Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник собирается увольняться, но перед увольнением необходимо решить, что делать с неиспользованным отпуском: предоставить отпуск с последующим увольнением либо выплатить денежную компенсацию. Одновременно возникает вопрос, одинаково ли рассчитывается средний заработок для обычных отпускных и для компенсации за неиспользованный отпуск.
Да, общий порядок расчета среднего дневного заработка для отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск одинаков. Это прямо следует из статьи 139 ТК РФ и правил расчета среднего заработка. Для ситуации 2023 года применялось Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Однако одинаковый алгоритм еще не означает, что сумма среднего дневного заработка всегда будет одинаковой. Если отпуск и увольнение происходят в разных месяцах, у них могут оказаться разные расчетные периоды. Кроме того, в один расчет могут попасть новые начисления, премии или полностью либо частично отработанный месяц, которого не было в другом расчете.
Поэтому разберем по шагам не только формулу среднего заработка, но и порядок определения расчетного периода, правила учета полного и неполного месяца, исключаемые периоды и особенности отражения расчета в 1С.
При увольнении и отпуске бухгалтеру важно не смешивать три самостоятельных показателя:
Средний дневной заработок. Именно его рассчитываем по правилам статьи 139 ТК РФ и Положения № 922.
Количество дней отпуска или дней, за которые положена компенсация. Это отдельный кадровый расчет, зависящий от отпускного стажа сотрудника и уже использованных отпусков.
Итоговая сумма выплаты. Получаем ее, умножая средний дневной заработок на количество оплачиваемых дней.
Это разделение особенно важно для вопроса о сентябре, где сотрудник работал с 1 по 17 сентября, а с 18 сентября ушел в отпуск. Число 16,60, которое получается в расчете, — не количество дней неиспользованного отпуска и не количество фактически отработанных рабочих дней. Это расчетное количество календарных дней сентября, которое используется исключительно в знаменателе при определении среднего дневного заработка.
Для обычного ежегодного отпуска, предоставляемого в календарных днях, рассчитаем сумму отпускных следующим образом:
Отпускные = средний дневной заработок × количество календарных дней оплачиваемого отпуска.
Компенсацию при увольнении рассчитаем аналогично:
Компенсация = средний дневной заработок × количество календарных дней неиспользованного отпуска.
Следовательно, различается не порядок расчета среднего дневного заработка, а количество дней, на которое его умножаем.
Роструд также прямо разъясняет, что отпускные и компенсация за неиспользованный отпуск рассчитываются исходя из среднего дневного заработка по одному принципу. Разница может возникнуть, если отпуск и компенсация относятся к разным месяцам и поэтому для них определяются разные расчетные периоды.
По общему правилу средний заработок рассчитываем за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск или происходит увольнение.
Календарным месяцем для этого расчета считается период с 1-го по 30-е или 31-е число, а для февраля — по 28-е или 29-е число.
Посмотрим на пример из обсуждения.
Если сотрудник уходит в отпуск в октябре 2023 года, расчетным периодом для отпускных будет:
с 1 октября 2022 года по 30 сентября 2023 года.
Если сотрудник увольняется также в октябре 2023 года и ему при увольнении выплачивается компенсация, для компенсации применяется тот же расчетный период:
с 1 октября 2022 года по 30 сентября 2023 года.
Поэтому при одинаковых исходных данных средний дневной заработок для октябрьского отпуска и октябрьской компенсации должен совпасть.
Теперь рассмотрим более интересную ситуацию.
Допустим, отпуск начинается в октябре 2023 года, но заканчивается в ноябре. Последним днем отпуска является день увольнения. При этом выясняется, что у сотрудника имеются еще неиспользованные дни другого отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию.
Для отпуска, начавшегося в октябре, расчетный период будет:
октябрь 2022 года — сентябрь 2023 года.
А если компенсация рассчитывается в связи с увольнением, которое приходится уже на ноябрь, расчетный период для нее будет определяться относительно месяца увольнения:
ноябрь 2022 года — октябрь 2023 года.
В результате сентябрь или октябрь могут учитываться по-разному, а заработок за октябрь может войти только во второй расчет.
Таким образом, алгоритм расчета одинаков, но расчетные периоды могут различаться. Именно это объясняет, почему программа иногда показывает разные значения среднего заработка для отпускных и компенсации.
Согласно статье 127 ТК РФ при увольнении работнику необходимо выплатить денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска.
Но возможен и другой вариант: по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением, за исключением установленных законом случаев увольнения за виновные действия. При таком варианте днем увольнения считается последний день отпуска.
Поэтому рассмотрим две схемы.
Первая схема — увольнение и компенсация. Работник продолжает работать до установленной даты увольнения. В день прекращения трудового договора рассчитываем зарплату и компенсацию за оставшиеся дни отпусков.
Вторая схема — отпуск с последующим увольнением. Сотруднику предоставляем отпуск, выплачиваем отпускные, а последним днем отпуска устанавливаем дату увольнения.
Если предоставленный отпуск полностью закрывает весь неиспользованный остаток, отдельной компенсации может вообще не быть.
Если же часть отпусков остается неиспользованной, например у сотрудника одновременно имеется основной и дополнительный отпуск, дополнительно рассчитываем компенсацию за оставшиеся дни.
Если все 12 месяцев расчетного периода отработаны полностью и в них нет исключаемых периодов, используем наиболее простую формулу.
Средний дневной заработок = выплаты, учитываемые в среднем заработке / 12 / 29,3.
Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней, установленное статьей 139 ТК РФ.
Посмотрим на пример.
Допустим, за 12 полностью отработанных месяцев сотруднику начислено 720 000 рублей выплат, учитываемых при расчете среднего заработка.
Количество расчетных календарных дней составит:
12 × 29,3 = 351,6 дня.
Средний дневной заработок:
720 000 / 351,6 = 2 047,78 рубля.
Если необходимо компенсировать 14 календарных дней неиспользованного отпуска, сумма компенсации составит:
2 047,78 × 14 = 28 668,92 рубля.
По такой же величине среднего заработка рассчитали бы и обычные отпускные, если отпуск начинается в том же месяце и для него используется тот же расчетный период.
Теперь ответим на вопрос из обсуждения: если август отработан полностью, почему для среднего заработка учитываем не 31 календарный день, а 29,3?
Потому что при расчете среднего заработка для отпускных законодательство не требует использовать фактическое количество календарных дней каждого полностью отработанного месяца.
Любой полностью отработанный календарный месяц принимаем равным 29,3 дня.
Это правило одинаково применяется и к февралю, и к апрелю, и к августу, несмотря на разное фактическое количество дней в этих месяцах.
Поэтому полностью отработанный август дает:
29,3 расчетного календарного дня.
Не рассчитываем для августа 29,3 / 31 × 31. Хотя математически получится то же значение, такая промежуточная операция просто не требуется. Формулу с фактическим количеством календарных дней месяца применяем только тогда, когда месяц отработан не полностью либо в нем имеется исключаемый период.
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью либо из них исключается определенное время, используем другую формулу.
Количество расчетных календарных дней в неполном месяце = 29,3 / количество календарных дней месяца × количество календарных дней, приходящихся на учитываемое время.
Именно слово «календарных» здесь принципиально.
Не считаем только рабочие дни по пятидневной или шестидневной неделе. В расчет попадают также обычные выходные, приходящиеся на учитываемую часть месяца.
Рассмотрим пример из вопроса подробнее.
Сотрудник работал в сентябре до 17 сентября включительно. С 18 сентября по 1 октября находился в ежегодном оплачиваемом отпуске.
В сентябре 30 календарных дней.
Период отпуска с 18 по 30 сентября необходимо исключить из расчета среднего заработка, поскольку за эти дни за сотрудником сохранялся средний заработок.
На учитываемое время приходится период с 1 по 17 сентября — 17 календарных дней.
Рассчитаем количество календарных дней для среднего заработка:
29,3 / 30 × 17 = 16,6033.
Получаем приблизительно:
16,60 расчетного календарного дня.
Следовательно, приведенный в вопросе результат 16,60 правильный, если с 1 по 17 сентября у сотрудника не было других исключаемых периодов.
Здесь часто допускают ошибку.
Предположим, сотрудник работает по обычной пятидневке. В период с 1 по 17 сентября попадают субботы и воскресенья. Может возникнуть желание исключить их и взять только фактически отработанные рабочие дни.
Так делать не нужно.
Для отпуска, исчисляемого в календарных днях, формула неполного месяца использует календарные дни, приходящиеся на учитываемое время.
Поэтому если исключаемый период начался только 18 сентября, весь промежуток с 1 по 17 сентября рассматриваем как учитываемую часть месяца, включая обычные выходные дни внутри этого промежутка.
Не будем путать эту формулу с табелем рабочего времени.
Посмотрим еще один пример, который хорошо показывает, почему средний заработок для октябрьских отпускных и ноябрьской компенсации может различаться.
Предположим, отпуск длился с 18 сентября по 1 октября, а 2 октября сотрудник вернулся на работу и до конца октября отработал без других исключаемых периодов.
Если средний заработок рассчитываем для события в ноябре, октябрь войдет в расчетный период.
Но октябрь нельзя считать полностью отработанным, поскольку 1 октября сотрудник еще находился в отпуске.
В октябре 31 календарный день.
На учитываемое время приходится период с 2 по 31 октября — 30 календарных дней.
Количество расчетных дней октября составит:
29,3 / 31 × 30 = примерно 28,35 дня.
Таким образом, если для октябрьского отпуска использовался расчетный период по сентябрь включительно, а для ноябрьской компенсации уже включается октябрь, два средних заработка закономерно могут отличаться.
Чтобы правильно определить знаменатель среднего заработка, проверим каждый месяц расчетного периода на наличие исключаемого времени.
Для ситуации 2023 года пункт 5 Положения № 922 предписывал исключать из расчетного периода время и начисленные за это время суммы, в частности, если:
за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством;
работник получал пособие по временной нетрудоспособности;
работница получала пособие по беременности и родам;
сотрудник не работал из-за простоя не по своей вине;
работник не мог выполнять работу в связи с забастовкой, в которой сам не участвовал;
предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом;
работник освобождался от работы в других предусмотренных законодательством случаях с полным или частичным сохранением зарплаты либо без оплаты.
Следовательно, обычный ежегодный отпуск является исключаемым периодом: исключаем как дни отпуска, так и начисленные за них отпускные.
Этот момент особенно важен в примере с отпуском в сентябре и октябре.
Допустим, в сентябре работнику начислены:
зарплата за период с 1 по 17 сентября — 40 000 рублей;
отпускные за период с 18 сентября по 1 октября — 50 000 рублей.
При расчете среднего заработка, в который попадает сентябрь, не берем все 90 000 рублей.
Зарплату за учитываемое время включаем в расчет в соответствии с правилами, а отпускные исключаем, потому что они сами представляют собой сохраненный средний заработок за исключаемый период.
Одновременно в знаменателе за сентябрь вместо 29,3 берем рассчитанные 16,60 дня.
При расчете учитываем предусмотренные системой оплаты труда выплаты, связанные с выполнением работником трудовых обязанностей.
В частности, в зависимости от системы оплаты труда и условий работодателя учитываем:
зарплату по окладу или тарифной ставке;
сдельный заработок;
процент от выручки и комиссионное вознаграждение, если они являются частью системы оплаты труда;
доплаты и надбавки за квалификацию, стаж, совмещение, расширение зоны обслуживания и другие предусмотренные системой оплаты труда показатели;
доплаты за работу в ночное время;
оплату сверхурочной работы;
оплату работы в выходные и праздничные дни;
премии и вознаграждения, учитываемые по специальным правилам расчета среднего заработка.
Не будем ориентироваться только на бухгалтерский счет начисления. Главный критерий — относится ли выплата к системе оплаты труда и предусмотрено ли ее включение правилами расчета среднего заработка.
Не учитываем при расчете среднего заработка выплаты социального характера и другие суммы, не являющиеся оплатой труда.
Например, не включаем:
материальную помощь;
оплату питания, если она является социальной выплатой;
компенсацию стоимости проезда, не относящуюся к системе оплаты труда;
оплату обучения;
другие аналогичные социальные выплаты.
Также, как мы уже разобрали, исключаем суммы, начисленные за исключаемые периоды: отпускные, больничные и другие выплаты за время, которое не участвует в расчетном периоде согласно установленным правилам.
Премии при расчете среднего заработка требуют отдельной проверки.
Не будем автоматически включать любую премию в полном размере только потому, что она начислена внутри расчетных 12 месяцев.
Для ситуации 2023 года применялись правила пункта 15 Положения № 922.
Ежемесячные премии учитывались по установленным правилам за каждый показатель премирования. Премии за период, превышающий один месяц, учитывались в зависимости от периода, за который они начислены. Вознаграждение по итогам работы за год также имело специальный порядок включения.
Если расчетный период отработан не полностью, для отдельных премий может потребоваться пропорциональный учет.
Поэтому если средний заработок в 1С отличается от ручного расчета, первым делом проверим не только дни, но и премии.
Еще одной причиной расхождения среднего заработка может быть повышение тарифных ставок или окладов.
Для 2023 года правила индексации среднего заработка определялись пунктом 16 Положения № 922.
Если оклады повышались в организации, филиале или структурном подразделении в порядке, при котором законодательство требует пересчета среднего заработка, предыдущие выплаты могут потребовать корректировки на коэффициент повышения.
Не будем вручную сравнивать только начисленные суммы до и после повышения. Проверим, было ли повышение общим для соответствующей категории работников и должна ли программа выполнить индексацию среднего заработка.
Неполная рабочая неделя или неполный рабочий день сами по себе не означают, что нужно отказаться от формулы с 29,3.
Для отпусков, предоставляемых в календарных днях, средний дневной заработок при неполном рабочем времени рассчитываем по общему отпускному алгоритму.
То есть не будем заменять расчетные календарные дни количеством фактически отработанных смен только потому, что сотрудник работает, например, четыре часа в день или три дня в неделю.
Есть специальные категории работников, для которых отпуск или компенсация определяется не в календарных, а в рабочих днях.
Например, специальные правила действуют для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, а также для сезонных работников.
В таких случаях средний дневной заработок рассчитываем иначе:
Средний дневной заработок = фактически начисленная заработная плата / количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
Поэтому прежде чем применять 29,3, обязательно выясним, в календарных или рабочих днях предоставляется конкретный отпуск.
Для стандартного ежегодного основного отпуска обычного сотрудника продолжительностью 28 календарных дней используем формулу с 29,3.
Теперь вернемся к еще одной распространенной ошибке.
Предположим, бухгалтер рассчитывает, сколько дней отпуска сотрудник заработал перед увольнением. Здесь коэффициент 29,3 вообще не используется.
Количество дней компенсации определяем исходя из отпускного стажа сотрудника, установленной продолжительности ежегодного отпуска и количества уже использованных дней.
Для обычного отпуска 28 календарных дней пропорциональный расчет ориентировочно строится по формуле:
28 дней / 12 месяцев × количество месяцев отпускного стажа.
Затем учитываем фактически использованные отпуска и специальные правила определения полных месяцев отпускного стажа.
А уже полученное количество неиспользованных дней умножаем на средний дневной заработок.
Итак, число 29,3 участвует в расчете стоимости одного дня отпуска, но не определяет, сколько дней отпуска сотрудник заработал.
При определении количества компенсируемых дней сначала установим рабочие годы сотрудника.
Рабочий год отсчитываем не с 1 января, а от даты приема конкретного работника.
Например, если сотрудник принят 15 марта 2022 года, его первый рабочий год в обычной ситуации начинается 15 марта 2022 года.
Далее проверим периоды, которые включаются и не включаются в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска по статье 121 ТК РФ.
В отпускной стаж, в частности, входит фактически отработанное время, выходные и праздничные дни, ежегодные оплачиваемые отпуска и некоторые другие периоды сохранения места работы.
При этом отдельные периоды отсутствия могут сдвигать рабочий год.
Например, отпуск без сохранения заработной платы в пределах установленного законом количества календарных дней включается в отпускной стаж, а превышающая этот предел часть может изменить рабочий период.
Поэтому при увольнении сотрудника со сложной историей отсутствий не будем вычислять компенсацию только по календарной разнице между датой приема и датой увольнения.
При определении дней компенсации существуют отдельные правила полной и пропорциональной компенсации, сформированные с учетом Правил об очередных и дополнительных отпусках № 169.
Например, в предусмотренных правилами ситуациях работник, заработавший не менее 11 месяцев отпускного стажа за соответствующий рабочий год, получает компенсацию как за полный ежегодный отпуск.
Также существуют специальные правила полной компенсации при отдельных основаниях увольнения.
Поэтому не будем механически умножать каждый месяц на 2,33 без проверки конкретного отпускного стажа и основания увольнения.
В 1С эту часть особенно удобно контролировать по остаткам отпусков сотрудника.
В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 редакции 3 учет права на отпуск и использованных дней ведется автоматически при корректном кадровом учете.
Перед увольнением сформируем отчет Справка об остатках отпусков.
Проверим в нем:
рабочие периоды;
вид отпуска;
положенное количество дней;
использованные дни;
остаток на дату увольнения.
В документе Увольнение в 1С:ЗУП также предусмотрен блок Компенсация отпуска. Программа определяет дни компенсации по данным накопленного права на отпуск.
Для дополнительной проверки используем ссылку Как сотрудник использовал отпуск?, через которую можно проанализировать историю использования и остаток отпусков.
Не исправляем автоматически рассчитанное количество дней компенсации вручную, пока не выясним, почему программа получила именно такой остаток. Часто причина находится в неправильной дате приема, некорректном виде отпуска, пропущенном кадровом документе либо неправильно введенных начальных остатках.
Разберем по шагам работу в 1С:Зарплате и управлении персоналом 8.
Создадим документ Увольнение.
Укажем сотрудника и дату увольнения.
Проверим основание прекращения трудового договора.
Проверим блок Компенсация отпуска.
Убедимся, что программа правильно определила неиспользованные дни основного и дополнительных отпусков.
Проверим рассчитанную сумму компенсации.
Откроем данные расчета среднего заработка и сверим расчетный период.
По кнопке Печать сформируем Расчет среднего заработка и сравним данные с ручным расчетом.
При корректной информационной базе средний заработок программа рассчитывает автоматически.
Если сумма кажется неправильной, не будем сразу корректировать итог документа Увольнение.
Сначала проанализируем расшифровку среднего заработка.
По каждому из 12 месяцев проверим:
сумму учитываемого заработка;
количество расчетных календарных дней;
наличие отпусков;
наличие больничных;
отпуска без сохранения зарплаты;
командировки и другие периоды сохранения среднего заработка;
премии;
повышение окладов;
дату приема, если сотрудник принят внутри расчетного периода.
Если месяц полностью отработан, ожидаем увидеть эквивалент 29,3 дня.
Если в месяце был отпуск, ожидаем увидеть расчетное количество дней по формуле неполного месяца.
Предположим, программа показывает за сентябрь 16,60 дня.
До 17 сентября сотрудник находился в обычном рабочем режиме, с 18 сентября начался отпуск.
Проверим вручную:
в сентябре — 30 календарных дней;
учитываемый период — с 1 по 17 сентября;
учитываемых календарных дней — 17;
расчет:
29,3 / 30 × 17 = 16,60.
Если 1С показывает 16,60, программа рассчитала количество дней этого месяца правильно.
Не будем заменять 16,60 на 17 вручную. 17 — это исходное фактическое количество календарных дней учитываемого периода, а 16,60 — результат применения установленной формулы среднего заработка.
Теперь усложним пример.
Допустим, сотрудник находился на больничном с 5 по 8 сентября, затем работал, а 18 сентября ушел в отпуск.
Тогда нельзя использовать все 17 календарных дней с 1 по 17 сентября.
Из них дополнительно исключим период болезни.
Сначала определим количество календарных дней, приходящихся на учитываемое время, а затем применим формулу:
29,3 / 30 × количество учитываемых календарных дней сентября.
Одновременно исключим из заработка пособие за период временной нетрудоспособности.
Именно поэтому при проверке среднего заработка всегда сопоставляем две части: дни и выплаты. Нельзя исправить только дни и оставить в заработке сумму за исключаемый период.
Если сотрудник не отработал у работодателя 12 календарных месяцев, это не означает, что отпуск или компенсацию нельзя рассчитать.
В расчет берем фактический период работы, который может участвовать в среднем заработке.
Например, сотрудник принят 10 апреля и увольняется в октябре. До апреля никаких начислений у этого работодателя у него не было. Рассчитываем средний заработок по имеющимся данным согласно правилам определения расчетного периода и фактически начисленной зарплаты.
Не заполняем недостающие месяцы условной зарплатой и не переносим заработок от предыдущего работодателя. Средний заработок для отпускных рассчитывает текущий работодатель по своим данным.
Встречается и другая ситуация: сотрудник числится в организации, но весь расчетный период состоит из исключаемого времени, например длительного отпуска по уходу за ребенком.
Тогда применяем специальные правила определения среднего заработка.
Если в обычном расчетном периоде не было фактически начисленной зарплаты и фактически отработанных дней либо весь период состоит из исключаемого времени, рассматриваем более ранний период, равный расчетному.
Если заработка не было и в нем, применяем следующий предусмотренный правилами этап определения среднего заработка.
Поэтому при длительном отсутствии сотрудника не будем вручную устанавливать средний дневной заработок равным нулю только потому, что последние 12 месяцев пустые.
Если сотрудник увольняется, например, 17 октября, расчетный период обычно заканчивается 30 сентября. Начисленная за 1–17 октября зарплата участвует в окончательном расчете с работником, но в стандартные 12 календарных месяцев для среднего заработка компенсации октября не входит.
Именно поэтому для увольнения в октябре берем октябрь предыдущего года — сентябрь текущего года.
Это нередко вызывает вопрос: «Почему 1С не включила зарплату за октябрь, ведь сотрудник ее уже заработал?»
Ответ заключается в правилах определения расчетного периода: событие происходит в октябре, а расчетный период состоит из 12 предшествующих календарных месяцев.
С увольнением в последний день месяца на практике возникают дополнительные вопросы о границах расчетного периода и возможности учета полностью завершенного месяца.
При такой ситуации не будем автоматически переносить алгоритм увольнения в середине месяца. Проверим актуальные разъяснения и расчет программы для конкретной даты увольнения, поскольку последний календарный день месяца является отдельным практическим случаем.
В 1С при увольнении в последний день месяца особенно внимательно проверим период, который программа подставила в расчет среднего заработка, и сопоставим его с действующими правилами.
Вернемся к вопросу из форума и рассмотрим его максимально подробно.
Допустим, сотруднику предоставляем отпуск с 18 октября по 5 ноября с последующим увольнением 5 ноября.
Отпускные рассчитываем перед началом отпуска.
Для отпуска, начинающегося в октябре, расчетный период определяем как:
октябрь предыдущего года — сентябрь текущего года.
Если при увольнении в ноябре остается еще неиспользованный отпуск, за который требуется компенсация, расчетный период компенсации уже связан с ноябрьским событием.
Следовательно, в него может войти октябрь текущего года.
Однако дни октябрьского ежегодного отпуска являются исключаемым временем. Если часть октября сотрудник до отпуска работал, этот месяц будет учитываться как неполный.
Поэтому средний дневной заработок для компенсации может отличиться от значения, по которому несколькими неделями ранее рассчитали отпускные.
Это нормальная ситуация, а не ошибка бухгалтерии или 1С.
Теперь рассмотрим обратный пример.
Сотрудник собирается в отпуск 2 октября, но стороны решают вместо отпуска оформить увольнение 2 октября и выплатить компенсацию.
В обоих случаях событие происходит в октябре.
Расчетный период будет одинаковым:
октябрь предыдущего года — сентябрь текущего года.
Если не меняется состав учитываемых выплат и отсутствуют другие перерасчеты, средний дневной заработок для отпускных и компенсации будет одинаковым.
Меняется только количество дней, которое оплачиваем.
Согласно статье 127 ТК РФ при прекращении трудового договора необходимо выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска.
Если сотрудник несколько лет не использовал отпуск полностью, старые дни не исчезают только из-за того, что прошло несколько рабочих лет.
При увольнении проверим весь накопленный остаток.
В 1С:ЗУП для этого особенно полезна Справка об остатках отпусков, позволяющая увидеть остатки в разрезе рабочих периодов.
Если обнаружим старый остаток, не будем удалять его только потому, что отпуск относится к прошлому году. Сначала выясним, действительно ли эти дни не были использованы.
Если отпускные и компенсация отличаются, выполним последовательную проверку.
Определим месяц начала отпуска.
Определим месяц увольнения.
Для каждого события отдельно определим 12 календарных месяцев расчетного периода.
Сравним их.
Если периоды одинаковые, сравним учитываемый заработок.
Проверим количество расчетных дней по каждому месяцу.
Проверим отпуска, больничные, командировки и другие исключаемые периоды.
Проверим премии.
Проверим индексацию заработка при повышении окладов.
Только после этого будем искать техническую ошибку в 1С.
Иногда бухгалтер проверяет расчет так: складывает всю зарплату за год и делит ее на 351,6.
Такой расчет правильный только в одном случае — все 12 календарных месяцев отработаны полностью и из них ничего не исключается.
Если хотя бы в одном месяце был отпуск или больничный, знаменатель уже не равен 12 × 29,3.
Например, если 11 месяцев полностью отработаны, а сентябрь дает 16,60 дня, знаменатель будет:
11 × 29,3 + 16,60.
Это:
322,3 + 16,60 = 338,90 расчетного дня.
Учитываемый заработок также берем с исключением выплат за исключаемые периоды.
Посмотрим на развернутый пример.
Предположим, расчетный период состоит из 12 месяцев. Одиннадцать месяцев полностью отработаны, а в сентябре сотрудник работает с 1 по 17 число и затем находится в отпуске.
За 11 полных месяцев учитываемый заработок составил 660 000 рублей.
За учитываемую часть сентября начислена зарплата 34 000 рублей.
Отпускные за период с 18 сентября в расчет не включаем.
Общий учитываемый заработок:
660 000 + 34 000 = 694 000 рублей.
Расчетные дни за 11 полных месяцев:
11 × 29,3 = 322,3.
Сентябрь:
29,3 / 30 × 17 = 16,60.
Общее количество расчетных дней:
322,3 + 16,60 = 338,90.
Средний дневной заработок:
694 000 / 338,90 = примерно 2 047,80 рубля.
Если компенсируем 10 календарных дней отпуска:
2 047,80 × 10 = 20 478 рублей.
Таким образом, формула с 16,60 непосредственно влияет на величину среднего дневного заработка.
Если работник хочет не получить деньги за неиспользованный отпуск, а фактически отдохнуть, рассмотрим возможность отпуска с последующим увольнением по статье 127 ТК РФ.
Не будем путать его с обычным ежегодным отпуском, после которого работник сначала возвращается на работу, а затем увольняется.
При отпуске с последующим увольнением:
получим письменное заявление работника;
оформим отпуск;
оформим прекращение трудового договора;
последним днем отпуска укажем день увольнения;
рассчитаем отпускные по среднему заработку;
проверим, остались ли другие дни, подлежащие компенсации.
Если весь остаток предоставлен в виде отпуска, второй расчет компенсации не нужен.
Не будем распространять правило компенсации при увольнении на действующих сотрудников.
При увольнении статья 127 ТК РФ требует компенсировать все неиспользованные отпуска.
Но если трудовые отношения продолжаются, полностью заменить обычный ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней денежной выплатой, как правило, нельзя.
В период продолжающихся трудовых отношений денежной компенсацией при соблюдении установленных условий может заменяться часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, с учетом предусмотренных законодательством ограничений.
В 1С:ЗУП такая компенсация без увольнения оформляется отдельно от компенсации при прекращении трудового договора. Не будем использовать документ обычной замены отпуска для расчета компенсации при увольнении.
В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 редакции 3 для нашей задачи прежде всего используем:
Увольнение — для оформления прекращения трудового договора и расчета компенсации за неиспользованный отпуск;
Отпуск — если сотруднику фактически предоставляется ежегодный отпуск;
Справка об остатках отпусков — для проверки количества заработанных и использованных дней;
Компенсация отпуска — соответствующий блок расчета в документе увольнения;
Расчет среднего заработка — для расшифровки суммы заработка и расчетных дней.
Если используем 1С:Бухгалтерию предприятия 8, обязательно учитываем версию программы. Функциональность расчета зарплаты и увольнения в Бухгалтерии развивалась и отличается от возможностей 1С:ЗУП. В частности, расширенный автоматический расчет компенсации непосредственно в документе Увольнение появился в современных версиях 1С:Бухгалтерии 8 позднее рассматриваемого 2023 года.
Поэтому не будем переносить последовательность кнопок из 1С:ЗУП в старый релиз 1С:Бухгалтерии без проверки возможностей конкретной версии.
Не будем сразу вводить средний заработок вручную. Сначала выясним причину.
Разберем проверку по шагам:
Проверим даты документа Отпуск или Увольнение.
Проверим расчетный период.
Сравним суммы заработка за каждый месяц с расчетными листками.
Проверим, исключены ли предыдущие отпускные.
Проверим больничные.
Проверим командировки и другие выплаты по среднему.
Проверим количество календарных дней в неполных месяцах.
Проверим настройку премий и их включение в средний заработок.
Проверим изменение оклада и необходимость индексации.
Проверим кадровую историю сотрудника.
После этого повторно рассчитаем документ.
Дата увольнения влияет не только на количество заработанных дней отпуска, но и на расчетный период среднего заработка.
Например, увольнение 31 октября и увольнение 1 ноября могут привести к разному составу расчетных месяцев.
Кроме того, один дополнительный день способен повлиять на отпускной стаж и количество дней компенсации.
Поэтому не будем изменять дату увольнения в 1С только для того, чтобы получить ожидаемую сумму компенсации. Сначала устанавливаем юридически правильную дату прекращения трудового договора, а затем рассчитываем выплату по этой дате.
Компенсация за неиспользованный отпуск является частью окончательного расчета с увольняемым сотрудником.
По общему правилу статьи 140 ТК РФ причитающиеся работнику суммы необходимо выплатить в день увольнения.
Поэтому расчет среднего заработка и остатка отпусков лучше проверить заранее, а не после проведения банковской выплаты.
Если бухгалтер обнаружит ошибку уже после перечисления окончательного расчета, потребуется выполнять доплату или перерасчет, а при задержке причитающихся сумм могут возникнуть дополнительные последствия для работодателя.
Для рассматриваемой форумной ситуации 2023 года применялось Положение № 922, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
С 1 сентября 2025 года вместо него применяется новое Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540.
Для нашей основной задачи принципиальной революции не произошло: действующее регулирование также предусматривает расчет среднего дневного заработка для отпусков и компенсации за неиспользованный отпуск за 12 календарных месяцев и использует среднемесячное число календарных дней 29,3.
Формула неполного месяца также сохраняет знакомый принцип: 29,3 делим на календарные дни соответствующего месяца и умножаем на календарные дни, приходящиеся на учитываемое время.
Поэтому разобранный пример с 16,60 дня остается полезным и для понимания современного механизма расчета, хотя при расчете конкретной выплаты всегда ориентируемся на редакцию законодательства, действующую на дату соответствующего события.
Теперь соберем решение именно для ситуации из обсуждения.
Сотрудник собирается увольняться. Рассматриваются два варианта: предоставить ему отпуск либо выплатить при увольнении компенсацию за неиспользованные дни.
Выполним следующие действия:
Определим предполагаемую дату начала отпуска.
Определим дату увольнения.
Для каждого варианта определим 12 предшествующих календарных месяцев.
Если отпуск и увольнение происходят в одном месяце, ожидаем одинаковый расчетный период.
Если увольнение происходит в следующем месяце, пересчитаем расчетный период компенсации отдельно.
Проверим заработок за каждый месяц.
Полностью отработанный месяц учтем как 29,3 календарного дня.
В неполном месяце применим специальную формулу.
Отпускные, больничные и другие исключаемые выплаты не включим в расчет вместе с соответствующими периодами.
Определим средний дневной заработок.
Отдельно определим количество неиспользованных дней отпуска.
Умножим средний дневной заработок на количество компенсируемых дней.
Да, при указанных условиях расчет правильный.
Если август отработан полностью, для расчета среднего заработка принимаем:
29,3 дня.
Если в сентябре сотрудник находился в учитываемом периоде с 1 по 17 сентября, а с 18 сентября ушел в отпуск, рассчитываем сентябрь следующим образом:
29,3 / 30 × 17 = 16,60 дня.
При этом 17 — количество календарных дней, приходящихся на учитываемое время с 1 по 17 сентября. Не заменяем это число количеством рабочих смен сотрудника.
Если внутри периода с 1 по 17 сентября были дополнительные исключаемые периоды, например больничный, расчет необходимо скорректировать.
Средний дневной заработок для обычных отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитываем по одному принципу.
Если и отпуск, и увольнение приходятся на один месяц, расчетный период обычно совпадает, поэтому при неизменных исходных данных совпадет и средний дневной заработок.
Если отпуск начинается в одном месяце, а увольнение происходит в следующем, для компенсации может сформироваться уже другой расчетный период. Тогда средний заработок имеет право отличаться.
Для полностью отработанных месяцев при стандартном отпуске в календарных днях используем 29,3.
Для неполного месяца применяем формулу:
29,3 / календарные дни месяца × календарные дни, приходящиеся на учитываемое время.
Поэтому для сентября, где сотрудник находится в учитываемом периоде с 1 по 17 сентября, получаем:
29,3 / 30 × 17 = 16,60 дня.
Не будем путать эти 16,60 расчетного дня с количеством неиспользованного отпуска. Сначала рассчитываем стоимость одного дня по среднему заработку, затем отдельно определяем остаток отпуска и только после этого рассчитываем компенсацию.
В 1С:ЗУП проверим документ Увольнение, блок Компенсация отпуска, отчет Справка об остатках отпусков и печатную форму Расчет среднего заработка. Если автоматический результат отличается от ручного, последовательно проверим расчетный период, исключаемые периоды, заработок, премии и количество расчетных дней каждого неполного месяца.
Для ситуации 2023 года нормативной основой являются статьи 127 и 139 ТК РФ и Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. Для расчетов начиная с 1 сентября 2025 года учитываем Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540.
Информация носит справочный характер