Разберем ситуацию, когда индивидуальный предприниматель совмещает УСН с объектом «Доходы» и патентную систему налогообложения, а наемные работники заняты только в деятельности по патенту. При расчете авансового платежа по УСН программа 1С может включить в уменьшение налога всю сумму пособия по временной нетрудоспособности, выплаченную такому сотруднику. При этом в настройках сотрудника может быть указано, что расходы не принимаются при УСН.
Такой расчет нельзя автоматически считать правильным только потому, что его выполнила программа. Сначала определим, к какому налоговому режиму относится пособие, затем проверим ограничения по уменьшению налога и только после этого скорректируем учет в 1С.
При совмещении УСН и ПСН необходимо вести раздельный учет доходов и расходов по каждому специальному налоговому режиму. Это правило распространяется не только на обычные расходы, но и на суммы, которыми предприниматель уменьшает налог: страховые взносы, пособия по временной нетрудоспособности и платежи по договорам добровольного страхования работников.
Рассмотрим ситуацию из вопроса. Работник занят только в деятельности, переведенной на патент. Следовательно, расходы на оплату его труда, страховые взносы с его выплат и пособие за дни нетрудоспособности, оплачиваемые работодателем, относятся к патентной деятельности.
Пособие работника, занятого только на патенте, не должно уменьшать авансовый платеж по УСН. Его необходимо учитывать при уменьшении налога по патенту, соблюдая установленное ограничение.
Настройка в карточке сотрудника «расходы не принимаются при УСН» подтверждает правильную логику раздельного учета. Однако одной настройки сотрудника может оказаться недостаточно. В 1С на расчет больничного и на его включение в уменьшение налога влияют также способ отражения зарплаты, дата кадрового документа, документ выплаты, вариант учета расчетов с персоналом и алгоритм конкретного релиза конфигурации.
Для уменьшения налога нельзя использовать всю сумму больничного листа без проверки источника финансирования. Разберем это подробнее.
При обычном заболевании или бытовой травме работника первые три календарных дня временной нетрудоспособности оплачивает работодатель за счет собственных средств. Начиная с четвертого дня пособие выплачивает Социальный фонд России.
Уменьшать налог по УСН или стоимость патента можно только на ту часть пособия, которая одновременно соответствует двум условиям:
Следовательно, если сотрудник заболел сам и работодатель оплатил первые три дня болезни, в уменьшение налога можно включить только сумму за эти три дня. Сумму пособия, выплаченную Социальным фондом России начиная с четвертого дня, в уменьшение налога предпринимателя не включаем.
Также не включаем в уменьшение налога суммы, выплачиваемые Социальным фондом России с первого дня. Например, это относится к пособию по уходу за заболевшим ребенком или другим больным членом семьи. В таких случаях у работодателя обычно отсутствует расход на выплату пособия за счет собственных средств.
Отдельно исключим пособия по несчастным случаям на производстве и профессиональным заболеваниям. Для них действует другой порядок финансирования, поэтому уменьшать на них налог по УСН или стоимость патента по правилам обычного больничного нельзя.
Проверяем не сумму электронного больничного в целом, а только сумму пособия за счет работодателя. В расчетах 1С обычно ориентируемся на начисленную сумму пособия за первые три дня, а не только на сумму, перечисленную работнику после удержания НДФЛ.
Разберем по шагам распределение расходов, если работник занят исключительно на патентной деятельности.
Таким образом, если программа включила пособие патентного работника в расходы, уменьшающие налог УСН, это не дает права оставить расчет без проверки. С точки зрения раздельного учета сумма должна быть перенесена с УСН на ПСН.
Важно не путать обычные расходы и налоговый вычет. При УСН с объектом «Доходы» пособие не уменьшает налоговую базу. Оно уменьшает уже исчисленную сумму налога или авансового платежа. В 1С такие суммы отражаются в составе расходов, уменьшающих налог, но экономически это не расход из раздела обычных затрат при УСН «Доходы минус расходы».
Если предприниматель использует труд работников в деятельности по патенту, стоимость патента можно уменьшить не более чем на 50 процентов. В лимит включаем не только страховые взносы за работников, но и пособия по временной нетрудоспособности за счет работодателя, а также отдельные платежи по договорам добровольного личного страхования работников.
Рассмотрим пример.
Предположим, стоимость патента за период составляет 80 000 рублей. Работники заняты только в патентной деятельности. За период предприниматель уплатил страховые взносы за работников на сумму 35 000 рублей и выплатил пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня болезни в сумме 12 000 рублей.
Общая сумма расходов, потенциально уменьшающих налог по патенту, составляет 47 000 рублей. Однако максимальное уменьшение стоимости патента равно 40 000 рублей:
80 000 × 50% = 40 000
Значит, стоимость патента можно уменьшить только на 40 000 рублей. К уплате останется 40 000 рублей. Остаток суммы, который не использован из-за ограничения, не дает права автоматически уменьшить на него налог по УСН, если он относится к патентным работникам.
Нельзя сначала отнести расходы патентного работника к ПСН до лимита, а затем перенести остаток на УСН. Расход определяется по деятельности, к которой относится работник, а не по тому, где после применения лимита осталось больше налога к уплате.
Если 1С уменьшает УСН на 100 процентов суммы пособия, это не означает, что предприниматель законно обходит ограничение в 50 процентов по патенту. Такая ситуация требует исправления раздельного учета.
При совмещении УСН и ПСН важно анализировать не только факт наличия работников у предпринимателя, но и деятельность, в которой они заняты.
Если работники заняты только на патенте, то расходы по таким работникам относятся к ПСН. Если работники заняты только на УСН, то расходы по ним относятся к УСН. Если сотрудник работает одновременно в деятельности на УСН и в деятельности на патенте, необходимо обеспечить раздельный учет его выплат, страховых взносов и пособий.
Когда можно прямо определить, в какой деятельности занят работник, распределение выполняем напрямую. Например, если в трудовом договоре, должностной инструкции, табеле или документах по учету рабочего времени видно, что сотрудник работает только в патентной точке продаж, его больничный относим к ПСН.
Если сотрудник работает одновременно на УСН и ПСН, но разделить сумму пособия документально невозможно, распределяем расходы пропорционально доле доходов, полученных по каждому режиму, в общем объеме доходов. Такой порядок применяем только тогда, когда прямое распределение невозможно.
Рассмотрим пример пропорционального распределения. Доходы по УСН за период составили 700 000 рублей, а доходы по деятельности на патенте — 300 000 рублей. Общий доход равен 1 000 000 рублей. Пособие за счет работодателя составляет 10 000 рублей.
Доля УСН составляет 70 процентов, а доля ПСН — 30 процентов. При невозможности прямого распределения можно отнести:
При этом применяем ограничения каждого режима отдельно. Если по патенту используются работники, часть пособия, распределенная на ПСН, учитывается в пределах 50 процентов стоимости патента. Часть, распределенная на УСН, учитывается в пределах 50 процентов суммы налога по УСН при наличии работников в деятельности на УСН.
В рассматриваемой ситуации пропорциональное распределение обычно не требуется, поскольку сотрудник точно занят только в патентной деятельности. В таком случае относим всю сумму пособия работодателя к ПСН.
Настройка «расходы не принимаются при УСН» обычно относится к учету расходов на оплату труда или к способу отражения зарплаты. Однако расчет больничного и расчет расходов, уменьшающих налог, могут использовать дополнительные данные.
Выясним наиболее частые причины, по которым программа относит пособие патентного работника к УСН.
Не будем ограничиваться проверкой одной карточки сотрудника. Рассмотрим цепочку документов целиком: кадровый документ, начисление зарплаты, больничный лист, ведомость выплаты, способ отражения зарплаты и регламентную операцию закрытия месяца.
Указание версии 1С:Предприятие 8.3 с номером платформы не позволяет определить, какая именно конфигурация используется и поддерживает ли она необходимый алгоритм расчета. Платформа и конфигурация — разные компоненты программы.
Для решения вопроса необходимо определить:
Бухгалтерия предприятия;1С:Зарплата и управление персоналом.Проверим эти сведения через команду Справка — О программе. Нас интересует строка с версией конфигурации, а не только версия технологической платформы.
В современных релизах 1С:Бухгалтерии 8 порядок учета больничных в расходах, уменьшающих налоги УСН и ПСН, зависит в том числе от способа учета расчетов по заработной плате. Поэтому обновление конфигурации может изменить алгоритм автоматического формирования данных.
Не обновляем рабочую базу без резервной копии. Перед обновлением создадим архив информационной базы, затем проверим расчет на копии. Это особенно важно, если требуется пересчитать уже закрытый квартал или сданную отчетность.
Начнем с базовой проверки учетной политики. В разделе Главное — Налоги и отчеты убедимся, что для предпринимателя настроена УСН с объектом налогообложения «Доходы» и включено применение патентной системы налогообложения.
Далее проверим список патентов. Для каждого патента должны быть корректно указаны период действия, вид деятельности и иные сведения, которые используются программой при расчете налога по ПСН.
После этого перейдем к настройкам зарплаты. В зависимости от релиза конфигурации и варианта интерфейса используем разделы Зарплата и кадры, Зарплата, Сотрудники, Настройки зарплаты или Способы учета зарплаты.
Проверим, чтобы способ отражения расходов работника соответствовал патентной деятельности. Для сотрудника, занятого только на патенте, не должно быть оснований включать его выплаты в расходы, уменьшающие налог УСН.
Если сотрудник переведен с УСН на патент или обратно, не заменяем настройки задним числом без анализа периода. Создадим или проверим кадровый перевод с фактической даты изменения деятельности. Это позволит сохранить корректный раздельный учет в предыдущих месяцах.
Особое внимание уделим сотрудникам, которые работали в нескольких подразделениях, торговых точках, объектах общественного питания или направлениях деятельности. Один и тот же сотрудник может быть связан с разными режимами налогообложения в разные периоды, поэтому проверяем настройки по датам, а не только текущее значение в карточке.
Далее откроем документ Больничный лист и проанализируем сумму пособия. Нам необходимо отдельно определить сумму, оплачиваемую за счет работодателя.
Проверим следующие показатели:
Если больничный выдан по уходу за ребенком или другим членом семьи, проверим, есть ли у работодателя вообще сумма за счет собственных средств. В большинстве таких случаев работодатель передает сведения в Социальный фонд России, а само пособие выплачивается фондом. Тогда уменьшать налог предпринимателя на всю сумму такого пособия нельзя.
Если больничный относится к обычному заболеванию или бытовой травме работника, проверим, что в расчет уменьшения включена только сумма за первые три календарных дня. Не относим к вычету расходы Социального фонда России, даже если сведения по всему пособию присутствуют в программе.
После проверки начисления откроем документ выплаты: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой документ, которым отражена фактическая выплата. Для уменьшения налога значение имеет не только начисление пособия, но и его выплата.
Если сумма пособия начислена в одном месяце, а выплачена в другом, проверим, в каком отчетном периоде программа учитывает сумму в уменьшении налога. Для УСН и ПСН необходимо сопоставлять расчет с фактической датой выплаты и периодом, за который уменьшается налог.
В 1С:Бухгалтерии расчет расходов, уменьшающих налог УСН и ПСН, обычно выполняется при закрытии последнего месяца квартала. Используем раздел Операции — Закрытие месяца и найдем регламентную операцию Расчет расходов, уменьшающих налоги УСН и ПСН.
В некоторых релизах название операции может немного отличаться. Например, программа может использовать наименование Расчет расходов, уменьшающих налог УСН или отдельно рассчитывать уменьшение налога по патенту. Смысл проверки остается одинаковым: необходимо определить, в какой режим программа включила пособие.
Выполним следующую последовательность действий:
Больничный лист;Для анализа используем отчет или справку-расчет Расчет расходов, уменьшающих налоги УСН и ПСН. В ней необходимо увидеть не только общую сумму уменьшения, но и состав сумм: страховые взносы, пособия, фиксированные взносы предпринимателя и другие расходы, уменьшающие налог.
Если после настройки сотрудника программа продолжает включать пособие в УСН, откроем команду Показать проводки и другие движения у регламентной операции. Так мы сможем определить, какие записи были сформированы в регистрах и на основании каких документов.
Не исправляем сразу итоговую сумму налога вручную. Сначала необходимо устранить причину неверной записи, иначе при следующем закрытии месяца программа снова сформирует неправильное уменьшение.
Первый и наиболее безопасный способ исправления — откорректировать исходные документы и выполнить повторное закрытие месяца.
Разберем порядок действий.
Больничный лист и сумму за счет работодателя.После корректного перезакрытия квартала пересчитаем авансовый платеж по УСН. Если ранее пособие уменьшало УСН неправомерно, сумма аванса к уплате увеличится. Одновременно уменьшится стоимость патента в пределах допустимого 50-процентного лимита.
Такой порядок предпочтительнее ручной корректировки, потому что сохраняет согласованность между первичными документами, расчетом налога, регистрами учета и отчетами.
Иногда конкретный релиз 1С не позволяет корректно распределить пособие автоматически. Такая ситуация возможна в старой версии конфигурации, при нестандартной доработке базы, при сводном обмене с программой расчета зарплаты или при исторических данных, которые нельзя перепроводить без риска для учета.
В таком случае можно применить ручную корректировку движений регламентной операции. Однако этот способ требует осторожности.
Ручное изменение движений регистров может привести к расхождению между расчетом налога, книгой учета доходов и расходов, уведомлением по патенту и последующим закрытием периода. Поэтому не будем использовать ручную корректировку как обычный способ ведения учета.
Если без ручного исправления не обойтись, действуем последовательно:
В зависимости от версии конфигурации ручная корректировка может выполняться через движения регламентной операции Расчет расходов, уменьшающих налоги УСН и ПСН либо через документ Запись книги доходов и расходов УСН. При этом документ Запись книги доходов и расходов УСН предназначен прежде всего для отражения данных по УСН и не должен использоваться для искусственного переноса патентных расходов в УСН.
Если необходимо исключить неверно учтенную сумму из УСН, не создаем новую положительную запись по больничному. Напротив, исправляем исходную запись или сторнируем ошибочное уменьшение так, чтобы в расчете УСН пособие патентного работника отсутствовало.
Для отражения уменьшения стоимости патента используем функциональность ПСН и формируем уведомление об уменьшении суммы налога по патентной системе налогообложения. Не считаем, что автоматический расчет в 1С сам по себе заменяет отправку уведомления в налоговый орган.
Чтобы уменьшить стоимость патента на страховые взносы и пособия, необходимо направить в налоговый орган уведомление об уменьшении суммы налога, уплачиваемого в связи с применением патентной системы налогообложения.
В уведомлении указываем сумму страховых платежей и пособий, относящихся к патентной деятельности. Для предпринимателя с работниками сумма уменьшения ограничивается 50 процентами стоимости патента.
Рассмотрим, какие суммы могут попасть в уведомление при наличии работников на патенте:
Не включаем в уведомление суммы, которые уже были учтены при уменьшении налога по УСН. Один и тот же расход нельзя использовать одновременно для уменьшения УСН и стоимости патента.
Если пособие было ошибочно включено в УСН, а затем переносится на патент, проверим, не была ли уже представлена декларация по УСН или уведомление по ПСН с неверными суммами. При необходимости подготовим уточняющие документы в зависимости от периода и статуса отчетности.
Пособие работника и фиксированные страховые взносы предпринимателя за себя учитываются по разным правилам. Не будем смешивать эти суммы.
Если работники заняты только на патенте, пособие и взносы за таких работников относятся к ПСН. При этом предприниматель может уменьшать налог по УСН на собственные страховые взносы с учетом правил раздельного учета, даже если работники отсутствуют именно в деятельности на УСН.
В такой ситуации налог по УСН может уменьшаться на собственные взносы предпринимателя без ограничения в 50 процентов, поскольку в деятельности на УСН нет выплат физическим лицам. Но пособие патентного работника не становится из-за этого расходом по УСН.
Право уменьшать УСН на собственные страховые взносы не означает право уменьшать УСН на расходы работников, занятых на патенте.
Если собственные страховые взносы нельзя прямо отнести к одному режиму, распределяем их между УСН и ПСН по доле доходов. При этом используем фактические доходы по каждому специальному режиму в общем объеме доходов.
Предположим, предприниматель применяет УСН «Доходы» со ставкой 6 процентов и одновременно применяет патент. Работник занят только в магазине, деятельность которого переведена на ПСН.
За квартал получены следующие показатели:
Проанализируем суммы.
В уменьшение УСН не включаем 8 000 рублей, потому что работник занят только на патенте. Сумму 14 000 рублей также не включаем в уменьшение УСН или ПСН, потому что она выплачена Социальным фондом России.
В уменьшение стоимости патента включаем 30 000 рублей страховых взносов и 8 000 рублей пособия за счет работодателя. Общая сумма составляет 38 000 рублей.
Лимит уменьшения патента равен:
100 000 × 50% = 50 000
Сумма 38 000 рублей не превышает лимит. Следовательно, стоимость патента можно уменьшить на 38 000 рублей. К уплате по патенту остается 62 000 рублей.
Авансовый платеж по УСН до учета собственных страховых взносов предпринимателя остается равным 54 000 рублей. Больничный патентного работника его не уменьшает.
Если 1С первоначально уменьшила УСН на 8 000 рублей, авансовый платеж по УСН оказался занижен, а стоимость патента — завышена. Исправление должно восстановить правильное распределение: УСН увеличится на 8 000 рублей, а ПСН уменьшится на 8 000 рублей при наличии неиспользованного лимита.
После настройки или ручной корректировки обязательно выполним контрольную проверку. Не ограничимся тем, что исчезла строка с больничным в расчете УСН.
Проверим следующие документы и отчеты:
Больничный лист;Также проверим, что одна и та же сумма пособия не отражена одновременно в двух режимах. Двойное уменьшение налога является ошибкой даже в том случае, если итоговая сумма выглядит экономически выгодной.
Если часть пособия попадает в ПСН, но стоимость патента уже уменьшена до 50 процентов, не переносим превышение на УСН. Такой остаток может не дать дополнительного уменьшения налога за этот период.
На основании одного номера платформы нельзя однозначно назвать ситуацию программной ошибкой. Версия платформы 1С:Предприятие 8.3 не показывает релиз конфигурации, состав доработок базы и способ ведения зарплаты.
Однако с точки зрения налогового учета результат, при котором пособие работника, занятого только на патенте, уменьшает УСН, нельзя признавать правильным без дополнительных оснований. В обычной ситуации это признак неверной настройки раздельного учета, устаревшего алгоритма конфигурации или некорректно сформированных движений регламентной операции.
Поэтому сформулируем практический вывод:
Если работник действительно занят только в деятельности по патенту, пособие за счет работодателя необходимо учитывать в уменьшении патента, а не в уменьшении налога УСН.
Сначала проверяем настройки сотрудника и способ отражения зарплаты, затем перезакрываем период. Если программа после этого продолжает относить пособие к УСН, проверяем релиз конфигурации, обновляем программу на копии базы и только при необходимости корректируем движения регистров вручную.
Больничный лист и документ фактической выплаты.Главное — Налоги и отчеты и сведения о действующем патенте.Информация носит справочный характер