Рассмотрим ситуацию, когда работник направлен в служебную командировку, добирается до объекта на автомобиле другого лица или сотрудника другой организации, не покупает билет и не несет расходов на проезд, но получает суточные за весь период поездки, включая дни выезда и возвращения.
На первый взгляд может показаться, что отсутствие билетов автоматически означает отсутствие права на суточные за дни пути. Однако такой вывод слишком категоричен. Суточные выплачивают не за стоимость билета и не за факт оплаты проезда, а за каждый подтвержденный день нахождения работника в командировке, включая дни в пути. Поэтому сначала не будем смешивать два разных вопроса: возмещение расходов на проезд и подтверждение продолжительности командировки.
Если сотрудник ехал попутно бесплатно, работодатель не возмещает ему стоимость проезда, поскольку работник не понес таких расходов. Но при надлежащем подтверждении срока командировки организация вправе выплатить суточные в том числе за дни выезда и возвращения.
Разберем основной вывод сразу. Отсутствие билетов не лишает работника суточных автоматически. Но работодатель должен документально подтвердить фактический срок командировки: дату выезда, дату прибытия к месту командирования, дату убытия с объекта и дату возвращения к месту постоянной работы.
Если работник ехал на попутном автомобиле и не имеет проездных документов, нужно использовать альтернативный порядок подтверждения срока командировки. Такой порядок прямо предусмотрен Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2025 года № 501.
С 1 сентября 2025 года применяется Положение № 501. Оно заменило ранее действовавшее постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749. При этом подход к подтверждению срока командировки при отсутствии билетов по существу сохранен: нужно подтвердить не расход на билет, а фактическое нахождение работника в командировке.
Поэтому не будем считать, что выплата суточных за дни пути уже является нарушением. Нарушение возникает тогда, когда организация не может доказать, что работник действительно находился в служебной поездке в заявленные даты.
Сначала проанализируем правовую природу командировки. Служебной командировкой является поездка работника по письменному решению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Работодатель определяет срок командировки с учетом объема поручения, сложности работ, расстояния до объекта, особенностей транспортного сообщения и других обстоятельств. При этом днем выезда считается дата отправления транспортного средства от места постоянной работы, а днем приезда — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
Если аэропорт, вокзал, станция или иной пункт отправления расположен за пределами населенного пункта, в котором находится место постоянной работы, в срок командировки включают также время, необходимое для проезда до такого пункта отправления и обратно.
Суточные возмещают за каждый день нахождения в командировке, включая:
Суточные не зависят от того, оплачивал ли работник билет, ехал на личной машине, служебном автомобиле, арендованном автомобиле или попутном транспорте. Для суточных имеет значение подтвержденная продолжительность командировки.
Разберем, чем отличаются суточные от расходов на проезд.
Расходы на проезд — это компенсация фактически понесенных затрат работника. Например, работодатель возмещает стоимость железнодорожного билета, авиабилета, автобусного билета, такси, аренды автомобиля, оплаты парковки, платных дорог или топлива при использовании автомобиля, если такие расходы разрешены работодателем и подтверждены документами.
Если сотрудник ехал с попутчиком бесплатно, он не понес расходов на билет. Следовательно, возмещать ему стоимость несуществующего проезда нельзя. Нельзя также составлять фиктивный авансовый отчет, включать в него условную стоимость поездки или оформлять неподтвержденные расходы на топливо.
Суточные имеют другую природу. Они компенсируют дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Работник не обязан представлять кассовые чеки на питание, воду, бытовые расходы или иные личные траты, покрываемые суточными.
Однако это не означает, что суточные можно начислить без каких-либо документов. Работник не подтверждает расходование суточных, но организация обязана подтвердить сам факт командировки и ее срок.
Таким образом, рассмотрим правильную логику:
Посмотрим на общий порядок. Обычно фактический срок пребывания работника в командировке подтверждают проездными документами. К ним относятся билеты, посадочные талоны, маршрутные квитанции, билеты на автобус, билеты на поезд, авиабилеты, электронные документы перевозчика и иные документы, подтверждающие маршрут и даты поездки.
Если работник добирается общественным транспортом, билеты позволяют подтвердить даты отправления и прибытия. В этом случае работодателю проще определить дни в пути, дату начала и окончания командировки, а также обосновать выплату суточных.
Но отсутствие билета не означает, что срок поездки невозможно подтвердить вообще. Положение № 501 предусматривает несколько альтернативных вариантов.
Рассмотрим подробнее ситуацию с попутным транспортом. Само выражение «попутный транспорт» не является специальным термином трудового законодательства. Поэтому нужно установить фактическую модель поездки и подобрать документы под конкретные обстоятельства.
На практике возможны несколько вариантов:
Для каждого случая набор подтверждающих документов будет отличаться.
Разберем наиболее понятный вариант. Если сотрудник направляется в командировку на личном автомобиле, поездку нужно оформить на основании письменного решения работодателя. Такое решение может содержаться в приказе о командировке, служебном задании, распоряжении руководителя или ином внутреннем документе, принятом в организации.
После возвращения работник представляет служебную записку, в которой указывает фактические даты выезда и возвращения, маршрут следования, сведения об автомобиле, место командирования и цель поездки.
К служебной записке нужно приложить документы, подтверждающие использование автомобиля для поездки. В зависимости от ситуации это могут быть:
Если организация компенсирует работнику использование личного автомобиля, дополнительно проверим наличие соглашения об использовании личного имущества работника в служебных целях. Такое соглашение позволит определить размер компенсации, порядок возмещения топлива, парковки, платных дорог и иных расходов.
В этой ситуации служебная записка не является единственным документом. Она работает вместе с маршрутными и расчетными документами, подтверждающими фактическое использование автомобиля для служебной поездки.
Если сотрудник добирается до места командирования на автомобиле работодателя, также оформим письменное решение работодателя о направлении в командировку и использовании служебного транспорта.
Для подтверждения маршрута и срока поездки обычно используют путевой лист, маршрутный лист, задание на автомобиль, документы на топливо, сведения системы мониторинга транспорта, документы о платных дорогах и иные первичные документы, оформленные в организации.
После возвращения работник представляет служебную записку с фактическими датами нахождения в командировке. К ней прикладывают документы по служебному транспорту.
Не будем ограничиваться только приказом на командировку. Приказ подтверждает намерение работодателя направить сотрудника в поездку, но сам по себе не доказывает, что работник действительно выехал, прибыл на объект и вернулся в указанные даты.
Рассмотрим ситуацию, когда два сотрудника одной организации направлены на один объект, а один из них едет пассажиром в личном автомобиле второго сотрудника.
В этом случае нужно оформить письменное решение работодателя о направлении обоих работников в командировку и использовании автомобиля одного из сотрудников для служебной поездки. В приказе или отдельном распоряжении желательно указать:
Водитель представляет служебную записку и документы, подтверждающие маршрут автомобиля. Пассажир также представляет служебную записку о фактических датах поездки и указывает, что следовал пассажиром в автомобиле конкретного сотрудника.
Для усиления доказательной базы можно оформить единый маршрутный лист, в котором будут указаны водитель и пассажиры. Такой документ не заменяет приказ о командировке, но помогает связать маршрут автомобиля с командировками конкретных работников.
Если документы водителя подтверждают маршрут, а принимающая сторона подтверждает прибытие и убытие обоих работников, суточные можно обосновать и водителю, и пассажиру.
Теперь разберем ситуацию, наиболее близкую к рассматриваемому вопросу. Работник одной организации едет на объект вместе с сотрудником другой организации, который управляет автомобилем.
Здесь нельзя автоматически применять порядок, установленный для личного или служебного транспорта работника. Работник-пассажир не является владельцем автомобиля, не управляет им и обычно не имеет доверенности на его использование.
Поэтому особенно важно собрать альтернативные документы, подтверждающие фактический срок командировки. В качестве дополнительных доказательств можно использовать:
Наиболее сильным документом в такой ситуации является подтверждение принимающей стороны. Это может быть справка, письмо, акт, отметка на служебной записке, лист регистрации посетителей, пропускной документ или иной документ, который содержит дату прибытия и дату убытия работника.
Не будем полагаться только на объяснение работника или на одобрение его записки руководителем. Внутренний документ работодателя подтверждает позицию работодателя, но не создает независимое подтверждение того, что сотрудник реально находился в месте командирования.
Разберем вопрос о служебной записке отдельно. Служебная записка является допустимым документом в системе оформления командировок, но ее доказательная сила зависит от того, какие сведения и подтверждения в ней содержатся.
Если работник ехал на служебном автомобиле, личном автомобиле или на транспорте третьего лица по доверенности, служебная записка используется вместе с документами, подтверждающими маршрут следования. В такой ситуации одной записки недостаточно: к ней прикладывают путевой лист, маршрутный лист, кассовые чеки, счета, квитанции и другие документы.
Если у работника нет ни билетов, ни документов по найму жилья, фактический срок командировки можно подтвердить служебной запиской и или иным документом, содержащим подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия и убытия работника.
Следовательно, служебная записка, утвержденная директором организации, сама по себе не является оптимальным подтверждением. Руководитель работодателя не является принимающей стороной и не может независимо подтвердить, когда работник прибыл на объект и покинул его.
Правильнее оформить служебную записку так, чтобы она содержала отметку принимающей стороны. Например, представитель заказчика может указать:
«Подтверждаем, что работник организации находился на объекте по адресу ___ с ___ по ___. Работы выполнены в соответствии с заданием. Дата прибытия — ___. Дата убытия — ___.»
Такое подтверждение может быть оформлено на отдельном бланке заказчика, в виде письма, справки, акта, отметки в журнале посещений или отметки непосредственно на служебной записке.
Рассмотрим подробнее, какие реквизиты лучше включить в справку, письмо или иной подтверждающий документ. Унифицированной формы такого документа законодательство не устанавливает, поэтому организация может разработать шаблон самостоятельно.
Чтобы документ был убедительным, включим в него:
Если принимающая сторона использует электронный документооборот, можно оформить подтверждение в электронном виде. При этом проверим, чтобы можно было идентифицировать отправителя, содержание документа, дату создания и полномочия лица, подтвердившего сведения.
Не будем составлять документы задним числом. Если документы не были оформлены своевременно, можно запросить у заказчика подтверждение сейчас, но в нем нужно указать фактические даты поездки и дату составления самого документа. Подмена даты составления документа создает риск претензий к достоверности первичных документов.
Посмотрим на следующий вариант. Если билетов нет, фактический срок пребывания в командировке можно подтвердить документами по найму жилья в месте командирования.
Например, работник может представить:
Документы о проживании позволяют подтвердить, что работник находился в месте командирования в конкретный период. Однако они не всегда сами по себе подтверждают точные даты выезда из места постоянной работы и возвращения обратно.
Поэтому при поездке попутным транспортом безопаснее использовать сразу несколько документов: приказ о командировке, служебную записку, документ о проживании и подтверждение принимающей стороны.
Чем больше согласованных между собой документов имеется у организации, тем ниже риск спора с налоговой инспекцией или с контролирующими органами по вопросам оплаты труда.
Проанализируем ситуацию, когда работник ежедневно отчитывается руководителю через корпоративный портал, систему постановки задач, CRM-систему, мессенджер или иную внутреннюю информационную систему.
Такие отчеты могут быть полезны. Они позволяют подтвердить, что работник выполнял служебное поручение, взаимодействовал с руководителем, направлял результаты работ и находился в рабочем процессе.
Но не будем считать внутренние отчеты полноценной заменой документов, подтверждающих срок командировки. Отчет, размещенный только в корпоративной системе работодателя, не является независимым подтверждением факта прибытия и убытия работника.
Внутренние отчеты лучше использовать как дополнительные доказательства вместе с документами от принимающей стороны. Например, работник может приложить к авансовому отчету:
Если корпоративный портал принадлежит заказчику, а работник размещает в нем отчеты, которые принимаются представителем заказчика, такие записи могут иметь более высокую доказательную силу. Но все равно проверим, можно ли установить из них личность работника, дату, место и содержание выполненной работы.
Рассмотрим наиболее сложный вопрос: как подтвердить именно дни в пути, если работник ехал попутным автомобилем и билетов нет.
Дни выезда и возвращения входят в срок командировки. Но при отсутствии билетов организация должна обеспечить такую документальную цепочку, из которой можно сделать обоснованный вывод о фактических датах поездки.
Для этого проверим наличие следующих сведений:
Например, работник направлен из Москвы в другой регион для выполнения работ на объекте заказчика. Приказом установлены даты командировки с 10 по 14 июня. Работник выехал 10 июня пассажиром в автомобиле сотрудника другой организации, прибыл на объект 11 июня, выполнял работы 11–13 июня и выехал обратно 13 июня. Заказчик подтвердил, что работник находился на объекте с 11 по 13 июня. Водитель подтвердил совместную поездку 10 июня и возвращение 13–14 июня.
В такой ситуации организация сможет обосновать включение 10 и 14 июня в срок командировки как дней пути, если документы согласуются между собой и маршрут объективно требует такого времени на дорогу.
Если же приказом установлена командировка с 10 по 14 июня, но никаких документов о прибытии, убытии, маршруте, проживании или выполнении работ нет, выплата суточных за пять дней становится рискованной.
Да, при отсутствии билетов и документов о проживании это наиболее безопасное решение. Рассмотрим, почему.
Положение о командировках прямо предусматривает возможность подтверждения фактического срока поездки документом, содержащим подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия и убытия работника.
Поэтому рекомендуем включить в договор с заказчиком или в рабочий регламент обязанность принимающей стороны подтверждать нахождение командированных специалистов на объекте. Это особенно важно для организаций, сотрудники которых регулярно выезжают на монтаж, сервисное обслуживание, ремонт, внедрение, пусконаладочные работы, обследование объектов, аудит, обучение, инвентаризацию или иные работы на территории клиента.
Можно использовать следующие варианты:
Лучше получать такой документ по каждой поездке сразу после завершения работ, а не пытаться восстановить доказательства спустя длительное время.
Разберем, как действовать, если работник уже получил суточные за дни пути, а билетов и других документов пока нет.
Сначала не будем торопиться признавать всю сумму ошибкой. Проведем внутреннюю проверку и попытаемся сформировать полный комплект подтверждающих документов.
Если организация соберет документы, подтверждающие реальный срок командировки, суточные можно оставить без корректировки.
Если подтвердить отдельные дни невозможно, нужно оценить налоговые и трудовые риски. В наиболее консервативном варианте организация не учитывает спорную сумму в расходах по налогу на прибыль и рассматривает вопрос о корректировке НДФЛ и страховых взносов.
Не будем удерживать деньги у работника произвольно. Если организация считает, что часть выданного аванса не подтверждена, необходимо соблюдать порядок работы с подотчетными суммами, учитывать условия трудового договора, положения локальных актов и правила удержаний из заработной платы.
На практике безопаснее предложить работнику добровольно вернуть неподтвержденный остаток денежных средств либо представить недостающие документы. Если сотрудник не возвращает сумму, а организация признает выплату необоснованной, потребуется отдельно решить вопрос о ее квалификации в бухгалтерском и налоговом учете.
Рассмотрим риски для организации на общей системе налогообложения.
Расходы на командировки учитывают при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом, как и любые расходы, они должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и направленными на получение дохода.
Суточные не требуют подтверждения расходования работником. Но организация должна подтвердить, что сотрудник действительно находился в служебной командировке в конкретный период.
Если документов нет, налоговая инспекция может сделать вывод, что организация не доказала служебный характер поездки или ее продолжительность. В результате возможны следующие последствия:
При этом не будем утверждать, что инспекция обязательно исключит всю сумму суточных. Если часть поездки подтверждена документами заказчика, гостиницей, пропусками, актами и внутренними отчетами, можно обосновать хотя бы фактически подтвержденные дни.
Разберем налогообложение суточных. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно в коллективном договоре, положении о командировках, трудовом договоре или ином локальном нормативном акте.
Для целей НДФЛ и страховых взносов действуют необлагаемые пределы:
Если организация выплачивает суточные в большем размере, превышение облагают НДФЛ и страховыми взносами.
Например, организация установила суточные в размере 1 200 рублей в день для командировок по России. При подтвержденной пятидневной командировке работнику начисляют 6 000 рублей. Из них 3 500 рублей не облагают НДФЛ и страховыми взносами, а 2 500 рублей признают облагаемым доходом.
Но эти правила применяются только при условии, что сама командировка и ее срок подтверждены. Если организация не может доказать, что работник находился в командировке в заявленные дни, налоговый риск касается не только превышения лимита, но и всей спорной выплаты.
Для целей налога на прибыль лимиты 700 и 2 500 рублей не являются ограничением размера суточных. Они применяются для НДФЛ и страховых взносов. Для налога на прибыль важно, чтобы размер суточных был установлен локальным актом, а командировка была документально подтверждена.
Рассмотрим профилактическое решение. Организации, сотрудники которых часто ездят на объекты клиентов, должны закрепить порядок использования разных видов транспорта в положении о командировках.
В положении рекомендуется установить:
Отдельно укажем, что работник не вправе самостоятельно выбирать любой способ проезда без согласования с работодателем, если такой способ не позволяет подтвердить срок командировки или может создать дополнительные расходы.
Вместо формулировки «работник самостоятельно выбирает удобный способ поездки» лучше использовать более контролируемый порядок. Например, можно установить, что способ проезда согласуется с непосредственным руководителем или уполномоченным сотрудником до начала командировки.
Такой порядок не ограничивает работника необоснованно, но позволяет работодателю заранее определить, какие документы понадобятся после возвращения.
Рассмотрим, какие положения можно включить в локальный акт организации.
«Работник направляется в служебную командировку на основании письменного решения работодателя. Вид транспорта, маршрут и предполагаемый срок командировки указываются в приказе, служебном задании, заявке на командировку или ином документе, утвержденном работодателем.»
«При использовании работником личного, служебного, арендованного транспорта или транспорта третьего лица работник представляет служебную записку с указанием маршрута, дат выезда и возвращения, сведений о транспортном средстве и документов, подтверждающих маршрут следования.»
«При отсутствии проездных документов работник представляет документы по найму жилого помещения либо служебную записку и документ принимающей стороны, подтверждающий даты прибытия и убытия работника.»
«При поездке работника пассажиром в автомобиле другого лица работник обязан до начала поездки согласовать такой способ проезда с работодателем и после возвращения представить служебную записку, сведения о водителе, маршруте и документ принимающей стороны о сроке пребывания в месте командирования.»
Такие правила помогут избежать ситуации, когда бухгалтерия получает только устное объяснение работника после завершения поездки.
Если организация направляет специалистов на объекты клиентов для монтажа, ремонта, сервисного обслуживания, внедрения, настройки оборудования или выполнения технических работ, рассмотрим специальный комплект документов.
Такой комплект позволяет подтвердить не только срок командировки, но и ее деловую цель. Это особенно важно при налоговой проверке, поскольку организация должна доказать связь поездки с деятельностью, направленной на получение дохода.
Посмотрим на пример.
Работник направлен в командировку на объект заказчика в другом регионе с 4 по 7 июля. Билеты не приобретались, поскольку сотрудник ехал пассажиром с представителем подрядчика, который также направлялся на объект.
Организация оформила приказ о командировке. После возвращения работник представил служебную записку, указал маршрут, даты выезда и возвращения, сведения о водителе и автомобиле. Заказчик предоставил справку, что специалист находился на объекте 5 и 6 июля. Водитель подтвердил, что работник выехал вместе с ним 4 июля и вернулся 7 июля.
В такой ситуации организация имеет основания признать командировку продолжительностью четыре дня и выплатить суточные за 4, 5, 6 и 7 июля. Билет отсутствует, но срок командировки подтвержден совокупностью документов.
Рассмотрим другой пример.
Работник направлен в командировку с 10 по 13 августа. Он ехал на попутном автомобиле, поэтому билеты отсутствуют. Но работник представил счет гостиницы и кассовый чек, подтверждающие проживание с 10 по 13 августа. Также имеется акт выполненных работ, подписанный заказчиком 12 августа.
Документы гостиницы подтверждают нахождение работника в месте командирования. Приказ и акт выполненных работ подтверждают служебную цель поездки. Для более надежного подтверждения дней пути целесообразно дополнительно получить служебную записку работника и справку заказчика о фактических датах прибытия и убытия.
При наличии такого комплекта выплата суточных за весь подтвержденный период будет обоснованной.
Проанализируем рискованный вариант.
Работник получил суточные за пять дней командировки. Билетов нет, гостиница не использовалась, документов заказчика нет. После возвращения сотрудник составил служебную записку, в которой указал, что ехал с попутчиком. Директор утвердил записку.
Такого комплекта недостаточно для устойчивой налоговой позиции. Внутренняя записка, даже утвержденная руководителем, не подтверждает фактическое прибытие работника на объект и его убытие из места командирования.
В такой ситуации нужно запросить документы от заказчика, получить акт, справку, пропуск, журнал посещений или иной документ принимающей стороны. Если получить подтверждение невозможно, спорные дни создают риск исключения суточных из налоговых расходов и переквалификации выплаты в доход работника.
Рассмотрим пример с собственным транспортом.
Работник направлен в командировку на три дня на личном автомобиле. В приказе указан маршрут, автомобиль и согласие работодателя на использование личного транспорта. После возвращения сотрудник представил служебную записку, маршрутный лист, кассовые чеки на топливо и акт выполненных работ, подписанный заказчиком.
В этом случае срок командировки и маршрут следования подтверждены. Организация может выплатить суточные за все три дня. Дополнительно можно возместить расходы на проезд, если порядок и размер компенсации предусмотрены локальным актом или соглашением с работником.
Рассмотрим кадровый учет. Дни командировки отражают в табеле учета рабочего времени соответствующим кодом, применяемым в организации для служебных командировок.
Табель подтверждает, что работодатель учитывал отсутствие сотрудника как командировку, а не как отпуск, прогул, работу по месту постоянной работы или иной период. Но сам по себе табель не заменяет документы, подтверждающие фактический срок поездки.
Поэтому сопоставим между собой следующие даты:
Если документы содержат противоречивые даты, сначала выясним причину расхождений. Например, работник мог задержаться в пути, изменить маршрут, выехать раньше, вернуться позже либо продлить командировку. Такие обстоятельства нужно оформлять отдельным письменным решением работодателя.
Рассмотрим практическую сторону учета в программах 1С. Конкретный набор документов зависит от используемой конфигурации: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:ERP или иной учетной системы.
В 1С:Зарплата и управление персоналом период отсутствия работника обычно оформляют документом Командировка. Этот документ используют для регистрации периода служебной поездки, расчета среднего заработка и отражения отсутствия в табеле.
При оформлении документа Командировка проверим, чтобы даты совпадали с приказом работодателя и подтверждающими документами. Не будем продлевать период в программе только потому, что работник просит выплатить больше суточных. Сначала соберем документы, подтверждающие фактический срок поездки.
В 1С:Бухгалтерия выдачу денежных средств на командировку можно отразить документами Выдача наличных или Списание с расчетного счета с расчетами через подотчетное лицо. После возвращения работника расходы обычно оформляют документом Авансовый отчет.
В документе Авансовый отчет укажем период командировки, сумму выданного аванса, подтвержденные расходы на проживание, проезд и другие расходы. Суточные отразим в соответствии с правилами учетной политики и настройками программы.
Если организация выплачивает суточные сверх необлагаемого предела, в 1С:Зарплата и управление персоналом нужно корректно зарегистрировать облагаемую часть для НДФЛ и страховых взносов. В зависимости от версии программы для этого может использоваться документ Доход в натуральной форме или иной предусмотренный конфигурацией механизм регистрации дохода.
Не будем использовать документы 1С как замену первичным документам. Проведенный документ Командировка, Авансовый отчет или Доход в натуральной форме отражает учетную операцию, но не подтверждает фактическое нахождение работника у заказчика.
После оформления документов выполним контрольную проверку.
Командировка с приказом работодателя.Авансовый отчет с датами служебной записки и подтверждением заказчика.Например, если работник получил аванс на командировку, но не понес расходы на проезд, в авансовом отчете не нужно отражать условную стоимость билета. Суточные и подтвержденные расходы на проживание можно принять к учету, а неиспользованный остаток аванса работник должен вернуть в кассу или на расчетный счет организации.
Подведем практический алгоритм, который позволит избежать повторения проблемы.
Подведем итог. Если работник добирался до места командировки на попутном транспорте и не имеет билетов, суточные за дни пути не нужно автоматически отменять.
Работник может получить суточные за все подтвержденные дни командировки, включая дни выезда и возвращения. Но организация должна доказать фактический срок поездки. Для этого используем приказ о командировке, служебную записку, документы о проживании, маршрутные документы, данные о поездке на автомобиле, акты выполненных работ, пропуска и подтверждение принимающей стороны.
Служебная записка, утвержденная только директором работодателя, является слабым доказательством. Безопаснее получить документ от заказчика или иной принимающей стороны, подтверждающий даты прибытия и убытия работника.
Если документы будут собраны, выплата суточных не является нарушением даже при отсутствии билетов. Если срок командировки не подтвержден, возникают риски по налогу на прибыль, НДФЛ и страховым взносам.
Информация носит справочный характер