Разберем ситуацию, когда при заполнении расчета 6-НДФЛ возникает вопрос: должна ли сумма удержанного НДФЛ в строке 160 быть уменьшена на фиксированные авансовые платежи, отраженные в строке 150.
Да, сумма фиксированных авансовых платежей из строки 150 уменьшает исчисленный НДФЛ, поэтому при фактическом удержании налога строка 160 обычно будет меньше строки 140 на сумму, указанную в строке 150. Однако не следует механически считать строку 160 простой формулой «строка 140 минус строка 150». Строка 160 отражает не расчетный, а фактически удержанный налог. Поэтому равенство между строками зависит не только от фиксированных авансовых платежей, но и от даты выплаты дохода, возможности удержать НДФЛ, возвратов налога, излишнего удержания и иных показателей расчета.
Рассмотрим подробнее назначение строк 140, 150 и 160, разберем порядок уменьшения НДФЛ у иностранного работника с патентом и посмотрим, в каких ситуациях строки могут не совпадать.
Начнем с назначения показателей раздела 2. В этом разделе отражают обобщенные суммы доходов и НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Раздел 2 заполняют отдельно по соответствующей ставке налога и коду бюджетной классификации.
Строка 140 предназначена для отражения общей суммы исчисленного НДФЛ. Это налог, который налоговый агент рассчитал с доходов физических лиц по соответствующей ставке и КБК.
Строка 150 предназначена для отражения суммы фиксированных авансовых платежей, которые принимаются в уменьшение исчисленного НДФЛ. Эта строка применяется не для всех работников, а только при выплате дохода иностранным гражданам, работающим в России на основании патента.
Строка 160 предназначена для отражения общей суммы удержанного НДФЛ. В ней показывают налог, который организация или ИП фактически удержали из доходов работников и иных физических лиц с начала налогового периода.
Проанализируем взаимосвязь этих строк:
Таким образом, строка 150 не уменьшает строку 160 напрямую как самостоятельный вычет из уже удержанного налога. Она уменьшает сумму исчисленного НДФЛ, которую налоговый агент должен удержать у работника.
Строка 160 должна отражать налог уже после применения фиксированных авансовых платежей, если уменьшение было правомерно и фактически учтено при удержании НДФЛ.
Рассмотрим подробнее, когда появляется строка 150. Она применяется при выплате дохода иностранному гражданину, который работает у организации или ИП на основании патента.
Иностранный гражданин с патентом самостоятельно уплачивает фиксированные авансовые платежи по НДФЛ за период действия патента. Работодатель как налоговый агент может уменьшить НДФЛ, исчисленный с доходов такого работника, на сумму уплаченных им фиксированных платежей.
Однако не следует уменьшать НДФЛ автоматически только на основании квитанций, которые представил работник. Для уменьшения НДФЛ необходимо выполнить установленные условия.
Разберем по шагам, какие документы и основания потребуются:
Не следует включать в строку 150 всю сумму квитанций по патенту, если уведомление от налогового органа не получено. В такой ситуации право на уменьшение НДФЛ у работодателя не подтверждено, поэтому налог необходимо удерживать в общем порядке.
Строку 150 заполняют только на сумму фиксированных авансовых платежей, которую налоговый агент вправе зачесть на основании уведомления налогового органа и которую он действительно принял в уменьшение исчисленного НДФЛ.
Рассмотрим основной вопрос на примере простой ситуации. У организации есть один иностранный работник с патентом. За отчетный период ему начислен доход, с которого исчислен НДФЛ в сумме 30 000 рублей. Работник представил документы об уплате фиксированных авансовых платежей на сумму 18 000 рублей. Налоговый орган выдал уведомление, подтверждающее право работодателя уменьшить НДФЛ.
В расчете 6-НДФЛ показатели будут выглядеть следующим образом:
В такой ситуации строка 160 действительно будет равна разнице между строками 140 и 150:
30 000 рублей − 18 000 рублей = 12 000 рублей.
Но это упрощенный вариант. В реальном расчете строка 160 не всегда будет равна строке 140 минус строка 150, поскольку строка 160 зависит от факта удержания налога.
Например, НДФЛ может быть исчислен, но еще не удержан. Такая ситуация возможна, когда доход отражен в учете, но деньги работнику пока не выплачены. Также часть налога может оказаться неудержанной, излишне удержанной или возвращенной работнику.
Поэтому рассмотрим правильный подход:
Не уменьшаем строку 160 вручную. Сначала правильно рассчитываем НДФЛ с учетом строки 150, затем отражаем в строке 160 ту сумму налога, которую реально удержали при выплате дохода.
Разберем логику расчета. Фиксированный авансовый платеж иностранного работника с патентом является не удержанием НДФЛ работодателем, а самостоятельной предварительной уплатой налога самим иностранным гражданином.
Работодатель не удерживает эту сумму из зарплаты работника и не перечисляет ее повторно в бюджет. Вместо этого работодатель уменьшает рассчитанный НДФЛ на сумму платежа, который работник уже уплатил в связи с патентом.
Поэтому показатель строки 150 не является возвратом налога, вычетом работника, удержанным НДФЛ или суммой перечисления в бюджет. Это отдельный показатель, который уменьшает налоговую обязанность работодателя как налогового агента в отношении доходов конкретного иностранного работника.
Посмотрим на пример. Работнику начислена зарплата 100 000 рублей. НДФЛ с этой суммы составил 13 000 рублей. Работник до этого уплатил фиксированный авансовый платеж по патенту в размере 8 000 рублей. При наличии уведомления из налогового органа работодатель уменьшает исчисленный НДФЛ на 8 000 рублей.
В результате удержать из заработной платы необходимо не 13 000 рублей, а 5 000 рублей.
Следовательно, в расчете будут отражены:
Если организация удержит у работника все 13 000 рублей, а затем укажет 8 000 рублей в строке 150, возникнет ошибка. Налоговый агент фактически удержит больше налога, чем должен был удержать после применения фиксированных платежей.
При наличии права на уменьшение необходимо уменьшать НДФЛ до удержания, а не удерживать полную сумму налога с последующим внутренним зачетом.
Рассмотрим ситуацию, когда размер фиксированного авансового платежа превышает исчисленный НДФЛ за один месяц.
Например, иностранный работник уплатил фиксированные авансовые платежи на сумму 24 000 рублей. За январь с его дохода исчислен НДФЛ в сумме 7 000 рублей.
В январе работодатель не удерживает НДФЛ, поскольку сумма фиксированного авансового платежа полностью перекрывает исчисленный налог. Неиспользованный остаток фиксированного платежа можно учитывать при уменьшении НДФЛ в следующих месяцах того же календарного года.
Разберем расчет по месяцам:
По итогам первого квартала показатели будут следующими:
В этом примере строка 160 также равна разнице между исчисленным налогом и фиксированными платежами:
25 000 рублей − 24 000 рублей = 1 000 рублей.
При этом важно учитывать, что строка 150 отражается нарастающим итогом. Не следует в каждом квартале повторно указывать одну и ту же сумму фиксированного авансового платежа как новую сумму. В строке 150 указывается общая сумма платежей, уже принятая в уменьшение с начала года.
Разберем важное ограничение. Если сумма фиксированных авансовых платежей оказалась больше НДФЛ, исчисленного с доходов работника за календарный год, остаток не становится переплатой работодателя и не переносится на следующий налоговый период.
Например, работник в течение года уплатил по патенту 72 000 рублей. Работодатель исчислил с его фактического дохода НДФЛ в размере 60 000 рублей. В этом случае работодатель может уменьшить налог только на 60 000 рублей. Строка 150 не может быть больше строки 140 по соответствующему расчету.
Остаток фиксированных платежей в сумме 12 000 рублей не возвращается работодателем и не уменьшает НДФЛ следующего года.
Поэтому при заполнении 6-НДФЛ необходимо соблюдать правило:
Сумма строки 150 не должна превышать сумму исчисленного НДФЛ, отраженную в строке 140 по соответствующей ставке и КБК.
Если в строке 150 отражена сумма больше строки 140, это может указывать на завышение фиксированных авансовых платежей, принятых в уменьшение налога.
Теперь разберем ситуации, когда строка 160 может отличаться от разницы между строками 140 и 150. Такие различия не всегда означают ошибку. Главное — понимать экономическую причину отклонения и проверить контрольные соотношения расчета.
Рассмотрим основные причины.
НДФЛ исчисляют при получении дохода, но удерживают непосредственно при выплате дохода в денежной форме. Поэтому может возникнуть ситуация, когда налог уже отражен в строке 140, а в строке 160 он еще не появился.
Например, заработная плата за март начислена в марте, но выплачена в апреле. Исчисленный НДФЛ попадет в показатели расчета за первый квартал, а удержанный НДФЛ может быть отражен уже в следующем отчетном периоде.
Если у работника с патентом имеется право на уменьшение НДФЛ, фиксированный авансовый платеж уменьшит исчисленный налог. Но строка 160 все равно будет заполнена только на фактически удержанную сумму после выплаты дохода.
В такой ситуации возможно следующее соотношение:
Это может быть допустимо, если доход еще не выплачен и удержание НДФЛ не произошло. После выплаты дохода удержанный налог в сумме 5 000 рублей будет отражен в следующем расчете нарастающим итогом.
Рассмотрим доход в натуральной форме. Например, работнику передан подарок, оплачено питание, выдан товар, погашены личные расходы или предоставлен иной доход, с которого необходимо исчислить НДФЛ.
Налоговый агент исчисляет НДФЛ в момент получения такого дохода. Но удержать налог из натурального дохода невозможно. Удержание производится при ближайшей последующей денежной выплате работнику.
В периоде, когда доход в натуральной форме получен, строка 140 может увеличиться, а строка 160 может не измениться. Если до конца года удержать налог не удастся, его отражают в строке 170 как неудержанный НДФЛ.
Если работник является иностранцем с патентом и у работодателя есть право на уменьшение НДФЛ на фиксированные платежи, необходимо сначала уменьшить исчисленный налог, а затем определить, какую сумму можно удержать при последующей денежной выплате.
Разберем ситуацию с возвратом излишне удержанного НДФЛ. Если организация удержала у работника НДФЛ в излишней сумме, а затем вернула налог, показатели строк могут отличаться.
Строка 160 отражает удержанный НДФЛ, а строка 190 отражает сумму налога, возвращенную работникам. Поэтому нельзя ожидать, что строка 160 всегда будет равна итоговой сумме налога, которая должна остаться в бюджете.
Например, организация удержала НДФЛ в сумме 20 000 рублей, но затем обнаружила, что работнику не был предоставлен положенный вычет. Организация вернула работнику 2 000 рублей. В этом случае удержанный налог в строке 160 может составить 20 000 рублей, а возврат в строке 190 — 2 000 рублей.
При проверке расчета необходимо анализировать показатели комплексно, а не сравнивать только строки 140, 150 и 160.
Рассмотрим ситуацию, когда работодатель удержал больше НДФЛ, чем должен был удержать. Например, организация получила уведомление о праве уменьшить НДФЛ на фиксированные авансовые платежи, но бухгалтерия продолжала удерживать налог без учета патента.
В этом случае строка 160 может оказаться больше суммы, которую следовало удержать после учета строки 150. Излишне удержанный налог необходимо отразить в строке 180 и возвратить работнику в установленном порядке.
Например:
Такой расчет формально может потребовать дополнительной проверки, поскольку организация удержала налог без применения подтвержденного уменьшения. Необходимо исправить учет, вернуть излишне удержанную сумму работнику и проверить заполнение строк 180 и 190.
Рассмотрим обратную ситуацию. Организация исчислила НДФЛ, но не смогла удержать его полностью. Такое возможно при прекращении выплат физическому лицу, выплате дохода в натуральной форме или недостаточности денежного дохода для удержания налога.
В таком случае часть НДФЛ отражают в строке 170 как неудержанный налог. Поэтому строка 160 может быть меньше суммы, которая получается после уменьшения строки 140 на строку 150.
Например:
В таком случае строка 160 будет равна 12 000 рублей, а строка 170 — 3 000 рублей.
Разница между строкой 140 минус строка 150 и строкой 160 может быть обоснована, если не удержанная сумма правильно отражена в строке 170 либо имеются другие показатели, влияющие на контрольные соотношения.
Разберем контрольные соотношения. При проверке 6-НДФЛ налоговые органы анализируют взаимосвязь показателей внутри расчета. Для строк, связанных с фиксированными авансовыми платежами, важно, чтобы удержанный налог не оказался завышенным.
В общем виде необходимо проверить следующее соотношение:
Строка 140 − строка 150 − строка 155 − строка 156 больше или равна строка 160 + строка 170 − строка 180 − строка 190.
Рассмотрим назначение дополнительных строк, которые участвуют в этой проверке:
Для большинства обычных работодателей, у которых нет дивидендов, иностранных налогов, возвратов и неудержанного НДФЛ, проверка упрощается.
В простой ситуации можно ориентироваться на формулу:
Строка 160 = строка 140 − строка 150.
Но применять эту формулу можно только при одновременном выполнении условий:
Разберем практический алгоритм заполнения 6-НДФЛ при наличии иностранного работника, который трудится на основании патента.
Не следует забывать, что строка 150 заполняется по мере фактического использования фиксированных платежей. Если работник представил квитанции на крупную сумму, но исчисленного НДФЛ пока недостаточно, в строке 150 отражаем только ту часть платежей, которая реально уменьшила налог с начала года.
Посмотрим на пример. В организации работает иностранный гражданин с патентом. За первое полугодие ему начислен доход 600 000 рублей. Исчисленный НДФЛ составил 78 000 рублей. Работник представил документы об уплате фиксированных авансовых платежей на сумму 48 000 рублей. Организация получила уведомление из налогового органа и приняла всю сумму в уменьшение НДФЛ.
В течение первого полугодия вся заработная плата была выплачена, а налог удержан полностью.
Заполним строки следующим образом:
Проверим расчет:
78 000 − 48 000 = 30 000 рублей.
Следовательно, строка 160 заполнена правильно: организация удержала только сумму НДФЛ, которая осталась после зачета фиксированных авансовых платежей.
Рассмотрим другой пример. Работнику с патентом начислена зарплата за март. НДФЛ с учетом уменьшения на фиксированные авансовые платежи составил 9 000 рублей. Зарплата выплачена в апреле.
За первый квартал в расчете может быть отражено:
После выплаты зарплаты в апреле удержанный НДФЛ будет отражен в строке 160 следующего расчета нарастающим итогом.
Поэтому не следует признавать ошибкой различие между строкой 140 минус строка 150 и строкой 160 только потому, что зарплата выплачена после окончания отчетного периода.
Рассмотрим распространенную ошибку. Организация получила уведомление о праве уменьшить НДФЛ иностранного работника с патентом. Исчисленный налог за год составил 52 000 рублей. Работник уплатил фиксированные авансовые платежи на сумму 36 000 рублей. Несмотря на это, бухгалтерия удержала с работника весь НДФЛ в сумме 52 000 рублей.
В расчете ошибочно могут получиться такие показатели:
После применения фиксированных платежей удержать следовало только 16 000 рублей. Значит, 36 000 рублей удержано излишне.
В такой ситуации необходимо:
Если строка 150 заполнена, но строка 160 не уменьшена на соответствующую сумму при полном удержании НДФЛ, необходимо проверить, не был ли налог удержан излишне.
Рассмотрим, как организовать проверку в программах 1С. Конкретные названия команд и отчетов могут отличаться в зависимости от конфигурации, релиза и настроек учета, но общий алгоритм будет одинаковым.
В «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» необходимо прежде всего проверить, правильно ли отражены сведения об иностранном сотруднике, патенте, фиксированных авансовых платежах и уведомлении из налогового органа.
Для этого обычно используют карточку физического лица, данные сотрудника, настройки НДФЛ и документы, связанные с уменьшением налога на фиксированные авансовые платежи.
Разберем последовательность проверки:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику или аналогичный отчет по расчетам НДФЛ.Проверка разд. 2 6-НДФЛ, если такой отчет предусмотрен используемой конфигурацией.Расчет 6-НДФЛ и сверим строки 140, 150, 160, 170, 180 и 190.В 1С необходимо особенно внимательно проверить дату проведения документа, которым регистрируется фиксированный авансовый платеж. Если сведения введены поздно, программа может не уменьшить ранее рассчитанный НДФЛ автоматически либо отразить уменьшение не в том отчетном периоде.
Также необходимо проверить документы выплаты дохода. В большинстве конфигураций удержание НДФЛ определяется не только расчетом начислений, но и фактом выплаты дохода через ведомость, кассу, банк или иной документ выплаты.
Поэтому при расхождении строки 160 со строкой 140 минус строка 150 не следует сразу исправлять отчет вручную. Сначала необходимо проверить первичные документы расчета и выплаты.
Рассмотрим объекты и отчеты, которые могут использоваться для анализа в 1С. В зависимости от конфигурации полезными могут быть следующие инструменты:
Сотрудники — для проверки данных физического лица, статуса и сведений о трудовых отношениях;ФизическиеЛица — для проверки персональных данных и налогового статуса;ВедомостьВБанк — для анализа факта выплаты дохода и удержания НДФЛ;ВедомостьВКассу — для проверки выплаты доходов через кассу;НачислениеЗарплатыИВзносов — для анализа начисленного дохода и исчисленного НДФЛ;ОперацияУчетаНДФЛ — для исправления отдельных учетных ситуаций по НДФЛ, если стандартный расчет не позволяет корректно отразить данные;ПодробныйАнализНДФЛПоСотруднику — для проверки исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по конкретному физическому лицу;АнализНДФЛПоМесяцам — для сверки сумм НДФЛ по периодам;Расчет6НДФЛ — для формирования отчета и контроля итоговых показателей.Не следует редактировать строки расчета 6-НДФЛ вручную, если причина расхождения находится в данных учета. Ручное исправление отчета может привести к тому, что показатели 6-НДФЛ перестанут совпадать с регистрами НДФЛ, сведениями о доходах физических лиц и данными уведомлений об исчисленных суммах налога.
Разберем порядок исправления, если в расчете обнаружено, что фиксированные авансовые платежи отражены в строке 150, но удержанный налог в строке 160 указан без их учета.
Сначала выясним причину. Возможны несколько вариантов:
После определения причины выберем правильный способ исправления.
Если строка 150 заполнена ошибочно, потому что отсутствует уведомление налогового органа или сумма платежа не может быть принята к уменьшению, необходимо скорректировать данные по фиксированному авансовому платежу и представить уточненный расчет 6-НДФЛ при необходимости.
Если право на уменьшение было, но налог удержан в полной сумме, необходимо рассчитать сумму излишне удержанного НДФЛ, отразить ее в учете, вернуть работнику и скорректировать отчетность.
Если программа не учла фиксированный платеж из-за неправильной настройки, необходимо исправить первичные документы и перезаполнить расчет 6-НДФЛ. После этого проверим строки 150, 160, 180 и 190.
Рассмотрим ошибки, которые наиболее часто приводят к расхождениям в расчете.
Подведем итог. Строка 150 отражает сумму фиксированных авансовых платежей иностранного работника с патентом, которую налоговый агент принял в уменьшение исчисленного НДФЛ. Строка 160 отражает фактически удержанный НДФЛ.
При полном удержании налога строка 160 обычно должна быть уменьшена на сумму строки 150, то есть в простой ситуации строка 160 будет равна строке 140 минус строка 150.
Но не следует воспринимать это как обязательную прямую формулу для любого расчета. Строка 160 может отличаться от строки 140 минус строка 150, если доход еще не выплачен, налог не удержан, налог удержан излишне, НДФЛ возвращен работнику либо в расчете присутствуют показатели строк 155 и 156.
Для правильного заполнения расчета необходимо сначала проверить право на уменьшение НДФЛ, затем корректно отразить фиксированные авансовые платежи в учете и только после этого сверять строки 140, 150, 160, 170, 180 и 190 по контрольным соотношениям.
Информация носит справочный характер