Разберем ситуацию, когда организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», использует программный продукт на базе 1С:Предприятие и оплачивает его разработку, настройку, доработку, внедрение либо размещение на сервере. Основная сложность состоит не в названии услуги в счете или акте, а в том, какие именно права получает организация и кому принадлежит результат работ после их завершения.
Именно поэтому вопрос о принадлежности исключительных прав является ключевым. Одни и те же работы программиста можно учесть по-разному: как приобретение права использования программы, как создание или приобретение нематериального актива, как обновление существующего программного продукта, как услуги по сопровождению либо как отдельные услуги хостинга и предоставления вычислительных ресурсов.
Дополнительно необходимо учитывать, что использование основной лицензии 1С, приобретенной другой организацией группы компаний, нельзя считать автоматически оформленным только из-за общей группы, общих учредителей или общего фактического использования базы. Для налогового учета необходимо подтвердить, что именно организация на УСН законно использует программу и сама несет документально подтвержденные расходы.
Прежде чем отражать документы в учете, разделим расходы по их экономическому содержанию. Не объединяйте в одну строку договора и одного акта лицензию, разработку, внедрение, обновление и размещение программы. Такой подход затрудняет обоснование расходов при проверке и не позволяет правильно определить момент списания затрат.
Право использования платформы 1С и типовой конфигурации. Это стоимость лицензии, клиентских лицензий, доступа к сервису или иного права работать в программе.
Разработка и доработка. Сюда относятся создание новой конфигурации, разработка расширений, обработок, внешних отчетов, интеграций, обменов с сайтом, маркетплейсами, банком, ЭДО, CRM и другими системами.
Настройка и внедрение. К этой части относятся установка, перенос данных, настройка прав доступа, заполнение справочников, настройка обменов, тестирование, обучение пользователей, исправление ошибок и консультации.
Размещение и техническая инфраструктура. Сюда включаются аренда сервера, виртуальная машина, облачная инфраструктура, хостинг, резервное копирование, администрирование, публикация базы, предоставление удаленного доступа и сопровождение серверного оборудования.
После такого разделения посмотрим, какие права передаются по каждому виду работ. Это позволит определить, нужно ли признавать расход единовременно или равномерно в течение оставшихся отчетных периодов года.
Рассмотрим подробнее два принципиально разных варианта.
Первый вариант — организация получает только право пользоваться программой или доработкой. Например, разработчик сохраняет исключительные права на созданный модуль, обработку, расширение, конфигурацию или готовое решение, а заказчику предоставляет неисключительную лицензию на использование результата в своей деятельности. В такой ситуации организация не становится правообладателем, а получает право пользоваться программным продуктом на условиях договора.
Второй вариант — исключительные права переходят к организации-заказчику. Например, договор прямо устанавливает, что после полной оплаты и подписания акта исключительное право на созданную программу, модуль, конфигурацию, расширение или иной результат интеллектуальной деятельности переходит заказчику. В таком случае нужно дополнительно определить, образуется ли нематериальный актив и требуется ли учитывать затраты равными долями в течение года.
Не ориентируйтесь только на слова «разработка», «доработка», «автоматизация» или «внедрение». Одинаковая по содержанию работа может оформляться как услуга, как лицензионное предоставление права, как создание объекта интеллектуальной собственности либо как смешанный договор. Для налогового учета важны фактические условия договора, технического задания, акта передачи результата и акта передачи прав.
Разберем наиболее распространенную ситуацию. Организация использует программу на базе 1С, но не получает исключительные права на доработку. Разработчик передает готовый результат и разрешает применять его для внутренних целей заказчика. Например, организация получает внешнюю обработку, расширение конфигурации, модуль интеграции, специализированный отчет, механизм обмена или доработанную конфигурацию для использования в собственной работе.
При таком варианте расходы можно рассматривать как затраты на приобретение права использования программы для ЭВМ или базы данных по лицензионному договору. Для УСН «доходы минус расходы» расходы на приобретение права использования программ для ЭВМ и расходы на обновление программ прямо предусмотрены подпунктом 19 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Также расходы на приобретение прав на программы и баз данных могут рассматриваться в рамках подпункта 2.1 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
В этой ситуации для налогового учета обычно применяется следующий подход: учитывайте расход единовременно после фактической оплаты и передачи права использования программы либо после приемки соответствующего этапа работ. Не распределяйте такой расход на срок лицензии только потому, что программа используется несколько лет. Для УСН действует кассовый метод, однако одной оплаты недостаточно: необходимо подтвердить, что право действительно предоставлено, а работа или этап работы принят заказчиком.
Например, организация заключила договор с партнером 1С на разработку расширения для автоматической загрузки заказов из интернет-магазина. По договору исполнитель сохраняет исключительные права на расширение, а заказчику предоставляет простую неисключительную лицензию для использования расширения в одной информационной базе. Стоимость работ составляет 180 000 рублей. Акт передачи права и акт выполненных работ подписаны 18 июня, оплата перечислена 25 июня.
В такой ситуации при наличии правильно оформленных документов сумму 180 000 рублей можно включить в расходы по УСН во II квартале, поскольку в этом квартале выполнены оба ключевых условия: право передано и расходы оплачены.
Если же организация сначала перечислила аванс, а доступ к программе, лицензия или результат работ будут переданы позднее, не отражайте аванс как расход сразу после платежа. Дождитесь передачи права, подписания акта выполненных работ, акта предоставления доступа либо иного документа, подтверждающего исполнение обязательства контрагентом.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда организация заказывает создание собственного программного продукта, индивидуальной конфигурации 1С, уникального расширения, самостоятельного программного модуля или иной доработки, которая становится ее интеллектуальной собственностью.
По общему правилу, если программа для ЭВМ создается по договору заказа, исключительное право принадлежит заказчику, если договор не устанавливает иной порядок. Однако не ограничивайтесь общим правилом. Прямо закрепите переход исключительных прав в договоре, техническом задании и акте приема-передачи результата.
Для УСН необходимо определить, формируется ли в такой ситуации нематериальный актив. Обычно к такому варианту приходят, когда одновременно выполняются следующие условия:
Организация получает исключительное право на программу, конфигурацию, расширение, модуль или иной самостоятельный результат разработки.
Результат будет использоваться в предпринимательской деятельности для получения дохода, управления организацией, оказания услуг, производства, продаж, учета, логистики или иных бизнес-процессов.
Результат предполагается использовать продолжительное время, а не только для разовой краткосрочной задачи.
Организация может контролировать использование результата и ограничивать доступ других лиц к нему в пределах полученных прав.
Исключительное право и состав затрат подтверждены договором, техническим заданием, актами, платежными документами, документацией разработчика и внутренними документами организации.
Если организация признает созданный результат нематериальным активом, не списывайте всю стоимость единовременно как обычную услугу. Расходы на создание или приобретение нематериальных активов при УСН учитываются по специальному порядку.
Стоимость нематериального актива, созданного или приобретенного в период применения УСН, учитывайте равными долями в течение календарного года, начиная с отчетного периода, в котором выполнены условия для признания расхода. В общем случае необходимо, чтобы объект был принят к бухгалтерскому учету, использовался в предпринимательской деятельности и был фактически оплачен.
Расход признавайте на последнее число отчетных периодов. Для УСН отчетными периодами являются I квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год. Если условия выполнены во II квартале, стоимость распределяйте между II, III и IV кварталами. Если условия выполнены в III квартале, распределяйте стоимость между III и IV кварталами. Если условия выполнены в IV квартале, всю сумму признавайте 31 декабря.
Посмотрим на пример. Организация на УСН заказала разработку собственной конфигурации для автоматизации производства. По договору исключительные права на конфигурацию переходят заказчику. Общая стоимость разработки составляет 600 000 рублей. Акт приема-передачи результата подписан 10 мая, конфигурация введена в эксплуатацию и принята к бухгалтерскому учету 20 июня, окончательная оплата произведена 15 июля.
Последним из необходимых событий стала оплата в III квартале. Следовательно, расходы в размере 600 000 рублей необходимо распределить на два оставшихся отчетных периода:
300 000 рублей — на 30 сентября.
300 000 рублей — на 31 декабря.
Не применяйте ежемесячную амортизацию для целей УСН по правилам налога на прибыль. В налоговом учете при УСН порядок иной: стоимость такого нематериального актива учитывается равными долями по отчетным периодам до конца календарного года.
Разберем близкую, но не идентичную ситуацию. Иногда организация не заказывает разработку с нуля, а приобретает уже созданный программный продукт, готовую отраслевую конфигурацию, программный модуль или готовое решение, на которое продавец передает исключительные права. В таком случае расходы могут рассматриваться как расходы на приобретение исключительных прав на программу для ЭВМ или базу данных.
Для таких операций применяют подпункт 2.1 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. На практике возможны разные подходы к квалификации затрат, особенно когда готовое решение одновременно обладает признаками нематериального актива. Поэтому не смешивайте две ситуации:
Создание индивидуального продукта по заказу. Здесь безопаснее рассматривать результат как создаваемый нематериальный актив, если исключительные права переходят заказчику и результат используется длительное время.
Приобретение готового программного продукта с передачей исключительных прав. Здесь можно рассматривать расходы как приобретение исключительных прав на программу для ЭВМ, если договор подтверждает передачу уже существующего результата интеллектуальной деятельности.
При спорной ситуации не пытайтесь искусственно изменить содержание сделки только ради единовременного списания затрат. Если фактически организация заказала создание уникального решения для себя, а в договоре указано «приобретение готового ПО», налоговый орган может оценить фактические обстоятельства: техническое задание, этапы разработки, исходный код, тестирование, передачу конфигурации и сроки выполнения работ.
Для снижения риска заранее зафиксируйте в учетной политике порядок разграничения расходов на приобретение прав, создание нематериальных активов, обновление программ и услуги сопровождения. Также подготовьте внутреннее решение руководителя о классификации результата разработки.
Рассмотрим подробнее расходы, которые обычно называют «настройкой». Под этим словом могут скрываться совершенно разные работы: изменение реквизитов справочников, настройка ролей, создание печатных форм, разработка внешних отчетов, перенос остатков, настройка обменов, доработка документа, настройка прав доступа, исправление ошибок, обучение сотрудников и сопровождение пользователей.
Для налогового учета важно определить, создает ли такая работа новый самостоятельный объект интеллектуальной собственности, увеличивает ли стоимость существующего нематериального актива либо представляет собой текущую услугу.
Текущая настройка и внедрение. Если исполнитель устанавливает программу, переносит данные, настраивает права доступа, помогает заполнить справочники, обучает сотрудников, консультирует пользователей или устраняет технические ошибки, такие работы обычно не создают самостоятельный объект интеллектуальной собственности. В договоре и актах полезно обозначать их как услуги внедрения, сопровождения, настройки, обучения или консультационные услуги.
Для расходов, понесенных в 2026 году, действует расширенный перечень расходов при УСН. С 1 января 2026 года в статье 346.16 НК РФ предусмотрены иные расходы, определяемые в порядке главы 25 НК РФ. Поэтому обоснованные и документально подтвержденные затраты на внедрение, консультации, техническую поддержку и иные необходимые бизнесу услуги могут учитываться при соблюдении условий статьи 252 НК РФ и кассового метода УСН.
Для расходов, относящихся к периодам до 1 января 2026 года, подход был строже: перечень расходов при УСН считался закрытым. Поэтому для старых периодов необходимо особенно внимательно подбирать основание из статьи 346.16 НК РФ и подтверждать связь работ с приобретением прав на использование программы, обновлением ПО, услугами связи, арендой оборудования либо другими прямо предусмотренными расходами.
Доработка существующей программы. Если разработчик изменяет конфигурацию, создает новую версию модуля, расширяет функциональность или передает обновленный программный компонент, определите, кому принадлежат права на результат доработки.
Если исключительное право на результат доработки остается у разработчика, а организация получает право применять обновленную версию, расходы можно обосновать как приобретение права использования программы или расходы на обновление программного обеспечения.
Если исключительные права переходят организации и доработка создает самостоятельный долгосрочный результат, проанализируйте необходимость формирования нового нематериального актива либо увеличения стоимости существующего объекта. С 2026 года статья 346.16 НК РФ прямо предусматривает расходы на реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение нематериальных активов. Однако даже при новом более широком регулировании не смешивайте текущие работы по поддержке с капитальными улучшениями программного продукта.
Например, исправление ошибки в печатной форме, добавление одного реквизита в документ или изменение роли пользователя обычно ближе к текущей настройке. Создание нового блока управления производством, полноценного модуля интеграции, комплекса обработки больших объемов данных либо новой самостоятельной конфигурации может иметь признаки отдельного программного продукта или существенного улучшения существующего НМА.
Теперь разберем расходы на размещение программного продукта. Под размещением могут пониматься разные услуги: аренда выделенного сервера, виртуальная машина, облачная инфраструктура, публикация базы 1С в интернете, предоставление удаленного доступа, хостинг, резервное копирование, администрирование сервера, техническая поддержка и защита данных.
Не включайте автоматически все расходы на размещение в стоимость программы. Необходимо определить, когда именно понесены затраты и для чего они нужны.
Расходы до ввода программы в эксплуатацию. Если без настройки серверной среды, первоначальной публикации базы, первичного размещения и подключения инфраструктуры программный продукт не может быть доведен до состояния, пригодного для использования, проанализируйте возможность включить такие затраты в стоимость создаваемого нематериального актива. Для этого необходимо подтвердить прямую связь работ с подготовкой программного продукта к эксплуатации.
Текущие расходы после запуска. Ежемесячная аренда виртуального сервера, облачный доступ, хостинг, резервное копирование, администрирование, поддержка серверной среды и предоставление вычислительных мощностей обычно являются самостоятельными текущими услугами. Такие расходы не увеличивают стоимость ранее созданного программного продукта только потому, что программа работает на этом сервере.
Для расходов 2026 года обоснованные затраты на размещение программы, облачную инфраструктуру и аренду виртуального сервера можно рассматривать как прочие расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, при наличии договора, актов, счетов, отчетов о предоставленных услугах и платежных документов.
Для старых периодов, когда перечень расходов при УСН был закрытым, необходимо было особенно тщательно определять правовое основание. Например, расходы могли рассматриваться как аренда имущества, услуги связи, расходы на обслуживание технической инфраструктуры либо как часть расходов на создание НМА, если размещение было обязательным этапом создания и ввода продукта в эксплуатацию.
Посмотрим на пример. Организация разработала собственную конфигурацию на базе 1С и ввела ее в эксплуатацию в марте. С апреля она ежемесячно оплачивает облачную виртуальную машину для размещения базы, резервного копирования и удаленного доступа пользователей. Эти ежемесячные платежи не относятся к созданию конфигурации, поскольку сама конфигурация уже готова и введена в эксплуатацию. Их необходимо учитывать отдельно как текущие расходы на инфраструктуру, а не прибавлять к стоимости созданного НМА.
Разберем ситуацию из вопроса: основная лицензия 1С приобретена другой организацией группы компаний, а расходы на разработку и настройку несет организация на УСН.
Принадлежность к одной группе компаний не создает право использования программного продукта автоматически. Каждое юридическое лицо является самостоятельным участником гражданского оборота, самостоятельно приобретает права, несет расходы и формирует собственную налоговую базу.
Если лицензия на платформу 1С, клиентские лицензии или доступ к информационной базе оформлены на другую организацию, необходимо проверить, на каком основании организация на УСН использует программу. Без такого основания возникают одновременно лицензионные, бухгалтерские и налоговые риски.
Рассмотрим возможные варианты оформления.
Прямая лицензия на организацию, применяющую УСН. Это наиболее понятный вариант. Организация самостоятельно приобретает необходимые права у правообладателя, официального партнера или иного лица, имеющего право предоставлять такие права. Тогда расходы на лицензию и связанные с ней доработки проще обосновать в собственном налоговом учете.
Сублицензионный договор внутри группы. Компания, которая приобрела право, может предоставить другой организации право использования программы только при наличии соответствующего права и письменного согласия лицензиара, если оно требуется условиями основной лицензии. Не оформляйте сублицензию формально: проверьте основной лицензионный договор, условия поставки 1С, право на передачу доступа третьим лицам, количество пользователей и допустимые способы использования.
Договор оказания услуг по предоставлению доступа к системе. Этот вариант возможен, когда одна компания группы действительно обеспечивает работу системы: размещает базу, администрирует сервер, сопровождает пользователей, поддерживает инфраструктуру и предоставляет другой организации доступ к рабочему контуру. В таком случае договор должен описывать реальные услуги, состав доступа, ответственность сторон, период обслуживания, стоимость и порядок приемки. Не подменяйте реальную передачу лицензии фиктивной услугой доступа.
Перевод лицензии или оформление новой лицензии через поставщика. Если условия лицензии не позволяют передавать права внутри группы, рассмотрите переоформление лицензии или приобретение отдельной лицензии для организации на УСН. Этот вариант часто безопаснее, чем попытка списать расходы по внутренним документам без надлежащего лицензионного основания.
Не учитывайте в расходах организации на УСН стоимость лицензии, которую фактически приобрела и оплатила другая компания группы, если между организациями отсутствует договор, передача права, акт, расчет стоимости и реальная хозяйственная операция.
Также не оформляйте простое «возмещение расходов» без понятного предмета сделки. Для налогового учета необходимо понимать, что именно приобретает организация: право использования программы, доступ к сервису, услуги сопровождения, аренду инфраструктуры, разработку или другой конкретный результат.
Чтобы избежать споров о порядке списания расходов, разделим договорную работу на несколько обязательных блоков. Не ограничивайтесь формулировкой «исполнитель оказывает услуги по доработке 1С». Такая формулировка не позволяет однозначно установить, получает ли заказчик исключительное право, неисключительную лицензию или только консультационные услуги.
Опишите объект работ. Укажите, какая именно конфигурация, база, расширение, обработка, отчет, модуль, интеграция или обмен создается либо дорабатывается. Используйте техническое задание как приложение к договору.
Разделите работы по этапам. Отдельно предусмотрите анализ требований, разработку, тестирование, внедрение, обучение, сопровождение, обновление и размещение на сервере. Для каждого этапа установите стоимость и результат.
Определите права на результат. Прямо укажите, остаются ли исключительные права у исполнителя или переходят заказчику. Если заказчик получает только право использования, укажите вид лицензии, территорию, срок, количество пользователей, количество баз, допустимые способы использования и возможность модификации.
Укажите порядок передачи результата. Предусмотрите акт приема-передачи, передачу файлов конфигурации, расширений, исходных текстов, инструкций, описаний объектов метаданных, пользовательской документации и иных материалов.
Отразите связь с платформой 1С. Укажите, что результат предназначен для использования с определенной версией платформы и конфигурации. При необходимости предусмотрите обязанность исполнителя подтвердить наличие права выполнять доработку соответствующего программного продукта.
Выделите инфраструктурные услуги отдельно. Не включайте в стоимость разработки ежемесячные расходы на хостинг, аренду сервера, резервное копирование и администрирование, если они оказываются после ввода продукта в эксплуатацию.
Особое внимание уделите акту приема-передачи. В акте не ограничивайтесь фразой «услуги оказаны полностью». Укажите, какой именно результат передан: созданная обработка, расширение, модуль, конфигурация, право использования, исходные файлы, техническая документация, доступ к облачному сервису или выполненные настройки.
Если передаются исключительные права, зафиксируйте в акте переход прав. Если предоставляется неисключительная лицензия, зафиксируйте факт предоставления права использования и дату начала действия лицензии.
Разберем комплект документов, который поможет подтвердить экономическую обоснованность затрат. Чем сложнее и дороже проект, тем подробнее должна быть документация.
Договор с разработчиком, лицензиаром, сублицензиаром, хостинг-провайдером или компанией группы.
Техническое задание с описанием бизнес-задачи, требований к функционалу и ожидаемого результата.
Смета, спецификация, календарный план или поэтапный план работ.
Лицензионное соглашение, дополнительное соглашение о передаче прав либо условия предоставления доступа.
Акты выполненных работ, акты оказанных услуг, акты приема-передачи программного продукта, расширения, исходного кода или доступа.
Платежные поручения, банковские выписки, кассовые документы и иные документы, подтверждающие фактическую оплату.
Внутренний приказ или решение руководителя о вводе программы в эксплуатацию, если создается нематериальный актив.
Карточка нематериального актива и документы о принятии к бухгалтерскому учету, если организация признает результат НМА.
Документы, подтверждающие использование программы в предпринимательской деятельности: регламенты, описание бизнес-процесса, отчеты, документы реализации, документы производства, документы учета заказов, складских операций или оказания услуг.
Для расходов внутри группы — расчет стоимости, обоснование цены, акты, отчеты о реально оказанных услугах и документы, подтверждающие правомерность передачи прав или доступа.
Не ограничивайтесь счетом и платежным поручением. Оплата сама по себе не подтверждает, что организация приобрела право, получила результат работ и использует его для получения дохода.
Рассмотрим общий порядок отражения операций в программе 1С:Бухгалтерия. Конкретные названия документов и доступные варианты могут зависеть от редакции программы, подключенных функциональных опций и версии конфигурации. Поэтому сначала проверьте, поддерживает ли используемый релиз учет прав на результаты интеллектуальной деятельности и нематериальных активов по актуальным правилам.
Для услуг разработки, настройки, внедрения, сопровождения и хостинга обычно используйте документ Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции, соответствующим услугам. В номенклатуре и статьях затрат выделяйте отдельные позиции: «Разработка ПО», «Неисключительная лицензия», «Настройка 1С», «Сопровождение 1С», «Аренда сервера», «Хостинг», «Резервное копирование».
Для учета приобретенных или созданных нематериальных активов используйте раздел ОС и НМА. В зависимости от редакции применяйте документы Поступление НМА, Принятие к учету НМА либо документ поступления с видом операции Права (акт, УПД). Дополнительные затраты, которые формируют первоначальную стоимость НМА, отражайте на счете 08.05 до принятия объекта к учету.
При отражении неисключительных прав на программное обеспечение в современных редакциях 1С может использоваться счет 76.18 — «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности». Не переносите автоматически старые схемы учета через счет 97.21, не проверив настройки своей редакции и требования применяемой учетной политики.
Для целей УСН отдельно проверяйте движения по регистру Книга учета доходов и расходов. Не ориентируйтесь только на бухгалтерские проводки: факт отражения суммы на счете затрат еще не означает, что программа включила ее в расходы КУДиР в нужной сумме и в правильном периоде.
Если программа не сформировала запись в КУДиР автоматически, проанализируйте причину. Часто она связана с отсутствием оплаты, отсутствием документа приемки, неверным видом расхода, неполной настройкой учетной политики или некорректным указанием принимаемости расходов при УСН.
Документ Запись книги доходов и расходов УСН используйте только для отражения обоснованных операций, которые по техническим причинам не были зарегистрированы автоматически. Не применяйте ручную запись для ускорения списания расходов, если право не передано, услуга не оказана, НМА не принято к учету или отсутствует документальное подтверждение.
Разберем по шагам момент списания расходов. Для УСН действует кассовый метод: расходы признаются после фактической оплаты. Однако для разных видов затрат одной оплаты недостаточно.
Неисключительная лицензия или право использования программы. Учитывайте расход после оплаты и передачи права использования. Передачу подтверждайте лицензионным соглашением, актом, уведомлением о предоставлении доступа, регистрационной карточкой, ключом активации или другим документом, который предусмотрен договором.
Обновление программы или доработка, права на которую остаются у исполнителя. Учитывайте расход после оплаты и приемки обновления, доработки либо предоставления права использовать обновленную версию.
Созданный нематериальный актив. Учитывайте расходы равными долями с отчетного периода, когда выполнены условия оплаты, принятия к бухгалтерскому учету и начала использования в предпринимательской деятельности.
Текущая настройка, сопровождение, администрирование, обучение и хостинг. Учитывайте расходы после оплаты и подтверждения оказания услуг. Для длительного договора оформляйте ежемесячные или поэтапные акты, чтобы не возникало вопроса о признании неподтвержденного аванса.
Не путайте налоговый учет при УСН с бухгалтерским учетом. В бухгалтерском учете расходы по лицензии, доступу к сервису или размещению могут распределяться по сроку использования. Для УСН порядок может отличаться. Поэтому всегда отдельно проверяйте бухгалтерский учет, налоговый учет по УСН и запись в КУДиР.
Посмотрим на пример, в котором организация на УСН внедряет собственное решение на базе 1С:Предприятие.
Организация использует основную платформу 1С, приобретенную другой компанией группы. Для автоматизации продаж организация на УСН заключила договор с разработчиком. По проекту выполняются следующие работы:
Предоставление права использовать платформу и конфигурацию 1С через внутригрупповое соглашение.
Разработка расширения для автоматической проверки цен и скидок.
Настройка обмена с интернет-магазином.
Перенос справочников и остатков.
Размещение базы на виртуальном сервере.
Ежемесячное сопровождение и резервное копирование.
Разработаем правильный порядок действий.
Сначала проверим права на основную платформу 1С. Компания группы, которая приобрела лицензию, должна подтвердить, что вправе предоставить организации на УСН доступ или сублицензию. Если такое право отсутствует, оформим отдельную лицензию либо иной допустимый вариант через правообладателя или поставщика.
Далее разделим договор с разработчиком. Если расширение передается организации только в пользование, а исключительные права остаются у разработчика, расходы на расширение признаем как приобретение права использования программы либо обновление программного продукта. При оплате и передаче расширения сумму можно включить в расходы единовременно.
Если исключительные права на расширение переходят организации и расширение представляет собой самостоятельный долгосрочно используемый программный результат, проанализируем необходимость признания нематериального актива. При формировании НМА распределим стоимость равными долями до конца года.
Расходы на перенос данных, настройку обмена, обучение сотрудников и текущую настройку оформим отдельными актами. Не включим их автоматически в стоимость НМА, если они не формируют самостоятельный программный продукт и не являются обязательными затратами по доведению создаваемого актива до состояния готовности.
Ежемесячную аренду виртуального сервера, резервное копирование и администрирование учтем отдельно как текущие расходы на инфраструктуру. Не будем увеличивать ими стоимость созданного программного продукта после его ввода в эксплуатацию.
Чтобы не допустить ошибок, заранее проанализируем наиболее рискованные ситуации.
Организация списывает расходы на программу, но лицензия оформлена на другое юридическое лицо. Исправим ситуацию договором, отдельной лицензией, сублицензией при наличии права на ее выдачу либо реальным договором предоставления доступа к системе.
В акте указаны только «услуги по программированию». Уточним, какой результат передан, кому принадлежат права и имеет ли результат признаки программы, обновления, настройки или НМА.
Все расходы проекта объединены в одну сумму. Разделим лицензию, разработку, настройку, внедрение, хостинг и сопровождение по отдельным позициям договора и актов.
Аванс отражается как расход сразу после оплаты. Дождемся передачи права, приемки работ или оказания услуг.
Созданный НМА списывается полностью в день ввода в эксплуатацию. Применим порядок равномерного признания стоимости по отчетным периодам до конца года.
Ежемесячный хостинг включается в стоимость программы. Отделим текущие расходы на инфраструктуру от затрат на создание программного продукта.
В КУДиР внесена ручная запись без документов. Сначала восстановим договор, акт, платежные документы и основания для признания расхода, затем проверим правильность отражения в КУДиР.
Одна и та же сумма отражается одновременно как услуга и как стоимость НМА. Исключим двойной учет. Каждый расход должен быть включен в налоговую базу только один раз.
Подведем итог и разберем практический алгоритм, который позволит правильно учесть затраты на разработку, настройку и размещение программного продукта на базе 1С.
Проверим, на кого оформлена основная лицензия 1С и имеет ли организация на УСН законное право использовать платформу, конфигурацию и клиентские лицензии.
Определим, кто является правообладателем результата разработки: заказчик или разработчик.
Разделим расходы на лицензию, разработку, обновление, настройку, внедрение, хостинг, сервер, сопровождение и обучение.
Если организация получает только право использования программы или обновления, учтем расходы единовременно после оплаты и передачи права либо приемки результата.
Если организация получает исключительные права на индивидуально созданный программный продукт и признает его НМА, учтем расходы равными долями по отчетным периодам до конца года.
Если приобретается готовое программное решение с исключительными правами, отдельно проанализируем условия договора и выбранную классификацию расходов.
Текущие услуги по настройке, сопровождению, администрированию и размещению программы оформим отдельными актами и учтем как самостоятельные расходы при соблюдении условий для их признания.
Для внутригрупповых операций оформим реальный договор, обоснованную стоимость, акты и документы, подтверждающие право передать доступ или право использования программы.
Проверим, что все расходы оплачены, документально подтверждены, экономически обоснованы и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.
Проконтролируем отражение операций в КУДиР и не допустим расхождения между договором, бухгалтерским учетом и налоговым учетом по УСН.
Основной вывод: расходы на разработку, настройку и размещение решения на базе 1С нельзя автоматически списывать одним способом. Если организация получает только право пользоваться программой или обновлением, расходы обычно признаются единовременно после оплаты и передачи права. Если организация получает исключительное право на созданный для нее долгосрочный программный продукт и признает его нематериальным активом, стоимость учитывается равными долями до конца года. Использование лицензии, оформленной на другую компанию группы, требует отдельного законного и документально подтвержденного основания.
Информация носит справочный характер