Рассмотрим ситуацию, когда арендодатель применяет УСН, сдает помещение в аренду, получает УПД от энергосбытовой организации на свое имя, а арендатор перечисляет оплату за электроэнергию непосредственно поставщику ресурсов. На практике такую схему часто пытаются оформить как взаимозачет между арендатором и арендодателем. Разберем, возникает ли в этом случае доход по УСН, в какой момент его нужно признать и как безопасно оформить расчеты.
Основной вывод: если электроэнергия по договору с энергосбытовой организацией приобретена арендодателем, а арендатор компенсирует ее стоимость или оплачивает счет поставщика за арендодателя, сумма такой компенсации обычно включается в доходы арендодателя на УСН. При объекте «доходы» уменьшить налоговую базу на стоимость электроэнергии нельзя. При объекте «доходы минус расходы» сумму компенсации включаем в доходы, а стоимость электроэнергии при соблюдении условий учета отражаем в расходах.
Сначала зафиксируем ключевой факт: УПД энергосбытовой организации оформлен на арендодателя. Это означает, что именно арендодатель указан в документах поставщика как покупатель коммунального ресурса и как лицо, обязанное оплатить электроэнергию.
Даже если арендатор фактически потребляет электроэнергию в арендуемом помещении, для отношений с энергосбытовой организацией покупателем остается арендодатель. Следовательно, у арендодателя возникает обязательство перед поставщиком ресурсов, а у арендатора возникает обязанность оплатить аренду, переменную часть аренды или компенсацию коммунальных расходов в зависимости от условий договора.
Рассмотрим подробнее, почему это важно. Для УСН имеет значение не только фактическое движение денег по расчетному счету арендодателя, но и способ прекращения его обязательств. Если арендатор оплатил счет энергосбытовой организации за арендодателя, арендодатель получил экономическую выгоду: его долг перед поставщиком был погашен без перечисления собственных денег.
Поэтому не стоит ориентироваться только на формулировку: «деньги не поступали на расчетный счет арендодателя». При УСН доход может возникать и без поступления денег в банк, если задолженность перед арендодателем погашена иным способом.
При УСН налогоплательщик учитывает доходы от реализации и внереализационные доходы с учетом исключений, прямо предусмотренных Налоговым кодексом. Возмещение арендатором расходов арендодателя на электроэнергию не относится к исключениям, которые можно не учитывать при определении налоговой базы по УСН.
Рассмотрим логику такой позиции. Арендодатель сначала получает от энергосбытовой организации документы на коммунальный ресурс. Затем арендатор возмещает арендодателю соответствующую сумму. Для арендодателя это не возврат ранее выданного займа и не поступление, которое поименовано среди необлагаемых доходов. Это оплата, связанная со сдачей имущества в аренду.
Налоговые органы и финансовое ведомство последовательно исходят из того, что компенсация коммунальных расходов, полученная арендодателем от арендатора, учитывается в составе доходов при применении УСН. Такой подход применяется и тогда, когда компенсация выделена отдельной строкой, и тогда, когда она названа переменной частью арендной платы.
Не имеет значения, есть ли наценка. Даже если арендодатель возмещает электроэнергию строго по тарифу поставщика и не получает дополнительную прибыль, сумма компенсации при обычной модели возмещения все равно формирует доход по УСН.
Разберем две наиболее распространенные модели.
Арендодатель включает электроэнергию в переменную часть арендной платы. В этом случае арендатор оплачивает арендную плату, состоящую из постоянной и переменной частей.
Арендодатель отдельно выставляет арендатору сумму возмещения коммунальных расходов. В этом случае арендатор компенсирует расходы арендодателя, понесенные по договору с энергосбытовой организацией.
В обеих моделях при обычной схеме расчетов сумма, полученная или зачтенная в счет обязательства арендатора, включается в доходы арендодателя на УСН.
При УСН применяется кассовый метод. Доход признаем не по дате подписания УПД, не по дате начисления арендной платы и не по дате выставления счета арендатору. Доход возникает в день поступления денег, получения имущества, погашения задолженности или оплаты иным способом.
Рассмотрим, как это правило работает в ситуации с оплатой за третье лицо.
Если договор аренды или отдельное письменное соглашение предусматривает, что арендатор оплачивает электроэнергию поставщику по поручению арендодателя и такая оплата засчитывается в счет арендной платы или компенсации коммунальных расходов, доход у арендодателя возникает в день, когда арендатор исполнил обязанность перед энергосбытовой организацией.
Иными словами, если арендатор 15 апреля перечислил поставщику 25 000 рублей в счет электроэнергии, потребленной в марте, и платеж засчитывается в счет его обязательства перед арендодателем, сумму 25 000 рублей нужно учесть в доходах по УСН 15 апреля.
Не нужно ждать поступления денег на расчетный счет арендодателя. Денег на счете может не быть, но обязательство арендатора перед арендодателем уже погашено другим способом.
Рассмотрим подробнее возможные даты признания дохода в зависимости от оформления расчетов.
Если арендатор перечисляет деньги арендодателю на расчетный счет, доход признаем на дату поступления денег в банк.
Если арендатор оплачивает поставщика электроэнергии по письменному поручению арендодателя в счет своей задолженности по аренде или коммунальной компенсации, доход признаем на дату оплаты поставщику.
Если стороны сначала оформляют самостоятельный долг арендодателя перед арендатором, а затем проводят зачет встречных требований, доход признаем на дату зачета.
Если арендатор перечислил деньги поставщику без связи с арендной платой и без оформления обязательства перед арендодателем, сначала возникает вопрос о том, в счет чего произведена оплата. В такой ситуации не стоит автоматически считать платеж оплатой аренды: сначала нужно оформить основание, по которому сумма будет зачтена в расчеты между арендатором и арендодателем.
Проанализируем последний вариант подробнее. Арендатор может оплатить поставщика за арендодателя, но не указать, что платеж засчитывается в счет аренды. Тогда у арендатора может возникнуть требование к арендодателю на сумму оплаченного счета. Пока стороны не определили, как погашается это требование, говорить о зачете в счет аренды преждевременно.
В такой ситуации безопаснее оформить отдельное соглашение, в котором стороны зафиксируют, что сумма, уплаченная арендатором поставщику, засчитывается в счет конкретного обязательства арендатора: арендной платы, переменной части арендной платы или компенсации коммунальных расходов.
На практике выражение «сделаем взаимозачет» используют для любых расчетов без движения денег между арендодателем и арендатором. Однако в рассматриваемой ситуации нужно различать исполнение обязательства третьим лицом и классический взаимозачет.
Классический взаимозачет возможен, когда у сторон есть взаимные однородные обязательства. Например, арендатор должен арендодателю арендную плату, а арендодатель должен арендатору вернуть ранее перечисленную сумму или возместить расходы, которые арендатор оплатил за него.
Вместе с тем долг арендодателя перед энергосбытовой организацией и долг арендатора перед арендодателем сами по себе не являются встречными обязательствами между одними и теми же лицами. Поэтому нельзя механически назвать такую операцию взаимозачетом только потому, что арендатор заплатил поставщику за арендодателя.
Рассмотрим правильную последовательность действий.
Зафиксируем в договоре аренды или отдельном соглашении обязанность арендатора оплатить электроэнергию непосредственно поставщику по поручению арендодателя.
Укажем, что оплата поставщику засчитывается в счет определенного обязательства арендатора перед арендодателем.
Пропишем период, за который производится оплата, номер договора энергоснабжения, порядок определения суммы и срок представления подтверждающих документов.
Получим от арендатора платежное поручение, чек, банковскую выписку или иной документ, подтверждающий оплату поставщику.
Оформим акт сверки, уведомление о зачете или трехстороннее соглашение, если оно необходимо по выбранной модели расчетов.
Если стороны заранее предусмотрели, что прямой платеж арендатора поставщику погашает задолженность по аренде, отдельный акт взаимозачета может выполнять подтверждающую функцию. Однако сам по себе акт, составленный значительно позже оплаты, не должен искусственно переносить дату дохода по УСН на более поздний период.
Для целей УСН ориентируемся на реальный момент прекращения обязательства. Если обязанность арендатора перед арендодателем погашена в день оплаты энергосбытовой организации, именно эта дата является датой дохода.
Предположим, что по договору аренды постоянная часть арендной платы составляет 80 000 рублей в месяц. Электроэнергия оплачивается арендатором отдельно по фактическим показаниям счетчика. За март энергосбытовая организация выставила арендодателю УПД на сумму 24 000 рублей.
В договоре аренды предусмотрено, что арендатор обязан оплатить поставщику электроэнергии сумму, относящуюся к арендуемому помещению. Такая оплата засчитывается в счет переменной части арендной платы за март.
Арендатор перечислил энергосбытовой организации 24 000 рублей 10 апреля. Основную арендную плату в сумме 80 000 рублей арендатор перечислил арендодателю 12 апреля.
Разберем налоговый учет арендодателя.
10 апреля признаем доход по УСН в сумме 24 000 рублей, поскольку арендатор оплатил обязательство арендодателя перед энергосбытовой организацией в счет своей задолженности по договору аренды.
12 апреля признаем доход по УСН в сумме 80 000 рублей, поскольку деньги поступили на расчетный счет арендодателя.
Общая сумма дохода по договору аренды за март составит 104 000 рублей.
При объекте налогообложения «доходы» стоимость электроэнергии не уменьшает налоговую базу. Следовательно, с коммунальной части в сумме 24 000 рублей также рассчитываем налог по УСН.
Если применяется ставка 6 процентов, дополнительная налоговая нагрузка на сумму коммунальной компенсации составит 1 440 рублей. Конкретная ставка может отличаться, если в регионе установлена пониженная ставка УСН, поэтому перед расчетом проверим региональное законодательство.
Рассмотрим важный нюанс. Арендодатель может фактически не получить ни одного рубля по коммунальной части на свой расчетный счет, но это не отменяет налогового дохода. Арендатор оплатил долг арендодателя, следовательно, арендодатель получил исполнение своего требования в иной форме.
Теперь рассмотрим ту же ситуацию, но предположим, что арендодатель применяет УСН с объектом «доходы минус расходы».
Арендодатель получает от энергосбытовой организации УПД на сумму 24 000 рублей. Электроэнергия потреблена в помещении, которое используется в предпринимательской деятельности по сдаче в аренду. Арендатор перечисляет поставщику 24 000 рублей по поручению арендодателя и в счет своей обязанности по договору аренды.
В такой модели сумма 24 000 рублей обычно отражается в двух направлениях.
Включаем 24 000 рублей в доходы как компенсацию коммунальных расходов или переменную часть арендной платы.
Учитываем стоимость электроэнергии в составе расходов, если соблюдены условия признания расходов при УСН.
Для признания расходов проверим сразу несколько условий: электроэнергия должна быть связана с деятельностью, направленной на получение дохода; расходы должны быть документально подтверждены; обязательство перед поставщиком должно быть погашено; расход должен соответствовать перечню расходов, разрешенных для УСН.
Коммунальные ресурсы, используемые в деятельности арендодателя, обычно рассматривают как материальные расходы. При УСН с объектом «доходы минус расходы» стоимость электроэнергии может уменьшать налоговую базу после оплаты и при наличии надлежащих документов.
Рассмотрим дату расхода. Если арендатор уплатил деньги непосредственно энергосбытовой организации по поручению арендодателя, обязательство арендодателя перед поставщиком прекращается в день такого платежа. При корректно оформленных документах эта дата может использоваться и для признания расхода.
Однако не будем автоматически принимать расходы раньше времени. Если документы оформлены таким образом, что у арендодателя сначала возникает отдельный долг перед арендатором, а прекращение обязательства перед поставщиком и взаиморасчеты между сторонами подтверждены позднее, дату расходов определим по фактическому моменту прекращения обязательства, который подтвержден соглашением и расчетными документами.
При УСН «доходы минус расходы» коммунальная компенсация не становится необлагаемой. Она все равно входит в доходы. Отличие только в том, что арендодатель получает право учесть соответствующие затраты при соблюдении условий Налогового кодекса.
Получение УПД от энергосбытовой организации не означает, что у арендодателя уже возник доход по УСН. УПД подтверждает приобретение электроэнергии и обязательство перед поставщиком. Доход появится позже, когда арендатор оплатит коммунальный ресурс, перечислит компенсацию или погасит свою задолженность перед арендодателем иным способом.
Рассмотрим типичную ошибку. Арендодатель получает УПД 31 марта и сразу включает сумму электроэнергии в доходы марта. Такой подход неверен, если арендатор оплатит компенсацию только в апреле. Для УСН важен кассовый метод, поэтому доход отражаем по дате фактического получения оплаты или погашения задолженности, а не по дате начисления.
При этом не будем смешивать бухгалтерский учет и налоговый учет при УСН. В бухгалтерском учете начисление аренды, коммунальных расходов и обязательств может происходить в одном периоде, а в КУДиР доход отражается в другом периоде — в момент оплаты или зачета.
Первый вариант оформления — включить электроэнергию в состав арендной платы как переменную часть. В договоре аренды указываем постоянную часть платы и порядок расчета переменной части по показаниям приборов учета, тарифам поставщика, площади помещения или иной согласованной методике.
Например, можно установить, что арендная плата состоит из постоянной части в размере 80 000 рублей в месяц и переменной части, равной стоимости электроэнергии, фактически потребленной арендатором по показаниям отдельного прибора учета.
В этой модели арендатор оплачивает не «чужую коммуналку», а собственную обязанность по договору аренды. Электроэнергия становится элементом цены аренды. Если арендатор оплачивает поставщика напрямую по поручению арендодателя, платеж засчитывается в счет переменной части арендной платы.
Рассмотрим преимущества такой схемы.
Упростим договорную конструкцию: не потребуется каждый месяц создавать отдельное обязательство по возмещению расходов.
Снизим риск споров о том, в счет чего арендатор оплатил поставщика.
Закрепим понятный механизм расчета арендной платы.
Сможем оформить оплату поставщику как погашение части задолженности арендатора по аренде.
Однако при УСН с объектом «доходы» налоговая база будет включать и постоянную, и переменную части арендной платы. Поэтому такой вариант удобен с точки зрения документооборота, но не устраняет налог с коммунальной составляющей.
Второй вариант — предусмотреть, что арендатор отдельно возмещает арендодателю расходы на электроэнергию. В договоре аренды или дополнительном соглашении фиксируем, что стоимость коммунальных ресурсов не включена в постоянную часть арендной платы и компенсируется отдельно.
В такой ситуации каждый месяц рекомендуем формировать расчет суммы электроэнергии, относящейся к арендатору. В расчете укажем показания счетчиков, тариф, расчетный период, долю помещения при отсутствии отдельного прибора учета, сумму по документам энергосбытовой организации и итоговую сумму возмещения.
К расчету приложим или укажем реквизиты УПД поставщика, акта потребления коммунальных услуг, данных приборов учета и иных подтверждающих документов.
При обычной схеме отдельного возмещения сумма компенсации включается в доходы арендодателя по УСН. Это правило действует и в том случае, когда арендодатель выставляет арендатору счет без наценки.
Если арендатор перечисляет деньги непосредственно энергосбытовой организации, рекомендуем прямо закрепить в договоре, что такой платеж производится за арендодателя и засчитывается в счет возмещения расходов на электроэнергию.
Не ограничивайтесь устной договоренностью. Без письменного условия будет сложнее доказать, почему арендатор оплачивает счет, оформленный на другое лицо, и каким образом эта оплата погашает его обязательство перед арендодателем.
Третий вариант — оформить отношения как посреднические. В этом случае арендодатель действует не как лицо, которое продает арендатору электроэнергию или возмещает собственные расходы, а как агент, который приобретает коммунальные ресурсы для арендатора за его счет.
При посреднической модели арендодатель может действовать от своего имени, но за счет арендатора. Такой вариант особенно важен для арендодателей на УСН с объектом «доходы», поскольку позволяет не включать в налоговую базу суммы, полученные или использованные для исполнения агентского поручения.
В доходы при такой схеме включаем только агентское вознаграждение. Денежные средства, предназначенные для оплаты коммунальных ресурсов за счет арендатора, не образуют дохода агента при соблюдении условий посреднического договора.
Однако рассмотрим ограничения этой модели. Нельзя просто назвать компенсацию «агентской» задним числом и исключить ее из доходов. Посредническая конструкция должна соответствовать фактическим отношениям сторон.
Для этого рекомендуем заранее закрепить в договоре следующие условия.
Арендодатель приобретает электроэнергию для арендатора по его поручению.
Арендатор возмещает арендодателю расходы, понесенные при исполнении агентского поручения, либо перечисляет деньги поставщику напрямую в порядке, установленном договором.
Арендодатель действует от своего имени, но за счет арендатора, либо действует от имени арендатора, если это возможно по условиям ресурсоснабжающей организации.
В договоре определено агентское вознаграждение или прямо предусмотрено, что вознаграждение не взимается, если стороны выбрали безвозмездную посредническую модель.
Арендодатель представляет арендатору отчет агента с расчетом сумм, документами поставщика и сведениями о фактическом потреблении.
Рассмотрим пример. Арендатор ежемесячно потребляет электроэнергию на сумму 30 000 рублей. По агентскому договору арендодатель получает документы от энергосбытовой организации, передает арендатору отчет агента и получает агентское вознаграждение 1 000 рублей.
В таком случае при корректной посреднической схеме в доходы по УСН включаем 1 000 рублей агентского вознаграждения. Сумма 30 000 рублей, предназначенная для оплаты электроэнергии за счет арендатора, не должна попадать в доходы арендодателя.
Однако если договор аренды и фактические документы показывают, что арендодатель приобретает электроэнергию для себя, а арендатор только компенсирует его затраты, налоговая инспекция может квалифицировать отношения как обычное возмещение расходов. В таком случае сумма коммунальной компенсации будет доходом по УСН.
Посредническую схему выбираем до начала расчетов, а не после возникновения задолженности. Чем точнее договорные условия совпадают с фактическими действиями сторон, тем ниже налоговый риск.
Четвертый вариант — организовать прямые договорные отношения между арендатором и энергосбытовой организацией. В этом случае поставщик ресурсов выставляет УПД, счет или иной первичный документ сразу на арендатора.
Если арендатор является стороной договора энергоснабжения и самостоятельно оплачивает электроэнергию поставщику, у арендодателя не возникает ни расхода на электроэнергию арендатора, ни дохода в виде компенсации. Арендодатель не участвует в этих расчетах.
Такой вариант может быть наиболее понятным с точки зрения налогообложения, но его не всегда возможно реализовать. Возможность заключения прямого договора зависит от технического присоединения, наличия отдельной точки учета, правил ресурсоснабжающей организации, статуса объекта и условий основного договора энергоснабжения.
Поэтому сначала выясним у поставщика, может ли арендатор заключить отдельный договор, открыть самостоятельный лицевой счет или стать плательщиком по конкретному прибору учета.
Чтобы снизить налоговые и гражданско-правовые риски, сформируем комплект документов, который подтверждает реальную схему расчетов.
Договор аренды или дополнительное соглашение. В нем зафиксируем, входит ли электроэнергия в арендную плату, возмещается отдельно или приобретается арендодателем как агентом.
Условие о прямой оплате поставщику. Укажем, что арендатор вправе или обязан перечислить денежные средства энергосбытовой организации за арендодателя.
Условие о зачете платежа. Пропишем, что оплата поставщику засчитывается в счет конкретной задолженности арендатора перед арендодателем.
Расчет потребления электроэнергии. Зафиксируем данные счетчиков, период, тариф, площадь, долю арендатора и итоговую сумму.
УПД, акт, счет или иной документ энергосбытовой организации, оформленный на арендодателя.
Письмо или поручение арендодателя арендатору на оплату счета поставщика.
Платежное поручение, банковская выписка, чек или подтверждение оплаты от арендатора.
Акт сверки, уведомление о зачете, акт взаимозачета или трехстороннее соглашение — в зависимости от выбранного порядка расчетов.
В поручении на оплату рекомендуем указывать максимально конкретное назначение платежа. Например, можно закрепить, что арендатор перечисляет сумму поставщику электроэнергии за арендодателя по договору энергоснабжения и что платеж засчитывается в счет переменной части арендной платы или компенсации расходов за определенный месяц.
Такая детализация помогает связать три элемента одной операции: долг арендодателя перед поставщиком, платеж арендатора и задолженность арендатора перед арендодателем.
Теперь разберем практическое отражение операций в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0. Конкретные счета учета, субконто и документы расчетов зависят от учетной политики организации, поэтому перед проведением операции сверим настройки договоров и аналитику взаиморасчетов.
Для учета УПД энергосбытовой организации обычно используем документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции по услугам. В документе отражаем электроэнергию, поставщика, договор энергоснабжения, расчетный период и сумму по УПД.
Если электроэнергия включена в переменную часть арендной платы, начисление арендной платы обычно оформляем документом Реализация (акты, накладные, УПД) с видом операции по услугам. В документе можно отразить постоянную и переменную части аренды отдельными строками номенклатуры.
Если арендатор отдельно компенсирует коммунальные расходы, порядок отражения зависит от учетной политики и выбранной договорной схемы. Важно не создавать фиктивную реализацию, если по договору стороны оформили именно возмещение расходов, а не оказание отдельной услуги. Сначала проанализируем условия договора, а затем определим, какой первичный документ оформлять арендатору.
Когда арендатор оплачивает поставщика напрямую в счет своей задолженности, в учете нужно закрыть одновременно задолженность перед поставщиком и задолженность арендатора перед арендодателем.
Для такой операции в типовой конфигурации можно использовать документ Корректировка долга с видом операции Прочие корректировки. В зависимости от схемы учета может формироваться запись вида Дт 60.01 Кт 62.01 либо запись с использованием счета 76 для обособленного учета расчетов по коммунальным услугам.
Рассмотрим смысл такой проводки. По дебету закрывается задолженность арендодателя перед энергосбытовой организацией. По кредиту закрывается задолженность арендатора перед арендодателем. Денежные средства через расчетный счет арендодателя не проходят, но расчеты между всеми участниками прекращаются.
При работе со счетом 76 можно организовать более детальную аналитику. Например, часть коммунальных расходов, относящуюся к собственным помещениям арендодателя, учитывать отдельно от части, относящейся к арендатору. Такой подход помогает контролировать, какая доля расходов возмещается, а какая остается расходом самого арендодателя.
Не будем считать документ Корректировка долга достаточным основанием для налогового учета сам по себе. Сначала подтвердим операцию договором, расчетом коммунальных услуг, поручением на оплату и платежным документом арендатора. Документ 1С отражает учетную запись, но не заменяет первичные документы.
После проведения операции обязательно сформируем отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счетам расчетов с энергосбытовой организацией и арендатором. Проверим, что задолженность поставщика закрыта, задолженность арендатора уменьшена на сумму прямой оплаты, а остатки по договорам и документам расчетов не содержат необъяснимых сумм.
Особое внимание уделим КУДиР. При УСН доход должен быть отражен по реальной дате получения оплаты или прекращения обязательства, а не просто по дате проведения документа в программе.
Документ Корректировка долга в разных версиях программы и при разных настройках может автоматически формировать движения по регистрам УСН, а может не сформировать нужную запись. Поэтому после проведения операции обязательно проверим отчет Книга учета доходов и расходов УСН.
Если программа не включила сумму прямой оплаты в доходы, используем документ Запись книги доходов и расходов УСН. В нем отразим доход вручную на дату, когда арендатор перечислил деньги энергосбытовой организации или когда стороны провели юридически значимый зачет.
Если программа уже автоматически включила сумму в КУДиР, не будем отражать ее повторно вручную. Двойное отражение приведет к завышению налоговой базы.
Рассмотрим пример. Арендатор оплатил электроэнергию 10 апреля, а бухгалтер провел документ Корректировка долга в программе только 25 апреля. Если по договору платеж арендатора 10 апреля сразу погасил его долг по аренде, доход по УСН относится к 10 апреля. В этом случае проверим, позволяет ли программа отразить доход именно этой датой. При необходимости внесем корректирующую запись в КУДиР на 10 апреля, чтобы налоговый учет соответствовал фактическим обстоятельствам.
Для контроля используем следующие стандартные отчеты и объекты 1С:
Книга учета доходов и расходов УСН — для проверки даты и суммы дохода.
Анализ учета по УСН — для контроля формирования налоговой базы.
Оборотно-сальдовая ведомость — для проверки расчетов с поставщиком и арендатором.
Карточка счета — для расшифровки конкретных документов и проводок.
Анализ субконто — для проверки расчетов по каждому договору и документу расчетов.
Для решения этой задачи не требуется создавать собственные методы, функции или обработчики на встроенном языке 1С. Обычно достаточно правильно настроить договоры, использовать документы Поступление (акты, накладные, УПД), Реализация (акты, накладные, УПД), Корректировка долга и при необходимости Запись книги доходов и расходов УСН.
Если стороны выбрали агентскую модель, не рекомендуем отражать коммунальные платежи как обычную выручку от аренды. Для посреднического учета потребуется настроить соответствующую функциональность.
В 1С:Бухгалтерия 3.0 можно использовать настройку Функциональность и раздел Комиссионная торговля, если версия программы и выбранная схема учета поддерживают учет приобретения услуг для принципала.
Для оформления посреднических операций применяют договор с видом, соответствующим агентским отношениям, и документы, связанные с отчетом посредника. В зависимости от версии программы может использоваться объект Отчет комитенту (принципалу) о закупках или аналогичный документ для отражения расходов, понесенных в интересах принципала.
Перед внедрением такой схемы проверим, чтобы договоры с энергосбытовой организацией, арендатором, первичные документы и бухгалтерское отражение соответствовали посреднической конструкции. Если фактически электроэнергия приобретается арендодателем для собственных целей и только затем компенсируется арендатором, использовать агентский учет без изменения договорной модели рискованно.
При подготовке документов не ограничимся только УСН. С 2025 года правила НДС для плательщиков УСН существенно изменились, поэтому отдельно проверим, возникает ли у арендодателя обязанность исчислять НДС.
На 2026 год освобождение от НДС для плательщиков УСН зависит от размера доходов. Если доходы за 2025 год не превысили установленный лимит 20 миллионов рублей, с 1 января 2026 года применяется автоматическое освобождение. Если доходы в течение 2026 года превысят лимит, обязанность исчислять НДС возникает с первого числа месяца, следующего за месяцем превышения.
Суммы коммунальной компенсации, которые признаются доходом по УСН при обычной схеме возмещения, могут влиять и на общий объем доходов для целей проверки лимита по НДС. Поэтому не будем считать коммунальные платежи нейтральными только потому, что они поступают без наценки.
Рассмотрим разные варианты.
Если электроэнергия является переменной частью арендной платы, при наличии обязанности по НДС налоговая база обычно определяется по всей сумме арендной платы, включая постоянную и переменную части.
Если арендатор возмещает расходы арендодателя отдельно на основании самостоятельного расчета или акта, порядок НДС может отличаться от порядка при переменной арендной плате. В такой модели необходимо отдельно проверить, не возникает ли реализация коммунальной услуги и нужно ли составлять счет-фактуру.
Если арендодатель действует как агент, НДС-учет строится по посреднической схеме. Как правило, объектом налогообложения для агента становится его вознаграждение, а не вся сумма коммунальных платежей, проходящих за счет принципала.
Поскольку НДС зависит от точной формулировки договора, ставки НДС, статуса арендодателя и модели расчетов, перед оформлением документов проверим конкретную ситуацию отдельно. Не будем переносить правила одной модели на другую только потому, что во всех случаях речь идет об электроэнергии.
Первая ошибка — не учитывать коммунальную компенсацию в доходах при УСН с объектом «доходы». Если арендодатель получает возмещение своих затрат, включая прямую оплату поставщику за арендодателя, налоговая база обычно увеличивается на сумму такого возмещения.
Вторая ошибка — признавать доход по дате УПД энергосбытовой организации. Для УСН дата УПД не равна дате дохода. Доход возникает по кассовому методу в момент оплаты или прекращения обязательства иным способом.
Третья ошибка — отражать доход только тогда, когда деньги поступают на расчетный счет арендодателя. При прямой оплате поставщику деньги могут не поступить в банк, но обязанность арендатора перед арендодателем может быть погашена.
Четвертая ошибка — оформлять оплату арендатора как взаимозачет без наличия взаимных требований. Сначала разберем юридическую конструкцию: оплата третьему лицу, возмещение расходов, зачет встречных требований или посредническое поручение. После этого выберем соответствующий документ.
Пятая ошибка — использовать агентскую схему только в учетной программе, не изменяя договоры и первичные документы. Для исключения коммунальных платежей из доходов нужно, чтобы посредническая модель существовала в реальных отношениях сторон.
Шестая ошибка — проводить Корректировка долга без контроля КУДиР. Бухгалтерская проводка может закрыть задолженность, но налоговый регистр УСН может не отразить доход, отразить его в неверной дате или сформировать дублирующую запись.
Седьмая ошибка — не разделять собственное потребление арендодателя и потребление арендатора. Если один счетчик обслуживает несколько помещений, заранее утвердим понятную методику распределения: по показаниям субсчетчика, по площади, по мощности оборудования, по режиму работы или по иной объективной базе.
Чтобы оформить расчеты безопасно и не допустить ошибок в УСН, выполним последовательные действия.
Проанализируем действующий договор аренды. Определим, являются ли коммунальные платежи частью арендной платы, отдельной компенсацией или предметом посреднического поручения.
Проверим, на кого оформлен договор энергоснабжения и УПД поставщика. Если документы оформлены на арендодателя, будем исходить из того, что обязательство перед поставщиком возникает у арендодателя.
Выберем правовую модель расчетов: переменная арендная плата, отдельное возмещение расходов, агентский договор или прямой договор арендатора с поставщиком.
Закрепим выбранную модель в договоре или дополнительном соглашении до проведения платежей.
Установим порядок расчета суммы электроэнергии, относящейся к арендатору.
Оформим письменное поручение арендатору на оплату счета поставщика, если арендатор платит напрямую.
Получим подтверждение оплаты от арендатора и сверим сумму с данными поставщика.
Закроем расчеты в бухгалтерском учете через Корректировка долга или через иной подходящий документ с учетом фактической договорной схемы.
Проверим КУДиР и отразим доход на правильную дату. При необходимости используем Запись книги доходов и расходов УСН.
Сформируем сверку расчетов с энергосбытовой организацией и арендатором, чтобы убедиться в отсутствии невыясненных остатков.
Если энергосбытовая организация выставляет УПД на арендодателя, а арендатор оплачивает электроэнергию поставщику за арендодателя, такая оплата обычно признается компенсацией расходов арендодателя или оплатой переменной части арендной платы.
При УСН с объектом «доходы» сумма оплаты электроэнергии включается в доходы арендодателя. Учесть стоимость электроэнергии в расходах при этом объекте нельзя.
При УСН с объектом «доходы минус расходы» сумму компенсации также включаем в доходы, а стоимость электроэнергии можем учесть в расходах при наличии документов, связи с предпринимательской деятельностью и подтверждения оплаты.
Если арендатор оплатил энергосбытовую организацию по поручению арендодателя и платеж засчитывается в счет обязательства арендатора по договору аренды, доход по УСН возникает на дату такой оплаты. Если стороны оформили самостоятельное требование арендатора к арендодателю и затем провели взаимозачет, доход возникает на дату зачета.
Для исключения коммунальных платежей из доходов по УСН рассмотрим посредническую схему, но только при реальном агентском договоре, правильном документообороте и фактическом приобретении коммунальных ресурсов за счет арендатора. В таком случае в доходы арендодателя включаем только агентское вознаграждение.
Информация носит справочный характер