Проанализируем ситуацию. Организация применяет общую систему налогообложения и в III квартале 2023 года получила от покупателя денежные средства в счет будущей поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Возникает вопрос: нужно ли начислить НДС, оформить авансовый счет-фактуру, зарегистрировать его в книге продаж и выполнить зачет аванса в программе 1С:Бухгалтерия 8?
В общем случае ответ положительный. Если организация на ОСНО являлась плательщиком НДС и получила предоплату в счет предстоящей операции, облагаемой НДС, необходимо:
признать поступившие денежные средства авансом покупателя;
исчислить НДС с полученного аванса;
не позднее пяти календарных дней со дня получения оплаты оформить счет-фактуру на аванс;
зарегистрировать авансовый счет-фактуру в книге продаж за III квартал 2023 года;
отразить сумму авансового НДС в декларации по НДС за III квартал 2023 года;
передать покупателю его экземпляр счета-фактуры, если отсутствуют законные основания не выставлять документ;
после последующей отгрузки зачесть аванс и принять ранее начисленный с него НДС к вычету в установленном порядке.
При этом не будем смешивать два разных действия. В момент поступления предоплаты зачет аванса обычно не выполняется. Сначала оформляется получение аванса и начисляется НДС. Зачет возникает позже, когда организация отгружает товары, выполняет работы или оказывает услуги в счет этой предоплаты.
Рассмотрим подробнее налоговое основание. По общему правилу момент определения налоговой базы по НДС устанавливается по наиболее ранней из двух дат:
дата отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав;
дата получения оплаты или частичной оплаты в счет предстоящей поставки.
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 167 НК РФ. Следовательно, если деньги поступили раньше отгрузки, налоговая база возникает на дату получения аванса.
Налоговую базу определяйте исходя из всей полученной суммы с учетом НДС. Налог рассчитывайте по расчетной ставке, которая действовала для соответствующей операции в III квартале 2023 года.
Для операций 2023 года применяйте ставки, действовавшие именно в 2023 году. Для большинства облагаемых операций использовалась расчетная ставка 20/120, а для товаров, облагаемых по ставке 10 процентов, — расчетная ставка 10/110.
Если историческая операция за III квартал 2023 года вводится или исправляется в программе позднее, не применяйте к ней ставки, установленные для других периодов. Дату документа, налоговую ставку и налоговый период определяйте по обстоятельствам операции 2023 года.
Перед созданием авансового счета-фактуры выясним причину поступления денежных средств. Не каждое поступление от покупателя является предварительной оплатой.
Сформируйте отчет Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 или Анализ субконто по покупателю, договору и документам расчетов. Проверьте состояние расчетов непосредственно перед платежом.
Деньги признаются авансом, если они получены в счет будущей поставки и на дату поступления отсутствовала уже возникшая дебиторская задолженность покупателя, которую этот платеж погашает.
Посмотрим на разные ситуации:
товар еще не отгружен, а покупатель перечислил 120 000 рублей в счет будущей поставки — это аванс;
товар уже отгружен на 120 000 рублей, после чего покупатель перечислил такую же сумму — это погашение существующей задолженности, а не аванс;
у покупателя имеется долг 80 000 рублей, а он перечислил 120 000 рублей — 80 000 рублей погашают задолженность, а оставшиеся 40 000 рублей могут быть авансом;
деньги ошибочно поступили на расчетный счет и должны быть возвращены — сначала подтвердите ошибочность платежа, не квалифицируйте его автоматически как аванс;
получен обеспечительный платеж, который по договору не засчитывается в оплату товаров или услуг, — отдельно проанализируйте его назначение;
обеспечительный платеж по условиям договора засчитывается в стоимость будущей поставки — при наступлении условий такого зачета он может приобрести характер аванса;
организация получила деньги как агент, комиссионер или иной посредник не в счет собственной реализации — применяйте правила соответствующего посреднического договора.
В 1С:Бухгалтерии 8 важен не только текст назначения платежа, но и состояние расчетов по выбранному договору и документу расчетов. Если в банковском документе указан неправильный договор, программа может ошибочно отнести оплату на счет 62.01 или 62.02.
При поступлении предварительной оплаты от покупателя программа обычно формирует проводку:
Дебет 51 — Кредит 62.02 — получен аванс от покупателя.
После оформления авансового счета-фактуры начисляется НДС:
Дебет 76.АВ — Кредит 68.02 — исчислен НДС с полученного аванса.
Субсчет 76.АВ используется в 1С:Бухгалтерии 8 для учета НДС по авансам и предоплатам, полученным от покупателей. Счет 68.02 используется для расчетов с бюджетом по НДС.
Конкретная аналитика зависит от настроек учета, договора, выбранного документа расчетов и версии конфигурации. Поэтому после проведения документов обязательно откройте их движения и убедитесь, что программа сформировала ожидаемые записи.
Пункт 3 статьи 168 НК РФ устанавливает общий срок выставления счета-фактуры при получении оплаты или частичной оплаты в счет будущей поставки — не позднее пяти календарных дней со дня получения денег.
Разберем расчет срока на примере. Если аванс поступил 14 августа 2023 года, счет-фактуру необходимо было оформить не позднее 19 августа 2023 года. При подсчете учитываются календарные, а не рабочие дни.
Если последний день срока приходится на выходной, не следует автоматически переносить срок по правилам сдачи отчетности. Для счетов-фактур безопаснее оформить документ в пределах пяти календарных дней, установленных НК РФ.
Счет-фактуру оформляйте на дату получения аванса либо в пределах установленного пятидневного срока. В 1С:Бухгалтерии 8 при автоматической регистрации дата счета-фактуры обычно устанавливается по дате платежного документа и остатка полученного аванса.
В сообщении форума было указано, что экземпляр авансового счета-фактуры можно направить покупателю, если он ему нужен. Рассмотрим этот вопрос точнее.
Обязанность продавца оформить счет-фактуру не должна зависеть только от того, попросил ли покупатель документ. Если продавец является плательщиком НДС, получил облагаемый аванс и отсутствуют специальные исключения, счет-фактуру следует составить и выставить в установленный срок.
Покупатель может не заявлять вычет НДС с перечисленного аванса. Однако его отказ от вычета сам по себе не освобождает продавца от начисления НДС и регистрации документа в книге продаж.
Не выставлять счет-фактуру покупателю можно, в частности, при наличии предусмотренного НК РФ письменного согласия сторон не составлять счета-фактуры, когда покупатель не является плательщиком НДС или освобожден от исполнения обязанностей плательщика. Но даже в такой ситуации продавцу необходимо правильно определить налоговую базу и обеспечить отражение облагаемой операции в книге продаж установленным способом.
Таким образом, сначала установите налоговый статус сторон и условия договора, а затем определяйте порядок документооборота. Не используйте отсутствие запроса покупателя как единственное основание для отказа от авансового счета-фактуры.
Общее правило имеет исключения. Перед начислением НДС проанализируем, в счет какой именно операции получена предоплата.
Авансовый счет-фактура, как правило, не составляется, если деньги получены:
в счет операций, которые не являются объектом налогообложения НДС;
в счет операций, освобожденных от налогообложения по статье 149 НК РФ;
в счет поставок товаров, работ или услуг, облагаемых по ставке 0 процентов, когда НК РФ исключает такую предоплату из авансовой налоговой базы;
организацией, которая в соответствующем периоде правомерно использовала освобождение от обязанностей плательщика НДС;
в счет товаров, работ или услуг с длительным производственным циклом, если соблюдены специальные условия НК РФ, применяется предусмотренный порядок определения налоговой базы и имеются необходимые подтверждающие документы;
не в качестве оплаты за будущую реализацию, а по иному основанию, например как возврат займа, вклад, ошибочный платеж или обеспечительная сумма без платежной функции.
Сам факт применения ОСНО еще не означает, что НДС необходимо начислять с любого поступления денег. Определите характер платежа и налоговый режим будущей операции.
Если организация одновременно выполняет облагаемые и необлагаемые операции, не объединяйте все поступления в один счет-фактуру без анализа. Укажите правильный договор, назначение платежа, вид деятельности и ставку НДС.
Рассмотрим отдельную практическую ситуацию. Финансовое ведомство и ФНС разъясняли, что авансовый счет-фактуру можно не составлять, если одновременно выполняются два условия:
между получением аванса и отгрузкой прошло не более пяти календарных дней;
получение аванса и отгрузка произошли в одном налоговом периоде по НДС, то есть в одном квартале.
Например, предоплата поступила 10 августа 2023 года, а товар был отгружен 14 августа 2023 года. Оба события произошли в III квартале, а интервал не превышает пяти календарных дней. В такой ситуации можно применить соответствующий порядок и оформить только счет-фактуру на отгрузку.
Однако прежде чем использовать это упрощение, проверьте настройки учетной политики, фактическую дату отгрузки и наличие документов. Если есть сомнения, применяйте безопасный общий порядок: составьте счет-фактуру на аванс, зарегистрируйте его в книге продаж, а после отгрузки заявите вычет авансового НДС.
Если события произошли в разных кварталах, авансовый счет-фактуру необходимо оформить даже тогда, когда между платежом и отгрузкой прошло менее пяти дней.
Посмотрим на пример:
аванс поступил 29 сентября 2023 года;
товар отгружен 2 октября 2023 года;
между событиями прошло менее пяти календарных дней;
аванс относится к III кварталу, а отгрузка — к IV кварталу.
В этом случае начислите НДС с аванса и зарегистрируйте авансовый счет-фактуру в книге продаж за III квартал 2023 года. В IV квартале начислите НДС с реализации и примите к вычету налог, ранее рассчитанный с аванса, в части зачтенной предоплаты.
Посмотрим на пример. В августе 2023 года покупатель перечислил организации 120 000 рублей в счет будущей поставки товара, облагаемого НДС по ставке 20 процентов.
Полученная сумма уже включает налог. Рассчитаем НДС по формуле:
120 000 × 20 / 120 = 20 000 рублей.
Налоговая база без НДС составит:
120 000 − 20 000 = 100 000 рублей.
В авансовом счете-фактуре укажите:
стоимость с учетом НДС — 120 000 рублей;
расчетную ставку — 20/120;
сумму НДС — 20 000 рублей.
В бухгалтерском учете программа должна сформировать начисление:
Дебет 76.АВ — Кредит 68.02 — 20 000 рублей.
Если предоплата получена в счет товара, облагаемого в 2023 году по ставке 10 процентов, используйте расчетную ставку 10/110.
Например, покупатель перечислил 110 000 рублей.
Сумма НДС составит:
110 000 × 10 / 110 = 10 000 рублей.
Налоговая база без НДС составит 100 000 рублей.
В авансовом счете-фактуре укажите расчетную ставку 10/110 и налог 10 000 рублей.
Если аванс относится к нескольким товарам, облагаемым по разным ставкам, распределите полученную сумму на основании договора, счета, спецификации, заявки покупателя или другого документа, позволяющего определить назначение оплаты.
Например, покупатель перечислил аванс одновременно за товары со ставками 20 и 10 процентов. Не применяйте одну ставку ко всей сумме без анализа. Разделите предоплату на соответствующие части и рассчитайте налог:
с части, относящейся к товарам со ставкой 20 процентов, — по ставке 20/120;
с части, относящейся к товарам со ставкой 10 процентов, — по ставке 10/110.
В документе Счет-фактура выданный отразите отдельные строки либо иным образом обеспечьте правильное указание наименований будущей поставки, ставок, налоговой базы и суммы НДС.
Если платеж невозможно распределить, запросите у отдела продаж, руководителя или покупателя документы, уточняющие назначение аванса. Не выбирайте ставку только на основании предположения бухгалтера.
Перед регистрацией счета-фактуры откройте настройки организации. В зависимости от версии интерфейса перейдите в раздел Главное, откройте Налоги и отчеты и выберите настройки НДС.
Проверьте:
являлась ли организация плательщиком НДС в III квартале 2023 года;
правильно ли установлена учетная политика на 2023 год;
какой порядок регистрации счетов-фактур на аванс выбран в программе;
не установлена ли настройка, исключающая нужные авансы из автоматической обработки;
правильно ли указаны ставки НДС в карточках номенклатуры и договорах;
ведется ли раздельный учет облагаемых и необлагаемых операций, если он необходим.
Для наиболее консервативного порядка используйте настройку, при которой счета-фактуры регистрируются при каждом получении аванса. Тогда программа не будет исключать платежи только потому, что их зачет произошел позднее в том же месяце или квартале.
Другие варианты настройки могут позволять не регистрировать авансы, зачтенные в течение определенного срока. Применяйте их только после сопоставления с учетной политикой и правилами НДС.
Перейдите в раздел Банк и касса и откройте Банковские выписки.
Создайте документ Поступление на расчетный счет или проверьте документ, загруженный из клиент-банка.
В поле Вид операции обычно выбирается значение Оплата от покупателя.
Разберем по шагам заполнение документа:
укажите организацию;
выберите расчетный счет, на который поступили деньги;
укажите плательщика;
выберите договор с покупателем;
укажите сумму платежа;
проверьте ставку НДС;
заполните назначение платежа;
выберите правильный документ расчетов, если расчеты ведутся по документам;
проверьте счета расчетов 62.01 и авансов 62.02;
установите признак подтверждения банковской выпиской;
проведите документ.
Откройте движения документа. Если на дату поступления задолженности покупателя не было, ожидаемая проводка выглядит так:
Дебет 51 — Кредит 62.02.
Если вся сумма попала на счет 62.01, выясним причину. Возможно, программа обнаружила задолженность покупателя, выбран неправильный договор или неверно указан документ расчетов.
Если часть платежа погасила долг, а часть является авансом, программа может сформировать несколько движений. Авансовый счет-фактуру оформляйте только на сумму, отраженную как предварительная оплата.
Первый способ подходит, когда необходимо оформить документ по одному конкретному платежу.
Откройте проведенный документ Поступление на расчетный счет. Используйте команду Создать на основании и выберите Счет-фактура выданный.
Программа создаст документ с видом На аванс. Проверьте:
дату и номер счета-фактуры;
покупателя;
договор;
документ-основание;
сумму аванса;
ставку НДС;
сумму налога;
наименование товаров, работ или услуг, в счет которых получена предоплата;
реквизиты платежного документа;
код вида операции.
Код вида операции для полученной предварительной оплаты обычно устанавливается как 02.
Проведите документ и проверьте движения. Он должен начислить НДС с аванса и создать запись для книги продаж.
Если за квартал получено много авансов, воспользуйтесь стандартной обработкой Регистрация счетов-фактур на аванс.
В 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 обработка обычно доступна в разделе Банк и касса по команде Счета-фактуры на аванс.
Укажите период, например с 1 июля по 30 сентября 2023 года, и организацию. Затем выполните следующие действия:
нажмите Заполнить;
дождитесь анализа платежей и остатков авансов;
проверьте список подобранных сумм;
исключите платежи, которые не являются авансами;
проверьте покупателей, договоры и ставки НДС;
нажмите Выполнить;
откройте список созданных счетов-фактур;
проверьте каждый документ перед формированием декларации.
Обработка анализирует остатки авансов по датам. Поэтому результат зависит от последовательности проведения банковских документов и реализаций.
Перед заполнением обработки проведите документы в хронологическом порядке. Если реализация от 15 августа проведена раньше платежа от 10 августа только по времени документа, программа может неправильно определить срок существования аванса.
В строке счета-фактуры укажите наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, в счет которых получена предоплата. Не ограничивайтесь формулировкой «аванс по договору», если из нее невозможно определить предмет будущей поставки.
Используйте наименование, соответствующее договору, счету, спецификации или заказу покупателя.
Например:
«Предварительная оплата за поставку офисной мебели по договору № 15»;
«Предварительная оплата за услуги технического обслуживания»;
«Предварительная оплата за выполнение проектных работ по этапу 1»;
«Предварительная оплата за продовольственные товары, облагаемые НДС по ставке 10 процентов».
Если договор предусматривает несколько видов поставок с разными ставками, разделите их в документе. Наименование должно позволять обосновать примененную расчетную ставку.
В авансовом счете-фактуре указываются номер и дата платежно-расчетного документа, подтверждающего получение предварительной оплаты.
При безналичном платеже используйте реквизиты платежного поручения покупателя, отраженные в банковской выписке. Проверьте их в документе Поступление на расчетный счет.
Если аванс получен несколькими платежами и формируется отдельный счет-фактура на каждое поступление, укажите реквизиты соответствующего платежного документа.
Если применяется допустимое объединение нескольких платежей, обеспечьте корректное отражение платежных реквизитов и соответствие документа требованиям, действовавшим в рассматриваемом периоде.
Разберем важное различие между документом и отчетом.
Книга продаж не заменяет авансовый счет-фактуру. Сначала в информационной базе регистрируется документ Счет-фактура выданный с видом На аванс. Этот документ создает движения в регистрах учета НДС. После этого отчет Книга продаж показывает сформированную запись.
Поэтому правильная последовательность выглядит так:
проведите поступление оплаты;
оформите авансовый счет-фактуру;
проверьте начисление НДС;
сформируйте книгу продаж за квартал;
проверьте наличие счета-фактуры в книге;
сформируйте декларацию по НДС.
Откройте раздел Отчеты, перейдите к отчетам по НДС и сформируйте Книгу продаж за период с 1 июля по 30 сентября 2023 года.
Найдите строку авансового счета-фактуры и проверьте:
номер и дату документа;
ИНН и КПП покупателя;
стоимость с учетом НДС;
налоговую базу;
сумму НДС;
код вида операции 02;
правильность налогового периода.
Если документ проведен, но в книге продаж отсутствует, откройте его движения по регистру НДС Продажи. Проверьте период записи, вид ценности, ставку, код операции и наличие ручных корректировок.
После регистрации счета-фактуры сформируйте декларацию по НДС за III квартал 2023 года.
Сумма полученной предварительной оплаты и рассчитанный с нее НДС отражаются в разделе 3 декларации. В форме декларации, применявшейся за рассматриваемый период, для полученных авансов использовалась строка 070.
Сведения из книги продаж включаются в раздел 9 декларации. Запись авансового счета-фактуры должна содержать код вида операции 02.
Проверьте соответствие:
суммы аванса в бухгалтерском учете;
суммы по счету 62.02;
суммы НДС по счету 76.АВ;
кредитового оборота по счету 68.02;
данных книги продаж;
показателей разделов 3 и 9 декларации.
Используйте Помощник по учету НДС и контрольные соотношения декларации. Устраните ошибки до отправки отчета.
Теперь выясним причину вопроса о зачете. Зачет аванса — это погашение задолженности покупателя по состоявшейся реализации за счет ранее полученной предоплаты.
В момент получения денег будущей реализации еще нет, поэтому зачитывать аванс обычно не с чем. На счете 62.02 образуется кредитовое сальдо.
После отгрузки программа формирует дебиторскую задолженность покупателя на счете 62.01. Затем выполняется зачет:
Дебет 62.02 — Кредит 62.01 — зачтен ранее полученный аванс.
Зачет может выполняться автоматически документом реализации, если договор, покупатель и аналитика расчетов заполнены правильно.
Не создавайте зачет аванса отдельным документом в момент поступления денег только ради оформления счета-фактуры. Это разные хозяйственные операции.
При отгрузке товаров, выполнении работ или оказании услуг продавец снова определяет налоговую базу по НДС и оформляет обычный счет-фактуру на реализацию.
Программа формирует начисление НДС с реализации:
Дебет 90.03 — Кредит 68.02 — начислен НДС с отгрузки.
Одновременно продавец получает право принять к вычету НДС, ранее исчисленный с аванса, в части предоплаты, зачтенной в оплату состоявшейся реализации. Такой вычет предусмотрен пунктом 8 статьи 171 и пунктом 6 статьи 172 НК РФ.
В учете формируется запись:
Дебет 68.02 — Кредит 76.АВ — принят к вычету НДС с зачтенного аванса.
Авансовый счет-фактура регистрируется в книге покупок продавца в той сумме, которая соответствует зачтенному авансу.
В декларации продавца вычет авансового НДС отражается в разделе 3. В форме за 2023 год для такого вычета использовалась строка 170.
Посмотрим на пример.
10 августа 2023 года организация получила от покупателя предоплату 120 000 рублей, включая НДС 20 процентов. Товар был отгружен 20 октября 2023 года.
В III квартале 2023 года выполним следующие действия:
создадим Поступление на расчетный счет на 120 000 рублей;
отразим проводку Дебет 51 — Кредит 62.02;
оформим авансовый Счет-фактура выданный;
рассчитаем НДС: 120 000 × 20/120 = 20 000 рублей;
отразим проводку Дебет 76.АВ — Кредит 68.02 на 20 000 рублей;
зарегистрируем счет-фактуру в книге продаж за III квартал;
отразим аванс и налог в декларации за III квартал.
В IV квартале 2023 года выполним следующие действия:
создадим документ Реализация товаров и услуг на 120 000 рублей;
оформим счет-фактуру на отгрузку;
начислим НДС с реализации в сумме 20 000 рублей;
зачтем аванс проводкой Дебет 62.02 — Кредит 62.01;
примем к вычету авансовый НДС проводкой Дебет 68.02 — Кредит 76.АВ;
зарегистрируем авансовый счет-фактуру в книге покупок IV квартала;
отразим вычет в декларации за IV квартал.
Таким образом, налог с аванса начисляется в квартале получения денег, а после отгрузки принимается к вычету. НДС с самой реализации начисляется отдельно.
Если аванс получен полностью, но отгрузка произведена частично, принимайте авансовый НДС к вычету только в части зачтенной предоплаты.
Например:
получен аванс — 120 000 рублей, включая НДС 20 000 рублей;
произведена первая отгрузка — 60 000 рублей, включая НДС 10 000 рублей;
в оплату первой отгрузки зачтено 60 000 рублей аванса;
к вычету принимается 10 000 рублей авансового НДС;
остаток аванса — 60 000 рублей;
остаток НДС на счете 76.АВ — 10 000 рублей.
Не списывайте весь НДС с аванса при первой частичной реализации. Проверьте условия договора: аванс может засчитываться полностью, пропорционально или в ином согласованном размере.
В 1С:Бухгалтерии 8 проанализируйте документ Формирование записей книги покупок и его табличную часть по полученным авансам. Сумма вычета должна соответствовать фактическому зачету.
После проведения реализации и зачета предоплаты откройте операции по НДС за соответствующий квартал.
В зависимости от релиза программы вычет может отражаться с помощью документа Формирование записей книги покупок либо через операции, предлагаемые Помощником по учету НДС.
Разберем порядок проверки:
проведите документ реализации;
убедитесь, что аванс зачтен;
откройте Помощник по учету НДС;
выполните регламентные операции в предложенной последовательности;
заполните Формирование записей книги покупок;
найдите авансовый счет-фактуру;
проверьте сумму зачтенного аванса и сумму вычета;
проведите документ;
сформируйте книгу покупок;
проверьте проводку по счетам 68.02 и 76.АВ.
Если счет-фактура не попадает в книгу покупок, проверьте:
проведен ли авансовый счет-фактура;
совпадают ли покупатель и договор в платеже и реализации;
выполнен ли зачет аванса;
правильно ли выбраны документы расчетов;
не превышает ли сумма вычета остаток НДС на счете 76.АВ;
не был ли вычет уже зарегистрирован ранее.
Предположим, аванс получен 10 июля 2023 года, а реализация оформлена 25 августа 2023 года. Оба события относятся к III кварталу, но между ними прошло более пяти календарных дней.
Примените общий порядок:
оформите авансовый счет-фактуру;
зарегистрируйте его в книге продаж;
начислите НДС с аванса;
оформите реализацию и счет-фактуру на отгрузку;
зарегистрируйте отгрузочный счет-фактуру в книге продаж;
зачтите аванс;
зарегистрируйте авансовый счет-фактуру в книге покупок;
примите авансовый НДС к вычету.
В одной декларации будут отражены и начисление НДС с аванса, и вычет этой суммы после отгрузки. Итоговая сумма налога к уплате может не измениться по сравнению с вариантом учета только реализации, однако документы и регистры должны быть оформлены правильно.
Такой порядок важен для сопоставления данных продавца и покупателя в информационных системах ФНС. Если покупатель заявил вычет по авансовому счету-фактуре, а продавец не включил его в книгу продаж, возникнет расхождение.
В книге продаж не оформляется отдельная операция с названием «зачет аванса».
Книга продаж используется для регистрации счетов-фактур и иных документов, подтверждающих начисление НДС. При получении предоплаты в ней регистрируется авансовый счет-фактура.
Зачет аванса отражается в бухгалтерских расчетах по счетам 62.01 и 62.02. После зачета ранее начисленный НДС принимается к вычету через книгу покупок.
Поэтому ответ на вопрос автора темы разделим на три действия:
авансовый счет-фактуру оформите;
в книге продаж зарегистрируйте именно этот счет-фактуру;
зачет аванса выполните только при отгрузке или при ином документально подтвержденном погашении обязательства.
Если покупатель применяет специальный режим или освобожден от НДС, это не всегда освобождает продавца на ОСНО от начисления налога.
Для продавца имеет значение его собственный налоговый статус и характер будущей реализации. Если продавец является плательщиком НДС и будущая поставка облагается налогом, он исчисляет НДС с аванса независимо от того, сможет ли покупатель принять налог к вычету.
При наличии письменного согласия с покупателем, который не является плательщиком НДС или освобожден от него, стороны могут использовать предусмотренный НК РФ порядок без выставления счета-фактуры покупателю. Но продавец все равно должен отразить налоговую базу и НДС в своих регистрах и декларации.
Проверьте наличие письменного соглашения. Устная договоренность или сообщение покупателя «счет-фактура не нужна» не заменяет документальное основание.
Форма оплаты не отменяет правила о моменте определения налоговой базы. Если организация получила предоплату наличными, банковской картой, через СБП или иным способом, проанализируйте дату фактического исполнения покупателем платежного обязательства.
В программе основанием для счета-фактуры может выступать:
Поступление наличных;
Операция по платежной карте;
Поступление на расчетный счет;
другой расчетный документ, подтверждающий получение предоплаты.
Авансовый счет-фактуру можно создать на основании соответствующего документа либо групповой обработкой Регистрация счетов-фактур на аванс.
При розничной торговле с физическими лицами действуют особенности регистрации операций в книге продаж. Не переносите без проверки порядок расчетов с юридическими лицами на обезличенную розничную выручку.
Если ошибка выявлена после окончания квартала, сначала определите ее налоговые последствия.
Разберем несколько вариантов.
Вариант 1. Аванс остался незачтенным на 30 сентября 2023 года.
Если на конец III квартала деньги оставались авансом, а НДС не был начислен, налоговая база и налог к уплате за III квартал были занижены. Необходимо восстановить учет, оформить счет-фактуру, сформировать дополнительный лист книги продаж и представить уточненную декларацию.
Вариант 2. Аванс получен и отгрузка произошла в III квартале в течение пяти календарных дней.
Проверьте возможность применения разъяснений, позволяющих не составлять авансовый счет-фактуру. Если условия соблюдены и отгрузочный документ оформлен правильно, ошибка может отсутствовать.
Вариант 3. Аванс получен и зачтен в III квартале, но между оплатой и отгрузкой прошло более пяти дней.
Следовало оформить авансовый счет-фактуру, зарегистрировать его в книге продаж, а затем в книге покупок. Если начисление и вычет относятся к одному кварталу, итоговая сумма налога может не измениться, но регистры и сведения декларации могут быть неполными. Оцените необходимость уточнения декларации с учетом данных покупателя и выявленных расхождений.
Вариант 4. Аванс получен в III квартале, а отгрузка произошла в IV квартале.
НДС с аванса должен был быть начислен в III квартале. Если этого не сделано, исправьте декларацию за III квартал. После отражения авансового НДС проверьте право на вычет в квартале отгрузки и необходимость корректировки последующей декларации.
Сначала создайте резервную копию информационной базы. Исправление НДС за закрытый период может изменить регистры, декларацию, состояние единого налогового счета и последующие операции.
Затем выполните следующие действия:
проверьте документ Поступление на расчетный счет за III квартал 2023 года;
убедитесь, что платеж действительно является авансом;
создайте Счет-фактура выданный с видом На аванс;
укажите относящиеся к операции 2023 года ставку и сумму НДС;
проведите документ;
откройте его проводки и движения;
перейдите к регистру НДС Продажи;
при необходимости включите Ручная корректировка;
установите признак записи дополнительного листа;
в качестве корректируемого периода укажите III квартал 2023 года;
сформируйте дополнительный лист книги продаж;
сформируйте уточненную декларацию за III квартал 2023 года;
проверьте показатели разделов 3 и 9 и приложения к разделу 9;
проанализируйте последующие вычеты авансового НДС.
В типовом механизме 1С:Бухгалтерии 8 для забытого счета-фактуры в движениях по регистру НДС Продажи указывается, что запись относится к дополнительному листу, а также задается корректируемый налоговый период.
Не меняйте регистры вручную без понимания последствий. Если конфигурация обновлена или интерфейс отличается, выполните исправление на копии базы и сравните дополнительный лист с ожидаемым результатом.
Если ошибка привела к занижению НДС, рассчитайте недоимку и пени. Учитывайте правила статьи 81 НК РФ.
До подачи уточненной декларации обеспечьте на едином налоговом счете достаточное положительное сальдо для погашения недостающей суммы налога и соответствующих пеней, если это требуется для освобождения от ответственности.
Разберем порядок:
рассчитайте дополнительный НДС;
определите период просрочки;
рассчитайте пени;
проверьте сальдо ЕНС;
перечислите недостающую сумму, если сальдо недостаточно;
сформируйте уточненную декларацию;
выполните контрольные соотношения;
отправьте декларацию;
контролируйте прием и состояние расчетов с бюджетом.
Если налоговая инспекция уже обнаружила ошибку или назначила проверку, условия освобождения от ответственности могут отличаться. Оцените ситуацию с учетом фактических дат и полученных требований.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 62.02 за III квартал 2023 года.
В настройках включите группировку:
по покупателям;
по договорам;
по документам расчетов;
по датам возникновения задолженности.
Проверьте каждый кредитовый остаток. Для авансов, не зачтенных на конец квартала, должны быть оформлены соответствующие налоговые документы, если операция облагается НДС.
Сопоставьте остатки по счету 62.02 с обработкой Регистрация счетов-фактур на аванс. Если остаток есть, а обработка не предлагает создать счет-фактуру, проверьте настройки порядка регистрации, ставку НДС и движения документа оплаты.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.АВ.
По каждому покупателю и авансовому счету-фактуре проанализируйте:
дебетовый оборот при начислении НДС с аванса;
кредитовый оборот при принятии налога к вычету;
остаток НДС по незачтенным авансам;
соответствие остатка суммам на счете 62.02;
наличие счетов-фактур в книге продаж;
наличие зачтенных счетов-фактур в книге покупок.
Если на счете 62.02 имеется аванс, а на счете 76.АВ нет соответствующего НДС, возможно, счет-фактура не зарегистрирован.
Если аванс полностью зачтен, но на счете 76.АВ остается сумма, возможно, не выполнено Формирование записей книги покупок либо программа не сопоставила платеж и реализацию.
Сформируйте следующие отчеты за III квартал 2023 года:
Книга продаж;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 68.02;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.АВ;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62.02;
Анализ счета 68.02;
Анализ субконто по покупателям и договорам;
декларацию по НДС.
Сверьте суммы начисленного НДС. Учитывайте, что счет 68.02 содержит не только НДС с авансов, но и налог с реализаций, восстановления и другие операции.
Для детальной проверки используйте расшифровку показателей декларации. Перейдите из строки авансового НДС к документам-основаниям и убедитесь, что все платежи относятся к III кварталу.
Ошибка 1. Считать любой платеж покупателя авансом.
Сначала проверьте, не погашает ли платеж уже существующую задолженность по реализации.
Ошибка 2. Начислить НДС со всей суммы, хотя часть платежа закрывает долг.
Оформляйте авансовый счет-фактуру только на сумму, которая действительно является предоплатой.
Ошибка 3. Не оформлять счет-фактуру, потому что покупатель его не запросил.
Обязанность продавца определяется НК РФ, а не желанием покупателя получить документ.
Ошибка 4. Сразу выполнять зачет аванса при поступлении денег.
Зачет выполняется при возникновении задолженности покупателя по реализации, а не при первоначальном поступлении предоплаты.
Ошибка 5. Формировать только книгу продаж без документа.
Сначала зарегистрируйте Счет-фактура выданный. Книга продаж является отчетом по движениям учетных регистров.
Ошибка 6. Создавать счет-фактуру на полную сумму платежа без проверки счета 62.02.
Если часть денег отнесена на счет 62.01, авансовый НДС с этой части не начисляется.
Ошибка 7. Применять обычную ставку 20 процентов вместо расчетной 20/120.
Полученная сумма включает НДС, поэтому налог рассчитывается расчетным методом.
Ошибка 8. Использовать актуальную ставку другого года для операции 2023 года.
Историческую операцию рассчитывайте по правилам и ставкам, действовавшим в III квартале 2023 года.
Ошибка 9. Указывать в наименовании только слово «аванс».
Укажите товары, работы, услуги или имущественные права, в счет которых получены деньги.
Ошибка 10. Не регистрировать аванс, поступивший в конце квартала.
Если отгрузка произошла в следующем квартале, авансовый НДС относится к кварталу получения денег.
Ошибка 11. Принимать весь авансовый НДС к вычету при частичной отгрузке.
Определяйте вычет в части фактически зачтенного аванса.
Ошибка 12. Не проверять счет 76.АВ после реализации.
Остаток может свидетельствовать о невыполненном вычете или неправильном сопоставлении документов.
Ошибка 13. Исправлять прошлый квартал записью только в текущей книге продаж.
Если налоговая база возникла в III квартале 2023 года, используйте дополнительный лист книги продаж за этот период и уточненную декларацию, когда она необходима.
Ошибка 14. Исправлять регистр НДС без резервной копии.
Сначала создайте копию базы и проверьте результат исправления на ней.
Подведем итог и разберем последовательность еще раз.
подтвердите, что организация в III квартале 2023 года применяла ОСНО и являлась плательщиком НДС;
определите, в счет какой операции получены деньги;
проверьте, облагается ли будущая поставка НДС;
установите, является ли вся сумма авансом или часть платежа погашает существующий долг;
проведите Поступление на расчетный счет;
проверьте отражение аванса по кредиту счета 62.02;
рассчитайте НДС по ставке 20/120 или 10/110, действовавшей для операции в 2023 году;
не позднее пяти календарных дней оформите Счет-фактура выданный с видом На аванс;
проверьте проводку Дебет 76.АВ — Кредит 68.02;
зарегистрируйте счет-фактуру в книге продаж за III квартал 2023 года;
проверьте код вида операции 02;
передайте экземпляр покупателю, если отсутствует предусмотренное законом основание не выставлять документ;
отразите сумму аванса и НДС в декларации за III квартал;
не выполняйте зачет аванса до появления реализации;
после отгрузки оформите реализацию и обычный счет-фактуру;
зачтите аванс проводкой Дебет 62.02 — Кредит 62.01;
зарегистрируйте авансовый счет-фактуру в книге покупок в части зачтенной предоплаты;
проверьте вычет проводкой Дебет 68.02 — Кредит 76.АВ;
сверьте счета 62.02, 76.АВ и 68.02 с книгами продаж и покупок;
если документ за III квартал был пропущен, сформируйте дополнительный лист и оцените необходимость уточненной декларации.
Для организации на ОСНО, получившей в III квартале 2023 года аванс в счет облагаемой НДС поставки, необходимо исчислить НДС, оформить авансовый счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж за III квартал.
Отдельный зачет аванса в момент получения денег не выполняйте. Зачтите предоплату после отгрузки, а затем примите ранее начисленный авансовый НДС к вычету через книгу покупок.
Исключение возможно, если платеж не является авансом, относится к необлагаемой операции либо получение оплаты и отгрузка произошли в одном квартале с интервалом не более пяти календарных дней и организация обоснованно применяет соответствующий порядок.
Информация носит справочный характер