Возникает ситуация, когда выплаты бывшим сотрудникам, в частности сохраняемый среднемесячный заработок за второй и третий месяцы после увольнения по сокращению штата, не попадают в Расчет по страховым взносам (РСВ) и форму ЕФС-1 в качестве необлагаемых взносами, хотя по законодательству должны быть отражены именно так. Мы разберем, почему это происходит и как правильно настроить учет в 1С, чтобы отчетность формировалась корректно.
Прежде всего, давайте проанализируем ключевое различие, которое часто вызывает путаницу: между выплатами, которые не являются объектом обложения страховыми взносами, и выплатами, которые признаются объектом обложения, но не подлежат обложению страховыми взносами.
Выплаты, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами: Такие выплаты вообще не включаются в базу для начисления страховых взносов и, соответственно, не должны отражаться в большинстве строк РСВ. Они перечислены в пункте 4 статьи 420 Налогового кодекса РФ.
Выплаты, признаваемые объектом обложения, но не подлежащие обложению страховыми взносами: Именно к этой категории относятся рассматриваемые нами выплаты бывшим сотрудникам (выходное пособие, сохраняемый средний заработок за второй и третий месяцы). Согласно пункту 1 статьи 420 НК РФ, они признаются объектом обложения страховыми взносами. Однако, в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ, эти выплаты не подлежат обложению страховыми взносами в части, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (или шестикратный – для работников Крайнего Севера и приравненных к ним местностей).
Это различие является критически важным для корректного заполнения отчетности. Если выплаты настроены в 1С как "не являющиеся объектом обложения", они не попадут в отчеты так, как нам необходимо.
Аналогичные положения применяются и в отношении страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, что регулируется статьями 20.1 и 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.
Для того чтобы определить, какая часть выплаты не облагается страховыми взносами, нам нужно рассчитать средний месячный заработок сотрудника. Этот расчет производится по общему порядку, установленному статьей 139 Трудового кодекса РФ и Положением № 540. Мы определяем средний дневной заработок, а затем умножаем его на 30,4 (среднемесячное число календарных дней) для получения среднемесячного заработка. Полученная сумма умножается на 3 (или на 6 для северных регионов), что и является установленным законодательством лимитом. Если фактическая сумма выплаты превышает этот лимит, то сумма превышения подлежит обложению страховыми взносами.
Порядок заполнения Расчета по страховым взносам утвержден Приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@. Исходя из этого порядка, полная сумма выплат и вознаграждений, указанных в статье 420 НК РФ, должна быть отражена в соответствующих строках РСВ, а затем из нее выделяется необлагаемая часть.
Рассмотрим по шагам, как эти выплаты должны быть показаны в РСВ:
Подраздел 1 Раздела 1:
Строка 030: Здесь мы отражаем полную сумму выходного пособия и сохраняемого среднего заработка. Эти суммы показываются нарастающим итогом с начала расчетного периода, а также отдельно за каждый из последних трех месяцев отчетного периода (первый, второй и третий месяцы).
Строка 040: Сюда включается необлагаемая часть этих выплат. Также отражается нарастающим итогом и помесячно.
Строка 050: Если сумма выплат превысила установленный лимит (трехкратный или шестикратный средний заработок), то облагаемая часть этого превышения будет отражена здесь.
Подраздел 2 Раздела 1:
Строка 020: Здесь, как и в строке 030 Подраздела 1, мы указываем полную сумму выплат и иных вознаграждений, включая выходное пособие и сохраняемый средний заработок.
Строка 030: Сюда переносится необлагаемая часть этих выплат, аналогично строке 040 Подраздела 1.
Раздел 3 Расчета (Персонифицированные сведения о застрахованных лицах):
Эти выплаты также должны быть отражены в Разделе 3 РСВ по строкам графы 140. Это подтверждает их включение в общую сумму выплат, несмотря на необлагаемый характер части или всей суммы.
Проанализировав эти пункты, мы видим, что выплаты бывшим сотрудникам не просто исключаются из РСВ, а проходят через механизм отражения полной суммы и последующего вычета необлагаемой части, что отличает их от выплат, не являющихся объектом обложения.
Форма ЕФС-1 пришла на смену нескольким отчетам, включая 4-ФСС. Порядок заполнения ЕФС-1 также предусматривает отражение рассматриваемых выплат:
В Разделе 2 формы ЕФС-1 (сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) суммы, не подлежащие обложению взносами на страхование от несчастных случаев, должны быть отражены по строке 2.1. Это включает в себя и необлагаемую часть выплат бывшим сотрудникам.
Теперь, когда мы понимаем юридическую сторону вопроса, разберем, как обеспечить корректное отражение этих выплат в программе 1С.
Ключевая проблема, с которой сталкиваются пользователи, заключается в стандартных настройках видов начислений в 1С, которые могут не учитывать специфику таких выплат. Как правило, стандартные начисления могут быть настроены как "не являющиеся объектом обложения", что приводит к их отсутствию в соответствующих строках РСВ.
Мы должны убедиться, что в карточке начисления, используемого для выплат бывшим сотрудникам (например, "Компенсация при увольнении (выходное пособие)", "Средний заработок на период трудоустройства" или аналогичное начисление для сохраняемого заработка за 2-й и 3-й месяцы), установлены правильные параметры.
Переходим в раздел "Настройка" -> "Начисления".
Находим или создаем соответствующее начисление. Если для выплат за 2-й и 3-й месяцы используется то же начисление, что и для выходного пособия, или отдельное начисление для среднего заработка, проверяем его.
Открываем карточку начисления и переходим на вкладку "Налоги, взносы, бухучет".
Обращаем особое внимание на поле "Вид дохода для страховых взносов". Именно здесь кроется основная причина некорректного отражения. Стандартно может стоять "Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами". Нам нужно изменить это значение.
Правильный выбор: Мы выбираем "Выплаты при увольнении, облагаемые страховыми взносами частично".
Этот вид дохода специально предназначен для ситуаций, когда выплата является объектом обложения, но ее часть не облагается взносами в пределах установленного лимита. При выборе этого вида 1С будет автоматически сравнивать сумму выплаты с трехкратным (или шестикратным) среднемесячным заработком и выделять необлагаемую часть.
Проверяем "Код дохода НДФЛ". Для этих видов выплат должен быть указан код дохода 2014. Убедитесь, что это значение установлено.
В строке "Назначение начисления" следует выбрать "прочие начисления и выплаты". Это также влияет на логику отражения в учете.
При правильной настройке этого вида дохода 1С ЗУП самостоятельно будет определять необлагаемую сумму и учитывать ее как "Скидка по взносам" при расчете страховых взносов, а также корректно формировать соответствующие строки в РСВ и ЕФС-1.
Для различных этапов выплат бывшим сотрудникам используются разные документы в 1С:
Для начисления выходного пособия при увольнении: Мы используем документ "Увольнение". Именно в нем при расчете выходного пособия будут применены настройки начисления, которые мы скорректировали на предыдущем шаге.
Для начисления сохраняемого среднемесячного заработка за 2-й и 3-й месяцы: Для этих целей в 1С:ЗУП предусмотрен специальный документ "Выплаты бывшим сотрудникам". Используйте именно его, чтобы избежать проблем с выбором нужного начисления и корректным отражением в отчетности.
Если вы обнаружили, что при использовании некоего другого документа или при попытке выбрать начисление для выплат за 2-й/3-й месяц, нужного начисления нет в списке или оно не отражается корректно, это является сигналом того, что вы, возможно, используете не тот документ или начисление не было создано или настроено должным образом. При необходимости формирования печатных документов по таким начислениям можно использовать внешнюю печатную форму справки о выплате бывшим сотрудникам.
Давайте также вспомним условия, при которых производятся эти выплаты, так как это важно для понимания всей картины:
Средний заработок за второй месяц: Он сохраняется за работником при условии, что он не трудоустроился в течение первого месяца после увольнения.
Средний заработок за третий месяц: Выплата за третий месяц производится в исключительных случаях и только по решению органа службы занятости населения. Для этого работник должен обратиться в службу занятости в двухнедельный срок после увольнения и при этом не быть трудоустроенным в течение двух месяцев.
Сроки обращения за выплатой: Важно соблюдать сроки. Обратиться за выплатой среднего заработка за второй месяц можно не позднее 15 рабочих дней после окончания второго месяца, а за третий месяц – не позднее 15 рабочих дней после окончания третьего месяца.
Поскольку налоговое законодательство и порядок формирования отчетности регулярно меняются, разработчики 1С постоянно выпускают обновления для своих программ. Мы настоятельно рекомендуем всегда следить за актуальностью версии вашей программы 1С. Устаревшие версии могут содержать неактуальные настройки или некорректную логику расчета, что приведет к ошибкам в отчетности. При поддержке нескольких информационных баз регулярное обслуживание упрощает автоматическое обновление и тестирование 1С по расписанию.
Например, в программе "1С:ЗУП 8" периодически вносятся изменения в порядок расчета необлагаемой части выходного пособия и аналогичных выплат. Своевременное обновление гарантирует, что ваша программа соответствует последним требованиям законодательства.
Корректное отражение выплат бывшим сотрудникам в РСВ и ЕФС-1 требует внимательной настройки вида дохода для страховых взносов в 1С на "Выплаты при увольнении, облагаемые страховыми взносами частично", использования правильных документов ("Увольнение" и "Выплаты бывшим сотрудникам") и понимания различий между "не является объектом" и "не подлежит обложению". При соблюдении этих рекомендаций ваша отчетность будет формироваться в полном соответствии с законодательством.