Если зарплата за вторую половину сентября выплачена 10 октября, относящиеся к этой выплате доход, стандартные вычеты и исчисленный НДФЛ не должны увеличивать показатели раздела 2 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев 2023 года. В расчет за девять месяцев включайте доходы, фактически выплаченные с 1 января по 30 сентября. Выплату от 10 октября отражайте уже в годовом расчете.
Если в строках 110 и 140 1С правильно показывает только сентябрьский аванс, выплаченный 25 сентября, но в строку 130 дополнительно включает стандартные вычеты, примененные при выплате окончательной зарплаты 10 октября, проанализируем данные налогового учета. Такое расхождение может возникнуть из-за неверной даты выплаты в документах, нарушения последовательности расчета зарплаты, ошибочных записей в регистрах НДФЛ или недостатка конкретного релиза программы.
Не ограничивайтесь ручным изменением строки 130 в регламентированном отчете. Ручная корректировка позволяет сдать расчет с правильной суммой, но не исправляет данные налоговых регистров. Ошибка может повториться в годовом расчете 6-НДФЛ и в справках о доходах сотрудников.
Исходная ситуация относится к расчету 6-НДФЛ за девять месяцев 2023 года, сформированному в конфигурации Бухгалтерия предприятия редакции 3.0.143.32.
Это важно, поскольку форма и порядок заполнения расчета 6-НДФЛ в последующие годы изменялись. В форме, применявшейся в 2023 году, раздел 2 содержал следующие показатели:
строка 100 — ставка налога;
строка 105 — код бюджетной классификации;
строка 110 — общая сумма начисленного дохода, подлежащая отражению в расчете;
строка 112 — доходы по трудовым договорам;
строка 120 — количество физических лиц, которым начислен облагаемый доход;
строка 130 — сумма налоговых вычетов;
строка 140 — сумма исчисленного НДФЛ;
строка 160 — сумма удержанного НДФЛ.
Начиная с отчетности за 2024 год нумерация и наименования отдельных строк изменились. Поэтому не переносите механически рекомендации для современной формы на расчет за 2023 год. При исправлении старого отчета используйте форму и правила, которые действовали в исправляемом периоде.
С 1 января 2023 года датой фактического получения дохода в виде заработной платы признавался день ее выплаты. Это правило применялось как к зарплате за первую половину месяца, так и к окончательному расчету.
Посмотрим на рассматриваемый пример:
25 сентября сотрудникам выплатили зарплату за первую половину сентября;
10 октября выплатили окончательный расчет за сентябрь;
расчет 6-НДФЛ формируется за период с 1 января по 30 сентября.
Выплата от 25 сентября является доходом сентября. Отразите ее в разделе 2 расчета за девять месяцев вместе с относящимися к ней вычетами и исчисленным НДФЛ.
Выплата от 10 октября является доходом октября, хотя она начислена за работу в сентябре. Не включайте ее в строки 110, 112, 130 и 140 расчета за девять месяцев. Отразите эту выплату в годовом расчете 6-НДФЛ.
Месяц, за который начислена зарплата, и месяц получения дохода для НДФЛ в 2023 году могли не совпадать. Для заполнения 6-НДФЛ ориентируйтесь на дату фактической выплаты, зарегистрированную в налоговом учете.
Стандартный налоговый вычет предоставляйте за каждый месяц налогового периода при наличии у сотрудника права на него и облагаемого дохода.
Налоговый агент вправе самостоятельно определить, при какой выплате в течение месяца применить вычет:
при выплате зарплаты за первую половину месяца;
при окончательном расчете;
при другой облагаемой выплате в том же месяце.
Главное — не предоставляйте один месячный вычет дважды и относите его к доходам соответствующего месяца.
В рассматриваемой ситуации выплата 25 сентября является сентябрьским доходом. Поэтому сентябрьский стандартный вычет программа могла применить при расчете НДФЛ с этой выплаты.
Окончательная зарплата, выплаченная 10 октября, является октябрьским доходом. При ее налогообложении программа может применить стандартный вычет за октябрь.
Само применение октябрьского вычета 10 октября не является ошибкой, если сотрудник сохраняет право на вычет. Ошибка возникает тогда, когда этот октябрьский вычет попадает в строку 130 расчета за девять месяцев, а октябрьский доход и исчисленный с него налог в строки 110 и 140 не попадают.
Показатели одного раздела должны формироваться из сопоставимых данных. Нельзя включать в строку 130 вычет, относящийся к октябрьскому доходу, одновременно исключая из отчета сам доход и рассчитанный с него налог.
В исходной ситуации у двух сотрудников были установлены ежемесячные стандартные вычеты:
у первого сотрудника — 4 400 рублей;
у второго сотрудника — 2 800 рублей.
Сложим эти суммы:
4 400 + 2 800 = 7 200 рублей.
Если строка 130 оказалась завышена именно на 7 200 рублей, это подтверждает, что программа дополнительно включила в отчет по одной месячной сумме вычета каждого из двух сотрудников.
Для ставки 13 процентов влияние завышенного вычета на контрольный расчет составит:
7 200 × 13 % = 936 рублей.
Предположим, что правильные показатели должны быть следующими:
строка 110 — 1 000 000 рублей;
правильная строка 130 — 90 000 рублей;
строка 140 — 118 300 рублей.
Проверим расчет:
(1 000 000 − 90 000) × 13 % = 118 300 рублей.
Если программа ошибочно укажет в строке 130 сумму 97 200 рублей, расчетный налог составит:
(1 000 000 − 97 200) × 13 % = 117 364 рубля.
При этом в строке 140 останется фактически исчисленный налог 118 300 рублей. Расхождение составит 936 рублей.
Таким образом, ручное уменьшение строки 130 на 7 200 рублей в описанной ситуации математически восстанавливает соответствие показателей. Но далее выясним причину появления лишних записей в 1С.
Для формы 6-НДФЛ за 2023 год использовалось следующее контрольное соотношение:
(строка 110 − строка 130) × ставка НДФЛ / 100 = строка 140.
При ставке 13 процентов расчет выглядит так:
(строка 110 − строка 130) × 13 % = строка 140.
Не требуйте абсолютного совпадения до рубля во всех случаях. НДФЛ рассчитывается отдельно по каждому физическому лицу и округляется до полных рублей. Поэтому при суммировании данных сотрудников может возникать допустимое расхождение.
Для расчета за первый квартал, полугодие и девять месяцев допуск определялся по формуле:
Количество физических лиц по строке 120 × 1 рубль × 3.
Например, если по строке 120 указано 10 сотрудников, допустимое расхождение из-за округления может составлять до 30 рублей.
Расхождение в 936 рублей, вызванное лишними вычетами на 7 200 рублей, не является обычной погрешностью округления. Его нужно проанализировать и исправить.
Не делайте вывод о правильности отчета только на основании получения квитанции о приеме.
При первичном приеме налоговая система в основном проверяет:
формат файла;
обязательные реквизиты;
правильность ИНН, КПП и отчетного периода;
соответствие файла утвержденной XML-схеме;
наличие электронной подписи;
основные логические условия.
Более подробные контрольные соотношения могут проверяться уже при камеральной проверке. Если налоговый орган обнаружит несопоставимые показатели, он вправе запросить пояснения или предложить представить уточненный расчет.
В рассматриваемой ситуации отчет был принят после ручного исправления строки 130. Если исправленная сумма подтверждается регистрами и самостоятельным расчетом, сам факт ручного изменения не делает отчет неправильным. Однако до формирования годовой отчетности обязательно исправьте или подробно проконтролируйте учетные данные в программе.
Рассмотрим подробнее основные причины, из-за которых вычеты следующего месяца могут попасть в расчет раньше дохода.
В 1С:Бухгалтерии 8 дата выплаты влияет на дату получения дохода для целей НДФЛ. Программа использует ее при расчете налога, применении вычетов и заполнении 6-НДФЛ.
Откройте документ Начисление зарплаты за сентябрь и проверьте дату выплаты окончательной зарплаты.
В зависимости от версии интерфейса дата может быть указана:
в общей части документа;
в форме расчета по конкретному сотруднику;
в дополнительном окне, которое открывается при нажатии на сумму начисления;
отдельно для разных сотрудников.
Для окончательного расчета за сентябрь должна быть установлена фактическая плановая дата выплаты — 10 октября.
Отдельно проверьте выплату зарплаты за первую половину месяца. Для нее датой получения дохода должно быть 25 сентября.
Если в документе начисления указана дата 30 сентября, 1 октября или другая дата, исправьте ее, пересчитайте НДФЛ и заново проведите документ.
Предположим, первоначально в документе стояла дата выплаты 30 сентября. Программа рассчитала доход, вычеты и НДФЛ на эту дату. Затем пользователь изменил дату на 10 октября, но не выполнил полный перерасчет.
В результате часть данных могла сохраниться со старой датой, а часть — записаться с новой. Внешне документ показывает 10 октября, но в налоговых регистрах остаются прежние движения.
Выполните следующие действия:
откройте документ Начисление зарплаты;
проверьте дату выплаты;
повторно рассчитайте начисления и НДФЛ;
проведите документ;
перезаполните ведомость на выплату;
проверьте движения документа;
заново сформируйте регистр налогового учета;
создайте новый экземпляр расчета 6-НДФЛ.
Не ограничивайтесь командой обычного сохранения. После изменения даты выполните именно перерасчет и проведение документа.
Учет НДФЛ чувствителен к хронологии документов. Особенно внимательно соблюдайте последовательность, если в течение месяца оформлялись:
зарплата за первую половину месяца;
отпускные;
больничные;
премии;
окончательный расчет зарплаты;
исправления начислений;
ведомости на выплату;
возвраты НДФЛ;
ручные операции учета НДФЛ.
Если более ранний документ изменили после проведения поздних документов, программа могла пересчитать нарастающую налоговую базу и вычеты непоследовательно.
Проверьте документы двух сотрудников в хронологическом порядке начиная с последней выплаты, по которой данные были правильными.
В тестовой копии базы выполните перепроведение:
начисления за предыдущий месяц;
выплаты предыдущего месяца;
начисления за первую половину сентября;
выплаты 25 сентября;
окончательного начисления за сентябрь;
выплаты 10 октября;
последующих начислений и выплат.
Перед массовым перепроведением создайте резервную копию. Перепроведение может изменить расчеты НДФЛ и суммы к выплате в последующих документах.
Проверьте документы, подтверждающие право каждого сотрудника на вычет.
В 1С используйте документы и сведения, связанные со стандартными вычетами по НДФЛ. Проверьте:
код вычета;
дату начала предоставления;
дату окончания;
количество детей;
очередность рождения детей;
право на двойной вычет;
инвалидность ребенка;
наличие дублирующих заявлений;
сведения о доходах с предыдущего места работы;
достижение предельной суммы дохода.
В 2023 году стандартные вычеты на детей предоставлялись до месяца, в котором доход сотрудника, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, превысил 350 000 рублей.
Если доход превысил предел в сентябре или октябре, программа могла выполнить перерасчет ранее предоставленных сумм. Отрицательные и положительные корректировки вычетов могут относиться к разным месяцам и влиять на строку 130.
Сформируйте расчет отдельно по каждому проблемному сотруднику. Не ограничивайтесь общей суммой по организации.
Строка 130 заполняется не непосредственно по заявлениям работников, а по фактически зарегистрированным в учете суммам предоставленных вычетов.
Поэтому правильное заявление еще не гарантирует правильное заполнение отчета. В налоговом регистре может находиться:
лишняя положительная запись;
неправильный месяц налогового периода;
неверная дата получения дохода;
дублирующая запись после перепроведения;
сторно без соответствующей новой записи;
ручная корректировка, введенная ранее;
запись, перенесенная из другой программы.
В рассматриваемой ситуации в регистрах двух сотрудников были обнаружены суммы вычетов за октябрь, которые увеличили строку 130 отчета за девять месяцев.
Найдите документ-регистратор каждой лишней строки. Именно документ-регистратор покажет, какая операция сформировала ошибочную запись.
Если учет зарплаты ранее велся в другой информационной базе или в 1С:Зарплата и управление персоналом, проверьте перенос начальных данных.
Ошибки могут возникнуть, если:
доход перенесен одной датой, а вычет — другой;
начисленный налог перенесен без соответствующего дохода;
вычеты внесены одновременно переносом и зарплатным документом;
после переноса повторно введены заявления на вычеты;
синхронизация выполнилась повторно;
документ был отредактирован в обеих базах.
При синхронизации не исправляйте результат только в базе бухгалтерии, пока не выясните, какая программа является источником кадровых и зарплатных данных. Иначе при следующем обмене неправильные сведения могут появиться повторно.
Исходная база работала на релизе 3.0.143.32. Этот релиз использовался осенью 2023 года, когда правила учета НДФЛ после изменений законодательства еще активно дорабатывались.
В 2023 году существенно изменились:
дата получения дохода в виде зарплаты;
порядок исчисления НДФЛ с каждой выплаты;
периоды удержания налога;
сроки перечисления НДФЛ;
заполнение разделов 1 и 2 расчета 6-НДФЛ;
алгоритм применения стандартных вычетов при авансе и окончательном расчете.
Поэтому программную ошибку исключать нельзя, особенно если:
даты выплаты указаны правильно;
документы проведены последовательно;
ошибка воспроизводится только по отдельным сотрудникам;
сумма расхождения точно равна месячному вычету;
ручные операции отсутствуют;
в предыдущих кварталах отчет заполнялся правильно.
Обновите конфигурацию до актуального релиза, поддерживающего исправляемый период. Не ограничивайтесь обновлением платформы 1С:Предприятие 8. Алгоритмы зарплаты и отчетности находятся прежде всего в конфигурации Бухгалтерия предприятия.
После обновления не открывайте старый отчет и не считайте, что он изменится автоматически. Создайте новый экземпляр 6-НДФЛ или полностью перезаполните существующий после проверки первичных документов.
Разберем безопасную последовательность проверки.
Создайте резервную копию информационной базы.
По возможности разверните отдельную тестовую копию.
Обновите конфигурацию до поддерживаемого релиза.
Проверьте установленную версию платформы и конфигурации.
Проверьте настройки сроков выплаты зарплаты.
Откройте документы начисления за сентябрь.
Проверьте даты выплаты по каждому проблемному сотруднику.
Проверьте ведомость на аванс от 25 сентября.
Проверьте ведомость на окончательную зарплату от 10 октября.
Проверьте фактические даты банковских или кассовых документов.
Проверьте заявления на стандартные вычеты.
Сформируйте регистр налогового учета отдельно по каждому сотруднику.
Найдите лишнюю сумму вычета и ее документ-регистратор.
Исправьте исходный документ.
Пересчитайте и проведите документы в хронологическом порядке.
Сформируйте новый расчет 6-НДФЛ.
Сопоставьте строки 110, 130 и 140.
Проверьте годовой расчет после выплаты октября.
Откройте раздел учета зарплаты и найдите документ Начисление зарплаты за сентябрь.
В табличной части выберите проблемного сотрудника и откройте расшифровку начисленной суммы. В форме расчета проверьте реквизит Дата выплаты.
Для окончательной зарплаты за сентябрь установите 10 октября. Для выплаты за первую половину месяца должна использоваться дата 25 сентября.
Если в одном документе дата выплаты установлена общей для всех сотрудников, проверьте ее в шапке или настройке документа. Если даты у сотрудников различаются, проверьте каждого работника отдельно.
После изменения даты:
выполните перерасчет начислений;
пересчитайте НДФЛ;
проведите документ;
перезаполните связанные ведомости;
проверьте суммы к выплате;
проверьте данные учета НДФЛ.
Не меняйте дату выплаты только ради получения желаемого результата в отчете. Она должна соответствовать реальной или плановой дате выплаты, которая затем подтверждается банковским или кассовым документом.
Используйте стандартные аналитические отчеты, а не только расшифровку строки 130.
Сформируйте:
Регистр налогового учета по НДФЛ;
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, если он доступен в используемом релизе;
Анализ НДФЛ по датам получения доходов;
Анализ НДФЛ по документам-основаниям, если отчет предусмотрен версией программы;
расчетный листок сотрудника;
свод начислений, удержаний и выплат;
расшифровку строки 110 расчета 6-НДФЛ;
расшифровку строки 130 расчета 6-НДФЛ;
расшифровку строки 140 расчета 6-НДФЛ.
Сформируйте регистр налогового учета дважды:
за период с 1 января по 30 сентября;
за период с 1 января по 31 октября.
Сравните результаты. Октябрьский вычет должен присутствовать в отчете за январь–октябрь, но не должен увеличивать данные за январь–сентябрь, если относящийся к нему доход выплачен только 10 октября.
В расшифровке налогового регистра найдите сумму 4 400 рублей или 2 800 рублей и проанализируйте реквизит документа-регистратора.
Ошибочную запись может сформировать:
Начисление зарплаты;
документ начисления зарплаты за первую половину месяца;
Больничный лист;
Отпуск;
документ выплаты;
Операция учета НДФЛ;
документ переноса данных;
исправительный документ.
Откройте регистратор и проверьте:
дату документа;
дату получения дохода;
месяц налогового периода;
дату выплаты;
код вычета;
сумму вычета;
сумму дохода;
исчисленный налог;
наличие исправлений или сторно.
Если лишний вычет сформирован обычным зарплатным документом, исправьте именно этот документ. Не создавайте сразу ручную корректировку.
Для углубленной проверки используйте Универсальный отчет или анализ движений документов.
В зависимости от релиза и конфигурации данные могут храниться в регистрах, связанных с:
учетом доходов для исчисления НДФЛ;
предоставленными стандартными и социальными вычетами;
расчетами налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ;
расчетами налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ;
учетом исчисленного и удержанного налога.
В типовых конфигурациях встречаются объекты с наименованиями Учет доходов для исчисления НДФЛ, Предоставленные стандартные и социальные вычеты НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
Названия и состав измерений могут отличаться в разных релизах. Поэтому используйте анализ движений конкретного документа и стандартные отчеты программы.
Не редактируйте регистры напрямую. Прямое изменение записей может нарушить связь между доходом, вычетом, исчисленным налогом, удержанием и отчетностью.
Откройте раздел учета НДФЛ и найдите документы, которыми зарегистрировано право сотрудников на вычеты.
По каждому из двух работников проверьте:
имеется ли только одно действующее заявление;
правильно ли указана дата начала;
не введено ли новое заявление без прекращения предыдущего;
соответствуют ли коды вычетов документам сотрудника;
не установлен ли двойной размер ошибочно;
правильно ли заполнены данные о детях;
не прекращено ли право в сентябре или октябре;
учтены ли доходы предыдущего работодателя.
Сумма 4 400 рублей могла складываться из нескольких кодов вычета. Например, из вычета на первого ребенка и вычета на третьего ребенка по размерам, действовавшим в 2023 году.
Сумма 2 800 рублей могла складываться из двух вычетов по 1 400 рублей.
При диагностике анализируйте не только итоговую сумму, но и коды вычетов. Ошибка может относиться к одному из детей или к дублированию отдельного кода.
Исправляйте документы в тестовой копии базы и соблюдайте последовательность.
Рекомендуемый порядок:
отмените проведение зависимых документов начиная с первого ошибочного начисления;
исправьте дату выплаты или другие реквизиты;
повторно рассчитайте НДФЛ;
проведите начисление;
перезаполните ведомость на выплату;
проведите ведомость;
проведите банковский или кассовый документ;
последовательно проведите более поздние документы;
сформируйте аналитические отчеты;
сравните итоговую сумму выплаченной зарплаты с фактическими платежами.
Если после перерасчета изменился НДФЛ к удержанию, отдельно проверьте расчеты с сотрудником. Не допускайте ситуации, при которой налоговый регистр исправлен, но сумма фактической выплаты перестала соответствовать ведомости.
Не начинайте массовое перепроведение всего года без анализа.
Сначала выясните, с какого документа появилась неправильная запись. Если отчеты за первый квартал и полугодие были правильными, вероятнее всего, источник ошибки находится в документах третьего квартала или октября.
Сформируйте регистр по проблемным сотрудникам помесячно и найдите первую дату расхождения.
Начните перепроведение с этой даты. Полное перепроведение с января используйте только в тестовой копии и только после создания резервной копии.
При массовом перепроведении программа может:
пересчитать стандартные вычеты;
изменить НДФЛ из-за последовательности выплат;
изменить остатки взаиморасчетов;
обнаружить ранее неучтенный предел дохода;
изменить суммы в ведомостях;
повлиять на уже сданную отчетность.
Обновите Бухгалтерию предприятия до актуального релиза, поддерживающего учет и отчетность за 2023 год.
После обновления:
проверьте описание изменений;
выполните предусмотренные программой регламентные процедуры;
пересчитайте проблемных сотрудников;
перепроведите связанные документы;
создайте новый отчет 6-НДФЛ;
сравните его с ранее отправленным расчетом.
Если после обновления и пересчета строка 130 заполняется правильно, причиной могла быть ошибка алгоритма старого релиза или некорректные движения, исправленные при перепроведении.
Если ошибка сохраняется, подготовьте обращение в техническую поддержку 1С.
В обращении укажите:
полное наименование конфигурации;
релиз конфигурации;
версию платформы;
отчетный период;
описание последовательности начислений и выплат;
правильные даты выплат;
суммы доходов, вычетов и налога;
разницу по строке 130;
документы-регистраторы лишних записей;
результат воспроизведения в тестовой копии.
В 1С:Бухгалтерии 8 предусмотрен документ Операция учета НДФЛ. Он позволяет вручную зарегистрировать доходы, предоставленные вычеты, исчисленный и удержанный налог.
Используйте этот документ, когда:
доход и НДФЛ не могут быть отражены обычным зарплатным документом;
данные перенесены из другой системы;
первичный документ нельзя изменить;
техническая поддержка рекомендует конкретную корректировку;
исправление выполняет специалист, понимающий структуру учета НДФЛ.
Для корректировки вычетов в документе используется вкладка, связанная с предоставленными вычетами. В зависимости от релиза она может называться Предоставлено вычетов или аналогичным образом.
Не вводите операцию на сумму минус 7 200 рублей только ради изменения строки 130. Сначала установите, какие записи нужно сторнировать, к каким сотрудникам, кодам вычетов, месяцам и датам получения дохода они относятся.
Ошибочная ручная операция может привести к следующим последствиям:
неправильной справке о доходах сотрудника;
занижению вычета в годовом расчете;
повторному сторнированию при последующем перерасчете;
расхождению исчисленного и удержанного НДФЛ;
появлению отрицательных сумм в регистрах;
несоответствию расчетного листка и налогового учета.
Предпочитайте исправление исходного документа и автоматический перерасчет.
Регламентированный отчет является результатом обработки накопленных данных. Изменение ячейки отчета не изменяет:
документ начисления зарплаты;
дату получения дохода;
сумму предоставленного вычета в регистре;
исчисленный налог по сотруднику;
справку о доходах;
будущий годовой расчет;
аналитику взаиморасчетов.
Поэтому ручное изменение применяйте только как временную меру, когда:
срок сдачи отчета истекает;
правильная сумма подтверждена самостоятельным расчетом;
ошибка локализована;
после сдачи планируется исправление учетной базы.
Сохраните расчет, объясняющий ручную корректировку. Укажите сотрудников, коды вычетов, лишние суммы и причину исключения.
Разберем несколько вариантов.
Вариант 1. В строке 130 перед отправкой указана правильная сумма.
Если ручная корректировка соответствует налоговым регистрам после их правильного распределения и налог рассчитан верно, уточненный расчет только из-за ручного способа заполнения не требуется.
Исправьте учет в 1С и проверьте, чтобы годовая форма содержала правильные данные.
Вариант 2. В строке 130 отправлена завышенная сумма.
Если из-за лишних октябрьских вычетов расчет не соответствует фактическим доходам и налогу, представьте уточненный 6-НДФЛ за девять месяцев.
В уточненном расчете укажите:
правильную строку 110;
правильную строку 130;
правильную строку 140;
остальные показатели с учетом исправления;
номер корректировки.
Вариант 3. Отчет принят, но получено требование.
Подготовьте пояснение и приложите расчет. Если показатель действительно ошибочен, не ограничивайтесь пояснением — представьте уточненную форму.
Вариант 4. Ошибка обнаружена только при формировании годового расчета.
Проверьте, относится ли расхождение только к промежуточному отчету или затронуло годовые справки сотрудников. Если расчет за девять месяцев был неправильным, исправьте его отдельно. Годовой отчет не заменяет уточненный расчет за предыдущий отчетный период.
В годовом расчете доход и вычеты по выплате от 10 октября уже должны присутствовать.
По каждому проблемному сотруднику проверьте:
доход, выплаченный 25 сентября;
вычет, примененный в сентябре;
НДФЛ, исчисленный 25 сентября;
доход, выплаченный 10 октября;
вычет, примененный в октябре;
НДФЛ, исчисленный 10 октября;
общую сумму дохода за год;
общую сумму стандартных вычетов;
налоговую базу;
исчисленный и удержанный налог.
Суммы раздела 2 годового расчета должны соответствовать сумме данных справок о доходах физических лиц.
Не допускайте повторного исключения октябрьского вычета. В расчете за девять месяцев его быть не должно, но в годовом расчете он должен быть отражен, если фактически был правомерно предоставлен.
Предположим, у сотрудника ежемесячный стандартный вычет составляет 2 800 рублей.
За январь–август ему правомерно предоставлено восемь месячных вычетов:
2 800 × 8 = 22 400 рублей.
25 сентября выплачена первая часть сентябрьской зарплаты, и при этой выплате предоставлен сентябрьский вычет:
22 400 + 2 800 = 25 200 рублей.
В строку 130 расчета за девять месяцев по этому сотруднику должна попасть сумма 25 200 рублей при условии, что право на вычет сохранялось во всех девяти месяцах.
10 октября выплачена вторая часть сентябрьской зарплаты. Эта выплата признается октябрьским доходом. При ней программа предоставляет октябрьский вычет 2 800 рублей.
В годовом расчете накопленная сумма станет:
25 200 + 2 800 = 28 000 рублей.
Если 28 000 рублей попали уже в отчет за девять месяцев, строка 130 завышена на 2 800 рублей.
Аналогично проанализируйте сотрудника с ежемесячным вычетом 4 400 рублей.
Для сотрудника, который имел право на стандартный вычет с января по сентябрь и получал облагаемый доход, в расчете за девять месяцев обычно учитывается не более девяти месячных сумм.
Однако не применяйте это правило механически. Количество и сумма могут отличаться, если:
сотрудник принят на работу в течение года;
представлена справка о доходах с предыдущего места работы;
право на вычет возникло не с января;
право прекратилось в течение года;
в отдельных месяцах отсутствовал доход;
вычеты переносились внутри налогового периода;
доход превысил предельную сумму;
применялся двойной вычет;
выполнен перерасчет за предыдущие месяцы;
одновременно применялись разные виды вычетов.
Поэтому количество месячных сумм используйте как диагностический признак, а не как единственное основание для исправления.
Организуйте ежемесячную проверку НДФЛ до закрытия отчетного периода.
До начисления зарплаты проверьте заявления на вычеты.
При расчете аванса указывайте реальную дату выплаты.
При окончательном расчете проверяйте дату выплаты следующего месяца.
После выплаты формируйте анализ НДФЛ по сотрудникам.
Сопоставляйте доходы, вычеты и налог.
Не изменяйте документы прошлых месяцев без последующего перепроведения зависимых операций.
Регулярно обновляйте конфигурацию.
Не вносите ручные записи в регистры без документированного расчета.
Перед сдачей 6-НДФЛ расшифровывайте строки 110, 130 и 140.
Проверяйте контрольные соотношения до отправки.
Исправляют только строку 130 и больше ничего не проверяют. В результате ошибка повторяется в годовом отчете.
Меняют дату выплаты непосредственно перед формированием отчета. После изменения даты обязательно пересчитайте и проведите документ.
Перепроводят весь год в рабочей базе без резервной копии. Сначала выполните проверку в копии.
Удаляют октябрьский вычет полностью. Его нужно исключить из отчета за девять месяцев, но сохранить в годовом учете, если он предоставлен правомерно.
Вводят отрицательную Операцию учета НДФЛ на общую сумму. Корректируйте данные отдельно по сотрудникам, кодам и датам.
Считают, что принятый отчет гарантированно правильный. Прием файла не заменяет камеральную проверку.
Обновляют только платформу. Для исправления алгоритмов отчетности обновляйте конфигурацию.
Проверяют только общую сумму по организации. Анализируйте каждого сотрудника, по которому сформирован лишний вычет.
Ориентируются только на месяц начисления зарплаты. Для НДФЛ в 2023 году учитывайте дату фактической выплаты.
Не проверяют документ-регистратор. Без него невозможно надежно определить источник лишней записи.
Для рассматриваемой ситуации примените следующий алгоритм:
Зафиксируйте, что лишняя сумма строки 130 равна 7 200 рублей.
Подтвердите, что она состоит из вычетов 4 400 и 2 800 рублей.
Проверьте, что эти суммы относятся именно к октябрю.
Убедитесь, что окончательная зарплата выплачена 10 октября.
Проверьте дату выплаты в документе Начисление зарплаты за сентябрь.
Проверьте фактическую дату ведомости и банковского документа.
Сформируйте Регистр налогового учета по НДФЛ отдельно по двум сотрудникам.
Найдите документы-регистраторы октябрьских вычетов.
Проверьте заявления и коды вычетов.
Обновите конфигурацию.
В тестовой копии пересчитайте документы сентября и октября.
Создайте новый расчет 6-НДФЛ за девять месяцев.
Проверьте, что строка 130 уменьшилась на 7 200 рублей.
Проверьте контрольное соотношение со строками 110 и 140.
Проверьте, что октябрьские вычеты появились в годовом расчете.
Если ошибка сохраняется, передайте данные в техническую поддержку 1С.
В расчете 6-НДФЛ за девять месяцев 2023 года отражайте только вычеты, уменьшающие доходы, выплаченные не позднее 30 сентября.
Зарплата за первую половину сентября, выплаченная 25 сентября, относится к отчету за девять месяцев. Окончательная зарплата за сентябрь, выплаченная 10 октября, является октябрьским доходом и отражается в годовом расчете.
Если 1С включила в строку 130 октябрьские стандартные вычеты 4 400 и 2 800 рублей, но не включила связанный с ними октябрьский доход и налог, строка 130 завышена на 7 200 рублей.
Проверьте реквизит Дата выплаты в документе Начисление зарплаты, ведомости на выплату, заявления на вычеты и документы-регистраторы записей НДФЛ. Затем обновите конфигурацию, пересчитайте документы в хронологическом порядке и заново сформируйте расчет.
Ручное уменьшение строки 130 может использоваться как временная мера, если правильная сумма подтверждена расчетом. Однако обязательно исправьте или проконтролируйте налоговые регистры, чтобы ошибка не повторилась в годовом 6-НДФЛ и справках о доходах сотрудников.
Главное правило сформулируем так: доход, относящийся к нему вычет и исчисленный НДФЛ должны попадать в один и тот же отчетный период исходя из даты фактического получения дохода.
Информация носит справочный характер