите доходы с датами получения с 1 января по 30 сентября;
в годовом расчете укажите доходы с датами получения с 1 января по 31 декабря.
Не отражайте в расчете за девять месяцев только выплаты третьего квартала. В строке 110 должен находиться общий показатель с начала года.
Если выплаты начались в июле, сумма за девять месяцев действительно будет состоять только из выплат июля, августа и сентября. Однако это происходит не потому, что строка 110 заполняется только за третий квартал, а потому, что до июля облагаемых доходов не было.
С 1 января 2023 года для доходов в денежной форме в виде оплаты труда применяйте общее правило: датой фактического получения дохода признавайте день выплаты денег работнику.
Днем выплаты считается:
дата перечисления зарплаты на банковский счет работника;
дата выдачи зарплаты наличными из кассы;
дата перечисления денег по поручению работника третьему лицу;
дата фактической выплаты каждой части заработной платы.
Не используйте для зарплаты 2023 года прежнее правило о признании дохода в последний день месяца, за который она начислена. Для рассматриваемых выплат определяющим событием является фактическая выплата.
Дата документа начисления зарплаты и дата получения дохода для НДФЛ могут не совпадать.
Например, зарплата за сентябрь может быть начислена документом от 30 сентября, но перечислена работникам 5 октября. В этом случае для НДФЛ дата дохода — 5 октября.
Следовательно:
в расчете за девять месяцев такую зарплату не отражайте;
в годовом расчете за 2023 год ее отразите;
исчисленный и удержанный НДФЛ также отнесите к дате октябрьской выплаты.
Не включайте в строку 110 за девять месяцев зарплату, которая по состоянию на 30 сентября только начислена, но еще не выплачена.
Название строки 110 содержит формулировку о начисленной сумме дохода, однако при заполнении расчета учитывайте дату фактического получения дохода, установленную для соответствующего вида выплаты.
Для зарплаты в 2023 году доход возникает на дату выплаты. Поэтому одного бухгалтерского начисления недостаточно.
Разберем порядок проверки:
Откройте начисление зарплаты за сентябрь.
Определите сумму начисленной зарплаты.
Проверьте ведомости на выплату.
Проверьте банковскую выписку или кассовые документы.
Определите фактическую дату выплаты каждой части зарплаты.
Включите в расчет за девять месяцев только выплаты, произведенные не позднее 30 сентября.
Если начислено 100 000 рублей, но до 30 сентября выплачено только 40 000 рублей, в строке 110 за девять месяцев учитывайте выплаченную часть дохода в размере 40 000 рублей. Оставшиеся 60 000 рублей отразите в периоде фактической выплаты.
С 2023 года НДФЛ удерживается при каждой выплате заработной платы, включая выплату за первую половину месяца, которую часто называют авансом.
Несмотря на бытовое название «аванс», такая выплата является доходом работника за фактически отработанную часть месяца. На дату выплаты:
признайте доход для целей НДФЛ;
исчислите налог;
удержите НДФЛ непосредственно из выплачиваемой суммы;
отразите доход в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.
Если зарплата за первую половину сентября выплачена 20 сентября, включите эту сумму в строку 110 расчета за девять месяцев.
Если окончательный расчет за сентябрь выплачен 5 октября, эту часть зарплаты в строку 110 расчета за девять месяцев не включайте. Отразите ее в годовом расчете.
Каждую часть зарплаты распределяйте по отчетным периодам отдельно — по фактической дате выплаты.
По условию индивидуальный предприниматель начисляет зарплату работникам за период с 23 июля по 30 сентября 2023 года.
Для правильного заполнения строки 110 недостаточно знать период начисления. Установите даты фактических выплат.
Возможны несколько вариантов.
Предположим, предприниматель выплатил работникам:
зарплату за часть июля — в августе;
зарплату за август — частями в августе и сентябре;
зарплату за сентябрь — полностью до 30 сентября.
В этом случае в строке 110 расчета за девять месяцев отразите всю фактически выплаченную зарплату за указанный период.
Фактически в отчет войдут выплаты с датами получения дохода с 23 июля по 30 сентября.
Не ограничивайте показатель датой 22 сентября. Выплаты с 23 по 30 сентября также включите в строку 110 раздела 2.
Предположим, зарплата за период с 23 июля по 30 сентября начислена полностью, но окончательная зарплата за сентябрь перечислена 5 октября.
Тогда в строке 110 за девять месяцев отразите:
фактически выплаченную зарплату за июль;
фактически выплаченную зарплату за август;
выплату за первую половину сентября, если она произведена до 30 сентября;
иные облагаемые выплаты, фактически произведенные до 30 сентября.
Не включайте в расчет за девять месяцев окончательную зарплату за сентябрь, выплаченную 5 октября.
Отразите ее в годовом расчете 6-НДФЛ за 2023 год, поскольку дата фактического получения дохода приходится на четвертый квартал.
Предположим, окончательная зарплата за сентябрь выплачена 29 сентября.
В этом случае:
включите зарплату в строку 110 расчета за девять месяцев;
включите ее в строку 112 как доход по трудовым договорам;
включите исчисленный НДФЛ в строку 140;
включите удержанный НДФЛ в строку 160.
Однако в разделе 1 расчета за девять месяцев налог, удержанный 29 сентября, не показывайте. Период удержания с 23 сентября по 22 октября относился к первому сроку перечисления налога в годовом расчете.
Таким образом, выплата отражается в разделе 2 расчета за девять месяцев, но соответствующая сумма налога попадает в раздел 1 годового расчета.
Рассмотрим подробнее интервалы удержания НДФЛ, действовавшие в 2023 году.
В разделе 1 расчета за девять месяцев отражайте налог, удержанный за последние три расчетных интервала отчетного периода:
с 23 июня по 22 июля;
с 23 июля по 22 августа;
с 23 августа по 22 сентября.
Эти суммы распределялись по полям 021, 022 и 023 раздела 1. Поле 024 в расчете за девять месяцев не заполнялось.
Налог, удержанный с 23 сентября, относился уже к следующему интервалу — с 23 сентября по 22 октября. Поэтому он отражался в разделе 1 годового расчета.
Дата 22 сентября ограничивает не сумму дохода в строке 110, а суммы налога, показываемые по срокам перечисления в разделе 1.
Запомним различие:
строка 110 раздела 2 — доходы по 30 сентября включительно;
раздел 1 расчета за девять месяцев — налог по установленным интервалам удержания, последний из которых заканчивается 22 сентября.
Предположим, работник принят 23 июля 2023 года. Предприниматель начислил и выплатил следующие суммы:
за период с 23 по 31 июля начислено 20 000 рублей, выплачено 4 августа;
за первую половину августа выплачено 18 августа 25 000 рублей;
окончательная зарплата за август выплачена 5 сентября в размере 25 000 рублей;
за первую половину сентября выплачено 20 сентября 25 000 рублей;
окончательная зарплата за сентябрь в размере 25 000 рублей выплачена 5 октября.
Определим сумму строки 110 за девять месяцев.
Включите выплаты:
4 августа — 20 000 рублей;
18 августа — 25 000 рублей;
5 сентября — 25 000 рублей;
20 сентября — 25 000 рублей.
Итог строки 110:
20 000 + 25 000 + 25 000 + 25 000 = 95 000 рублей.
Выплату 25 000 рублей от 5 октября в расчет за девять месяцев не включайте.
В годовом расчете строка 110 будет заполнена нарастающим итогом и составит:
95 000 + 25 000 = 120 000 рублей.
Период, за который выполнялось начисление, сам по себе не определяет отчетный период. Определяющей является дата выплаты каждой суммы.
Проанализируем связанные показатели раздела 2.
Строка 110 — общая сумма доходов по всем физическим лицам и всем учитываемым видам доходов по соответствующей ставке НДФЛ.
Строка 112 — часть строки 110, относящаяся к доходам по трудовым договорам.
Строка 140 — общая сумма исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.
Строка 160 — общая сумма удержанного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.
Если предприниматель выплачивал только заработную плату штатным работникам, показатели строк 110 и 112 обычно совпадут.
Они могут различаться, если предприниматель дополнительно выплачивал:
доходы по гражданско-правовым договорам;
дивиденды;
арендную плату физическим лицам;
другие облагаемые доходы, не относящиеся к оплате труда по трудовым договорам.
Не переносите в строку 112 все суммы строки 110 автоматически. Сначала классифицируйте выплаты.
В обычной денежной выплате зарплаты НДФЛ исчисляется и удерживается в один день, поэтому строки 140 и 160 часто совпадают.
Однако полное совпадение не является безусловным правилом. Разница может возникнуть, например, при получении дохода в натуральной форме, когда налог исчислен, но удержать его пока не из чего.
Для рассматриваемой обычной зарплаты проверьте:
исчислен ли НДФЛ на дату каждой выплаты;
удержан ли налог непосредственно из выплаченной суммы;
соответствуют ли даты фактическим банковским или кассовым операциям;
не изменялась ли дата выплаты после проведения документов.
Рассмотрим порядок формирования данных в типовых программах 1С. Конкретные названия документов могут отличаться в зависимости от используемой конфигурации и ее версии.
В 1С:Зарплате и управлении персоналом обычно используются:
Начисление зарплаты и взносов;
Ведомость в банк;
Ведомость в кассу;
Ведомость на счета;
документы выплаты межрасчетных начислений;
документы исправления учета НДФЛ.
В 1С:Бухгалтерии 8 могут использоваться:
Начисление зарплаты;
Ведомость в банк;
Ведомость в кассу;
Списание с расчетного счета;
Выдача наличных;
Операция учета НДФЛ — только для специальных исправлений.
Для заполнения 6-НДФЛ программе недостаточно только документа начисления зарплаты. Должна быть правильно зарегистрирована фактическая выплата дохода.
Разберем по шагам проверку данных.
Откройте документ начисления зарплаты за июль, август и сентябрь.
Проверьте суммы начислений и исчисленного НДФЛ.
Откройте все ведомости на выплату.
Проверьте поле Дата выплаты.
Сопоставьте ведомости с документами банка или кассы.
Проверьте, что ведомости имеют статус фактически выплаченных.
Убедитесь, что даты банковских и кассовых документов соответствуют реальному движению денег.
Повторно сформируйте расчет 6-НДФЛ.
Если ведомость создана датой 29 сентября, а фактическое перечисление прошло 5 октября, укажите корректную дату выплаты. Иначе программа может преждевременно включить доход в расчет за девять месяцев.
Не изменяйте дату исключительно ради получения желаемого результата в отчете. Используйте дату, подтвержденную платежными документами.
Если сумма не попадает в строку 110 или отражается не в той расшифровке, проверьте настройки начисления.
Откройте используемый вид начисления.
Проверьте его назначение.
Проверьте категорию дохода для целей НДФЛ.
Проверьте код дохода.
Убедитесь, что начисление облагается НДФЛ.
Проверьте дату фактического получения дохода, сформированную программой.
Для обычной оплаты труда используется код дохода, соответствующий заработной плате. Не назначайте зарплатным начислениям коды материальной помощи, прочих доходов или выплат по гражданско-правовым договорам.
Неверная категория дохода может привести к тому, что общая строка 110 заполнится, но сумма будет неправильно распределена между строками 112 и 113 либо попадет в отчет с неправильной датой.
Для поиска расхождений используйте аналитические отчеты подсистемы зарплаты и НДФЛ.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — проверьте даты дохода, налоговую базу, исчисленный и удержанный налог по каждому работнику.
Анализ НДФЛ по месяцам — сопоставьте начисления и выплаты по месяцам налогового периода.
Сводная справка 2-НДФЛ или аналогичный сводный отчет — проверьте общие суммы доходов и налога.
Расчетная ведомость — сопоставьте начисленную зарплату и фактически выплаченные суммы.
Полный свод начислений, удержаний и выплат — найдите остатки невыплаченной зарплаты.
расшифровка строки 110 непосредственно из формы 6-НДФЛ — определите, из каких выплат сформирован показатель.
Названия отдельных отчетов могут различаться в зависимости от конфигурации. Используйте отчеты, показывающие одновременно:
физическое лицо;
дату получения дохода;
вид дохода;
сумму дохода;
исчисленный НДФЛ;
удержанный НДФЛ;
срок перечисления налога.
После формирования регламентированного отчета 6-НДФЛ откройте раздел 2 и расшифруйте строку 110.
Проверьте каждую запись:
ФИО работника;
дату получения дохода;
сумму дохода;
ставку НДФЛ;
вид начисления;
документ-регистратор.
В расчете за девять месяцев не должно быть зарплатных доходов с датой получения после 30 сентября.
Одновременно проверьте, что выплаты с 23 по 30 сентября не исключены только по причине того, что соответствующий НДФЛ не вошел в раздел 1 за девять месяцев.
Это разные показатели: доход должен войти в раздел 2 по дате выплаты, даже если срок перечисления налога относится к разделу 1 следующего отчетного периода.
Если в строку 110 попала зарплата, которая фактически не выплачивалась, выясним причину.
Проверьте:
не установлена ли в ведомости неправильная дата выплаты;
не проведена ли лишняя ведомость;
не зарегистрировано ли списание с расчетного счета раньше фактической операции;
не введена ли ручная операция учета НДФЛ;
не изменен ли вид дохода;
не перенесены ли данные из другой программы с неправильными датами.
Исправьте первичный документ, восстановите последовательность проведения и перезаполните отчет.
Не корректируйте строку 110 вручную непосредственно в форме 6-НДФЛ, если ошибку можно устранить в учетных документах. Ручное исправление отчета не исправит регистры НДФЛ и может привести к повторению ошибки в годовом расчете и справках о доходах.
Если выплата произведена до 30 сентября, но в строке 110 отсутствует, проверьте регистрацию факта выплаты.
Убедитесь, что ведомость проведена.
Проверьте соответствие ведомости документу банка или кассы.
Проверьте дату выплаты.
Проверьте, что работник включен в ведомость с правильной суммой.
Проверьте состояние выплаты: выплачено, задепонировано или не выплачено.
Проверьте дату получения дохода в аналитическом отчете по НДФЛ.
Проверьте ставку НДФЛ.
Перезаполните регламентированный отчет.
Если учет зарплаты ведется в отдельной информационной базе, проверьте обмен между 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерией. Данные о выплатах и удержанном НДФЛ должны быть переданы в базу, в которой формируется отчетность.
Одной из частых ошибок является сравнение строки 110 с кредитовым оборотом счета учета расчетов с персоналом или с итогом документа начисления зарплаты.
Такие показатели могут не совпадать по объективным причинам:
зарплата начислена в сентябре, но выплачена в октябре;
в сентябре выплачена зарплата за предыдущий месяц;
зарплата выплачена частями;
имеется невыплаченная задолженность;
в строке 110 отражены другие виды доходов физических лиц;
часть выплат полностью освобождена от НДФЛ;
часть доходов облагается по другой ставке и отражена в отдельном разделе 2.
Для проверки используйте не только бухгалтерские счета, но и налоговые регистры по НДФЛ с детализацией по датам получения дохода.
Если в течение отчетного периода предприниматель выплачивал доходы, облагаемые по разным ставкам НДФЛ, заполните отдельный раздел 2 для каждой ставки.
Не складывайте в одном разделе доходы, относящиеся к разным ставкам.
Для каждого раздела отдельно заполните:
ставку налога;
строку 110;
строки с выделением отдельных категорий доходов;
строку 130 с вычетами;
строку 140 с исчисленным налогом;
строку 160 с удержанным налогом.
Если все работники являются налоговыми резидентами и доходы облагаются по одной применимой ставке, сформируйте один соответствующий раздел 2.
Полностью необлагаемые НДФЛ выплаты, которые не требуют отражения в справках о доходах, в строку 110 не включайте.
Если доход освобождается от налогообложения только в пределах установленного лимита, отразите доход и соответствующий вычет по правилам заполнения расчета.
Например, при выплате материальной помощи:
определите код дохода;
определите предусмотренный код вычета;
проверьте необлагаемый лимит;
отразите доход и вычет в налоговом регистре;
проверьте заполнение строк 110 и 130.
Для обычной зарплаты работников такой специальный порядок не применяется: заработная плата включается в доход на дату каждой фактической выплаты.
Использование периода с 23 июля по 22 сентября. Этот период относится к отдельным интервалам удержания налога, а не к строке 110.
Включение всей начисленной зарплаты по 30 сентября независимо от выплаты. Исключите суммы, фактически выплаченные после 30 сентября.
Исключение выплат с 23 по 30 сентября. Включите их в строку 110, если деньги фактически выплачены в эти даты.
Отражение только доходов третьего квартала. Заполняйте раздел 2 нарастающим итогом с начала года.
Использование даты начисления вместо даты выплаты. Для зарплаты 2023 года ориентируйтесь на день фактической выплаты.
Неотражение выплаты за первую половину месяца. С 2023 года при ее выплате признается доход и удерживается НДФЛ.
Неправильная дата в ведомости. Сверьте дату с банковским или кассовым документом.
Ручное исправление строки 110. Исправляйте учетные документы и регистры, а затем перезаполняйте отчет.
Сравнение раздела 1 и раздела 2 по одинаковым датам. Учитывайте разные правила формирования разделов.
Неправильная категория дохода. Проверьте настройки вида начисления и код дохода.
Если индивидуальный предприниматель начал начислять зарплату работникам с 23 июля 2023 года, строку 110 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев заполняйте по доходам с датой фактического получения не позднее 30 сентября 2023 года.
Не ограничивайте строку 110 периодом по 22 сентября.
При этом не включайте автоматически всю зарплату, начисленную за период с 23 июля по 30 сентября. Сначала проверьте даты ее выплаты.
Примените следующий порядок:
Включите зарплату за июль, если она фактически выплачена не позднее 30 сентября.
Включите обе части зарплаты за август, если они выплачены не позднее 30 сентября.
Включите выплату за первую половину сентября, если она произведена в сентябре.
Включите окончательную зарплату за сентябрь, только если она выплачена не позднее 30 сентября.
Если окончательная зарплата за сентябрь выплачена в октябре, отразите ее в годовом расчете за 2023 год.
Таким образом, правильный ответ зависит не от того, начислена ли зарплата по 30 сентября, а от того, какая ее часть фактически выплачена работникам по 30 сентября включительно.
Сформируйте список всех зарплатных выплат работникам.
Укажите фактическую дату каждой выплаты.
Отберите выплаты с датами с 1 января по 30 сентября 2023 года.
Если выплаты начались только 23 июля, фактически учитывайте доходы с 23 июля.
Не применяйте к строке 110 ограничение по 22 сентября.
Исключите зарплату, выплаченную в октябре.
Проверьте строку 112 по доходам в рамках трудовых договоров.
Проверьте строки 140 и 160.
Отдельно проверьте раздел 1 по интервалам удержания НДФЛ.
Расшифруйте строку 110 в 1С по сотрудникам и датам получения дохода.
Исправьте даты выплаты или учетные документы при обнаружении ошибок.
Перезаполните расчет 6-НДФЛ после исправления данных.
Для строки 110 расчета за девять месяцев используйте период по 30 сентября 2023 года включительно. Период по 22 сентября применяется к разделу 1 и срокам перечисления удержанного налога, но не ограничивает доходы раздела 2.
Информация носит справочный характер