Разберем ситуацию: организация повышает оклады не всем работникам одновременно. С 1 октября увеличиваются оклады директора, руководителей и старших менеджеров, с 1 ноября — работников, которые трудятся более трех месяцев, а с 1 декабря — остальных сотрудников. При этом отдельные структурные подразделения в организации не выделены: все работники числятся в одном основном подразделении.
В такой ситуации повышающий коэффициент при расчете отпускных, как правило, не применяется. Причина состоит не только в том, что оклады повышены в разные даты. Главное условие для индексации среднего заработка — повышение должно затронуть всех работников организации либо всех работников филиала, представительства или конкретного структурного подразделения, в котором работает сотрудник.
Если повышение получают отдельные категории работников: руководители, топ-менеджеры, сотрудники со стажем более трех месяцев, старшие менеджеры или иные группы, сформированные по должности, стажу, уровню оплаты либо индивидуальным критериям, это не означает повышение окладов во всей организации или в структурном подразделении. Следовательно, средний заработок для оплаты отпуска рассчитываем по фактически начисленным суммам без применения повышающего коэффициента.
Рассмотрим важное уточнение. Само отсутствие отделов в штатном расписании не является самостоятельной причиной для отказа от коэффициента. Если бы организация одновременно повысила оклады всем работникам, коэффициент пришлось бы применять даже при наличии одного общего подразделения. В рассматриваемом случае коэффициент не применяется именно потому, что повышение не было единым и одновременным для всех работников организации либо для всех сотрудников одного реально существующего структурного подразделения.
Рассмотрим подробнее два понятия, которые часто смешивают в кадровой и расчетной работе.
Первое понятие — индексация заработной платы. Она связана с обязанностью работодателя обеспечивать повышение реального содержания заработной платы в связи с ростом потребительских цен. Для коммерческих организаций порядок такой индексации устанавливают коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом, например положением об оплате труда.
Второе понятие — повышение среднего заработка при расчете отпускных. Это специальный расчетный механизм. Он применяется не при каждом увеличении оклада, а только при повышении тарифных ставок, окладов или денежного вознаграждения во всей организации либо в филиале, представительстве или ином структурном подразделении.
Поэтому не будем автоматически считать, что любое повышение зарплаты нужно учитывать при расчете отпускных через коэффициент. Работодатель может назвать мероприятие индексацией в приказе, но для расчета среднего заработка необходимо проверить условия, установленные трудовым законодательством.
Повышение оклада конкретному работнику, нескольким руководителям или отдельной группе сотрудников не дает основания автоматически пересчитывать их средний заработок для отпускных. Даже если оклады выросли по одинаковому проценту, это еще не означает, что выполнено условие о повышении в организации или структурном подразделении.
Разберем актуальные нормы. Для отпусков, начинающихся с 1 сентября 2025 года, применяется Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24 апреля 2025 года № 540.
Ранее аналогичные правила содержались в постановлении Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922. Именно на него часто ссылаются в старых консультациях, форумах и статьях. Однако с 1 сентября 2025 года постановление № 922 утратило силу, поэтому при текущем расчете отпускных необходимо ориентироваться на постановление № 540.
При этом правило о повышающем коэффициенте по существу сохранилось. Средний заработок повышают, когда организация увеличивает тарифные ставки, оклады, должностные оклады или денежное вознаграждение:
во всей организации;
во всем филиале;
во всем представительстве;
во всем ином структурном подразделении, в котором работает сотрудник.
Следовательно, рассмотрим не название приказа, а фактический охват повышения. Нужно установить, повышены ли оклады всем сотрудникам определенной организационной единицы или только отдельным работникам, объединенным по иным признакам.
Рассмотрим случаи, в которых индексация среднего заработка обязательна.
Первый вариант: организация повышает оклады всем работникам с одной даты. Например, с 1 января повышаются должностные оклады всех сотрудников на 10 процентов. Не имеет значения, работают ли сотрудники в разных отделах, на разных должностях или получают разные суммы. Важно, что повышение охватывает всех работников организации.
Второй вариант: организация повышает оклады всем работникам конкретного подразделения. Например, в компании есть отдел продаж, бухгалтерия, производственный цех и административный отдел. С 1 октября оклады повышены всем работникам отдела продаж, а в остальных подразделениях оплаты труда не менялись. Для работников отдела продаж коэффициент необходимо применять при расчете среднего заработка. Для работников бухгалтерии, производственного цеха и администрации коэффициент не применяется.
Третий вариант: повышение происходит в филиале, представительстве или обособленном подразделении. Если всем работникам филиала увеличены оклады, средний заработок работников этого филиала необходимо пересчитать с учетом коэффициента независимо от того, повышались ли оклады в головной организации.
Четвертый вариант: в подразделении повышаются не только оклады, но и постоянные ежемесячные выплаты, установленные в процентах или кратности к окладу. Например, одновременно с увеличением оклада изменяется фиксированная надбавка за квалификацию с 20 процентов до 25 процентов оклада. В этом случае коэффициент определяем с учетом новых и прежних условий оплаты труда.
Для коэффициента важно не одинаковое наименование должностей и не одинаковый размер повышения, а системное увеличение оплаты труда всех работников организации либо конкретного подразделения.
Теперь разберем ситуации, в которых средний заработок не индексируем.
Повышен оклад одному сотруднику. Например, работнику увеличили оклад после успешного прохождения испытательного срока. Это индивидуальное изменение оплаты труда, а не повышение в организации или подразделении.
Работника перевели на другую должность. При переводе на более высокую должность сотрудник может получать больше, но это не является основанием для индексации ранее начисленного заработка при расчете отпускных.
Повышены оклады только руководителям. Если руководители не образуют отдельное структурное подразделение и повышение не охватывает всех работников организации, коэффициент не применяем.
Повышены оклады только отдельным специалистам. Например, организация увеличила зарплату программистам, инженерам, менеджерам по продажам или водителям. Само по себе повышение по профессии не означает повышение в структурном подразделении.
Повышение связано со стажем работы. Если оклады увеличиваются только работникам, отработавшим более трех месяцев, шести месяцев или одного года, это не является повышением по организации либо подразделению.
Повышение зависит от результатов работы. Например, оклад увеличен сотрудникам, выполнившим план продаж, прошедшим аттестацию или получившим более высокий грейд. Такое изменение носит персональный характер.
Увеличена премия, но оклад не изменен. Если работодателем увеличены только разовые, квартальные, годовые или индивидуальные премии, основания для применения коэффициента повышения среднего заработка не возникает.
Изменены выплаты в абсолютной сумме. Например, организация увеличила фиксированную ежемесячную надбавку с 5 000 до 7 000 рублей, но не повышала оклад. Такие выплаты сами по себе не индексируются при расчете среднего заработка по правилам пункта 16 Положения.
Рассмотрим принципиальный момент. Даже если в приказе указано слово «индексация», это не заменяет анализ условий повышения. Для среднего заработка имеет значение, кого именно затронуло повышение и как определен круг работников.
Проанализируем конкретную ситуацию по этапам.
С 1 октября увеличиваются оклады директора, руководителей и старших менеджеров разных направлений. Эти работники относятся к различным должностям и выполняют разные трудовые функции. Если они не составляют отдельное структурное подразделение, такое повышение не является повышением во всей организации или в конкретном подразделении.
Следовательно, для директора, руководителей и старших менеджеров не возникает обязанности применять повышающий коэффициент к ранее начисленному заработку при расчете отпускных.
С 1 ноября увеличиваются оклады работников, которые работают более трех месяцев. Рассмотрим критерий «стаж работы более трех месяцев». Он не связан с организационной структурой работодателя. В одну группу могут попасть работники разных должностей, разных направлений и разных уровней управления. В то же время сотрудники одного отдела могут быть разделены на тех, кто отработал более трех месяцев, и тех, кто еще не достиг этого срока.
Следовательно, повышение окладов по критерию продолжительности работы также не является повышением оплаты труда в структурном подразделении. Коэффициент не применяем.
С 1 декабря повышаются оклады всем остальным работникам. На первый взгляд может показаться, что к декабрю повышение охватило всех сотрудников организации. Однако для расчета среднего заработка важно, что не было одной даты, на которую организация повысила оклады всем работникам.
Часть сотрудников получила повышение в октябре, другая часть — в ноябре, остальные — в декабре. Повышение происходило по различным критериям и в разные периоды. Значит, отсутствует единое повышение окладов в организации или конкретном подразделении.
В рассматриваемой ситуации применять коэффициент индексации при расчете отпускных не нужно. Отпускные рассчитываем исходя из фактически начисленных сумм заработка за расчетный период без пересчета выплат, начисленных до повышения.
Рассмотрим подробнее вопрос о структурных подразделениях. В практике часто встречается формулировка: «Если отделов нет, коэффициент не применяется». Такой вывод не всегда точен.
Если в штатном расписании все сотрудники числятся в одном основном подразделении, это не означает, что организация никогда не должна индексировать средний заработок. Например, работодатель может одновременно повысить оклады всем сотрудникам основного подразделения. Если это подразделение фактически охватывает всех работников компании, условие о повышении в организации будет выполнено.
Поэтому не будем считать отсутствие отдельных отделов самостоятельным основанием для отказа от коэффициента. Необходимо анализировать совокупность обстоятельств:
как сформирована организационная структура работодателя;
какие подразделения предусмотрены штатным расписанием;
какие подразделения указаны в трудовых договорах и кадровых документах;
кто включен в приказ о повышении окладов;
затронуты ли все сотрудники организации или подразделения;
имеется ли единая дата повышения;
объединены ли работники по организационному признаку либо только по стажу, должности, уровню ответственности или результатам работы.
В рассматриваемой ситуации все сотрудники относятся к одному основному подразделению, но повышение происходит для разных групп в разные даты. Следовательно, даже наличие одного общего подразделения не превращает такое изменение оплаты труда в повышение окладов всего подразделения.
Разберем понятие структурного подразделения. К таким подразделениям обычно относят филиалы, представительства, отделы, управления, службы, цеха, участки, департаменты, управления, бюро и иные организационные единицы работодателя.
Структурное подразделение должно быть выделено не только в устной практике работы компании. Его существование необходимо подтвердить организационными и кадровыми документами. Например, структурное подразделение может быть отражено в штатном расписании, организационной структуре, положении о подразделении, трудовом договоре, приказах о распределении полномочий или иных локальных документах.
Не будем признавать структурным подразделением случайную группу работников, составленную только для повышения окладов. Например, группа «все сотрудники со стажем более трех месяцев», «все топ-менеджеры», «все сотрудники с высоким уровнем продаж» или «все работники с окладом выше определенной суммы» не является структурным подразделением только потому, что работодатель объединил их в одном приказе.
Структурное подразделение определяется организационной структурой работодателя, а не критерием, выбранным для повышения зарплаты.
Рассмотрим общий порядок расчета, если условия для индексации среднего заработка не выполнены.
Для оплаты ежегодного отпуска определяем расчетный период. В общем случае он составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Например, если отпуск начинается в декабре, расчетным периодом будет период с 1 декабря прошлого года по 30 ноября текущего года.
Далее определяем выплаты, которые включаются в расчет среднего заработка. Обычно в расчет входят оклады, тарифные ставки, надбавки, доплаты, премии и иные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. При этом учитываем правила включения премий и исключения отдельных периодов.
Не включаем в расчет выплаты социального характера и выплаты, не относящиеся к оплате труда. К ним могут относиться материальная помощь, оплата питания, компенсация проезда, подарки, оплата лечения, выплаты к праздничным датам и другие аналогичные суммы, если они не установлены системой оплаты труда как вознаграждение за труд.
При полностью отработанном расчетном периоде средний дневной заработок определяем по формуле:
Средний дневной заработок = сумма выплат за расчетный период / 12 / 29,3.
Сумму отпускных определяем так:
Отпускные = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска.
Если расчетный период отработан не полностью, вместо 12 месяцев и 29,3 дня используем фактически учтенные календарные дни расчетного периода. Из расчетного периода исключаем время, предусмотренное правилами расчета среднего заработка: дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, командировки с сохранением среднего заработка, ежегодные отпуска, простои в отдельных случаях и другие исключаемые периоды.
В ситуации с поэтапным повышением окладов не корректируем выплаты за месяцы до октября, ноября и декабря. Каждую сумму учитываем в фактически начисленном размере.
Рассмотрим пример. Сотрудник работает менеджером. Его оклад составлял 60 000 рублей. С 1 ноября ему повысили оклад до 66 000 рублей, поскольку на дату повышения он проработал в организации более трех месяцев.
Отпуск начинается 15 января. Расчетный период — с 1 января по 31 декабря прошлого года. Предположим, все месяцы расчетного периода сотрудник отработал полностью и получал только оклад.
За январь — октябрь сотрудник получил по 60 000 рублей. За ноябрь и декабрь — по 66 000 рублей. Сумма выплат за расчетный период составит:
60 000 × 10 + 66 000 × 2 = 732 000 рублей.
Средний дневной заработок составит:
732 000 / 12 / 29,3 = 2 081,91 рубля.
Если отпуск составляет 14 календарных дней, сумма отпускных составит:
2 081,91 × 14 = 29 146,74 рубля.
В этом примере не увеличиваем зарплату за январь — октябрь на коэффициент 66 000 / 60 000. Повышение получил не весь коллектив организации и не все работники отдельного структурного подразделения. Оно связано с индивидуальным условием — продолжительностью работы сотрудника.
Теперь рассмотрим противоположную ситуацию. В организации есть отдел логистики. В штатном расписании и организационной структуре выделен отдел логистики. С 1 октября всем работникам отдела логистики одновременно повысили оклады на 10 процентов.
Сотрудник отдела логистики уходит в отпуск в январе. Его расчетный период — с января по декабрь предыдущего года. До 1 октября его оклад составлял 50 000 рублей, а с 1 октября стал равен 55 000 рублей.
Поскольку повышение затронуло всех работников отдела логистики, выплаты за январь — сентябрь необходимо увеличить на коэффициент:
55 000 / 50 000 = 1,1.
Заработок за каждый месяц до повышения умножаем на 1,1. Выплаты за октябрь, ноябрь и декабрь учитываем в фактически начисленном размере, поскольку они уже начислены после повышения.
Рассмотрим расчет при полностью отработанном периоде. До повышения сотрудник получил:
50 000 × 9 = 450 000 рублей.
После индексации сумма составит:
450 000 × 1,1 = 495 000 рублей.
За октябрь — декабрь сотрудник получил:
55 000 × 3 = 165 000 рублей.
Итого для среднего заработка учитываем:
495 000 + 165 000 = 660 000 рублей.
Средний дневной заработок составит:
660 000 / 12 / 29,3 = 1 877,13 рубля.
Если сотрудник берет отпуск на 14 календарных дней, сумма отпускных будет равна:
1 877,13 × 14 = 26 279,82 рубля.
В этом примере коэффициент применяется, потому что оклады повышены всем работникам реально существующего отдела логистики.
Рассмотрим ситуацию, когда в организации или структурном подразделении было несколько последовательных повышений окладов.
Например, всем сотрудникам отдела производства оклады повышались два раза:
с 1 июля — с 50 000 до 55 000 рублей;
с 1 ноября — с 55 000 до 60 500 рублей.
Работник идет в отпуск в феврале следующего года. В расчетный период входят месяцы до первого повышения, между первым и вторым повышением, а также месяцы после второго повышения.
Для выплат, начисленных до 1 июля, применяем коэффициент:
60 500 / 50 000 = 1,21.
Для выплат, начисленных с июля по октябрь, применяем коэффициент:
60 500 / 55 000 = 1,1.
Выплаты, начисленные с ноября, учитываем без повышения, потому что они уже рассчитаны исходя из последнего увеличенного оклада.
Рассмотрим важное правило: при нескольких системных повышениях используем размер оклада, установленный в месяце последнего повышения, и сравниваем его с окладом, действовавшим в каждом конкретном месяце расчетного периода.
Рассмотрим второй вариант применения коэффициента. Иногда расчетный период уже завершился, но до начала отпуска организация успела повысить оклады всем работникам организации или подразделения.
Например, отпуск начинается 15 декабря. Расчетный период заканчивается 30 ноября. С 1 декабря всем работникам отдела кадров повысили оклады с 70 000 до 77 000 рублей.
В этом случае сначала рассчитываем средний заработок за 12 месяцев по обычным правилам. Затем увеличиваем уже рассчитанный средний заработок на коэффициент:
77 000 / 70 000 = 1,1.
Если условия для индексации выполнены, увеличиваем всю сумму среднего заработка, рассчитанную за расчетный период.
Но если с 1 декабря увеличен оклад только одному кадровому специалисту, либо только руководителю кадровой службы, либо сотрудникам со стажем более трех месяцев, коэффициент не применяем. Средний заработок сохраняем в размере, рассчитанном по фактически начисленным выплатам.
Разберем третий вариант. Сотрудник уже находится в ежегодном оплачиваемом отпуске, и в этот период организация повышает оклады всем работникам организации или подразделения.
Например, отпуск длится с 1 по 14 декабря. С 7 декабря всем работникам отдела закупок повышены оклады. В таком случае пересчитываем не весь отпуск, а только часть среднего заработка, приходящуюся на дни отпуска начиная с 7 декабря.
Следовательно, дни отпуска с 1 по 6 декабря оплачиваем по ранее рассчитанному среднему заработку. Дни отпуска с 7 по 14 декабря оплачиваем с учетом коэффициента повышения.
Если отпускные были выплачены до начала отпуска, после повышения необходимо начислить и выплатить доплату за дни отпуска, которые приходятся на период после даты общего повышения окладов.
Если повышение носит индивидуальный характер, например сотруднику повысили оклад лично во время отпуска, пересчитывать отпускные по коэффициенту не нужно.
Рассмотрим состав выплат, которые имеют значение для коэффициента повышения.
Основой для расчета коэффициента являются тарифная ставка, оклад, должностной оклад или денежное вознаграждение работника. Если вместе с окладом изменяются постоянные ежемесячные выплаты, установленные в процентах или кратности к окладу, их также учитываем при расчете коэффициента.
Например, сотрудник получает:
оклад — 60 000 рублей;
ежемесячную надбавку за квалификацию — 20 процентов от оклада;
ежемесячную надбавку за стаж — 10 процентов от оклада.
До повышения совокупная тарифная часть составляет:
60 000 + 12 000 + 6 000 = 78 000 рублей.
После повышения оклад становится равен 66 000 рублей, а процентные надбавки сохраняются. Совокупная тарифная часть составляет:
66 000 + 13 200 + 6 600 = 85 800 рублей.
Коэффициент составит:
85 800 / 78 000 = 1,1.
Если же надбавка установлена в абсолютной сумме, например 5 000 рублей ежемесячно, ее не увеличиваем при пересчете среднего заработка. В таком случае при определении коэффициента необходимо учитывать особенности правил для выплат, установленных в фиксированном проценте, кратности или абсолютном размере.
Не будем механически индексировать все выплаты, которые работник получил за расчетный период. Например, разовые премии, материальная помощь, компенсации, выплаты социального характера и выплаты в абсолютных суммах могут не увеличиваться на коэффициент. Каждый вид начисления необходимо анализировать отдельно.
Рассмотрим вопрос премий, поскольку он часто вызывает ошибки. Премии могут участвовать в расчете среднего заработка, если они предусмотрены системой оплаты труда и соответствуют правилам учета премий. Однако порядок включения премии в средний заработок и порядок ее увеличения на коэффициент — это разные вопросы.
Ежемесячная премия, установленная в процентах от оклада и выплачиваемая всем работникам подразделения на одинаковых условиях, может быть связана с повышением тарифной части оплаты труда. Если премия определяется как фиксированный процент от оклада, ее сумма обычно увеличивается вместе с окладом.
Премия в твердой сумме, например 10 000 рублей ежемесячно, не увеличивается на коэффициент только из-за роста оклада. Аналогично не увеличиваем разовые премии, премии по итогам квартала, годовые вознаграждения и индивидуальные выплаты, если они не относятся к постоянной части оплаты труда, установленной в процентах или кратности к окладу.
Рассмотрим пример. До повышения работник получал оклад 50 000 рублей и ежемесячную премию 20 процентов от оклада. После общего повышения оклад увеличен до 55 000 рублей, а премия осталась на уровне 20 процентов от оклада. В такой ситуации и оклад, и премия являются частью оплаты, зависящей от тарифной ставки.
Если же работник получает оклад 50 000 рублей и ежемесячную премию 10 000 рублей в твердой сумме, после общего повышения оклада до 55 000 рублей не увеличиваем премию 10 000 рублей на коэффициент 1,1. В расчет среднего заработка включаем ее по фактически начисленному размеру, если она вообще учитывается по правилам расчета среднего заработка.
Рассмотрим подробнее критерий «работники, отработавшие более трех месяцев». Такой критерий может быть предусмотрен положением об оплате труда, системой адаптации, порядком окончания испытательного срока, системой грейдов или внутренней политикой работодателя.
Например, организация может установить, что новый сотрудник получает базовый оклад 50 000 рублей, а после трех месяцев работы — 55 000 рублей. Это допустимая модель изменения оплаты труда, если она оформлена надлежащим образом и соответствует трудовым договорам, положениям об оплате труда и иным локальным актам работодателя.
Однако такой рост оплаты связан с конкретным работником и достижением им определенного стажа. Он не затрагивает одновременно всех работников организации либо подразделения. Даже если в течение одного месяца нескольким сотрудникам повысили оклады после трех месяцев работы, это не становится общим повышением окладов.
Повышение оклада после испытательного срока, адаптационного периода или достижения определенного стажа не индексирует средний заработок для отпускных.
Рассмотрим ситуацию с руководителями и топ-менеджерами. В организации могут быть директор, заместители, руководители направлений, руководители отделов, старшие менеджеры и другие управленческие работники.
Само наличие у работников руководящих должностей не означает, что они образуют структурное подразделение. Руководители могут относиться к разным отделам, направлениям, службам и уровням управления. Например, руководитель отдела продаж относится к отделу продаж, руководитель производственного участка — к производственному подразделению, а главный бухгалтер — к бухгалтерии.
Если организация повышает оклады всем руководителям независимо от их подразделения, она формирует группу по должностному статусу, а не по организационной структуре. Поэтому коэффициент для отпускных не применяется.
Иной вывод возможен, если в организации действительно существует самостоятельное подразделение, например административный департамент, и с определенной даты повышены оклады всем его работникам. В таком случае необходимо проверить, входят ли в подразделение не только руководители, но и другие сотрудники, например помощники, специалисты, секретари, юристы или администраторы. Если повышение не затронуло всех работников административного департамента, оснований для коэффициента также не возникает.
Разберем документы, которые помогут работодателю подтвердить характер повышения оплаты труда и избежать ошибок при расчете отпускных.
Положение об оплате труда. В нем целесообразно закрепить систему оплаты труда, виды постоянных и переменных выплат, порядок индексации заработной платы, основания для повышения окладов, порядок изменения тарифных ставок и правила применения надбавок.
Коллективный договор или соглашение. Если в организации действует коллективный договор, порядок индексации и пересмотра оплаты труда можно определить в нем.
Приказ о повышении окладов. В приказе необходимо указать дату повышения, основание, перечень подразделений или работников, новые размеры окладов, порядок внесения изменений в штатное расписание и кадровые документы.
Штатное расписание или документ об изменении штатного расписания. Если организация ведет штатное расписание, необходимо зафиксировать новые оклады по соответствующим штатным единицам.
Дополнительные соглашения к трудовым договорам. При изменении условий оплаты труда необходимо проверить, требуется ли оформление дополнительных соглашений с работниками в зависимости от основания и порядка изменения зарплаты.
Организационная структура. Если работодатель рассчитывает применять коэффициенты только по отдельным подразделениям, необходимо четко определить состав этих подразделений и закрепить его документально.
В рассматриваемой ситуации приказ лучше составлять таким образом, чтобы из него было понятно: повышение производится по отдельным категориям сотрудников, а не в целом по организации. Это поможет корректно настроить учет и не применять коэффициент к среднему заработку ошибочно.
Рассмотрим распространенные ошибки, которые возникают при поэтапном повышении окладов.
Применяют коэффициент к каждому повышению зарплаты. Не будем индексировать средний заработок только потому, что оклад сотрудника вырос. Сначала проверим, было ли общее повышение в организации или подразделении.
Считают, что одинаковый процент повышения автоматически дает право на коэффициент. Даже если нескольким сотрудникам подняли оклады на 10 процентов, это не означает общего повышения, если другие работники подразделения или организации повышения не получили.
Считают руководителей отдельным подразделением без подтверждающих документов. Группа руководителей может состоять из работников разных структурных подразделений. Не будем объединять их для расчета коэффициента только по должностному статусу.
Приравнивают стажевое повышение к индексации. Повышение после трех месяцев работы является индивидуальным условием оплаты труда и не увеличивает средний заработок по правилам пункта 16 Положения.
Индексируют все выплаты подряд. Не все выплаты, участвующие в среднем заработке, увеличиваются на коэффициент. Особенно внимательно проверим премии, доплаты в твердой сумме и социальные выплаты.
Не учитывают дату повышения. Если повышение произошло внутри расчетного периода, индексируем выплаты до повышения. Если повышение произошло после расчетного периода, но до отпуска, увеличиваем уже рассчитанный средний заработок. Если повышение произошло в отпуске, пересчитываем только дни после даты повышения.
Не проверяют структуру организации. Если отдел фактически существует, но не отражен в кадровых документах, будет сложно доказать, что повышение охватывало всех работников подразделения.
Ставят в программе признак индексации без правового основания. Настройка в 1С может автоматически увеличить средний заработок. Поэтому не будем использовать ее для индивидуальных повышений окладов.
Рассмотрим практическую сторону учета в 1С:Зарплата и управление персоналом 8. В программе важно различать изменение штатного расписания и индексацию заработка действующих сотрудников.
Если организация ведет штатное расписание с сохранением истории, изменение окладов по штатным единицам можно оформить документом Изменение штатного расписания. Этот документ помогает зафиксировать новые размеры окладов по позициям штатного расписания.
Однако изменение штатного расписания само по себе не всегда изменяет оплату труда конкретных работников и не всегда влияет на расчет среднего заработка. Поэтому после изменения штатного расписания необходимо проверить, отражены ли новые условия оплаты труда у сотрудников.
Для изменения плановых начислений действующих работников в 1С:ЗУП используется документ Изменение плановых начислений. В зависимости от интерфейса и версии программы этот документ может быть доступен через раздел изменения оплаты сотрудников.
Если повышение отвечает требованиям для индексации среднего заработка, в документе необходимо установить признак Учитывать как индексацию заработка. Тогда программа рассчитает коэффициент повышения и учтет его при расчете отпускных, командировок и других выплат, определяемых исходя из среднего заработка.
В рассматриваемой ситуации устанавливать признак Учитывать как индексацию заработка не следует. Повышение производится не всем работникам организации или подразделения, а отдельным категориям работников в разные даты.
Рассмотрим общий алгоритм работы в программе.
Откроем настройки расчета зарплаты и проверим, включена ли возможность учета индексации заработка сотрудников.
Оформим изменение окладов документом Изменение плановых начислений или другим документом изменения оплаты труда, который используется в конкретной версии программы.
Выберем работников, которым действительно изменяется оклад.
Укажем новые значения показателей оплаты труда, например оклада, часовой тарифной ставки или постоянной надбавки.
Не устанавливаем флажок Учитывать как индексацию заработка, если повышение не охватывает всех работников организации или подразделения.
Проведем документ и проверим изменения в карточках сотрудников.
При оформлении отпуска создадим документ Отпуск и проверим подробный расчет среднего заработка.
Убедимся, что программа использует фактически начисленные выплаты без повышающего коэффициента.
Не будем использовать настройку индексации только для того, чтобы программа автоматически увеличила отпускные. Сначала необходимо определить, существует ли законное основание для применения коэффициента.
Рассмотрим типичную ошибку при работе в 1С. Пользователь меняет оклады в документе Изменение штатного расписания и ожидает, что программа автоматически пересчитает отпускные всем сотрудникам.
Но штатное расписание отражает плановые позиции работодателя. В нем фиксируются должности, подразделения, количество ставок, размеры окладов и другие параметры штатных единиц. Оно не всегда автоматически изменяет действующие условия оплаты конкретных работников.
Если сотрудник уже принят на работу, его плановые начисления могут потребовать отдельного изменения. Поэтому после корректировки штатного расписания необходимо проверить документы изменения оплаты труда сотрудников.
Кроме того, сам факт изменения штатного расписания не означает, что средний заработок должен быть индексирован. Коэффициент зависит от характера повышения: было ли оно общим для организации или подразделения, относится ли оно к тарифной части оплаты труда и когда произошло по отношению к отпуску.
После оформления отпуска необходимо проверить расчет среднего заработка. Для этого откроем документ Отпуск и проанализируем сведения о расчетном периоде, сумме учитываемых начислений, исключаемых периодах и среднем дневном заработке.
Рассмотрим, что нужно проверить в первую очередь.
Правильно ли программа определила расчетный период.
Учтены ли все месяцы, которые должны войти в расчет.
Исключены ли дни болезни, предыдущих отпусков, командировок и другие исключаемые периоды.
Учтены ли выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.
Не увеличены ли начисления автоматически на коэффициент без основания.
Не установлен ли в документах изменения оплаты ошибочный признак индексации заработка.
Соответствует ли средний дневной заработок ручной проверке.
Если повышение было оформлено как индексация ошибочно, необходимо исправить документ изменения оплаты труда, снять признак Учитывать как индексацию заработка, перепровести документ и пересчитать отпуск.
Если отпуск уже начислен и выплачен, после исправления необходимо провести перерасчет отпускных, НДФЛ, страховых взносов и суммы к выплате. Также необходимо проверить, не сформировалась ли переплата работнику.
Разберем ситуацию, когда бухгалтер уже применил коэффициент при расчете отпускных работнику, которому оклад повысили индивидуально или как сотруднику определенной категории.
Сначала выясним, действительно ли повышение не соответствовало условию о повышении во всей организации или подразделении. Проверим приказ, штатное расписание, организационную структуру, список работников, даты повышения и документы изменения оплаты труда.
Если повышение не было общим, необходимо исправить расчет среднего заработка. В 1С следует снять ошибочный признак индексации в документе изменения оплаты труда либо скорректировать настройки, повлиявшие на расчет.
После этого пересчитаем документ Отпуск. Если работнику были начислены отпускные в завышенной сумме, сформируется переплата. Вопрос о ее удержании необходимо решать с учетом трудового законодательства. Не следует автоматически удерживать переплату из последующей заработной платы без проверки законных оснований и оформления необходимых документов.
Если организация ошибочно занизила отпускные, потому что не применила коэффициент при общем повышении окладов, необходимо начислить сотруднику доплату. Одновременно необходимо скорректировать НДФЛ, страховые взносы, бухгалтерские записи и отчетность при необходимости.
Подведем итог. В организации отсутствует разделение работников на самостоятельные структурные подразделения. Повышение окладов проводится поэтапно:
с 1 октября — директору, руководителям и старшим менеджерам;
с 1 ноября — работникам со стажем более трех месяцев;
с 1 декабря — остальным сотрудникам.
Эти группы сформированы не по организационной структуре, а по должностям, уровню управления и продолжительности работы. Ни в октябре, ни в ноябре, ни в декабре оклады не повышаются всем работникам организации или всем сотрудникам одного реально выделенного структурного подразделения одновременно.
Следовательно, повышающий коэффициент при расчете отпускных не применяем. Средний заработок рассчитываем по фактически начисленным выплатам за расчетный период. В 1С:ЗУП изменения окладов отражаем как обычное изменение оплаты труда без установки признака Учитывать как индексацию заработка.
При этом рекомендуем отдельно закрепить в локальных документах порядок индексации заработной платы и порядок повышения окладов по стажу, должности, результатам работы или иным основаниям. Это позволит четко разграничить обязательную индексацию оплаты труда и индивидуальные изменения условий оплаты, а также избежать ошибок при расчете отпускных.
Информация носит справочный характер