Проанализируем ситуацию: сотрудник написал заявление на выдачу денежных средств на командировку на 5 дней в сумме 70 000 рублей. Возникает вопрос: нужно ли дополнительно перечислить суточные 5 × 700 рублей, или суточные уже должны входить в общую сумму 70 000 рублей, указанную в заявлении.
Разберем главный вывод сразу. Отдельно перечислять суточные сверх заявленной суммы не нужно, если сумма 70 000 рублей уже является общим авансом на командировку и включает суточные. Но в документах лучше расшифровать состав аванса: проезд, проживание, суточные и другие разрешенные расходы. Так мы избежим спора с сотрудником, ошибок в авансовом отчете и вопросов при проверке.
При направлении работника в командировку работодатель обязан возместить ему командировочные расходы. К ним относятся расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Это обязанность работодателя, а не право, поэтому суточные должны быть предусмотрены при выдаче командировочного аванса.
Рассмотрим подробнее: если работник просит выдать 70 000 рублей «на командировку», а командировка длится 5 дней, то суточные можно включить в эти 70 000 рублей. Тогда дополнительно перечислять еще 3 500 рублей не требуется. Но если из заявления, приказа, служебного задания, расчета бухгалтерии или положения о командировках видно, что 70 000 рублей предназначены только на билеты и гостиницу, а суточные в эту сумму не включены, тогда суточные нужно выдать отдельно.
Разберем по шагам, что работодатель должен выдать работнику перед командировкой. При направлении в служебную командировку работнику выдается денежный аванс на оплату расходов, связанных с поездкой. В состав такого аванса обычно включаются:
Расходы на проезд — билеты на поезд, самолет, автобус, иные расходы на дорогу до места командировки и обратно, если они предусмотрены правилами работодателя.
Расходы на проживание — гостиница, аренда жилья, иные расходы по найму жилого помещения.
Суточные — дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
Иные расходы — например, оплата багажа, проезд до вокзала или аэропорта, служебная связь, оформление документов, такси, если такие расходы разрешены работодателем и предусмотрены локальными документами или согласованы руководителем.
Суточные не являются оплатой билетов или гостиницы. Это отдельный вид командировочных расходов. Но при выдаче денег работнику они могут быть включены в общую сумму командировочного аванса. Поэтому важно различать два вопроса:
Нужно ли выплатить суточные? Да, при обычной многодневной командировке работодатель обязан их выплатить.
Нужно ли перечислять суточные отдельным платежом? Нет, отдельный платеж не обязателен. Суточные можно включить в общую сумму аванса.
Таким образом, если сотруднику выдают 70 000 рублей под отчет на командировку, мы можем включить в эту сумму и суточные, и предполагаемые расходы на билеты, и проживание. Главное — заранее понять, хватает ли этой суммы на все обязательные выплаты.
Рассмотрим подробнее заявление. Вопрос возник именно потому, что сотрудник указал одну общую сумму — 70 000 рублей. Закон не требует, чтобы суточные обязательно были указаны в заявлении отдельной строкой. Но с практической точки зрения лучше сделать расшифровку.
Оптимальный вариант — попросить сотрудника или бухгалтерию оформить расчет командировочного аванса. В нем укажите, из чего состоит сумма 70 000 рублей.
Например:
проезд — 22 000 рублей;
проживание — 40 000 рублей;
суточные — 3 500 рублей;
прочие расходы, разрешенные работодателем, — 4 500 рублей;
итого к выдаче — 70 000 рублей.
В таком варианте все понятно: суточные включены в общую сумму, поэтому дополнительно перечислять 3 500 рублей не нужно.
Если заявление уже написано одной строкой, например «Прошу выдать 70 000 рублей на командировочные расходы», проанализируем содержание приказа о командировке и расчет бухгалтера. Если бухгалтерский расчет показывает, что суточные входят в 70 000 рублей, этого достаточно для внутреннего контроля. Но лучше приложите к заявлению или к распоряжению руководителя отдельный расчет.
Пример формулировки в заявлении:
«Прошу выдать под отчет денежные средства на командировочные расходы в сумме 70 000 рублей, в том числе суточные за 5 календарных дней командировки в размере 3 500 рублей, расходы на проезд, проживание и иные расходы, разрешенные работодателем».
Такая формулировка удобна тем, что сразу показывает: суточные не забыты и не должны выплачиваться вторым платежом.
Теперь разберем расчет. Если в организации установлен размер суточных 700 рублей за день командировки по России, то за 5 дней сумма составит:
5 × 700 = 3 500 рублей.
Эти 3 500 рублей можно включить в общие 70 000 рублей. Тогда сумма 70 000 рублей будет состоять из нескольких частей, одна из которых — суточные.
Посмотрим на пример.
Работника направляют в командировку на 5 дней. Организация установила суточные по России в размере 700 рублей в день. Предполагаемые расходы:
билеты туда и обратно — 18 000 рублей;
гостиница — 45 000 рублей;
суточные — 3 500 рублей;
прочие расходы — 3 500 рублей.
Итого аванс — 70 000 рублей. В этом случае выдайте работнику 70 000 рублей одной суммой. Отдельно еще 3 500 рублей перечислять не нужно, потому что они уже включены в расчет.
Если же 70 000 рублей были рассчитаны только как билеты и гостиница, например билеты 20 000 рублей и гостиница 50 000 рублей, тогда суточные в эту сумму не вошли. В такой ситуации нужно дополнительно выдать суточные 3 500 рублей или увеличить общую сумму аванса до 73 500 рублей.
Закон не требует, чтобы в заявлении работника суточные были выделены отдельной строкой. Но мы рекомендуем выделять их в расчете командировочного аванса. Это удобно для бухгалтерии, работника и руководителя.
Разберем, почему отдельная строка полезна:
Работнику понятно, что суточные ему выданы. Он не будет ожидать дополнительного перечисления.
Бухгалтерии проще оформить авансовый отчет. Суточные не подтверждаются чеками так же, как билеты или гостиница, поэтому их лучше учитывать отдельно.
Руководителю проще согласовать сумму. Он видит, из чего складывается аванс.
При проверке проще доказать экономический смысл выплаты. Видно, что это не произвольная сумма сотруднику, а командировочный аванс.
Проще контролировать НДФЛ и страховые взносы. Для суточных действует отдельный налоговый лимит.
Поэтому правильный практический подход такой: не обязательно делать отдельный платеж, но желательно делать отдельную строку в расчете. Формулируйте документы так, чтобы сумма суточных была видна.
Нет, два платежа делать не обязательно. Работодатель может выдать командировочные одной суммой. Например, одним перечислением на карту работника или одной выдачей из кассы.
Главное, чтобы внутри этой суммы были учтены все положенные работнику выплаты. Если суточные включены в 70 000 рублей, делаем один платеж на 70 000 рублей. Если не включены, увеличиваем сумму или делаем дополнительный платеж.
Разберем варианты.
Вариант 1. 70 000 рублей включают суточные. Выдаем 70 000 рублей. Дополнительно 3 500 рублей не перечисляем.
Вариант 2. 70 000 рублей не включают суточные. Выдаем 70 000 рублей на билеты и проживание плюс 3 500 рублей суточных. Общая сумма к выдаче — 73 500 рублей.
Вариант 3. Заявление составлено неясно. Уточняем расчет, оформляем расшифровку аванса и фиксируем, входят суточные в 70 000 рублей или нет.
Ключевое правило: работник должен получить суточные до командировки или вместе с командировочным авансом. Нельзя просто сказать, что суточные «потом посчитаем», если работник направляется в поездку и несет дополнительные расходы вне места постоянного проживания.
Разберем правовую основу. При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить расходы, связанные с командировкой. Среди таких расходов прямо выделяются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Именно их на практике называют суточными.
Поэтому суточные не зависят от того, попросил ли работник указать их в заявлении. Если командировка оформлена, а локальными документами работодателя установлен размер суточных, их нужно выплатить.
Например, работник может написать заявление: «Прошу выдать 70 000 рублей на командировку». Он может не указать отдельно суточные, потому что не знает бухгалтерскую структуру расходов. Но бухгалтерия и работодатель все равно должны проверить, включены ли в эту сумму обязательные суточные. Если не включены, сумму аванса нужно скорректировать.
Работодатель не должен перекладывать на сотрудника обязанность угадывать состав командировочных расходов. Наша задача — оформить аванс так, чтобы работник получил необходимые средства до поездки.
Рассмотрим подробнее размер суточных. Часто бухгалтеры ориентируются на 700 рублей в день для командировок по России. Но важно понимать: 700 рублей — это не обязательный размер суточных для всех работодателей, а необлагаемый лимит для НДФЛ и страховых взносов.
Коммерческая организация может установить суточные в своем локальном нормативном акте. Например:
700 рублей в день по России;
1 000 рублей в день по России;
1 500 рублей в день для руководителей;
2 500 рублей в день для заграничных командировок;
другие размеры с учетом должности, региона, страны или условий поездки.
Но для налогов действуют лимиты: суточные в пределах 700 рублей в день по России и 2 500 рублей в день при заграничной командировке не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Суммы сверх этих лимитов облагаются в общем порядке.
Поэтому если организация установила 700 рублей в день по России, за 5 дней выплатите 3 500 рублей без НДФЛ и страховых взносов. Если организация установила 1 000 рублей в день, за 5 дней выплатите 5 000 рублей, но сверхнормативная часть составит 300 рублей в день, то есть 1 500 рублей за 5 дней. Эту сверхнормативную часть нужно обложить НДФЛ и страховыми взносами.
Посмотрим на пример.
Работник едет в командировку по России на 5 дней. Суточные по положению о командировках — 1 000 рублей в день.
Всего суточные: 5 × 1 000 = 5 000 рублей.
Необлагаемый лимит: 5 × 700 = 3 500 рублей.
Облагаемая часть: 5 000 − 3 500 = 1 500 рублей.
В этом случае работнику можно выдать все 5 000 рублей в составе аванса, но бухгалтерия должна правильно отразить налогообложение суммы сверх лимита.
Разберем количество дней. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути. Если работник выехал в командировку вечером, день выезда все равно учитывается. Если вернулся утром, день возвращения также учитывается.
Для расчета используйте даты командировки по приказу и подтверждающим документам. Если командировка длится 5 календарных дней, суточные считаем за 5 дней. Если по приказу 5 дней, но фактически командировка продлена, после возвращения рассчитайте доплату суточных за дополнительные дни.
Пример:
дата выезда — 10 июня;
дата возвращения — 14 июня;
количество дней — 5;
размер суточных — 700 рублей;
сумма суточных — 3 500 рублей.
Если работник задержался в пути по уважительной причине и есть подтверждающие документы, рассмотрите доплату суточных за время вынужденной задержки. Такое решение оформляйте документально.
Рассмотрим исключения. При обычной многодневной командировке суточные выплачиваются. Но есть ситуации, когда суточные могут не выплачиваться.
Однодневная командировка по России. Если работник направлен в командировку на один день и возвращается в тот же день, суточные по России обычно не выплачиваются. При этом работодатель может возместить фактические расходы, связанные с поездкой, если они предусмотрены локальными документами или согласованы руководителем.
Работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой. Если характер поездки и транспортное сообщение позволяют ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Такой вопрос нужно решать с учетом конкретных обстоятельств и документов работодателя.
Поездка не является командировкой. Если работа имеет разъездной характер, полевой характер или выполняется в пути по условиям трудового договора, это может быть не командировка, а другой режим работы. Тогда применяются другие правила компенсаций.
В ситуации из вопроса командировка длится 5 дней. Поэтому рассматриваем обычную многодневную командировку, при которой суточные нужно предусмотреть.
Теперь разберем документооборот. Чтобы правильно выдать 70 000 рублей и не спорить о суточных, оформите комплект документов.
Приказ о направлении в командировку. Укажите работника, место командировки, срок, цель поездки и основание.
Заявление на выдачу подотчетных средств или распоряжение руководителя. Укажите сумму, срок, назначение и способ выдачи денег.
Расчет командировочного аванса. Расшифруйте сумму: проезд, проживание, суточные, прочие расходы.
Положение о командировках. Проверьте, какой размер суточных установлен в организации.
Платежный документ. Оформите выдачу наличными или перечисление на карту работника.
Если в организации действует положение о выдаче подотчетных средств, используйте его форму. Если отдельной формы нет, закрепите в заявлении или распоряжении руководителя ключевые реквизиты: ФИО работника, сумму, цель выдачи, срок, дату командировки, подпись руководителя.
Для ясности используйте формулировку:
«Выдать под отчет на командировочные расходы 70 000 рублей, включая суточные за 5 календарных дней в размере 3 500 рублей».
Так мы сразу фиксируем, что суточные входят в общую сумму.
Рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерия 8. Выдача денег на командировку отражается как расчеты с подотчетным лицом. Обычно используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если деньги выдаются из кассы, используйте документ Выдача наличных или Расходный кассовый ордер с видом операции, связанным с выдачей под отчет. Проводка будет такой:
Дт 71 Кт 50 — выданы наличные под отчет на командировочные расходы.
Если деньги перечисляются на банковскую карту работника, используйте документ Списание с расчетного счета с видом операции для перечисления подотчетному лицу. Проводка будет такой:
Дт 71 Кт 51 — перечислены денежные средства под отчет на командировку.
В назначении платежа укажите, что сумма выдается на командировочные расходы. Например:
«Аванс на командировочные расходы по приказу о командировке, включая суточные».
В 1С не обязательно разбивать выдачу на две операции: отдельно билеты и отдельно суточные. Можно выдать общую сумму 70 000 рублей на счет 71, а детализацию расходов показать позже в Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке.
После возвращения из командировки работник должен отчитаться за полученные средства. Для этого оформляется Авансовый отчет. В нем показываем, на что фактически израсходованы деньги.
Разберем порядок:
Получите от работника документы на проезд: билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, чеки, квитанции.
Получите документы на проживание: счет гостиницы, кассовый чек, акт, договор или иные подтверждающие документы.
Получите документы по прочим расходам, если они были разрешены работодателем.
Рассчитайте суточные по количеству дней командировки.
Заполните авансовый отчет в 1С.
Определите остаток к возврату или сумму к доплате работнику.
Суточные отличаются от проезда и проживания тем, что работник не должен подтверждать их чеками на питание или личные расходы. Суточные начисляются за дни командировки в размере, установленном работодателем. При этом сама командировка и ее продолжительность должны быть подтверждены документами.
В 1С:Бухгалтерия 8 используйте документ Авансовый отчет или, если в вашей версии доступен отдельный документ, Авансовый отчет по командировке. В документе заполните сотрудника, организацию, аванс, выданный ранее, и расходы по командировке.
Проводки могут быть такими:
Дт 20 Кт 71 — командировочные расходы отнесены на основное производство.
Дт 26 Кт 71 — командировочные расходы отнесены на общехозяйственные расходы.
Дт 44 Кт 71 — командировочные расходы отнесены на расходы на продажу.
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС по командировочным расходам, если есть право на вычет и корректные документы.
Выбор счета затрат зависит от того, с какой деятельностью связана командировка. Для управленческой поездки часто используется счет 26, для производственной — 20, для торговой — 44.
Рассмотрим отдельно суточные. В авансовом отчете их лучше показывать самостоятельной строкой. Например: «Суточные за 5 дней командировки по России». Количество дней — 5, размер — 700 рублей, сумма — 3 500 рублей.
Такой подход удобен по нескольким причинам:
видно, что суточные включены в расходы;
понятно, почему по ним нет чеков;
проще проверить необлагаемый лимит;
проще контролировать остаток подотчетных сумм;
проще подтвердить расчет при внутренней проверке.
Если работнику выдали 70 000 рублей, а подтвержденные расходы составили 66 500 рублей плюс суточные 3 500 рублей, то общий расход составит 70 000 рублей. Возврата или доплаты не будет.
Если подтвержденные расходы составили 65 000 рублей плюс суточные 3 500 рублей, общий расход — 68 500 рублей. Работник должен вернуть остаток 1 500 рублей.
Если подтвержденные расходы составили 69 000 рублей плюс суточные 3 500 рублей, общий расход — 72 500 рублей. Работодатель должен доплатить работнику 2 500 рублей, если расходы согласованы и подтверждены.
Посмотрим на пример. Работнику выдали 70 000 рублей, включая суточные 3 500 рублей. После возвращения он предоставил документы:
проезд — 22 000 рублей;
проживание — 46 000 рублей;
прочие разрешенные расходы — 2 000 рублей;
суточные — 3 500 рублей.
Итого расходы — 73 500 рублей. Работнику нужно возместить перерасход 3 500 рублей. В 1С после утверждения авансового отчета появится задолженность организации перед подотчетным лицом. Ее можно выплатить из кассы или перечислить на карту.
Проводка при выплате перерасхода из кассы:
Дт 71 Кт 50 — возмещен перерасход по авансовому отчету.
Проводка при перечислении на карту:
Дт 71 Кт 51 — перечислен перерасход по авансовому отчету.
Перед выплатой перерасхода проверьте, что расходы подтверждены документами и разрешены работодателем. Если сотрудник потратил деньги на расходы, которые не были согласованы и не связаны с командировкой, работодатель может не принять их к возмещению.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию. Работнику выдали 70 000 рублей, а по авансовому отчету принято расходов на 67 000 рублей, включая суточные. Остаток 3 000 рублей работник должен вернуть работодателю.
Если работник возвращает деньги в кассу, оформите документ Поступление наличных или Приходный кассовый ордер. Проводка будет такой:
Дт 50 Кт 71 — возвращен неизрасходованный остаток подотчетных сумм.
Если работник возвращает деньги на расчетный счет, используйте документ Поступление на расчетный счет. Проводка будет такой:
Дт 51 Кт 71 — возвращен остаток подотчетных средств на расчетный счет.
Не удерживайте остаток из зарплаты автоматически без соблюдения правил. Сначала оформите авансовый отчет, определите задолженность работника и согласуйте порядок возврата.
Разберем налоговый учет. Для командировок по России суточные в пределах 700 рублей за каждый день не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Для заграничных командировок необлагаемый лимит составляет 2 500 рублей за каждый день.
Если организация платит ровно 700 рублей в день за командировку по России, то за 5 дней сумма 3 500 рублей не облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Если организация платит больше 700 рублей в день, сверхнормативная часть облагается. Например, суточные установлены 1 200 рублей в день. Командировка — 5 дней.
Общая сумма суточных: 1 200 × 5 = 6 000 рублей.
Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3 500 рублей.
Облагаемая часть: 6 000 − 3 500 = 2 500 рублей.
На 2 500 рублей начислите НДФЛ и страховые взносы в общем порядке. При этом сами суточные все равно можно выплатить работнику до командировки в составе аванса. Налоговый вопрос решается отдельно в учете зарплаты и отчетности.
Важно: 700 рублей — это не максимальная сумма, которую можно выплатить работнику. Это необлагаемый лимит. Организация вправе установить больший размер суточных, если это закреплено в локальных нормативных актах. Но сумму сверх лимита нужно правильно обложить налогами и взносами.
Чтобы правильно ответить на вопрос о суточных, откройте локальные документы организации. Рассмотрим, что именно нужно проверить.
Положение о командировках. В нем должен быть указан размер суточных, порядок их выплаты, перечень возмещаемых расходов и правила подтверждения расходов.
Положение о выдаче денежных средств под отчет. В нем можно закрепить порядок оформления заявления, распоряжения руководителя, срок отчета и способ возврата остатка.
Учетную политику. В ней можно закрепить счета учета командировочных расходов, порядок признания расходов и документооборот.
Приказ о командировке. В нем проверьте срок командировки, место назначения и служебное задание.
Расчет аванса. В нем проверьте, включены ли суточные в сумму 70 000 рублей.
Если положения о командировках нет, рекомендуем его разработать. Это снизит риски и упростит работу бухгалтерии. В положении пропишите размер суточных по России и за границей, порядок выдачи аванса, правила возмещения проезда, проживания, такси, связи, багажа и других расходов.
Вернемся к исходным данным. Сотрудник написал заявление на 70 000 рублей на командировку на 5 дней. В организации суточные установлены в размере 700 рублей в день. Рассчитаем суточные:
5 дней × 700 рублей = 3 500 рублей.
Дальше действуем так:
Проверьте, что в 70 000 рублей включены суточные 3 500 рублей.
Если включены, выдайте или перечислите только 70 000 рублей. Дополнительно 3 500 рублей не перечисляйте.
Если не включены, увеличьте сумму аванса до 73 500 рублей или перечислите суточные отдельной суммой.
В заявлении, распоряжении или расчете аванса отдельно укажите суточные, чтобы было понятно, что они учтены.
После возвращения оформите авансовый отчет и примите к расходам подтвержденные суммы и суточные.
Наиболее аккуратное оформление — не два платежа, а один общий аванс с расшифровкой. Например:
«Выдать под отчет 70 000 рублей на командировочные расходы, в том числе суточные 3 500 рублей за 5 дней командировки».
Такая формулировка закрывает вопрос: суточные не забыты и отдельно перечислять их не нужно.
Рассмотрим практический порядок в 1С:Бухгалтерия 8, если выдаем 70 000 рублей одной суммой.
Откройте раздел Банк и касса.
Создайте документ Выдача наличных, если деньги выдаются из кассы, или Списание с расчетного счета, если перечисляются на карту работника.
Выберите вид операции, связанный с выдачей денежных средств подотчетному лицу.
Укажите сотрудника.
Укажите сумму 70 000 рублей.
В назначении платежа напишите, что это аванс на командировочные расходы, включая суточные.
Проведите документ и проверьте проводку Дт 71 Кт 50 или Дт 71 Кт 51.
После командировки создайте Авансовый отчет:
Выберите сотрудника.
Подберите ранее выданный аванс 70 000 рублей.
Заполните расходы на проезд по подтверждающим документам.
Заполните расходы на проживание по подтверждающим документам.
Добавьте строку по суточным: 5 дней × 700 рублей = 3 500 рублей.
Заполните прочие расходы, если они были согласованы.
Проведите авансовый отчет.
Проверьте остаток или перерасход по счету 71.
Если в вашей версии 1С есть специальный документ Авансовый отчет по командировке, используйте его. Он удобнее для командировок, потому что позволяет структурировать расходы именно по поездке.
Если кадровый и зарплатный учет ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом, командировку оформляйте документом Командировка. Этот документ нужен для кадрового и зарплатного учета: он рассчитывает оплату по среднему заработку за дни командировки и отражает период отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Разберем порядок:
Создайте документ Командировка.
Укажите сотрудника, организацию, даты командировки и место назначения.
Проверьте расчет среднего заработка.
Проведите документ.
При необходимости отразите суточные сверх необлагаемого лимита как облагаемый доход, если организация выплачивает суточные больше 700 рублей по России или больше 2 500 рублей за границей.
Сами расчеты с подотчетным лицом обычно ведутся в бухгалтерской базе через счет 71. Поэтому не путайте две части:
Командировка в ЗУП — для среднего заработка и кадрового учета.
Выдача наличных, Списание с расчетного счета и Авансовый отчет в бухгалтерии — для подотчетных сумм, билетов, гостиницы, суточных и закрытия аванса.
Если суточные выплачиваются в пределах необлагаемого лимита, они не превращаются в обычную зарплату. Но при выплате сверх лимита налоговую часть нужно корректно показать в зарплатном учете, чтобы НДФЛ и страховые взносы были рассчитаны правильно.
Обычно при выдаче командировочного аванса НДФЛ не удерживается. Мы выдаем работнику деньги под отчет, а не выплачиваем ему доход в виде зарплаты. После возвращения работник отчитывается по авансовому отчету.
Но есть нюанс по суточным сверх необлагаемых лимитов. Если организация установила суточные выше 700 рублей по России или выше 2 500 рублей за границей, сверхнормативная часть облагается НДФЛ и страховыми взносами. На практике налоговую базу определяют после утверждения авансового отчета или после окончательного расчета командировки, когда известны фактические дни поездки и сумма суточных.
Для ситуации из вопроса суточные 700 рублей в день за командировку по России. За 5 дней сумма 3 500 рублей. Она укладывается в необлагаемый лимит, поэтому НДФЛ и страховые взносы с этой суммы не начисляем.
Рассмотрим практическую ситуацию: заявление уже подписано, в нем указано только «70 000 рублей на командировку», без отдельной строки по суточным. Это не критическая ошибка.
Действуйте так:
Составьте бухгалтерский расчет командировочного аванса.
Укажите в расчете, что из 70 000 рублей сумма 3 500 рублей относится к суточным.
Приложите расчет к заявлению или приказу.
В назначении платежа укажите «командировочные расходы, включая суточные».
После поездки отразите суточные отдельной строкой в авансовом отчете.
Если сотрудник не согласен и считает, что 70 000 рублей — это только билеты и проживание, выясните, как была рассчитана сумма. Если расчет действительно не включал суточные, доплатите их. Если сумма была общей, покажите работнику расчет и объясните, что суточные в нее включены.
Чтобы в будущем не возникало вопроса, нужно ли перечислять суточные отдельно, закрепите единый порядок.
В положении о командировках установите размер суточных.
Утвердите форму расчета командировочного аванса.
В заявлении или распоряжении указывайте общую сумму и расшифровку.
В платежном назначении пишите, что аванс включает суточные.
В авансовом отчете отражайте суточные отдельной строкой.
При выплате суточных сверх лимита заранее определяйте порядок НДФЛ и страховых взносов.
Например, можно использовать такую структуру расчета:
ФИО работника.
Место командировки.
Даты командировки.
Количество дней.
Размер суточных за день.
Сумма суточных.
Предполагаемые расходы на проезд.
Предполагаемые расходы на проживание.
Прочие согласованные расходы.
Итого аванс к выдаче.
Такой расчет занимает немного времени, но существенно упрощает учет.
Посмотрим на типичные ошибки.
Выдают сумму на билеты и гостиницу, забывая суточные. В итоге сотрудник возвращается и требует доплату. Проверяйте расчет аванса до поездки.
Перечисляют суточные второй раз. Если они уже включены в общий аванс, повторная выплата приведет к переплате подотчетному лицу.
Не выделяют суточные в авансовом отчете. Из-за этого сложно проверить налоговые лимиты и закрыть счет 71.
Требуют чеки на суточные. Суточные не подтверждаются чеками на питание или личные расходы. Подтверждается сама командировка и количество дней.
Считают 700 рублей обязательным максимумом. Это не максимум выплаты, а необлагаемый лимит. Размер суточных устанавливает работодатель.
Не начисляют НДФЛ и взносы на сверхнормативные суточные. Если платим больше лимита, сверхлимитную часть нужно обложить.
Путают командировочные расходы и оплату среднего заработка. За дни командировки сохраняется средний заработок, а командировочные расходы возмещаются отдельно.
Разберем важное различие. Когда работник едет в командировку, за ним сохраняется средний заработок за рабочие дни по графику. Это не суточные. Это оплата периода командировки.
Суточные — это компенсация дополнительных расходов из-за нахождения вне места постоянного жительства. Они выплачиваются за календарные дни командировки, включая дни пути, выходные и праздничные дни в период командировки.
Поэтому у работника в связи с командировкой могут быть одновременно:
средний заработок — начисляется через зарплатный учет;
суточные — выплачиваются как командировочные расходы;
возмещение проезда — по билетам и подтверждающим документам;
возмещение проживания — по документам гостиницы или найма жилья;
прочие согласованные расходы — если они разрешены работодателем.
Не включайте средний заработок в сумму подотчета. 70 000 рублей на командировку — это аванс на расходы, а не зарплата за дни командировки. Средний заработок рассчитывается и выплачивается в составе зарплаты.
Если нужно объяснить работнику, почему отдельно суточные не перечисляются, используйте понятную формулировку:
«Вам выдается общий аванс на командировочные расходы в сумме 70 000 рублей. В эту сумму уже включены суточные за 5 дней командировки в размере 3 500 рублей. После возвращения нужно будет представить авансовый отчет по расходам на проезд, проживание и прочие подтверждаемые расходы. Суточные подтверждать чеками не нужно».
Если суточные не были включены в расчет, скажите иначе:
«В заявленной сумме 70 000 рублей учтены только проезд и проживание. Суточные за 5 дней составляют 3 500 рублей, поэтому общая сумма аванса к выдаче составит 73 500 рублей».
Выберите ту формулировку, которая соответствует реальному расчету.
В ситуации, когда работник написал заявление на выдачу 70 000 рублей на командировку на 5 дней, отдельно перечислять суточные 5 × 700 рублей не нужно, если они уже включены в эту сумму. Но обязательно проверьте расчет. За 5 дней суточные при размере 700 рублей в день составляют 3 500 рублей.
Правильнее оформить документы так, чтобы было видно: общая сумма 70 000 рублей включает суточные. Для этого в заявлении, распоряжении руководителя или расчете аванса укажите отдельную строку «суточные — 3 500 рублей». Сам платеж можно сделать одним перечислением или одной выдачей из кассы.
Если выяснится, что 70 000 рублей были рассчитаны только на проезд и проживание, тогда суточные в эту сумму не входят. В таком случае добавьте 3 500 рублей к авансу или перечислите их отдельно. Работодатель обязан выплатить суточные при многодневной командировке, если работник направляется вне места постоянной работы и нет специальных исключений.
В 1С выдачу всей суммы отразите через счет 71 документом Выдача наличных или Списание с расчетного счета. После возвращения оформите Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке, выделите суточные отдельной строкой и закройте расчеты с подотчетным лицом.
Информация носит справочный характер