Разберем ситуацию, в которой организация или ИП в уведомлении об исчисленных суммах налогов, поданном по сроку 25 сентября 2023 года, указали НДФЛ, но забыли включить страховые взносы за август 2023 года. Позднее организация сдала Расчет по страховым взносам за 9 месяцев 2023 года и обнаружила пропуск.
В такой ситуации прежде всего выясним, какая именно отчетность сдана. Для решения вопроса имеет значение не любой отчет за 9 месяцев, а именно принятый налоговой инспекцией РСВ за 9 месяцев 2023 года. Если в РСВ правильно отражены начисленные страховые взносы, включая сумму за август, отдельное новое уведомление только на страховые взносы за август подавать не нужно.
Не нужно повторно включать в новое уведомление НДФЛ, который уже был указан правильно. Более того, после сдачи расчета по страховым взносам исправлять пропуск в уведомлении отдельным документом уже не требуется: необходимые сведения о страховых взносах инспекция получает из РСВ.
Рассмотрим назначение уведомления об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, сборов и страховых взносов. Этот документ нужен налоговой инспекции для того, чтобы до получения декларации или расчета определить сумму обязанности и распределить средства с Единого налогового счета.
Страховые взносы за работников исчисляются ежемесячно. В 2023 году уведомление по страховым взносам представляли за первый и второй месяцы каждого квартала. За последний месяц квартала уведомление не требовалось, потому что сведения поступали в инспекцию из квартального РСВ.
Для третьего квартала 2023 года действовала следующая последовательность:
за июль 2023 года уведомление представляли не позднее 25 августа 2023 года;
за август 2023 года уведомление представляли не позднее 25 сентября 2023 года;
за сентябрь 2023 года отдельное уведомление не представляли, поскольку в октябре сдавался РСВ за 9 месяцев 2023 года;
РСВ за 9 месяцев 2023 года представляли не позднее 25 октября 2023 года;
страховые взносы за август 2023 года уплачивали не позднее 28 сентября 2023 года.
Таким образом, на дату 25 сентября 2023 года уведомление по страховым взносам за август действительно требовалось. Но пропуск уведомления и необходимость исправлять его после сдачи РСВ — это разные вопросы.
Рассмотрим подробнее. Уведомление нужно тогда, когда срок уплаты наступает раньше срока сдачи расчета. По взносам за август срок уплаты наступал 28 сентября 2023 года, а РСВ за 9 месяцев сдавался только в октябре. Поэтому в сентябре инспекция еще не располагала данными о начисленных августовских взносах из расчета.
После сдачи РСВ за 9 месяцев ситуация меняется. В налоговую инспекцию поступает отчетность, содержащая сведения о начисленных страховых взносах за месяцы третьего квартала, включая август. Следовательно, необходимость дублировать эту же обязанность в отдельном уведомлении отпадает.
Если РСВ за 9 месяцев 2023 года уже представлен, принят инспекцией и содержит правильную сумму страховых взносов, новое уведомление только на страховые взносы за август не направляем.
Не нужно формировать так называемое «уточненное уведомление» с одной строкой по страховым взносам за август. Не нужно также повторно включать строку по НДФЛ, если НДФЛ в первоначальном уведомлении был указан правильно.
Разберем причину. Уведомление предназначено для предварительного формирования обязанности на ЕНС до получения декларации или расчета. Когда инспекция получила РСВ за соответствующий период, сумма страховых взносов определяется на основании РСВ. Расчет становится основным источником сведений для начисления страховых взносов за отчетный период.
Поэтому после принятия РСВ отдельное уведомление за тот же период не улучшит учет на ЕНС. Оно не заменяет расчет, не исправляет расчет и не должно дублировать уже подтвержденные РСВ сведения.
В рассматриваемой ситуации правильное действие — не подавать новое уведомление, а проверить, что РСВ принят и в нем верно отражены страховые взносы за август.
Рассмотрим по шагам, какие условия должны быть выполнены, чтобы не направлять новое уведомление.
Проверим, что сдан именно Расчет по страховым взносам, а не только расчет 6-НДФЛ, персонифицированные сведения или бухгалтерская отчетность.
Проверим статус отправки РСВ. Отчет должен быть не просто сформирован или отправлен, а принят налоговой инспекцией. Важно получить положительный протокол приема или квитанцию о приеме.
Проверим, что РСВ составлен за 9 месяцев 2023 года, а не за другой отчетный период.
Проверим показатели раздела 1 РСВ с разбивкой начисленных страховых взносов по месяцам третьего квартала.
Проверим, что сумма взносов за август в РСВ совпадает с суммой, которую организация должна была указать в уведомлении по сроку 25 сентября 2023 года.
Проверим, что в РСВ указан правильный КПП, если у организации есть обособленные подразделения или обязанности учитываются по нескольким КПП.
Проверим движение средств по ЕНС и наличие либо отсутствие задолженности по страховым взносам.
Если все перечисленные условия выполнены, ограничимся проверкой расчетов с бюджетом. Новое уведомление направлять не нужно.
Отдельно рассмотрим ситуацию с отправленным, но не принятым РСВ. Если отчет был отправлен, но налоговая инспекция выдала уведомление об отказе, сообщение об ошибках или требование исправить расчет, нельзя считать, что сведения по взносам уже поступили в инспекцию. В этом случае сначала исправим и представим РСВ. Только принятый расчет подтверждает сумму страховых взносов.
Проанализируем вторую часть вопроса: нужно ли в новом документе снова указывать НДФЛ, если первоначальное уведомление содержало только НДФЛ и в этой части ошибок не было.
Даже в ситуациях, когда новое уведомление действительно нужно, исправляют только ту обязанность, по которой допущена ошибка. Правильно отраженные строки повторять не требуется. Поэтому НДФЛ, указанный в первоначальном уведомлении верно, не нужно переносить в новый документ только из-за того, что в уведомлении отсутствовала строка по взносам.
Но в рассматриваемой ситуации после сдачи корректного РСВ не нужно подавать и отдельную строку по страховым взносам. Следовательно, не возникает основания создавать повторное уведомление ни по НДФЛ, ни по страховым взносам.
Не направляйте одно уведомление с повторным НДФЛ и другое уведомление со страховыми взносами за август, если РСВ за 9 месяцев уже принят и заполнен правильно.
Расчет по страховым взносам — это отчетность, по которой налоговая инспекция получает сведения об исчисленных страховых взносах. Он подается в налоговую инспекцию по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев и года.
В РСВ за 9 месяцев отражаются показатели за январь—сентябрь нарастающим итогом, а также сведения за последние три месяца отчетного периода. Для РСВ за 9 месяцев такими месяцами являются июль, август и сентябрь.
Именно поэтому страховые взносы за август 2023 года попадают в РСВ за 9 месяцев. После приема расчета у инспекции появляются сведения, которые первоначально должны были быть переданы в сентябрьском уведомлении.
Рассмотрим это на условном примере. Допустим, организация начислила страховые взносы:
за июль — 120 000 рублей;
за август — 118 000 рублей;
за сентябрь — 123 000 рублей.
В уведомлении по сроку 25 сентября организация должна была показать 118 000 рублей — сумму взносов за август. Однако бухгалтер по ошибке включил в уведомление только НДФЛ.
Позднее организация представила РСВ за 9 месяцев. В расчете отражены страховые взносы за июль, август и сентябрь, в том числе 118 000 рублей за август. После приема такого РСВ не нужно создавать новое уведомление на сумму 118 000 рублей, потому что обязанность по страховым взносам уже подтверждена расчетом.
Если же в РСВ за август по ошибке отражено не 118 000 рублей, а, например, 108 000 рублей, решать проблему нужно не уведомлением, а корректировкой РСВ. Уведомление не может исправить неверные сведения, содержащиеся в расчете по страховым взносам.
Рассмотрим ситуации, в которых новое уведомление может потребоваться. Это поможет не переносить вывод по одной ситуации на другие случаи.
Первый вариант — ошибка обнаружена до сдачи РСВ. Например, организация 20 сентября направила уведомление, но 22 сентября увидела, что строка по страховым взносам за август отсутствует. РСВ за 9 месяцев еще не сдан. В таком случае можно сформировать новое уведомление только по страховым взносам за август.
Второй вариант — в уведомлении указана неправильная сумма страховых взносов, а РСВ за соответствующий период еще не представлен. В таком случае направим новое уведомление с теми же реквизитами обязанности и с правильной суммой.
Третий вариант — в уведомлении неверно указаны КПП, КБК, ОКТМО или отчетный период, а РСВ еще не сдан. Тогда в новом уведомлении укажем ошибочную строку с суммой «0», а затем добавим новую строку с правильными реквизитами и верной суммой.
Четвертый вариант — РСВ за 9 месяцев еще не принят. Например, отчетность была отклонена по формальным причинам, не прошла контрольные соотношения или не была принята из-за ошибки электронной подписи. В такой ситуации сначала обеспечим прием корректного РСВ. Не будем считать вопрос закрытым, пока в системе не появится положительный статус приема расчета.
Пятый вариант — ошибка содержится непосредственно в РСВ. Если расчет содержит неверную сумму страховых взносов, неверный КПП, неверные сведения по застрахованным лицам или другую ошибку, влияющую на расчет, подготовим корректирующий РСВ. Новое уведомление в этом случае не заменяет корректирующий расчет.
Рассмотрим типичные случаи, когда бухгалтер пытается исправить ситуацию повторным уведомлением, хотя нужно использовать другой документ или другой порядок действий.
Если РСВ за 9 месяцев содержит неправильную сумму страховых взносов, подготовим корректирующий РСВ, а не новое уведомление.
Если страховые взносы за август не были уплачены вовремя, перечислим недостающую сумму на ЕНС и проверим расчет пени. Уведомление не заменяет уплату.
Если на ЕНС недостаточно денежных средств, пополним ЕНС. Само по себе наличие корректного РСВ не погашает задолженность.
Если организация сдала только 6-НДФЛ за 9 месяцев, но не сдала РСВ, не будем считать, что вопрос со страховыми взносами закрыт. 6-НДФЛ не подтверждает сумму страховых взносов.
Если организация представила только персонифицированные сведения о физических лицах, не будем заменять ими РСВ. Это разные формы отчетности с разным назначением.
Если ошибка относится к взносам на травматизм, не используем уведомление в ФНС и РСВ для ее исправления. Такие взносы администрирует Социальный фонд России, а порядок их уплаты и отчетности отличается.
Уведомление сообщает сумму обязанности до отчетности, а РСВ подтверждает начисленные страховые взносы по итогам отчетного периода. Не подменяйте один документ другим.
Разберем терминологию. В практике часто используют выражение «корректирующее уведомление» или «уточненное уведомление». Однако уведомление не исправляют так же, как декларацию или РСВ. При выявлении ошибки обычно направляют новое уведомление с правильными сведениями по конкретной обязанности.
До сдачи декларации или расчета новое уведомление позволяет исправить сумму или реквизиты обязанности. После сдачи расчета по тому же налогу или страховым взносам корректировать уведомление уже не требуется, потому что инспекция использует данные расчетной отчетности.
В рассматриваемой ситуации страховые взносы за август относятся к периоду, который включен в РСВ за 9 месяцев 2023 года. Поэтому после представления корректного РСВ не нужно направлять новое уведомление со строкой за август.
Не пытайтесь «восстановить» пропущенную строку задним числом, если РСВ уже сдан. Это не создаст дополнительного преимущества, но может привести к путанице в учетных данных, дублированию операций и лишним вопросам при сверке ЕНС.
Рассмотрим важный практический нюанс. Уведомление за август 2023 года должно было быть представлено до 25 сентября, а страховые взносы подлежали уплате до 28 сентября. При отсутствии уведомления инспекция могла не сформировать обязанность по страховым взносам своевременно.
Если на ЕНС имелось достаточное положительное сальдо, но уведомление не было подано, денежные средства могли не быть своевременно распределены в счет страховых взносов. В такой ситуации теоретически могло возникнуть начисление пени до момента, когда инспекция получила данные из РСВ.
После сдачи РСВ не нужно устранять возможные пени новым уведомлением. Вместо этого выполним проверку расчетов с бюджетом.
Проверим сальдо ЕНС на дату уплаты страховых взносов за август 2023 года.
Проверим, достаточно ли денежных средств было на ЕНС к 28 сентября 2023 года.
Проверим, когда инспекция приняла РСВ за 9 месяцев 2023 года.
Проверим, отражена ли обязанность по страховым взносам в личном кабинете налогоплательщика или в данных сверки с инспекцией.
Проверим, начислены ли пени и на какой период они рассчитаны.
Если данные ЕНС не совпадают с данными учета организации, запросим акт сверки или используем доступные сервисы проверки состояния расчетов.
Если взносы не были уплачены вовремя либо на ЕНС не хватало средств, перечислим недостающую сумму. Если взносы были фактически обеспечены средствами на ЕНС, но учет обязательства отражен некорректно, проанализируем детали распределения ЕНП и при необходимости обратимся в налоговую инспекцию для сверки.
Не стоит делать вывод, что отсутствие нового уведомления освобождает от проверки ЕНС. Вопрос о подаче уведомления и вопрос о своевременной уплате страховых взносов нужно рассматривать отдельно.
Теперь рассмотрим противоположный случай. Допустим, бухгалтер обнаружил пропуск страховых взносов за август до сдачи РСВ за 9 месяцев. В первоначальном уведомлении есть только НДФЛ, а строка по страховым взносам отсутствует.
В таком случае нужно направить новое уведомление только по пропущенной обязанности. Повторять НДФЛ не требуется, если в первоначальном уведомлении НДФЛ отражен правильно.
Для страховых взносов за август 2023 года в уведомлении указывали данные третьего квартала 2023 года с номером месяца «02». В поле отчетного периода использовали код 33/02. Также указывали соответствующие КПП, КБК, ОКТМО, год и сумму начисленных страховых взносов.
При заполнении нового уведомления важно не перепутать август и сентябрь. Август является вторым месяцем третьего квартала, поэтому для него использовали код 33/02. Сентябрь — третий месяц квартала, но отдельное уведомление за сентябрь 2023 года не требовалось, поскольку сведения включались в РСВ за 9 месяцев.
Если первоначально была пропущена вся строка по страховым взносам, в новом уведомлении достаточно указать только новую обязанность по взносам. Строку с нулевой суммой в такой ситуации не формируют, потому что ошибочно указанной строки в первом уведомлении не было.
Рассмотрим общие правила, которые полезно знать для будущих периодов.
Если в уведомлении была указана правильная обязанность, но неверная сумма, сформируем новое уведомление с теми же реквизитами: КПП, КБК, ОКТМО, отчетный период и год. В новом документе укажем правильную сумму. Налоговая инспекция использует последнее представленное значение по этой обязанности.
Например, организация в уведомлении за август 2023 года указала страховые взносы в сумме 85 000 рублей, а фактически должна была указать 95 000 рублей. До сдачи РСВ представим новое уведомление с теми же реквизитами и суммой 95 000 рублей.
Если неверно указан не размер взносов, а КПП, КБК, ОКТМО либо период, поступим иначе. В новом уведомлении сначала повторим ошибочные реквизиты и укажем сумму «0». Затем отдельной строкой внесем правильные реквизиты и фактическую сумму страховых взносов.
Посмотрим на условный пример. Организация должна была отразить 95 000 рублей страховых взносов по одному ОКТМО, но ошибочно указала другой ОКТМО. Для исправления до сдачи РСВ нужно показать:
строку с ошибочным ОКТМО и суммой «0»;
строку с правильным ОКТМО и суммой 95 000 рублей.
Но еще раз подчеркнем: этот порядок применим до представления расчета по страховым взносам. Если РСВ уже принят, исправлять сведения нужно через РСВ, если ошибка содержится в расчете, либо не делать ничего, если РСВ верный, а пропуск был только в уведомлении.
Рассмотрим порядок действий в типовых конфигурациях 1С. Названия разделов и отдельных команд могут отличаться в зависимости от редакции программы, подключенных сервисов и обновлений. Поэтому сначала проверим актуальность конфигурации и наличие установленных обновлений регламентированной отчетности.
В 1С:Бухгалтерии обычно используют документ или отчет Уведомление об исчисленных суммах налогов. Через него формируют сведения по НДФЛ, страховым взносам, УСН, имущественным налогам и другим обязательствам, по которым требуется уведомление.
Для проверки пропуска страховых взносов откроем ранее отправленное уведомление и посмотрим его состав. Убедимся, что в документе действительно отсутствует строка по страховым взносам за август, а НДФЛ отражен корректно.
Далее откроем регламентированный отчет Расчет по страховым взносам за 9 месяцев 2023 года. Проверим:
правильность отчетного периода;
статус отправки и приема отчета;
раздел 1 с начисленными страховыми взносами;
показатели за второй месяц третьего квартала, то есть за август;
соответствие суммы данным расчета заработной платы и начисленных страховых взносов;
правильность КПП, если отчетность формируется по обособленным подразделениям.
Для проверки начислений откроем документы начисления зарплаты и убедимся, что сумма страховых взносов за август соответствует данным РСВ. В зависимости от используемой конфигурации для этого могут применяться документы Начисление зарплаты и взносов, Начисление зарплаты, Отражение зарплаты в бухучете и отчеты по страховым взносам.
После этого проверим сведения по ЕНС. В программе можно использовать отчеты и рабочие места, предназначенные для анализа расчетов с бюджетом. В зависимости от версии конфигурации это могут быть отчеты Состояние расчетов с бюджетом, Анализ ЕНС, операции по ЕНС или данные из подключенного личного кабинета налогоплательщика.
При проверке не создавайте вручную новое уведомление только для того, чтобы «закрыть» пропуск. Сначала убедимся, что РСВ принят и в нем верная сумма. Если это так, оставим документ уведомления без исправлений.
Не используйте документ Операция, введенная вручную для исправления налоговой обязанности по страховым взносам на ЕНС без предварительного анализа регистров и отражения в отчетности. Ручная операция может изменить бухгалтерские данные, но не заменит корректный РСВ и не всегда сформирует нужные движения по регистрам ЕНС.
Если при проверке обнаружим, что в РСВ за 9 месяцев неверно отражены страховые взносы за август, подготовим корректирующий расчет. Не будем формировать новое уведомление как замену корректирующему РСВ.
В 1С создадим копию ранее подготовленного отчета Расчет по страховым взносам, укажем номер корректировки и исправим исходные данные, которые привели к ошибке. После этого выполним проверку контрольных соотношений и отправим корректирующий РСВ.
До отправки корректирующего расчета выясним причину расхождения. Ошибка может возникнуть из-за неверно введенного дохода сотрудника, неправильного тарифа страховых взносов, неучтенного перерасчета, ошибочного статуса застрахованного лица, неправильного отражения договора гражданско-правового характера либо некорректного распределения начислений между подразделениями.
Не ограничивайтесь исправлением итоговой суммы в отчете. Сначала исправим первичные документы кадрового и зарплатного учета, затем перезаполним РСВ. Такой подход позволит сохранить согласованность между кадровыми данными, расчетом заработной платы, бухгалтерским учетом и регламентированной отчетностью.
Рассмотрим еще одно важное разграничение. В рассматриваемой ситуации речь идет о страховых взносах, которые администрирует ФНС России: взносах на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование по единому тарифу, а также в отдельных случаях о взносах по дополнительным тарифам.
Взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которые часто называют «взносами на травматизм», администрирует Социальный фонд России. Они не включаются в уведомление об исчисленных суммах налогов, которое направляется в ФНС, и не отражаются в РСВ как взносы по единому тарифу.
Поэтому, если ошибка относится к взносам на травматизм, не нужно искать строку для них в уведомлении по ЕНС. Для таких взносов применяют иной порядок уплаты и отчетности.
Проанализируем ошибки, которых лучше избежать.
Подача нового уведомления после принятия корректного РСВ. В ситуации со взносами за август 2023 года после сдачи РСВ за 9 месяцев это не требуется.
Повторное включение НДФЛ. Не дублируйте строку по НДФЛ, если она была заполнена правильно и не требует исправления.
Попытка исправить РСВ уведомлением. Если сумма страховых взносов неверно отражена в расчете, подавайте корректирующий РСВ.
Игнорирование статуса приема отчета. Отправленный, но не принятый РСВ не подтверждает обязанность перед инспекцией.
Подмена проверки ЕНС подачей документов. Если беспокоит задолженность или пени, проверяйте сальдо ЕНС и движения по обязанности, а не создавайте лишнее уведомление.
Путаница между августом и сентябрем. За август 2023 года уведомление требовалось, за сентябрь отдельное уведомление не требовалось из-за сдачи РСВ.
Использование неверного периода. Для августа 2023 года применялся код 33/02, то есть второй месяц третьего квартала.
Смешение взносов, администрируемых ФНС, и взносов на травматизм. Для них действуют разные правила и разные контролирующие органы.
Чтобы закрыть вопрос без лишней отчетности, последовательно выполним следующий алгоритм.
Уточним, что речь идет о страховых взносах за август 2023 года, не указанных в уведомлении по сроку 25 сентября 2023 года.
Проверим, что РСВ за 9 месяцев 2023 года уже сдан и принят налоговой инспекцией.
Проверим, что в РСВ правильно отражены начисленные страховые взносы за август.
Если РСВ верный и принят, новое уведомление по страховым взносам за август не подаем.
Не повторяем НДФЛ в новом уведомлении, поскольку по НДФЛ ошибка отсутствует.
Проверим расчеты по ЕНС, своевременность уплаты и возможное наличие пени.
Если РСВ содержит ошибку, исправим именно РСВ, а не уведомление.
Если РСВ не принят, устраним ошибки и обеспечим прием расчета.
Если задолженность возникла из-за нехватки средств на ЕНС или несвоевременной уплаты, перечислим недостающую сумму отдельно от вопроса об уведомлении.
В ситуации, когда в уведомлении по сроку 25 сентября 2023 года не указали страховые взносы за август, но позднее сдали и получили подтверждение приема корректного РСВ за 9 месяцев 2023 года, новое уведомление подавать не нужно.
Сведения о страховых взносах за август инспекция получит из РСВ. НДФЛ, который был правильно указан в первоначальном уведомлении, повторно отражать не требуется. Вместо создания нового уведомления проверим корректность РСВ, состояние ЕНС, факт уплаты взносов и возможные начисления пени.
Информация носит справочный характер