В практике бухгалтера нередко возникают ситуации, когда сотрудники увольняются, не проработав в организации и пары месяцев. Особенно часто с этим сталкиваются новые или реорганизованные учреждения. В таких случаях возникает закономерный вопрос: положена ли им компенсация за неиспользованный отпуск? Если да, то как её правильно рассчитать, какими налогами обложить и как без ошибок отразить в отчетности, особенно если выплата была произведена с опозданием? Разберем все нюансы этой процедуры подробно и по шагам.
Прежде всего определимся, положена ли выплата сотрудникам с минимальным стажем. Ответ однозначный: да, положена. Законодательство РФ гарантирует право на компенсацию неиспользованного отпуска всем увольняемым работникам, независимо от срока их работы в организации, если они накопили хотя бы один день отпускного стажа.
Проанализируем порядок расчета дней отпуска, подлежащих компенсации. Для этого мы должны руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169), которые продолжают действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Согласно пункту 35 этих Правил, при подсчете стажа работы, дающего право на компенсацию за отпуск при увольнении, применяется так называемое правило 15 дней:
Важная деталь: половина месяца для целей расчета компенсации всегда принимается равной 15 календарным дням, независимо от фактического количества дней в конкретном месяце (будь то 28, 30 или 31 день). Кроме того, отпускной стаж считается не в календарных месяцах года, а в рабочих месяцах конкретного сотрудника — со дня его приема на работу.
Если сотрудник имеет стандартный отпуск продолжительностью 28 календарных дней, то за каждый полный месяц работы ему полагается:
ДнейОтпускаЗаМесяц = 28 / 12 = 2.33 дня
Рассмотрим, как округлять дробное количество дней. Законодательство не обязывает работодателя округлять полученные 2.33 или 4.67 дня до целых чисел. Однако, если в вашей организации принято решение производить округление, делать это можно исключительно в пользу работника. Например, 4.67 дня округляются до 5 дней, но никак не до 4.
Посмотрим на практические примеры расчета стажа для сотрудников из нашего обсуждения:
2.33 дня отпуска.2 * 2.33 = 4.67 дня отпуска (или 5 дней при округлении в пользу сотрудника).Выясним очень важный момент касательно сроков выплаты. В практической работе бухгалтеры иногда руководствуются ошибочным мнением о том, что перечислить деньги уволенному сотруднику можно на следующий день после его ухода. Это грубое нарушение трудового законодательства.
В соответствии со статьей 140 ТК РФ, все суммы, причитающиеся работнику (включая заработную плату за отработанное время и компенсацию за неиспользованный отпуск), должны быть выплачены непосредственно в день его увольнения (то есть в его последний рабочий день). Исключение предусмотрено только для случаев, когда сотрудник в день увольнения фактически не работал — тогда расчет производится не позднее следующего дня после предъявления им требования о выплате.
Если по какой-то причине расчет при увольнении не был выплачен вовремя, работодатель автоматически попадает под действие статьи 236 ТК РФ. В этом случае организация обязана выплатить сотруднику задержанные суммы с учетом процентов (денежной компенсации).
Проанализируем ключевые правила начисления процентов за задержку выплат:
Рассмотрим условный пример расчета процентов:
СуммаЗадолженности = 15000.00; // Сумма чистыми к выдаче
КлючеваяСтавка = 0.16; // Например, 16%
ДнейЗадержки = 10;
ПроцентыЗаЗадержку = СуммаЗадолженности * (КлючеваяСтавка / 150) * ДнейЗадержки;
// 15000 * (0.16 / 150) * 10 = 160 рублей.
Важный нюанс для налогового учета: сумма процентов за задержку выплаты зарплаты и компенсации при увольнении, начисленная по статье 236 ТК РФ, освобождена от НДФЛ и страховых взносов. Отражать эти проценты в расчете 6-НДФЛ не требуется.
Сама сумма компенсации за неиспользованный отпуск облагается налогами в стандартном порядке:
Правила исчисления и уплаты НДФЛ кардинально изменились. Дата фактического получения дохода в виде компенсации за неиспользованный отпуск определяется исключительно как день её фактической выплаты (перечисления на банковскую карту или выдачи из кассы).
Разберем ситуацию, когда сотрудники уволились в марте (первый квартал) и апреле (второй квартал), но фактически расчет с ними производится только в мае (второй квартал). Как правильно заполнить 6-НДФЛ, чтобы избежать штрафов?
Поскольку фактическая выплата дохода по всем уволенным сотрудникам произошла в мае, этот доход и удержанный с него НДФЛ относятся строго ко второму кварталу (отчету за полугодие). Подавать уточненный расчет 6-НДФЛ за первый квартал из-за мартовского сотрудника не нужно, так как в марте доход физически не выплачивался, и налоговой базы не возникло.
При заполнении 6-НДФЛ за полугодие учитывайте новые сроки уплаты налога и подачи уведомлений в рамках ЕНС:
Для того чтобы избежать административных штрафов со стороны трудовой инспекции (которые по ст. 5.27 КоАП РФ могут составить до 50 000 рублей на юридическое лицо), выполните следующие действия: