Рассмотрим ситуацию подробно. Работник должен был вылететь в командировку 10 октября 2023 года в 23:00. Он своевременно прибыл в аэропорт, однако авиакомпания задержала рейс, и фактический вылет состоялся уже 11 октября в 01:00. Аванс на командировочные расходы, включая суточные, был рассчитан начиная с 10 октября. В посадочном талоне при этом указана дата 11 октября.
Основной вывод: не требуйте от работника автоматически возвращать суточные за 10 октября только потому, что в посадочном талоне указано 11 октября. Сначала подтвердите, что работник начал служебную поездку 10 октября, своевременно прибыл в аэропорт и не смог вылететь в назначенное время по независящей от него причине. Для этого оформите служебную записку работника, запросите справку авиакомпании или аэропорта о задержке рейса, приложите первоначальный билет и другие подтверждающие документы, после чего получите решение руководителя.
Если документы подтвердят, что рейс первоначально был назначен на 10 октября, работник своевременно прибыл в аэропорт, а перенос вылета произошел по решению перевозчика, 10 октября можно признать днем нахождения в пути либо днем вынужденной задержки в пути. В таком случае суточные за этот день сохраняются, и возвращать их работник не должен.
Если же подтвердить начало поездки 10 октября не удастся, работник фактически приступил к поездке только 11 октября либо перенос билета произошел по его личной инициативе, суточные за 10 октября могут быть признаны излишне выданной частью командировочного аванса. Тогда произведите перерасчет и предложите работнику вернуть соответствующую сумму.
Прежде всего выясним, что подразумевается под словом «командировочные». Это не одна выплата, а совокупность разных сумм, выдаваемых или возмещаемых работнику в связи со служебной поездкой.
Суточные. Это дополнительные расходы, связанные с проживанием работника вне места постоянного жительства. Их рассчитывают за календарные дни командировки, включая дни нахождения в пути, выходные, праздничные дни и время вынужденной остановки в пути.
Расходы на проезд. Сюда относится стоимость авиабилетов, железнодорожных билетов, проезда до аэропорта и другие расходы, предусмотренные законодательством и локальными документами работодателя.
Расходы на проживание. Их возмещают по документам гостиницы или иным документам, подтверждающим наем жилого помещения.
Иные согласованные расходы. Например, расходы на багаж, обязательные сборы, проезд между аэропортом и местом командирования, связь или другие расходы, произведенные с разрешения либо ведома работодателя.
Средний заработок. Это не командировочный аванс, а гарантия работнику за рабочие дни, приходящиеся на период командировки и нахождения в пути.
Следовательно, даже если после проверки будет установлено, что за 10 октября суточные не полагаются, речь пойдет только о перерасчете суточных и, возможно, других сумм, непосредственно зависящих от продолжительности командировки. Стоимость фактически использованного билета, подтвержденные расходы на проезд до аэропорта и другие обоснованные расходы работник возвращать не должен.
Проанализируем нормы, применявшиеся на дату поездки. В октябре 2023 года действовало Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Согласно пункту 4 этого Положения днем выезда в командировку считалась дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного работника. Если транспорт отправлялся до 24:00 включительно, днем отъезда считались текущие сутки. Если отправление происходило с 00:00 и позднее, днем отъезда считались следующие сутки.
Одновременно в пункте 4 было предусмотрено важное исключение: если аэропорт, станция или пристань находились за чертой населенного пункта, при определении дня выезда необходимо было учитывать время, требуемое работнику для проезда до аэропорта, станции или пристани.
Согласно пункту 7 Положения № 749 фактический срок пребывания работника в командировке определялся по проездным документам, представленным после возвращения. Однако проездные документы необходимо рассматривать в совокупности. Нельзя ограничиваться только посадочным талоном, если первоначальный билет и справка перевозчика подтверждают другое запланированное время отправления и последующую вынужденную задержку.
Пункт 9 Положения № 749 предусматривал сохранение среднего заработка за период командировки, за дни нахождения в пути и за время вынужденной остановки в пути — за все рабочие дни по графику командирующей организации.
В соответствии с пунктом 11 Положения № 749 суточные возмещались за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, дни нахождения в пути и время вынужденной остановки в пути.
Таким образом, действовавшие в 2023 году правила позволяли выплатить суточные за календарный день, в который работник уже находился в пути или был вынужден ожидать отправления транспорта по независящим от него причинам.
Рассмотрим подробнее различия между билетом, маршрутной квитанцией и посадочным талоном.
Первоначальный электронный билет или маршрутная квитанция подтверждают, на какой рейс был оформлен работник, какую дату и время вылета установил перевозчик при продаже билета. В рассматриваемой ситуации этот документ должен подтверждать рейс 10 октября 2023 года в 23:00.
Посадочный талон подтверждает допуск пассажира к посадке и фактическое использование воздушной перевозки. Если после задержки самолета посадка состоялась после полуночи, в посадочном талоне закономерно может быть указано 11 октября.
Однако посадочный талон сам по себе обычно не объясняет, почему вылет состоялся 11 октября, был ли рейс изначально назначен на эту дату и не изменил ли работник дату поездки по собственной инициативе.
Именно поэтому запросите дополнительный документ перевозчика. Справка авиакомпании или аэропорта должна связывать первоначальный рейс 10 октября с фактическим вылетом 11 октября и подтверждать, что изменение времени произошло вследствие задержки рейса.
Не делайте вывод о переплате на основании одного посадочного талона. Проанализируйте весь комплект документов: первоначальный билет, маршрутную квитанцию, посадочный талон, справку перевозчика, подтверждение регистрации, багажную бирку, чеки на проезд до аэропорта и служебную записку работника.
Разберем по шагам наиболее обоснованный вариант решения.
Установите, что письменным решением работодателя командировка была назначена начиная с 10 октября.
Проверьте первоначальный электронный билет. В нем должны быть указаны дата вылета 10 октября, время 23:00, номер рейса, аэропорт отправления и данные работника.
Подтвердите, что работник своевременно прибыл в аэропорт 10 октября и выполнил необходимые действия для вылета. Используйте сведения о регистрации, багажную бирку, чеки на проезд, сообщения перевозчика и служебную записку.
Получите справку авиакомпании или администрации аэропорта о задержке рейса. В справке желательно указать первоначальное и фактическое время отправления.
Установите, что перенос рейса не зависел от работника. Работник не менял билет добровольно, не опоздал на регистрацию и не пропустил посадку.
Получите решение руководителя о признании периода ожидания вынужденной задержкой в пути и об утверждении суточных за 10 октября.
При выполнении этих условий работник фактически начал действия, связанные со служебной поездкой, 10 октября: выехал в аэропорт, прошел или начал проходить предполетные процедуры и ожидал отправления назначенного работодателем транспорта. После объявления задержки он не мог свободно распоряжаться своим временем и должен был оставаться готовым к вылету.
В этой ситуации суточные за 10 октября не возвращайте. Приложите документы к авансовому отчету, зафиксируйте решение руководителя и сохраните первоначальную дату начала командировки.
Отдельно выясним, находился ли аэропорт за чертой населенного пункта, в котором расположено место постоянной работы сотрудника.
Если аэропорт расположен за пределами населенного пункта, при определении дня выезда учитывайте время проезда до него. Например, работник должен был вылететь 11 октября в 01:00, но для своевременной регистрации ему потребовалось выехать из города 10 октября в 21:30. В этом случае 10 октября может быть признано днем начала командировки даже без учета последующей задержки рейса, поскольку путь к аэропорту начался 10 октября.
Подтвердите время выезда до аэропорта билетами на аэроэкспресс, автобус, электричку, чеками такси, путевым листом служебного автомобиля, документами на личный автомобиль или другими доказательствами маршрута.
Если аэропорт расположен в пределах того же населенного пункта, применение правила о времени проезда до аэропорта становится менее очевидным. Тогда основное значение приобретают первоначальное время рейса, факт своевременного прибытия на регистрацию и документально подтвержденная задержка.
В рассматриваемой ситуации рейс изначально был назначен на 23:00 10 октября. Следовательно, работник должен был прибыть в аэропорт заранее, то есть начать выполнение действий по распоряжению работодателя еще 10 октября. При наличии подтверждающих документов это дает работодателю достаточные основания сохранить суточные за 10 октября.
Запросите у авиакомпании, ее представителя или администрации аэропорта документ, подтверждающий задержку рейса. Название документа может отличаться: справка о задержке рейса, справка о фактическом времени вылета, подтверждение изменения расписания или иной официальный документ перевозчика.
Проверьте, чтобы справка содержала следующие сведения:
номер рейса;
маршрут перелета;
первоначальную дату и время отправления — 10 октября 2023 года в 23:00;
фактическую дату и время отправления — 11 октября 2023 года в 01:00;
продолжительность задержки;
указание на то, что изменение времени произведено перевозчиком;
причину задержки, если перевозчик ее указывает;
реквизиты перевозчика или аэропорта;
дату выдачи справки и данные лица, ее оформившего.
Если получить бумажную справку невозможно, используйте электронное подтверждение перевозчика, официальное уведомление об изменении времени вылета, сообщение из личного кабинета пассажира или письмо службы поддержки. При этом желательно, чтобы документ позволял однозначно идентифицировать рейс и сопоставить его с билетом работника.
Справка перевозчика особенно важна, поскольку первоначальный билет подтверждает только запланированное время, а посадочный талон — фактическую перевозку. Справка объясняет расхождение между этими документами.
Попросите работника составить служебную записку на имя руководителя. Не ограничивайтесь формулировкой «рейс задержали». Опишите события последовательно, чтобы бухгалтерия и руководитель могли восстановить хронологию поездки.
В служебной записке укажите:
дату и номер решения или приказа о направлении в командировку;
место командирования и цель поездки;
номер рейса и маршрут;
первоначальную дату и время вылета;
время выезда работника из дома или от места постоянной работы;
время прибытия в аэропорт;
время регистрации на рейс, если оно известно;
обстоятельства объявления задержки;
новое время посадки и фактического вылета;
подтверждение того, что работник не менял рейс по собственной инициативе;
перечень прилагаемых документов;
просьбу признать ожидание вынужденной задержкой в пути и сохранить суточные за 10 октября.
Используйте, например, следующую смысловую формулировку: работник сообщает, что в соответствии с приобретенным работодателем билетом должен был вылететь 10 октября 2023 года в 23:00, своевременно прибыл в аэропорт и зарегистрировался на рейс, однако перевозчик перенес отправление на 11 октября 2023 года в 01:00. Работник просит учесть 10 октября как день нахождения в пути и приложить справку авиакомпании, первоначальный билет и посадочный талон к авансовому отчету.
Служебная записка не заменяет справку перевозчика, если такую справку можно получить. Записка отражает объяснения работника, а документ авиакомпании подтверждает объективный характер задержки.
После получения документов передайте их руководителю. Решение можно оформить резолюцией на служебной записке или отдельным распорядительным документом. Выберите способ, закрепленный во внутреннем документообороте организации.
В решении зафиксируйте:
признание задержки рейса вынужденной и не зависящей от работника;
признание 10 октября днем нахождения в пути либо днем вынужденной задержки в пути;
сохранение установленного срока командировки начиная с 10 октября;
выплату или сохранение суточных за 10 октября;
принятие подтвержденных расходов к авансовому отчету;
поручение бухгалтерии произвести окончательный расчет.
Если задержка на два часа не повлияла на дату окончания поездки, обычно не требуется оформлять продление командировки. Достаточно подтвердить вынужденную задержку и сохранить первоначальный период.
Если из-за переноса вылета работник вернулся на день позднее, чем было предусмотрено первоначальным решением работодателя, оформите продление командировки. Укажите новую дату окончания и основание — задержку или перенос рейса перевозчиком.
Если после проверки решено исключить 10 октября из периода командировки, оформите изменение срока поездки и передайте сведения в кадровую службу и бухгалтерию для перерасчета.
В рассматриваемой ситуации рейс задержали только на два часа: с 23:00 до 01:00. Однако задержка пересекла границу календарных суток, поэтому возник вопрос о суточных за отдельный день.
Продолжительность задержки сама по себе не определяет количество суточных. Суточные рассчитывают по календарным дням, а не пропорционально часам. Законодательство не предусматривает уменьшение суточных за неполный день командировки и не устанавливает минимальное количество часов, после которого календарный день можно учитывать.
Поэтому не рассчитывайте суточные за 10 октября как две двадцать четвертых установленной нормы. Выберите один из двух вариантов: либо признайте 10 октября днем командировки и выплатите полную дневную норму, либо исключите этот день и произведите перерасчет на полную дневную норму.
Определяющим обстоятельством будет не продолжительность ожидания, а факт начала служебной поездки 10 октября и вынужденный характер переноса рейса.
Посмотрим на пример. Допустим, локальным положением работодателя установлены суточные по командировкам на территории России в размере 1 000 рублей за день. Первоначальный период командировки определен с 10 по 13 октября включительно.
За четыре календарных дня работнику выдали 4 000 рублей суточных.
Работник прибыл в аэропорт 10 октября, рейс был назначен на 23:00, однако самолет вылетел 11 октября в 01:00. Справка авиакомпании подтверждает задержку, а служебная записка — своевременное прибытие работника в аэропорт.
Руководитель признал 10 октября днем нахождения в пути и утвердил выплату суточных. В этом случае вся сумма 4 000 рублей признается обоснованной. Работник ничего не возвращает.
Изменим условия примера. Допустим, выяснилось, что первоначально билет был куплен на 11 октября, а сведения о рейсе 10 октября документально не подтверждены. Тогда фактический период командировки определяется с 11 по 13 октября. Суточные составят 3 000 рублей, а 1 000 рублей будет неизрасходованной частью командировочного аванса, которую работник должен вернуть.
Рассмотрим еще один вариант. Первоначальный рейс был назначен на 10 октября, но работник сам попросил перевозчика переоформить билет на рейс 11 октября по личным причинам. В этом случае ожидание не является вынужденной задержкой. Если работник не начал служебную поездку 10 октября и отсутствуют другие основания для включения дня в командировку, суточные за 10 октября пересчитайте.
Если работник направлялся в другой город на территории России, основывайте решение прежде всего на пунктах 4, 7, 9 и 11 Положения № 749, действовавшего в 2023 году.
Для внутренней командировки ключевыми обстоятельствами будут дата начала пути, расположение аэропорта, первоначальное расписание, своевременное прибытие сотрудника и вынужденный характер задержки.
Не применяйте автоматически пункт 19 Положения № 749 ко всем внутренним командировкам. Этот пункт был размещен в разделе, регулирующем отдельные вопросы зарубежных командировок, и прямо упоминал поездки в государства — участники СНГ, при пересечении границы с которыми в документах не ставятся пограничные отметки.
Практический вывод форума о необходимости служебной записки и справки авиакомпании является правильным. Однако нормативное обоснование необходимо выбирать с учетом маршрута конкретной поездки.
Если работник направлялся в государство — участник СНГ, с которым действует порядок пересечения границы без отметок пограничных органов в документах, применяйте также пункт 19 Положения № 749.
В 2023 году этот пункт предусматривал определение даты пересечения государственной границы по проездным документам. При вынужденной задержке в пути суточные за время задержки выплачивались по решению руководителя организации при представлении подтверждающих документов.
В таком случае комплект документов должен включать первоначальный билет, посадочный талон, справку авиакомпании, служебную записку и решение руководителя.
Отдельно определите, по какой норме оплачивать день задержки: по российской или зарубежной. Для зарубежных командировок размер суточных зависит от направления пересечения государственной границы и даты ее пересечения. Если 10 октября работник еще находился на территории России и не пересек границу, применяйте российскую норму суточных, установленную локальным документом работодателя. Зарубежную норму применяйте с даты, которая по правилам конкретной поездки относится к пребыванию за пределами России.
Если работник направлялся не в государство СНГ, даты пересечения государственной границы в 2023 году определялись, как правило, по отметкам пограничных органов в паспорте.
Дата вылета и дата пересечения границы могут не совпадать в отдельных сложных маршрутах, поэтому раздельно определите:
дату начала командировки;
день нахождения в пути по территории России;
дату пересечения государственной границы;
норму суточных, применяемую за каждый календарный день;
период вынужденной задержки.
Если работник ожидал вылета в российском аэропорту, для дня ожидания обычно применяйте норму суточных, установленную для командировок по России. После пересечения границы применяйте правила выплаты суточных для иностранного государства.
При подготовке локальных инструкций учитывайте, что с 1 сентября 2025 года постановление Правительства РФ № 749 утратило силу. Вместо него применяется Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501.
Для ситуации с задержкой рейса принципиальный подход сохранился. Пункт 4 нового Положения также определяет день выезда по дате отправления транспорта и требует учитывать время проезда до аэропорта, если он находится за чертой населенного пункта.
Пункт 6 предусматривает определение фактического срока командировки по проездным документам. Пункт 7 сохраняет средний заработок за рабочие дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки. Пункт 9 устанавливает выплату суточных за каждый день командировки, дни нахождения в пути и время вынужденной остановки.
Для соответствующих поездок в государства СНГ правило о выплате суточных за время вынужденной задержки при наличии подтверждающих документов и решения руководителя теперь содержится в пункте 16 Положения № 501.
Следовательно, разработанный алгоритм можно использовать и для современных командировок, заменив ссылки на пункты старого Положения № 749 ссылками на соответствующие пункты Положения № 501.
Потребуйте возврат суточных за 10 октября, если после проверки установлено хотя бы одно из следующих обстоятельств:
первоначальный билет на 10 октября отсутствует, а поездка по документам начиналась 11 октября;
работник не прибыл в аэропорт 10 октября и не начал путь к месту командирования;
перенос даты произошел по личной инициативе работника, а не по решению перевозчика;
работник опоздал на регистрацию или посадку по собственной вине;
первоначальный рейс был отменен до начала поездки, работник остался дома и выехал только на следующий день;
руководитель на основании представленных документов изменил дату начала командировки на 11 октября;
локальное положение работодателя не дает оснований учитывать 10 октября, а документы не подтверждают нахождение работника в пути в этот день.
В этих случаях рассчитайте фактическую продолжительность командировки, определите сумму суточных за подтвержденные дни и сравните ее с выданным авансом.
Возвращайте только разницу между выданным авансом и утвержденными расходами. Не требуйте возврата документально подтвержденных расходов на билет, дорогу до аэропорта, проживание и другие разрешенные расходы.
Не требуйте возврата за 10 октября, если:
командировка была назначена с 10 октября;
первоначальный билет подтверждает вылет 10 октября в 23:00;
работник своевременно прибыл в аэропорт 10 октября;
авиакомпания задержала рейс до 01:00 11 октября;
работник не мог повлиять на изменение расписания;
задержка подтверждена документами перевозчика;
руководитель признал 10 октября днем нахождения в пути или вынужденной задержки.
При таком комплекте обстоятельств выплата суточных связана с выполнением распоряжения работодателя и нахождением работника вне обычных условий использования личного времени. Оснований считать выплату необоснованным доходом работника нет.
После возвращения работник должен представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному авансу. По правилам, действовавшим в 2023 году, это необходимо было сделать в течение трех рабочих дней после возвращения. Такой же трехдневный срок предусмотрен действующим Положением № 501.
Приложите к авансовому отчету:
электронный билет или маршрутную квитанцию с первоначальным временем вылета;
посадочный талон;
справку авиакомпании или аэропорта;
служебную записку работника;
решение или резолюцию руководителя;
документы на проезд до аэропорта;
багажные квитанции и другие документы, связанные с перелетом;
документы на проживание и иные командировочные расходы.
В пояснении к авансовому отчету укажите, что расхождение дат в билете и посадочном талоне вызвано задержкой рейса. Это поможет избежать повторных вопросов при внутреннем контроле, аудите или налоговой проверке.
Если руководитель решил, что 10 октября не относится к периоду командировки, оформите перерасчет. Определите сумму суточных за один день по локальному положению работодателя и отразите ее как неизрасходованную часть аванса.
Сначала предложите работнику добровольно вернуть остаток. Возврат можно произвести в кассу организации или перечислением на расчетный счет с указанием назначения платежа.
Если работник не вернул неизрасходованный аванс, работодатель вправе рассмотреть удержание из заработной платы на основании статьи 137 ТК РФ. Для этого соблюдайте несколько условий:
установите точную сумму задолженности;
уведомите работника об основании и размере удержания;
убедитесь, что работник не оспаривает задолженность;
издайте решение об удержании не позднее одного месяца после окончания срока возврата аванса;
соблюдайте ограничения по размеру удержаний.
По общему правилу статьи 138 ТК РФ суммарный размер удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20 процентов причитающейся работнику суммы после обязательных удержаний.
Если работник оспаривает основание или размер задолженности, не производите бесспорное удержание только на основании внутреннего расчета. Урегулируйте вопрос добровольно либо используйте предусмотренный законом порядок разрешения спора.
Не смешивайте возврат неизрасходованного командировочного аванса с взысканием излишне выплаченной заработной платы. Суточные и другие суммы, выданные под отчет, имеют иной правовой и бухгалтерский режим.
Рассмотрим практическое отражение ситуации в типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1. Конкретные команды могут незначительно отличаться в зависимости от релиза и настроек информационной базы.
Для регистрации периода командировки используйте документ Командировка. Для одновременного оформления нескольких работников может применяться документ Командировки группы.
Если руководитель признал 10 октября днем командировки и период остается прежним, не изменяйте дату начала в документе Командировка. Проверьте, что период указан с 10 октября, а начисление среднего заработка рассчитано за рабочие дни по графику сотрудника.
Справку авиакомпании, служебную записку и решение руководителя храните вместе с кадровыми и расчетными документами. При использовании электронного архива или «1С:Документооборота» присоедините файлы к карточке соответствующего документа или свяжите документы по правилам документооборота организации.
Если руководитель изменил дату начала на 11 октября, исправьте документ Командировка. Когда исходный документ уже рассчитан и выплата произведена, предпочтительно создайте документ-исправление по команде Исправить, чтобы сохранить историю первоначального расчета.
После изменения периода проверьте перерасчет среднего заработка. В зависимости от момента исправления результат может быть отражен в документе Доначисление, перерасчет либо при очередном расчете в документе Начисление зарплаты и взносов.
Не изменяйте проведенный документ задним числом без анализа последствий, если период уже закрыт, заработная плата выплачена или данные переданы в бухгалтерскую программу. Используйте штатный механизм исправлений и контролируйте появившиеся перерасчеты.
Суточные и остальные расходы по поездке отражайте в бухгалтерской программе на основании утвержденного авансового отчета.
В зависимости от используемой конфигурации применяйте документ Авансовый отчет или Отчет о расходах подотчетного лица. Укажите выданный аванс, утвержденные расходы и подтверждающие документы.
Если 10 октября признано днем командировки, включите суточные за этот день в утвержденную сумму. Отдельный возврат от работника не оформляйте.
Если 10 октября исключено, уменьшите сумму утвержденных суточных на дневную норму. В результате у подотчетного лица появится задолженность в размере остатка аванса.
При возврате денег в кассу используйте документ Поступление наличных с видом операции, предназначенным для возврата от подотчетного лица. При возврате на банковский счет отразите операцию документом Поступление на расчетный счет с корректным указанием сотрудника и счета расчетов.
После проведения документов сформируйте анализ расчетов с подотчетными лицами и убедитесь, что задолженность по сотруднику закрыта.
Программный код 1С для решения этой задачи не требуется. Используйте типовые кадровые, расчетные и бухгалтерские документы. Не разрабатывайте обработку и не корректируйте движения регистров вручную, поскольку вопрос решается правильным оформлением первичных документов и выбором фактического периода командировки.
Проверьте табель учета рабочего времени после утверждения окончательного периода командировки.
Если 10 октября сохранено как день командировки, оставьте обозначение командировки, принятое в организации. Для унифицированных форм обычно используют буквенный код «К» или цифровой код «06».
Если 10 октября исключено из командировки, восстановите обозначение, соответствующее фактической ситуации: рабочий день, выходной день, отпуск или другой вид времени. Не оставляйте код командировки только потому, что первоначальный приказ был оформлен с 10 октября.
При этом учитывайте, что день нахождения в пути может относиться к командировке, даже если работник не выполнял служебное задание в месте назначения. Командировка включает не только работу у принимающей стороны, но и путь к месту командирования и обратно.
Не отождествляйте выплату суточных с оплатой ночной работы. Суточные компенсируют дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, и выплачиваются за календарные дни.
Доплата за ночную работу зависит от того, выполнял ли работник трудовые обязанности в ночное время и каким образом работодатель организовал такую работу. Само нахождение пассажира в аэропорту в ожидании задержанного рейса не во всех случаях автоматически образует ночную работу в смысле статьи 96 ТК РФ.
Отдельно проанализируйте, приходился ли день выезда на выходной или нерабочий праздничный день и направлялся ли работник в поездку по распоряжению работодателя именно в этот день. Оплата времени выезда, возвращения и нахождения в пути в выходной день регулируется правилами о работе в выходные дни и не заменяется выплатой суточных.
Следовательно, разделяйте три расчета: суточные за календарные дни, средний заработок за рабочие дни по графику и повышенную оплату либо день отдыха при направлении в путь в выходной день.
Чтобы в дальнейшем не решать подобные вопросы индивидуально без установленного порядка, дополните положение о служебных командировках.
Закрепите в локальном документе:
перечень документов, подтверждающих задержку или отмену рейса;
обязанность работника оперативно уведомить руководителя о переносе;
порядок составления служебной записки;
порядок получения решения о продлении или изменении срока командировки;
правила учета времени проезда до аэропорта за чертой населенного пункта;
порядок расчета суточных при задержке, пересекающей полночь;
правила возмещения гостиницы, питания, такси и других дополнительных расходов при длительной задержке;
срок передачи оригиналов или электронных документов в бухгалтерию;
порядок возврата неизрасходованного аванса;
ответственных лиц, принимающих решение в нерабочее время.
Предусмотрите возможность согласования задержки через корпоративную электронную почту, систему электронного документооборота или другой установленный канал. Это особенно важно при ночных задержках, когда получить бумажное решение руководителя сразу невозможно.
Разберем ошибки, которых следует избегать.
Требовать возврат только по посадочному талону. Посадочный талон с датой 11 октября не опровергает факт первоначального вылета 10 октября и задержки рейса.
Принимать только служебную записку. По возможности дополните объяснения работника независимым подтверждением перевозчика.
Считать любые командировочные переплатой. Перерасчитывайте только суммы, зависящие от продолжительности поездки, и сохраняйте подтвержденные фактические расходы.
Игнорировать расположение аэропорта. Если аэропорт находится за пределами города, время проезда до него может изменить дату начала командировки.
Не оформлять решение руководителя. Бухгалтерия не должна самостоятельно признавать задержку уважительной без предусмотренного организацией основания.
Применять пункт о поездках в СНГ к любой командировке. Выбирайте нормативное обоснование с учетом внутреннего или зарубежного маршрута.
Рассчитывать суточные по часам. Суточные выплачиваются за календарные дни и не делятся пропорционально продолжительности ожидания.
Удерживать деньги без соблюдения ТК РФ. При удержании неизрасходованного аванса соблюдайте срок принятия решения, отсутствие спора и ограничение размера удержаний.
Исправлять документы 1С вручную. Используйте документы-исправления и штатные механизмы перерасчета.
Путать суточные со средним заработком. Эти выплаты имеют разное назначение и рассчитываются по разным правилам.
Проанализируем исходные данные еще раз. Работодатель приобрел билет на 10 октября 2023 года с вылетом в 23:00. Работник прибыл в аэропорт 10 октября. Рейс задержали, и фактический вылет состоялся 11 октября в 01:00. Аванс и суточные были рассчитаны начиная с 10 октября.
В этой ситуации наиболее обоснованно не требовать от работника возврата суточных за 10 октября при условии документального подтверждения задержки.
Оформите решение следующим образом:
Получите от работника служебную записку с подробной хронологией событий.
Приложите первоначальный билет на 10 октября.
Приложите посадочный талон с фактической датой вылета 11 октября.
Запросите справку авиакомпании или аэропорта о задержке рейса.
Приложите документы, подтверждающие прибытие или проезд работника в аэропорт 10 октября.
Получите решение руководителя о признании 10 октября днем нахождения в пути или вынужденной задержки.
Утвердите авансовый отчет с суточными за 10 октября.
Не изменяйте период в документе Командировка, если руководитель сохранил первоначальную дату начала.
Если справку получить не удастся, соберите максимально полный комплект альтернативных доказательств: уведомление авиакомпании, электронную переписку, сведения из личного кабинета перевозчика, подтверждение регистрации, багажную бирку и чеки на проезд. Окончательное решение примите с учетом требований локального положения о командировках.
Если документы не подтвердят задержку либо будет установлено, что работник изменил дату вылета по личной инициативе, исключите 10 октября, пересчитайте суточные и оформите возврат одного дня командировочного аванса.
Таким образом, служебная записка нужна, но одной служебной записки недостаточно. Основным внешним подтверждением должна стать справка авиакомпании или аэропорта. При наличии полного комплекта документов и положительного решения руководителя сотрудник не должен возвращать суточные за 10 октября.
Информация носит справочный характер