Проанализируем ситуацию: организация на ОСНО ведет розничную торговлю, отражает продажи через кассу и ежедневно получает от банка выручку по операциям эквайринга. При очередной сверке обнаружено, что по одной продаже на сумму 800 рублей деньги на расчетный счет не поступили. Банк пояснил, что в кассовой системе была указана оплата «безналичными», а не банковской картой, поэтому данная операция якобы не относится к эквайринговому зачислению.
Не будем сразу списывать 800 рублей в расходы. Сначала выясним, состоялась ли реальная оплата, кто должен перечислить деньги и на каком счете эта сумма отражена в бухгалтерском учете. От этого зависит правильная проводка.
Главная особенность рассматриваемой ситуации заключается в том, что отсутствие зачисления на расчетный счет еще не означает недостачу по счету 51. Если банк не списывал 800 рублей с расчетного счета и эта сумма вообще не отражалась в банковской выписке, проводка Дебет 94 Кредит 51, предложенная в обсуждении, в большинстве случаев будет некорректной. На счете 51 учитываем только фактические операции по банковской выписке.
Сначала разделим три разных источника информации, которые могут не совпадать между собой:
Фискальный чек, сформированный контрольно-кассовой техникой.
Документ продажи и вид оплаты, зарегистрированные в 1С.
Операция, фактически проведенная через банковский терминал или другой платежный сервис.
В фискальном чеке термин «безналичными» используется в широком смысле. Он может обозначать не только оплату банковской картой через классический эквайринговый терминал, но и оплату через СБП, QR-код, банковский перевод, платежную ссылку или иной способ без использования наличных денег.
При этом для перечисления денег по договору эквайринга недостаточно указать в кассе, что продажа оплачена безналично. Должна существовать отдельная банковская операция: терминал должен передать запрос банку, получить успешную авторизацию, сформировать сведения об операции и включить ее в реестр эквайринга.
Поэтому фискальный чек с суммой 800 рублей в строке «безналичными» сам по себе не доказывает, что банк принял оплату по карте. Он подтверждает, что кассовая программа зарегистрировала соответствующий способ расчета.
Рассмотрим подробнее возможные причины расхождения:
Кассир выбрал в кассовой программе безналичный вид оплаты, но фактически не провел карту через терминал.
Карта была приложена к терминалу, но операция получила отказ, была отменена или автоматически сторнирована.
Оплата была проведена через СБП, QR-код или другого платежного оператора, поэтому деньги нужно искать не в отчете классического эквайринга.
В 1С был выбран неправильный вид оплаты, не связанный с конкретным эквайринговым терминалом и договором с банком.
Терминал подтвердил оплату, но операция не попала в итоговый банковский реестр из-за технической ошибки.
Банк удержал сумму из-за возврата, отмены, претензии покупателя, корректировки или другой операции.
Дата банковского зачисления сдвинулась из-за времени закрытия терминальной смены, выходных дней или предусмотренного договором срока расчетов.
Сумма поступила в составе другого платежа, но при автоматической загрузке выписки была неправильно сопоставлена с документами 1С.
Формулировки сотрудника технической поддержки недостаточно для бухгалтерского списания. Нам необходимо получить информацию о конкретной операции и документально установить ее результат.
Счет 51 предназначен для учета денежных средств, которые фактически находятся на расчетных счетах организации. Его остаток подтверждаем банковской выпиской.
Если по выписке банк не зачислил 800 рублей, но и не списывал их, недостачи на счете 51 нет. Следовательно, проводка:
Дебет 94 Кредит 51 — 800 рублей
не соответствует содержанию операции. Такая запись искусственно уменьшит остаток расчетного счета и приведет к расхождению между бухгалтерским учетом и банковской выпиской.
При эквайринге ожидаемую выручку обычно отражаем на счете 57 «Переводы в пути». В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия для расчетов по банковским картам обычно применяется субсчет 57.03 «Продажи по платежным картам».
В других конфигурациях или при измененном рабочем плане счетов могут использоваться счет 57.01, отдельный субсчет счета 76 либо другой счет расчетов. Поэтому сначала посмотрим, где именно программа сформировала задолженность по спорной продаже.
При обычной розничной продаже, оплаченной банковской картой, типовая схема выглядит следующим образом.
При отражении выручки формируется запись:
Дебет 57.03 Кредит 90.01 — отражена розничная выручка, оплаченная банковской картой.
Одновременно организация отражает себестоимость проданных товаров и начисляет НДС в общем порядке.
После поступления денег от банка формируются записи:
Дебет 51 Кредит 57.03 — зачислена на расчетный счет сумма за вычетом комиссии.
Дебет 91.02 Кредит 57.03 — отражена комиссия банка-эквайера.
Например, покупатель оплатил картой 800 рублей, а комиссия банка составляет 2 процента, то есть 16 рублей. В этом случае в учете могут быть отражены следующие суммы:
Дебет 57.03 Кредит 90.01 — 800 рублей.
Дебет 51 Кредит 57.03 — 784 рубля.
Дебет 91.02 Кредит 57.03 — 16 рублей.
После отражения банковского зачисления остаток по этой операции на счете 57.03 должен закрыться.
Если банк не перечислил деньги и комиссия также не отражалась, на счете 57.03 может остаться дебетовое сальдо 800 рублей. Это сальдо показывает не недостачу на расчетном счете, а сумму, которая по данным учета должна находиться в пути или должна быть получена от платежного оператора.
Именно остаток по счету 57.03, а не счет 51, следует анализировать в первую очередь.
Разберем по шагам, какие объекты 1С необходимо проверить. Названия документов могут немного отличаться в зависимости от используемой конфигурации и ее версии.
Откроем кассовый чек или документ Розничная продажа (чек), если он сохраняется в информационной базе.
Проверим сумму продажи, дату, время, номер кассовой смены и выбранный вид оплаты.
Откроем документ Отчет о розничных продажах, в который вошел спорный чек.
Посмотрим раздел с безналичными оплатами и определим, на какой счет отнесены 800 рублей.
Проверим справочник Виды оплат организаций или аналогичный справочник, используемый в конкретной конфигурации.
Установим, связан ли выбранный вид оплаты с конкретным элементом справочника Эквайринговые терминалы, банком, договором и счетом 57.03.
Проверим документ Операция по платежной карте, если продажи по картам отражаются через него.
Откроем документ Поступление на расчетный счет, которым зарегистрировано зачисление эквайринговой выручки.
Проверим вид операции банковского документа. В типовой конфигурации может использоваться вид «Поступления по платежным картам и банковским кредитам».
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 57.03 с детализацией по дням, документам, договорам, банкам и эквайринговым терминалам.
Сформируем Карточку счета 57.03 и найдем документ, после которого осталось незакрытое сальдо 800 рублей.
При необходимости используем отчет Анализ субконто, чтобы сопоставить платежи по банку, договору и терминалу.
Посмотрим на особенно важный признак. Если в документе продажи выбран обычный вид оплаты «Безналичная», не связанный с эквайринговым терминалом, программа могла отразить сумму не на счете 57.03, а на другом счете расчетов. В некоторых настройках такая оплата может обозначать перевод покупателя на расчетный счет, СБП или произвольный безналичный расчет.
В этом случае банк-эквайер действительно не обязан перечислять деньги только потому, что в кассовом чеке указана безналичная форма расчета. Необходимо определить, какой фактический способ оплаты использовал покупатель.
Для подтверждения карточной оплаты найдем документ или запись, сформированную банковским терминалом. В зависимости от оборудования это может быть терминальный чек, электронный журнал терминала, отчет о закрытии смены, реестр операций или запись в личном кабинете эквайринга.
Проверим следующие реквизиты:
Дату и точное время операции.
Сумму 800 рублей.
Идентификатор терминала.
Идентификатор торговой точки.
Статус операции.
Код авторизации.
Номер операции или RRN.
Наличие последующей отмены или сторнирования.
Попадание операции в итоговый реестр закрытой терминальной смены.
Если имеется успешная операция с кодом авторизации и она вошла в банковский реестр, потребуем от банка объяснить причину незачисления. До разрешения претензии не будем признавать сумму окончательной потерей.
Если терминального документа нет, а в журнале терминала операция отсутствует, вероятнее всего, кассовая программа зарегистрировала безналичную оплату без фактического проведения карты.
Если операция имеет статус «отказ», «отмена», «реверс» или другой неуспешный статус, покупатель, скорее всего, не перечислил деньги. Тогда задолженность банка отсутствует, и нам придется устанавливать обстоятельства работы кассира и возможность взыскания суммы с покупателя или ответственного работника.
Направим банку письменный запрос или претензию. Не ограничимся вопросом «Куда пропали деньги?». Укажем точные параметры операции и попросим банк ответить по существу.
В запросе попросим сообщить:
Зарегистрирована ли операция на сумму 800 рублей в процессинге банка.
Каков ее окончательный статус.
Присвоены ли ей код авторизации и RRN.
Вошла ли операция в реестр эквайринга.
Проводилась ли отмена, сторнирование, возврат или корректировка.
Какой платежный канал использовался.
Должна ли сумма перечисляться по действующему договору эквайринга.
По какой причине деньги не были зачислены на расчетный счет.
На основании какого пункта договора банк отказывает в перечислении.
Какими документами подтверждается позиция банка.
Ответ банка должен позволять однозначно установить судьбу операции. Формулировка «оплата была безналичной, а не картой» без указания статуса, номера операции и платежного канала не решает бухгалтерский вопрос.
Требовать именно бумажный ответ с круглой печатью необязательно. Официальный ответ может быть предоставлен на бумаге, в виде подписанного электронного документа либо через защищенный канал дистанционного банковского обслуживания, если такой способ предусмотрен договором и позволяет определить отправителя.
Для бухгалтерского досье желательно получить документ с датой, номером обращения, реквизитами банка, изложением результатов проверки и подписью уполномоченного лица либо электронной подписью. Печать нужна только в том случае, если банк использует ее по своим правилам. Само отсутствие печати не делает официальный документ недействительным.
Переписку в чате также сохраним. Она может подтверждать ход обращения, но для окончательного списания запросим отдельный официальный ответ или выгрузку обращения, позволяющую надежно идентифицировать банк и содержание его позиции.
Если банк подтвердил, что карточная операция успешно проведена, не будем списывать 800 рублей в расходы. Оставим сумму на счете 57.03 либо перенесем ее на отдельный счет претензий к банку.
Если ожидаем обычное зачисление в ближайшее время, сумму можно оставить на счете 57.03. После получения денег отразим:
Дебет 51 Кредит 57.03 — поступила эквайринговая выручка.
Если банк отказался перечислить деньги и организация направила официальную претензию, для наглядного учета можно перенести сумму на счет 76, открыв отдельный субсчет «Расчеты по претензиям»:
Дебет 76, субсчет расчетов по претензиям, Кредит 57.03 — 800 рублей.
После удовлетворения претензии отразим:
Дебет 51 Кредит 76 — 800 рублей.
Конкретный субсчет закрепим в рабочем плане счетов и учетной политике. К счету 76 организуем аналитику по банку, договору эквайринга, номеру претензии и спорной операции.
Не будем признавать задолженность банка безнадежной только на основании первого отрицательного ответа. Направим претензию в порядке, предусмотренном договором, и оценим возможность дальнейшего взыскания.
Если покупатель действительно оплатил товар, но использовал не банковскую карту, а СБП, QR-код, платежную ссылку или иной сервис, определим организацию, которая должна перечислить деньги.
В этом случае задолженность ошибочно отражена как эквайринговая. Перенесем ее со счета 57.03 на счет расчетов с фактическим платежным оператором. Например:
Дебет 76 Кредит 57.03 — 800 рублей.
После поступления денег от соответствующего оператора отразим:
Дебет 51 Кредит 76 — 800 рублей.
Если учетной политикой для платежей через СБП или другого оператора предусмотрен отдельный субсчет счета 57, используем этот субсчет вместо счета 76.
В 1С исправим не только проводку, но и настройки вида оплаты. Создадим или скорректируем отдельный элемент справочника Виды оплат организаций, укажем платежный канал, договор, счет расчетов и применяемую комиссию.
Не будем объединять в одном виде оплаты банковские карты, СБП, переводы на расчетный счет и подарочные сертификаты. Раздельные виды оплаты помогут автоматически сопоставлять кассовые отчеты с банковскими реестрами.
Если покупатель оплатил покупку переводом по реквизитам организации, проверим полную банковскую выписку, а не только реестр эквайринга. Поступление могло быть отражено как обычный платеж от физического лица.
Найдем платеж по сумме, дате, назначению и данным плательщика. Если платеж найден, правильно сопоставим его с продажей и закроем расчеты.
При необходимости перенесем сумму со счета 57.03 на счет 62 или 76:
Дебет 62 или 76 Кредит 57.03 — исправлена классификация задолженности.
После этого зачтем фактическое поступление по банковской выписке:
Дебет 51 Кредит 62 или 76 — отражен перевод покупателя.
Выбор между счетами 62 и 76 зависит от принятой схемы учета и возможности идентифицировать конкретного покупателя.
Предположим, что покупатель получил товар, кассир сформировал чек с безналичной оплатой, но не провел карту через терминал. Банк в такой ситуации ничего не должен, поскольку банковской операции не было.
Проведем внутреннюю проверку. Запросим объяснение кассира, сопоставим время кассового чека с журналом терминала, изучим сведения о смене и установим обстоятельства передачи товара.
Не будем автоматически возлагать ущерб на работника. Для материальной ответственности необходимо подтвердить наличие прямого действительного ущерба, противоправность действий или бездействия работника, его вину и причинную связь между действиями и ущербом.
Если по результатам проверки вина работника установлена и имеются правовые основания для взыскания, возможна следующая схема бухгалтерских записей:
Дебет 94 Кредит 57.03 — 800 рублей, выявлена недостача ожидаемых денежных средств.
Дебет 73.02 Кредит 94 — 800 рублей, сумма отнесена на виновное лицо.
После добровольного внесения денег работником отразим:
Дебет 50 или 51 Кредит 73.02 — 800 рублей.
При удержании из заработной платы может применяться запись:
Дебет 70 Кредит 73.02 — удержана сумма ущерба.
Удержание из заработной платы оформим только с соблюдением требований трудового законодательства. Проверим сроки издания распоряжения, размер возможного удержания, наличие согласия работника и отсутствие спора о сумме и основаниях ответственности. При наличии спора вопрос взыскания может решаться в судебном порядке.
Не будем заменять расследование одной бухгалтерской проводкой. Основанием для отражения задолженности работника должны быть документы, подтверждающие результат проверки и решение руководителя.
Если банк не подтверждает операцию, другого платежного оператора нет, покупателя идентифицировать невозможно, а вина конкретного работника не установлена, организация может признать сумму потерей в бухгалтерском учете.
Сначала проведем инвентаризацию и документально подтвердим расхождение. После утверждения результатов инвентаризации возможны записи:
Дебет 94 Кредит 57.03 — 800 рублей, выявлена недостача денежных средств в пути.
Дебет 91.02 Кредит 94 — 800 рублей, недостача списана на прочие расходы.
Эта схема соответствует экономическому содержанию ситуации лучше, чем запись Дебет 94 Кредит 51, поскольку спорная сумма до проверки числилась на счете 57.03, а не на расчетном счете.
Если в применяемой схеме учета сумма отражена не на счете 57.03, а на счете 62 или 76, кредитуем тот счет, на котором фактически числится неподтвержденный актив. Не будем выбирать корреспондирующий счет только по названию операции — сначала посмотрим проводки исходного документа.
Возможна ситуация, когда кассовый чек показывает безналичную оплату, но бухгалтерский документ сформировал другие проводки либо документ продажи не был корректно загружен в бухгалтерскую базу.
В этом случае сначала установим, отражена ли выручка и на каком счете числится оплата. Сформируем карточки счетов 50, 51, 57, 62, 73, 76 и 90 за дату операции.
Если выручка отражена, но дебиторская задолженность или перевод в пути не зарегистрированы, исправим исходные документы или внесем корректирующую запись. Не будем создавать проводку Дебет 94 Кредит 51 только для того, чтобы формально получить расход 800 рублей.
Если ошибка возникла из-за неправильного вида оплаты, исправим документ продажи в соответствии с правилами исправления бухгалтерских ошибок и правилами работы с закрытым периодом.
Если период открыт и отчетность еще не составлена, обычно исправляем ошибку в месяце ее обнаружения либо корректируем исходный документ допустимым способом.
Если ошибка относится к прошлому отчетному году, применим порядок, установленный ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности». Порядок исправления зависит от существенности ошибки, даты обнаружения и того, утверждена ли бухгалтерская отчетность.
Для суммы 800 рублей ошибка, вероятнее всего, будет несущественной, но критерий существенности организация должна установить в учетной политике. Нельзя признавать ошибку несущественной только потому, что сумма кажется небольшой без учета показателей конкретной организации.
Рассмотрим подробнее, какую инвентаризацию следует провести. Здесь речь идет не только о пересчете наличных денег в кассе. Необходимо проверить безналичные денежные средства, переводы в пути и расчеты с банком или платежным оператором.
В 2026 году инвентаризацию проводим с учетом требований ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Состав и формы документов организация может определить самостоятельно, закрепив их во внутренних документах, если обязательная унифицированная форма для конкретного случая не установлена.
Разберем по шагам:
Издадим приказ о проведении инвентаризации расчетов и денежных средств в пути.
Укажем основание: расхождение между кассовым отчетом, данными бухгалтерского учета и реестром банка-эквайера.
Определим состав комиссии и дату проверки.
Сопоставим фискальный чек, отчет о розничных продажах, документы 1С, журнал терминала, банковский реестр и банковскую выписку.
Зафиксируем, на каком бухгалтерском счете отражена сумма 800 рублей.
Получим объяснения ответственных работников.
Приложим официальный ответ банка и переписку по претензии.
Составим акт с описанием причины расхождения и выводом комиссии.
Определим, существует ли задолженность банка, другого оператора, покупателя или работника.
Передадим результаты руководителю для утверждения.
Если комиссия установит, что деньги должна перечислить другая организация, недостачу не признаем. Отразим дебиторскую задолженность соответствующего контрагента.
Если комиссия установит, что оплата не состоялась и взыскать сумму не с кого, оформим решение о списании на прочие расходы.
Для бухгалтерского списания сформируем комплект подтверждающих документов. Одного устного ответа технической поддержки недостаточно.
В комплект целесообразно включить:
Приказ о проведении инвентаризации.
Акт инвентаризации или акт сверки спорной операции.
Фискальный чек и отчет о закрытии кассовой смены.
Документ Отчет о розничных продажах или другой документ, которым отражена продажа.
Карточку счета 57.03 либо другого счета, на котором числится сумма.
Банковскую выписку.
Реестр операций эквайринга за соответствующий день.
Журнал или отчет банковского терминала.
Письменный запрос в банк.
Официальный ответ банка.
Объяснительную записку кассира или другого ответственного работника.
Заключение комиссии о причине расхождения.
Бухгалтерскую справку с обоснованием проводок.
Приказ руководителя об утверждении результатов и способе урегулирования суммы.
В приказе руководителя укажем сумму, дату операции, результаты обращения в банк, вывод комиссии, наличие или отсутствие виновного лица и принятое решение: продолжить взыскание, отнести сумму на работника либо списать в расходы.
После документального оформления внесем записи в 1С. Не будем начинать с документа Операция, введенная вручную, пока не определим причину расхождения. Ручная операция исправит остаток по счету, но может скрыть ошибку в настройках видов оплаты и привести к повторению проблемы.
Сначала проверим возможность корректного отражения через специализированные документы:
Розничная продажа (чек).
Отчет о розничных продажах.
Операция по платежной карте.
Поступление на расчетный счет.
Корректировка долга, если необходимо перенести задолженность между объектами расчетов и такая операция соответствует назначению документа.
Если типовые документы не позволяют сформировать необходимую корреспонденцию, используем Операция, введенная вручную на основании бухгалтерской справки.
Для варианта со списанием на расходы укажем:
Дебет 94 Кредит 57.03 — 800 рублей.
Затем отразим:
Дебет 91.02 Кредит 94 — 800 рублей.
В аналитике счета 91.02 выберем или создадим статью прочих расходов, например «Списание неподтвержденной безналичной оплаты».
В наименовании статьи не будем использовать расплывчатое обозначение «Прочие расходы». Укажем содержание операции так, чтобы его можно было понять при последующей проверке.
К ручной операции прикрепим бухгалтерскую справку, приказ руководителя, акт комиссии и ответ банка, если используемая версия 1С поддерживает присоединение файлов.
Списание суммы в бухгалтерском учете не означает, что ее автоматически можно учесть при расчете налога на прибыль.
Для признания расхода в налоговом учете он должен быть экономически обоснован, документально подтвержден и соответствовать требованиям Налогового кодекса.
В Налоговом кодексе предусмотрена возможность учета потерь от недостач и хищений при отсутствии виновных лиц, однако отсутствие виновного лица в предусмотренных случаях должно быть подтверждено документом уполномоченного государственного органа.
В рассматриваемой ситуации письмо банка о том, что карточная операция отсутствует, само по себе не подтверждает отсутствие виновного лица в смысле соответствующей нормы Налогового кодекса. Оно подтверждает только результат проверки банковской операции.
Кроме того, спорная сумма представляет собой не недостачу товара на складе, а неполученную оплату за переданный товар. Поэтому признание ее налоговым расходом по основанию, предусмотренному для недостач материальных ценностей, может вызвать спор с налоговым органом.
Если организация не обращалась в правоохранительные органы, не получила документ об отсутствии установленного виновного лица и не имеет другого бесспорного основания, безопаснее не учитывать 800 рублей в расходах по налогу на прибыль.
В 1С для статьи прочих расходов установим, что расход не принимается к налоговому учету, либо отразим нулевую сумму по налоговому учету. В результате между бухгалтерским и налоговым учетом возникнет постоянная разница.
Организация, применяющая ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», отразит соответствующий постоянный налоговый расход в порядке, предусмотренном настройками программы и учетной политикой.
Если подтверждено, что банк или другой платежный оператор должен организации 800 рублей, сумма является дебиторской задолженностью. Списать ее как безнадежный долг для налога на прибыль можно только при наличии оснований, предусмотренных Налоговым кодексом.
К таким основаниям могут относиться истечение срока исковой давности, прекращение обязательства вследствие невозможности исполнения, ликвидация должника или наличие соответствующего акта государственного органа. Обычный отказ банка по претензии не превращает задолженность в безнадежную автоматически.
Поэтому не будем списывать задолженность банка в налоговые расходы сразу после получения отрицательного ответа. Сначала оценим договор, доказательства проведения операции, порядок претензионной работы и перспективу взыскания.
Если задолженность в дальнейшем действительно приобретет признаки безнадежной, оформим ее списание отдельным решением и учтем правила формирования резерва по сомнительным долгам, если организация создает такой резерв.
Организация применяет ОСНО, поэтому отдельно рассмотрим НДС. Если товар передан покупателю и продажа состоялась, отсутствие оплаты не отменяет реализацию.
Выручку и НДС не уменьшаем только потому, что кассир не получил подтверждение терминала или банк не перечислил деньги. Списание 800 рублей на счет 91.02 также не является основанием для сторнирования выручки и НДС.
Иной порядок возможен, если выяснится, что продажа была фактически отменена, товар возвращен, кассовый чек оформлен ошибочно либо требуется корректировка расчета по правилам применения ККТ. Тогда отдельно проверим фактическое движение товара и основания для исправления фискальных документов.
Не будем оформлять чек коррекции только ради устранения расхождения между отчетом кассы и банком. Сначала установим, какая именно хозяйственная операция произошла и какие сведения были указаны неверно.
Рассмотрим ситуацию, при которой проверка показала следующее:
В кассовом чеке отражена безналичная оплата 800 рублей.
В документе Отчет о розничных продажах сформирована запись Дебет 57.03 Кредит 90.01 на 800 рублей.
В журнале банковского терминала операция отсутствует.
Банк официально подтвердил, что операция по карте не проводилась.
Покупателя идентифицировать невозможно.
Вина конкретного кассира по итогам внутренней проверки не установлена.
Руководитель принял решение списать сумму за счет организации.
В бухгалтерском учете отразим:
Дебет 94 Кредит 57.03 — 800 рублей.
Эта запись уберет неподтвержденную сумму из состава переводов в пути.
Затем отразим:
Дебет 91.02 Кредит 94 — 800 рублей.
В налоговом учете расход не признаем, если отсутствуют необходимые основания и подтверждающие документы. В 1С укажем, что расход по выбранной статье не принимается для целей налогообложения прибыли.
Счет 51 в этой схеме не используем, поскольку банковская выписка не содержит операции на 800 рублей.
Теперь рассмотрим другой вариант:
Терминал сформировал успешную операцию на 800 рублей.
Имеются код авторизации и RRN.
Операция вошла в реестр терминальной смены.
На счет 51 деньги не поступили.
Организация направила банку официальную претензию.
В этой ситуации не будем признавать недостачу. Оставим 800 рублей на счете 57.03 либо перенесем сумму на отдельный субсчет счета 76:
Дебет 76 Кредит 57.03 — 800 рублей.
После перечисления денег банком отразим:
Дебет 51 Кредит 76 — 800 рублей.
Если банк перечислит сумму за вычетом предусмотренной договором комиссии, отдельно отразим комиссию на счете 91.02.
Предположим, комиссия установила, что кассир передал товар покупателю, выбрал безналичную оплату, но не провел карту через терминал. Кассир признал ошибку и согласился возместить ущерб.
Отразим:
Дебет 94 Кредит 57.03 — 800 рублей.
Дебет 73.02 Кредит 94 — 800 рублей.
После внесения денег в кассу:
Дебет 50.01 Кредит 73.02 — 800 рублей.
К операции приложим акт проверки, объяснение работника, приказ руководителя и документ о внесении денег.
Если работник не согласен с суммой или основанием ответственности, не будем произвольно удерживать деньги из заработной платы. Урегулируем вопрос в порядке, предусмотренном трудовым законодательством.
Иногда банк проводит дополнительную проверку и перечисляет деньги уже после того, как организация списала сумму.
Если задолженность продолжала учитываться на счете 57.03, отразим обычное поступление:
Дебет 51 Кредит 57.03.
Если задолженность была перенесена на счет 76:
Дебет 51 Кредит 76.
Если сумма ранее была окончательно списана на расходы и дебиторская задолженность в учете больше не числится, поступившие деньги, как правило, отражаем в составе прочих доходов:
Дебет 51 Кредит 91.01.
При этом проверим налоговый учет. Если первоначальный расход не уменьшал налоговую базу, порядок признания последующего дохода проанализируем отдельно с учетом основания платежа и ранее отраженных налоговых показателей.
После урегулирования конкретных 800 рублей проверим настройки программы и кассовой дисциплины. Иначе аналогичные суммы будут появляться снова.
В 1С разделим способы расчетов на отдельные виды:
Оплата банковской картой через эквайринговый терминал.
Оплата через СБП.
Оплата по QR-коду другого оператора.
Перевод на расчетный счет.
Оплата подарочным сертификатом.
Оплата в кредит или рассрочку через банк.
Другие безналичные способы расчетов.
Для каждого вида оплаты зададим:
Организацию.
Платежного оператора или банк.
Договор.
Эквайринговый терминал, если он используется.
Счет расчетов.
Статью расходов по комиссии.
Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете.
Ограничим возможность произвольного выбора общего вида оплаты «Безналичная», если он не связан с конкретным платежным каналом. Обучим кассиров проверять успешный статус операции на терминале до передачи товара.
Организуем ежедневную сверку, а не только сверку по итогам месяца. Сопоставим:
Сумму безналичных оплат по отчету кассовой смены.
Сумму успешных операций по каждому терминалу.
Сумму реестра эквайринга.
Сумму банковского зачисления.
Сумму удержанной комиссии.
Остаток по счету 57.03.
При ежедневной сверке ошибку можно обнаружить до окончания смены или на следующий рабочий день, когда проще восстановить обстоятельства операции.
Разберем типичные неправильные действия.
Не списываем сумму со счета 51, если ее нет в банковской выписке. Счет 51 должен совпадать с данными банка.
Не считаем любую строку «безналичными» доказательством карточной оплаты. Проверяем реальную операцию терминала.
Не признаем отрицательный ответ банка достаточным основанием для налогового расхода. Бухгалтерский и налоговый учет анализируем отдельно.
Не относим сумму на кассира без проверки. Материальная ответственность требует надлежащего документального оформления.
Не исправляем остаток одной ручной проводкой без анализа первичных документов. Иначе причина расхождения сохранится.
Не сторнируем выручку и НДС только из-за отсутствия оплаты. Передача товара и факт реализации должны анализироваться отдельно.
Не требуем от банка исключительно бумажное письмо с печатью. Получаем официальный идентифицируемый документ, в том числе электронный.
Не списываем задолженность банка сразу после первого отказа. Сначала проводим претензионную работу и оцениваем основания взыскания.
Не смешиваем карточные платежи, СБП и другие способы оплаты в одном виде оплаты. Используем раздельную аналитику.
Сведем решение задачи в последовательный порядок.
Найдем кассовый чек на 800 рублей.
Проверим способ оплаты в чеке и в документе 1С.
Найдем операцию в журнале банковского терминала.
Проверим код авторизации, RRN, статус и наличие отмены.
Сопоставим операцию с реестром эквайринга и банковской выпиской.
Сформируем Карточку счета 57.03 и определим, где числятся 800 рублей.
Проверим, не поступили ли деньги через СБП, обычный перевод или другого оператора.
Направим банку официальный запрос с реквизитами операции.
Получим объяснение кассира и проведем внутреннюю проверку.
Проведем инвентаризацию расчетов и денежных средств в пути.
Определим надлежащего должника: банк, платежный оператор, покупатель или работник.
Если должник существует, перенесем сумму на соответствующий счет расчетов и продолжим взыскание.
Если взыскать сумму невозможно, оформим акт, бухгалтерскую справку и приказ руководителя.
Спишем сумму со счета, на котором она фактически числится, а не автоматически со счета 51.
Отдельно определим, принимается ли расход в налоговом учете.
Исправим настройки видов оплаты и организуем ежедневную сверку.
В рассматриваемой ситуации не следует сразу делать проводку Дебет 94 Кредит 51. По расчетному счету недостачи нет, поскольку спорные 800 рублей на него не поступали и не списывались.
Сначала выясним, где сумма отражена в учете. Если в 1С она числится на счете 57.03 как оплата банковской картой, проверим терминальную операцию и официальный ответ банка.
Если банк подтверждает успешную карточную операцию, оставим задолженность на счете 57.03 или перенесем ее на счет 76 и потребуем перечисления денег.
Если покупатель заплатил через другой платежный канал, перенесем сумму на расчеты с соответствующим оператором.
Если карточная операция не состоялась из-за ошибки работника и его вина доказана, отразим недостачу по кредиту счета 57.03 с последующим отнесением на счет 73.02.
Если оплата не состоялась, должник и виновное лицо отсутствуют, после инвентаризации и утверждения руководителем спишем сумму проводками Дебет 94 Кредит 57.03 и Дебет 91.02 Кредит 94.
В налоговом учете такой расход не признаем автоматически. При отсутствии предусмотренного Налоговым кодексом основания безопаснее отразить его только в бухгалтерском учете как расход, не принимаемый для целей налогообложения прибыли.
Информация носит справочный характер