Рассмотрим ситуацию, когда организация на ОСНО арендует помещение, проводит в нем ремонт и получила от сторонней организации акт на разработку проектной документации. При этом проектная документация создается не сама по себе: в дальнейшем по этому проекту планируется выполнять работы в арендованном помещении.
В такой ситуации не будем определять счет учета только по названию документа «проектная документация». Сначала выясним, для каких именно работ подготовлен проект. От этого зависит, следует ли сразу признать стоимость проектирования текущими расходами или включить ее в капитальные вложения на счете 08.
Основной принцип можно сформулировать так: если проект относится к обычному текущему ремонту арендованного помещения, затраты на проектирование учитываем в текущих расходах. Если проект предназначен для создания неотделимых улучшений, реконструкции, модернизации или других работ, результаты которых формируют капитальный объект, стоимость проектной документации включаем в стоимость этих капитальных вложений и накапливаем на счете 08.
В рассматриваемой ситуации автор уточняет, что договор с проектной организацией заключен и что после подготовки проекта по нему действительно будут выполняться работы. Поэтому здесь особенно важно определить характер этих будущих работ.
Разберем главный вопрос. Само слово «ремонт» еще не означает, что все связанные с ним расходы можно автоматически списать в текущие затраты.
На практике под ремонтом могут подразумеваться совершенно разные работы: покраска стен, замена изношенного покрытия, восстановление существующих коммуникаций, устройство новых перегородок, изменение планировки, монтаж новой инженерной системы, переоборудование помещения под другие цели, создание вентиляции, изменение системы электроснабжения и другие мероприятия.
Поэтому сначала проанализируем техническое задание, договор с проектировщиком, проектную документацию, смету и договор с арендодателем.
Условно разделим ситуацию на два варианта.
Текущий ремонт. Работы направлены в основном на поддержание или восстановление помещения в пригодном состоянии, не создают самостоятельного долгосрочного результата в виде нового объекта капитальных вложений и не приводят к созданию неотделимых улучшений. Тогда проектные расходы, непосредственно связанные с таким ремонтом, относятся на расходы периода вместе с ремонтом.
Капитальные работы и неотделимые улучшения. В результате работ помещение переоборудуется, реконструируется или иным образом существенно изменяется, создаются элементы, которые невозможно отделить от помещения без ущерба для самого помещения или этих элементов. Тогда затраты формируют капитальные вложения. В эту стоимость включаем и непосредственно связанную с ними проектную документацию.
Именно назначение проекта определяет его учет. Если проект является необходимым этапом создания капитального результата, его стоимость не нужно списывать отдельно в расходы только потому, что проектировщик уже подписал акт.
Рассмотрим подробнее правовую сторону вопроса. Помещение принадлежит арендодателю, поэтому прежде чем создавать в нем неотделимые улучшения, проверим условия договора аренды.
Гражданское законодательство различает текущий ремонт и улучшения арендованного имущества. По общему правилу арендатор поддерживает имущество в исправном состоянии и выполняет текущий ремонт за свой счет, если иное не предусмотрено договором. Обязанность по капитальному ремонту по общему правилу лежит на арендодателе, однако договором аренды стороны могут установить другой порядок.
Для неотделимых улучшений особенно важно согласие собственника. Согласно статье 623 ГК РФ, если арендатор за счет собственных средств и с согласия арендодателя произвел улучшения, которые невозможно отделить без вреда для арендованного имущества, вопрос о возмещении их стоимости определяется законом и условиями договора аренды.
Поэтому перед началом капитальных работ не ограничимся устной договоренностью. Желательно документально зафиксировать:
что арендодатель разрешает проведение конкретных работ;
что арендодатель ознакомлен с характером переоборудования помещения;
какие работы арендатор выполняет за свой счет;
будет ли арендодатель компенсировать их стоимость;
кому принадлежат результаты работ в период аренды;
что произойдет с улучшениями при прекращении аренды;
будет ли их стоимость засчитываться в счет арендной платы;
каким документом стороны оформят завершение и, при необходимости, последующую передачу улучшений.
Согласие можно закрепить непосредственно в договоре аренды, дополнительном соглашении или отдельном письменном документе. Главное, чтобы из документов однозначно следовало, какие именно работы разрешил собственник.
Для рассматриваемой ситуации это один из первых документов, который необходимо проверить до принятия решения об учете проектирования на счете 08.
Разберем понятие неотделимых улучшений применительно к арендованному помещению.
Неотделимые улучшения — это результаты работ, которые связаны с арендованным объектом и не могут быть отделены от него без причинения вреда самому помещению либо результату выполненных работ.
Например, признаками неотделимых улучшений могут обладать:
новые встроенные инженерные сети;
система вентиляции, конструктивно интегрированная в помещение;
новая система электроснабжения;
переустройство помещения;
изменение капитальной планировки;
встроенные конструктивные элементы;
переоборудование инженерных коммуникаций;
результаты реконструкции или модернизации помещения.
Но не будем определять неотделимое улучшение только по названию работы. Например, перегородка в одной ситуации может быть демонтируемой конструкцией и рассматриваться как отделимый объект, а в другой — являться частью капитального переустройства помещения.
Поэтому проанализируем фактический результат, проект, техническое заключение и возможность демонтажа.
Сначала рассмотрим первый вариант. Предположим, что проект разработан исключительно для обычного ремонта, который не формирует капитальных вложений.
Например, организация арендует офис и выполняет восстановительный ремонт: заменяет изношенную отделку, красит стены, восстанавливает существующие элементы, меняет поврежденные покрытия и выполняет другие работы, необходимые для нормального использования помещения.
Если проектирование непосредственно связано именно с такими расходами и отдельного капитального объекта в результате работ не возникает, стоимость проектных работ включим в текущие расходы.
Выбор конкретного затратного счета будет зависеть от назначения арендуемого помещения и деятельности организации.
Например, могут применяться:
счет 20 «Основное производство» — если помещение непосредственно используется в основном производстве и расходы относятся к производственной деятельности;
счет 25 «Общепроизводственные расходы» — если затраты связаны с обслуживанием производственных подразделений;
счет 26 «Общехозяйственные расходы» — если ремонтируется офис или другое помещение общехозяйственного назначения;
счет 44 «Расходы на продажу» — если помещение используется в торговой деятельности и учетная политика предусматривает такой порядок.
Посмотрим на пример. ООО арендует офис. Организация заказала проект косметического ремонта, в рамках которого предусматриваются восстановление существующей отделки и замена изношенных элементов без перепланировки, реконструкции и создания новых инженерных систем.
Стоимость проекта без НДС составляет условно 100 000 руб.
Если помещение используется для административных нужд, проводка по стоимости услуг может выглядеть так:
Дт 26 Кт 60 — 100 000 руб.
Входной НДС при выполнении предусмотренных законодательством условий отражаем отдельно:
Дт 19 Кт 60 — сумма предъявленного НДС.
После выполнения условий для вычета НДС отражаем его в установленном порядке.
В этом варианте счет 08 не нужен, потому что проектирование не является этапом создания капитального актива.
Теперь рассмотрим второй вариант, который наиболее близок к исходному вопросу.
Предположим, организация заказала проект переустройства арендованного помещения, после чего подрядчик будет выполнять работы по этому проекту. В результате появятся неотделимые улучшения.
В такой ситуации проектирование непосредственно связано с созданием объекта капитальных вложений. Без проекта выполнить соответствующие работы невозможно либо проект является необходимой частью их подготовки.
Тогда стоимость проектной документации включаем в фактические затраты на создание неотделимых улучшений и отражаем по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».
При получении акта проектной организации общий смысл проводки будет следующим:
Дт 08 Кт 60 — стоимость проектных работ без принимаемого к вычету НДС.
Входной НДС:
Дт 19 Кт 60 — НДС, предъявленный проектной организацией.
После этого проектная документация не становится самостоятельным основным средством. Ее стоимость остается частью создаваемого объекта капитальных вложений.
Дальнейшие расходы по реализации проекта также собираем на том же объекте учета счета 08.
Выясним причину. Проектная документация в рассматриваемой ситуации создается не для самостоятельного использования в обычной деятельности организации. Она нужна, чтобы выполнить определенный комплекс работ в конкретном арендованном помещении.
Следовательно, существует прямая связь:
проектирование → выполнение работ → создание неотделимых улучшений → готовый объект.
Если первая стадия необходима для последующих стадий, экономически неправильно списать проектирование в расход одного месяца, а сами строительные и монтажные работы капитализировать.
Соберем вместе все затраты, которые непосредственно относятся к созданию результата.
В зависимости от конкретного проекта в капитальную стоимость могут входить:
разработка проектной документации;
обследование помещения, непосредственно необходимое для проектирования;
работы подрядчиков;
строительные материалы;
монтаж оборудования;
работы по переустройству инженерных систем;
необходимые пусконаладочные работы;
другие непосредственно связанные с созданием улучшений затраты, отвечающие требованиям применяемых стандартов бухгалтерского учета.
Все эти расходы будем накапливать до того момента, когда объект капитальных вложений будет завершен и приведен в состояние, пригодное для использования в запланированных целях.
Рассмотрим подробнее техническую сторону учета.
В Плане счетов счет 08 предназначен для обобщения информации о вложениях во внеоборотные активы. В зависимости от характера работ и применяемой в организации аналитики могут использоваться разные субсчета.
Для работ, которые по существу представляют создание или строительство объекта, часто применяется счет 08.03 «Строительство объектов основных средств».
Такой вариант удобен, когда организация постепенно собирает стоимость неотделимых улучшений из большого количества затрат: проектирование, подрядные работы, материалы, монтаж и другие расходы.
Создадим отдельный объект строительства, например:
«Неотделимые улучшения арендуемого помещения по адресу …».
Именно на этот объект будем относить все непосредственно связанные расходы.
В методических материалах 1С по учету неотделимых улучшений также используется механизм накопления капитальной стоимости на счете 08 и последующего принятия результата к учету как отдельного объекта основных средств. В отдельных сценариях программы применяется субсчет 08.04.1 «Приобретение компонентов основных средств».
Поэтому не будем механически выбирать субсчет только по номеру из примера. Главное — обеспечить накопление всех расходов по одному объекту капитальных вложений и затем корректно принять законченные улучшения к учету.
Если улучшения создаются посредством большого количества подрядных работ и собственных затрат, использование 08.03 с аналитикой по объекту строительства обычно наиболее наглядно.
Разберем по шагам работу в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0.
Полученный от проектной организации акт можно отразить документом Поступление (акты, накладные, УПД) с операцией, предназначенной для поступления услуг.
Перейдем в раздел Покупки.
Откроем Поступление (акты, накладные, УПД).
Создадим поступление услуг.
Укажем проектную организацию.
Выберем договор на выполнение проектных работ.
Укажем наименование услуги, например «Разработка проектной документации по переустройству арендуемого помещения».
В качестве счета затрат выберем соответствующий субсчет счета 08, если установлено, что проект связан с созданием капитальных улучшений.
Выберем объект аналитического учета капитальных вложений.
Укажем ставку НДС согласно документам исполнителя.
Зарегистрируем счет-фактуру или УПД, если он получен и организация имеет право на вычет.
После проведения обязательно посмотрим движения документа.
Ожидаем проводку по существу операции:
Дт 08 Кт 60 — проектные работы.
И отдельно:
Дт 19 Кт 60 — входной НДС.
Если вместо счета 08 программа сформировала счет 26 или 44, проверим счет затрат в строке услуги.
Не будем смешивать затраты на капитальное переустройство помещения с обычными расходами на ремонт.
Создадим отдельную аналитику, позволяющую в любой момент получить полную стоимость конкретного проекта.
Например, назовем объект:
«Неотделимые улучшения — офис, ул. Центральная, 10».
На него последовательно отнесем:
проектирование — 150 000 руб.;
строительно-монтажные работы — 1 200 000 руб.;
материалы — 350 000 руб.;
монтаж вентиляции — 400 000 руб.;
пусконаладочные работы — 100 000 руб.
Тогда стоимость капитальных вложений составит:
150 000 + 1 200 000 + 350 000 + 400 000 + 100 000 = 2 200 000 руб.
Именно 2 200 000 руб., а не только стоимость последнего строительного акта, будет формировать стоимость созданного объекта, если все перечисленные расходы соответствуют критериям капитализации.
Проектные работы в данном примере являются первой частью этой стоимости.
Если проект получен сейчас, а сами работы будут выполняться в течение следующих месяцев, не списываем накопленную сумму со счета 08 только потому, что акт проектировщика уже подписан.
Счет 08 как раз предназначен для накопления незавершенных капитальных вложений.
Пока объект не приведен в состояние и местоположение, в которых он пригоден к использованию по назначению, расходы продолжают числиться в составе капитальных вложений.
Например, в августе получен проект на 150 000 руб., в сентябре подрядчик выполнил первую часть строительных работ на 600 000 руб., в октябре — вторую часть на 700 000 руб.
В августе на 08 будет 150 000 руб.
После сентября — 750 000 руб.
После октября — 1 450 000 руб.
Это не означает, что счет 08 «завис». Пока работы продолжаются, наличие остатка на счете 08 является нормальным.
Закрывать счет 08 будем после завершения капитальных вложений, а не после каждого отдельного акта подрядчика.
После выполнения всех запланированных работ определим момент, когда созданный результат готов к использованию.
По ФСБУ 26/2020 капитальные вложения после их завершения, то есть после приведения объекта в состояние и местоположение, в которых он пригоден к использованию в запланированных целях, перестают учитываться как незавершенные капитальные вложения.
Если созданный результат отвечает критериям основного средства, признаем соответствующий объект ОС.
В 1С для этого применяется документ Принятие к учету ОС.
При принятии к учету сформируем отдельный объект основных средств, например:
«Неотделимые улучшения арендованного помещения по адресу …».
Общий смысл бухгалтерской записи:
Дт 01 Кт 08 — сформирована первоначальная стоимость неотделимых улучшений.
После этой операции накопленные по конкретному законченному объекту затраты перестают числиться на счете 08.
Обратим внимание на важный момент. Арендатор не является собственником помещения.
Поэтому не будем пытаться поставить на свой счет 01 само здание или увеличить его стоимость, как если бы помещение принадлежало организации.
У арендатора объектом учета является именно результат собственных капитальных вложений — неотделимые улучшения, если они отвечают необходимым критериям признания.
В методических материалах 1С для не возмещаемых арендодателем неотделимых улучшений предусмотрен учет результата в качестве самостоятельного объекта основных средств.
Поэтому создадим отдельную карточку ОС с понятным наименованием, которое позволит отличить улучшения от самого объекта аренды.
Организация может учитывать сам договор аренды с признанием Права пользования активом и Обязательства по аренде по правилам ФСБУ 25/2018.
Не будем из этого автоматически делать вывод, что все последующие капитальные работы нужно добавлять в стоимость права пользования активом.
В типовом подходе 1С не возмещаемые арендодателем неотделимые улучшения, созданные арендатором после начала аренды, рассматриваются отдельно и при выполнении условий учитываются как самостоятельный объект ОС.
Таким образом, в программе может одновременно существовать:
объект Право пользования активом, относящийся к самому договору аренды;
отдельный объект ОС «Неотделимые улучшения арендованного помещения».
Не будем смешивать эти два объекта без анализа условий конкретной операции.
После принятия результата на счет 01 определим элементы амортизации.
При этом учтем не только физический срок существования новой вентиляции, перегородок или инженерной сети, но и срок, в течение которого организация фактически сможет получать от этого объекта экономические выгоды.
Для улучшений арендованного помещения особенно важен оставшийся срок аренды и вероятность его продления.
Например, если улучшение технически может использоваться десять лет, но договор аренды гарантированно действует еще три года и у организации нет достаточных оснований исходить из более длительного периода использования, этот фактор необходимо учесть при определении срока полезного использования в бухгалтерском учете.
Срок и другие элементы амортизации закрепим документально и укажем при принятии объекта к учету.
Теперь разберем налог на прибыль, поскольку организация применяет ОСНО.
Налоговый учет неотделимых улучшений имеет специальные правила.
Если капитальные вложения в арендованное имущество произведены с согласия арендодателя и их стоимость арендодатель не возмещает, арендатор вправе амортизировать соответствующие капитальные вложения в период действия договора аренды по правилам статьи 258 НК РФ.
Амортизация рассчитывается с учетом срока полезного использования, определяемого для арендованного объекта или непосредственно для капитальных вложений в соответствии с Классификацией основных средств.
Поэтому для налогового учета нам особенно важно заранее определить:
есть ли документальное согласие арендодателя;
будет ли стоимость улучшений компенсирована;
каков срок действия договора аренды;
что именно создается в результате работ;
какова первоначальная стоимость капитальных вложений;
какой срок полезного использования применим.
Проектная документация, непосредственно относящаяся к созданию этих капитальных вложений, не должна рассматриваться в налоговом учете изолированно от самого создаваемого результата.
Если проектирование необходимо для реконструкции, модернизации или другого капитального переустройства, соответствующие расходы участвуют в формировании стоимости капитального результата.
Посмотрим на ситуацию, когда организация понесла крупные расходы, но письменного согласия собственника не получила.
В бухгалтерском учете экономический результат выполненных работ все равно необходимо анализировать исходя из применимых стандартов. Но в налоговом учете возникают дополнительные риски.
Для специального порядка амортизации не возмещаемых арендодателем капитальных вложений НК РФ связывает возможность амортизации с тем, что вложения произведены с согласия арендодателя.
Поэтому формулировка договора вроде «арендатор вправе осуществлять текущий косметический ремонт» может оказаться недостаточной, если фактически организация выполняет дорогостоящую реконструкцию помещения и создает новые инженерные сети.
Получим отдельное согласие именно на тот комплекс работ, который предусмотрен проектной документацией.
До начала учета выясним еще один вопрос: кто в конечном итоге несет стоимость улучшений.
Если арендодатель компенсирует арендатору затраты, бухгалтерские и налоговые последствия отличаются от ситуации, когда арендатор создает улучшения полностью за свой счет и компенсации не получает.
Поэтому в договоре или дополнительном соглашении желательно прямо написать:
компенсируется ли стоимость работ;
какая именно сумма компенсируется;
компенсируются ли проектные расходы;
происходит ли компенсация денежными средствами;
засчитывается ли она в счет арендных платежей;
когда происходит передача результата арендодателю.
Если все расходы остаются за арендатором, рассматриваем вариант не возмещаемых неотделимых улучшений.
Если арендодатель оплачивает созданный результат, потребуется дополнительно анализировать операцию передачи улучшений и расчеты между сторонами.
Если проектировщик является плательщиком НДС и предъявил его организации, отражаем входной налог отдельно от стоимости капитальных вложений при наличии права на вычет.
Например, стоимость проектных работ без НДС составляет 200 000 руб., НДС по действующей ставке — 44 000 руб., общая стоимость — 244 000 руб.
При формировании капитальных вложений бухгалтерские записи по экономическому смыслу будут следующими:
Дт 08 Кт 60 — 200 000 руб.;
Дт 19 Кт 60 — 44 000 руб.
Если соблюдены условия применения налогового вычета, НДС принимаем к вычету отдельно и не включаем в стоимость неотделимых улучшений.
Если же по конкретной ситуации НДС к вычету не принимается и по правилам бухгалтерского учета он должен включаться в стоимость актива, порядок будет другим. Поэтому проверим налоговый статус организации и назначение помещения.
На практике проектная документация нередко включает смешанный комплекс работ.
Например, проект предусматривает одновременно:
создание новой вентиляционной системы;
перенос инженерных коммуникаций;
устройство новых встроенных конструкций;
обычную покраску стен;
замену поврежденной отделки.
В такой ситуации не будем автоматически относить всю стоимость проекта либо только на счет 08, либо только на текущие расходы.
Сначала выясним, возможно ли обоснованно разделить стоимость проектирования.
Если договор, смета или акт проектной организации позволяют определить стоимость проектных работ отдельно по капитальной и ремонтной частям, распределим расходы соответственно.
Например:
120 000 руб. — проектирование новой вентиляции и переустройства;
30 000 руб. — проект организации текущих ремонтных работ.
Тогда 120 000 руб. можно включить в капитальные вложения, а 30 000 руб. отнести на соответствующий счет текущих затрат.
Если стоимость в договоре указана одной суммой и объективно разделить ее невозможно, разработаем экономически обоснованный способ распределения и закрепим подход внутренним документом.
Можно использовать показатели, подтверждаемые сметой или техническими документами, например долю стоимости соответствующих работ.
Рассмотрим отдельную ситуацию. Организация заказала проект, первоначально планировала создать неотделимые улучшения и поэтому учла проектирование на счете 08. Позднее руководство отказалось от проекта, договор аренды прекратился либо арендодатель запретил выполнение работ.
В таком случае нельзя оставлять стоимость проектной документации на счете 08 бессрочно только потому, что первоначально организация собиралась создать объект.
Проанализируем, способен ли понесенный расход привести к созданию актива.
Если проект окончательно прекращен и экономических выгод от соответствующих капитальных вложений организация больше не ожидает, потребуется признать выбытие или списание незавершенных капитальных вложений в соответствии с применимыми правилами бухгалтерского учета.
Порядок отражения налогового расхода при этом рассмотрим отдельно: налоговый и бухгалтерский учет таких прекращенных проектов могут отличаться.
Не будем механически переносить сумму со счета 08 на счет 26 только потому, что стройка не состоялась. Сначала документально зафиксируем решение о прекращении проекта и определим бухгалтерские и налоговые последствия.
Одна из самых распространенных ошибок — называть практически любые работы в арендованном помещении «ремонтом» и на основании этого сразу относить все затраты на счета 20, 26 или 44.
Название договора не определяет экономическую сущность операции.
Если договор называется «договор на ремонт помещения», но фактически подрядчик:
полностью меняет конфигурацию инженерных сетей;
создает новую систему вентиляции;
переоборудует помещение под новое функциональное назначение;
выполняет строительные работы, создающие долгосрочный результат,
проанализируем, не являются ли эти расходы капитальными вложениями.
И наоборот, слово «капитальный ремонт» в технической документации само по себе еще не заменяет бухгалтерский анализ по ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 6/2020.
В современном бухгалтерском учете при ремонтах необходимо учитывать характер, существенность и периодичность затрат. Отдельные крупные периодические ремонты могут иметь признаки капитальных вложений, тогда как обычное текущее обслуживание относится на расходы периода.
Разберем практический алгоритм. Возьмем проектную документацию и посмотрим не только на титульное наименование, но и на содержание.
Изучим техническое задание.
Определим перечень будущих работ.
Проверим, изменяется ли назначение помещения.
Проверим, создаются ли новые конструктивные или инженерные элементы.
Определим, можно ли демонтировать новые элементы без существенного ущерба.
Посмотрим смету.
Сопоставим работы с разрешением арендодателя.
Определим, кто оплачивает работы и предусмотрена ли компенсация.
Определим предполагаемый срок использования результата.
После этого примем решение о текущем или капитальном характере затрат.
Если бухгалтеру недостаточно информации для технической квалификации работ, запросим письменное заключение ответственного технического специалиста организации, проектировщика или иного компетентного сотрудника.
Бухгалтер не должен самостоятельно по названию строительной работы определять ее техническую сущность.
Для подтверждения капитальных вложений сформируем полноценный комплект документов.
Договор аренды помещения.
Дополнительное соглашение или согласие арендодателя на улучшения.
Решение руководства о проведении переоборудования.
Договор с проектной организацией.
Техническое задание на проектирование.
Акт выполненных проектных работ.
Проектную и сметную документацию.
Договоры с подрядчиками.
Акты выполненных строительных и монтажных работ.
Документы на приобретенные материалы.
Документы, подтверждающие завершение объекта.
Распорядительный документ о готовности результата к использованию.
Документы о принятии объекта к бухгалтерскому учету.
Такой комплект позволит обосновать, почему проектирование было отнесено не в расходы периода, а в стоимость капитального объекта.
Посмотрим на подробный пример.
ООО на ОСНО арендует помещение под магазин. Срок аренды — пять лет. Через несколько месяцев после начала аренды компания решила переоборудовать помещение.
Арендодатель письменно согласовал работы. Компенсация расходов арендатору договором не предусмотрена.
Проект предусматривает новую систему вентиляции, новую схему электроснабжения, встроенные инженерные коммуникации и изменение внутренней конфигурации помещения.
Проектная организация выставила акт на 244 000 руб., в том числе НДС 44 000 руб.
Определяем стоимость проектирования без НДС:
244 000 − 44 000 = 200 000 руб.
Проект непосредственно связан с созданием будущих неотделимых улучшений. Следовательно, стоимость без НДС относим на счет 08:
Дт 08 Кт 60 — 200 000 руб.
НДС:
Дт 19 Кт 60 — 44 000 руб.
Через месяц подрядчик выполнил первую часть работ стоимостью без НДС 1 000 000 руб.:
Дт 08 Кт 60 — 1 000 000 руб.
Затем выполнен монтаж вентиляции стоимостью 500 000 руб. без НДС:
Дт 08 Кт 60 — 500 000 руб.
Дополнительные работы составили 300 000 руб. без НДС:
Дт 08 Кт 60 — 300 000 руб.
Общая стоимость капитальных вложений без НДС:
200 000 + 1 000 000 + 500 000 + 300 000 = 2 000 000 руб.
После завершения работ объект готов к использованию.
Принимаем его к учету как отдельный объект:
Дт 01 Кт 08 — 2 000 000 руб.
В справочнике основных средств создаем элемент, например «Неотделимые улучшения арендуемого магазина».
Далее амортизация будет отражаться в расходах в течение установленного срока в соответствии с правилами бухгалтерского и отдельно налогового учета.
Теперь изменим условия.
ООО арендует офис. Проектировщик подготовил схему обычного восстановительного ремонта: покраска, замена старого напольного покрытия, восстановление поврежденной отделки. Новых капитальных конструкций и инженерных систем не создается.
Стоимость проектирования — 50 000 руб. без НДС.
Помещение используется администрацией организации.
В такой ситуации проект связан с текущим ремонтом, поэтому затраты можно отражать по счету общехозяйственных расходов:
Дт 26 Кт 60 — 50 000 руб.
Сам ремонт также учитываем в текущих расходах в соответствии с принятой учетной политикой.
На счет 08 эти суммы не относим.
Иногда на момент получения акта проектировщика окончательное решение о характере последующих работ бухгалтеру неизвестно.
Например, в акте написано только «Разработка проектной документации», а технический отдел еще не передал бухгалтерии смету и описание проекта.
В такой ситуации не будем выбирать счет исключительно для того, чтобы быстрее провести документ.
Запросим информацию у ответственного подразделения:
что проектируется;
какие работы будут выполняться;
создается ли новый долгосрочный результат;
будут ли работы неотделимыми от помещения;
есть ли согласие арендодателя.
После получения информации примем решение.
Так мы избежим ситуации, когда в одном месяце проект ошибочно списан на счет 26, а спустя два месяца бухгалтер обнаруживает, что по этому проекту создан объект стоимостью несколько миллионов рублей.
После отражения проектирования и последующих подрядных работ сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 08.
Выведем аналитику по объектам капитальных вложений.
По конкретному объекту должны последовательно накапливаться все затраты, формирующие его стоимость.
Например:
проектирование — 200 000 руб.;
строительные работы — 1 000 000 руб.;
монтаж — 500 000 руб.;
дополнительные работы — 300 000 руб.
До завершения объекта сальдо счета 08 составит 2 000 000 руб.
После проведения документа Принятие к учету ОС сумма по законченному объекту должна перейти на счет 01.
Если после принятия объекта к учету часть суммы осталась на 08, откроем Карточку счета 08 и выясним причину.
Чаще всего остаток возникает из-за того, что один из документов отнесен на другой объект аналитики.
Например:
200 000 руб. проектирования отнесли на объект «Ремонт офиса», а строительные работы — на объект «Неотделимые улучшения офиса».
Для 1С это два разных объекта, поэтому автоматически суммы не объединятся.
Проверим аналитику до принятия ОС к учету.
Если после завершения работ на счете 08 осталась небольшая сумма проектных или иных расходов, не будем сразу оформлять проводку Дт 26 Кт 08.
Сначала выясним, относится ли эта сумма к введенному объекту.
Если относится, она должна быть включена в его первоначальную стоимость.
Исправим аналитику или документы учета капитальных вложений, а не создадим искусственный текущий расход.
Иначе первоначальная стоимость ОС окажется занижена, а расходы периода — завышены.
Чтобы аналогичные ситуации не решать каждый раз заново, зафиксируем в учетной политике подход к разграничению текущих расходов и капитальных вложений.
В частности, определим:
критерии признания капитальных вложений;
порядок учета существенных ремонтов;
стоимостный лимит для основных средств, если организация его применяет;
порядок определения срока полезного использования;
аналитику счета 08;
порядок учета неотделимых улучшений арендованных объектов;
перечень документов, на основании которых определяется характер строительных работ.
Это особенно полезно организациям, которые регулярно арендуют магазины, офисы, склады или производственные помещения и переоборудуют их под собственные нужды.
Вернемся к исходному вопросу.
Имеем следующие факты:
ООО применяет ОСНО;
помещение арендуется;
сторонняя организация разработала проектную документацию;
договор с проектной организацией заключен;
проект не остается просто документацией — в дальнейшем по нему будут выполняться работы;
в помещении уже ведутся ремонтные работы.
Следовательно, первым делом определим характер будущих работ по проекту.
Если это обычный текущий ремонт, стоимость проектной документации относим на текущие расходы по назначению помещения: например, 20, 25, 26 или 44.
Если по проекту создаются неотделимые улучшения, проектную документацию включаем в стоимость капитальных вложений и учитываем на счете 08 по тому же объекту, на котором собираются остальные расходы на создание улучшений.
Для большого проекта удобно использовать отдельный объект аналитики, например «Неотделимые улучшения арендуемого помещения», и накапливать на нем проектирование, строительные, монтажные и иные непосредственно связанные затраты.
После завершения работ и приведения объекта в состояние, пригодное к использованию, оформляем в 1С Принятие к учету ОС и переносим сформированную стоимость со счета 08 на счет 01.
Соберем решение в единый алгоритм.
Проверим договор аренды. Выясним, кто отвечает за ремонт и допускается ли переустройство помещения.
Получим согласие арендодателя. Для будущих неотделимых улучшений оформим письменное согласование конкретного комплекса работ.
Изучим проект. Определим, относится он к текущему ремонту или к созданию капитального результата.
Проверим компенсацию. Выясним, возмещает ли арендодатель стоимость улучшений.
Определим бухгалтерский счет. Для текущего ремонта используем соответствующий счет расходов; для капитальных улучшений — счет 08.
Создадим отдельную аналитику. Если формируем капитальные вложения, заведем объект, например «Неотделимые улучшения арендуемого помещения».
Проведем акт проектировщика. В 1С используем Поступление (акты, накладные, УПД) и укажем соответствующий счет учета.
Накапливаем последующие расходы. Строительные и монтажные работы, непосредственно связанные с тем же объектом, относим на ту же аналитику счета 08.
Проверяем ОСВ по счету 08. Убеждаемся, что все затраты собраны по одному объекту.
Принимаем законченный результат к учету. После готовности объекта оформляем Принятие к учету ОС.
Устанавливаем срок полезного использования. Учитываем характер объекта и период, в течение которого организация сможет получать экономические выгоды.
Отдельно проверяем налоговый учет. Для не возмещаемых арендодателем капитальных вложений учитываем требования НК РФ о согласии арендодателя и амортизации в период аренды.
В завершение разберем ошибки, которых желательно избежать.
Ошибка 1. Всю проектную документацию сразу списывают на счет 26.
Так делать нельзя без анализа. Если проект нужен для создания капитального объекта, расходы должны формировать его стоимость.
Ошибка 2. Все, что названо ремонтом, сразу признают расходом периода.
Проанализируем фактическое содержание работ. Под названием «ремонт» может скрываться капитальное переустройство и создание неотделимых улучшений.
Ошибка 3. Получают согласие только на текущий ремонт, а фактически выполняют реконструкцию.
Оформим отдельное письменное согласование именно тех капитальных работ, которые будут произведены.
Ошибка 4. Проектирование учитывают на одном объекте счета 08, а строительные работы — на другом.
В результате при принятии ОС часть расходов остается на счете 08. Используем единую аналитику.
Ошибка 5. Принимают проектную документацию как отдельное основное средство.
Если документация создана исключительно для конкретного комплекса строительных работ, она, как правило, является затратой на создание соответствующего капитального объекта, а не самостоятельным ОС.
Ошибка 6. Сразу закрывают счет 08 после получения проекта.
Пока создание объекта продолжается, остаток на счете 08 является нормальным. Закрываем его после завершения капитальных вложений.
Ошибка 7. Увеличивают стоимость самого арендованного помещения в учете арендатора.
Помещение организации не принадлежит. Учет ведем по собственному результату капитальных вложений в арендованный объект.
Ошибка 8. Не проверяют условие о компенсации.
Учет не возмещаемых арендодателем улучшений и затрат, которые собственник компенсирует, имеет разные последствия.
Ошибка 9. Не разделяют бухгалтерский и налоговый учет.
После квалификации объекта отдельно определим правила признания и амортизации в бухгалтерском учете и налоге на прибыль.
Стоимость проектной документации по арендованному помещению относим туда же, куда относятся работы, для выполнения которых создан этот проект.
Если проект касается обычного текущего ремонта, признаем стоимость проектирования текущим расходом и используем соответствующий затратный счет — например, 20, 25, 26 или 44 в зависимости от назначения помещения.
Если по проекту будут выполнены работы, создающие неотделимые улучшения арендованного помещения, стоимость проектирования включаем в капитальные вложения. Отражаем ее на счете 08 вместе с последующими строительными, монтажными и иными непосредственно связанными затратами.
В 1С создадим отдельную аналитику по объекту «Неотделимые улучшения арендованного помещения». Акт проектной организации проведем через Поступление (акты, накладные, УПД) с дебетом соответствующего субсчета счета 08. После завершения всего комплекса работ оформим Принятие к учету ОС и перенесем сформированную стоимость со счета 08 на счет 01.
Перед этим обязательно проверим договор аренды и получим документальное согласие арендодателя на создание неотделимых улучшений. Также зафиксируем, будет ли собственник компенсировать их стоимость. Эти условия важны не только для бухгалтерского учета, но и для последующего налогового учета капитальных вложений у организации на ОСНО.
Таким образом, в исходной ситуации сам факт наличия акта на проектную документацию еще не означает, что сумму нужно сразу списывать в расходы. Поскольку автор уточнил, что по проекту впоследствии будут выполняться работы, сначала квалифицируем именно эти будущие работы. Если результатом станут неотделимые улучшения, наиболее обоснованный порядок — уже стоимость проектирования собирать на счете 08 в составе стоимости создаваемого объекта.
Информация носит справочный характер