← На главную

Да, компенсация положена. Требование об отработке шести месяцев относится к праву использовать ежегодный оплачиваемый отпуск за первый рабочий год, но не ограничивает право работника получить денежную компенсацию при увольнении. Если к дате прекращения трудового договора работник заработал хотя бы часть ежегодного отпуска и не использовал ее, рассчитайте и выплатите компенсацию.

Рассмотрим подробнее ситуацию: сотрудник принят на работу 8 августа 2023 года, с 15 по 30 ноября 2023 года находится в отпуске без сохранения заработной платы и увольняется 30 ноября 2023 года. Продолжительность ежегодного отпуска составляет 36 календарных дней. Разберем по шагам, сколько месяцев отпускного стажа нужно учесть, как влияет отпуск за свой счет и сколько дней компенсации следует начислить.

При условии, что в текущем рабочем году у сотрудника не было других отпусков без сохранения заработной платы, компенсацию рассчитайте за четыре месяца отпускного стажа. При продолжительности ежегодного отпуска 36 календарных дней количество компенсируемых дней составит 12 календарных дней.

Почему правило о шести месяцах не отменяет компенсацию при увольнении

Сначала выясним причину распространенной ошибки. В статье 122 ТК РФ действительно указано, что право использовать отпуск за первый год работы возникает после шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Однако эта норма регулирует предоставление отпуска во время продолжающихся трудовых отношений.

Иными словами, после шести месяцев работник получает право потребовать предоставления ежегодного отпуска за первый рабочий год в установленном порядке. При этом по соглашению с работодателем отпуск можно предоставить и раньше шести месяцев. Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев, если они обратятся с соответствующим заявлением.

При увольнении применяйте другое правило. В соответствии со статьей 127 ТК РФ работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. В этой статье не установлено условие, согласно которому сотрудник должен предварительно отработать шесть месяцев.

Разделим два разных права:

1. Право использовать отпуск во время работы. По общему правилу возникает после шести месяцев непрерывной работы за первый рабочий год.
2. Право получить компенсацию при увольнении. Возникает при наличии заработанных, но не использованных дней отпуска независимо от того, отработал сотрудник шесть месяцев или нет.

Поэтому не отказывайте в компенсации только на том основании, что работник принят менее шести месяцев назад. Продолжительность работы влияет на количество дней компенсации, но не лишает работника права на расчет.

Право на компенсацию также не зависит от основания увольнения. Выплатите ее при увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с сокращением, истечением срока трудового договора, прогулом и по другим основаниям. Даже виновные действия работника не позволяют работодателю оставить заработанные дни отпуска неоплаченными.

Когда при непродолжительной работе компенсация может быть равна нулю

Трудовой кодекс не содержит отдельной современной формулы для определения количества дней компенсации за неполный рабочий год. Поэтому при подсчете продолжают применять Правила об очередных и дополнительных отпусках, утвержденные НКТ СССР 30 апреля 1930 года № 169, в части, не противоречащей ТК РФ.

Согласно пункту 35 Правил при подсчете отпускного стажа:

1. Излишек, составляющий менее половины месяца, исключите из расчета.
2. Излишек, составляющий не менее половины месяца, округлите до полного месяца.

Под половиной месяца для целей такого округления обычно понимают 15 календарных дней. Поэтому, если сотрудник отработал период, который после исключения неучитываемых дней составляет менее 15 календарных дней, неполный месяц не округляется до полного. При отсутствии других периодов отпускного стажа количество дней компенсации может получиться равным нулю.

Например, сотрудник принят 1 марта и увольняется 14 марта. Если весь этот период входит в отпускной стаж, излишек составляет менее половины месяца. В расчет принимается ноль полных месяцев, поэтому компенсация за стандартный ежегодный отпуск не начисляется.

Если тот же сотрудник увольняется 15 марта, излишек составляет не менее половины месяца. Округлите его до одного полного месяца и начислите пропорциональную компенсацию.

Таким образом, ориентируйтесь не на шестимесячный срок, а на отпускной стаж, определенный в полных месяцах с учетом правила округления неполного месяца.

Как определить рабочий год сотрудника

Рассмотрим подробнее понятие рабочего года. Ежегодный отпуск предоставляется не за календарный год с 1 января по 31 декабря, а за индивидуальный рабочий год сотрудника. Первый рабочий год начинается в день приема на работу и в общем случае заканчивается накануне той же даты следующего года.

В рассматриваемой ситуации сотрудник принят 8 августа 2023 года. Следовательно, его первый рабочий год начинается 8 августа 2023 года. При отсутствии периодов, сдвигающих рабочий год, он должен был бы закончиться 7 августа 2024 года.

При увольнении 30 ноября 2023 года определите отпускной стаж за часть этого рабочего года. Не считайте месяцы как август, сентябрь, октябрь и ноябрь. Разбивайте период на рабочие месяцы, отсчитываемые от даты приема.

Получаем следующие полные месяцы:

1. С 8 августа по 7 сентября — первый полный месяц.
2. С 8 сентября по 7 октября — второй полный месяц.
3. С 8 октября по 7 ноября — третий полный месяц.

После этого остается период с 8 по 30 ноября. Проанализируем, сколько дней этого периода входит в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как отпуск без сохранения заработной платы влияет на отпускной стаж

По статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время отпусков без сохранения заработной платы, предоставленных по просьбе работника, но не более 14 календарных дней в течение одного рабочего года.

Обратите внимание на два условия:

1. Лимит составляет 14 календарных дней не для каждого отдельного отпуска, а суммарно за весь рабочий год.
2. Из отпускного стажа исключаются только дни, превышающие установленный лимит.

В рассматриваемой ситуации отпуск без сохранения заработной платы предоставлен с 15 по 30 ноября включительно. Его общая продолжительность составляет 16 календарных дней.

Предположим, что с начала рабочего года сотрудник больше не использовал отпуск за свой счет. Тогда:

1. Первые 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы включите в отпускной стаж.
2. Оставшиеся два календарных дня исключите из отпускного стажа.

Период с 8 по 30 ноября составляет 23 календарных дня. После исключения двух дней, превышающих допустимый лимит отпуска без сохранения заработной платы, в отпускном стаже остается 21 календарный день.

Двадцать один календарный день составляет не менее половины месяца. Поэтому округлите этот остаток до полного месяца на основании пункта 35 Правил № 169.

В результате отпускной стаж для расчета компенсации составит:

1. Три полных рабочих месяца с 8 августа по 7 ноября.
2. Один месяц, полученный после округления остатка с 8 по 30 ноября.

Итого учитывайте четыре месяца отпускного стажа.

Как рассчитать компенсацию при отпуске продолжительностью 36 дней

Определив количество месяцев отпускного стажа, рассчитайте заработанные дни отпуска. Используйте следующую формулу:

Количество дней компенсации = продолжительность ежегодного отпуска / 12 × количество месяцев отпускного стажа − использованные дни отпуска.

По условиям рассматриваемой ситуации ежегодный отпуск составляет 36 календарных дней, отпускной стаж равен четырем месяцам, а сведения об использованном ежегодном отпуске отсутствуют.

Выполним расчет:

36 / 12 × 4 = 12 календарных дней.

Следовательно, при увольнении 30 ноября 2023 года начислите сотруднику компенсацию за 12 календарных дней неиспользованного отпуска.

Если бы продолжительность ежегодного отпуска составляла стандартные 28 календарных дней, расчет выглядел бы следующим образом:

28 / 12 × 4 = 9,333333 календарного дня.

Законодательство не требует автоматически округлять полученное количество дней до целого значения. Поэтому можно рассчитать компенсацию за дробное количество дней. Если работодатель закрепил в локальном нормативном акте округление до целых дней, выполняйте его только в пользу сотрудника. Например, 9,33 дня округлите до 10 дней, а не до 9.

В рассматриваемом случае проблема округления не возникает, поскольку при отпуске продолжительностью 36 дней за каждый полный месяц сотрудник зарабатывает ровно три календарных дня:

36 / 12 = 3 календарных дня за месяц.

За четыре месяца сотрудник заработал ровно 12 календарных дней.

Что изменится, если ранее уже был отпуск за свой счет

Проверим важное условие исходного расчета. Лимит в 14 календарных дней применяется ко всем отпускам без сохранения заработной платы в пределах рабочего года. Если сотрудник до 15 ноября уже использовал такой отпуск, расчет может измениться.

Разберем несколько вариантов.

Вариант 1. Других отпусков без сохранения заработной платы не было

Из 16 календарных дней ноябрьского отпуска включите в отпускной стаж 14 дней, а два дня исключите. Остаток отпускного стажа после трех полных месяцев составляет 21 день. Округлите его до полного месяца.

Результат: четыре месяца отпускного стажа и 12 дней компенсации при ежегодном отпуске продолжительностью 36 дней.

Вариант 2. Ранее сотрудник использовал шесть дней отпуска за свой счет

К началу ноябрьского отпуска из годового лимита осталось восемь календарных дней. Поэтому из периода с 15 по 30 ноября включите в отпускной стаж восемь дней, а остальные восемь исключите.

Период с 8 по 30 ноября составляет 23 дня. После исключения восьми дней остается 15 календарных дней отпускного стажа.

Пятнадцать дней составляют половину месяца. Округлите остаток до полного месяца.

Результат также составит четыре месяца отпускного стажа и 12 дней компенсации.

Вариант 3. Ранее сотрудник использовал десять дней отпуска за свой счет

В годовом лимите осталось четыре календарных дня. Из ноябрьского отпуска включите в отпускной стаж четыре дня, а 12 дней исключите.

Из 23 календарных дней остаточного периода в отпускном стаже останется 11 дней. Это менее половины месяца, поэтому остаток не округляйте до полного месяца.

В расчет войдут только три полных месяца:

36 / 12 × 3 = 9 календарных дней компенсации.

Вариант 4. Лимит в 14 дней был полностью использован ранее

Если до 15 ноября сотрудник уже использовал не менее 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы, все 16 дней нового отпуска исключите из отпускного стажа.

Из периода с 8 по 30 ноября в стаж войдут только дни с 8 по 14 ноября, то есть семь календарных дней. Это менее половины месяца, поэтому дополнительный месяц не возникает.

Результат: три месяца отпускного стажа и девять дней компенсации при ежегодном отпуске продолжительностью 36 дней.

Таким образом, перед окончательным расчетом обязательно проверьте все отпуска без сохранения заработной платы с начала рабочего года сотрудника. Не ограничивайтесь последним кадровым документом.

Какие периоды включать в стаж для ежегодного основного отпуска

Чтобы правильно определить отпускной стаж, проанализируем не только отпуск за свой счет. В стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включайте, в частности:

1. Время фактической работы.
2. Периоды, когда сотрудник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы в соответствии с законодательством.
3. Ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска.
4. Выходные и нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период трудовых отношений.
5. Периоды временной нетрудоспособности.
6. Период отпуска по беременности и родам.
7. Время вынужденного прогула при незаконном увольнении с последующим восстановлением.
8. Отпуска без сохранения заработной платы в пределах 14 календарных дней за рабочий год.
9. Другие периоды, прямо предусмотренные статьей 121 ТК РФ.

Не включайте в отпускной стаж:

1. Время отсутствия работника без уважительных причин, включая прогул.
2. Отпуск по уходу за ребенком до достижения установленного возраста, если в это время сотрудник не работает на условиях, позволяющих формировать отпускной стаж.
3. Дни отпуска без сохранения заработной платы, превышающие 14 календарных дней в рабочем году.
4. Другие периоды, исключаемые на основании статьи 121 ТК РФ.

Исключаемые периоды не уничтожают уже накопленный отпускной стаж. Они сдвигают окончание рабочего года на соответствующее количество календарных дней. При увольнении до окончания рабочего года исключаемые дни уменьшают продолжительность стажа, принимаемого для расчета компенсации.

Почему нельзя просто посчитать календарные месяцы работы

Распространенная ошибка состоит в следующем расчете: август, сентябрь, октябрь и ноябрь считаются четырьмя месяцами только потому, что сотрудник работал в четырех календарных месяцах. Такой способ может случайно дать правильный результат, но методологически он неверен.

Например, сотрудник может быть принят 29 августа и уволен 2 ноября. Формально трудовые отношения затрагивают август, сентябрь, октябрь и ноябрь, однако это не означает наличие четырех месяцев отпускного стажа.

Всегда начинайте расчет от даты приема:

1. Выделите полные рабочие месяцы от даты приема до предшествующего числа следующего месяца.
2. Определите остаток в календарных днях.
3. Исключите периоды, не входящие в отпускной стаж.
4. Сравните оставшийся излишек с половиной месяца.
5. Округлите излишек по правилам пункта 35 Правил № 169.

Для сотрудника, принятого 8 августа, рабочие месяцы заканчиваются 7-го числа, а новые начинаются 8-го. Именно поэтому период с 8 августа по 7 ноября образует три полных месяца, а не часть августа, сентябрь, октябрь и часть ноября.

Как учитывать отпуск продолжительностью 36 дней

Перед применением общей формулы выясним, почему сотруднику установлено 36 календарных дней отпуска. Возможны разные основания:

1. Удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
2. Стандартный основной отпуск продолжительностью 28 дней и ежегодный дополнительный отпуск продолжительностью восемь дней.
3. Отпуск, установленный законом для конкретной категории работников.
4. Основной и дополнительный отпуска, предусмотренные трудовым или коллективным договором.
5. Дополнительный отпуск за работу в особых климатических условиях.
6. Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день.
7. Дополнительный отпуск за работу во вредных или опасных условиях труда.

Если все 36 дней ежегодного отпуска начисляются за один и тот же отпускной стаж, используйте общую формулу 36 / 12 × количество месяцев.

Если разные части отпуска имеют разные правила формирования стажа, рассчитайте их отдельно. Особенно внимательно учитывайте дополнительный отпуск за работу с вредными или опасными условиями труда. В стаж для такого отпуска включается только время, фактически отработанное в соответствующих условиях.

Например, сотруднику положены:

1. 28 календарных дней основного отпуска.
2. Восемь календарных дней дополнительного отпуска за вредные условия труда.

Если сотрудник часть рабочего периода фактически не работал во вредных условиях, нельзя автоматически начислить все 36 дней пропорционально общему отпускному стажу. Сначала рассчитайте компенсацию за основной отпуск, затем отдельно определите стаж для дополнительного отпуска и сложите полученные результаты.

Если восемь дополнительных дней предоставляются за ненормированный рабочий день или по локальному нормативному акту и для них не установлен специальный порядок стажа, обычно рассчитывайте их пропорционально общему отпускному стажу. При этом проверьте условия трудового и коллективного договора.

Формула 36 / 12 × 4 = 12 дней верна при условии, что все 36 календарных дней начисляются за общий отпускной стаж.

Когда работнику полагается полная, а не пропорциональная компенсация

В обычной ситуации сотруднику, отработавшему менее 11 месяцев, начисляйте компенсацию пропорционально отпускному стажу. Однако Правила № 169 предусматривают случаи выплаты полной компенсации.

Полную компенсацию за ежегодный отпуск выплачивают работнику, который отработал не менее 11 месяцев, засчитываемых в отпускной стаж, и не использовал соответствующий отпуск.

Кроме того, полная компенсация может полагаться работнику, который отработал от пяти с половиной до 11 месяцев и увольняется по отдельным основаниям, предусмотренным пунктом 28 Правил № 169. К таким основаниям относятся, в частности, ликвидация организации, сокращение штата, призыв на военную службу и признание работника непригодным к работе в установленном порядке.

Не применяйте это исключение автоматически ко всем работникам, отработавшим более пяти с половиной месяцев. При увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон компенсация за период менее 11 месяцев рассчитывается пропорционально.

В исходной ситуации отпускной стаж составляет четыре месяца. Поэтому даже при специальном основании увольнения условие о стаже от пяти с половиной месяцев не выполняется. Рассчитывайте пропорциональную компенсацию.

В актуальных релизах 1С:Зарплаты и управления персоналом 8 автоматизирован расчет полной компенсации для работников со стажем от пяти с половиной месяцев при выборе соответствующего основания увольнения. Поэтому указывайте основание прекращения трудового договора точно в соответствии с приказом и нормой ТК РФ.

Как определить денежную сумму компенсации

После определения количества дней рассчитайте сумму компенсации исходя из среднего дневного заработка:

Компенсация = количество неиспользованных дней отпуска × средний дневной заработок.

Для увольнений, оформляемых с 1 сентября 2025 года, применяйте Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24 апреля 2025 года № 540. Для увольнения в 2023 году применялось постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922.

Основной алгоритм расчета отпускной компенсации в рассматриваемой части не изменился. Если расчетный период отработан полностью, определите средний дневной заработок по формуле:

Средний дневной заработок = учитываемые выплаты / 12 / 29,3.

Если сотрудник отработал у работодателя менее 12 месяцев, учитывайте фактический период работы, входящий в установленный расчетный период.

Если один или несколько календарных месяцев отработаны не полностью либо из них исключались отдельные периоды, рассчитайте количество календарных дней в неполном месяце по формуле:

29,3 / количество календарных дней месяца × количество календарных дней, приходящихся на учитываемый период.

Затем определите средний дневной заработок:

Средний дневной заработок = учитываемые выплаты / сумма расчетных календарных дней.

Как отпуск за свой счет влияет на средний заработок

Не смешивайте два разных расчета:

1. Расчет отпускного стажа, от которого зависит количество дней компенсации.
2. Расчет среднего заработка, от которого зависит денежная стоимость одного дня.

Для отпускного стажа первые 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы в рабочем году учитываются. Только превышение исключается.

Для среднего заработка период освобождения от работы без оплаты исключается из расчетного периода полностью. Правило о включении первых 14 дней здесь не применяется.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации:

1. Для определения количества дней компенсации из 16 дней отпуска за свой счет исключите только два дня, если других неоплачиваемых отпусков не было.
2. Для расчета среднего дневного заработка исключите все дни отпуска без сохранения заработной платы с 15 по 30 ноября и начисления за этот период, если они отсутствуют.

Это два самостоятельных правила. Применение лимита в 14 дней при расчете среднего заработка приведет к ошибке.

Как определить расчетный период при увольнении 30 ноября

По общему правилу расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором рассчитывается средний заработок. Однако при увольнении в последний календарный день месяца в практике применяется подход, согласно которому месяц увольнения включается в расчетный период.

В рассматриваемом примере дата увольнения — 30 ноября, то есть последний календарный день ноября. Поэтому при расчете среднего заработка учитывайте ноябрь как неполностью отработанный месяц, исключив отпуск без сохранения заработной платы с 15 по 30 ноября.

Поскольку сотрудник принят 8 августа, расчет включает фактический период работы с 8 августа по 30 ноября. При отсутствии других исключаемых периодов определите условное количество календарных дней следующим образом:

1. Август: 29,3 / 31 × 24 календарных дня с 8 по 31 августа.
2. Сентябрь: 29,3 календарного дня, если месяц отработан полностью.
3. Октябрь: 29,3 календарного дня, если месяц отработан полностью.
4. Ноябрь: 29,3 / 30 × 14 календарных дней с 1 по 14 ноября.

В ноябрьском расчете не учитывайте период с 15 по 30 ноября, поскольку сотрудник был освобожден от работы без сохранения заработной платы.

Сложите расчетные дни, разделите на них сумму учитываемого заработка за соответствующий период и получите средний дневной заработок. Затем умножьте его на 12 дней компенсации.

Если применяемая конфигурация 1С определила другой расчетный период, расшифруйте средний заработок и проверьте дату увольнения, дату приема, регистрацию отпуска за свой счет и установленный в информационной базе порядок расчета.

Какие выплаты включать в средний заработок

В расчет среднего заработка включайте выплаты, предусмотренные действующей у работодателя системой оплаты труда. Рассмотрим основные виды начислений:

1. Оклад или тарифную ставку за фактически отработанное время.
2. Доплаты и надбавки, связанные с условиями труда, квалификацией, совмещением и объемом работы.
3. Районные коэффициенты и процентные надбавки.
4. Производственные премии, учитываемые по правилам расчета среднего заработка.
5. Другие выплаты, являющиеся частью системы оплаты труда.

Не включайте выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, например материальную помощь, компенсацию стоимости питания или проезда, если они не являются элементами заработной платы.

Исключите из расчетного периода время и начисленные за него суммы в случаях, предусмотренных Положением о среднем заработке. К таким периодам относятся, в частности:

1. Временная нетрудоспособность.
2. Отпуск по беременности и родам.
3. Ежегодный оплачиваемый отпуск.
4. Командировка с сохранением среднего заработка.
5. Отпуск без сохранения заработной платы.
6. Другие периоды освобождения от работы с полным, частичным сохранением оплаты или без оплаты.

Если расчетный период полностью состоит из исключаемых периодов и в нем нет учитываемого заработка, примените правила замены расчетного периода либо расчета из заработка, начисленного до его начала. Если отсутствует и такой заработок, определите средний заработок исходя из тарифной ставки или оклада по правилам действующего Положения.

Как оформить компенсацию в 1С:ЗУП

Рассмотрим подробнее оформление операции в 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 редакции 3.

Сначала убедитесь, что все кадровые события зарегистрированы до создания документа увольнения. Выполните действия в следующей последовательности:

1. Проверьте дату приема сотрудника и начало первого рабочего года.
2. Проверьте право на ежегодный отпуск продолжительностью 36 календарных дней.
3. Зарегистрируйте отсутствие с 15 по 30 ноября документом Отпуск без сохранения оплаты.
4. Убедитесь, что документ проведен и период отсутствия отражен в кадровом и расчетном учете.
5. Создайте документ Увольнение с датой увольнения 30 ноября.
6. Укажите точное основание прекращения трудового договора.
7. Перейдите на вкладку Компенсации отпуска.
8. Проверьте вид ежегодного отпуска, рабочий период и рассчитанное количество дней.
9. Проверьте расшифровку среднего заработка.
10. Рассчитайте документ и проанализируйте НДФЛ, страховые взносы и итоговую сумму к выплате.

При корректно введенных исходных данных программа должна учесть дату приема, дату увольнения, право на отпуск, использованные отпуска и исключаемые периоды.

Для контроля сформируйте отчет Справка по остаткам отпусков. В нем проверьте:

1. Рабочий год сотрудника.
2. Количество положенных дней отпуска.
3. Количество использованных дней.
4. Остаток перед увольнением.
5. Периоды, изменяющие границы рабочего года.

Также используйте отчеты по остаткам отпусков сотрудников и регистр накопления отпускных прав, доступный через стандартные отчеты и расшифровки программы.

Что проверить, если 1С рассчитала не 12 дней

Если программа рассчитала другое количество дней, не исправляйте результат вручную до выяснения причины. Разберем типичные источники расхождений.

1. Неправильно указана дата приема. Проверьте кадровый документ Прием на работу и историю кадровых изменений.
2. Неправильно установлено право на отпуск. Проверьте позицию штатного расписания, вид отпуска, количество дней и дату начала действия права.
3. Не проведен отпуск за свой счет. Если отсутствие отражено только табелем или ручным начислением, оно может не повлиять на отпускной стаж.
4. Были другие отпуска без сохранения зарплаты. Программа могла учесть превышение общего лимита в 14 календарных дней.
5. Ранее предоставлялся ежегодный отпуск. Использованные дни уменьшают компенсацию.
6. Введены начальные остатки отпусков. Проверьте документы переноса данных и ручные корректировки.
7. Рабочий год был сдвинут. Причиной могут быть отпуск по уходу за ребенком, длительный отпуск за свой счет, прогулы и другие исключаемые периоды.
8. Дополнительный отпуск имеет особый порядок стажа. Это особенно важно для отпуска за вредные условия труда.
9. Выбрано неправильное основание увольнения. Оно может влиять на применение правила о полной компенсации при стаже от пяти с половиной месяцев.
10. Используется устаревший релиз программы. Обновите конфигурацию, если в ней не реализованы актуальные правила расчета.

Откройте расшифровку дней компенсации непосредственно из документа Увольнение. Сопоставьте данные программы с ручным расчетом по каждому виду отпуска.

Если необходимо изменить количество дней вручную, сначала оформите служебный расчет или бухгалтерскую справку с обоснованием. Ручная корректировка без объяснения может скрыть ошибку в отпускных остатках и привести к неправильным расчетам при последующем восстановлении работника или корректировке увольнения.

Как оформить операцию в 1С:Бухгалтерии

Если зарплата рассчитывается в 1С:Бухгалтерии 8, используйте документ Увольнение в разделе кадрового учета. Возможности автоматического учета отпускных остатков зависят от настроек зарплатного учета и версии программы.

Проверьте, что до оформления увольнения введены:

1. Документ приема сотрудника.
2. Право на ежегодный отпуск продолжительностью 36 дней.
3. Отпуск без сохранения заработной платы.
4. Данные об использованных отпусках.
5. Все начисления, влияющие на средний заработок.

Если расширенный кадровый учет и расчет отпускных остатков ведется во внешней базе 1С:Зарплата и управление персоналом, выполняйте расчет увольнения в зарплатной базе, а в бухгалтерскую программу передавайте результаты синхронизацией.

Не рассчитывайте количество дней повторно в двух информационных базах. Определите одну систему, в которой ведутся кадровая история, рабочие годы и остатки отпусков. Иначе могут появиться расхождения между кадровым расчетом и бухгалтерскими проводками.

Какие начисления и удержания сформирует 1С

После расчета документа Увольнение программа должна определить:

1. Заработную плату за фактически отработанное время до начала отпуска без сохранения зарплаты.
2. Компенсацию за неиспользованный отпуск.
3. Другие выплаты при увольнении, если они предусмотрены.
4. НДФЛ с облагаемых выплат.
5. Страховые взносы.
6. Итоговую сумму к выплате.

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ в полном объеме. Освобождение, предусмотренное для отдельных компенсационных выплат при увольнении, на компенсацию неиспользованного отпуска не распространяется.

На сумму компенсации также начислите страховые взносы по общим правилам. Она прямо исключена из перечня необлагаемых компенсационных выплат, связанных с увольнением.

В актуальной версии 1С НДФЛ и страховые взносы рассчитываются автоматически. Проверьте, что начисление имеет назначение Компенсация отпуска и не заменено произвольным начислением с неправильными настройками налогообложения.

Если создается пользовательское начисление, проанализируйте его назначение, учет по НДФЛ, страховым взносам, налогу на прибыль и способ отражения в бухгалтерском учете. Однако для стандартной компенсации используйте типовое начисление программы.

Когда выплатить компенсацию

По статье 140 ТК РФ все суммы, причитающиеся сотруднику при прекращении трудового договора, выплатите в день увольнения.

В рассматриваемой ситуации сотрудник 30 ноября находится в отпуске без сохранения заработной платы и фактически не работает. Закон предусматривает, что если в день увольнения работник не работал, расчет необходимо произвести не позднее следующего дня после предъявления им требования.

Однако для снижения трудовых и финансовых рисков перечислите окончательный расчет 30 ноября, если банковские и организационные условия позволяют это сделать. Нахождение сотрудника в отпуске за свой счет не запрещает работодателю перечислить деньги на его банковский счет в дату увольнения.

В окончательный расчет включите:

1. Заработную плату за отработанное время.
2. Компенсацию за 12 календарных дней неиспользованного отпуска.
3. Другие причитающиеся выплаты.
4. Удержания, произведенные на законных основаниях.

Если между сторонами имеется спор о размере компенсации, в установленный срок выплатите неоспариваемую часть суммы. После разрешения разногласий доплатите остаток с учетом предусмотренной законодательством ответственности.

За задержку окончательного расчета работодатель обязан выплатить денежную компенсацию по статье 236 ТК РФ. Кроме того, возможна административная ответственность за нарушение трудового законодательства.

Нужно ли заявление работника на компенсацию

Не требуйте отдельное заявление на выплату компенсации за неиспользованный отпуск. При увольнении работодатель обязан начислить ее независимо от наличия заявления.

Заявление требуется для самого увольнения, если трудовой договор прекращается по инициативе работника, либо для отпуска с последующим увольнением. Однако обязанность выплатить денежную компенсацию возникает непосредственно из закона.

Оформите расчет на основании приказа о прекращении трудового договора, кадровых данных и сведений об отпускных остатках. При использовании унифицированных форм можно составить записку-расчет по форме № Т-61. Работодатель вправе применять собственную форму первичного документа, содержащую обязательные реквизиты.

Можно ли предоставить отпуск вместо выплаты компенсации

По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены с последующим увольнением, кроме случаев увольнения за виновные действия. Однако предоставление такого отпуска является правом работодателя, а не безусловной обязанностью, если иное не предусмотрено соглашением сторон или специальными нормами.

Не смешивайте отпуск без сохранения заработной платы и отпуск с последующим увольнением. В исходной ситуации сотрудник находится в неоплачиваемом отпуске с 15 по 30 ноября. Этот период не является использованием заработанного ежегодного оплачиваемого отпуска.

Следовательно, дни ежегодного отпуска не погашаются. На дату увольнения выплатите за них денежную компенсацию.

Если стороны решат заменить неоплачиваемый отпуск ежегодным оплачиваемым отпуском, потребуется отменить или исправить ранее оформленные кадровые документы, издать документы о предоставлении ежегодного отпуска и пересчитать дату увольнения либо порядок расчетов. Не изменяйте вид отпуска только в расчетной программе без соответствующего заявления и приказа.

Особенности срочных и сезонных трудовых договоров

Рассмотрим отдельные правила, если сотрудник принят по краткосрочному или сезонному трудовому договору.

Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, оплачиваемый отпуск или компенсация при увольнении предоставляется из расчета двух рабочих дней за месяц работы.

Для сезонных работников также применяется норма в два рабочих дня за каждый месяц работы.

В таких случаях не используйте автоматически формулу 28 / 12 или 36 / 12. Сначала определите вид трудового договора и специальную норму ТК РФ.

Компенсация, исчисленная в рабочих днях, оплачивается исходя из среднего дневного заработка, рассчитанного по рабочим дням календаря шестидневной рабочей недели. В 1С корректно укажите признак сезонной работы или краткосрочного договора, чтобы программа применила специальный алгоритм.

Если трудовой договор является обычным бессрочным или срочным на срок более двух месяцев и работа не относится к сезонной, применяйте общий расчет пропорционально продолжительности ежегодного отпуска.

Пример полного ручного расчета по исходным данным

Соберем все условия в одном примере:

1. Дата приема — 8 августа 2023 года.
2. Дата увольнения — 30 ноября 2023 года.
3. Отпуск без сохранения заработной платы — с 15 по 30 ноября 2023 года.
4. Других отпусков за свой счет в рабочем году не было.
5. Продолжительность ежегодного отпуска — 36 календарных дней.
6. Ежегодный отпуск до увольнения не использовался.
7. Все 36 дней начисляются за общий отпускной стаж.

Разберем расчет:

1. С 8 августа по 7 сентября засчитайте первый полный месяц.
2. С 8 сентября по 7 октября засчитайте второй полный месяц.
3. С 8 октября по 7 ноября засчитайте третий полный месяц.
4. Период с 8 по 30 ноября составляет 23 календарных дня.
5. Отпуск за свой счет составляет 16 календарных дней.
6. В пределах годового лимита 14 дней включите в отпускной стаж.
7. Два дня, превышающие лимит, исключите.
8. В остатке отпускного стажа остается 21 календарный день.
9. Поскольку остаток составляет не менее половины месяца, округлите его до полного месяца.
10. Общий отпускной стаж составит четыре месяца.
11. За каждый месяц при отпуске 36 дней начисляется три дня: 36 / 12 = 3.
12. За четыре месяца начисляется 12 дней: 3 × 4 = 12.

Итог: сотруднику положена денежная компенсация за 12 календарных дней неиспользованного отпуска.

Денежную сумму определите умножением среднего дневного заработка на 12. Из среднего заработка исключите весь период отпуска без сохранения зарплаты с 15 по 30 ноября, несмотря на то что первые 14 дней этого отпуска включаются в отпускной стаж.

Пример при стандартном отпуске продолжительностью 28 дней

Сохраним те же даты, но предположим, что сотруднику положен стандартный ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Отпускной стаж также составит четыре месяца. Рассчитаем дни:

28 / 12 × 4 = 9,333333 календарного дня.

Начислите компенсацию за полученное дробное количество дней. Если локальным актом предусмотрено округление, выполните его в пользу работника.

Не используйте сокращенный показатель 2,33 дня за месяц с последующим умножением без контроля точности. Формула 2,33 × 4 дает 9,32 дня, тогда как точный расчет 28 / 12 × 4 дает 9,333333 дня. Используйте полную точность и округляйте только итоговую денежную сумму по правилам расчетов.

Пример, когда четвертый месяц не возникает

Предположим, что до ноябрьского отпуска сотрудник уже использовал 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы.

Тогда весь период с 15 по 30 ноября исключается из отпускного стажа. После трех полных месяцев в стаже останутся только семь календарных дней с 8 по 14 ноября.

Семь дней составляют менее половины месяца, поэтому не округляйте их до полного месяца.

Отпускной стаж составит три месяца:

36 / 12 × 3 = 9 календарных дней.

Именно поэтому перед расчетом необходимо получить полную историю неоплачиваемых отпусков за рабочий год.

Типичные ошибки работодателя

Рассмотрим распространенные ошибки, которые приводят к неправильной компенсации.

1. Отказ в компенсации из-за отсутствия шести месяцев стажа. Шесть месяцев относятся к использованию отпуска, а не к компенсации при увольнении.
2. Подсчет календарных месяцев вместо рабочих. Месяцы отсчитывайте от даты приема сотрудника.
3. Исключение всего отпуска за свой счет из отпускного стажа. В общем отпускном стаже учитываются до 14 календарных дней за рабочий год.
4. Включение в стаж всех неоплачиваемых отпусков продолжительностью до 14 дней каждый. Лимит применяется суммарно за рабочий год.
5. Применение лимита 14 дней при расчете среднего заработка. Для среднего заработка весь неоплачиваемый отпуск является исключаемым периодом.
6. Округление дробных дней по математическим правилам. Закон не требует округления, а добровольное округление выполняйте в пользу работника.
7. Автоматический расчет всех 36 дней по одному стажу. Для отдельных дополнительных отпусков могут действовать специальные правила.
8. Ручное изменение результата в 1С без исправления исходных данных. Сначала найдите ошибку в кадровой истории или настройках права на отпуск.
9. Неначисление НДФЛ и страховых взносов. Компенсация облагается ими по общим правилам.
10. Перенос выплаты на обычный день зарплаты. Окончательный расчет произведите в сроки, установленные для увольнения.

Что проверить перед проведением документа увольнения

Используем итоговый контрольный алгоритм:

1. Проверьте дату приема и дату увольнения.
2. Установите первый день рабочего года.
3. Определите продолжительность ежегодного основного и каждого дополнительного отпуска.
4. Выясните, одинаковый ли отпускной стаж применяется ко всем видам отпуска.
5. Соберите все периоды отсутствия с начала рабочего года.
6. Отдельно подсчитайте общую продолжительность отпусков без сохранения заработной платы.
7. Включите в основной отпускной стаж не более 14 календарных дней таких отпусков.
8. Исключите превышение и другие периоды, не входящие в стаж.
9. Определите полные рабочие месяцы.
10. Округлите остаток менее 15 дней в меньшую сторону, а остаток от 15 дней — до полного месяца.
11. Рассчитайте заработанные дни по каждому виду отпуска.
12. Вычтите ранее использованные дни.
13. Проверьте расчет среднего заработка.
14. Исключите весь период отпуска без сохранения зарплаты из расчета среднего заработка.
15. Начислите НДФЛ и страховые взносы.
16. Выплатите окончательный расчет в установленный срок.

Окончательный вывод

Работнику, отработавшему менее шести месяцев, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении положена. Шестимесячный срок, предусмотренный статьей 122 ТК РФ, регулирует право использовать отпуск во время работы и не отменяет обязанность работодателя компенсировать заработанные дни при прекращении трудового договора.

Для сотрудника, принятого 8 августа 2023 года и увольняемого 30 ноября 2023 года, определите три полных рабочих месяца и остаток с 8 по 30 ноября.

Отпуск без сохранения заработной платы с 15 по 30 ноября продолжается 16 календарных дней. Если других неоплачиваемых отпусков в рабочем году не было, 14 дней включите в отпускной стаж, а два дня исключите. После исключения останется 21 календарный день, который округляется до полного месяца.

Общий отпускной стаж составит четыре месяца. При ежегодном отпуске продолжительностью 36 календарных дней рассчитайте компенсацию следующим образом:

36 / 12 × 4 = 12 календарных дней.

В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 сначала зарегистрируйте документ Отпуск без сохранения оплаты, затем создайте документ Увольнение и проверьте вкладку Компенсации отпуска. Для контроля используйте отчет Справка по остаткам отпусков и расшифровку среднего заработка.

При расчете денежной суммы не забудьте, что весь отпуск без сохранения заработной платы исключается из расчетного периода среднего заработка. Начислите на компенсацию НДФЛ и страховые взносы и включите ее в окончательный расчет с работником.

Информация носит справочный характер