Да, включите такого сотрудника в поле «Численность работающих застрахованных лиц по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» раздела 2 формы ЕФС-1.
Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы значения не имеет. Работник может находиться в отпуске за свой счет несколько дней, весь месяц, весь квартал или более трех месяцев. Пока трудовой договор с ним продолжает действовать и сотрудник не уволен, он остается работающим застрахованным лицом.
Отсутствие начисленной зарплаты, выплат и страховых взносов за период отпуска не является основанием для исключения сотрудника из указанной численности.
Рассмотрим подробнее, почему работника необходимо учитывать, чем этот показатель отличается от среднесписочной численности и как проверить его заполнение в программах 1С.
Разберем ответ по шагам:
Работник принят по трудовому договору.
На время отпуска без сохранения заработной платы трудовой договор не прекращается.
Место работы и должность сохраняются за сотрудником.
Сотрудник продолжает считаться застрахованным лицом по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В отчетном периоде сотрудник состоит в трудовых отношениях с организацией.
Поэтому включите его в показатель численности работающих застрахованных лиц раздела 2 ЕФС-1.
Если в организации числится 10 работников и один из них весь квартал находится в отпуске за свой счет, в поле численности работающих застрахованных лиц в общем случае укажите 10 человек, а не 9.
Применение организацией общей системы налогообложения на этот вывод не влияет. Правила заполнения раздела 2 ЕФС-1 одинаковы для работодателей на ОСНО, УСН и других налоговых режимах.
Проанализируем правовую природу отпуска без сохранения заработной платы.
Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в соответствии со статьей 128 ТК РФ. На период такого отпуска работник освобождается от исполнения трудовых обязанностей, но продолжает состоять в трудовых отношениях с работодателем.
Во время отпуска:
трудовой договор не расторгается;
приказ об увольнении не издается;
место работы сохраняется;
должность сотрудника сохраняется;
работник остается в кадровом составе организации;
после окончания отпуска сотрудник должен приступить к работе по прежнему трудовому договору.
Меняется только порядок оплаты периода отсутствия. Работодатель не начисляет зарплату за дни отпуска, поскольку сотрудник не выполняет работу. Однако отсутствие зарплаты не означает прекращения трудового договора и утраты статуса застрахованного лица.
Для заполнения показателя численности важен действующий трудовой договор, а не наличие начислений в конкретном месяце.
Разберем положение Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний подлежат физические лица, которые выполняют работу на основании трудового договора, заключенного со страхователем.
Страхование работника связано с наличием трудовых отношений. Закон не устанавливает, что застрахованный сотрудник утрачивает этот статус при временном отсутствии зарплаты или при нахождении в отпуске без сохранения заработной платы.
Следовательно, работник продолжает быть застрахованным лицом, пока действует трудовой договор.
Исключить сотрудника из численности следует после прекращения трудовых отношений, например после увольнения. Сам по себе отпуск за свой счет такого последствия не вызывает.
В разделе 2 ЕФС-1 предусмотрено поле «Численность работающих застрахованных лиц по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
В этом поле укажите численность застрахованных физических лиц, работавших у страхователя в отчетном периоде.
В показатель включите:
работников по основному месту работы;
внешних совместителей;
внутренних совместителей как физических лиц без повторного подсчета того же человека;
работников со срочными трудовыми договорами;
сезонных и временных работников;
сотрудников на неполном рабочем времени;
дистанционных и надомных работников;
работников, временно отсутствующих по причинам, не прекращающим трудовой договор;
исполнителей по отдельным договорам гражданско-правового характера, если договор предусматривает начисление взносов на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Работника, находящегося в отпуске без сохранения зарплаты, отнесите к временно отсутствующим лицам с действующим трудовым договором.
Не рассчитывайте данный показатель пропорционально отработанным дням и не уменьшайте его из-за длительного отсутствия сотрудника.
Раздел 2 ЕФС-1 составляется за первый квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год.
Показатель численности работающих застрахованных лиц определяйте за отчетный период. Это не численность исключительно на последний день квартала и не среднее арифметическое ежемесячных показателей.
Посмотрим на пример.
В организации работали следующие сотрудники:
первый сотрудник работал весь первый квартал;
второй сотрудник находился в отпуске за свой счет с 1 января по 31 марта;
третий сотрудник принят 15 февраля;
четвертый сотрудник уволен 20 января;
Каждый из этих работников состоял в трудовых отношениях с организацией хотя бы в течение части отчетного периода. При определении численности работающих застрахованных лиц за первый квартал учтите всех четырех физических лиц.
Работника, который весь квартал находился в отпуске за свой счет, также включите. Его отсутствие не отменяет существование трудового договора.
При этом одно физическое лицо учитывайте один раз. Если сотрудник одновременно работает по основной должности и по внутреннему совместительству, не считайте его дважды.
Нет, для рассматриваемого показателя отсутствие выплат не имеет определяющего значения.
Во время отпуска без сохранения заработной платы работнику обычно не начисляются:
оклад;
оплата по часовому или дневному тарифу;
средний заработок;
отпускные;
производственные премии за время отсутствия;
страховые взносы с заработной платы.
В подразделе 2.1 раздела 2 ЕФС-1 база и начисленные взносы по такому работнику могут отсутствовать. Однако это не означает, что его следует исключить из общей численности застрахованных лиц.
Разделим два разных показателя:
Облагаемая база показывает сумму выплат, на которую начисляются взносы на травматизм.
Численность работающих застрахованных лиц показывает количество лиц, состоявших в соответствующих отношениях со страхователем.
У сотрудника может быть нулевая база, но он продолжает входить в численность.
Не создавайте фиктивное начисление зарплаты или другой выплаты только для того, чтобы программа включила сотрудника в численность. Правильный результат должен формироваться на основании кадровых данных.
Продолжительность отпуска не меняет правила заполнения рассматриваемого поля.
В вопросе отдельно указано, что сотрудник находится в отпуске за свой счет более трех месяцев. Однако ни три месяца, ни шесть месяцев сами по себе не являются сроком, после которого действующий трудовой договор автоматически прекращается.
Пока не оформлено увольнение или иное предусмотренное законом прекращение трудового договора, сотрудник продолжает числиться у работодателя.
Рассмотрим несколько вариантов:
Отпуск продолжался 10 календарных дней — сотрудника включите.
Отпуск продолжался два месяца — сотрудника включите.
Отпуск продолжался весь отчетный квартал — сотрудника включите.
Отпуск начался в прошлом году и продолжался весь текущий отчетный период — сотрудника включите, если трудовой договор действует.
После отпуска сотрудник уволился — учтите его в том отчетном периоде, в котором трудовой договор еще действовал.
Продолжительный отпуск может влиять на отдельные кадровые и расчетные показатели, например на стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако это другой вопрос, который не меняет статус работника для показателя численности в разделе 2 ЕФС-1.
В разделе 2 ЕФС-1 рядом находятся несколько показателей численности. Они рассчитываются по разным правилам.
В частности, в форме указываются:
Среднесписочная численность работников;
Численность работающих застрахованных лиц;
Численность работающих инвалидов;
Численность работников, занятых на работах с вредными и опасными производственными факторами.
Показатель работающих застрахованных лиц не является среднесписочной численностью.
Численность застрахованных лиц определяйте как количество физических лиц, состоявших в страхуемых отношениях в отчетном периоде. Среднесписочную численность рассчитывайте по статистическим правилам за период с начала года.
Поэтому два показателя могут законно различаться.
Обычный отпуск без сохранения заработной платы также, как правило, не исключает основного работника из списочной численности.
По статистическим правилам в списочной численности учитываются как фактически работающие, так и временно отсутствующие сотрудники. В нее включаются работники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы, независимо от продолжительности такого отпуска.
Если это основной работник, находящийся в обычном отпуске за свой счет по статье 128 ТК РФ, его, как правило, учитывайте и при расчете среднесписочной численности.
Однако для среднесписочной численности действуют отдельные исключения. Например, по специальным правилам не включаются или учитываются особым образом некоторые категории работников:
внешние совместители;
исполнители по договорам гражданско-правового характера;
работницы в отпуске по беременности и родам;
работники в отпуске по уходу за ребенком, если они не работают на условиях, позволяющих учитывать их в показателе;
работники в отдельных учебных отпусках без сохранения зарплаты;
поступающие в образовательные организации, которым предоставлен отпуск без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов.
Поэтому сначала определите вид отсутствия. Не приравнивайте обычный отпуск за свой счет к отпуску по уходу за ребенком или к специальному неоплачиваемому учебному отпуску.
Посмотрим на ситуацию, когда в организации числятся два человека:
директор по основному месту работы;
внешний совместитель, который весь квартал находится в отпуске без сохранения заработной платы.
Внешний совместитель не входит в среднесписочную численность по статистическим правилам.
Но трудовой договор с ним продолжает действовать, поэтому в численности работающих застрахованных лиц его учтите.
В результате показатели могут выглядеть следующим образом:
среднесписочная численность — 1 человек;
численность работающих застрахованных лиц — 2 человека.
Такое расхождение не является ошибкой.
Не пытайтесь искусственно сделать все показатели численности одинаковыми. Каждый показатель заполняется по собственным правилам.
Проанализируем наиболее показательный пример.
В ООО числится один директор, принятый по трудовому договору. С 1 января по 31 марта он находился в обычном отпуске без сохранения заработной платы. Других работников и договоров ГПХ в организации нет. Зарплата за квартал не начислялась, база по взносам на травматизм равна нулю.
В разделе 2 ЕФС-1 укажите:
численность работающих застрахованных лиц — 1;
облагаемую базу — 0;
начисленные страховые взносы — 0, если других облагаемых выплат не было.
Нулевая база не превращает численность застрахованных лиц в ноль.
При этом с 2026 года дополнительно учитывайте специальные правила начисления страховых взносов в отношении руководителя коммерческой организации. Этот вопрос относится к определению базы и не меняет общий принцип включения действующего работника в численность.
Работник ушел в отпуск без сохранения заработной платы 1 ноября прошлого года и продолжал находиться в нем до 30 апреля текущего года.
При формировании раздела 2 ЕФС-1 за первый квартал текущего года сотрудника включите в численность работающих застрахованных лиц, поскольку трудовой договор действовал в течение всего квартала.
Не имеет значения, что сотрудник не отработал в квартале ни одного дня и не получил выплат.
За полугодие сотрудника также учтите как лицо, состоявшее в трудовых отношениях в отчетном периоде.
Сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы с 1 января, а 15 февраля трудовой договор был прекращен.
За первый квартал сотрудника включите в численность работающих застрахованных лиц, поскольку с 1 января по 15 февраля он состоял в трудовых отношениях с организацией.
За полугодие этот человек также попадет в показатель, поскольку форма составляется за период с начала года и сотрудник работал у страхователя в этом периоде.
Если он был уволен 31 декабря предыдущего года и в текущем году трудовых отношений не было, в обычной ситуации не включайте его только на основании того, что ранее он являлся сотрудником.
Необходимо отличать действующего работника в отпуске от человека, с которым трудовой договор еще не начал действовать.
Если приказ о приеме оформлен с 1 апреля, в отчет за первый квартал сотрудник не входит, даже если заявление или трудовой договор были подготовлены в марте.
Для учета в показателе важно, чтобы трудовые отношения действовали в отчетном периоде.
В показатель включаются не все исполнители по гражданско-правовым договорам.
Исполнителя по договору ГПХ учтите только в том случае, если в соответствии с договором его вознаграждение облагается страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Для трудового договора такое страхование возникает в силу закона. Для договора ГПХ обязанность начислять взносы на травматизм должна быть предусмотрена условиями договора.
Поэтому при проверке численности исполнителей ГПХ:
откройте договор;
проверьте его срок действия;
проверьте условие о страховании от несчастных случаев;
определите, действовал ли договор в отчетном периоде;
исключите повторный подсчет человека, который одновременно является работником организации.
Отпуск без сохранения заработной платы относится к трудовым отношениям. Для исполнителя ГПХ такое кадровое отсутствие обычно не оформляется.
По общей логике действующего трудового договора сотрудницы в отпуске по беременности и родам и работники в отпуске по уходу за ребенком продолжают оставаться застрахованными лицами.
Поэтому их также включайте в численность работающих застрахованных лиц, даже если в отчетном периоде работодатель не начислял им зарплату и облагаемые взносами выплаты.
При этом такие сотрудники могут не входить в среднесписочную численность по статистическим правилам.
Получаем еще один пример законного расхождения:
в численности работающих застрахованных лиц сотрудница учитывается;
в среднесписочной численности она может не учитываться;
в базе по взносам на травматизм выплаты могут отсутствовать.
Не переносите правила одного показателя на другой.
Для отчетных периодов 2026 года применяйте форму и порядок заполнения, утвержденные приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 с учетом последующих изменений.
В действующем порядке сохранено правило: в поле численности работающих застрахованных лиц указывается численность работающих у страхователя застрахованных лиц, включая исполнителей по договорам ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются взносы в соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ.
Поэтому общий ответ по сотруднику в отпуске за свой счет не изменился: включите его в численность работающих застрахованных лиц.
Одновременно с 2026 года обратите внимание на отдельное поле Численность работающих инвалидов. По новым правилам в нем отражаются работающие инвалиды, на выплаты или иные вознаграждения которым начисляются страховые взносы по Федеральному закону № 125-ФЗ в отчетном периоде.
Из-за этого может возникнуть следующая ситуация:
сотрудник с инвалидностью весь квартал находится в отпуске без сохранения зарплаты;
трудовой договор продолжает действовать;
в общей численности работающих застрахованных лиц сотрудника учтите;
выплат и начисленных взносов в квартале нет;
в отдельном показателе численности работающих инвалидов за 2026 год он может не учитываться.
Это не противоречие, а следствие разных правил заполнения двух полей.
Для отчетных периодов 2024 и 2025 годов применялся порядок, утвержденный приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Для отчетности за 2023 год применялась первоначальная форма ЕФС-1.
В прежних правилах поле численности работающих застрахованных лиц также заполнялось по количеству застрахованных лиц, работавших у страхователя в отчетном периоде.
Поэтому ответ, приведенный в обсуждении на форуме, является правильным и для соответствующих прошлых периодов: работника в длительном отпуске без сохранения заработной платы следовало учитывать.
Не смешивайте заполнение раздела 2 с заполнением подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1.
В разделе 2 мы определяем численность застрахованных лиц и рассчитываем страховые взносы от несчастных случаев.
В подразделе 1.2 отражаются сведения о страховом стаже работников. Период обычного отпуска без сохранения заработной платы обозначается кодом НЕОПЛ, если сведения о таком сотруднике подлежат представлению за соответствующий год.
Отпуск без оплаты может не включаться в отдельные виды страхового стажа, поскольку за это время отсутствует работа и начисление страховых взносов. Однако такой период не прекращает трудовой договор.
Получаем два разных результата:
в подразделе 1.2 период отражается с кодом НЕОПЛ;
в разделе 2 работник входит в численность работающих застрахованных лиц.
Отсутствие страхового стажа за отдельный период не означает отсутствия статуса застрахованного лица.
Рассмотрим подробнее порядок отражения отсутствия в 1С:Зарплате и управлении персоналом 8, редакция 3.
Создайте документ Отпуск без сохранения оплаты. Его можно открыть из раздела Кадры или Зарплата через список документов Отпуска.
В документе укажите:
организацию;
сотрудника;
дату начала отпуска;
дату окончания или количество дней;
вид отпуска без оплаты;
основание предоставления отпуска;
реквизиты заявления и приказа, если они ведутся в программе.
Проведите документ и проверьте табель учета рабочего времени. В зависимости от основания отсутствия программа использует соответствующее обозначение неоплачиваемого отпуска.
Документ должен зарегистрировать временное отсутствие, но не увольнение сотрудника.
Не оформляйте длительный отпуск кадровым переводом на нулевую ставку и не вводите фиктивное увольнение. Такие операции исказят кадровые данные и отчетность.
В программах 1С раздел 2 ЕФС-1 формируется как регламентированный отчет.
Разберем общий порядок:
Откройте раздел Отчетность, справки.
Перейдите в 1С-Отчетность или Регламентированные отчеты.
Создайте отчет ЕФС-1.
Выберите организацию.
Укажите отчетный период.
Выберите состав формы Раздел 2.
Нажмите Заполнить.
Проверьте поле Численность работающих застрахованных лиц.
Выполните встроенную проверку отчета.
Сохраните и отправьте форму через 1С-Отчетность либо выгрузите файл для передачи другим способом.
В разных конфигурациях и версиях названия команд могут незначительно отличаться, но принцип заполнения остается одинаковым.
1С должна определить, что сотрудник состоял в трудовых отношениях в отчетном периоде.
При корректном кадровом учете документ Отпуск без сохранения оплаты не должен исключать работника из поля численности застрахованных лиц.
Программа должна получить следующие данные:
дата приема находится до окончания отчетного периода;
дата увольнения отсутствует либо находится внутри или после отчетного периода;
трудовой договор действовал в отчетном периоде;
зарегистрировано временное отсутствие, а не прекращение трудовых отношений;
физическое лицо относится к застрахованным по страхованию от несчастных случаев.
Наличие или отсутствие начисления зарплаты является отдельным показателем и не должно управлять включением обычного работника в численность.
Если программа указала численность без работника, находящегося в отпуске за свой счет, не исправляйте поле сразу вручную. Сначала выясним причину.
Проверьте дату приема сотрудника.
Проверьте, не зарегистрировано ли ошибочное увольнение.
Проверьте дату увольнения, если оно действительно было.
Убедитесь, что отчет сформирован по правильной организации.
Проверьте выбранный отчетный период.
Проверьте вид договора сотрудника.
Проверьте документ Отпуск без сохранения оплаты.
Убедитесь, что отпуск проведен и не помечен на удаление.
Проверьте, не создан ли документ, приостанавливающий или прекращающий трудовые отношения по другому основанию.
Обновите программу до актуального релиза.
После исправления данных заново заполните отчет.
Используйте кадровые отчеты:
Штатные сотрудники;
Кадровая история сотрудников;
Отсутствия сотрудников;
Табель;
Движение кадров;
другие отчеты по кадровому составу, доступные в используемой конфигурации.
Проверьте, отображается ли сотрудник как принятый и неуволенный в течение отчетного периода.
Если кадровый учет и расчет зарплаты ведутся в 1С:ЗУП, а бухгалтерский учет — в 1С:Бухгалтерии 8, определите, в какой базе формируется ЕФС-1.
Наиболее полная кадровая информация обычно находится в ЗУП. Поэтому раздел 2 удобнее формировать там, где зарегистрированы приемы, увольнения, отсутствия, договоры и начисления.
Если отчет формируется в бухгалтерской базе, проверьте полноту синхронизации.
Возможные причины ошибки:
отпуск зарегистрирован только в ЗУП;
данные приема или увольнения переданы неполностью;
синхронизация выполнена не за все месяцы;
в бухгалтерской базе сотрудник ошибочно помечен как уволенный;
отчет формируется до выполнения очередного обмена;
в двух базах различаются сведения об организации или подразделении.
Выполните синхронизацию, проверьте протокол обмена и заново заполните отчет.
Не корректируйте численность отдельно в каждой базе без устранения расхождения кадровых данных.
В регламентированном отчете 1С многие показатели можно исправить вручную. Однако используйте ручную корректировку только после проверки исходных данных.
Рассмотрим два варианта.
Вариант 1. Обнаружена ошибка кадрового учета.
Исправьте прием, увольнение, договор или документ отсутствия. После этого повторно заполните ЕФС-1.
Это предпочтительный способ, поскольку правильные данные будут использоваться и в других отчетах.
Вариант 2. Кадровые данные правильные, но актуальная версия программы сформировала показатель неверно.
Зафиксируйте расчет численности в бухгалтерской справке, укажите правильное значение вручную и направьте описание ошибки в техническую поддержку 1С.
При повторном нажатии команды Заполнить ручное значение может быть перезаписано. Поэтому после корректировки еще раз проверьте отчет перед отправкой.
Составьте перечень всех физических лиц, которые состояли в страхуемых отношениях с организацией хотя бы один день в отчетном периоде.
Разберем алгоритм:
Выгрузите список работников, принятых до окончания отчетного периода.
Исключите лиц, уволенных до начала отчетного периода.
Оставьте работников, уволенных внутри отчетного периода.
Добавьте внешних совместителей.
Оставьте сотрудников в отпусках, на больничных и в других временных отсутствиях.
Добавьте исполнителей по ГПХ, если на их вознаграждение начисляются взносы на травматизм.
Удалите повторения одного и того же физического лица.
Сравните полученное количество с ЕФС-1.
Для проверки используйте СНИЛС или ссылку на физическое лицо, а не только Ф. И. О. У двух работников могут совпадать фамилия, имя и отчество.
Предположим, за полугодие в организации были следующие лица:
пять основных работников, отработавших весь период;
один основной работник в отпуске за свой счет с января по июнь;
одна сотрудница в отпуске по уходу за ребенком;
один внешний совместитель;
один работник, уволенный в феврале;
один новый сотрудник, принятый в мае;
один исполнитель по ГПХ, договор которого предусматривает взносы на травматизм;
один исполнитель по ГПХ без условия о взносах на травматизм.
В численность работающих застрахованных лиц включите:
пять основных работников;
работника в отпуске за свой счет;
сотрудницу в отпуске по уходу за ребенком;
внешнего совместителя;
уволенного в феврале работника;
принятого в мае сотрудника;
исполнителя по облагаемому взносами на травматизм договору ГПХ.
Исполнителя по договору ГПХ без страхования от несчастных случаев в этот показатель не включайте.
Итоговая численность составит 11 застрахованных лиц.
Организация, зарегистрированная в качестве страхователя, в общем случае представляет раздел 2 ЕФС-1 и при отсутствии начисленной базы и страховых взносов.
Если у организации есть работник, который весь квартал находился в отпуске без сохранения зарплаты, отчет не становится отчетом организации без работников.
В форме отразите численность застрахованных лиц и нулевые стоимостные показатели, если облагаемых выплат действительно не было.
Не считайте, что отсутствие начислений автоматически освобождает организацию от представления раздела 2.
Если в принятом СФР разделе 2 работник в отпуске за свой счет не был включен, подготовьте корректирующий отчет.
Разберем порядок:
Создайте новый экземпляр раздела 2 за тот же отчетный период.
Укажите очередной номер корректировки, например 001, если это первое исправление.
Заполните раздел целиком.
Укажите правильную численность работающих застрахованных лиц.
Проверьте остальные показатели.
Выполните форматно-логический контроль.
Отправьте исправленный раздел в СФР.
Получите и сохраните положительный протокол приема.
Даже если неправильная численность не повлияла на сумму страховых взносов, сведения формы остаются недостоверными. Поэтому исправьте ошибку после ее обнаружения.
Не подавайте отменяющие персональные сведения только из-за ошибки в агрегированном показателе раздела 2. Для раздела 2 используется номер корректировки.
Для обоснования включения сотрудника подготовьте:
трудовой договор;
приказ о приеме на работу;
заявление сотрудника на отпуск без сохранения зарплаты;
приказ о предоставлении отпуска;
табель учета рабочего времени;
кадровый отчет о действующих сотрудниках;
расчет численности работающих застрахованных лиц;
при необходимости бухгалтерскую справку с объяснением расхождения со среднесписочной численностью.
Из документов должно быть видно, что сотрудник не выполнял работу и не получал зарплату, но его трудовой договор продолжал действовать.
Рассмотрим типичные ошибки при заполнении показателя.
Исключают всех сотрудников без начислений. Наличие зарплаты не является обязательным условием включения обычного работника.
Исключают работника после трех месяцев отпуска. Такого основания в порядке заполнения ЕФС-1 нет.
Приравнивают отпуск за свой счет к увольнению. Отпуск не прекращает трудовой договор.
Переносят правила среднесписочной численности. Численность застрахованных лиц рассчитывается по другому принципу.
Считают только сотрудников, находившихся в штате на последний день квартала. Необходимо учитывать лиц, работавших в течение отчетного периода.
Исключают внешних совместителей. Они не входят в среднесписочную численность, но являются застрахованными по трудовому договору.
Дважды учитывают внутреннего совместителя. Одно физическое лицо включайте в общую численность один раз.
Включают все договоры ГПХ. Для раздела 2 учитывайте только договоры, по которым предусмотрены взносы на травматизм.
Не перезаполняют отчет после исправления кадровых документов. Старый показатель остается в сохраненной форме.
Исправляют число вручную, не устраняя ошибочное увольнение. В следующем периоде проблема повторяется.
Формируют отчет в бухгалтерской базе до синхронизации с ЗУП. В ЕФС-1 попадают неполные кадровые данные.
Не учитывают изменение отдельного показателя численности инвалидов с 2026 года. Общая численность и численность инвалидов могут формироваться по разным правилам.
Не смешивайте обычный отпуск без сохранения заработной платы с приостановлением действия трудового договора по специальным основаниям.
Отпуск за свой счет оформляется по статье 128 ТК РФ. Трудовой договор продолжает действовать, а сотрудник временно освобождается от работы.
Приостановление трудового договора, например в предусмотренных статьей 351.7 ТК РФ случаях, является отдельным кадровым событием и отражается по специальным правилам.
В 1С для этих событий используются разные документы и коды отчетности.
Если фактически предоставлен отпуск без сохранения зарплаты, оформите именно отпуск. Не заменяйте его приостановлением договора только из-за большой продолжительности отсутствия.
Нахождение одного сотрудника в отпуске без сохранения зарплаты не меняет установленный организации страховой тариф.
Тариф применяется к облагаемой базе по взносам от несчастных случаев. Если выплаты сотруднику не начислялись, его индивидуальная база за период равна нулю.
При этом:
общая численность включает сотрудника;
база не увеличивается;
дополнительные взносы из-за самого факта отпуска не начисляются;
тариф организации остается прежним.
Перед отправкой выполним итоговую проверку.
Сформируйте список всех работников, трудовые договоры которых действовали в отчетном периоде.
Не исключайте временно отсутствующих сотрудников.
Добавьте внешних совместителей.
Учтите работников, принятых или уволенных внутри периода.
Проверьте договоры ГПХ на наличие условия о взносах на травматизм.
Исключите повторный подсчет одного физического лица.
Сравните результат с полем численности в ЕФС-1.
Отдельно проверьте среднесписочную численность.
Не требуйте равенства двух показателей без анализа состава работников.
Проверьте облагаемую базу и начисленные взносы.
Выполните проверку отчета в 1С.
Сохраните расчет численности вместе с отчетом.
Сформируем практический порядок решения задачи.
Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что он принят по трудовому договору.
Проверьте отсутствие ошибочного увольнения.
Зарегистрируйте период отсутствия документом Отпуск без сохранения оплаты.
Проведите документ.
Проверьте табель и кадровую историю.
Создайте регламентированный отчет ЕФС-1.
Включите в состав отчета Раздел 2.
Нажмите Заполнить.
Проверьте поле Численность работающих застрахованных лиц.
Убедитесь, что сотрудник учтен независимо от отсутствия начислений.
Если показатель неверен, проверьте кадровые документы и версию программы.
После исправления снова заполните отчет.
При технической ошибке зафиксируйте правильный расчет и скорректируйте показатель вручную.
Выполните встроенную проверку.
Отправьте отчет и получите положительный протокол СФР.
Работника, который находится в отпуске без сохранения заработной платы более трех месяцев, необходимо включить в поле «Численность работающих застрахованных лиц» раздела 2 ЕФС-1.
Отпуск за свой счет не прекращает трудовой договор. Работник сохраняет место работы и продолжает считаться застрахованным лицом по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Не исключайте сотрудника из численности из-за того, что:
он не отработал в квартале ни одного дня;
ему не начислялась заработная плата;
по нему отсутствует база страховых взносов;
отпуск продолжается более трех месяцев;
период отпуска не включается в отдельные виды страхового стажа.
В 1С правильно зарегистрируйте отсутствие документом Отпуск без сохранения оплаты, проверьте действующий трудовой договор и заново заполните раздел 2 ЕФС-1.
Отдельно рассчитайте среднесписочную численность по статистическим правилам. Она может отличаться от численности работающих застрахованных лиц, и такое отличие не обязательно является ошибкой.
Информация носит справочный характер