Разберем ситуацию подробно. В бюджетном учреждении при строительстве, реконструкции или капитальном ремонте часто возникают расходы на строительный контроль и авторский надзор. Вопрос появляется на этапе формирования первоначальной стоимости объектов нефинансовых активов: нужно ли эти расходы распределять только на объект капитального строительства или также включать часть расходов в стоимость оборудования, мебели, инвентаря и иных объектов, которые приобретаются в рамках стройки.
Основной вывод такой: расходы на строительный контроль и авторский надзор относите на капитальные вложения по тем объектам, с созданием и доведением до состояния пригодности которых эти расходы непосредственно связаны. По общему правилу такие расходы формируют стоимость объекта капитального строительства. Но если в рамках одного строительного проекта учреждение формирует несколько самостоятельных объектов учета, например здание, сооружение, инженерные системы, оборудование, требующее монтажа, и эти объекты включены в проектно-сметную документацию, рассмотрим возможность распределения общих расходов между всеми формируемыми объектами капитальных вложений по экономически обоснованной базе.
При этом не распределяйте строительный контроль и авторский надзор автоматически на любое оборудование. Оборудование участвует в распределении только тогда, когда оно связано со строительством, монтажом, наладкой, проектной документацией и формированием объекта капитальных вложений. Если оборудование куплено отдельно, может использоваться самостоятельно и не является частью строительного проекта, расходы на строительный контроль и авторский надзор в его стоимость обычно не включайте.
Проанализируем ситуацию с точки зрения практики бюджетного учета. У учреждения есть объект капитального строительства, например здание школы, больницы, спортивного объекта, административного здания или иного объекта недвижимости. По проекту учреждение несет расходы на строительно-монтажные работы, приобретает оборудование, оплачивает услуги строительного контроля и авторского надзора.
В учете все эти суммы накапливаются на счетах капитальных вложений. В 1С:БГУ обычно работают со счетами группы 106, например 106 11 для вложений в объекты недвижимого имущества, 106 31 для вложений в иное движимое имущество, а также с аналитикой по конкретным объектам вложений. После завершения работ и принятия решения комиссии суммы капитальных вложений переносятся в стоимость объектов основных средств.
Проблема возникает из-за того, что в сметной документации оборудование может находиться в составе общей сметной стоимости строительства. При этом услуги строительного контроля и авторского надзора рассчитываются от стоимости строительства по правилам сметного нормирования и отражаются в составе прочих затрат сводного сметного расчета. Поэтому бухгалтеру нужно понять: если в сметной базе есть оборудование, значит ли это, что часть строительного контроля и авторского надзора надо включить в стоимость оборудования?
Рассмотрим подробнее. В сметной логике строительный контроль и авторский надзор относятся к строительному проекту в целом. Но в бухгалтерском учете мы должны сформировать первоначальную стоимость конкретных объектов нефинансовых активов. Поэтому решение зависит не от одного названия услуги, а от того, какие объекты учета создаются в результате строительства и какая связь есть между расходом и конкретным объектом.
Посмотрим на позицию Минстроя, которую часто приводят в ответах на такие вопросы. В письме Минстроя России от 15.10.2020 № 41307-ИФ/09 разъяснено разграничение строительного контроля и авторского надзора, а также порядок определения затрат на их осуществление.
Строительный контроль проводится в процессе строительства, реконструкции и капитального ремонта объектов капитального строительства. Его цель — проверить соответствие выполняемых работ проектной документации, рабочей документации, техническим регламентам, результатам инженерных изысканий и иным обязательным требованиям. То есть строительный контроль связан не с покупкой оборудования как самостоятельного имущества, а с процессом строительства или реконструкции объекта капитального строительства.
Авторский надзор — это контроль лица, подготовившего проектную документацию, за соблюдением требований проектной документации в процессе строительства. Он также привязан к строительству объекта и к проектной документации. Авторский надзор может быть обязательным в отдельных случаях, например для опасных, технически сложных, уникальных объектов и объектов культурного наследия, а в остальных случаях может проводиться по решению заказчика или технического заказчика.
Минстрой указывает, что затраты на строительный контроль включаются в главу 10 сводного сметного расчета, а затраты на авторский надзор — в главу 12 сводного сметного расчета. При этом расчет строительного контроля может выполняться от итогов глав 1–9 сводного сметного расчета по графам строительных работ, монтажных работ и оборудования, за исключением отдельных расходов, например расходов на приобретение земельных участков. Для авторского надзора применяется лимит от итога глав 1–9 сводного сметного расчета.
Из этого важно сделать правильный практический вывод. То, что расчетная база в сметной документации может учитывать оборудование, не означает автоматического распределения бухгалтерских расходов на любое оборудование. Это означает, что в смете стоимость строительного контроля и авторского надзора определяется как расход по строительному проекту. А уже в бухгалтерском учете учреждение должно определить, какие объекты капитальных вложений формируются в результате этого проекта.
Разберем по шагам. В сметной документации объект строительства рассматривается как единый инвестиционно-строительный проект. В сводном сметном расчете есть строительные работы, монтажные работы, оборудование, прочие затраты, содержание службы заказчика, строительный контроль, проектные и изыскательские работы, авторский надзор и другие позиции.
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения задача другая. Нужно не просто повторить структуру сметы, а сформировать первоначальную стоимость конкретных объектов нефинансовых активов. Поэтому бухгалтер смотрит на результат проекта:
создан ли один объект недвижимого имущества, например здание или сооружение;
создано ли несколько самостоятельных объектов учета, например здание, наружные сети, котельная, система видеонаблюдения, оборудование, требующее монтажа;
является ли оборудование частью здания или сооружения;
может ли оборудование использоваться самостоятельно;
выделено ли оборудование в проектной документации, смете, контракте и первичных документах как отдельный объект;
принимается ли оборудование к учету как отдельный объект основных средств или остается частью объекта недвижимости.
Именно от этих ответов зависит, куда относить строительный контроль и авторский надзор.
Рассмотрим самый простой вариант. Учреждение строит один объект недвижимости, например здание. В проекте предусмотрены инженерные системы, коммуникации, встроенное оборудование, приборы учета, вентиляция, лифтовое оборудование, системы электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, пожарной сигнализации, диспетчеризации и другие элементы, без которых объект не может функционировать по назначению.
Если такие элементы не принимаются к учету как самостоятельные объекты основных средств, а входят в состав здания или сооружения, то расходы на строительный контроль и авторский надзор включайте в стоимость объекта капитального строительства. В 1С:БГУ такие расходы отражайте по тому же объекту капитальных вложений, по которому накапливаются основные строительные расходы.
В этом варианте не нужно искусственно выделять часть строительного контроля на оборудование. Мы вместе с читателем видим, что оборудование здесь не является самостоятельным объектом учета. Оно выступает частью создаваемого объекта недвижимости. Поэтому вся сумма общих расходов, связанных со строительством, формирует стоимость здания или сооружения.
В учете это может выглядеть так: расходы собираются на объекте аналитики Строительство здания по счету 106 11. Услуги строительного контроля, авторского надзора, проектные работы, строительно-монтажные работы и прочие затраты, непосредственно связанные с созданием здания, увеличивают капитальные вложения по этому объекту. После завершения строительства и принятия объекта к учету сумма переносится на счет учета основного средства.
Теперь рассмотрим более сложную ситуацию. По одному строительному проекту учреждение получает не один объект, а несколько объектов учета. Например, создается здание, наружные сети, ограждение, благоустройство, модульная котельная, оборудование пищеблока, оборудование медицинского кабинета, система видеонаблюдения или иное имущество, которое комиссия учреждения признает самостоятельными объектами основных средств.
В таком случае общие расходы по проекту, включая строительный контроль и авторский надзор, можно распределить между несколькими объектами капитальных вложений, если эти расходы связаны с созданием всех этих объектов. Здесь важно не допустить формального подхода. Распределение должно быть обосновано документально и экономически.
Распределяйте расходы между объектами только тогда, когда они действительно являются общими для нескольких создаваемых объектов. Если строительный контроль и авторский надзор охватывали весь комплекс работ по проекту, включая монтаж оборудования, инженерные сети, технологические решения и соблюдение проектной документации в целом, то распределение между несколькими объектами капитальных вложений может быть оправдано.
В учетной политике или решении комиссии закрепите базу распределения. Обычно применяют один из вариантов:
пропорционально прямым затратам по каждому объекту капитальных вложений;
пропорционально сметной стоимости объектов, если смета позволяет выделить стоимость каждого объекта;
пропорционально договорной стоимости работ, оборудования и монтажных затрат по каждому объекту;
по отдельному расчету комиссии, если расходы можно связать с объектами неравномерно;
по данным проектно-сметной документации, если в ней выделены локальные сметы, объектные сметы и стоимость отдельных объектов.
Посмотрим на пример. Учреждение построило объект, в рамках которого отдельно принимает к учету здание, наружные сети и оборудование, требующее монтажа. Прямые капитальные вложения составили: здание — 40 000 000 руб., наружные сети — 5 000 000 руб., оборудование, требующее монтажа, — 5 000 000 руб. Услуги строительного контроля и авторского надзора составили 1 000 000 руб. Если комиссия решила распределять общие расходы пропорционально прямым затратам, то общая база распределения равна 50 000 000 руб. Доля здания — 80 процентов, наружных сетей — 10 процентов, оборудования — 10 процентов. Тогда на здание отнесем 800 000 руб., на сети — 100 000 руб., на оборудование — 100 000 руб.
Но такой расчет применяйте только при наличии связи расходов со всеми указанными объектами. Если строительный контроль фактически относился только к строительству здания и сетей, а оборудование закупалось отдельно и не контролировалось в рамках строительного процесса, включать часть этих расходов в стоимость оборудования не следует.
Отдельно разберем оборудование, требующее монтажа. Это один из самых частых спорных случаев. Такое оборудование нельзя просто купить, поставить на склад и использовать. Его нужно установить, смонтировать, подключить, наладить, проверить в составе объекта или технологической системы. Оно может быть предусмотрено проектной документацией и сметой строительства.
Если оборудование требует монтажа, связано с объектом строительства и после завершения работ будет принято к учету как самостоятельный объект основных средств, тогда расходы на строительный контроль и авторский надзор можно рассматривать как часть общих расходов по формированию капитальных вложений. Но снова применяем ключевое правило: распределение должно подтверждаться связью расхода с доведением оборудования до состояния пригодности к использованию.
Например, учреждение строит пищеблок. По проекту закупается и монтируется технологическое оборудование. Проектировщик в рамках авторского надзора проверяет соответствие выполненных решений проектной документации. Строительный контроль проверяет качество строительно-монтажных работ, в том числе работ, связанных с монтажом инженерных систем и подготовкой помещений под оборудование. Если оборудование выделяется в самостоятельные объекты учета, часть общих расходов может быть распределена на него пропорционально выбранной базе.
В 1С:БГУ для такого варианта важно вести аналитику не одним общим «котлом», а по объектам капитальных вложений. Создайте отдельные элементы аналитики капитальных вложений: например, Здание пищеблока, Оборудование пищеблока, Наружные сети. Тогда при отражении услуг строительного контроля и авторского надзора учреждение сможет либо отнести сумму на один объект, либо распределить ее между несколькими объектами по бухгалтерской справке.
Если в программе нет автоматического распределения именно для вашей ситуации, используйте документ Операция (бухгалтерская) или предусмотренный в конфигурации документ для корректировки и распределения капитальных вложений. При этом обязательно подготовьте расчет распределения и решение комиссии, чтобы проводки не выглядели произвольными.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию. Учреждение одновременно со строительством покупает мебель, компьютеры, бытовую технику, медицинское оборудование, учебное оборудование или иной инвентарь. Эти предметы не требуют строительного монтажа, могут использоваться самостоятельно, не являются конструктивной частью здания и принимаются к учету как отдельные объекты движимого имущества.
В таком случае расходы на строительный контроль и авторский надзор на это оборудование не распределяйте. Они не доводят такое оборудование до состояния пригодности к использованию. Они связаны со строительством объекта капитального строительства, а не с приобретением самостоятельного имущества.
Например, учреждение строит административное здание и дополнительно закупает офисную мебель. Строительный контроль проверяет соответствие строительных работ проектной документации. Авторский надзор контролирует соблюдение проектных решений. Мебель поставляется по отдельному контракту, не требует монтажа в строительном смысле и может использоваться независимо от объекта. В этом случае стоимость строительного контроля и авторского надзора включайте в капитальные вложения по зданию, а мебель учитывайте по фактическим расходам на ее приобретение, доставку, сборку и иные затраты, непосредственно связанные с доведением мебели до состояния пригодности к использованию.
Такой подход снижает риск завышения стоимости оборудования. Проверяющим обычно важно видеть, что учреждение не распределило на самостоятельное оборудование расходы, которые по своей природе относятся к объекту строительства.
Проанализируем ситуацию как бухгалтер. Нам нужно ответить не на абстрактный вопрос «распределять или не распределять», а на более точный вопрос: какой объект нефинансового актива формирует данный расход.
Используйте следующий алгоритм:
Определите предмет договора. Посмотрите, что именно оплачивается: строительный контроль по объекту строительства, авторский надзор по проектной документации, техническое сопровождение, услуги по монтажу оборудования, пусконаладочные работы или обычные консультационные услуги.
Проверьте проектно-сметную документацию. Посмотрите, включены ли расходы в сводный сметный расчет, в какую главу они включены, какие объекты и локальные сметы они обслуживают.
Определите будущие объекты учета. Вместе с комиссией установите, что будет принято к учету: один объект недвижимости или несколько самостоятельных объектов основных средств.
Разделите прямые и общие расходы. Прямые расходы относите сразу на конкретный объект. Общие расходы распределяйте только при наличии экономической связи с несколькими объектами.
Исключите самостоятельное оборудование, не связанное со строительством. Если оборудование приобретено отдельно и не требует строительного монтажа, не включайте в его стоимость строительный контроль и авторский надзор.
Закрепите базу распределения. Используйте учетную политику, решение комиссии, бухгалтерскую справку или иной внутренний документ.
Отразите распределение в 1С:БГУ по аналитике капитальных вложений. Проверьте, чтобы после распределения суммы по счетам 106 соответствовали объектам, которые будут приняты к учету.
Разберем вопрос классификации расходов. Если строительный контроль и авторский надзор приобретаются для целей капитальных вложений и формируют первоначальную стоимость объекта нефинансовых активов, расходы обычно отражаются по подстатье 228 КОСГУ «Услуги, работы для целей капитальных вложений».
Это важный признак. Подстатья 228 применяется не потому, что услуга называется «строительный контроль» или «авторский надзор», а потому что услуга приобретается для целей капитальных вложений. То есть расход связан со строительством, реконструкцией, модернизацией, техническим перевооружением, дооборудованием или созданием объекта нефинансовых активов.
Если же услуга не формирует первоначальную стоимость объекта и относится к текущей деятельности учреждения, тогда нужно анализировать другие подстатьи КОСГУ, например 226. Но для рассматриваемой ситуации, когда речь идет о строительстве объекта капитального строительства, чаще всего логика ведет именно к 228.
Отдельно проверьте КВР. Вид расходов зависит от источника финансового обеспечения, характера объекта, плана финансово-хозяйственной деятельности, решения учредителя, адресной инвестиционной программы и иных документов. Поэтому в статье делаем акцент именно на бухгалтерском распределении и КОСГУ, а конкретный КВР выбирайте по вашим лимитам, плану ФХД и условиям финансирования.
Посмотрим на практическую часть. В 1С:БГУ ключевая задача — правильно организовать аналитику капитальных вложений. Если все расходы складывать в один элемент аналитики, затем будет сложно корректно принять к учету несколько самостоятельных объектов. Поэтому заранее создавайте отдельные объекты капитальных вложений там, где по результату строительства будут отдельные объекты учета.
В программе могут использоваться следующие объекты и документы:
Капитальные вложения — аналитика, по которой собираются затраты на создание или приобретение нефинансового актива;
106 11 — счет для вложений в объекты недвижимого имущества, если учреждение формирует стоимость здания, сооружения или иного объекта недвижимости;
106 31 — счет для вложений в иное движимое имущество, если формируется стоимость самостоятельного оборудования или другого движимого объекта;
Поступление услуг, работ — документ для отражения услуг строительного контроля, авторского надзора и других услуг сторонних организаций;
Операция (бухгалтерская) — документ, который можно использовать для ручного распределения или корректировки капитальных вложений, если типовой документ не закрывает ситуацию;
Решение о признании объектов нефинансовых активов — документ, который используется при принятии сформированного объекта к учету;
Принятие к учету ОС, НМА, НПА — раздел или документ, через который оформляется признание объектов нефинансовых активов в зависимости от редакции и настроек программы;
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 106 — отчет для проверки накопленных капитальных вложений по каждому объекту аналитики.
Разберем по шагам порядок работы в 1С:БГУ.
Создайте объект капитальных вложений для объекта строительства, например Строительство здания поликлиники.
Если по проекту будут отдельные самостоятельные объекты учета, создайте отдельные элементы аналитики, например Наружные сети, Оборудование, требующее монтажа, Система видеонаблюдения.
Отразите прямые расходы сразу на конкретный объект капитальных вложений. Строительно-монтажные работы по зданию относите на объект здания, монтаж оборудования — на оборудование, наружные сети — на сети.
Отразите услуги строительного контроля и авторского надзора. Если они относятся только к зданию, укажите объект капитальных вложений по зданию. Если услуги относятся к нескольким объектам, сначала определите сумму к распределению.
Подготовьте бухгалтерскую справку с расчетом распределения. В ней укажите базу распределения, суммы прямых затрат, доли объектов и итоговые суммы строительного контроля или авторского надзора по каждому объекту.
Отразите распределение в программе. Используйте доступный типовой механизм распределения капитальных вложений либо документ Операция (бухгалтерская), если распределение выполняется вручную.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 106 и проверьте, что по каждому объекту капитальных вложений накоплена корректная сумма.
После завершения строительства оформите решение комиссии и примите объекты к учету как основные средства.
Код 1С в этой задаче обычно не требуется. Это не программная ошибка и не доработка конфигурации, а методологический вопрос учета. Поэтому решайте его через аналитику, первичные документы, учетную политику, решение комиссии и корректное отражение на счетах 106.
Чтобы распределение не выглядело произвольным, подготовьте комплект документов. Рассмотрим, что обычно нужно бухгалтерии.
Договор на строительный контроль. Из него должно быть понятно, по какому объекту и в каком объеме оказываются услуги.
Договор на авторский надзор. Проверьте, к какой проектной документации он относится и какие работы контролируются.
Сводный сметный расчет. Он помогает подтвердить, что расходы предусмотрены в составе сметной стоимости строительства.
Локальные и объектные сметы. Они нужны, если требуется распределить расходы между несколькими объектами.
Акты оказанных услуг. В актах желательно указывать объект строительства и период оказания услуг.
Решение комиссии по поступлению и выбытию активов. Комиссия определяет, какие объекты будут признаны самостоятельными объектами нефинансовых активов.
Бухгалтерская справка. В ней фиксируйте расчет распределения строительного контроля и авторского надзора.
Учетная политика. В ней желательно закрепить общий способ распределения общих расходов по капитальным вложениям.
Особое внимание уделите бухгалтерской справке. В ней не нужно писать общие фразы вроде «распределено согласно смете». Лучше покажите конкретный расчет: база распределения, сумма расходов, доли объектов, итоговые суммы, основание выбора базы. Тогда при проверке будет видно, что учреждение действовало последовательно и обоснованно.
Посмотрим на наиболее удобные базы распределения. Универсального варианта нет, потому что строительные проекты отличаются. Но чаще всего применяют пропорцию прямых капитальных вложений.
Пропорционально прямым затратам — самый понятный вариант. Он подходит, если расходы на строительный контроль и авторский надзор относятся ко всему проекту, а прямые затраты по объектам уже известны. Например, если здание составляет 80 процентов прямых затрат, наружные сети 10 процентов, оборудование 10 процентов, то общие расходы распределяются в той же пропорции.
Пропорционально сметной стоимости — хороший вариант, если проектно-сметная документация позволяет выделить стоимость каждого объекта. Этот метод удобен для строительства, где есть объектные сметы и локальные сметы.
По фактической связи расходов — применяйте, если услуга фактически относилась не ко всем объектам. Например, авторский надзор касался только архитектурных и конструктивных решений здания, а оборудование закупалось отдельно. Тогда всю сумму авторского надзора можно оставить на объекте здания.
По отдельному расчету комиссии — используйте, когда стандартная пропорция искажает результат. Например, оборудование дорогое, но строительный контроль фактически не проверял его поставку и эксплуатационные характеристики. Тогда включение большой доли строительного контроля в стоимость оборудования может быть необоснованным.
Теперь сформулируем практическое правило. Относите строительный контроль и авторский надзор только на объект капитального строительства, если выполняется хотя бы одно из условий:
оборудование не является самостоятельным объектом учета, а входит в состав здания или сооружения;
оборудование приобретено отдельно и не требует строительного монтажа;
договор на строительный контроль или авторский надзор прямо относится только к строительству здания или сооружения;
услуги не связаны с доведением оборудования до состояния пригодности к использованию;
проектная и первичная документация не подтверждает связь этих расходов с оборудованием;
оборудование принимается к учету как самостоятельное имущество по отдельному договору поставки, а строительный контроль обслуживает другой предмет договора.
В этих случаях распределение на оборудование создаст риск завышения первоначальной стоимости оборудования. Проверяющий может задать логичный вопрос: каким образом авторский надзор за строительством здания довел до состояния пригодности к использованию, например, компьютеры, мебель или отдельно поставленное медицинское оборудование? Если убедительного ответа нет, распределение лучше не делать.
Распределение на оборудование возможно, если одновременно выполняются несколько условий:
оборудование включено в проект строительства или реконструкции;
оборудование требует монтажа, наладки, подключения или интеграции в объект;
оборудование формирует самостоятельный объект основных средств;
строительный контроль или авторский надзор фактически охватывали работы, связанные с этим оборудованием;
расходы невозможно прямо отнести только к зданию или только к оборудованию;
учреждение оформило расчет распределения и закрепило выбранную базу.
Например, если по проекту строится лабораторный корпус и монтируется специализированное инженерное оборудование, которое выделяется в самостоятельные объекты учета, часть общих расходов может быть распределена на это оборудование. Но если по тому же проекту отдельно закуплены столы, шкафы и компьютеры, такие предметы не должны автоматически участвовать в распределении строительного контроля.
Посмотрим на пример. Бюджетное учреждение строит здание. По окончании проекта комиссия решила принять к учету три объекта: здание, наружные сети и оборудование, требующее монтажа. Прямые капитальные вложения составили:
здание — 30 000 000 руб.;
наружные сети — 6 000 000 руб.;
оборудование, требующее монтажа, — 4 000 000 руб.
Услуги строительного контроля составили 800 000 руб., услуги авторского надзора — 200 000 руб. Общая сумма расходов к распределению — 1 000 000 руб. Комиссия установила, что услуги относились ко всему проекту, включая монтаж оборудования и наружные сети. База распределения — прямые капитальные вложения. Общая база равна 40 000 000 руб.
Рассчитаем доли:
здание: 30 000 000 руб. / 40 000 000 руб. = 75 процентов;
наружные сети: 6 000 000 руб. / 40 000 000 руб. = 15 процентов;
оборудование: 4 000 000 руб. / 40 000 000 руб. = 10 процентов.
Распределим общие расходы:
на здание — 750 000 руб.;
на наружные сети — 150 000 руб.;
на оборудование — 100 000 руб.
В 1С:БГУ после такого распределения проверьте, чтобы по счету 106 11 осталась сумма по зданию и наружным сетям, если они относятся к недвижимому имуществу, а по счету 106 31 была сформирована стоимость оборудования, если оно принимается как иное движимое имущество. Конкретные счета выбирайте по виду объекта, учетной группе и настройкам рабочего плана счетов учреждения.
Рассмотрим другой пример. Учреждение строит здание школы. По смете и контрактам оплачены строительный контроль и авторский надзор. Отдельно учреждение закупило парты, стулья, компьютеры и интерактивные панели. Эти объекты поставлены после завершения основных строительных работ, могут использоваться самостоятельно и принимаются к учету как отдельные объекты движимого имущества или материальные запасы в зависимости от критериев признания.
В этой ситуации строительный контроль и авторский надзор относите на объект строительства — здание школы. На мебель, компьютеры и интерактивные панели эти расходы не распределяйте. Их первоначальную стоимость формируйте из цены поставки, доставки, сборки, установки и других расходов, которые прямо связаны именно с этими объектами.
Такой вариант наиболее безопасен, потому что связь между строительным контролем и самостоятельной мебелью или компьютерной техникой отсутствует. Даже если оборудование указано в документах по оснащению объекта, это еще не делает строительный контроль расходом на приобретение этого оборудования.
Решение о распределении лучше принимать не только бухгалтеру, а комиссии по поступлению и выбытию активов. Комиссия должна определить состав объектов учета и подтвердить, какие расходы формируют стоимость каждого объекта.
Разберем вопросы, которые комиссии стоит задать перед распределением:
какие объекты будут признаны самостоятельными основными средствами;
есть ли в проектной документации отдельные объекты, системы, оборудование;
может ли оборудование функционировать отдельно от здания;
требует ли оборудование монтажа и наладки;
входили ли работы по оборудованию в предмет строительного контроля;
контролировал ли автор проекта решения, связанные с этим оборудованием;
какая база распределения дает наиболее достоверную первоначальную стоимость;
не приведет ли распределение к необоснованному завышению стоимости отдельных объектов.
По итогам оформите решение комиссии. В нем укажите, например: «Расходы на строительный контроль и авторский надзор распределить между объектами капитальных вложений пропорционально прямым затратам, поскольку услуги оказаны в отношении всего комплекса работ по строительству и монтажу оборудования, предусмотренного проектной документацией». Если расходы относятся только к зданию, формулировка будет другой: «Расходы на строительный контроль и авторский надзор отнести на объект капитального строительства, так как самостоятельное оборудование указанными услугами не создавалось и до состояния пригодности к использованию не доводилось».
Рассмотрим распространенные ошибки, которые приводят к спорам при проверках.
Распределяют расходы на все оборудование без анализа. Это неправильно. Сначала выясните, связано ли оборудование со строительством и монтажом.
Ориентируются только на сметную расчетную базу. То, что оборудование участвует в расчете сметных лимитов, еще не означает, что бухгалтер обязан распределить расходы на каждую единицу оборудования.
Не оформляют решение комиссии. Без решения комиссии и бухгалтерской справки распределение выглядит необоснованным.
Не закрепляют метод в учетной политике. Если учреждение каждый раз распределяет расходы по-разному без объяснения причин, это создает риск претензий.
Смешивают недвижимое и движимое имущество в одной аналитике. В 1С:БГУ это приводит к проблемам при принятии объектов к учету.
Относят текущие услуги на капитальные вложения. Если услуга не формирует стоимость объекта, ее нельзя относить на счет 106 только потому, что она оказана в период строительства.
Не разделяют строительный контроль и авторский надзор. Эти услуги имеют разную правовую природу и разные основания, хотя в учете часто обе формируют капитальные вложения.
Теперь сформулируем ответ максимально прикладно. Если речь идет о расходах на строительный контроль и авторский надзор по объекту капитального строительства, то в первую очередь относите их на объект капитального строительства. Это базовый и наиболее частый вариант.
Распределять такие расходы на оборудование нужно не всегда. Делайте это только тогда, когда оборудование является частью строительного проекта, требует монтажа или наладки, предусмотрено проектно-сметной документацией, формирует самостоятельный объект капитальных вложений и расходы строительного контроля или авторского надзора действительно связаны с его созданием или доведением до состояния пригодности к использованию.
Если оборудование приобретено отдельно, не требует строительного монтажа, может использоваться самостоятельно и не является объектом строительного контроля или авторского надзора, не включайте в его стоимость такие расходы. В этом случае стоимость строительного контроля и авторского надзора оставляйте в капитальных вложениях по объекту строительства.
Самый безопасный подход: сначала определите будущие объекты учета, затем разделите прямые и общие расходы, после этого распределите только те расходы, которые действительно относятся к нескольким объектам. Все решение подтвердите учетной политикой, решением комиссии и бухгалтерской справкой.
Если строительный контроль и авторский надзор относятся только к строительству здания — относите расходы на объект капитального строительства.
Если оборудование является частью здания и отдельно не принимается к учету — отдельного распределения на оборудование не делайте, расходы войдут в стоимость здания.
Если оборудование требует монтажа, включено в проект и принимается как отдельный объект — рассмотрите распределение части расходов на это оборудование.
Если оборудование куплено отдельно и не связано со строительными работами — не распределяйте на него строительный контроль и авторский надзор.
Для капитальных вложений применяйте счет 106 и соответствующую аналитику по объектам.
Для услуг, формирующих стоимость капитальных вложений, обычно применяйте КОСГУ 228.
В 1С:БГУ ведите раздельную аналитику по объектам капитальных вложений и проверяйте суммы через Оборотно-сальдовую ведомость по счету 106.
Не выполняйте распределение без бухгалтерской справки и решения комиссии.
Информация носит справочный характер