Рассмотрим ситуацию, в которой организация продает товар своему покупателю, но физически товар на собственный склад не поступает. Поставщик по поручению продавца отгружает товар транзитом непосредственно на склад конечного покупателя. Покупатель подтверждает приемку в транспортной накладной, после чего продавец оформляет ему УПД. При этом поставщик передает товарные накладные и счета-фактуры не по каждой отгрузке в день доставки, а периодически, например один раз в пять дней.
На первый взгляд такая схема кажется проблемной: продавец уже должен оформить реализацию покупателю, но еще не получил от поставщика полный комплект документов на приобретение. Разберем по шагам, как выстроить документооборот, бухгалтерский учет, учет НДС и работу в 1С:Бухгалтерии 8, чтобы операции были подтверждены и не возникало двойного отражения товаров.
Главный принцип: транзитная поставка не отменяет двух самостоятельных сделок. Первая сделка — приобретение товара у поставщика. Вторая сделка — продажа этого же товара конечному покупателю. То, что товар перемещается одним автомобилем и не заезжает на склад продавца, не объединяет эти сделки в одну.
Сначала разделим участников операции. Поставщик продает товар вашей организации. Ваша организация продает этот товар своему покупателю. Поставщик лишь исполняет указание вашей организации и отправляет груз не на ваш склад, а на склад покупателя.
В такой схеме присутствуют как минимум три стороны:
Рассмотрим подробнее, почему важно разделять физическое движение товара и переход права собственности. Физически товар может быть передан перевозчику поставщиком и сразу доставлен конечному покупателю. Однако юридически товар может сначала перейти в собственность вашей организации, а затем — в собственность конечного покупателя.
Поэтому сначала определим два момента перехода права собственности:
Эти даты устанавливаются договором, спецификацией, условиями поставки и документами о передаче товара. Не будем автоматически считать, что право собственности всегда переходит в день приемки груза на складе покупателя. Например, договор с поставщиком может предусматривать переход права собственности в момент передачи груза перевозчику, а договор с покупателем — после приемки товара на складе покупателя.
Если право собственности к вашей организации переходит до передачи товара покупателю, товар необходимо принять к учету, даже если он ни одного дня не находился на вашем складе. В бухгалтерском учете такой товар можно учитывать как товар в пути или транзитный товар.
Транзитная поставка не означает, что товар можно не отражать на счете 41. Если ваша организация приобрела товар и затем реализовала его покупателю, товар должен быть отражен в учете как принадлежащий организации хотя бы на момент между приобретением и продажей.
Разберем документооборот более подробно. Для безопасного учета недостаточно получить только транспортную накладную с отметкой конечного покупателя. Транспортная накладная подтверждает перевозку и факт доставки груза, но не всегда подтверждает переход права собственности между поставщиком, вашей организацией и конечным покупателем.
Чтобы подтвердить транзитную поставку, сформируем комплект документов по двум самостоятельным сделкам.
По сделке между поставщиком и вашей организацией целесообразно иметь:
По сделке между вашей организацией и конечным покупателем необходимо оформить:
Рассмотрим, как должны быть распределены роли в документах. В документах поставщика покупателем является ваша организация. Конечный покупатель может быть указан как грузополучатель, поскольку именно он фактически принимает груз. В документах вашей организации продавцом выступает ваша организация, а покупателем и грузополучателем — конечный покупатель.
Не будем оформлять документы так, будто поставщик продает товар напрямую конечному покупателю, если по договору товар приобретает и перепродает ваша организация. В этом случае может возникнуть риск, что налоговый орган или контрагент сделает вывод о прямой сделке между поставщиком и конечным покупателем, а роль вашей организации окажется документально не подтвержденной.
В транспортной накладной конечный покупатель может подтверждать фактическое получение груза, но это не заменяет передаточный документ между вашей организацией и покупателем. Транспортная накладная подтверждает перевозку, а УПД или иной передаточный документ подтверждает реализацию товара.
Теперь рассмотрим основную проблему. Поставщик доставил товар напрямую покупателю, покупатель подтвердил приемку в транспортной накладной, ваша организация оформила реализацию. Однако поставщик передаст ТОРГ-12 и счет-фактуру только через несколько дней.
В такой ситуации не нужно ждать оригинал ТОРГ-12, чтобы отразить товар в бухгалтерском учете. Если товар уже передан по договору, право собственности перешло к вашей организации, а факт доставки подтвержден транспортной накладной и документами покупателя, товар можно принять к учету на основании имеющихся оправдательных документов и внутреннего первичного документа.
Для этого целесообразно разработать и утвердить внутренний документ, например «Акт приемки товара при транзитной поставке», «Акт принятия товара к учету в пути» или «Реестр транзитных поставок». Название можно выбрать самостоятельно. Главное — включить обязательные реквизиты первичного учетного документа.
Рассмотрим, какие сведения должен содержать такой внутренний акт:
Внутренний акт должен содержать ссылку на транспортную накладную, подтверждение приемки покупателем, договор поставки и заказ поставщику. Это позволит связать внутренний учетный документ с реальной поставкой.
Рассмотрим подробнее законодательную логику. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. При этом организация вправе использовать не только унифицированные формы, но и самостоятельно разработанные документы, если они содержат обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Поэтому форма ТОРГ-12 не является единственным возможным документом для отражения поступления товара. ТОРГ-12 можно применять, но организация вправе использовать УПД, собственную форму акта, реестр поставок или другой документ, утвержденный руководителем.
Однако внутренний акт не заменяет счет-фактуру поставщика для вычета НДС. Внутренний акт нужен для своевременного бухгалтерского учета товара. Право на вычет входного НДС возникает только после получения надлежащим образом оформленного счета-фактуры либо УПД со статусом «1» и выполнения остальных условий для вычета.
Проанализируем ситуацию с периодическими документами поставщика. Ранее в практике часто считалось, что товарную накладную необходимо оформлять строго по каждой отгрузке и в день отгрузки. Такой подход слишком категоричен для современных правил документооборота.
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» допускает оформлять повторяющиеся факты хозяйственной жизни периодическими первичными документами. В качестве примера прямо рассматриваются поставки товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору.
Это означает, что поставщик может составлять сводный первичный документ за несколько поставок, если поставки носят повторяющийся характер и осуществляются в рамках одного договора. Периодичность оформления таких документов должна быть экономически обоснованной и позволять достоверно отразить все поставки в учете.
Но не будем считать, что любой документ «раз в пять дней» автоматически будет достаточным. Чтобы сводный документ действительно подтверждал несколько поставок, он должен позволять идентифицировать каждую отгрузку.
В сводном документе желательно указать:
Если поставщик передает одну ТОРГ-12 на все поставки за пять дней, а в документе нет расшифровки по датам и транспортным накладным, организация рискует потерять связь между конкретной отгрузкой и документом поставщика. В такой ситуации лучше запросить дополнительный реестр отгрузок, расшифровку партий, электронный УПД либо отдельные накладные по поставкам.
Рассмотрим отдельный вопрос по счетам-фактурам. При реализации товаров счет-фактура должен быть выставлен не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки. Поэтому поставщику необходимо контролировать срок по каждой партии товара. Формулировка «счет-фактура один раз в пять дней» допустима только тогда, когда фактический порядок не нарушает срок выставления счета-фактуры по наиболее ранней отгрузке.
Не будем ориентироваться только на дату формирования сводного счета-фактуры. Проверим, в какой день была фактическая отгрузка, когда товар был передан перевозчику, когда произошло право собственности и не вышел ли срок выставления счета-фактуры.
Если поставщик направил счет-фактуру позднее установленного срока, это не означает автоматическую потерю права на вычет НДС у покупателя. Однако задержка документов усложняет учет и может вызвать дополнительные вопросы при проверке. Поэтому лучше закрепить в договоре обязанность поставщика направлять документы в согласованный срок и предусмотреть электронный документооборот.
Наиболее удобный и безопасный вариант — оформить регулярный обмен электронными УПД. В этом случае поставщик направляет вашей организации электронный УПД по каждой поставке или по согласованному реестру поставок. Ваша организация на основании подтвержденной приемки оформляет УПД конечному покупателю.
Разберем последовательность действий.
Для электронного документооборота в 2026 году целесообразно использовать УПД в действующем формате. Электронные формализованные форматы товарной накладной ТОРГ-12 были прекращены для обмена через операторов ЭДО, но бумажные накладные и неформализованные электронные документы не запрещены. Практически более универсальным решением остается УПД.
Если поставщик использует УПД со статусом «1», один документ одновременно выполняет функции первичного передаточного документа и счета-фактуры. Если поставщик использует УПД со статусом «2», он подтверждает передачу товара как первичный документ, но для вычета НДС потребуется отдельный счет-фактура.
Для транзитной схемы УПД удобен тем, что позволяет отдельно указать покупателя и грузополучателя. Покупателем у поставщика будет ваша организация, а грузополучателем — конечный покупатель. При этом в документах вашей реализации покупателем и грузополучателем будет конечный покупатель.
Теперь посмотрим на бухгалтерский учет. Предположим, что по договору право собственности на товар переходит от поставщика к вашей организации в момент передачи груза перевозчику. Затем товар доставляется конечному покупателю, который принимает его на своем складе.
На дату перехода права собственности к вашей организации товар нужно принять к учету. Для учета можно использовать счет 41 с отдельной аналитикой «Товары в пути», «Транзитные товары» или «Товары, отгруженные поставщиком напрямую покупателю».
Первую операцию отражаем проводкой: Дт 41 — Кт 60. Товар принимаем к учету по договорной стоимости поставщика без учета НДС.
Если документы поставщика еще не получены, задолженность можно вести в отдельной аналитике, например по договору «Поставки без закрывающих документов» или по специальному субконто «Неотфактурованные поставки». Такой порядок нужно закрепить во внутреннем регламенте и учетной политике.
После получения подтверждения приемки товара конечным покупателем отражаем реализацию. Стоимость реализации без НДС отражаем проводкой: Дт 62 — Кт 90.01. НДС по реализации отражаем проводкой: Дт 90.03 — Кт 68.02. Себестоимость проданного товара списываем проводкой: Дт 90.02 — Кт 41.
Когда поставщик передаст счет-фактуру или УПД со статусом «1», отражаем входной НДС: Дт 19 — Кт 60. После выполнения условий для налогового вычета принимаем НДС к вычету проводкой: Дт 68.02 — Кт 19.
Рассмотрим пример. Поставщик 10 июня отгрузил товар стоимостью 100 000 рублей без НДС напрямую на склад конечного покупателя. Конечный покупатель принял товар 10 июня. Ваша организация реализует товар покупателю за 140 000 рублей без НДС. Поставщик передает сводную ТОРГ-12 и счет-фактуру 14 июня.
10 июня ваша организация на основании договора, транспортной накладной и внутреннего акта принимает товар к учету: Дт 41 — Кт 60 на сумму 100 000 рублей.
10 июня ваша организация оформляет реализацию покупателю: Дт 62 — Кт 90.01 на сумму 140 000 рублей без НДС. Одновременно отражаем НДС с реализации по действующей ставке и списываем товар: Дт 90.02 — Кт 41 на сумму 100 000 рублей.
14 июня после получения счета-фактуры поставщика отражаем входной НДС на счете 19. Сам товар повторно не приходуем, поскольку он уже был принят к учету 10 июня. Полученные документы поставщика должны подтвердить ранее отраженную поставку, а не создать новую операцию поступления.
Основная ошибка при транзитной поставке — повторно оприходовать товар после получения ТОРГ-12 поставщика. В результате в учете появится несуществующий остаток товара на счете 41, хотя товар уже был продан покупателю.
Рассмотрим подробнее подход, предложенный в обсуждении: сначала учитывать товар как поступивший без документов, а после получения накладной переносить задолженность на расчеты по поставке, подтвержденной документами.
Такой вариант можно использовать, но важно правильно понимать его смысл. Это не отдельное требование законодательства, а способ организовать аналитический учет. Организация может вести расчеты с поставщиком в двух аналитических разрезах:
На дату принятия транзитного товара к учету можно отразить проводку: Дт 41 — Кт 60 по аналитике «Поставки без закрывающих документов».
После получения ТОРГ-12 и счета-фактуры поставщика можно перевести задолженность внутри счета 60. Например, отражаем внутренний перенос: Дт 60 по аналитике «Поставки без закрывающих документов» — Кт 60 по аналитике «Поставки с документами».
Такой перенос не меняет общую сумму задолженности перед поставщиком. Он нужен только для контроля документов и сверки расчетов.
Не будем создавать фиктивные проводки только ради изменения наименования аналитики. Если используем перенос задолженности, оформим бухгалтерскую справку, внутренний реестр либо другой документ, который объясняет причину переноса: получены документы поставщика по конкретным транзитным поставкам.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 не всегда требуется вводить отдельный субсчет «без документов». Часто достаточно завести отдельный договор с поставщиком, например «Транзитные поставки без закрывающих документов», и затем перенести задолженность на основной договор после получения документов. В зависимости от настроек учета для этого можно использовать документ Корректировка долга.
Перед внедрением такого механизма проверим, как в информационной базе настроены субконто по счету 60, ведется ли учет по документам расчетов с контрагентами и как формируется сверка взаиморасчетов. Не будем менять аналитику вручную без проверки проводок и отчетов.
Рассмотрим порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8, если на дату реализации у организации есть транспортная накладная и подтверждение приемки конечным покупателем, но еще нет ТОРГ-12 и счета-фактуры от поставщика.
Сначала оформим поступление товара документом Поступление (акт, накладная, УПД). В документе укажем поставщика, договор, номенклатуру, количество, цену и дату фактического перехода права собственности. В поле комментария или во внутреннем реквизите укажем номер транспортной накладной, номер внутреннего акта и данные конечного грузополучателя.
Если в организации ведется складской учет в разрезе складов, создадим отдельную аналитику или технический склад «Транзитные поставки». Такой склад нужен не для отражения реального физического хранения товара, а для контроля движения товаров, которые принадлежат организации, но отправляются напрямую покупателю.
Не будем использовать склад конечного покупателя как собственный склад организации. Это может исказить складские отчеты и создать впечатление, что товар хранится у покупателя на ответственном хранении. Лучше выделить отдельную аналитику «Транзит» или «Товары в пути».
После оформления поступления создадим документ Реализация (акт, накладная, УПД). Дату реализации определим по договору с покупателем. Если переход права собственности происходит после приемки товара покупателем, используем дату приемки, указанную в транспортной накладной или другом документе о передаче.
В документе реализации укажем того же покупателя, тот же товар и фактическое количество. После проведения документа проверим, что программа списала товар со счета 41 в дебет счета 90.02.
Если организация оформляет УПД со статусом «1», на основании реализации нужно сформировать счет-фактуру покупателю. В зависимости от интерфейса программы используем документ Счет-фактура выданный или оформляем УПД непосредственно из документа реализации.
После получения документов от поставщика не создаем вторую операцию поступления на тот же товар. Сначала сопоставим ТОРГ-12, УПД или реестр поставщика с ранее введенными документами поступления.
Если сумма, количество и номенклатура совпадают, зарегистрируем счет-фактуру поставщика через документ Счет-фактура полученный. В типовой конфигурации можно использовать ссылку Документы-основания, чтобы связать один входящий счет-фактуру с несколькими документами поступления.
Это особенно полезно, когда поставщик выставляет один счет-фактуру сразу на несколько транзитных поставок. В документе Счет-фактура полученный укажем номер и дату счета-фактуры поставщика, затем добавим все документы поступления, к которым относится этот счет-фактура.
После проведения счета-фактуры проверим, что программа сформировала записи по входному НДС и включила документ в книгу покупок в соответствии с настройками учета НДС.
Для контроля используем отчет Наличие счетов-фактур полученных. Он позволит увидеть поставки, по которым товар уже принят к учету, но счет-фактура поставщика еще не зарегистрирован.
Также регулярно формируем следующие отчеты:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 — для контроля отсутствия зависших остатков транзитного товара;Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 — для контроля задолженности поставщику;Карточка счета 41 — для проверки поступления и списания каждой партии;Карточка счета 60 — для проверки расчетов и аналитики «без документов»;Книга покупок — для контроля зарегистрированных входящих счетов-фактур;Книга продаж — для проверки счетов-фактур, выставленных конечным покупателям;Экспресс-проверка ведения учета — для выявления типовых ошибок учета НДС и расчетов.На практике поставщик может передать документы с отличиями: другое количество товара, другая цена, измененная номенклатура, скидка, недопоставка, пересортица или корректировка стоимости. В транзитной схеме такие расхождения особенно чувствительны, потому что товар уже реализован конечному покупателю.
Сначала сравним три источника информации:
Если фактически покупатель принял 100 единиц товара, а поставщик указал в накладной 98 единиц, не будем просто исправлять цифру в учете. Сначала выясним причину: была ли недопоставка, ошибка поставщика, ошибка в транспортной накладной, замена товара или позднее изменение условий сделки.
Если поставщик исправляет ошибку в первоначальном документе, используем исправленный документ поставщика. Если стороны согласовали изменение цены или количества после отгрузки, потребуется корректировочный документ. В зависимости от ситуации в 1С:Бухгалтерии 8 используем документ Корректировка поступления и при необходимости документ Корректировочный счет-фактура полученный.
Если ошибка затрагивает уже реализованный товар, дополнительно проверим, нужно ли исправлять реализацию конечному покупателю. Например, если конечному покупателю фактически доставили меньше товара, чем указано в вашем УПД, потребуется оформить корректировку реализации и скорректировочный счет-фактуру.
Не будем принимать к вычету НДС по счету-фактуре поставщика, если данные счета-фактуры не позволяют идентифицировать поставку либо противоречат фактическому количеству товара. Сначала устраним расхождения документально.
Рассмотрим два независимых потока НДС: исходящий НДС при реализации конечному покупателю и входной НДС по приобретению товара у поставщика.
Исходящий НДС возникает у вашей организации в связи с продажей товара конечному покупателю. Дата начисления НДС определяется по правилам реализации: как правило, это наиболее ранняя из дат отгрузки товара или получения оплаты. Если поставка осуществляется без аванса, ориентируемся на дату отгрузки или дату перехода права собственности по договору с покупателем.
Не будем откладывать оформление реализации и начисление НДС до даты получения счета-фактуры от поставщика. Ваши отношения с поставщиком и отношения с конечным покупателем — разные сделки. Отсутствие входящего счета-фактуры не освобождает продавца от обязанности оформить реализацию покупателю.
Входной НДС по товару принимаем к вычету после того, как организация получила счет-фактуру поставщика или УПД со статусом «1», приняла товар к учету и выполнила иные условия, предусмотренные Налоговым кодексом.
Транспортная накладная и внутренний акт позволяют принять товар к бухгалтерскому учету, но сами по себе не создают право на вычет НДС. Для вычета необходим счет-фактура поставщика либо УПД со статусом «1».
Если поставщик выставляет один счет-фактуру на несколько отгрузок, проверим, чтобы в нем были корректно указаны наименование товара, стоимость, ставка НДС, сумма налога, продавец, покупатель и другие обязательные реквизиты. При необходимости запросим расшифровку по конкретным накладным и транспортным документам.
Не будем принимать входной НДС к вычету только на основании ТОРГ-12 или транспортной накладной. Для вычета нужен счет-фактура, УПД со статусом «1» либо иной документ, который одновременно выполняет требования к счету-фактуре.
Чтобы порядок учета транзитных поставок был единообразным, закрепим его в учетной политике и внутреннем регламенте документооборота. Это особенно важно, если поставщик регулярно передает документы с задержкой.
В учетной политике целесообразно закрепить следующие положения:
Рассмотрим пример формулировки. Товары, право собственности на которые перешло к организации, но которые направляются поставщиком непосредственно покупателю организации, учитываются на счете 41 в аналитике «Транзитные товары». Основанием для принятия товара к учету до получения первичных документов поставщика являются договор поставки, заказ поставщику, транспортная накладная с отметкой грузополучателя и внутренний акт приемки товара при транзитной поставке. После получения документов поставщика бухгалтерия проводит сверку количества, стоимости и номенклатуры товара. Входной НДС принимается к вычету после получения счета-фактуры или УПД со статусом «1».
Дополнительно утвердим график документооборота. В нем определим, кто получает транспортную накладную от перевозчика, кто запрашивает подтверждение приемки у покупателя, кто оформляет УПД, кто проверяет документы поставщика и кто контролирует отсутствие неотфактурованных поставок.
Не будем оставлять транзитную поставку только на усмотрение менеджера или бухгалтера. Если порядок не закреплен, при смене сотрудников могут появиться двойные поступления, зависшие остатки на счете 41, незарегистрированные счета-фактуры и ошибки в НДС.
Для транзитной схемы договоры имеют особое значение. Рассмотрим, какие условия желательно включить в договор с поставщиком.
В договоре с конечным покупателем желательно закрепить:
Особое внимание уделим полномочиям лица, которое принимает товар на складе конечного покупателя. Если водитель или кладовщик покупателя ставит отметку в транспортной накладной, организация должна понимать, что именно подтверждает эта подпись: приемку груза по количеству мест, приемку по количеству товара, приемку без проверки качества или окончательную приемку товара.
Если договор требует отдельного подписания УПД, не будем заменять его одной отметкой в транспортной накладной. В этом случае транспортная накладная будет подтверждать доставку, а УПД — передачу товара по договору реализации.
Первая ошибка — отражать реализацию покупателю без принятия товара к учету. В результате на счете 41 не будет поступления, а программа может сформировать отрицательные остатки или неверную себестоимость.
Вторая ошибка — принимать товар к учету только после получения ТОРГ-12 от поставщика. Если поставщик передает документы через несколько дней, а товар уже реализован, бухгалтерский учет будет отражать операции не в том периоде, в котором они фактически произошли.
Третья ошибка — повторно приходовать товар после получения накладной поставщика. Сначала товар принимают на основании транспортной накладной и внутреннего акта, затем повторно отражают поступление по ТОРГ-12. Это приводит к завышению товарных остатков.
Четвертая ошибка — использовать транспортную накладную как единственный документ для всех целей. Транспортная накладная подтверждает перевозку, но не заменяет договор, УПД, накладную и счет-фактуру.
Пятая ошибка — оформлять УПД покупателю только после получения документов от поставщика. При этом может быть нарушен срок выставления счета-фактуры покупателю и неправильно определена дата реализации.
Шестая ошибка — принимать входной НДС к вычету до получения счета-фактуры поставщика. Для бухгалтерского учета товара внутреннего акта и транспортной накладной достаточно, но для вычета НДС нужен документ, отвечающий требованиям счета-фактуры.
Седьмая ошибка — не разделять покупателя и грузополучателя в документах поставщика. В результате поставщик может указать конечного покупателя как покупателя товара, хотя фактически товар приобретает ваша организация.
Восьмая ошибка — не проверять документы поставщика после получения. Даже если товар уже продан, необходимо сверить номенклатуру, количество, цену, ставку НДС, реквизиты договора, номера накладных и даты поставок.
Девятая ошибка — не учитывать товары, подлежащие маркировке или прослеживаемости. Если товар относится к категории маркируемых или прослеживаемых, дополнительно проверим корректность кодов маркировки, регистрационных номеров партий и иных обязательных сведений в документах поставщика и покупателя.
Теперь сведем решение в единый алгоритм. Если поставщик транзитом отгружает товар на склад вашего покупателя, а ТОРГ-12 и счет-фактуру передает раз в пять дней, действуем следующим образом.
Итоговый вывод: поставщик может оформлять документы периодически, в том числе по нескольким повторяющимся поставкам, если документы позволяют идентифицировать каждую отгрузку и соблюдаются сроки выставления счетов-фактур. Но ваша организация не должна ждать ТОРГ-12, чтобы своевременно отразить транзитный товар и оформить реализацию покупателю. Для этого используем транспортные документы, договоры, подтверждение приемки и утвержденный внутренний первичный документ.
Информация носит справочный характер