Рассмотрим ситуацию подробно. Организация на ОСНО ведет учет в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 и заполняет расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года. Работнику предоставляются стандартные вычеты на двух детей в размере 2 800 руб. в месяц. В сентябре доход работника с начала года превысил лимит 350 000 руб., после которого стандартный вычет на детей больше не применяется. При проверке расчета возникло расхождение: по формуле строка 140 получается 45 428 руб., а по фактически удержанному НДФЛ — 45 064 руб.
Разберем по шагам, почему так произошло, какую сумму поставить в строку 140, какую сумму показать в строке 160, как правильно посчитать детские вычеты и что делать, если с выплаты 22 сентября удержали НДФЛ меньше, чем нужно.
Основная причина ошибки — неверное понимание месяца дохода для целей НДФЛ в 2023 году. С 2023 года для заработной платы датой фактического получения дохода считается дата выплаты денег работнику. Это значит, что для НДФЛ больше нельзя рассуждать только в категориях «зарплата за август», «аванс за сентябрь», «окончательный расчет за месяц».
Для НДФЛ в 2023 году нужно перестроить логику так:
каждая выплата работнику является отдельным доходом;
месяц дохода определяется по дате выплаты;
если зарплата за август выплачена 8 сентября, то для НДФЛ это доход сентября;
если аванс за сентябрь выплачен 22 сентября, то для НДФЛ это тоже доход сентября;
НДФЛ считаем нарастающим итогом с начала года;
детский вычет предоставляем до месяца, в котором доход с начала года превысил 350 000 руб.
Важный вывод: при заполнении 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года смотрим не только на месяц, за который начислена зарплата, а прежде всего на дату фактической выплаты дохода. Поэтому зарплата за август, выплаченная 08.09.2023, относится к сентябрьскому доходу для целей НДФЛ.
В рассматриваемой ситуации на двух детей предоставляется вычет 2 800 руб. в месяц. Автор вопроса сначала рассуждал так: вычеты были с января по август включительно, значит всего 8 вычетов, сумма вычетов — 22 400 руб. Затем возникло сомнение: при выплате 08.09.2023 доход с начала года составил 348 800 руб., то есть еще не превысил 350 000 руб. Значит, вроде бы можно применить девятый вычет за сентябрь. Но 22.09.2023 выплачивается еще аванс, и после этой выплаты доход уже превышает 350 000 руб.
Разберем этот момент особенно внимательно. Если на дату выплаты 08.09.2023 доход с начала года составил 348 800 руб., он еще меньше лимита 350 000 руб. Поэтому при расчете НДФЛ на 08.09.2023 программа могла применить сентябрьский вычет. На этой промежуточной выплате это выглядит правомерно.
Но затем 22.09.2023 выплачивается аванс за сентябрь. После этой выплаты доход с начала года становится 371 847,67 руб. Это уже больше 350 000 руб. Значит, именно сентябрь становится месяцем превышения лимита. А начиная с месяца, в котором доход превысил 350 000 руб., стандартный вычет на детей не применяется.
Следовательно, по итогам сентября в расчете за 9 месяцев должно остаться только 8 детских вычетов, то есть:
2 800 × 8 = 22 400 руб.
Девятый вычет, который мог быть временно применен при выплате 08.09.2023, нужно фактически сторнировать при следующей выплате 22.09.2023 через доначисление НДФЛ.
Строка 130 раздела 2 расчета 6-НДФЛ показывает сумму налоговых вычетов нарастающим итогом с начала года. В нашей ситуации речь идет о стандартных вычетах на детей.
Если доход превысил 350 000 руб. именно в сентябре, то сентябрьский вычет по итогам расчета уже не применяется. Поэтому в строке 130 за 9 месяцев нужно показать вычеты только за январь — август:
январь — 2 800 руб.;
февраль — 2 800 руб.;
март — 2 800 руб.;
апрель — 2 800 руб.;
май — 2 800 руб.;
июнь — 2 800 руб.;
июль — 2 800 руб.;
август — 2 800 руб.
Итого:
2 800 × 8 = 22 400 руб.
Если поставить в строку 130 сумму 25 200 руб., то есть 9 вычетов, строка 140 действительно сойдется с фактически удержанной суммой 45 064 руб. Но это будет неверная логика, потому что сентябрьский вычет по итогам месяца превышения лимита применять нельзя.
Правильное заполнение строки 130 в рассматриваемой ситуации — 22 400 руб.
Теперь разберем строку 140. В строке 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ отражается сумма исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода. Это не обязательно сумма, которую фактически удержали. Это налог, который должен быть исчислен по правилам НК РФ.
По данным из ситуации:
строка 110 — 371 847,67 руб.;
строка 112 — 371 847,67 руб.;
строка 130 — 22 400 руб.;
ставка НДФЛ — 13%.
Посмотрим на расчет:
Налоговая база = 371 847,67 − 22 400 = 349 447,67 руб.
НДФЛ = 349 447,67 × 13% = 45 428,20 руб.
НДФЛ исчисляется в полных рублях. Поэтому в строке 140 указываем:
45 428 руб.
Итог: строка 140 в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года должна быть заполнена в сумме 45 428 руб., если доход за 9 месяцев составляет 371 847,67 руб., а детские вычеты правомерны только за 8 месяцев на сумму 22 400 руб.
Теперь выясним причину суммы 45 064 руб. Эта сумма получается, если в расчете оставить 9 детских вычетов:
2 800 × 9 = 25 200 руб.
Тогда расчет будет таким:
371 847,67 − 25 200 = 346 647,67 руб.
346 647,67 × 13% = 45 064,20 руб.
После округления получаем 45 064 руб.
Разница между правильным налогом 45 428 руб. и фактически рассчитанным налогом 45 064 руб. составляет:
45 428 − 45 064 = 364 руб.
Эта разница равна НДФЛ с одного лишнего детского вычета:
2 800 × 13% = 364 руб.
Значит, причина расхождения найдена: в расчете фактически был применен девятый вычет, хотя по итогам сентября в 6-НДФЛ за 9 месяцев нужно оставить только 8 вычетов.
Рассмотрим подробнее две сентябрьские выплаты, потому что именно здесь возникла путаница.
На 08.09.2023 доход с начала года составил 348 800 руб. Это меньше 350 000 руб. Поэтому на эту дату расчет мог выглядеть так:
(348 800 − 2 800 × 9) × 13% = 42 068 руб.
То есть на промежуточную дату 08.09.2023 программа могла учесть 9 вычетов, потому что лимит еще не превышен. Если ранее с начала года уже был удержан НДФЛ, то к удержанию на 08.09.2023 берется не вся сумма 42 068 руб., а разница между исчисленным налогом нарастающим итогом и ранее удержанным налогом.
По данным из обсуждения, к удержанию на 08.09.2023 получилось 2 675 руб. Эта сумма была удержана корректно.
Теперь посмотрим на 22.09.2023. После выплаты аванса за сентябрь общий доход с начала года стал 371 847,67 руб. Это больше 350 000 руб. Значит, сентябрь является месяцем превышения лимита, и сентябрьский вычет нужно убрать из расчета. Остаются только 8 вычетов:
(371 847,67 − 2 800 × 8) × 13% = 45 428 руб.
К удержанию 22.09.2023 нужно взять разницу между правильным НДФЛ нарастающим итогом и налогом, который уже был удержан ранее:
45 428 − 42 068 = 3 360 руб.
Следовательно, с выплаты 22.09.2023 нужно было удержать 3 360 руб., а не 2 996 руб.
Разница:
3 360 − 2 996 = 364 руб.
Это и есть НДФЛ с лишнего сентябрьского детского вычета.
В строке 140 отражайте не фактически удержанную сумму, а правильно исчисленный НДФЛ. Поэтому в рассматриваемой ситуации строка 140 должна быть:
строка 140 = 45 428 руб.
Не подгоняйте строку 140 под сумму фактически удержанного НДФЛ. Если налог удержан меньше, это не означает, что нужно уменьшать исчисленный налог в строке 140. Наоборот, строка 140 должна показать правильную сумму налога, рассчитанную по налоговой базе и правомерным вычетам.
Главное правило: строка 140 — это налог исчисленный, а строка 160 — налог удержанный. Эти строки могут не совпадать, если налог удержали не полностью, удержали позже или произошла переходящая выплата.
В строке 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛ отражайте фактически удержанный НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Если с выплаты 22.09.2023 фактически удержали 2 996 руб. вместо правильных 3 360 руб., то в строку 160 нельзя поставить 45 428 руб. только потому, что так должен был быть исчислен налог.
В рассматриваемой ситуации фактически удержанный НДФЛ составил 45 064 руб. Значит, если на дату подачи расчета дополнительная сумма 364 руб. еще не удержана из ближайшей выплаты работнику, строка 160 будет:
строка 160 = 45 064 руб.
А строка 140 при этом будет:
строка 140 = 45 428 руб.
Такое расхождение объясняется тем, что налог был исчислен правильно, но фактически удержан не полностью. Недоудержанная сумма составляет 364 руб.
Если же выплата еще не была фактически произведена работнику, ведомость не закрыта и деньги не перечислены, тогда исправьте расчет до выплаты: удержите 3 360 руб. вместо 2 996 руб. В этом случае строка 160 тоже увеличится на 364 руб. и может стать равной строке 140. Но если деньги уже выданы работнику, задним числом показывать удержание, которого фактически не было, нельзя.
Разберем отдельно строку 170. В строке 170 отражается НДФЛ, который налоговый агент не удержал и не сможет удержать. Например, такая ситуация возможна при доходах в натуральной форме, когда денежных выплат работнику больше нет и удержать налог невозможно.
В рассматриваемой ситуации работник продолжает получать заработную плату. Значит, недоудержанные 364 руб. можно удержать при следующей денежной выплате. Поэтому обычно такую сумму не нужно сразу показывать как окончательно неудержанный налог в строке 170, если есть возможность удержать ее позднее.
Практически действуйте так:
в строке 140 покажите правильно исчисленный налог — 45 428 руб.;
в строке 160 покажите фактически удержанный налог — 45 064 руб.;
при следующей выплате работнику удержите текущий НДФЛ плюс недоудержанные 364 руб.;
сумму 364 руб. отразите в периоде фактического удержания;
не показывайте в строке 170 сумму, которую реально сможете удержать при следующей выплате.
Важный момент: не удерживайте НДФЛ за счет собственных средств организации. Налоговый агент должен удерживать НДФЛ из дохода физического лица при фактической выплате дохода.
Теперь посмотрим на раздел 1. В 2023 году раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется по срокам перечисления НДФЛ. Для расчета за 9 месяцев в разделе 1 показываем НДФЛ, удержанный в последние три месяца отчетного периода, с разбивкой по установленным срокам перечисления.
Для 9 месяцев 2023 года используются такие периоды удержания:
строка 021 — НДФЛ, удержанный с 23.06.2023 по 22.07.2023;
строка 022 — НДФЛ, удержанный с 23.07.2023 по 22.08.2023;
строка 023 — НДФЛ, удержанный с 23.08.2023 по 22.09.2023;
строка 024 для расчета за 9 месяцев 2023 года обычно не заполняется, потому что специальный декабрьский период относится к годовому расчету.
По данным из ситуации раздел 1 был заполнен так:
строка 021 — 7 926 руб.;
строка 022 — 2 786 руб.;
строка 023 — 8 456 руб.;
строка 020 — 19 168 руб.
Проверим сумму:
7 926 + 2 786 + 8 456 = 19 168 руб.
Если с выплаты 22.09.2023 фактически удержали 2 996 руб., а не 3 360 руб., то строка 023 должна содержать именно фактически удержанную сумму. То есть не нужно увеличивать строку 023 на 364 руб., если эти 364 руб. реально не были удержаны из выплаты работнику до 22.09.2023.
Если недоудержанные 364 руб. будут удержаны уже после 22.09.2023, они попадут в следующий период удержания НДФЛ и будут отражены уже в следующем расчете.
Рассмотрим ситуацию с уведомлением. Если в уведомлении была показана сумма НДФЛ, фактически удержанная с выплат за период, и эта сумма соответствует реальному удержанию, уточненное уведомление обычно не требуется.
В нашем примере с выплаты 22.09.2023 фактически удержали 2 996 руб. Значит, уведомление по сроку 25.09.2023 должно отражать фактически удержанный НДФЛ, а не сумму, которую нужно было удержать теоретически. Поэтому, если уведомление подано на фактически удержанную сумму, корректировать его только из-за строки 140 не нужно.
Недоудержанную сумму 364 руб. удержите при следующей выплате. После фактического удержания она попадет в уведомление того периода, к которому относится дата удержания.
Не смешивайте два показателя:
исчисленный НДФЛ — это строка 140;
удержанный НДФЛ — это строка 160, раздел 1 и уведомление.
Если налог исчислен, но фактически не удержан, в уведомление его не включайте как удержанный.
Разберем практический порядок действий, если расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев еще не отправлен.
Проверьте расчет НДФЛ по работнику нарастающим итогом с начала года.
Убедитесь, что доход на 08.09.2023 составляет 348 800 руб., а на 22.09.2023 — 371 847,67 руб.
Определите месяц превышения лимита 350 000 руб. В данной ситуации это сентябрь.
Оставьте в расчете только 8 детских вычетов на сумму 22 400 руб.
Рассчитайте правильный исчисленный НДФЛ: 45 428 руб.
Проверьте фактически удержанный НДФЛ. Если реально удержано 45 064 руб., строку 160 заполните на 45 064 руб.
Недоудержанные 364 руб. удержите при следующей выплате работнику.
В следующем отчетном периоде отразите эту сумму как удержанную по дате фактического удержания.
Если платежная ведомость за 22.09.2023 еще не проведена фактически, деньги сотруднику еще не перечислены и есть возможность исправить расчет до выплаты, тогда исправьте НДФЛ к удержанию с 2 996 руб. на 3 360 руб. В этом случае недоудержания не возникнет.
Если деньги уже перечислены работнику, не меняйте задним числом фактическое удержание. В отчете отразите реальность: налог исчислен в одной сумме, удержан в меньшей сумме, остаток будет удержан позже.
Теперь посмотрим, как проверить эту ситуацию в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Интерфейс может немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика проверки одинаковая.
Откройте раздел Зарплата и кадры.
Перейдите к документам начисления зарплаты и проверьте документы Начисление зарплаты за месяцы, которые участвуют в расчете.
Проверьте документы выплаты: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или другой документ, которым отражена фактическая выплата работнику.
Проверьте, какой НДФЛ был удержан именно при выплате 22.09.2023.
Откройте регламентированный отчет 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года.
Заполните отчет автоматически и проанализируйте строки 110, 112, 130, 140 и 160.
Сформируйте расшифровку показателей, если она доступна в отчете.
Проверьте налоговые регистры по НДФЛ по сотруднику.
Особое внимание уделите не только начислению зарплаты, но и документам выплаты. В 1С удержанный НДФЛ часто определяется именно по документам выплаты, поэтому строка 160 может отличаться от строки 140, если при выплате удержали меньше налога.
Для проверки используйте следующие объекты и отчеты 1С:
Начисление зарплаты — проверьте начисленный доход, предоставленные вычеты и исчисленный НДФЛ.
Ведомость в банк — проверьте фактическую сумму выплаты и удержанный НДФЛ.
Ведомость в кассу — используйте, если зарплата выплачивается наличными.
Регламентированный отчет 6-НДФЛ — проверьте автоматическое заполнение строк 110, 112, 130, 140, 160 и раздела 1.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — используйте для расшифровки доходов, вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ.
Анализ НДФЛ по месяцам — используйте для проверки месяца получения дохода и применения вычетов.
Операция учета НДФЛ — применяйте аккуратно, если нужно вручную исправить налоговый учет НДФЛ, когда типовыми документами исправить ситуацию нельзя.
Регистры налогового учета по НДФЛ — используйте для детальной проверки движений по доходам, вычетам, исчисленному и удержанному налогу.
Рекомендация: сначала разберитесь с методологией и только потом исправляйте документы в 1С. Если сразу начать править вручную, можно получить новые расхождения между начисленным, удержанным и перечисленным НДФЛ.
Разберем проверку по сотруднику. В 2023 году нужно смотреть доход по дате выплаты. Поэтому зарплата за август, выплаченная 08.09.2023, попадает в сентябрьский доход по НДФЛ. Если после выплаты 08.09.2023 доход с начала года равен 348 800 руб., программа может применить девятый вычет. Но после выплаты 22.09.2023 доход становится больше 350 000 руб., и сентябрьский вычет должен быть снят.
Проверьте в 1С следующие моменты:
в карточке сотрудника должны быть введены права на стандартные вычеты на детей;
период предоставления вычета должен быть указан корректно;
в документах начисления не должно быть ручного вмешательства, которое искусственно сохраняет сентябрьский вычет;
на дату 22.09.2023 программа должна пересчитать НДФЛ нарастающим итогом и убрать сентябрьский вычет;
НДФЛ к удержанию 22.09.2023 должен увеличиться на 364 руб. по сравнению с вариантом, где девятый вычет оставлен.
Если 1С показывает на 22.09.2023 НДФЛ к удержанию 3 360 руб., программа считает правильно. Если фактически удержали 2 996 руб. из-за ручной правки, проблема не в методологии программы, а в ручном вмешательстве.
В теме видно, что сумма 2 996 руб. могла появиться из-за ручного вмешательства и путаницы с вычетами. Разберем, что делать в такой ситуации.
Откройте документ выплаты от 22.09.2023.
Проверьте сумму НДФЛ к удержанию, рассчитанную программой автоматически.
Если сумма была исправлена вручную на 2 996 руб., сравните ее с расчетной суммой 3 360 руб.
Если выплата еще не произведена, верните правильную сумму удержания.
Если выплата уже произведена, не меняйте фактическое удержание задним числом.
При следующей выплате удержите недостающие 364 руб.
Проверьте, чтобы в следующем отчетном периоде 1С отразила дополнительное удержание по фактической дате удержания.
Не оформляйте удержание как возврат излишне выплаченной зарплаты, если речь идет именно о недоудержанном НДФЛ. Работник не обязан писать заявление на возврат «лишней зарплаты» только потому, что налоговый агент удержал НДФЛ меньше. Правильнее удержать недостающий НДФЛ при ближайшей выплате дохода в пределах правил удержания НДФЛ.
Рассмотрим подробнее разницу между строками 140 и 160.
Строка 140 — это сумма НДФЛ, исчисленная налоговым агентом нарастающим итогом с начала года. Она показывает, какой налог должен быть рассчитан с учетом дохода, ставки и вычетов.
Строка 160 — это сумма НДФЛ, фактически удержанная налоговым агентом нарастающим итогом с начала года. Она показывает, сколько налога реально удержали из выплат физическому лицу.
Эти строки могут не совпадать в разных ситуациях:
налог исчислен, но фактически удержан позже;
часть дохода выплачена в натуральной форме, и удержать налог пока не из чего;
при выплате была допущена ошибка и удержали меньше налога;
налог был удержан в следующем отчетном периоде;
есть переходящие выплаты на границе отчетных периодов.
В рассматриваемой ситуации расхождение строк 140 и 160 возникает из-за того, что правильный НДФЛ с учетом снятия сентябрьского вычета составляет 45 428 руб., а фактически удержали 45 064 руб. Разница 364 руб. будет удержана позже.
Для одного сотрудника и ставки 13% строку 140 удобно проверить простой формулой:
строка 140 = (строка 110 − строка 130) × 13%
В нашем случае:
(371 847,67 − 22 400) × 13% = 45 428 руб.
Если при такой проверке получается 45 428 руб., а в программе или в ручном расчете стоит 45 064 руб., ищите лишний вычет на сумму 2 800 руб.
Разница:
45 428 − 45 064 = 364 руб.
А 364 руб. — это:
2 800 × 13%
Значит, ошибка точно связана с одним лишним детским вычетом.
Если в организации несколько сотрудников, простая формула по общим строкам может давать небольшие расхождения из-за округлений по каждому физическому лицу. Но расхождение ровно на 364 руб. в данной ситуации указывает не на округление, а именно на лишний вычет.
Соберем итоговые показатели раздела 2 за 9 месяцев 2023 года по данным из ситуации.
Строка 110 — 371 847,67 руб. Это общая сумма дохода, полученного физическим лицом с начала года по датам фактических выплат.
Строка 112 — 371 847,67 руб. Это доход по трудовым договорам, если весь указанный доход относится к оплате труда работника.
Строка 130 — 22 400 руб. Это 8 стандартных вычетов на двух детей по 2 800 руб. за месяц.
Строка 140 — 45 428 руб. Это правильно исчисленный НДФЛ с учетом того, что в сентябре лимит 350 000 руб. превышен и сентябрьский вычет не применяется.
Строка 160 — 45 064 руб., если фактически удержали именно эту сумму и недостающие 364 руб. еще не удержаны на дату заполнения расчета.
Если до отправки расчета организация успела удержать недостающие 364 руб. при следующей выплате, тогда строка 160 будет зависеть от даты фактического удержания. Если удержание произошло уже после 22.09.2023, сумма попадет в следующий период удержания для раздела 1.
Если 22.09.2023 фактически удержали 2 996 руб., раздел 1 за 9 месяцев заполняйте по факту удержания. В рассматриваемой ситуации показатели могут быть такими:
строка 021 — 7 926 руб.;
строка 022 — 2 786 руб.;
строка 023 — 8 456 руб.;
строка 020 — 19 168 руб.
Строка 023 включает фактически удержанный НДФЛ за период с 23.08.2023 по 22.09.2023. Если 364 руб. не удержаны в этом периоде, они не должны увеличивать строку 023.
Когда удержите 364 руб. при следующей выплате, эта сумма попадет уже в тот период раздела 1, к которому относится дата фактического удержания.
Проанализируем распространенное желание: раз налог должен был быть 3 360 руб., а удержали 2 996 руб., хочется исправить ведомость задним числом и показать, что удержали 3 360 руб. Но так можно делать только если выплата фактически еще не состоялась.
Разберем два варианта.
Выплата еще не произведена. Исправьте документ выплаты, удержите правильную сумму 3 360 руб., перечислите работнику сумму за вычетом правильного НДФЛ. Тогда строки 140 и 160 по этому сотруднику могут совпасть.
Выплата уже произведена. Не показывайте удержание 3 360 руб. задним числом. В строке 160 отражайте фактически удержанную сумму. Недостающие 364 руб. удержите из ближайшей денежной выплаты работнику.
Правильная отчетность должна отражать фактические события: сколько налога исчислили, сколько реально удержали и когда удержали.
Если 364 руб. не удержаны 22.09.2023, удержите их при ближайшей выплате работнику. Например, при выплате следующей части зарплаты программа должна рассчитать текущий НДФЛ и добавить недостающую сумму прошлого периода.
Порядок действий:
Начислите зарплату за следующий период обычным документом Начисление зарплаты.
Создайте документ выплаты, например Ведомость в банк.
Проверьте НДФЛ к удержанию.
Убедитесь, что в сумму удержания попала недостающая сумма 364 руб.
Проверьте движения по НДФЛ и будущий отчет 6-НДФЛ.
Если программа сама не подтягивает недоудержанную сумму, проверьте налоговые регистры и настройки учета НДФЛ. При необходимости используйте Операция учета НДФЛ, но только после анализа движений и резервной копии базы.
Разберем типичные ошибки, которые возникают при заполнении строки 140 за 2023 год.
Продолжают считать зарплату по старым правилам. До 2023 года для зарплаты важным был последний день месяца. С 2023 года для НДФЛ дата дохода по зарплате определяется по дате выплаты.
Путают месяц начисления и месяц дохода. Зарплата за август, выплаченная в сентябре, для НДФЛ является доходом сентября.
Считают детские вычеты по месяцам начисления зарплаты. В 2023 году при выплатах зарплаты нужно ориентироваться на месяц фактического получения дохода.
Оставляют вычет в месяце превышения лимита 350 000 руб. Начиная с месяца, в котором доход превысил лимит, вычет не применяется.
Подгоняют строку 140 под строку 160. Так делать нельзя. Строка 140 показывает исчисленный налог, а строка 160 — удержанный.
Корректируют уведомление вместо исправления удержания. Уведомление отражает удержанный НДФЛ. Если налог не удержан, его нельзя включать в уведомление как удержанный.
Не анализируют НДФЛ нарастающим итогом. НДФЛ нужно пересчитывать с начала года при каждой выплате дохода.
Посмотрим на тонкость, которая больше всего запутывает бухгалтеров. При первой сентябрьской выплате 08.09.2023 доход составил 348 800 руб. Лимит 350 000 руб. еще не превышен. Поэтому в расчете на эту дату девятый вычет может появиться.
Но после второй сентябрьской выплаты 22.09.2023 доход превысил лимит. Поскольку превышение произошло в сентябре, вычет за сентябрь в итоговом расчете применять нельзя. Значит, ранее учтенный сентябрьский вычет нужно убрать через перерасчет НДФЛ нарастающим итогом.
Именно поэтому на 22.09.2023 НДФЛ к удержанию становится больше на 364 руб. Это не штраф, не отдельное удержание и не возврат зарплаты. Это обычный перерасчет НДФЛ из-за снятия стандартного вычета в месяце превышения лимита.
Такой подход нормален: на промежуточной выплате вычет мог быть применен, но при следующей выплате в том же месяце, когда лимит был превышен, налог пересчитывается без этого вычета.
Соберем удобный алгоритм, который можно использовать при похожих ситуациях.
Выпишите все выплаты работнику с начала года по датам фактической выплаты.
Не группируйте выплаты по месяцам начисления зарплаты. Группируйте их по месяцам выплаты.
Посчитайте доход нарастающим итогом после каждой выплаты.
Определите выплату, после которой доход превысил 350 000 руб.
Определите месяц, в котором произошло превышение.
Исключите стандартный детский вычет начиная с этого месяца.
Посчитайте строку 130 как сумму только правомерных вычетов.
Посчитайте строку 140 как НДФЛ с налоговой базы нарастающим итогом.
Сравните строку 140 с фактически удержанным налогом.
Если налог удержан меньше, отразите в строке 160 только фактическое удержание.
Недостающую сумму удержите при следующей выплате.
Такой алгоритм помогает быстро понять, где возникла ошибка: в сумме вычетов, в месяце дохода, в ручной корректировке НДФЛ или в заполнении отчета.
Проанализируем итоговые показатели. Доход за 9 месяцев составляет 371 847,67 руб. Доход превысил лимит 350 000 руб. в сентябре 2023 года. Значит, детский вычет за сентябрь по итогам расчета не применяется. В строке 130 нужно показать только 8 вычетов:
2 800 × 8 = 22 400 руб.
Строку 140 считаем так:
(371 847,67 − 22 400) × 13% = 45 428 руб.
Следовательно:
строка 110 — 371 847,67 руб.;
строка 112 — 371 847,67 руб.;
строка 130 — 22 400 руб.;
строка 140 — 45 428 руб.;
строка 160 — 45 064 руб., если фактически удержана именно эта сумма;
разница — 364 руб., ее удержите при следующей выплате работнику.
С выплаты 22.09.2023 нужно было удержать 3 360 руб., потому что на эту дату доход превысил 350 000 руб. и сентябрьский детский вычет нужно было снять. Если удержали только 2 996 руб., недоудержанная сумма составляет 364 руб.
В расчете 6-НДФЛ не исправляйте строку 140 под фактическое удержание. Строка 140 должна показывать правильный исчисленный налог — 45 428 руб. А строка 160 должна показывать фактически удержанный налог — 45 064 руб., пока недостающая сумма не удержана.
Информация носит справочный характер