Разберем ситуацию: организация 25 сентября 2023 года выплатила работникам заработную плату за первую половину сентября, а также перечислила дивиденды учредителям. В программе 1С дивиденды попали в раздел 2 расчета 6-НДФЛ, в том числе в строку 110, а выплата заработной платы за первую половину сентября не была отражена ни в разделе 1, ни в разделе 2. Возникает вопрос: нужно ли по-разному отражать зарплату и дивиденды в строке 110 раздела 2 и правильно ли программа сформировала отчет?
Зарплата за первую половину сентября, выплаченная 25 сентября 2023 года, должна быть отражена в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года. Дивиденды, выплаченные в эту же дату, также отражаются в разделе 2. Разные правила для строки 110 в отношении зарплаты и дивидендов не применяются.
Если программа 1С включила в строку 110 дивиденды, но не включила в нее выплату заработной платы за первую половину сентября, необходимо проверить учет дохода и НДФЛ в программе. Причина обычно связана не с особенностями формы 6-НДФЛ, а с неверной регистрацией выплаты, удержания налога, датой документа, настройками начисления либо состоянием регистров налогового учета.
Для расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года применялась форма, действовавшая в 2023 году. В этой форме разделы 1 и 2 заполнялись по разным временным принципам.
Раздел 1 предназначался для отражения НДФЛ, удержанного за последние три месяца отчетного периода, с распределением по установленным срокам перечисления налога.
Раздел 2 заполнялся нарастающим итогом с начала календарного года. В нем отражались обобщенные показатели доходов, исчисленного, удержанного, неудержанного, излишне удержанного и возвращенного налога.
Рассмотрим ключевое различие между разделами.
Именно это различие объясняет, почему выплата 25 сентября не должна быть отражена в разделе 1 расчета за 9 месяцев, но должна быть отражена в разделе 2.
С 2023 года для целей НДФЛ изменилась дата фактического получения дохода в виде оплаты труда. Доход в виде заработной платы стал определяться по дате фактической выплаты денежных средств работнику, а не по последнему дню месяца, за который начислена заработная плата.
Поэтому при выплате заработной платы за первую половину сентября 25 сентября 2023 года датой фактического получения дохода для целей НДФЛ является именно 25 сентября 2023 года.
Рассмотрим ситуацию по шагам.
Не имеет значения, что выплата названа авансом, заработной платой за первую половину месяца, промежуточной выплатой или первой частью заработной платы. Для НДФЛ необходимо ориентироваться на дату фактической выплаты работнику.
Если организация выплатила работнику денежные средства 25 сентября и удержала НДФЛ, такая операция должна быть отражена в налоговом учете сентября и участвовать в показателях расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев.
Дивиденды относятся к доходам от долевого участия в организации. При выплате дивидендов налоговый агент исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ по правилам, установленным для соответствующего вида дохода.
Если дивиденды выплачены 25 сентября 2023 года, дата фактического получения дохода также приходится на 25 сентября 2023 года. Поэтому дивиденды включаются в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года.
В форме 6-НДФЛ, действовавшей в 2023 году, дивиденды отражались в нескольких показателях раздела 2.
Следовательно, дивиденды не отражаются в строке 110 вместо заработной платы. Они входят в общую сумму дохода по строке 110 и одновременно выделяются отдельным показателем в строке 111.
Строка 110 включает общий доход, а строка 111 показывает часть этого дохода, которая относится к дивидендам.
Строка 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год предназначалась для отражения обобщенной суммы начисленного дохода по всем физическим лицам нарастающим итогом с начала налогового периода.
При заполнении строки 110 необходимо учитывать доходы, относящиеся к соответствующей ставке НДФЛ и соответствующему КБК. В зависимости от применяемых ставок и кодов бюджетной классификации раздел 2 мог заполняться отдельными блоками.
Рассмотрим подробнее, какие суммы могут входить в строку 110.
При этом отдельные виды доходов могут дополнительно отражаться в специальных строках формы. Например, дивиденды входят в общую сумму строки 110 и одновременно отражаются в строке 111. Доходы по трудовым договорам отражаются в строке 112. Доходы по договорам гражданско-правового характера отражаются в строке 113.
Поэтому для заработной платы за первую половину сентября, выплаченной 25 сентября 2023 года, необходимо ожидать отражение:
Для дивидендов, выплаченных 25 сентября 2023 года, необходимо ожидать отражение:
В 2023 году раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполнялся не по дате выплаты дохода как таковой, а по периоду удержания НДФЛ и сроку перечисления налога.
Для расчета за 9 месяцев 2023 года раздел 1 включал НДФЛ, удержанный за три периода:
НДФЛ, удержанный 25 сентября 2023 года, не входит ни в один из этих периодов. Поэтому его не следует отражать в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года.
Это относится одинаково и к НДФЛ с заработной платы, и к НДФЛ с дивидендов, и к НДФЛ с иных доходов, выплаченных 25 сентября.
Рассмотрим логику на примере.
Организация 25 сентября 2023 года выплатила:
Предположим, НДФЛ с выплат удержан в день перечисления денег, то есть 25 сентября 2023 года.
В разделе 1 расчета за 9 месяцев 2023 года НДФЛ с этих выплат не отражается, поскольку налог удержан после 22 сентября.
В разделе 2 расчета за 9 месяцев 2023 года суммы доходов и соответствующий НДФЛ должны быть учтены, поскольку дата выплаты — 25 сентября 2023 года — входит в период с 1 января по 30 сентября 2023 года.
В годовом расчете 6-НДФЛ за 2023 год НДФЛ, удержанный 25 сентября, уже должен быть отражен в разделе 1 в составе периода с 23 сентября по 22 октября 2023 года.
Отсутствие выплаты 25 сентября в разделе 1 за 9 месяцев является нормальным. Отсутствие этой выплаты в разделе 2 за 9 месяцев требует проверки.
Рассмотрим упрощенный пример. Предположим, организация за период с 1 января по 30 сентября 2023 года начислила доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, в общей сумме 2 000 000 рублей.
В состав этой суммы входят:
В такой ситуации показатели раздела 2 могут выглядеть следующим образом.
В строке 110 отражается не отдельная сумма дивидендов и не отдельная сумма заработной платы. В этой строке показывается общий доход по соответствующей ставке налога.
Строки 111 и 112 расшифровывают состав общей суммы строки 110. Поэтому нормальная ситуация выглядит так: дивиденды отражаются в строке 111, зарплата отражается в строке 112, а обе суммы одновременно формируют общий показатель строки 110.
Если в 1С дивиденды отражены в строке 110, но выплата заработной платы за первую половину сентября отсутствует, необходимо выяснить причину на уровне документов и регистров учета НДФЛ.
Не следует сразу исправлять показатели вручную в отчете. Сначала необходимо убедиться, что программа правильно зарегистрировала доход, исчисленный НДФЛ, удержанный НДФЛ и дату выплаты.
Рассмотрим наиболее распространенные причины.
В программах 1С для отражения аванса или заработной платы за первую половину месяца может использоваться документ Начисление за первую половину месяца. В зависимости от версии программы название документа и состав реквизитов могут отличаться.
Необходимо проверить, проведен ли документ начисления и указана ли в нем правильная дата начисления. Если документ не проведен, отменен, создан после формирования отчета или содержит неверный месяц начисления, данные могут не попасть в регистры, из которых формируется 6-НДФЛ.
Разберем, что необходимо проверить.
Если документ начисления отсутствует или не проведен, программа может сформировать ведомость на выплату, но сведения для 6-НДФЛ будут отражены некорректно либо не будут отражены вовсе.
Для целей учета НДФЛ особенно важна дата фактической выплаты. В программе 1С эту дату обычно фиксируют документами выплаты, например Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.
Если выплата заработной платы за первую половину сентября фактически произведена 25 сентября, но в ведомости указана другая дата, программа может отнести доход и удержанный НДФЛ к другому периоду.
Например, если в ведомости ошибочно указана дата 2 октября 2023 года, программа может не включить выплату в раздел 2 6-НДФЛ за 9 месяцев, поскольку дата фактической выплаты будет относиться уже к IV кварталу.
Рассмотрим, что нужно проверить в документе выплаты.
Для выплаты 25 сентября 2023 года дата ведомости и дата фактической выплаты должны соответствовать 25 сентября 2023 года.
При выплате дохода организация должна удержать НДФЛ. В программе 1С удержание налога может зависеть от правильного проведения ведомости, способа выплаты, состояния расчетов с сотрудником, суммы к выплате и других параметров.
Если программа не удержала НДФЛ с заработной платы за первую половину сентября, это может повлиять на формирование показателей 6-НДФЛ. В частности, сумма может отсутствовать в строке 160, а в некоторых случаях программа может не включить операцию в отчет так, как ожидает пользователь.
Необходимо проверить расчетные данные по сотрудникам.
При выплате заработной платы за первую половину месяца 25 сентября удержание НДФЛ должно быть зарегистрировано датой 25 сентября 2023 года.
В программах 1С каждый вид начисления имеет настройки, влияющие на налогообложение и отражение в отчетности. Если начисление за первую половину месяца связано с видом начисления, который не облагается НДФЛ, не учитывается как доход по трудовому договору или имеет неправильный код дохода, сведения могут не попасть в ожидаемые строки 6-НДФЛ.
Рассмотрим, какие настройки вида начисления необходимо проверить.
Если используется типовое начисление заработной платы за первую половину месяца, самостоятельное изменение его настроек без необходимости может привести к ошибкам в учете НДФЛ. Поэтому сначала сравним настройки проблемного начисления с типовым начислением, которое корректно отражается в отчете.
Иногда проблема возникает не в самих документах, а в последовательности работы. Например, бухгалтер сформировал отчет 6-НДФЛ 20 сентября, затем 25 сентября выплатил заработную плату за первую половину месяца, но после выплаты не обновил отчет.
В такой ситуации ранее сформированный отчет может не содержать данных по выплате 25 сентября. Необходимо перезаполнить отчет после проведения всех документов начисления и выплаты.
Разберем правильный порядок.
6-НДФЛ.Не следует предполагать, что сформированный ранее отчет автоматически обновится после проведения ведомостей. В зависимости от версии программы и порядка работы отчет может потребовать повторного заполнения.
В программах 1С важно соблюдать последовательность проведения документов. Если документы начисления, выплаты, исправления, перерасчета или удержания НДФЛ проведены не в хронологическом порядке, данные в регистрах могут оказаться несогласованными.
Например, сначала могла быть проведена ведомость на выплату, затем изменен документ начисления, после этого отменено проведение ведомости или внесен перерасчет. В результате в учете НДФЛ могут появиться расхождения между начисленным доходом, удержанным налогом и датой выплаты.
В такой ситуации необходимо выполнить проверку последовательности проведения документов за сентябрь 2023 года и при необходимости перепровести документы в корректном порядке.
Особенно внимательно необходимо проверить:
Чтобы выяснить причину отсутствия зарплаты в разделе 2 6-НДФЛ, необходимо использовать не только сам регламентированный отчет, но и расшифровки налогового учета.
В зависимости от редакции программы 1С названия отчетов могут немного отличаться. Обычно полезно проверить следующие отчеты и расшифровки.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.Анализ НДФЛ по месяцам.Анализ НДФЛ по датам получения дохода.Сведения о доходах физических лиц.Проверка учета НДФЛ.6-НДФЛ.Рассмотрим подробнее, что необходимо увидеть в этих отчетах по выплате заработной платы за первую половину сентября.
Если в отчете по НДФЛ доход отражается октябрем, необходимо проверять дату ведомости и дату фактической выплаты. Если доход отражается сентябрем, но не попадает в 6-НДФЛ, необходимо проверять настройки отчета, заполнение документа и распределение по ставкам НДФЛ.
В программе 1С обычно можно открыть расшифровку показателя строки 110 в сформированном отчете 6-НДФЛ. Это позволяет увидеть документы и суммы, из которых программа собрала показатель.
Разберем порядок проверки.
6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года.Если в расшифровке присутствуют дивиденды, но отсутствует заработная плата за первую половину сентября, это подтверждает, что проблема связана с регистрацией трудового дохода, а не с общими правилами заполнения формы.
Если в расшифровке отсутствуют и дивиденды, и заработная плата, необходимо проверить дату формирования отчета, период отчета, проведение документов и наличие обновлений программы.
НДФЛ с выплат, произведенных 25 сентября 2023 года, не отражается в разделе 1 расчета за 9 месяцев, но должен быть отражен в разделе 1 годового расчета за 2023 год.
Для годового расчета 6-НДФЛ раздел 1 включает налог, удержанный в IV квартале. НДФЛ, удержанный 25 сентября 2023 года, относится к периоду с 23 сентября по 22 октября 2023 года.
Поэтому в годовом расчете необходимо проверить, что удержанный 25 сентября НДФЛ отражен в показателе, соответствующем первому сроку перечисления IV квартала.
Рассмотрим цепочку отражения одной и той же операции.
Такой порядок может показаться необычным, но он соответствует структуре формы 6-НДФЛ, действовавшей в 2023 году. Раздел 2 строится нарастающим итогом за отчетный период, а раздел 1 показывает НДФЛ только за последние три месяца отчетного периода.
Необходимо различать два вопроса: отражение видов дохода в специальных строках и заполнение отдельных блоков раздела 2.
Заработная плата и дивиденды могут отражаться в одном разделе 2, если к ним применяется одинаковая ставка НДФЛ и один КБК. В этом случае общая сумма доходов попадает в строку 110, а дивиденды дополнительно выделяются в строке 111.
Если доходы относятся к разным ставкам НДФЛ или отражаются по разным КБК, программа может сформировать отдельные разделы 2. Это не означает, что для заработной платы и дивидендов действуют разные правила строки 110. Это означает, что форма требует раздельного отражения доходов в зависимости от ставки налога и кода бюджетной классификации.
Рассмотрим возможные ситуации.
При этом заработная плата за первую половину сентября не должна исчезать из раздела 2 только потому, что в этом же месяце выплачены дивиденды.
Дивиденды имеют особое отражение в разделе 2, но не исключаются из общей суммы дохода.
Рассмотрим принцип заполнения.
Например, если организация выплатила работникам заработную плату в сумме 700 000 рублей и дивиденды в сумме 300 000 рублей, строка 110 может составить 1 000 000 рублей. При этом строка 111 составит 300 000 рублей, а строка 112 — 700 000 рублей.
Показатели строк 111 и 112 не заменяют строку 110. Они позволяют налоговому органу увидеть структуру доходов внутри общего показателя.
Распространенная ошибка заключается в том, что бухгалтер ориентируется только на срок уплаты НДФЛ. Например, если НДФЛ с выплаты 25 сентября должен быть перечислен в более поздний срок, возникает предположение, что и сам доход должен быть отражен только в следующем отчетном периоде.
Такой подход неверен для раздела 2 расчета 6-НДФЛ за 2023 год.
Для раздела 2 нужно анализировать показатели дохода и налога нарастающим итогом с начала года до конца отчетного периода. Поэтому доход, выплаченный 25 сентября, относится к девяти месяцам 2023 года.
Для раздела 1 нужно анализировать период удержания налога, установленный для последних трех месяцев отчетного периода. Поэтому удержанный 25 сентября НДФЛ не входит в раздел 1 расчета за девять месяцев.
Не переносите доход из раздела 2 в следующий отчетный период только из-за того, что срок уплаты удержанного НДФЛ относится к следующему периоду раздела 1.
Перед представлением 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года рекомендуем выполнить последовательную проверку всех сентябрьских выплат.
Такой порядок позволит отделить нормальную особенность заполнения раздела 1 от ошибки в формировании раздела 2.
Если отчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года уже представлен без суммы заработной платы за первую половину сентября, выплаченной 25 сентября, необходимо проверить, привела ли ошибка к занижению показателей раздела 2.
Если после проверки установлено, что доход и НДФЛ действительно не были включены в раздел 2, необходимо исправить первичные документы, восстановить корректные данные учета НДФЛ, перезаполнить отчет и представить уточненный расчет 6-НДФЛ.
При подготовке уточненного расчета необходимо соблюдать следующий порядок.
Не следует вручную корректировать только сумму в строке 110, если связанные показатели строк 112, 140 и 160 остаются неверными. В 6-НДФЛ показатели взаимосвязаны, поэтому исправлять необходимо первопричину в учете доходов и НДФЛ.
Подведем итог по рассматриваемой ситуации.
Заработная плата за первую половину сентября 2023 года, выплаченная 25 сентября 2023 года, должна быть отражена в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года. Она должна участвовать в общей сумме доходов по строке 110, а также в доходах по трудовым договорам по строке 112.
Дивиденды, выплаченные 25 сентября 2023 года, также должны быть отражены в разделе 2 расчета за 9 месяцев. Они участвуют в общей сумме доходов по строке 110 и дополнительно выделяются в строке 111.
НДФЛ, удержанный с обеих выплат 25 сентября 2023 года, не отражается в разделе 1 расчета за 9 месяцев, поскольку раздел 1 за этот период включает налог, удержанный только по 22 сентября 2023 года. Этот НДФЛ подлежит отражению в разделе 1 годового расчета за 2023 год в составе периода с 23 сентября по 22 октября 2023 года.
Принцип заполнения строки 110 не различается для заработной платы и дивидендов. Если дивиденды отражаются в строке 110, а выплата заработной платы за первую половину сентября отсутствует, необходимо проверять документы начисления, ведомость на выплату, дату фактической выплаты, удержание НДФЛ и данные регистров 1С.
Информация носит справочный характер