Разберем ситуацию, когда организация перечисляет поставщикам предоплату, получает от них счета-фактуры на аванс и хочет быстро проверить, все ли такие документы отражены в программе. Под «полученными авансовыми счетами-фактурами» в данном случае будем понимать счета-фактуры, которые поставщик выставляет покупателю после получения предоплаты. В 1С такой документ обычно оформляется как Счет-фактура полученный с видом счета-фактуры «На аванс».
Сразу разграничим два разных понятия, которые часто смешивают при проверке НДС. Полученный аванс — это деньги, поступившие от покупателя в адрес нашей организации. Выданный аванс — это деньги, перечисленные нашей организацией поставщику. Если мы ищем входящий счет-фактуру поставщика на предоплату, то будем анализировать именно выданные авансы, расчеты с поставщиками и НДС по авансам выданным.
Рассмотрим основную задачу: необходимо найти поставщиков, которым были перечислены авансы, но в 1С отсутствует зарегистрированный счет-фактура на аванс. Важно понимать, что один отчет сам по себе не всегда даст готовый список ошибок. Для надежной проверки сопоставим несколько источников: остатки выданных авансов, список введенных счетов-фактур на аванс, данные по НДС и фактические документы от поставщиков.
Начнем с главного ограничения. Счет 76.ВА используется для учета НДС по авансам и предоплатам, выданным поставщикам. В типовой схеме он участвует тогда, когда счет-фактура на аванс уже зарегистрирован и НДС по нему отражен в учете либо принят к вычету.
Если организация перечислила деньги поставщику, но счет-фактуру на аванс еще не получила или не внесла в 1С, на счете 76.ВА такой контрагент может вообще не появиться. Поэтому отчет по 76.ВА показывает не всех поставщиков, которым перечислены предоплаты, а только тех, по кому в программе уже появились операции, связанные с НДС по авансу.
Именно поэтому проверка только по кредиту счета 76.ВА не отвечает на вопрос «по каким выданным авансам не введен счет-фактура». Она отвечает на другой вопрос: «по каким авансовым счетам-фактурам уже отражен НДС». Для поиска отсутствующих документов сначала посмотрим на сами авансы, то есть на остатки расчетов с поставщиками.
Проанализируем упрощенную схему учета. Когда организация перечисляет поставщику предоплату, программа обычно формирует расчеты по субсчету 60.02. Когда поставщик отгружает товары, выполняет работы или оказывает услуги, возникает задолженность по субсчету 60.01, а аванс засчитывается в оплату поступления. Когда организация получает от поставщика счет-фактуру на предоплату и принимает НДС к вычету, в учете участвует счет 76.ВА.
Таким образом, для поиска неоформленных входящих счетов-фактур на аванс будем сопоставлять как минимум два массива данных: список открытых или значимых выданных авансов по 60.02 и список счетов-фактур с видом «На аванс» в документе Счет-фактура полученный.
Перед формированием отчетов определим период проверки. Обычно такую проверку выполняем перед закрытием квартала, перед формированием декларации по НДС или перед подготовкой книги покупок. Укажем дату проверки как последний день квартала, например 31 марта, 30 июня, 30 сентября или 31 декабря.
Не будем автоматически считать ошибкой каждый платеж поставщику. Деньги, перечисленные поставщику, могут быть не авансом. Например, платеж может погашать ранее возникшую задолженность, относиться к займу, возврату, обеспечительному платежу, агентскому договору, расчетам без НДС или иной операции, по которой авансовый счет-фактура не требуется.
Также не будем автоматически требовать счет-фактуру на аванс, если у организации нет права на вычет НДС по конкретной операции. Право на вычет НДС с выданного аванса возникает при соблюдении условий, предусмотренных Налоговым кодексом. В частности, нам необходимо иметь договор или условие, предусматривающее предоплату, документ об оплате, корректно оформленный счет-фактуру от продавца и планируемое использование приобретаемых товаров, работ, услуг или имущественных прав в операциях, облагаемых НДС.
Рассмотрим подробнее: НДС с выданного аванса — это право покупателя, а не обязанность. Поэтому отсутствие регистрации авансового счета-фактуры не всегда означает ошибку учета. Организация могла сознательно не заявлять вычет по авансу. Например, поставка ожидается в ближайшее время, а бухгалтерия применяет внутреннее правило не принимать НДС к вычету по краткосрочным авансам.
Однако даже если организация не принимает НДС к вычету, полезно контролировать наличие документов от поставщика. Такой контроль позволит своевременно запросить недостающий счет-фактуру, проверить условия договора, подтвердить расчеты с контрагентом и избежать проблем при дальнейшей сверке взаиморасчетов.
Основной отчет для поиска кандидатов на проверку — оборотно-сальдовая ведомость по счету 60.02. В стандартной конфигурации откроем раздел отчетов и сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету по счету расчетов по авансам выданным.
Рассмотрим настройку отчета по шагам.
60.02, если в учетной политике и плане счетов выданные авансы поставщикам отражаются на этом субсчете.После формирования отчета получим перечень контрагентов и договоров, по которым на дату проверки числится дебиторская задолженность в виде аванса. Это и будет исходный список для контроля. Не будем ограничиваться только контрагентом: один и тот же поставщик может иметь несколько договоров, разные валюты расчетов, разные ставки НДС, разные условия оплаты и несколько независимых предоплат.
Посмотрим на пример. Организация перечислила поставщику «Альфа» 120 000 рублей по договору поставки оборудования. На конец квартала по счету 60.02 остается дебетовое сальдо 120 000 рублей. В списке счетов-фактур полученных на аванс по этому поставщику нет документа. Такой контрагент должен попасть в список для проверки.
Теперь рассмотрим другой пример. Организация перечислила поставщику «Бета» 240 000 рублей, а через несколько дней получила товар на всю сумму. На конец квартала аванс полностью зачтен, и остатка по 60.02 нет. Формально в отчете по открытым авансам поставщик «Бета» не появится. При этом бухгалтеру может быть важно выяснить, был ли нужен счет-фактура на аванс и заявлялся ли по нему вычет. Поэтому для полной проверки недостаточно смотреть только конечное сальдо: необходимо анализировать обороты за квартал и документы поступления.
Именно по этой причине рекомендуем строить два варианта отчета. Первый вариант — по конечным дебетовым остаткам на счете 60.02. Он покажет незакрытые авансы. Второй вариант — по дебетовым оборотам за период. Он покажет все перечисленные поставщикам суммы, в том числе авансы, которые были зачтены в течение квартала.
В обсуждениях по 1С часто встречается практический подход: если предоплата и поставка произошли в одном квартале, отдельный авансовый счет-фактура может не иметь практического смысла для покупателя, поскольку НДС по обычному счету-фактуре на поступление можно принять к вычету после принятия ценностей к учету при выполнении необходимых условий.
Но не будем делать вывод только по одному признаку — «аванс закрыт в квартале». Для проверки необходимо выяснить фактическую дату оплаты, дату отгрузки, дату поступления документов, наличие договора, статус поставщика по НДС и порядок, который применяет организация. У поставщика могут быть обязанности по оформлению документов, а у покупателя могут быть основания для отдельного учета НДС с аванса.
Рассмотрим ситуацию: оплата перечислена 28 марта, товар поступил 31 марта, а счет-фактура на поступление получен вместе с товаром. Если организация не принимала НДС с аванса к вычету, то для контроля НДС может оказаться достаточно обычного счета-фактуры на поступление. Но если поставщик выставил отдельный счет-фактуру на аванс, его все равно необходимо учитывать в документообороте и оценивать, нужно ли вводить его в 1С.
Другой пример: аванс перечислен 25 марта, поставка ожидается в мае. На 31 марта по счету 60.02 остается дебетовый остаток. В этом случае риск отсутствия счета-фактуры на аванс выше, поскольку предоплата переходит на следующий налоговый период. Такой аванс следует обязательно включить в контрольный список.
Еще один пример: организация перечислила аванс поставщику, применяющему специальный режим или освобождение от НДС. В этом случае счет-фактура с НДС может отсутствовать обоснованно. Не будем требовать документ только потому, что на 60.02 есть дебетовый остаток. Сначала проверим статус поставщика, условия договора и характер операции.
После того как сформировали список авансов по счету 60.02, перейдем к списку счетов-фактур, уже введенных в программу. В типовой конфигурации обычно используем раздел «Покупки» и список Счета-фактуры полученные.
Для поиска именно авансовых документов применим расширенный поиск. В отборе укажем вид счета-фактуры «На аванс». Если программа позволяет настроить дополнительные поля, добавим организацию, контрагента, договор, дату, номер счета-фактуры, документ-основание, сумму документа и сумму НДС.
Рассмотрим последовательность проверки.
Счета-фактуры полученные.60.02.Сопоставление лучше выполнять не только по названию контрагента. Рассмотрим подробнее, какие признаки нужно сверять: поставщика, договор, сумму аванса, дату перечисления, платежное поручение или списание с расчетного счета, дату и номер счета-фактуры, сумму НДС, ставку НДС и наличие последующего поступления.
Если у поставщика несколько договоров, не будем объединять их в одну строку. Например, организация могла перечислить аванс по договору поставки товаров и отдельно оплатить услуги по договору монтажа. Счет-фактура на аванс по одному договору не подтверждает наличие документа по другому договору.
Также не будем сравнивать только итоговые суммы. Аванс может быть частичным, а счет-фактура может быть выставлен на несколько платежей или, наоборот, на часть предоплаты. При частичных оплатах и частичных поставках сравним суммы по конкретным расчетным документам.
Если в ходе проверки обнаружим, что счет-фактура поставщика получен, но не отражен в базе, зарегистрируем его в документе Счет-фактура полученный. Для авансового документа важно указать правильный вид счета-фактуры — «На аванс».
Как правило, документ можно создать на основании банковского документа перечисления денег поставщику, например на основании Списание с расчетного счета. Такой способ удобен, потому что программа автоматически подставляет контрагента, договор, сумму оплаты и другие данные документа-основания.
Рассмотрим порядок действий.
Счет-фактура полученный.Не будем вводить счет-фактуру только для того, чтобы контрагент появился на счете 76.ВА. Сначала проверим фактическое наличие документа поставщика и условия для вычета. Введенный в 1С документ должен соответствовать реальному счету-фактуре, договору и платежным документам.
Если счет-фактура поступил через электронный документооборот, проверим, отражен ли он в учете. Получение электронного документа не всегда означает, что он уже проведен в бухгалтерской базе. Документ может находиться в списке входящих документов, ожидать отражения в учете, быть созданным, но не проведенным или быть проведенным без нужного отражения НДС.
После сопоставления авансов и счетов-фактур используем счет 76.ВА как дополнительный контроль. Он помогает понять, по каким счетам-фактурам на аванс программа уже сформировала налоговые записи.
В типовой схеме при принятии НДС с выданного аванса к вычету формируется запись с участием счета 68.02 и счета 76.ВА. Когда аванс впоследствии засчитывается в счет поступления товаров, работ или услуг, НДС с ранее заявленного аванса необходимо восстановить в соответствующем порядке. В восстановлении также участвует счет 76.ВА.
Поэтому оборотно-сальдовая ведомость по 76.ВА поможет проверить несколько ситуаций.
При этом еще раз зафиксируем важное правило: отсутствие контрагента на 76.ВА не доказывает, что счет-фактура отсутствует. Возможны разные причины. Документ действительно не введен. Счет-фактура введен, но вычет не отражен. Вычет перенесен на другой период. Поставщик не является плательщиком НДС. Операция не дает права на вычет. Аванс уже закрыт и вычет по нему не применялся.
Поэтому счет 76.ВА будем использовать как аналитический инструмент для контроля НДС, а не как единственный источник поиска неоформленных счетов-фактур.
Отчет Анализ учета по НДС позволяет дополнительно проверить, как программа сформировала данные для книги покупок и книги продаж. Его удобно использовать после того, как введены все документы поступления, счета-фактуры и банковские операции.
В отчете обратим внимание на показатели, связанные с НДС по авансам выданным. При расшифровке данных по счету 76.ВА можно увидеть документы и суммы, которые участвуют в расчетах по НДС. Это позволяет выявить ситуации, когда НДС по авансу был принят к вычету, но не восстановлен после поступления товаров или услуг.
Однако не будем ожидать, что Анализ учета по НДС покажет все отсутствующие счета-фактуры поставщиков. Отчет строится по данным, которые уже есть в учете. Если авансовый счет-фактура не введен, программа не сможет включить его в анализ. Поэтому сначала ищем аванс по расчетам с поставщиком, затем сравниваем его с документами, а уже после этого используем анализ НДС для контрольной сверки.
Рассмотрим типичную ситуацию. Организация перечислила аванс, получила от поставщика счет-фактуру, ввела его в 1С и заявила НДС к вычету. Затем поставщик отгрузил товар, но операция восстановления НДС с аванса не выполнена. В таком случае поставщик появится на 76.ВА, но отчет покажет несоответствие в дальнейшей цепочке учета. Это не ошибка отсутствия счета-фактуры, а ошибка последующего отражения НДС.
Для надежной проверки создадим рабочую таблицу или используем аналитический отчет в 1С. В строках будем отражать не просто контрагентов, а конкретные авансовые операции. В качестве ключа проверки используем связку: организация, контрагент, договор, платежный документ, дата оплаты и сумма.
Рассмотрим рекомендуемые поля контрольного списка.
Такая таблица позволит не просто найти пропущенные документы, но и объяснить каждый случай. Например, в графе причины можно указать: «счет-фактура запрошен у поставщика», «поставщик без НДС», «аванс возвращен», «поставка ожидается в следующем квартале», «вычет не заявляем по учетной политике», «документ получен через ЭДО, требуется провести», «аванс зачтен в текущем квартале».
Рассмотрим пример частичной оплаты. Организация перечислила поставщику 300 000 рублей, затем получила счет-фактуру на аванс на 180 000 рублей, а оставшиеся 120 000 рублей поставщик отразил отдельным счетом-фактурой позже. Если сравнить только итоговые суммы по контрагенту, можно ошибочно решить, что документ есть. Поэтому разберем операции по датам и платежным документам.
Рассмотрим пример частичной поставки. Организация перечислила 500 000 рублей, поставщик отгрузил товары на 200 000 рублей, а 300 000 рублей остались авансом. В этом случае часть НДС с выданного аванса может подлежать восстановлению после зачета, а часть продолжит относиться к неиспользованной предоплате. Для контроля необходимо сравнивать суммы не только по поставщику, но и по этапам расчетов.
Если оборотно-сальдовой ведомости недостаточно, сформируем Анализ субконто по контрагентам и договорам. Такой отчет удобен, когда необходимо увидеть движение расчетов по поставщику более подробно: оплату, поступление, зачет аванса, возврат денежных средств, корректировки долга и остаток.
В настройках отчета выберем аналитику по контрагенту, договору и при необходимости по документу расчетов. В качестве счетов укажем 60.01 и 60.02. Так мы увидим, как предоплата связана с последующим поступлением и не скрывается ли аванс за свернутыми оборотами.
Рассмотрим подробнее, что будем искать в отчете. Если по договору есть дебетовый остаток на 60.02, а в списке счетов-фактур на аванс нет документа, включим строку в проверку. Если аванс был зачтен, но в течение квартала по дебету 60.02 были крупные обороты, а документов на аванс нет, отдельно оценим необходимость запроса счета-фактуры у поставщика.
Отчет особенно полезен при сложных взаиморасчетах, когда поставщик одновременно получает предоплаты, отгружает товары, возвращает часть денег, проводит взаимозачеты и выставляет корректировочные документы. В таких случаях нельзя опираться только на конечное сальдо.
Когда обнаружим расхождение, не будем сразу исправлять данные. Сначала откроем Карточка счета по 60.02, а при необходимости также по 60.01, 76.ВА, 19.03 и 68.02.
Карточка счета поможет последовательно проследить цепочку операции. Сначала увидим дату списания денежных средств. Затем проверим, была ли сформирована предоплата. После этого посмотрим, зарегистрирован ли счет-фактура на аванс. Далее проверим дату поступления товаров, работ или услуг, зачет аванса, принятие НДС к вычету и восстановление НДС.
Разберем наиболее распространенные причины расхождений.
60.01 вместо 60.02 либо наоборот.После определения причины внесем исправления только на основании реальных документов поставщика и фактической хозяйственной операции. Не будем корректировать проводки вручную без понимания, какой документ должен формировать движение в учете.
Перед подготовкой декларации по НДС сформируем книгу покупок за проверяемый квартал. Сверим записи по авансовым счетам-фактурам с документами Счет-фактура полученный и с данными счета 76.ВА.
Если организация заявляет вычет НДС с выданного аванса, соответствующий счет-фактура должен быть отражен в книге покупок в том налоговом периоде, в котором выполнены условия для вычета. Поэтому проверим не только наличие документа в списке, но и факт его участия в налоговом учете.
Если счет-фактура на аванс есть в базе, но в книге покупок отсутствует, выясним причину. Возможно, не установлен признак отражения вычета. Возможно, документ проведен в другом периоде. Возможно, счет-фактура введен без корректной связи с оплатой. Возможно, организация приняла решение не заявлять вычет по этому авансу.
Если счет-фактура попал в книгу покупок, а затем аванс был зачтен поставкой, обязательно проверим восстановление НДС. В типовой конфигурации для этой цели используются регламентные операции по формированию записей книги продаж. В зависимости от настроек и версии программы восстановление может выполняться автоматически при заполнении соответствующего документа, но результат всегда нужно проверять по данным книги продаж, счета 76.ВА и анализа учета по НДС.
Не будем переносить проверку восстановления НДС на следующий квартал без оснований. Если товары, работы или услуги получены в счет предоплаты, обязанность восстановить ранее принятый НДС может возникнуть в периоде, определяемом правилами налогового учета. Поэтому будем сопоставлять дату зачета аванса, дату отгрузки, дату принятия к учету и дату отражения документов в программе.
Чтобы не искать отсутствующие счета-фактуры вручную перед каждой декларацией, введем регулярный контроль. Наиболее удобно выполнять его ежемесячно и дополнительно перед закрытием квартала.
Рассмотрим рекомендуемый порядок работы бухгалтера.
Счет-фактура полученный с видом «На аванс».60.02 со списком введенных счетов-фактур на аванс.60.02, 76.ВА, книгу покупок, книгу продаж и отчет Анализ учета по НДС.Такой регламент особенно важен при большом количестве поставщиков, нескольких организациях в одной базе, частичных оплатах, оплатах в валюте, поставках по нескольким договорам и использовании электронного документооборота.
Если стандартных отчетов недостаточно, используем Универсальный отчет либо внешний отчет на основе системы компоновки данных. Такой инструмент позволит собрать контрольный список в одном отчете и уменьшить объем ручного сравнения.
Для построения внутреннего контрольного отчета обычно используют данные документов оплаты поставщикам, документы Счет-фактура полученный, данные взаиморасчетов и бухгалтерские записи по счетам 60.02 и 76.ВА. В результате можно получить список авансов, по которым отсутствует связанный счет-фактура на аванс либо отсутствует запись о принятии НДС к вычету.
Рассмотрим логику такого отчета. Сначала отбираем платежи поставщикам с видом операции, связанным с оплатой поставщику. Затем исключаем платежи, полностью закрытые задолженностью прошлого периода, возвраты, внутренние перемещения и операции без НДС. После этого сравниваем платежи с документами Счет-фактура полученный с видом «На аванс». Если для платежа нет подходящего документа, выводим строку в отчет.
При разработке отчета не будем использовать только одно совпадение по контрагенту. Для корректного контроля в правила сопоставления включим организацию, контрагента, договор, дату, сумму и документ расчетов. При необходимости добавим допуск по сумме, так как один счет-фактура может быть оформлен на несколько платежей или один платеж может быть закрыт несколькими документами.
Если в организации нет специалиста по доработке 1С, сначала используем стандартный отчет по счету 60.02 и расширенный поиск в списке счетов-фактур полученных. В большинстве случаев этого достаточно, если настроить регулярную сверку и не откладывать ввод документов на конец квартала.
Рассмотрим одну из самых частых ошибок при проверке. Бухгалтер видит, что по поставщику есть аванс на 60.02, но на 76.ВА движения отсутствуют. Делать вывод «счет-фактура не введен» в такой ситуации нельзя.
Необходимо проверить три независимых признака.
Счет-фактура полученный с видом «На аванс».Возможны четыре основных комбинации. Счет-фактура не получен и не введен — необходимо запросить документ у поставщика, если он нужен по операции. Счет-фактура получен, но не введен — необходимо зарегистрировать документ в 1С. Счет-фактура введен, но НДС не принят к вычету — необходимо проверить принятое решение и настройки отражения НДС. Счет-фактура введен и вычет отражен — необходимо проконтролировать дальнейшее восстановление НДС после зачета аванса.
Такой подход поможет не смешивать документооборот, бухгалтерский учет и налоговый учет. Один и тот же аванс может быть правильно отражен по расчетам, но иметь незавершенный документооборот. Или, наоборот, счет-фактура может быть введен, но не участвовать в НДС по причине выбранной учетной политики.
Особое внимание уделим авансам, которые остаются на счете 60.02 несколько месяцев или кварталов. Чем дольше числится предоплата, тем выше вероятность, что по ней потеряны документы, неверно настроены взаиморасчеты, не отражен возврат денег или возник спор с поставщиком.
Для такой проверки сформируем оборотно-сальдовую ведомость по 60.02 за длительный период и отсортируем строки по дате возникновения аванса. Затем расшифруем старые остатки через Карточка счета и посмотрим, что произошло после перечисления денег.
По каждому старому авансу зададим последовательные вопросы: действительно ли поставка еще ожидается; действует ли договор; не был ли аванс возвращен; получен ли счет-фактура; был ли НДС принят к вычету; не требуется ли восстановление НДС; не нужно ли провести корректировку долга; не требуется ли инвентаризация расчетов с контрагентами.
Не будем списывать старые авансы только потому, что они давно числятся в отчете. Сначала подтвердим состояние расчетов актом сверки, договором, перепиской с поставщиком и первичными документами. Только после этого будем принимать решение по бухгалтерскому и налоговому учету.
При работе в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 будем учитывать, что интерфейс, наименования команд, формы счетов-фактур и порядок заполнения отдельных реквизитов могут отличаться в зависимости от версии программы. В старых релизах расположение разделов и настроек может не совпадать с актуальными инструкциями.
Если учет ведется в версии, которая давно не обновлялась, перед подготовкой декларации проверим, поддерживает ли релиз действующие формы счетов-фактур, книги покупок, книги продаж и актуальные ставки НДС. Не будем переносить настройки и документы из старой версии без проверки, особенно если авансы и отгрузки относятся к разным календарным годам или периодам изменения ставок НДС.
При переходных операциях отдельно проверим дату аванса, дату поставки, ставку НДС в счете-фактуре, порядок зачета предоплаты и восстановление НДС. Такие операции требуют особенно внимательной сверки, потому что бухгалтерская логика расчета аванса может отличаться от налогового порядка отражения НДС.
Подведем итог и соберем проверку в единый рабочий алгоритм. Сначала не будем искать контрагентов по 76.ВА. Сначала найдем сами выданные авансы, затем проверим документы, а уже после этого проанализируем НДС.
60.02 с детализацией по контрагентам, договорам и документам расчетов.60.02, чтобы увидеть авансы, зачтенные в течение периода.Счета-фактуры полученные.Счет-фактура полученный на основании документа оплаты или вручную по первичному документу.76.ВА и убедимся, что операции по НДС отражены корректно.Анализ учета по НДС, книгу покупок и книгу продаж.Таким образом, самый быстрый и надежный способ заключается не в просмотре каждого контрагента вручную, а в сравнении двух списков: выданных авансов по счету 60.02 и введенных документов Счет-фактура полученный с видом «На аванс». Счет 76.ВА и отчет Анализ учета по НДС используем как дополнительный контроль правильности отражения НДС, но не как основной инструмент поиска отсутствующих документов.
Информация носит справочный характер