Рассмотрим ситуацию, когда организация получила уведомление ИФНС о вызове для дачи пояснений по положительному входящему сальдо ЕНС. Инспекция обнаружила, что по данным расчетов 6-НДФЛ и карточки расчетов с бюджетом за прошлые периоды суммы исчисленного и перечисленного НДФЛ не совпадают.
В типичной ситуации проблема выглядит так: в 2016 году организация перечислила НДФЛ, однако расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие не был представлен. В карточке расчетов с бюджетом остался платеж, но не появилась сумма начисленного НДФЛ за соответствующий отчетный период. В результате платеж технически превратился в переплату.
При переходе на ЕНС такая переплата могла попасть во входящее положительное сальдо на 01.01.2023. Позднее ИФНС начала сверку старых расчетов и попросила либо подтвердить переплату платежными поручениями и документами, либо направить уточненные расчеты, либо согласиться на уменьшение положительного сальдо.
Разберем по шагам, почему нельзя автоматически соглашаться на списание суммы, почему нельзя просто оставить старую переплату на ЕНС и какие действия помогут закрыть вопрос без необоснованного признания задолженности.
Сначала определим, что именно означает расхождение в карточке расчетов с бюджетом. Инспекция сопоставляет две величины:
Если за период перечислено больше НДФЛ, чем отражено в расчете, в карточке расчетов с бюджетом возникает переплата. Но такая переплата не всегда является реальной.
Например, организация могла своевременно удержать и перечислить НДФЛ с доходов работников за II квартал 2016 года. Однако расчет 6-НДФЛ за полугодие 2016 года не был сдан. В таком случае инспекция видит платежи, но не видит отчетную сумму налога, к которой эти платежи относятся.
Рассмотрим условный пример:
В этой ситуации необходимо отличать реальную переплату от технической переплаты, возникшей из-за отсутствующего расчета.
Реальная переплата возникает, когда налог действительно перечислен в бюджет сверх обязанности организации как налогового агента. Техническая переплата возникает, когда налог уплачен правильно, но отчетность либо данные карточки расчетов с бюджетом не позволяют инспекции связать платеж с конкретным начислением.
Если 6-НДФЛ за полугодие 2016 года действительно не сдавался, а перечисления НДФЛ в этот период были связаны с выплатами работникам, наиболее вероятно, что сумма в ЕНС является не свободной переплатой организации, а нераспознанным платежом по НДФЛ.
Теперь рассмотрим главный вопрос: может ли сумма НДФЛ, перечисленная в 2016 году, остаться положительным входящим остатком на ЕНС после 01.01.2023.
Для перехода на ЕНС действовали специальные правила, установленные Федеральным законом от 14.07.2022 № 263-ФЗ. Входящее сальдо ЕНС на 01.01.2023 формировалось на основании сведений, которыми располагала налоговая инспекция по состоянию на 31.12.2022.
При этом в состав входящего положительного сальдо не должны включаться суммы излишне перечисленных налогов, если со дня их уплаты прошло более трех лет. Это правило прямо предусмотрено частью 3 статьи 4 Федерального закона № 263-ФЗ.
Следовательно, если спорные платежи по НДФЛ были перечислены в 2016 году, то по состоянию на 31.12.2022 с даты их уплаты прошло более трех лет. Такие платежи не могут сохраняться как свободная переплата, которую организация вправе использовать в счет текущих налогов, зачесть или вернуть.
Поэтому оставить неподтвержденную переплату 2016 года в составе положительного сальдо ЕНС только потому, что она ранее попала во входящий остаток, нельзя.
Однако здесь важно не делать поспешный вывод, что сумма должна быть просто списана как утратившая актуальность. Сначала необходимо установить ее экономическую и налоговую природу.
Возможны два принципиально разных варианта:
В первом варианте сумма должна быть сопоставлена с обязанностью по НДФЛ за 2016 год. Во втором варианте сумма не должна оставаться положительным сальдо ЕНС из-за истечения трехлетнего периода.
Таким образом, вопрос состоит не в том, как сохранить старую переплату на ЕНС, а в том, чтобы определить, была ли это переплата вообще.
Проанализируем форму документа, полученного от ИФНС. В рассматриваемой ситуации организация получила уведомление о вызове для дачи пояснений со ссылкой на статью 31 НК РФ.
Подпункт 4 пункта 1 статьи 31 НК РФ дает налоговым органам право вызывать налогоплательщиков и налоговых агентов для дачи пояснений по вопросам исчисления, удержания и перечисления налогов.
Уведомление о вызове означает, что инспекция вправе пригласить представителя организации на рабочую встречу, комиссию или сверку. Но такое уведомление не тождественно требованию о представлении документов.
Разберем различие подробнее:
Не будем считать, что уведомление о вызове автоматически обязывает передать инспектору все первичные документы за 2016 год. Если инспекции потребуются документы, она вправе истребовать их в предусмотренном НК РФ порядке.
Однако не будем и игнорировать уведомление. Неявка по законному уведомлению может повлечь административную ответственность. Поэтому безопаснее явиться в инспекцию лично, направить уполномоченного представителя по доверенности либо заранее согласовать с инспекцией иной порядок представления пояснений.
При этом не следует давать недостоверные пояснения. Если организации известно, что расчет 6-НДФЛ за полугодие 2016 года действительно не сдавался, не нужно утверждать, что вся отчетность была представлена своевременно. Такая позиция легко опровергается данными инспекции и может осложнить последующую сверку.
Правильная линия поведения состоит не в отрицании очевидного факта, а в подтверждении того, что организация проводит сверку и готова устранить расхождения после документальной проверки.
Инспектор может предложить написать обращение об уменьшении переплаты в счет начислений за II квартал 2016 года. На первый взгляд это кажется простым способом закрыть вопрос. Но прежде чем согласиться, необходимо понять, какой результат даст такое обращение.
Если организация напишет письмо в свободной форме о списании переплаты в счет начислений за II квартал 2016 года, она фактически подтвердит, что:
Если организация не проверила расчет НДФЛ за II квартал 2016 года, подписывать такое обращение рискованно. Может оказаться, что сумма НДФЛ за период была меньше, больше либо состояла из нескольких платежей, относящихся к разным датам выплат работникам.
Не будем подтверждать точную сумму начислений только на основании устного предложения инспектора. Сначала получим документы и проведем минимальную сверку.
При этом не нужно проводить полный аудит всех операций организации за 2016 год. Для ответа на уведомление достаточно восстановить ту часть учета, которая связана с расхождением по НДФЛ и спорной суммой 235 777 руб.
Рассмотрим практический подход:
Только после этого можно принять решение: представить отсутствующий расчет 6-НДФЛ, согласовать корректировку сальдо ЕНС или представить мотивированные возражения.
Рассмотрим основной вариант, если организация подтверждает, что НДФЛ за II квартал 2016 года действительно удерживался и перечислялся, а причина переплаты состоит в непредставлении расчета 6-НДФЛ за полугодие.
В этой ситуации наиболее логичным действием является подготовка и представление первичного расчета 6-НДФЛ за полугодие 2016 года.
Несмотря на то что срок представления давно истек, сам факт истечения срока не означает, что расчет нельзя представить. Расчет остается документом, необходимым для отражения правильной обязанности налогового агента.
В 2016 году расчет 6-НДФЛ за полугодие необходимо было представить не позднее 01.08.2016. Непредставление расчета в срок являлось налоговым правонарушением, за которое предусматривался штраф в размере 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки.
Однако для привлечения к ответственности действует трехлетний срок давности, установленный статьей 113 НК РФ. По нарушениям 2016 года этот срок обычно уже истек, если не было специальных обстоятельств, приостанавливающих его течение.
При этом не будем делать ошибочный вывод, что истечение срока давности освобождает организацию от необходимости исправить ошибочные сведения в расчетах с бюджетом. Срок давности ограничивает возможность привлечения к налоговой ответственности, но не превращает неверные данные учета в правильные.
Если организация представит расчет 6-НДФЛ за полугодие 2016 года, инспекция сможет сопоставить сумму удержанного и перечисленного НДФЛ с платежами, которые сейчас числятся как переплата.
В результате могут возникнуть следующие последствия:
Важно учитывать переходные правила ЕНС. Федеральный закон № 263-ФЗ предусматривает, что расчет, представленный после 01.01.2023 за период до 31.12.2022, влияет на совокупную обязанность и сальдо ЕНС. Поэтому не будем отправлять отчетность без предварительной проверки суммы и без понимания, как инспекция отразит результат в карточке ЕНС.
Перед подачей отсутствующего расчета целесообразно получить от инспекции письменную или электронную расшифровку: какие платежи она считает переплатой, на какие даты они относятся и какую сумму начисленного НДФЛ ожидает увидеть за полугодие 2016 года.
Разберем порядок восстановления расчета. Для 2016 года необходимо применять форму и правила заполнения, действовавшие в соответствующем отчетном периоде. Не следует составлять отчет за 2016 год по современной форме 6-НДФЛ.
Расчет за полугодие 2016 года является первичным, если он ранее не представлялся. Поэтому в нем необходимо использовать признак первичного расчета, а не корректировку ранее принятого расчета.
При восстановлении расчета соберем следующие документы:
Форма 6-НДФЛ за полугодие 2016 года заполнялась нарастающим итогом. Поэтому при восстановлении нельзя учитывать только выплаты апреля, мая и июня. Необходимо проверить данные за период с января по июнь 2016 года.
Раздел с общими показателями должен соответствовать начисленному, удержанному и перечисленному НДФЛ за полугодие. Раздел с датами фактического получения дохода, удержания и сроками перечисления налога должен отражать операции последних трех месяцев отчетного периода.
Рассмотрим пример логики проверки:
Если расчет за девять месяцев и годовой расчет были представлены корректно, они могут существенно сократить объем ручной проверки. В таком случае необходимо выделить показатели II квартала путем сопоставления данных нарастающим итогом.
Не нужно формировать расчет 6-НДФЛ исходя только из суммы платежных поручений. Расчет должен подтверждать исчисленный и удержанный НДФЛ с доходов работников, а платежные поручения должны подтверждать перечисление удержанного налога.
Рассмотрим, как организовать проверку в 1С. Конкретные названия разделов могут отличаться в зависимости от конфигурации, однако логика будет одинаковой для 1С:Бухгалтерии, 1С:Зарплаты и управления персоналом и комплексных конфигураций.
Сначала проверим, сохранилась ли база за 2016 год и не была ли она очищена при обновлениях. Если архивная база доступна, используем ее как основной источник данных для восстановления расчета.
В разделе регламентированной отчетности найдем отчет 6-НДФЛ и выберем период «1 полугодие 2016 года». Если программа хранит исторические формы, необходимо выбрать редакцию формы, действовавшую в 2016 году.
Не будем заполнять отчет вручную до проверки регистров НДФЛ. Сначала используем аналитические отчеты программы.
В зависимости от конфигурации для проверки могут применяться отчеты:
Анализ НДФЛ по месяцам;Подробный анализ НДФЛ по сотруднику;Сводная справка 2-НДФЛ;Проверка учета НДФЛ;Регистр налогового учета по НДФЛ;Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.01;Карточка счета 68.01.Рассмотрим последовательность проверки в 1С:
Если 1С не позволяет сформировать старую форму 6-НДФЛ, не нужно переносить данные в текущую форму. В такой ситуации необходимо использовать архивную версию программы, специализированный сервис подготовки отчетности либо подготовить расчет в формате, который поддерживает отчетность за соответствующий период.
После формирования расчета обязательно проведем контрольное сопоставление: сумма удержанного НДФЛ в расчете, сумма перечисленного НДФЛ в платежных поручениях и сумма, указанная инспекцией как переплата, должны быть объяснимы и увязаны между собой.
Рассмотрим второй вариант. Он применяется, если организация после сверки установит, что часть платежей действительно была перечислена сверх удержанного НДФЛ.
Например, бухгалтер в 2016 году мог ошибочно дважды перечислить НДФЛ, указать неправильный КБК, перечислить налог за другой период либо отправить платеж с ошибочным назначением.
В таком случае нужно подтвердить реальную переплату документами:
Однако даже подтвержденная переплата 2016 года не дает права сохранить сумму в положительном сальдо ЕНС. Причина состоит в том, что со дня уплаты прошло более трех лет к моменту формирования входящего сальдо ЕНС.
Следовательно, документы о платежах помогут объяснить причину расхождения, но не позволят использовать старую переплату для уменьшения текущих налогов.
Если инспекция ошибочно сохранила такую сумму во входящем остатке ЕНС, она вправе скорректировать сальдо. В этом случае организация не должна препятствовать исправлению технической ошибки, но должна убедиться, что инспекция не уменьшит сальдо на сумму, которая фактически относится к уже исполненной обязанности по НДФЛ.
Рассмотрим ситуацию, когда организация не располагает полным комплектом документов за 2016 год, а быстро восстановить расчет 6-НДФЛ невозможно.
В такой ситуации не следует писать письмо, содержащее безусловное согласие на уменьшение положительного сальдо в счет начислений за II квартал 2016 года. Это может привести к тому, что организация подтвердит сумму, которую сама не проверяла.
Но и сохранять пассивную позицию не стоит. Необходимо направить в инспекцию письменные пояснения и запросить документы для сверки.
В пояснениях укажем:
Одновременно запросим акт сверки принадлежности сумм денежных средств по форме КНД 1160070. Этот документ позволяет увидеть начисления, платежи, распределение сумм и расхождения по конкретным налогам.
Также запросим справку о наличии положительного, отрицательного или нулевого сальдо ЕНС по форме КНД 1160082. В современной форме справки отдельно отражается сальдо ЕНС на 01.01.2023, поэтому она поможет понять, какая сумма была перенесена во входящий остаток и изменялась ли она позднее.
Дополнительно целесообразно запросить справку о принадлежности сумм денежных средств, перечисленных в качестве ЕНП, по форме КНД 1120502, если требуется проследить распределение текущих платежей и изменения ЕНС после 2023 года.
Не будем подписывать акт сверки без проверки. Если организация не согласна с отдельными строками, необходимо указать разногласия и подготовить письменные пояснения.
Чтобы не восстанавливать весь учет за 2016 год вслепую, запросим у инспекции документы и сведения, которыми она располагает.
После получения документов проверим, совпадает ли сумма 235 777 руб. с отсутствующим расчетом за полугодие 2016 года. Возможно, в переплату вошли не только платежи II квартала, но и расхождения за другие периоды, и тогда одного расчета 6-НДФЛ может быть недостаточно.
Не будем ограничиваться строкой «стартовая переплата». Нужно установить каждую составляющую суммы: платеж, дату платежа, КБК, ОКТМО, период и предполагаемую обязанность, к которой этот платеж относится.
Ниже приведем безопасную структуру пояснений. Текст необходимо адаптировать к фактическим данным организации, номеру уведомления, дате вызова и суммам расхождений.
Пример содержания пояснений:
«В ответ на уведомление о вызове для дачи пояснений по вопросу наличия переплаты по НДФЛ, включенной во входящее сальдо ЕНС на 01.01.2023, сообщаем следующее.
Организация проводит сверку сумм НДФЛ, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет за 2016 год. По предварительным данным установлено, что расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года отсутствует в составе представленной отчетности.
В связи с отсутствием указанного расчета часть платежей по НДФЛ могла быть отражена в карточке расчетов с бюджетом как переплата при фактическом перечислении налога, удержанного с доходов работников.
Для завершения сверки просим предоставить детальную расшифровку суммы переплаты по НДФЛ, включенной во входящее сальдо ЕНС, с указанием платежных документов, дат уплаты, КБК, ОКТМО, периодов и сумм начислений, с которыми инспекция предлагает сопоставить данные платежи.
До завершения сверки организация не может подтвердить корректность суммы переплаты и не может подтвердить ее отнесение в полном объеме к начислениям НДФЛ за II квартал 2016 года.
После получения расшифровки и завершения проверки организация представит необходимые документы и уточнит позицию по вопросу корректировки сальдо ЕНС».
Такой текст не содержит недостоверных сведений, не признает неподтвержденную обязанность и не препятствует законной сверке.
Согласиться на корректировку сальдо можно после того, как организация установит, что спорные платежи действительно относятся к НДФЛ за 2016 год и сумма начисленного налога подтверждается учетными данными.
Рассмотрим безопасную последовательность:
Если организация установит, что спорная сумма полностью соответствует НДФЛ, удержанному с работников во II квартале 2016 года, разумнее оформить корректировку не как произвольное «списание переплаты», а как устранение расхождения между платежами и обязанностью налогового агента.
В таком случае необходимо попросить инспекцию пояснить, какой именно документ требуется: отсутствующий первичный расчет 6-НДФЛ, заявление о проведении сверки, пояснение о происхождении суммы либо согласие с корректировкой данных карточки расчетов с бюджетом.
Не нужно самостоятельно придумывать вид документа, который не предусмотрен законодательством или не согласован с инспекцией. Сначала зафиксируем результаты сверки, затем выберем документ, который отражает фактическое содержание операции.
Некоторые организации опасаются представлять отсутствующий расчет 6-НДФЛ за старый период, поскольку считают, что это обязательно повлечет штрафы, пени и новые требования.
Рассмотрим этот риск предметно.
Непредставление расчета 6-НДФЛ в срок действительно являлось основанием для штрафа. Однако срок давности привлечения к налоговой ответственности по общему правилу составляет три года. Для нарушения 2016 года этот срок обычно давно истек.
При этом представление позднего расчета может повлиять на сальдо ЕНС. Если расчет показывает обязанность, которая не была отражена ранее, инспекция учтет ее в совокупной обязанности.
Поэтому перед сдачей расчета необходимо смоделировать результат:
Если НДФЛ в 2016 году был перечислен своевременно и сумма платежей соответствует сумме удержанного налога, основной результат должен состоять в устранении технической переплаты. Но это необходимо подтвердить расчетом, платежными документами и сверкой с инспекцией.
Если организация не может подтвердить своевременное перечисление налога, подача расчета может выявить фактическую задолженность. В такой ситуации необходимо отдельно оценить риски по НДФЛ, пеням и возможным разногласиям с инспекцией.
Рассмотрим ошибки, которые часто допускают организации при получении таких уведомлений.
Сведем решение проблемы в единый порядок действий.
В рассматриваемой ситуации наиболее вероятно, что сумма 235 777 руб. не является свободной переплатой организации, а возникла из-за отсутствующего расчета 6-НДФЛ за полугодие 2016 года. Поэтому разумнее не пытаться сохранить ее на ЕНС, а установить, относится ли она к фактически исполненной обязанности налогового агента.
Безопасное решение состоит в том, чтобы сначала подтвердить суммы документами, затем восстановить отсутствующую отчетность или согласовать корректировку с инспекцией, а не подписывать письмо о списании неподтвержденной суммы без сверки.
Информация носит справочный характер