Рассмотрим ситуацию, в которой сотрудник оплачивал размещение объявлений на интернет-площадке со своей личной банковской карты, а организация не отражала эти платежи в учете. Впоследствии сотрудник уволился, а при сверке поставщик показал поступившие суммы как оплату обязательств организации. Денежные средства под отчет сотруднику предварительно не выдавались, платежные документы в бухгалтерии отсутствуют.
Не будем сразу списывать задолженность перед поставщиком проводкой Дт 60 Кт 91.01. Сначала выясним экономическое содержание операций, восстановим подтверждающие документы и определим, должна ли организация возместить бывшему сотруднику использованные им личные средства.
Основной вывод будет следующим: если организация обязана вернуть бывшему работнику потраченные деньги, заменим задолженность перед поставщиком задолженностью перед физическим лицом. Для этого используем счет 71, 73.03 или 76.09 в зависимости от порядка оформления операции. Если бывший работник документально отказался от возмещения либо платеж изначально имел безвозмездный характер, признаем прочий доход. Однако одного предположения, что бывший сотрудник не станет обращаться в суд, для списания долга недостаточно.
Выражение «1С 8.3» обозначает версию технологической платформы, а не конкретную учетную программу. Далее рассмотрим порядок работы прежде всего для конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 8, редакция 3.0.
В других конфигурациях, например в 1С:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:Управление торговлей, названия документов и расположение команд могут отличаться. При этом бухгалтерская логика останется той же: отдельно отразим поступление услуг, оплату поставщику третьим лицом и возникновение либо прекращение задолженности перед бывшим сотрудником.
Проанализируем ситуацию по шагам. В ней могут присутствовать сразу несколько самостоятельных фактов хозяйственной жизни:
Поставщик оказал организации услуги по размещению или продвижению объявлений.
Сотрудник перечислил поставщику собственные денежные средства.
Поставщик зачел полученные деньги в счет задолженности организации либо зачислил их на баланс личного кабинета.
У организации возникла задолженность перед сотрудником, оплатившим ее обязательство.
Организация возместила сотруднику расходы либо получила его документально оформленный отказ от возмещения.
Не объединяйте все эти события одной проводкой без анализа. Проводка должна отражать реальное экономическое содержание операции, а каждый факт хозяйственной жизни необходимо подтвердить первичным учетным документом.
Акт сверки подтверждает, как поставщик отражает взаиморасчеты с организацией. Из него можно увидеть поступление оплаты, но обычно нельзя достоверно определить:
с какой банковской карты произведен платеж;
кому принадлежали перечисленные денежные средства;
кто поручил физическому лицу произвести оплату;
являлась ли сумма оплатой уже оказанных услуг или предварительным пополнением баланса;
какие конкретно услуги были оказаны;
за какой период поставщик списал деньги;
включен ли в стоимость НДС;
обязана ли организация вернуть деньги плательщику.
Поэтому используйте акт сверки как контрольный и вспомогательный документ. Не принимайте его в качестве единственного основания для признания расходов, вычета НДС, возникновения задолженности перед бывшим сотрудником или прочего дохода.
В соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни оформляйте первичным учетным документом. Документ должен содержать наименование, дату составления, сведения об экономическом субъекте, содержание операции, денежный или натуральный измеритель, сведения об ответственных лицах и их подписи либо иные реквизиты, позволяющие идентифицировать подписантов.
Прежде чем вводить исправления в 1С, соберем максимально полный комплект документов. Разберем по шагам, что следует запросить.
Получите у поставщика закрывающие документы. Запросите акты, УПД, отчеты об оказанных услугах и счета-фактуры за соответствующие периоды.
Получите детализацию личного кабинета. Запросите сведения обо всех пополнениях, списаниях, возвратах и неиспользованном остатке.
Получите расшифровку платежей. Попросите поставщика указать даты, суммы, идентификаторы операций и способ оплаты.
Свяжитесь с бывшим сотрудником. Попросите представить банковскую выписку, электронную квитанцию, чек или справку банка по каждой операции.
Получите пояснение физического лица. Попросите описать, для чего производилась оплата, кто дал поручение и по какому личному кабинету проводились платежи.
Получите заявление на возмещение. Если организация будет возвращать деньги, зафиксируйте сумму, реквизиты платежей и банковские реквизиты получателя.
Получите письменный отказ от возмещения. Если бывший сотрудник не требует возврата, оформите это отдельным документом.
Составьте бухгалтерскую справку. Зафиксируйте выявленные обстоятельства, комплект документов, выбранные счета учета и период исправления.
Оформите решение руководителя. Руководитель должен утвердить возмещение, признание задолженности либо иной выбранный порядок.
Не создавайте фиктивные квитанции, заявления или авансовые отчеты задним числом. Оформляйте документы текущей датой, указывая в них реальные даты совершенных ранее платежей.
Посмотрим, на кого оформлены документы поставщика. Для признания расходов организации важно подтвердить, что услуги приобретались именно для нее.
Проверьте:
наименование и ИНН покупателя в УПД или акте;
владельца корпоративного профиля на площадке;
сторону договора или оферты;
реквизиты организации в личном кабинете;
назначение размещенных объявлений;
связь объявлений с деятельностью организации.
Если документы оформлены на организацию, а объявления использовались для продажи ее товаров, продвижения услуг, поиска персонала или решения иных производственных задач, расходы можно учитывать при наличии остальных подтверждений.
Если заказчиком в документах указано физическое лицо, а реквизиты организации отсутствуют, возникает риск, что услуги юридически приобретались самим сотрудником. В таком случае запросите исправленные документы или письменное подтверждение поставщика о том, что услуги оказаны организации.
Не ориентируйтесь только на коммерческое обозначение интернет-площадки. В справочнике Контрагенты укажите точное юридическое лицо, которое приведено в договоре, УПД, акте или счете-фактуре.
Это принципиально важный вопрос для выбора счета 60.01 или 60.02.
Если услуги уже были оказаны и в учете должна была существовать кредиторская задолженность перед поставщиком, оплату отражайте через счет 60.01.
Например:
Дт 60.01 Кт 71.01 — задолженность перед поставщиком погашена личными средствами подотчетного лица.
Вместо счета 71.01 в зависимости от выбранного способа учета можно использовать счет 73.03 или 76.09.
Если сотрудник сначала пополнил баланс личного кабинета, а услуги оказывались позднее, учитывайте платеж как аванс поставщику:
Дт 60.02 Кт 71.01, Дт 60.02 Кт 73.03 или Дт 60.02 Кт 76.09.
По мере оказания услуг зарегистрируйте расходы и зачет аванса. Не списывайте всю сумму пополнения баланса на расходы, если часть денег продолжает находиться в личном кабинете.
Если услуги еще не введены в программу, откройте раздел Покупки и создайте документ Поступление (акты, накладные, УПД). В зависимости от версии программы выберите вид операции Услуги, Услуги (акт) или УПД.
Заполните документ следующим образом:
Выберите организацию, в учете которой отражаются расходы.
Укажите поставщика по его юридическим реквизитам.
Выберите договор с поставщиком.
Укажите номер и дату первичного документа.
Добавьте услугу, например Размещение объявлений или Продвижение объявлений на интернет-площадке.
Укажите стоимость и ставку НДС по документу поставщика.
Выберите счет затрат в соответствии с назначением объявлений.
Заполните статью затрат, подразделение и другую обязательную аналитику.
Проверьте счета расчетов 60.01 и 60.02.
Если объявления связаны с продажей товаров или продвижением услуг, обычно рассмотрим счет 44.01. Если объявления относятся к общехозяйственным задачам или подбору административного персонала, рассмотрим счет 26. Если расходы непосредственно связаны с выполнением конкретных работ или оказанием услуг, при соответствующей учетной политике рассмотрим счет 20.01.
После проведения документа могут сформироваться проводки:
Дт 44.01 Кт 60.01 — отражена стоимость услуг без НДС.
Дт 19.04 Кт 60.01 — отражен предъявленный поставщиком НДС.
Вместо счета 44.01 программа может использовать счет 20.01, 25, 26 или другой счет затрат.
Если услуги уже были правильно отражены ранее, не создавайте документ поступления повторно. В таком случае исправим только отсутствующую оплату и задолженность перед физическим лицом.
Рассмотрим подробнее наиболее распространенный вариант. Применим счет 71, если на дату платежа человек являлся сотрудником, действовал по поручению работодателя и может представить отчет о понесенных расходах.
Отсутствие предварительно выданного аванса не препятствует использованию счета 71. В этом случае в учете возникает перерасход подотчетного лица: сотрудник сначала использовал личные деньги, а организация впоследствии возмещает ему утвержденную сумму.
Для оформления используйте документ Авансовый отчет. В отдельных прикладных решениях название документа может отличаться, но в 1С:Бухгалтерия предприятия 8 применяется именно авансовый отчет.
Разберем по шагам:
Откройте раздел Банк и касса.
Перейдите в список Авансовые отчеты.
Создайте новый документ.
Выберите бывшего сотрудника в качестве подотчетного лица.
Не указывайте фиктивную выдачу аванса, поскольку деньги ему не перечислялись.
Заполните сведения об оплате поставщику.
Укажите поставщика, договор, документ расчетов, сумму и подтверждающий документ.
Проведите авансовый отчет.
Проверьте образовавшийся перерасход.
Если поставщик уже оказал услуги, ожидаем проводку:
Дт 60.01 Кт 71.01.
Если сотрудник пополнил баланс личного кабинета авансом, ожидаем проводку:
Дт 60.02 Кт 71.01.
В зависимости от версии программы сведения об оплате поставщику заполняйте на вкладке Оплата либо в аналогичном разделе авансового отчета.
Не отражайте стоимость одной и той же услуги одновременно документом Поступление (акты, накладные, УПД) и как самостоятельный расход в авансовом отчете. Если поставщик ведется на счете 60 и участвует в акте сверки, удобнее зарегистрировать услуги документом поступления, а в авансовом отчете отразить именно оплату поставщику.
Увольнение не требует удалять карточку сотрудника или физического лица из информационной базы. Не принимайте человека повторно на работу только ради оформления старой операции.
Используйте существующие элементы справочников Сотрудники и Физические лица. Если программа не позволяет выбрать уволенного сотрудника из-за установленного отбора, измените параметры списка и включите отображение уволенных сотрудников.
Если типовая конфигурация или внутренние настройки не позволяют корректно использовать счет 71 после увольнения, примените альтернативный способ через счет 73.03 или 76.09.
После утверждения авансового отчета перечислите бывшему сотруднику подтвержденную сумму.
При безналичной выплате создайте документ Списание с расчетного счета. Выберите операцию, предназначенную для перечисления подотчетному лицу, либо укажите счет расчетов 71.01 в соответствии с возможностями релиза.
Проводка должна выглядеть так:
Дт 71.01 Кт 51.
При выплате наличными используйте документ Выдача наличных с проводкой:
Дт 71.01 Кт 50.01.
В назначении платежа укажите, что перечисляется возмещение документально подтвержденных расходов на оплату услуг размещения объявлений. Добавьте реквизиты утвержденного авансового отчета или заявления.
Рассмотрим альтернативный вариант. Счет 73 предназначен для прочих расчетов с персоналом, которые не относятся к заработной плате и подотчетным суммам.
Используйте счет 73.03, если:
операция не оформлялась как подотчетная;
предварительного поручения и авансового отчета не было;
организация признает задолженность на основании отдельного отчета о расходовании личных средств;
платеж был совершен в период работы физического лица в организации;
такой вариант предусмотрен учетной политикой.
Если услуги уже отражены по кредиту счета 60.01, создайте документ Операция, введенная вручную и укажите:
Дт 60.01 Кт 73.03.
Если оплата являлась авансовым пополнением баланса, укажите:
Дт 60.02 Кт 73.03.
В аналитике счета 60 выберите поставщика, договор и документ расчетов. В аналитике счета 73.03 укажите бывшего сотрудника.
После перечисления возмещения отразите:
Дт 73.03 Кт 51.
При выплате наличными используйте:
Дт 73.03 Кт 50.01.
Не используйте счет 71 и счет 73.03 одновременно для одной суммы. Выберите один порядок и последовательно примените его ко всей операции.
Проанализируем еще один вариант. Если задолженность выявлена и признается уже после увольнения, физическое лицо можно рассматривать не как персонал организации, а как отдельного кредитора.
В таком случае используйте счет 76.09 Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами. Этот вариант особенно удобен, если:
бывший сотрудник уже не числится в организации;
авансовый отчет не оформляется;
организация признает гражданско-правовую задолженность перед физическим лицом;
расчеты необходимо вести по договору, заявлению или соглашению;
учетная политика предусматривает использование счета 76 для таких операций.
Создайте физическое лицо в справочнике Контрагенты, если это необходимо для аналитики счета 76.09. Не создавайте дублирующие карточки без проверки существующих данных. В современных версиях 1С карточка контрагента-физического лица может быть связана с элементом справочника Физические лица.
Если поставщик уже оказал услуги, сформируйте проводку:
Дт 60.01 Кт 76.09.
Если деньги поступили поставщику в качестве аванса:
Дт 60.02 Кт 76.09.
При перечислении возмещения бывшему сотруднику укажите:
Дт 76.09 Кт 51.
В документе Списание с расчетного счета используйте вид операции Прочие расчеты с контрагентами или другой подходящий вид операции, позволяющий выбрать счет 76.09. Точное название операции зависит от релиза программы.
Сформируем практическое правило выбора.
Выберите счет 71.01, если сотрудник действовал как подотчетное лицо, расход был согласован работодателем и можно оформить авансовый отчет с перерасходом.
Выберите счет 73.03, если платеж совершен работником в период трудовых отношений, но операция не оформляется как подотчетная.
Выберите счет 76.09, если задолженность перед бывшим работником рассматривается как обычное обязательство перед сторонним физическим лицом.
Наиболее автоматизированным для типовой 1С:Бухгалтерия предприятия 8 будет вариант через счет 71. Наиболее наглядным при расчетах с уже уволенным человеком часто оказывается счет 76.09. Счет 73.03 занимает промежуточное положение и подходит для прочих расчетов с персоналом.
Закрепите выбранный порядок в учетной политике или внутреннем регламенте. Не меняйте счет только ради технического удобства, если он не соответствует экономическому содержанию операции.
Если физическое лицо оплатило денежное обязательство организации, у него может возникнуть право потребовать возмещение. Гражданское законодательство допускает исполнение обязательства третьим лицом и в предусмотренных случаях переход к нему прав кредитора.
Поэтому отсутствие выдачи денег под отчет не означает, что организация получила безвозмездную выгоду. Возможна обычная замена кредитора:
до оплаты организация была должна поставщику;
сотрудник погасил эту задолженность личными средствами;
поставщик больше не требует оплату;
право требования может возникнуть у сотрудника.
Именно поэтому проводка Дт 60 Кт 91.01 не должна быть первым и автоматическим решением.
Теперь рассмотрим позицию, приведенную в обсуждении: если организация не будет возмещать средства и отсутствует риск требования со стороны работника, предлагается закрыть задолженность проводкой Дт 60 Кт 91.01.
Такая проводка возможна только тогда, когда достоверно установлено, что у организации не возникло обязательства перед плательщиком либо это обязательство законно прекращено.
Проводка означает:
задолженность перед поставщиком прекращена;
новая задолженность перед другим лицом отсутствует;
организация получила экономическую выгоду;
выгода признается прочим доходом.
Не считайте отсутствие судебного иска достаточным подтверждением отсутствия обязательства. Бывший сотрудник может обратиться с требованием позднее. Кроме того, бухгалтерский учет должен отражать существующие обязательства независимо от субъективной оценки вероятности спора.
Прямую проводку Дт 60.01 Кт 91.01 рассмотрим, если одновременно выполняются следующие условия:
поставщик подтвердил получение денег в счет обязательства организации;
фактический плательщик установлен;
плательщик подтвердил безвозмездный характер платежа;
плательщик не требует и не будет требовать возмещения;
отсутствует иное обязательство организации перед ним;
имеется письменное основание для признания дохода;
проанализированы налоговые последствия.
Даже если бывший сотрудник отказался от денег, рассмотрим двухэтапную схему. Она лучше показывает движение задолженности.
Сначала отразим оплату поставщику и возникновение долга перед физическим лицом:
Дт 60.01 Кт 71.01, Дт 60.01 Кт 73.03 или Дт 60.01 Кт 76.09.
Затем на дату документально оформленного прекращения обязательства признаем прочий доход:
Дт 71.01 Кт 91.01, Дт 73.03 Кт 91.01 или Дт 76.09 Кт 91.01.
Такой порядок позволяет увидеть:
кто фактически оплатил долг;
когда возникло обязательство перед физическим лицом;
на каком основании обязательство прекратилось;
в какую дату следует признать прочий доход.
Для второй операции используйте документ Операция, введенная вручную. Создайте отдельную статью справочника Прочие доходы и расходы, например Прощение задолженности бывшим сотрудником.
Не ограничивайтесь устным сообщением. Получите письменный документ, из которого однозначно следует воля физического лица.
В документе укажите:
фамилию, имя и отчество физического лица;
сведения, позволяющие его идентифицировать;
наименование организации;
даты и суммы оплаченных операций;
наименование поставщика;
обстоятельства оплаты;
подтверждение отсутствия требования о возмещении;
формулировку о прекращении обязательства либо безвозмездном характере платежа;
дату и подпись физического лица.
При существенной сумме согласуйте формулировки с юристом. Не подменяйте отказ от возмещения распиской о том, что человек просто не имеет претензий на определенную дату: такая фраза не всегда означает окончательное прекращение требования.
Если связаться с бывшим сотрудником не удалось, не списывайте задолженность в доход только потому, что он не обращается за деньгами.
Действуйте следующим образом:
Восстановите информацию у поставщика.
Установите даты и суммы платежей.
Определите плательщика.
Направьте физическому лицу письменный запрос.
Зафиксируйте попытки связаться с ним.
При наличии достаточных доказательств отразите кредиторскую задолженность.
Проводите инвентаризацию этой задолженности.
Не списывайте ее без предусмотренного законом основания.
Общий срок исковой давности обычно составляет три года, но начало его течения определяйте по конкретному обязательству. Не отсчитывайте срок автоматически от даты увольнения. Увольнение само по себе не прекращает задолженность организации.
При истечении срока исковой давности проведите инвентаризацию, составьте бухгалтерскую справку и получите приказ руководителя. После этого рассмотрите списание:
Дт 71.01 Кт 91.01, Дт 73.03 Кт 91.01 или Дт 76.09 Кт 91.01.
Выясним причину отсутствия документов. Возможны разные ситуации.
Если документы отсутствуют только у организации, попросите бывшего сотрудника получить банковскую выписку или справку об операции. Электронная квитанция из банковского приложения может служить частью подтверждающего комплекта, если позволяет определить дату, сумму и получателя.
Если бывший сотрудник не сохранил документы, запросите у банка восстановленную выписку за соответствующий период.
Если бывший сотрудник недоступен, получите у поставщика письменную расшифровку платежей, включающую идентификаторы транзакций, суммы, даты и способ оплаты.
Если установить плательщика невозможно, не создавайте задолженность перед конкретным физическим лицом. Зафиксируйте невыясненный характер операции и продолжите проверку.
Если отсутствуют документы и по оплате, и по услугам, одного акта сверки будет недостаточно для полного отражения операции. Сначала восстановите первичные документы поставщика.
Бухгалтерская справка необходима для объяснения исправления, но не должна подменять все внешние документы.
В справке укажите:
дату выявления расхождения;
периоды оказания услуг;
даты и суммы платежей;
источник информации;
сведения о фактическом плательщике;
причину отсутствия операции в учете;
перечень восстановленных документов;
выбранный способ отражения;
бухгалтерские проводки;
налоговые последствия;
подписи ответственных лиц.
Бухгалтерская справка подтверждает расчет и профессиональное суждение бухгалтера, но факт оказания внешней услуги лучше подтвердить документом поставщика.
Посмотрим на пример. Сотрудник перечислил 50 000 рублей на баланс личного кабинета. Поставщик успел оказать услуги на 35 000 рублей, а 15 000 рублей остались неиспользованными.
На дату пополнения отразим:
Дт 60.02 Кт 71.01, 73.03 или 76.09 — 50 000 рублей.
После получения документов на оказанные услуги отразим их стоимость:
Дт 44.01 Кт 60.01 — стоимость услуг без НДС.
Дт 19.04 Кт 60.01 — предъявленный НДС, если он выделен.
Затем зачтем аванс на сумму оказанных услуг:
Дт 60.01 Кт 60.02 — 35 000 рублей.
Остаток 15 000 рублей продолжит учитываться по дебету счета 60.02. Не относите его на расходы до оказания услуг или возврата денежных средств поставщиком.
В документе Поступление (акты, накладные, УПД) зачет аванса может выполняться автоматически. Проверьте настройку расчетов и сформированные проводки.
Предположим, поставщик оказал услуги на сумму 36 000 рублей, включая НДС 6 000 рублей. Сотрудник оплатил эту сумму личной картой. Организация утвердила расходы и решила полностью их возместить.
Отразим:
Дт 44.01 Кт 60.01 — 30 000 рублей. Признана стоимость услуг без НДС.
Дт 19.04 Кт 60.01 — 6 000 рублей. Учтен предъявленный НДС.
Дт 60.01 Кт 71.01 — 36 000 рублей. Поставщик получил оплату от сотрудника.
Дт 68.02 Кт 19.04 — 6 000 рублей. НДС принят к вычету при выполнении необходимых условий.
Дт 71.01 Кт 51 — 36 000 рублей. Организация возместила расходы бывшему сотруднику.
После третьей операции задолженность перед поставщиком должна закрыться, а на счете 71.01 появится кредитовое сальдо. После перечисления возмещения задолженность по счету 71.01 также закроется.
Используем те же данные, но признаем задолженность уже после увольнения сотрудника как обычное обязательство перед физическим лицом.
Дт 44.01 Кт 60.01 — 30 000 рублей.
Дт 19.04 Кт 60.01 — 6 000 рублей.
Дт 60.01 Кт 76.09 — 36 000 рублей.
Дт 68.02 Кт 19.04 — 6 000 рублей.
Дт 76.09 Кт 51 — 36 000 рублей.
Этот способ дает понятную аналитику по бывшему сотруднику как по отдельному кредитору.
Предположим, бывший сотрудник представил письменное уведомление, что не требует возврата 36 000 рублей.
Сначала покажем возникновение задолженности перед ним:
Дт 60.01 Кт 76.09 — 36 000 рублей.
На дату получения и вступления в силу документа о прекращении обязательства отразим:
Дт 76.09 Кт 91.01 — 36 000 рублей.
Не датируйте признание дохода днем платежа поставщику, если отказ от возмещения получен позднее. Отражайте прочий доход на дату, когда обязательство перед физическим лицом фактически прекратилось.
Способ оплаты сам по себе не является единственным условием для вычета НДС. Оплата личной картой сотрудника не исключает вычет автоматически, если покупателем услуг являлась организация.
Перед вычетом проверьте:
организация является плательщиком НДС;
услуги приобретены для облагаемой НДС деятельности;
услуги приняты к учету;
имеется правильно оформленный счет-фактура или УПД;
покупателем указана организация;
сумма и содержание услуг подтверждены;
операция является реальной.
Не принимайте НДС к вычету только на основании акта сверки, квитанции об оплате или выписки из личного кабинета. Эти документы подтверждают расчеты, но не заменяют счет-фактуру или УПД.
Если организация применяет УСН либо иной режим, при котором входной НДС не принимается к вычету, настройте его включение в расходы в соответствии с учетной политикой и применяемыми налоговыми правилами.
Для налогового учета подтвердите экономическую обоснованность и документальное оформление затрат.
Услуги размещения объявлений могут относиться:
к рекламным расходам, если объявления продвигают товары, работы или услуги;
к расходам на подбор персонала, если размещались вакансии;
к расходам на продажу, если объявления непосредственно связаны с реализацией;
к общехозяйственным расходам, если услуга использовалась для общих управленческих задач;
к прямым расходам, если размещение непосредственно связано с выполнением конкретного договора и это предусмотрено учетной политикой.
Сохраните материалы, подтверждающие деловую цель: заявку подразделения, распоряжение руководителя, содержание объявлений, отчет о размещении, документы поставщика и сведения о результатах рекламной кампании.
Не уменьшайте налоговую базу на сумму неиспользованного остатка в личном кабинете. Такой остаток является авансом, а не расходом на оказанные услуги.
Если организация применяет УСН с объектом Доходы минус расходы, отдельно проанализируем условия признания затрат.
Проверьте:
входит ли вид затрат в закрытый перечень расходов при УСН;
оказаны ли услуги;
подтверждены ли они первичными документами;
оплачены ли услуги поставщику;
не требуется ли погасить задолженность перед сотрудником для окончательного признания оплаты;
правильно ли заполнена статья затрат в 1С;
попала ли сумма в Книгу учета доходов и расходов.
Не переносите проводки бухгалтерского учета в КУДиР автоматически. Наличие проводки не гарантирует признание расхода при УСН.
Если организация возвращает физическому лицу ровно ту сумму, которую он документально потратил в интересах компании, экономическая выгода у получателя обычно не возникает. Такая выплата является возмещением расходов, а не оплатой труда.
Для обоснования необложения подтвердите:
производственную цель расходов;
поручение или последующее одобрение работодателя;
фактическую оплату личными средствами;
точную сумму расходов;
фактическое оказание услуг организации;
отсутствие превышения возмещения над подтвержденной суммой.
Если подтверждающих документов нет либо невозможно установить связь с деятельностью организации, возрастает риск признания перечисленной бывшему сотруднику суммы его доходом. Поэтому не производите выплату только на основании устной договоренности.
Если операция относится к прошлому отчетному периоду, определите, является ли отсутствие записи бухгалтерской ошибкой.
Проверьте:
дату оказания услуг;
дату оплаты;
дату получения первичных документов;
сдана ли бухгалтерская отчетность;
утверждена ли отчетность;
является ли ошибка существенной;
повлияла ли ошибка на налоговые декларации;
требуется ли уточненная отчетность.
Если услуги ранее были отражены правильно, а пропущена только оплата третьим лицом, расходы повторно не признавайте. Исправьте расчеты: закройте задолженность перед поставщиком и покажите обязательство перед физическим лицом.
Если в прошлом периоде не отражены и сами услуги, порядок исправления определите с учетом правил исправления ошибок в бухгалтерском учете. Не используйте счет 91.02 автоматически только потому, что документ обнаружен поздно.
После ввода документов сформируем стандартные отчеты.
Откройте Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60.
Установите отбор по поставщику и договору.
Проверьте задолженность отдельно по счетам 60.01 и 60.02.
Включите детализацию по документам расчетов.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71, 73 или 76.
Проверьте кредитовое сальдо перед бывшим сотрудником.
После выплаты или прекращения обязательства убедитесь, что сальдо закрылось.
Сформируйте Анализ субконто по поставщику и бывшему сотруднику.
Повторно сформируйте Акт сверки расчетов с контрагентом.
Если задолженность перед поставщиком не закрылась, проверьте:
совпадает ли договор в поступлении и операции оплаты;
совпадает ли счет 60.01 или 60.02;
правильно ли выбран документ расчетов;
не создан ли дублирующий контрагент;
совпадает ли организация в документах;
не отражена ли оплата по другому договору.
В некоторых случаях вместо ручной операции можно рассмотреть документ Корректировка долга. Он применяется для переноса или корректировки задолженности между контрагентами.
Однако используйте его только тогда, когда:
бывший сотрудник создан как контрагент;
расчеты с ним ведутся на счете 76;
вид операции документа поддерживает перенос нужной задолженности;
корректно заполняется аналитика счетов 60 и 76;
сформированные проводки соответствуют выбранной методике.
Для счета 71 или 73.03 чаще будет проще и прозрачнее использовать Авансовый отчет либо Операция, введенная вручную.
Рассмотрим, каких действий следует избегать.
Не списывайте счет 60 на счет 91.01 только по акту сверки. Сначала установите фактического плательщика и наличие требования о возмещении.
Не создавайте фиктивную выдачу денег под отчет. Если аванса не было, отражайте перерасход либо используйте счет 73 или 76.
Не признавайте услуги дважды. Не вводите один расход одновременно документом поступления и авансовым отчетом.
Не списывайте на расходы весь баланс личного кабинета. Неиспользованную сумму учитывайте как аванс.
Не принимайте НДС к вычету без надлежащего документа.
Не удаляйте карточку уволенного сотрудника. Она необходима для аналитического учета.
Не принимайте сотрудника повторно на работу. Для погашения задолженности это не требуется.
Не считайте увольнение основанием для прекращения долга.
Не создавайте дублирующего поставщика. Используйте точное юридическое лицо из первичных документов.
Не отражайте старые услуги текущей датой без анализа периода.
Не выплачивайте возмещение без документов. Это создает налоговые риски.
Не подписывайте акт сверки без расшифровки неизвестных платежей.
Не используйте одновременно счета 71, 73 и 76 для одной задолженности.
Не признавайте отсутствие иска доказательством отсутствия обязательства.
Соберем решение в единый алгоритм.
Запросите у поставщика расшифровку всех оплат.
Получите закрывающие документы на услуги.
Проверьте, что покупателем указана организация.
Получите детализацию движения по личному кабинету.
Разделите оплату оказанных услуг и пополнение баланса.
Запросите у бывшего сотрудника банковские документы.
Определите, действовал ли он по поручению организации.
Получите заявление на возмещение либо письменный отказ от него.
Отразите услуги документом Поступление (акты, накладные, УПД), если они еще не учтены.
При постоплате используйте счет 60.01.
При предварительном пополнении баланса используйте счет 60.02.
Выберите счет расчетов с физическим лицом: 71.01, 73.03 или 76.09.
Отразите замену задолженности перед поставщиком задолженностью перед физическим лицом.
Перечислите возмещение либо оформите прекращение обязательства.
Проверьте НДС и налоговый учет.
Сформируйте оборотно-сальдовые ведомости.
Повторно проведите сверку с поставщиком.
Если организация собирается вернуть бывшему сотруднику деньги и оформляет его как подотчетное лицо, используйте:
Дт 60.01 Кт 71.01 — погашена задолженность перед поставщиком личными средствами сотрудника.
Дт 71.01 Кт 51 — сотруднику выплачено возмещение.
Если платеж являлся предварительным пополнением баланса, вместо 60.01 используйте счет 60.02.
Если авансовый отчет не оформляется, используйте счет 73.03:
Дт 60.01 Кт 73.03.
Дт 73.03 Кт 51.
Если задолженность признается уже перед бывшим сотрудником как сторонним физическим лицом, используйте счет 76.09:
Дт 60.01 Кт 76.09.
Дт 76.09 Кт 51.
Если бывший сотрудник документально отказался от требования, сначала покажите возникновение задолженности перед ним, а затем ее прекращение:
Дт 60.01 Кт 76.09 — задолженность перед поставщиком заменена задолженностью перед физическим лицом.
Дт 76.09 Кт 91.01 — признан прочий доход после прекращения обязательства.
Аналогично можно использовать счет 71.01 или 73.03, если именно на нем ранее отражалась задолженность.
Не вводите проводку Дт 60 Кт 91.01 только потому, что организация не планирует добровольно платить бывшему сотруднику. Сначала выясним, возникло ли у него право на возмещение, восстановим документы и оформим выбранное решение.
Если расходы будут возмещены, перенесите задолженность со счета 60 на счет 71.01, 73.03 или 76.09. Если бывший сотрудник письменно отказался от возмещения, признайте прочий доход после документального прекращения обязательства. Если подтвердить плательщика, назначение платежа и отсутствие требования невозможно, не списывайте задолженность в доход до завершения проверки.
В самой программе используйте документы Поступление (акты, накладные, УПД), Авансовый отчет, Операция, введенная вручную, Списание с расчетного счета и при подходящих условиях Корректировка долга. После проведения операций обязательно проверьте счета 60, 71, 73 и 76 стандартными бухгалтерскими отчетами.
Информация носит справочный характер