Разберем ситуацию, когда организация перечислила поставщику предоплату в сентябре, получила от него счет-фактуру на аванс, но вместо отражения авансового НДС оформила этот документ в программе как обычное поступление материалов. Фактическая поставка материалов при этом должна состояться только в следующем квартале, например в октябре.
Такую ошибку рекомендуется исправить. Несмотря на то что сумма НДС в сентябре могла не измениться, операция отражена неверно по своему экономическому содержанию, по бухгалтерскому учету, по регистрам НДС и по коду вида операции в книге покупок. Если оставить ошибку без исправления, в следующем квартале можно не восстановить НДС с выданного аванса, повторно принять к вычету НДС по фактическому поступлению и получить искажение декларации по НДС.
Не оформляйте счет-фактуру на аванс от поставщика как документ Поступление (акты, накладные, УПД), если материалы фактически еще не получены. Для такой ситуации используйте документ Счет-фактура полученный на аванс, который создается на основании документа оплаты поставщику.
Если материалы поступят в следующем квартале, в этом следующем квартале отдельно зарегистрируйте обычное поступление материалов и обычный счет-фактуру на поставку. После этого восстановите ранее принятый к вычету НДС с аванса.
Главная задача — разделить три разные операции: перечисление аванса, принятие к вычету НДС с аванса и фактическое поступление материалов.
Счет-фактура на аванс и счет-фактура на поставку материалов — это разные документы для целей НДС, даже если они относятся к одному договору, одному поставщику и одной сумме оплаты.
Когда организация перечисляет деньги поставщику до получения товара, возникает выданный аванс. На дату оплаты материалы еще не находятся в собственности организации, не поступили на склад, не могут быть оприходованы на счете учета запасов и не могут участвовать в списании в производство, продаже или инвентаризации.
Поэтому в сентябре при перечислении предоплаты нельзя отражать поступление на счете учета материалов, например на счете 10. В учете должна быть отражена дебиторская задолженность поставщика по выданному авансу.
После фактической отгрузки и приемки материалов в октябре появляется самостоятельное основание для отражения поступления материалов, входного НДС по поставке и зачета ранее перечисленного аванса.
Рассмотрим подробнее, чем отличается правильный порядок учета от ошибочного.
При перечислении аванса организация отражает оплату поставщику как предоплату.
После получения счета-фактуры на аванс организация может заявить вычет НДС с перечисленного аванса, если выполнены все условия для такого вычета.
После фактического поступления материалов организация принимает к учету материалы и НДС по счету-фактуре на поставку.
Одновременно с принятием НДС по материалам организация восстанавливает НДС, который ранее был принят к вычету с выданного аванса.
Если вместо второго этапа в сентябре сразу оформить поступление материалов, программа и учет будут исходить из того, что товар уже получен. Это не соответствует фактическим обстоятельствам хозяйственной операции.
Рассмотрим условия, при которых покупатель вправе принять к вычету НДС по счету-фактуре, полученному от поставщика на сумму предоплаты.
Для вычета НДС с выданного аванса обычно должны одновременно выполняться следующие условия:
Организация фактически перечислила поставщику оплату или частичную оплату в счет будущей поставки.
Поставщик выставил счет-фактуру на полученный аванс.
У организации есть документ, подтверждающий перечисление денег поставщику, например платежное поручение и банковская выписка.
Договор с поставщиком предусматривает перечисление аванса или допускает предварительную оплату.
Приобретение связано с деятельностью, облагаемой НДС, и организация в целом имеет право применять налоговые вычеты.
Право на вычет НДС с аванса является именно правом, а не обязанностью. Это означает, что организация может принять НДС к вычету в квартале перечисления аванса при наличии всех документов либо не применять авансовый вычет и дождаться фактического поступления материалов.
Однако если организация уже заявила вычет по авансовому счету-фактуре, дальнейший учет необходимо вести последовательно: при поступлении материалов НДС с ранее выданного аванса необходимо восстановить.
Нельзя одновременно использовать одну и ту же сумму НДС как вычет по авансу и как окончательный вычет по поставке без последующего восстановления авансового НДС.
Причина, по которой ошибку лучше исправить, связана не только с бухгалтерскими проводками, но и с кодами видов операций в книге покупок и книге продаж.
Для рассматриваемой ситуации обычно используются следующие коды видов операций:
Код 02 — применяется при отражении оплаты или частичной оплаты в счет предстоящих поставок. Покупатель использует этот код, когда регистрирует в книге покупок счет-фактуру, полученный от поставщика на перечисленный аванс.
Код 01 — применяется при обычном приобретении товаров, работ, услуг, имущественных прав. Этот код должен использоваться при фактическом поступлении материалов по отгрузочному счету-фактуре.
Код 21 — применяется покупателем в книге продаж при восстановлении НДС, ранее принятого к вычету с перечисленного аванса.
Код 22 — относится к вычету НДС с аванса у продавца после отгрузки или возврата аванса. Покупателю в рассматриваемой ситуации этот код использовать не нужно.
Таким образом, если в сентябре был получен именно авансовый счет-фактура, в книге покупок должен быть отражен код вида операции 02. Если же этот документ ошибочно зарегистрировали как счет-фактуру на поступление материалов, в книге покупок, вероятнее всего, сформировался код 01.
В октябре, когда поставщик отгрузит материалы, появится уже другой счет-фактура — отгрузочный. Его нужно зарегистрировать в книге покупок с кодом 01. В том же периоде ранее принятый к вычету авансовый НДС необходимо восстановить в книге продаж с кодом 21.
Ошибка в коде вида операции может не изменить сумму НДС в сентябре, но нарушит цепочку учета НДС между сентябрем и октябрем.
Иногда может показаться, что исправлять ничего не требуется: в сентябре организация все равно приняла к вычету ту же сумму НДС, которую могла бы принять по авансовому счету-фактуре. Но такой вывод верен только частично.
Действительно, если сумма НДС, реквизиты поставщика, номер и дата счета-фактуры отражены правильно, сама по себе ошибка в коде вида операции может не привести к занижению или завышению итоговой суммы НДС за сентябрь.
Однако необходимо проанализировать не только сумму вычета за сентябрь, но и весь цикл операции до момента фактического поступления материалов.
Если оставить авансовый счет-фактуру как поступление материалов, возникают следующие риски:
Материалы будут числиться на складе раньше фактической поставки.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету учета материалов будет содержать недостоверные остатки.
В бухгалтерской отчетности могут быть завышены запасы и занижена дебиторская задолженность по авансам выданным.
В программе не будет корректно сформирована связь между выданным авансом и последующим поступлением материалов.
В октябре программа может не включить авансовый НДС в восстановление, потому что не увидит правильно зарегистрированный авансовый счет-фактуру.
После поступления материалов организация может повторно принять НДС к вычету по отгрузочному счету-фактуре и не восстановить ранее заявленный авансовый вычет.
В книге покупок организации будет указан код 01, а у поставщика авансовый счет-фактура обычно отражается в книге продаж с кодом 02. Это может вызвать вопросы при автоматической сверке сведений по НДС.
При проверке потребуется объяснять, почему в сентябре организация приняла к учету материалы, которые фактически были получены только в октябре.
Поэтому в рассматриваемой ситуации правильнее не ограничиваться проверкой общей суммы НДС, а исправить неверный вид документа и привести в соответствие бухгалтерский и налоговый учет.
Предположим, организация перечислила поставщику в сентябре аванс в сумме 120 000 рублей, включая НДС 20 000 рублей. Материалы стоимостью 100 000 рублей без НДС поставщик отгрузил в октябре. НДС по поставке составил 20 000 рублей.
Разберем, как должна выглядеть правильная последовательность операций.
В сентябре организация перечисляет поставщику 120 000 рублей. В бухгалтерском учете обычно отражается проводка по дебету счета расчетов с поставщиком по выданным авансам и кредиту счета денежных средств. В типовой схеме это может быть проводка:
Дебет 60.02 Кредит 51 — 120 000 рублей.
После получения от поставщика счета-фактуры на аванс организация при выполнении условий для вычета принимает НДС с выданного аванса к вычету. В типовой конфигурации учет может формироваться с использованием счета 76.ВА:
Дебет 68.02 Кредит 76.ВА — 20 000 рублей.
В книге покупок за сентябрь авансовый счет-фактура должен быть отражен с кодом вида операции 02.
В октябре поставщик фактически отгружает материалы. На дату получения материалов организация отражает поступление запасов и предъявленный поставщиком НДС:
Дебет 10 Кредит 60.01 — 100 000 рублей.
Дебет 19 Кредит 60.01 — 20 000 рублей.
НДС по поступившим материалам принимается к вычету на основании обычного отгрузочного счета-фактуры. В типовой схеме формируется проводка:
Дебет 68.02 Кредит 19 — 20 000 рублей.
Одновременно нужно восстановить НДС, который был принят к вычету с сентябрьского аванса:
Дебет 76.ВА Кредит 68.02 — 20 000 рублей.
В книге продаж за октябрь будет отражено восстановление НДС с кодом вида операции 21. В книге покупок за октябрь будет отражен отгрузочный счет-фактура на материалы с кодом вида операции 01.
В результате за сентябрь организация получила право на временный вычет НДС с аванса, а в октябре этот вычет заменяется обычным вычетом НДС по фактически поступившим материалам.
Теперь посмотрим на ошибочный вариант. Если в сентябре счет-фактуру на аванс оформили как поступление материалов, программа могла отразить материалы на счете 10 и НДС на счете 19, хотя фактической поставки еще не было. В октябре после реального поступления материалов может быть оформлен второй документ поступления. Тогда материалы будут отражены дважды, а НДС по фактической поставке может быть принят к вычету без восстановления сентябрьского авансового НДС.
Именно этот риск двойного вычета НДС и неверного остатка материалов делает исправление необходимым.
Рассмотрим порядок действий, если ошибка обнаружена до формирования окончательных книг покупок и продаж за сентябрь либо до отправки декларации по НДС за III квартал.
Найдите ошибочно введенный документ Поступление (акты, накладные, УПД). Проверьте дату документа, поставщика, договор, номенклатуру, сумму НДС и зарегистрированный на его основании счет-фактуру.
Убедитесь, что материалы действительно не поступали в сентябре. Проверьте накладные, УПД, складские документы, документы приемки, транспортные документы и дату фактического перехода права собственности по договору.
Отмените проведение ошибочного поступления либо удалите документ, если он не использовался в других операциях и период еще открыт для исправления.
Проверьте, не были ли ошибочно списаны материалы в производство, на расходы, на продажу или на иные хозяйственные операции. Если такие движения есть, сначала устраните зависимые документы, а затем отмените неверное поступление.
Откройте документ оплаты поставщику Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику.
Используйте команду Создать на основании и создайте документ Счет-фактура полученный на аванс.
Введите номер и дату авансового счета-фактуры поставщика. Проверьте контрагента, договор, сумму оплаты, ставку НДС и сумму налога.
Примите решение о применении вычета НДС с аванса. Если организация использует право на вычет, включите отражение вычета в книге покупок датой получения счета-фактуры.
Сформируйте книгу покупок за сентябрь и убедитесь, что авансовый счет-фактура попал в нее с кодом вида операции 02.
В октябре после фактической поставки оформите отдельный документ Поступление (акты, накладные, УПД) и зарегистрируйте в нем обычный счет-фактуру на поставку материалов.
После проведения октябрьского поступления выполните документ Формирование записей книги продаж. Проверьте, что программа сформировала восстановление НДС с аванса по коду вида операции 21.
Не пытайтесь заменить авансовый счет-фактуру документом поступления только потому, что поставщик в будущем отгрузит материалы по тому же договору. Для НДС важен момент совершения каждой операции: сначала была оплата, затем был авансовый счет-фактура, затем произошла фактическая поставка.
Разберем более сложную ситуацию: декларация за III квартал уже представлена, книга покупок уже сформирована, а ошибка обнаружена позднее.
В этом случае сначала определим, повлияла ли ошибка на сумму НДС к уплате за III квартал и на сумму НДС к уплате за IV квартал.
Если в сентябре сумма вычета была отражена верно, но был указан неправильный код вида операции, сумма налога за III квартал могла не измениться. В такой ситуации представление уточненной декларации не всегда является обязанностью, поскольку ошибка не обязательно привела к занижению налога.
Но это не означает, что запись можно оставить как есть. Необходимо исправить неправильное отражение операции в книге покупок и проверить последующий квартал.
Если ошибка обнаружена после сдачи декларации, при исправлении записи книги покупок обычно формируется дополнительный лист книги покупок за тот налоговый период, в котором была допущена ошибка.
В дополнительном листе необходимо:
Аннулировать неправильную запись по счету-фактуре, которая была отражена как поступление материалов с кодом вида операции 01.
Зарегистрировать тот же счет-фактуру правильно — как счет-фактуру на аванс с кодом вида операции 02.
Проверить, что номер, дата, ИНН, КПП, наименование поставщика, стоимость покупки и сумма НДС соответствуют документу поставщика.
Сформировать уточненную декларацию за соответствующий квартал, если принято решение исправить сведения, отраженные в декларации.
При аннулировании записи в дополнительном листе показатели отражаются с отрицательным значением, а правильная запись — с положительным значением. Итоговая сумма вычета при этом может не измениться, но сведения книги покупок будут соответствовать реальному характеру операции.
Если ошибка в III квартале привела только к неверному коду вида операции и не изменила налог к уплате, уточненная декларация является правом, а не безусловной обязанностью. Однако исправление целесообразно, поскольку оно устраняет расхождение с данными поставщика и обеспечивает корректное восстановление НДС при последующей поставке.
Особое внимание уделите IV кварталу. Если в октябре материалы были фактически получены, НДС по отгрузочному счету-фактуре был принят к вычету, но НДС с сентябрьского аванса не был восстановлен, налог за IV квартал будет занижен.
В такой ситуации необходимо:
Исправить отражение авансового счета-фактуры за сентябрь.
Сформировать восстановление НДС с аванса в книге продаж за октябрь с кодом вида операции 21.
Проверить, что в книге покупок за октябрь отражен отгрузочный счет-фактура на материалы с кодом вида операции 01.
Пересчитать НДС к уплате за IV квартал.
Если налог к уплате увеличился, представить уточненную декларацию за IV квартал.
До подачи уточненной декларации перечислить недостающую сумму налога и соответствующие пени, если это необходимо по результатам перерасчета.
Не исправляйте прошлую ошибку простой проводкой текущим периодом без анализа книг покупок, книг продаж и деклараций за периоды возникновения операции. Такой подход может исказить данные текущего периода и не устранить ошибку в прошлой налоговой отчетности.
Рассмотрим альтернативный вариант, когда организация не хочет применять вычет НДС с выданного аванса.
Такой вариант допустим, поскольку вычет НДС по авансовому счету-фактуре не является обязательным. Организация может не включать авансовый счет-фактуру в книгу покупок за сентябрь и дождаться фактического поступления материалов.
В этом случае порядок будет следующим:
В сентябре отразите только перечисление аванса поставщику.
Не принимайте НДС с авансового счета-фактуры к вычету в книге покупок.
Не отражайте в сентябре поступление материалов, так как материалы фактически не получены.
В октябре после поставки оформите документ поступления материалов.
Зарегистрируйте обычный отгрузочный счет-фактуру поставщика.
Примите НДС к вычету по фактически поступившим материалам.
Не восстанавливайте НДС с аванса, потому что вычет с аванса ранее не заявлялся.
Этот способ проще с точки зрения контроля, особенно если между оплатой и поставкой проходит короткий срок. Но если организация уже заявила авансовый вычет, нельзя задним числом просто забыть о нем: необходимо исправить налоговый учет и проверить обязанность по восстановлению НДС.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 используйте разные документы для поступления материалов и для регистрации счета-фактуры на аванс.
Обычный документ Поступление (акты, накладные, УПД) предназначен для отражения фактического получения товаров, материалов, работ, услуг или иных ценностей. Этот документ формирует движения по бухгалтерским счетам, складскому учету, взаиморасчетам с поставщиком и учету входного НДС.
Для счета-фактуры поставщика на перечисленный аванс используйте документ Счет-фактура полученный на аванс. Как правило, его создают на основании платежного документа Списание с расчетного счета.
Разберем порядок действий в программе по шагам.
Откройте раздел с банковскими операциями и найдите документ Списание с расчетного счета, которым перечислены деньги поставщику.
Проверьте, что в документе указан правильный поставщик, договор, сумма платежа, ставка НДС и вид операции Оплата поставщику.
Нажмите команду Создать на основании.
Выберите документ Счет-фактура полученный на аванс.
Заполните реквизиты полученного от поставщика авансового счета-фактуры: номер, дату, сумму, ставку НДС, сумму налога и договор.
Проверьте настройку отражения вычета НДС в книге покупок. Включайте ее только в том случае, если организация решила применить авансовый вычет.
Проведите документ и сформируйте отчет Книга покупок за квартал перечисления аванса.
Убедитесь, что счет-фактура отражен с кодом вида операции 02.
После фактической поставки материалов оформите отдельный документ Поступление (акты, накладные, УПД).
В документе поступления зарегистрируйте счет-фактуру поставщика на отгрузку материалов. Не используйте для этого номер сентябрьского авансового счета-фактуры.
Выполните регламентную операцию Формирование записей книги продаж за квартал поступления.
Проверьте книгу продаж: должна появиться запись на восстановление НДС с авансового счета-фактуры с кодом вида операции 21.
Если ошибочный документ поступления уже проведен и используется в других документах, не удаляйте его без предварительной проверки зависимостей. Сначала выясните, какие движения он сформировал, списывались ли материалы, закрывался ли месяц, формировалась ли отчетность и создавались ли на его основании другие документы.
Для отмены ошибочно введенного документа в закрытом периоде можно использовать механизм Сторно документа, но применять его следует после анализа налоговых регистров и отчетности. Просторнировать бухгалтерские проводки недостаточно, если неверные сведения уже попали в книгу покупок, декларацию по НДС или дополнительные регистры учета НДС.
Не корректируйте вручную движения регистров НДС Покупки и НДС Продажи, если исправление можно выполнить штатными документами конфигурации. Ручное изменение регистров может нарушить связь между документами, регистрами НДС, книгами покупок, книгами продаж и декларацией.
Рассмотрим документы, которые часто пытаются использовать неправильно.
Не используйте документ Корректировка поступления, если поставки материалов в сентябре вообще не было. Этот документ предназначен для изменения стоимости, количества, номенклатуры или иных параметров реально состоявшегося поступления. В рассматриваемой ситуации исправляется не цена и не количество материалов, а неверно выбранный вид хозяйственной операции.
Не просите поставщика выставить исправленный счет-фактуру только потому, что покупатель неправильно ввел документ в своей программе. Если поставщик правильно оформил счет-фактуру на аванс, ошибка находится в учете покупателя. Исправлять нужно способ регистрации документа у покупателя, а не реквизиты счета-фактуры у поставщика.
Не используйте код вида операции 22 вместо кода 21. Код 22 относится к иной стороне сделки и не применяется покупателем для восстановления НДС с перечисленного аванса после получения материалов.
Не отражайте в текущем периоде новую условную операцию только для того, чтобы «закрыть» остаток по счету 76.ВА. Сначала восстановите правильную последовательность документов в периодах, в которых реально произошли оплата, получение авансового счета-фактуры и поставка материалов.
Отдельно разберем ситуацию, когда поставщик отгружает материалы не на всю сумму перечисленного аванса.
Предположим, в сентябре организация перечислила аванс 240 000 рублей, включая НДС 40 000 рублей. В октябре поставщик отгрузил материалы только на 120 000 рублей, включая НДС 20 000 рублей. Остальная часть аванса будет зачтена в счет будущей поставки.
В сентябре организация вправе принять к вычету НДС с аванса в сумме 40 000 рублей при наличии необходимых документов.
В октябре организация принимает к вычету НДС по фактически полученным материалам в сумме 20 000 рублей. Одновременно необходимо восстановить НДС с аванса не полностью, а в части, относящейся к зачтенному авансу.
В нашем примере восстановлению подлежит 20 000 рублей. Оставшиеся 20 000 рублей НДС по неиспользованной части аванса продолжают учитываться как НДС с выданного аванса до следующей поставки либо до возврата неиспользованной суммы предоплаты.
В такой ситуации особенно важно правильно отражать авансовый счет-фактуру. Если авансовый документ был ошибочно оформлен как поступление материалов, программа может не определить, какая часть аванса зачтена в счет конкретной поставки, и восстановление НДС будет сформировано неверно.
После исправления обязательно сформируйте и проверьте налоговые регистры. Не ограничивайтесь просмотром проводок, поскольку проблема связана не только с бухгалтерскими счетами, но и с декларацией по НДС.
За квартал перечисления аванса проверьте книгу покупок.
В книге покупок должна быть одна запись по авансовому счету-фактуре поставщика. В ней должны совпадать номер счета-фактуры, дата, ИНН и КПП поставщика, наименование поставщика, стоимость покупки и сумма НДС. Код вида операции должен быть 02.
За квартал фактического поступления материалов проверьте книгу покупок и книгу продаж.
В книге покупок должна быть отражена обычная поставка материалов по отгрузочному счету-фактуре с кодом вида операции 01.
В книге продаж должна быть отражена операция восстановления НДС с ранее перечисленного аванса. В записи должен использоваться авансовый счет-фактура, по которому НДС был ранее принят к вычету. Код вида операции должен быть 21.
Проверьте, чтобы авансовый счет-фактура не оказался одновременно в двух строках книги покупок без оснований. Например, нельзя отражать один и тот же авансовый счет-фактуру в сентябре как поступление материалов с кодом 01 и одновременно как аванс с кодом 02.
После исправления используйте стандартные отчеты и проверки программы. Рассмотрим основные инструменты.
Книга покупок — поможет проверить, как зарегистрированы авансовый и отгрузочный счета-фактуры, а также какие коды видов операций использованы.
Книга продаж — поможет проверить восстановление НДС с аванса при поступлении материалов.
Анализ учета по НДС — позволит увидеть, какие суммы НДС приняты к вычету, восстановлены и отражены в регистрах учета НДС.
Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 60.01, 60.02, 19, 68.02 и 76.ВА — поможет проверить расчеты с поставщиком, остатки по авансам и НДС.
Карточка счета — позволит расшифровать движения по конкретному поставщику, договору и документу расчетов.
Экспресс-проверка ведения учета — поможет выявить отдельные ошибки в последовательности документов и настройках учета.
Декларация по НДС — позволит проверить, как сведения книг покупок и продаж попали в разделы и приложения декларации.
Особенно внимательно проверьте счет 76.ВА. После полной поставки и полного восстановления НДС по авансу остаток по этому счету по соответствующему договору и авансовому счету-фактуре обычно должен закрыться. Если остаток остается при полной поставке, необходимо выяснить причину: возможно, восстановление НДС не сформировалось, аванс не зачелся, документы относятся к разным договорам или в документах указаны разные расчетные документы.
При исправлении подобных операций часто допускают новые ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них.
Ошибка первая — удалить поступление материалов, но не создать счет-фактуру на аванс.
В этом случае материалы перестанут числиться на складе, но ранее заявленный вычет НДС может исчезнуть либо останется без корректного основания. После отмены ошибочного поступления обязательно зарегистрируйте авансовый счет-фактуру на основании оплаты поставщику, если организация применяет вычет НДС с аванса.
Ошибка вторая — создать второй счет-фактуру на аванс с теми же реквизитами.
Не дублируйте счет-фактуру. Сначала аннулируйте или исправьте ошибочную регистрацию первоначального документа, затем зарегистрируйте его правильно. Один счет-фактура должен отражаться в книге покупок только один раз в рамках одной операции.
Ошибка третья — принять НДС по фактической поставке и не восстановить авансовый НДС.
Проверяйте книгу продаж за квартал поступления. Если в ней нет записи с кодом 21, выясните, почему программа не сформировала восстановление.
Ошибка четвертая — восстанавливать НДС по коду 22.
Покупатель при зачете выданного аванса использует код 21. Код 22 применяется в других ситуациях и относится к вычету НДС с аванса у продавца.
Ошибка пятая — отражать материалы датой оплаты.
Дата перечисления аванса не является датой поступления материалов. Материалы отражайте по дате фактической приемки в соответствии с первичными документами и условиями договора.
Ошибка шестая — исправлять только проводки без проверки декларации по НДС.
Неверные проводки можно устранить, но запись в книге покупок с неправильным кодом вида операции останется. Поэтому всегда проверяйте не только бухгалтерский учет, но и книги покупок, книги продаж и декларации за соответствующие кварталы.
Ошибка седьмая — использовать текущую дату для исправления прошлой операции без анализа периода.
Если ошибка относится к сентябрю и октябрю прошлых лет, сначала определите, какие декларации уже поданы, в каком квартале возникло возможное занижение НДС и какие дополнительные листы нужно сформировать. Не переносите прошлую операцию в текущий квартал только для удобства учета.
Рассмотрим этот вопрос отдельно, поскольку ответ зависит от того, как ошибка повлияла на налог к уплате.
Если ошибка привела к занижению налога к уплате, например организация в октябре приняла НДС по поступившим материалам к вычету, но не восстановила НДС с ранее выданного аванса, необходимо представить уточненную декларацию за квартал, в котором возникло занижение.
Если ошибка не повлияла на сумму НДС к уплате, например в сентябре вычет был заявлен в правильной сумме, но по неправильному коду вида операции, уточненная декларация может быть представлена по инициативе налогоплательщика. В такой ситуации необходимо оценить риск расхождений с поставщиком и необходимость исправления книги покупок.
При подготовке уточненной декларации используйте форму декларации, которая действовала за налоговый период, который уточняется. Не заменяйте декларацию за прошлый период текущей формой без проверки требований к отчетности.
Если уточнение приводит к доплате НДС, сначала рассчитайте недоимку и пени. После этого подготовьте уточненную декларацию с корректными сведениями по книге покупок, книге продаж и соответствующим приложениям декларации.
Не делайте вывод о необходимости уточненной декларации только по сентябрьскому периоду. Обязательно проверьте следующий квартал, в котором произошла фактическая поставка и должно было произойти восстановление НДС с аванса.
В рассматриваемой ситуации исправленный счет-фактура от поставщика обычно не требуется.
Поставщик выставил счет-фактуру на аванс правомерно, поскольку получил оплату до отгрузки материалов. Если реквизиты счета-фактуры заполнены верно, дата и номер соответствуют документу поставщика, сумма аванса и сумма НДС определены правильно, менять сам счет-фактуру не нужно.
Исправить необходимо учет покупателя: удалить или сторнировать ошибочное поступление материалов, правильно оформить авансовый счет-фактуру и обеспечить последующее восстановление НДС при поставке.
Обращайтесь к поставщику только в том случае, если сам счет-фактура содержит ошибки в обязательных реквизитах, неверную сумму, неверную ставку НДС, неверный ИНН, КПП, дату, номер или иные данные, которые действительно требуют исправления со стороны продавца.
Если ошибка была допущена, например, в сентябре и октябре 2023 года, а обнаружена значительно позже, не исправляйте ее формально текущим периодом без восстановления хронологии.
Сначала соберите документы по операции: договор, платежные поручения, банковские выписки, авансовый счет-фактуру, накладные или УПД на фактическую поставку, отгрузочный счет-фактуру, книги покупок и продаж за соответствующие кварталы, декларации по НДС и оборотно-сальдовые ведомости по расчетам с поставщиком.
Затем последовательно определите:
Был ли в сентябре фактически заявлен вычет НДС по ошибочно зарегистрированному счету-фактуре.
Каким кодом вида операции счет-фактура был отражен в книге покупок.
Была ли в октябре отражена фактическая поставка материалов.
Был ли НДС по отгрузочному счету-фактуре принят к вычету.
Был ли восстановлен НДС с аванса в книге продаж.
Изменилась ли сумма НДС к уплате за III или IV квартал.
Имеются ли остатки по счетам 60.02, 19, 68.02 и 76.ВА, которые подтверждают незавершенность или ошибочность учета.
Если выяснится, что из-за отсутствия восстановления НДС налог за IV квартал был занижен, потребуется исправлять именно тот квартал, в котором возникло занижение. Если ошибка касалась только кода вида операции при неизменной сумме налога, оцените необходимость уточнения с учетом корректности книги покупок и возможных расхождений по НДС.
После внесения исправлений выполним итоговую проверку.
Убедимся, что материалы не отражены на счете учета запасов до даты фактического поступления.
Проверим, что оплата поставщику отражена как выданный аванс.
Проверим, что авансовый счет-фактура зарегистрирован документом Счет-фактура полученный на аванс.
Убедимся, что авансовый счет-фактура отражен в книге покупок с кодом вида операции 02, если авансовый вычет применяется.
Проверим, что в квартале поставки создан отдельный документ Поступление (акты, накладные, УПД).
Убедимся, что отгрузочный счет-фактура зарегистрирован отдельно и отражен в книге покупок с кодом вида операции 01.
Проверим, что в книге продаж сформировано восстановление НДС с аванса с кодом вида операции 21.
Сверим сумму восстановленного НДС с суммой НДС по части аванса, зачтенной в оплату поставленных материалов.
Проверим отсутствие необоснованного двойного вычета НДС.
Сформируем оборотно-сальдовую ведомость и убедимся, что остатки по счетам расчетов и НДС соответствуют фактическим документам.
Проверим декларации по НДС за квартал аванса и квартал поставки, если отчетность за эти периоды уже представлялась.
Если счет-фактуру на аванс от поставщика ошибочно завели как поступление материалов, исправьте ошибку. Не отражайте материалы до их фактического получения.
Зарегистрируйте сентябрьский документ как Счет-фактура полученный на аванс на основании оплаты поставщику. При применении авансового вычета отразите его в книге покупок с кодом вида операции 02.
После фактического поступления материалов оформите отдельный документ поступления, зарегистрируйте отгрузочный счет-фактуру с кодом вида операции 01 и восстановите ранее принятый НДС с аванса в книге продаж с кодом вида операции 21.
Даже если сумма НДС за первый квартал ошибки формально не изменилась, исправление необходимо для корректного учета материалов, правильного восстановления НДС и исключения двойного вычета при последующей поставке.
Информация носит справочный характер