Разберем ситуацию, когда организация получила требование из налоговой инспекции представить УПД, документы по конкретному контрагенту и журнал операций по счетам 90 «Продажи» и 68 «Расчеты по налогам и сборам». В 1С:Предприятии 8.3 важно сначала определить, какая именно конфигурация используется. Чаще всего речь идет о программе 1С:Бухгалтерия предприятия редакции 3.0, поскольку именно в ней ведется бухгалтерский и налоговый учет по счетам 90 и 68.
Сразу уточним важный момент: 1С:Предприятие 8.3 — это платформа, а не название конкретной бухгалтерской программы. Меню, названия отчетов и доступные настройки могут отличаться в зависимости от конфигурации: 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Управление нашей фирмой или доработанная программа.
Если учет ведется в типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, для ответа на требование налоговой обычно не нужно искать отдельный документ с названием «Журнал операций по счетам 90 и 68». Наиболее подходящими регистрами будут стандартные отчеты Карточка счета, Отчет по проводкам, Оборотно-сальдовая ведомость по счету и при необходимости Главная книга.
Рассмотрим подробнее, какой отчет выбрать, как настроить его по счетам 90 и 68, как ограничить период и организацию, а также как проверить результат перед отправкой документов в ИФНС.
Начнем с главного вывода. Если инспекция просит журнал операций по конкретным бухгалтерским счетам, наиболее удобным и понятным документом для представления обычно является карточка счета. Этот отчет показывает все проводки, в которых участвует выбранный счет: дату операции, документ-основание, корреспондирующий счет, дебетовые и кредитовые обороты, содержание операции и аналитику.
Для рассматриваемого требования сформируем как минимум два отдельных отчета:
Карточку счета 90 за период, указанный в требовании.
Карточку счета 68 за тот же период.
При необходимости дополним эти документы отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счетам 90 и 68. Такой отчет даст инспектору общую картину начальных остатков, оборотов и конечных остатков, а карточка счета позволит расшифровать каждую сумму до конкретной проводки и документа.
Если в требовании прямо указано предоставить единый «журнал операций», а не отдельные карточки счетов, сформируем дополнительно Отчет по проводкам с отбором по счетам 90 и 68. Этот отчет удобно использовать как единый перечень бухгалтерских проводок по обоим счетам.
Не ограничивайтесь обычным общим журналом операций из раздела «Операции». Он показывает список документов и операций, но не всегда подходит для подготовки регистра именно по счетам 90 и 68. В общем журнале может отсутствовать удобный отбор по всем бухгалтерским проводкам, а также может быть сложно подтвердить, что в выгрузку вошли только нужные счета.
Разберем различие между общим журналом операций и стандартным отчетом по счету. В разделе Операции обычно доступен Журнал операций. В нем отражаются документы и ручные операции, которые формируют бухгалтерские записи. Через этот журнал удобно искать конкретный документ, открывать проводки и просматривать движения документа.
Однако при подготовке ответа в налоговую общий журнал операций имеет несколько недостатков:
он может содержать большое количество документов, не относящихся к счетам 90 и 68;
в нем не всегда удобно отобрать операции по группам счетов и субсчетам;
для проверки оборотов по счету инспектору потребуется дополнительно анализировать проводки каждого документа;
общий журнал может оказаться слишком объемным, если требование охватывает длительный период;
при наличии нескольких организаций в одной базе нужно дополнительно контролировать, по какой организации сформированы сведения.
Карточка счета решает эти задачи точнее. В ней сразу видны проводки, связанные с выбранным счетом. Поэтому для счета 90 карточка покажет операции по выручке, себестоимости, НДС, коммерческим и управленческим расходам, закрытию продаж и финансовому результату. Для счета 68 карточка покажет начисление налогов, расчеты с бюджетом, зачеты, перечисления, переносы на единый налоговый счет и другие движения, которые зависят от периода учета и настроек программы.
Рассмотрим это на условном примере. При реализации товаров могут формироваться проводки:
по отражению выручки — дебет счета расчетов с покупателем и кредит субсчета 90.01;
по списанию себестоимости — дебет субсчета 90.02 и кредит счета учета товаров, материалов или готовой продукции;
по начислению НДС — дебет субсчета 90.03 и кредит субсчета 68.02;
по закрытию субсчетов продаж — проводки между субсчетом 90.09 и счетом финансового результата.
В такой ситуации карточка счета 90 покажет все записи, связанные с продажей. Карточка счета 68 покажет начисление НДС и другие расчеты с бюджетом. Если инспекция проверяет сделку с контрагентом, эти отчеты помогут увязать УПД, реализацию, начисленный НДС и движения по расчетам с бюджетом.
Прежде чем формировать отчеты, внимательно проанализируем текст требования. Не будем сразу выгружать весь журнал операций за несколько лет: это может привести к передаче лишней информации, затруднить проверку и увеличить риск ошибок.
Проверим следующие реквизиты требования:
период, за который запрошены документы и регистры;
наименование организации, если в базе ведется учет нескольких юридических лиц;
контрагента, по которому запрашиваются УПД и другие документы;
перечень конкретных документов: УПД, договоры, акты, платежные поручения, транспортные документы, счета-фактуры, книги покупок или продаж;
счета бухгалтерского учета, указанные в требовании;
нужно ли представить информацию по всем операциям за период либо только по сделкам с конкретным контрагентом;
основание требования: проверка самой организации, встречная проверка контрагента или истребование информации по конкретной сделке;
срок представления документов и способ отправки.
Если формулировка требования звучит как «представить УПД и иные документы по контрагенту, а также журнал операций по счетам 90 и 68», не будем автоматически считать, что отчет по счетам также должен быть ограничен только этим контрагентом. В некоторых требованиях сведения по контрагенту и регистры по счетам запрашиваются как отдельные группы документов.
Если формулировка неоднозначна, проанализируем основание требования и перечень документов. При необходимости запросим у инспектора уточнение, но не будем пропускать установленный срок исполнения требования. Пока уточнение не получено, безопаснее сформировать карточки счетов за указанный период по организации в целом и отдельно подготовить первичные документы по конкретному контрагенту.
Не подменяйте требуемый регистр простой подборкой УПД. УПД подтверждает хозяйственную операцию, а карточка счета или отчет по проводкам показывает, как эта операция отражена в бухгалтерском учете.
Рассмотрим подробнее счет 90. Счет 90 «Продажи» обычно используется для учета доходов, расходов и финансового результата по обычным видам деятельности. В типовом плане счетов к нему могут относиться субсчета для выручки, себестоимости продаж, НДС, акцизов, экспортных пошлин, коммерческих расходов, управленческих расходов и финансового результата от продаж.
При подготовке карточки счета 90 не ограничивайтесь только субсчетом 90.01. Если инспекция запросила сведения по счету 90 в целом, включим все субсчета, которые используются в учете организации. В зависимости от вида деятельности это могут быть субсчета 90.01, 90.02, 90.03, 90.07, 90.08 и 90.09.
Теперь рассмотрим счет 68. Он предназначен для учета расчетов по налогам и сборам. В организации могут использоваться разные субсчета: по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ, имущественным налогам, транспортному налогу, земельному налогу, прочим налогам и сборам. В период применения механизма единого налогового счета в учете также может использоваться субсчет 68.90 «Единый налоговый счет».
Если в требовании указан счет 68 без уточнения субсчета, сформируем отчет с детализацией по всем используемым субсчетам. Не исключайте из отчета субсчет 68.90, если он применялся в запрошенном периоде. Иначе движения по начисленным налогам и их переносу на ЕНС могут выглядеть неполными.
Для налоговой инспекции важно видеть не только итоговую сумму, но и логику проводок. Поэтому в отчете должны быть видны субсчета, корреспондирующие счета, документы-регистраторы и суммы по дебету и кредиту.
Рассмотрим основной вариант подготовки журнала операций по счету 90. В типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 откроем раздел Отчеты, затем перейдем в группу Стандартные отчеты и выберем отчет Карточка счета.
Далее выполним настройку отчета по шагам.
Укажем период из требования налоговой. Если инспекция запросила сведения, например, за второй квартал, установим дату начала с 1 апреля и дату окончания по 30 июня соответствующего года.
Выберем организацию. Этот шаг особенно важен, если в одной информационной базе ведется учет нескольких ООО или ИП.
В поле счета укажем счет 90.
Откроем настройки отчета и проверим, включен ли вывод субсчетов. Если настройка доступна, установим детализацию по субсчетам.
Убедимся, что в отчете выводятся дата, документ, содержание операции, корреспондирующий счет, дебет, кредит и текущее сальдо.
При необходимости добавим вывод аналитики по номенклатурным группам, номенклатуре, ставкам НДС и иным субконто, используемым на субсчетах счета 90.
Нажмем Сформировать.
После формирования отчета проверим, что в него вошли все нужные субсчета. Не ограничивайтесь визуальной проверкой первой страницы. Пролистаем отчет до конца, проверим итоговые обороты и убедимся, что отчет содержит закрытие месяца, если оно проводилось в указанном периоде.
Особое внимание уделим субсчету 90.09. На нем обычно формируется финансовый результат от продаж. Если период включает конец месяца, квартала или года, в карточке должны быть видны проводки закрытия субсчетов продаж. Отсутствие таких проводок может означать, что процедура Закрытие месяца не выполнена, выполнена с ошибками либо в отчете выбран неверный период.
Не запускайте повторно Закрытие месяца только ради подготовки отчета для налоговой. Сначала проверьте, закрывался ли период ранее и не приведет ли повторное закрытие к изменению уже сданной отчетности. Если после отчетной даты в базу вносились документы задним числом, отдельно проанализируем последствия для бухгалтерского и налогового учета.
Рассмотрим ситуацию, когда инспекция требует не только УПД по конкретному контрагенту, но и просит журнал операций именно по сделкам с ним. Здесь нужно учитывать особенности аналитики счета 90.
На большинстве субсчетов счета 90 контрагент не является основной аналитикой. Например, на субсчете выручки может использоваться аналитика по номенклатурной группе, ставке НДС и номенклатуре, а сам контрагент отражается в документе реализации и на счете расчетов с покупателем.
Поэтому не всегда получится установить в карточке счета 90 простой отбор по полю «Контрагент». Если в настройках отчета такого поля нет, это не ошибка программы. Это означает, что контрагент не является субконто данного счета.
В такой ситуации рассмотрим несколько вариантов.
Сформируем карточку счета 90 по организации за период в целом и приложим к ней УПД, договоры, акты и другие документы по нужному контрагенту.
Сформируем отдельный Отчет по проводкам с отбором по документам реализации, корректировкам реализации, возвратам и другим документам, связанным с указанным контрагентом.
Используем расшифровку документа из карточки счета, чтобы открыть конкретную реализацию и подтвердить связь проводки по счету 90 с УПД.
При необходимости подготовим отдельную таблицу соответствия: номер УПД, дата УПД, контрагент, сумма реализации, документ в 1С, проводки по счетам 62, 90 и 68.
Не пытайтесь вручную изменять аналитику счета 90 только для того, чтобы отчет можно было отобрать по контрагенту. Изменение настроек плана счетов или состава субконто может повлиять на весь учет и привести к ошибкам в уже проведенных документах.
Теперь разберем формирование карточки счета 68. Откроем раздел Отчеты, выберем Стандартные отчеты, затем отчет Карточка счета.
Далее последовательно настроим отчет.
Укажем период, который приведен в требовании налоговой.
Выберем организацию.
В поле счета укажем 68.
В настройках включим вывод субсчетов.
Проверим, что отчет показывает корреспондирующие счета, документы, суммы по дебету и кредиту, а также аналитику расчетов с бюджетом.
Если в учете используется ЕНС, убедимся, что в отчет попали операции по субсчету 68.90.
Нажмем Сформировать.
Карточка счета 68 может включать большое количество различных операций. Например, начисление НДС при реализации будет отражаться по кредиту субсчета НДС, перечисление налогов и зачет обязательств может отражаться через другие субсчета, а операции по ЕНС — через субсчет 68.90.
Если налоговая проверяет сделку по реализации, особое значение обычно имеют проводки, связанные с НДС. В таком случае в карточке счета 68 нужно проверить наличие проводок по начислению НДС, отраженных по кредиту соответствующего субсчета счета 68 в корреспонденции со счетом 90.
Рассмотрим условный пример. Организация реализовала товар покупателю на сумму 120 000 рублей, включая НДС. При проведении документа реализации программа может сформировать проводки по выручке, себестоимости и начислению НДС. В карточке счета 90 будет отражена запись по НДС через субсчет 90.03. В карточке счета 68 будет отражена соответствующая запись по субсчету НДС.
Если данные в карточке счета 90 и карточке счета 68 не согласуются, не отправляйте отчеты сразу. Сначала выясним причину расхождения. Она может быть связана с корректировкой реализации, исправительным УПД, возвратом товара, авансовыми счетами-фактурами, ручной операцией, переносом остатков, закрытием месяца или ошибкой в документе.
Рассмотрим подробнее особенности периода, в котором применялся единый налоговый счет. В типовой 1С:Бухгалтерии предприятия для отражения расчетов по ЕНС может использоваться субсчет 68.90 «Единый налоговый счет».
Если требование охватывает период после внедрения ЕНС, не формируйте отчет только по отдельным налоговым субсчетам, например по НДС или налогу на прибыль. Сначала проверьте, как в программе отражались начисления, уведомления, уплата единого налогового платежа и зачет обязательств.
В зависимости от операции в учете могут присутствовать проводки:
по начислению конкретного налога или взноса;
по переносу обязательства на единый налоговый счет;
по отражению уплаты единого налогового платежа;
по зачету положительного сальдо ЕНС в счет налоговой обязанности;
по исправлению ранее отраженных обязательств.
Поэтому при формировании карточки счета 68 включим все используемые субсчета. Если в отчете не видны ожидаемые движения по ЕНС, проверим дату операции, организацию, проведение документа и настройки вывода субсчетов.
Не удаляйте из отчета проводки по ЕНС только потому, что они не относятся напрямую к контрагенту. Если инспекция запросила журнал операций по счету 68 за период в целом, такие записи могут быть частью требуемого регистра.
Если налоговая инспекция ожидает единый документ с проводками по обоим счетам, сформируем Отчет по проводкам. Этот вариант особенно полезен, когда нужно показать все хозяйственные операции, в которых счет 90 или счет 68 участвует как по дебету, так и по кредиту.
Откроем раздел Отчеты, затем группу Стандартные отчеты и выберем Отчет по проводкам.
Сначала зададим основной период и организацию. Затем откроем форму настроек отчета. Названия вкладок могут отличаться в зависимости от версии конфигурации, но обычно доступны настройки Отбор, Группировка, Поля и сортировка, Оформление или Дополнительные поля.
Для отчета по проводкам важно правильно настроить логическое условие. Нам нужно отобрать проводки, в которых участвует хотя бы один из счетов 90 или 68. Не нужно задавать условие, при котором одновременно должны быть заполнены счет дебета 90 и счет кредита 68. Такое условие покажет только часть проводок, например начисление НДС при реализации, но исключит проводки по выручке, себестоимости, закрытию месяца и другим операциям.
Настроим отбор по принципу «ИЛИ». В зависимости от доступных настроек программы включим следующие условия:
счет дебета входит в группу счета 90;
или счет кредита входит в группу счета 90;
или счет дебета входит в группу счета 68;
или счет кредита входит в группу счета 68.
В некоторых версиях 1С для такого отбора потребуется создать группу условий с логикой «ИЛИ». В других версиях можно воспользоваться видом сравнения «В группе» для счета и задать несколько условий. Если интерфейс не позволяет сформировать сложный отбор, подготовим два отдельных отчета по проводкам: один по счету 90, второй по счету 68.
В составе колонок отчета рекомендуем вывести:
дату операции;
документ-регистратор;
содержание операции;
счет дебета;
аналитику по дебету, если она используется;
счет кредита;
аналитику по кредиту, если она используется;
сумму проводки;
валюту и валютную сумму, если организация проводила валютные операции;
организацию, если в базе ведется учет нескольких организаций.
После настройки сформируем отчет и проверим, что он не содержит лишних операций. Например, если период большой, в него могут попасть многочисленные налоговые проводки по счету 68, не связанные со сделками с проверяемым контрагентом. Это не всегда является ошибкой, но перед отправкой нужно сопоставить объем информации с текстом требования.
Рассмотрим ситуацию, когда налоговая прямо запросила регистры по конкретному контрагенту. В таком случае сначала определим, какие документы были связаны с этим контрагентом в проверяемом периоде.
Обычно это могут быть следующие документы:
документы реализации товаров, работ, услуг;
документы поступления товаров, работ, услуг;
корректировки реализации или поступления;
возвраты товаров;
счета-фактуры, УПД, исправительные и корректировочные УПД;
платежные поручения входящие и исходящие;
выписки банка;
акты сверки расчетов;
ручные операции, если они использовались для отражения расчетов с этим контрагентом.
Затем сформируем отчет по проводкам и в настройках отбора добавим ограничение по документам-регистраторам или по документам, связанным с нужным контрагентом. В зависимости от версии программы поле может называться Документ, Регистратор, Документ-основание или аналогично.
Если в настройках отсутствует удобный отбор по контрагенту, не пытайтесь искусственно выбрать контрагента в счете 90 или 68. Вместо этого сначала отберем документы по контрагенту через журнал документов, а затем используем их как основание для настройки отчета по проводкам.
Например, если по контрагенту было три реализации и одна корректировка реализации, подготовим список этих документов. Затем проверим, какие проводки по счетам 90 и 68 сформировал каждый документ. При необходимости приложим к отчету по проводкам пояснительную таблицу с реквизитами документов.
Такой подход особенно полезен, если у организации много покупателей и поставщиков, а налоговая проверяет одну конкретную сделку или цепочку поставок.
Рассмотрим дополнительный отчет, который полезно приложить к карточкам счетов. Откроем раздел Отчеты, затем Стандартные отчеты и выберем Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
Сформируем два отчета:
ОСВ по счету 90.
ОСВ по счету 68.
В каждом отчете укажем период и организацию. Затем выберем нужный счет и включим детализацию по субсчетам и субконто, если это необходимо.
ОСВ по счету полезна тем, что показывает:
остаток на начало периода;
обороты по дебету;
обороты по кредиту;
остаток на конец периода;
расшифровку по субсчетам;
в отдельных настройках — расшифровку по аналитике.
Для счета 90 остатки на начало и конец периода обычно отсутствуют или закрываются на финансовый результат, если учет ведется корректно. Для счета 68 наличие остатков зависит от начисленных, уплаченных и зачтенных налогов. Если налоговая проверяет отражение НДС или иных налогов, ОСВ по счету 68 поможет быстро сверить общие обороты с карточкой счета и налоговой отчетностью.
ОСВ по счету не заменяет карточку счета. Она показывает итоговые обороты, но не раскрывает каждую операцию до конкретного документа. Поэтому используем ОСВ как контрольный и сопроводительный регистр, а карточку счета — как детальную расшифровку.
Рассмотрим еще один стандартный отчет — Главная книга. Он позволяет получить обороты и остатки по счетам бухгалтерского учета с детализацией по периодам. В зависимости от настройки отчет может быть полезен для подтверждения того, что операции по счетам 90 и 68 отражены в общем бухгалтерском учете организации.
Однако главная книга обычно менее детализирована, чем карточка счета. В ней не всегда удобно просматривать каждый УПД, каждую реализацию и каждую корреспонденцию счетов. Поэтому не будем направлять главную книгу как единственный документ, если инспекция просит журнал операций.
Используем главную книгу как дополнительный отчет в следующих случаях:
если в требовании прямо указана главная книга;
если налоговая просит подтвердить обороты по счетам за длительный период;
если нужно показать взаимосвязь карточки счета с данными бухгалтерского учета;
если в учетной политике организации главная книга закреплена как один из бухгалтерских регистров.
Разберем юридическую сторону вопроса. Данные первичных документов должны своевременно регистрироваться и накапливаться в регистрах бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета организация определяет в своей учетной политике или в иных внутренних документах, утвержденных руководителем.
Поэтому перед отправкой документов в налоговую проверим учетную политику организации. Возможно, в ней прямо перечислены бухгалтерские регистры, которые ведет организация: главная книга, оборотно-сальдовая ведомость, карточки счетов, анализ счета, журналы-ордера, ведомости или другие формы.
Если в учетной политике закреплен отдельный «журнал хозяйственных операций» или «журнал операций», сформируем и представим его в утвержденной форме. Если отдельная форма не утверждена, а учет ведется в 1С, используем стандартные отчеты, которые отражают данные бухгалтерских проводок и позволяют идентифицировать операции.
Не создавайте новый ручной журнал операций задним числом только потому, что в требовании использован такой термин. Сначала проверим, какие учетные регистры фактически ведутся и утверждены в организации. Затем подготовим стандартные отчеты 1С, которые наиболее полно раскрывают операции по запрошенным счетам.
После формирования отчетов не будем сразу выгружать их в PDF или Excel. Сначала проведем контрольную проверку.
Для счета 90 выполним следующие действия:
сверим обороты по карточке счета с ОСВ по счету 90;
проверим, что в карточке присутствуют все используемые субсчета;
проверим операции по реализации, возвратам, корректировкам и закрытию месяца;
сверим суммы выручки с данными документов реализации и при необходимости с декларацией по НДС;
проверим, что в отчете отражается правильная организация;
убедимся, что период соответствует периоду из требования.
Для счета 68 выполним отдельную проверку:
сверим обороты карточки счета с ОСВ по счету 68;
проверим отражение начисленного НДС по операциям реализации;
проверим наличие нужных субсчетов по налогам и сборам;
проверим операции по ЕНС, если они относятся к запрошенному периоду;
сверим суммы с декларациями, расчетами, уведомлениями и платежами, если это необходимо для ответа на требование;
проверим отсутствие неразобранных ручных операций и проводок с ошибочными счетами.
Если в отчете обнаружена спорная сумма, не корректируйте ее только ради совпадения с документами. Сначала откроем расшифровку строки отчета, перейдем к документу-регистратору и выясним причину. В стандартных отчетах 1С обычно можно расшифровать строку двойным щелчком и перейти к первичному документу или проводке.
Рассмотрим возможные причины расхождений:
документ не проведен;
документ проведен другой датой;
реализация отражена через корректировку или возврат;
проводка сформирована ручной операцией;
в документе указан неправильный счет учета;
период закрыт не полностью;
документы введены задним числом после сдачи отчетности;
по одной операции использованы разные организации в одной базе;
часть операций отражена по обособленному подразделению или иному КПП;
в отчете установлен лишний отбор или не включены нужные субсчета.
Теперь рассмотрим комплект документов, который обычно удобно подготовить для ответа на требование. Состав всегда определяем по тексту требования, но для внутренней проверки можно использовать следующий порядок.
Сформируем перечень УПД по контрагенту за запрошенный период.
Подберем договоры, спецификации, заявки, акты, накладные, транспортные документы и иные документы, указанные в требовании.
Подготовим документы оплаты: платежные поручения, банковские выписки, кассовые документы, зачеты взаимных требований, если они относятся к операции.
Сформируем карточку счета 90 за нужный период.
Сформируем карточку счета 68 за нужный период.
При необходимости сформируем единый отчет по проводкам с отбором по счетам 90 и 68.
При необходимости сформируем ОСВ по счетам 90 и 68.
Подготовим сопроводительное письмо или опись представляемых документов.
Если требование касается одного контрагента, удобно сформировать внутреннюю сверочную таблицу. В ней можно указать дату УПД, номер УПД, сумму без НДС, НДС, сумму с НДС, документ реализации в 1С, проводки по счету 90, проводки по счету 68, документ оплаты и дату оплаты.
Такую таблицу не нужно направлять в ИФНС, если ее не запросили. Но она поможет проверить полноту комплекта, быстро ответить на дополнительные вопросы инспектора и исключить ситуацию, когда УПД приложен, а соответствующая проводка по счету 90 или 68 не попала в отчет.
После проверки сформируем итоговые файлы. В 1С обычно можно вывести стандартный отчет на печать, сохранить в PDF, Excel или другом доступном формате.
Для отправки в налоговую инспекцию чаще всего удобнее использовать PDF. Такой файл сохраняет структуру отчета, колонки, заголовки и реквизиты. Excel может быть полезен как дополнительный формат, если инспекция прямо просит таблицу или если нужно представить большой объем расшифровок.
Перед сохранением отчета проверим, что в шапке документа видны:
наименование организации;
ИНН и КПП, если программа выводит эти реквизиты;
наименование отчета;
период формирования;
выбранный счет;
настройка детализации по субсчетам;
дата формирования отчета;
страницы и нумерация листов, если отчет многостраничный.
Не обрезайте колонки с корреспондирующими счетами, суммами и документами при печати. Если отчет слишком широкий, изменим масштаб, ориентацию страницы и настройки полей. При необходимости сформируем отчет в альбомной ориентации.
Перед отправкой откройте сохраненный PDF и проверьте его отдельно от 1С. Иногда при выгрузке в файл часть колонок может переноситься, скрываться или выходить за границы страницы.
Для удобства проверки присвоим файлам понятные названия. Не используем внутренние сокращения, понятные только бухгалтеру. В имени файла укажем вид документа, счет, период и организацию.
Например, можно использовать следующую логику:
«Карточка счета 90 за 01.01.2025–31.03.2025»;
«Карточка счета 68 за 01.01.2025–31.03.2025»;
«ОСВ по счету 90 за 1 квартал 2025 года»;
«ОСВ по счету 68 за 1 квартал 2025 года»;
«Отчет по проводкам 90 и 68 за 1 квартал 2025 года»;
«УПД по контрагенту за 1 квартал 2025 года»;
«Платежные документы по контрагенту за 1 квартал 2025 года».
Если документов много, сформируем папки по видам документов и периодам. При отправке по ТКС или через личный кабинет соблюдим технические требования оператора электронного документооборота и налоговой инспекции к формату, размеру и количеству приложений.
Рассмотрим организационный вопрос. Срок исполнения зависит от основания, указанного в требовании. При истребовании документов у самой проверяемой организации в рамках налоговой проверки обычно действует срок, установленный для представления документов по статье 93 НК РФ. При встречном истребовании у контрагента или другого лица применяются правила статьи 93.1 НК РФ, и срок может отличаться.
Поэтому не ориентируйтесь только на общие правила. Сначала проверим сам документ: в требовании должна быть указана дата, срок исполнения и основание истребования.
Если организация не успевает подготовить документы в установленный срок, не будем просто ждать или направлять неполный пакет без пояснений. Подготовим уведомление о невозможности представить документы в срок, укажем причины и срок, в который организация сможет направить документы. Такое уведомление нужно направлять оперативно — ориентируйтесь на порядок и срок, установленные для конкретного требования.
Не игнорируйте требование даже в ситуации, когда часть документов отсутствует. Если организация не располагает документом, сообщим об этом в ответе. Не заменяйте отсутствующий документ вымышленным регистром или ручной таблицей, оформленной как первичный документ.
Разберем типичные ошибки, которые возникают при подготовке ответа налоговой инспекции.
Не выгружайте весь общий журнал операций без отбора. Такой файл может содержать множество операций, которые не относятся к счетам 90 и 68 и не нужны для проверки.
Не формируйте карточку только по одному субсчету, если в требовании указан счет в целом. По счету 90 проверьте все используемые субсчета, по счету 68 также включите нужные налоговые субсчета и ЕНС.
Не исключайте из карточки счета 90 проводки закрытия месяца. Они могут объяснять отсутствие остатков и формирование финансового результата.
Не удаляйте проводки по счету 68.90 из периода после внедрения ЕНС. Они могут быть необходимы для понимания движения налоговых обязательств.
Не исправляйте учетные документы только ради красивого отчета. Сначала выясним причину расхождения, затем оценим необходимость и последствия исправления.
Не используйте документ Операция, введенная вручную для создания фиктивных проводок. Ручные операции допустимы только при наличии хозяйственной причины и надлежащих первичных документов.
Не отправляйте отчеты без проверки организации и периода. В многопользовательской или многоорганизационной базе это одна из самых частых причин ошибок.
Не подменяйте отчет по счету отчетом по продажам. Отчет о продажах полезен для анализа выручки, но не показывает все бухгалтерские проводки по счетам 90 и 68.
Не ограничивайте отчет по контрагенту, если требование просит регистр по счетам за период в целом. Сначала установим точный объем запрашиваемой информации.
Рассмотрим полезную возможность 1С. В стандартных отчетах можно расшифровывать строки и переходить к документам, которые сформировали проводки. Это помогает быстро связать данные карточки счета с УПД и иными первичными документами.
Например, при проверке строки по счету 90 откроем расшифровку и найдем документ реализации. Затем проверим:
контрагента;
номер и дату реализации;
номенклатуру;
сумму без НДС;
ставку НДС;
сумму НДС;
счета учета;
проводки документа;
связанный УПД или счет-фактуру.
При проверке строки по счету 68 откроем документ, который сформировал начисление или расчет налога. Затем проверим связь с реализацией, декларацией, уведомлением, регламентной операцией или другим основанием.
Используйте расшифровку не только для поиска ошибок, но и для подготовки комплекта документов. Она позволяет быстрее выявить, по каким проводкам отсутствуют приложенные УПД, какие документы были исправлены или скорректированы, а также где присутствуют ручные операции.
Посмотрим на условный пример. Организация получила требование представить документы по покупателю ООО «Покупатель» за первый квартал и журнал операций по счетам 90 и 68.
Сначала сформируем список документов реализации для ООО «Покупатель» за период с 1 января по 31 марта. Затем проверим наличие УПД, договоров, спецификаций, актов, платежных документов и корректировок.
Далее сформируем карточку счета 90 за первый квартал по организации в целом с детализацией по субсчетам. В карточке увидим выручку по реализации, себестоимость, начисленный НДС, коммерческие расходы и закрытие финансового результата.
Затем сформируем карточку счета 68 за тот же период с детализацией по субсчетам. В ней увидим начисление НДС по реализации, а также иные операции по расчетам с бюджетом, если они вошли в период.
После этого сформируем отчет по проводкам с отбором по счетам 90 и 68. Если требование относится только к ООО «Покупатель», дополнительно настроим отбор по документам, связанным с этим контрагентом, или подготовим отдельную расшифровку проводок по выбранным документам реализации.
В результате подготовим комплект:
УПД по ООО «Покупатель»;
договор и спецификации;
документы реализации в 1С;
карточку счета 90;
карточку счета 68;
ОСВ по счетам 90 и 68;
отчет по проводкам по счетам 90 и 68;
платежные документы, если они запрошены;
опись представленных документов.
Иногда пользователь не находит отчет Карточка счета или Отчет по проводкам в разделе Отчеты. Это может произойти из-за ограниченных прав доступа, измененного интерфейса, доработанной конфигурации или использования другой программы.
В такой ситуации выполним следующие действия:
проверим, доступна ли группа Стандартные отчеты;
воспользуемся поиском по командам программы и введем название отчета;
проверим права пользователя;
обратимся к администратору базы или сопровождающему специалисту 1С;
проверим, не используется ли иная конфигурация вместо 1С:Бухгалтерии предприятия;
при необходимости сформируем аналогичный отчет через Универсальный отчет, если он доступен и сотрудник умеет работать с регистрами бухгалтерии.
Не используйте Универсальный отчет без понимания источника данных и структуры регистра. Он позволяет получить гибкую выборку, но неправильная настройка может привести к неполному или дублирующемуся отчету. Для стандартного требования по счетам 90 и 68 предпочтительнее использовать типовые отчеты Карточка счета и Отчет по проводкам.
Рассмотрим ситуацию, когда организация работает не в типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, а в другой конфигурации. Логика подготовки документов остается такой же: нужно получить регистр бухгалтерского учета с проводками по счетам 90 и 68, указать период, организацию, субсчета и документы-основания.
В 1С:Комплексной автоматизации или 1С:ERP названия разделов и отчетов могут отличаться, но обычно доступны стандартные бухгалтерские отчеты: карточка счета, анализ счета, отчет по проводкам, ОСВ по счету, главная книга и расшифровки проводок.
В 1С:Управление нашей фирмой полноценный бухгалтерский учет может вестись не в самой конфигурации либо быть ограничен настройками программы. В этом случае сначала определим, где именно формируются бухгалтерские проводки и регламентированная отчетность. Возможно, регистры нужно получать из отдельной базы 1С:Бухгалтерии предприятия.
Если используется доработанная конфигурация, попросим специалиста 1С показать, какой отчет является утвержденным бухгалтерским регистром по счетам 90 и 68. Не будем использовать нестандартную обработку без проверки итогов и состава данных.
Соберем решение в единый алгоритм.
Откроем требование налоговой и уточним период, организацию, контрагента, перечень документов и срок ответа.
Проверим, какая конфигурация 1С используется. Для типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 перейдем в раздел Отчеты.
Сформируем Карточку счета по счету 90 с детализацией по субсчетам.
Сформируем Карточку счета по счету 68 с детализацией по субсчетам, включая 68.90, если он использовался.
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету по счетам 90 и 68 для контрольной сверки.
Если нужен единый журнал проводок, сформируем Отчет по проводкам с отбором по счетам 90 и 68.
Если требование относится к конкретному контрагенту, подберем документы реализации, УПД, платежи и при необходимости ограничим отчет по проводкам документами, связанными с этим контрагентом.
Проверим итоговые обороты, субсчета, организацию, период и связь проводок с первичными документами.
Сохраним отчеты в PDF, проверим читаемость файлов и подготовим понятные названия документов.
Сформируем опись приложений и направим комплект в установленный срок.
Таким образом, в типовой 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 для ответа на требование налоговой по счетам 90 и 68 безопаснее всего сформировать карточки счетов 90 и 68, дополнительно подготовить ОСВ по этим счетам и при необходимости вывести отчет по проводкам с отбором по счетам. Общий Журнал операций из раздела Операции можно использовать для поиска и проверки документов, но он обычно не является оптимальным отчетом для представления операций по конкретным счетам.
Информация носит справочный характер