Рассмотрим ситуацию, когда организация выполняет проектные и монтажные работы, а до заключения договора с потенциальным заказчиком привлекает проектировщика для предварительной оценки технических решений, подготовки эскиза, расчета, сметы или иной проработки будущего проекта. По итогам переговоров договор может быть заключен, а может и не состояться. Главный вопрос состоит в том, нужно ли сразу отражать такие расходы на счете 20 «Основное производство» или необходимо использовать другой счет.
Единственного универсального счета для всех предварительных проектных расходов нет. Выбор зависит не от того, заключен договор или нет, а от экономического содержания работ: являются ли они частью производства по конкретному заказу, расходами на привлечение клиента, общехозяйственными затратами либо затратами на создание самостоятельного актива.
Разберем по шагам, как определить правильный вариант учета, оформить документы, отразить операции в бухгалтерском и налоговом учете и настроить аналитику в 1С:Бухгалтерия.
Счет 20 предназначен для учета затрат, связанных с производством продукции, выполнением работ или оказанием услуг, ради которых создана организация. Для проектной и монтажной компании на этом счете обычно учитывают прямые затраты по конкретным объектам, договорам, этапам работ и номенклатурным группам.
Поэтому отражать расходы на предварительную проектную проработку на счете 20 допустимо, но только тогда, когда можно обосновать, что работы уже относятся к конкретному производственному заказу. Например, потенциальный заказчик направил техническое задание, предоставил исходные данные, запросил расчет конкретного объекта, согласовал необходимость проектной проработки, а организация открыла внутренний заказ и начала фактическое выполнение проектных работ.
Однако не будем использовать счет 20 как временное место хранения любых расходов, понесенных в процессе переговоров. Если проектировщик готовит общую презентацию, типовой вариант решения, предварительную коммерческую оценку либо расчет для привлечения нового клиента, такие затраты по экономическому содержанию ближе к расходам на продажу или к расходам на управление, а не к незавершенному производству.
Рассмотрим основной критерий. На счете 20 должна формироваться себестоимость работ, которые организация реально производит для определенного заказа или для определенного результата. Если конкретного заказа еще нет, а компания только оценивает вероятность получения договора, необходимо отдельно проверить, возникает ли у организации незавершенное производство либо расход текущего периода.
Рассмотрим ситуацию, в которой предварительная работа уже имеет признаки производственного заказа. Потенциальный заказчик передал техническое задание на проектирование системы, направил запрос на расчет объекта, предоставил планы, спецификации, параметры оборудования или иные исходные данные. Организация привлекает проектировщика именно для подготовки решения по этому объекту, а результат нельзя использовать для другого клиента без существенной переработки.
В такой ситуации можно учитывать расходы на счете 20.01 как прямые затраты по конкретному внутреннему заказу. Для этого важно вести раздельную аналитику. Не будем объединять расходы по всем потенциальным клиентам в одну общую номенклатурную группу, иначе при отказе одного клиента будет сложно определить сумму затрат, относящихся к несостоявшемуся проекту.
Зафиксируем в учете как минимум следующие аналитические признаки:
При поступлении акта от проектировщика расходы можно отразить проводкой:
Дебет 20.01 Кредит 60 — отражены услуги стороннего проектировщика, относящиеся к конкретному проекту.
Если работы выполняют сотрудники организации, затраты на оплату труда, страховые взносы, материалы, амортизацию оборудования и другие непосредственно связанные расходы также можно относить на соответствующий заказ по счету 20.01.
Рассмотрим дальнейшие действия. Если договор с заказчиком заключен и предварительная проработка становится частью выполняемых работ, расходы продолжают формировать себестоимость проекта. После признания выручки затраты списываются в себестоимость продаж по правилам, установленным учетной политикой организации.
Если договор не заключен, необходимо определить, можно ли признать накопленные расходы затратами по производству, не давшему результата. В бухгалтерском учете при отсутствии перспективы получения экономических выгод и невозможности использовать результат для других проектов стоимость такого незавершенного производства необходимо списать.
Как правило, в такой ситуации используют проводку:
Дебет 91.02 Кредит 20.01 — списаны затраты по несостоявшемуся проекту или по производству, не давшему продукции.
Не будем списывать расходы автоматически только потому, что прошел определенный срок. Сначала оформим решение о прекращении работ, зафиксируем причину отказа, проверим возможность дальнейшего использования подготовленных материалов и только после этого определим дату списания.
Ответ из обсуждения о списании расходов проводкой Дебет 91 Кредит 20 может быть правильным, но его необходимо применять не во всех случаях. Такой подход обоснован, когда организация действительно начала выполнять производственные работы по конкретному заказу, но заказ был отменен, заказчик отказался от заключения договора либо результат работ оказался невостребованным и не может быть использован в дальнейшем.
Рассмотрим признаки, при которых списание со счета 20 на счет 91.02 выглядит наиболее аргументированным:
Важно понимать, что счет 91.02 используется не потому, что договор не заключен, а потому, что ранее признанный актив в виде незавершенного производства перестал приносить будущие экономические выгоды. Именно утрата возможности получить доход от конкретного результата обосновывает списание.
Если же предварительное решение можно использовать в другом проекте, включить в типовую библиотеку решений, применить при подготовке новых коммерческих предложений или продать другому клиенту, не будем списывать его как безрезультатное производство без дополнительного анализа. В таком случае необходимо определить, продолжает ли результат соответствовать критериям актива, либо его следует учитывать как расход на продажу или общехозяйственный расход периода.
Рассмотрим наиболее распространенную ситуацию. Организация еще не приступила к исполнению заказа, а только старается получить договор. Она подготавливает коммерческое предложение, предварительный расчет стоимости, концепцию, эскиз, подбор оборудования, предварительную смету или техническое обоснование для презентации клиенту.
В этом случае расходы направлены прежде всего на продажу будущих работ и услуг. Поэтому более логичным вариантом бухгалтерского учета будет счет 44 «Расходы на продажу».
Использование счета 44 особенно оправдано, если организация регулярно несет такие расходы в рамках продаж, участвует в конкурсах и переговорах, подготавливает бесплатные предварительные расчеты для потенциальных клиентов, а конкретный договор еще не сформирован.
В бухгалтерском учете можно отразить услуги проектировщика проводкой:
Дебет 44 Кредит 60 — учтены расходы на предварительную проектную проработку для привлечения заказчика.
В конце месяца расходы на продажу списываются на финансовый результат от обычных видов деятельности в порядке, установленном в учетной политике. В типовом варианте используется проводка:
Дебет 90.07 Кредит 44 — списаны расходы на продажу.
Рассмотрим преимущество этого подхода. Если потенциальный клиент не заключит договор, организации не придется отдельно списывать остаток по счету 20 и доказывать, что производство не дало продукции. Расход уже будет признан расходом периода как затрата на продвижение и продажу работ.
При этом не будем считать, что отсутствие договора автоматически делает расход необоснованным. В предпринимательской деятельности результат переговоров не всегда приводит к заключению сделки. Для налога на прибыль имеет значение не факт получения дохода по каждому отдельному предложению, а направленность расходов на деятельность, ориентированную на получение дохода, их экономическая оправданность и документальное подтверждение.
Счет 44 удобно применять, если предварительная работа похожа на элемент коммерческого процесса. Например, менеджер направил запрос проектировщику для подготовки расчетной части коммерческого предложения, а организация не принимала на себя обязательство выполнять полноценные проектные работы до заключения договора.
Разберем ситуацию, в которой проектировщик не готовит индивидуальное решение для одного потенциального клиента, а разрабатывает общий методический материал, типовой расчет, внутренний стандарт, шаблон сметы, базу расценок, технологическую карту или предварительную оценку рынка.
Такие расходы не относятся напрямую к конкретному производственному заказу и не всегда имеют характер расходов на продажу. Они могут быть связаны с управлением, организацией деятельности, разработкой внутренних подходов к проектированию и подготовкой компании к выполнению будущих работ.
В подобных случаях можно использовать счет 26 «Общехозяйственные расходы». Этот счет применяется для расходов на управление и обеспечение деятельности, которые не связаны непосредственно с производственным процессом по конкретному объекту.
Типовая проводка будет следующей:
Дебет 26 Кредит 60 — учтены расходы на общую техническую или организационную проработку.
Далее расходы списываются в порядке, определенном учетной политикой. При использовании метода директ-костинг общехозяйственные расходы списывают непосредственно в расходы периода:
Дебет 90.08 Кредит 26 — списаны управленческие расходы.
Не будем относить на счет 26 индивидуальные расходы по конкретному объекту только ради упрощения учета. Если результат относится к одному проекту и может быть прямо связан с будущим заказом, правильнее использовать отдельную аналитику по счету 20 либо учитывать расходы как коммерческие на счете 44.
Рассмотрим практический алгоритм. Сначала не будем смотреть только на название документа или на формулировку «предварительный проект». Важнее определить цель, ради которой заказана работа.
20.44.26.Не будем выбирать счет исключительно по тому, заключен договор или нет. Отсутствие подписанного договора не запрещает учитывать затраты в составе расходов. Но отсутствие договора повышает требования к внутренним документам, которые подтверждают деловую цель, реальность переговоров и связь расходов с деятельностью компании.
Разберем налоговый учет отдельно, потому что бухгалтерский счет и налоговая квалификация расходов не совпадают автоматически. Налоговый кодекс не устанавливает, на каком бухгалтерском счете должна отражаться та или иная операция. Поэтому сама по себе проводка Дебет 91.02 Кредит 20 не означает, что расходы автоматически можно включить в налоговую базу по налогу на прибыль.
Для признания расходов необходимо подтвердить три ключевых условия:
Отсутствие заключенного договора с конечным заказчиком само по себе не означает, что затраты нельзя учесть. Важно показать, что организация реально вела переговоры, анализировала возможность выполнения работ, подготавливала предложение, рассчитывала техническое решение или участвовала в процедуре выбора подрядчика.
Например, если компания занимается монтажом инженерных систем и регулярно подготавливает предварительные технические решения для привлечения заказчиков, расходы на услуги проектировщика могут быть связаны с обычной деятельностью по продаже работ и услуг. В таком случае их можно рассматривать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, при соблюдении требований к документальному подтверждению.
Не будем считать, что для учета всех преддоговорных расходов обязательно нужен именно подпункт о затратах на аннулированные производственные заказы. Этот специальный порядок подходит не для каждой предварительной оценки.
Подпункт 11 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса позволяет учитывать во внереализационных расходах затраты на аннулированные производственные заказы, а также затраты на производство, не давшее продукции. Но применять это правило необходимо внимательно.
Рассмотрим главное ограничение. По этой норме в расходы можно включить только прямые затраты, определяемые по правилам статей 318 и 319 Налогового кодекса. Поэтому нельзя списать по данному основанию все накопленные на счете 20 суммы без проверки их состава.
Например, к прямым затратам могут относиться услуги проектировщика по конкретному объекту, материалы, использованные исключительно для выполнения работ по отмененному проекту, заработная плата работников, непосредственно занятых на этом объекте, а также связанные с этой оплатой страховые взносы — если организация закрепила такой состав прямых расходов в налоговой учетной политике.
Общехозяйственные расходы, аренду офиса, зарплату руководителя, услуги бухгалтерии, расходы на связь, рекламу и другие косвенные затраты не будем включать в сумму по аннулированному производственному заказу только потому, что они распределялись на счет 20 в бухгалтерском учете. Для целей налога на прибыль необходимо руководствоваться правилами налоговой учетной политики и составом прямых расходов именно в налоговом учете.
Для применения специальной нормы необходимо оформить акт на списание затрат. Акт должен быть утвержден руководителем организации либо уполномоченным лицом. Специальной унифицированной формы такого акта нет, поэтому организация может разработать собственную форму и утвердить ее в учетной политике или в локальном нормативном документе.
В акте рекомендуем указать:
Дополнительно подготовим бухгалтерскую справку-расчет. В ней необходимо показать, как определена сумма прямых затрат: какие акты проектировщика, табели, расчеты заработной платы, требования-накладные, документы на материалы и иные первичные документы включены в списание.
Рассмотрим важный риск. Если никакого производственного заказа фактически не было, а организация только готовила коммерческое предложение, использование нормы об аннулированном заказе может вызвать вопросы. В таком случае безопаснее рассматривать расходы как коммерческие или иные расходы, связанные с обычной деятельностью, а не пытаться искусственно сформировать незавершенное производство.
Рассмотрим комплект документов, который поможет обосновать расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Чем меньше формализованы отношения с потенциальным заказчиком, тем важнее внутренняя документация.
20 и учетом расходов как коммерческих.Не будем ограничиваться только актом от проектировщика. Сам акт подтверждает факт оказания услуги, но не всегда подтверждает деловую цель затрат. Для защиты позиции компании необходимо показать всю цепочку: потенциальный заказчик — запрос — решение руководителя — задание проектировщику — выполненный результат — дальнейшее решение по проекту.
Посмотрим на пример. Монтажная компания получила от потенциального заказчика запрос на предварительный расчет системы вентиляции. Подписанного договора нет. Для подготовки коммерческого предложения компания привлекла проектировщика. Проектировщик выполнил предварительный расчет и передал смету, на основании которой менеджер сформировал предложение для клиента.
В этой ситуации цель расходов состоит в получении будущего заказа. Работы не являются полноценным проектированием, не передаются заказчику в качестве самостоятельного результата и не формируют незавершенное производство по заключенному или фактически принятому заказу.
Рассмотрим учет:
Дебет 44 Кредит 60 — отражены услуги проектировщика как расходы на продажу.
В конце месяца:
Дебет 90.07 Кредит 44 — списаны коммерческие расходы.
Если заказчик не заключит договор, дополнительного списания не потребуется. Расход уже учтен как затрата на продвижение и продажу услуг.
Для налогового учета подготовим запрос клиента, служебную записку, задание проектировщику, акт оказанных услуг и коммерческое предложение. Эти документы помогут подтвердить, что расходы были направлены на получение дохода, хотя конкретная сделка и не состоялась.
Рассмотрим другой пример. Потенциальный заказчик передал детальное техническое задание на реконструкцию инженерной системы в конкретном здании. Организация открыла внутренний заказ, привлекла проектировщика, выполнила обследование и подготовила индивидуальное техническое решение. Через месяц заказчик сообщил, что финансирование проекта отменено и договор заключать не будет.
Полученный результат нельзя использовать по другим объектам, поскольку он разработан под конкретное здание и включает индивидуальные технические параметры.
В такой ситуации можно отразить расходы на счете 20.01 с аналитикой по внутреннему заказу:
Дебет 20.01 Кредит 60 — учтены услуги проектировщика по конкретному преддоговорному заказу.
После получения письменного отказа заказчика или внутреннего решения о прекращении работ оформим акт на списание затрат. В бухгалтерском учете отразим:
Дебет 91.02 Кредит 20.01 — списаны расходы по проекту, не давшему результата.
Для налогового учета отдельно определим сумму прямых расходов и подтвердим ее актом, утвержденным руководителем. Не будем включать в такой акт общехозяйственные и иные косвенные расходы, если они не относятся к прямым затратам по правилам налоговой учетной политики.
Рассмотрим распространенную ошибку. Иногда расходы на предварительное проектирование относят на счет 97, чтобы не признавать их расходом до момента подписания договора. Такой подход не всегда обоснован.
Счет 97 можно использовать только тогда, когда у организации есть основания считать, что затраты относятся к будущим периодам и будут приносить экономические выгоды в течение определенного срока. Само ожидание заключения договора не является достаточным основанием для признания расхода будущих периодов.
Если компания просто надеется получить заказ, но не имеет контроля над будущим доходом и не может уверенно определить период получения выгоды, не будем переносить расход на счет 97 только для отсрочки его списания. В большинстве случаев предварительные коммерческие расходы правильнее признавать расходами периода через счет 44 или 26.
Рассмотрим исключительную ситуацию. Иногда организация заказывает не единичный расчет для клиента, а создает типовой проект, библиотеку проектных решений, программный модуль, технологию, уникальную документацию или другой объект, который будет использоваться длительное время в нескольких проектах.
В таком случае не будем автоматически относить затраты на счета 20, 26 или 44. Проверим, соответствует ли результат критериям нематериального актива или другого внеоборотного актива.
Для этого необходимо, чтобы организация контролировала результат, имела права на его использование, могла получать от него будущие экономические выгоды, могла надежно определить его стоимость и планировала использовать его в течение длительного срока. Например, если в договоре с проектировщиком отсутствует передача исключительных прав, организация может не иметь достаточного контроля над результатом для признания его нематериальным активом.
Поэтому при заказе типовых проектных решений обязательно проверим условия договора с проектировщиком: кому принадлежат исключительные права, разрешено ли использовать документацию многократно, можно ли передавать ее другим клиентам, имеются ли ограничения на переработку и распространение результата.
Рассмотрим вопрос входного НДС. Если организация является плательщиком НДС, услуги проектировщика приняты к учету, получен корректный счет-фактура или УПД и расходы предназначены для деятельности, облагаемой НДС, входной НДС можно принять к вычету при соблюдении общих условий налогового законодательства.
Сам по себе отказ потенциального заказчика от договора не означает автоматически, что вычет необходимо восстановить. Однако организация должна подтвердить, что на момент приобретения услуг она действительно планировала использовать их для облагаемой деятельности: продажи проектных, монтажных или иных работ.
Не будем заявлять вычет только на основании предположения о будущей сделке, если нет документов, подтверждающих реальность переговоров и деловую цель расходов. Сохраним запрос клиента, техническое задание, внутреннее распоряжение, договор с проектировщиком, акт, расчет и коммерческое предложение.
Рассмотрим отдельно организации, применяющие УСН с объектом «доходы минус расходы». Для них нельзя автоматически переносить правила главы о налоге на прибыль, включая порядок учета затрат по аннулированным производственным заказам.
При УСН расходы признаются только при соблюдении требований закрытого перечня расходов, установленного для упрощенной системы налогообложения, и после оплаты, если применяется кассовый метод признания расходов. Поэтому расходы на предварительное проектирование необходимо отдельно сопоставить с допустимыми видами расходов: материальными расходами, расходами на оплату труда, услугами сторонних организаций, расходами на рекламу либо иными предусмотренными статьями расходами.
Не будем применять подпункт о затратах на аннулированные производственные заказы как самостоятельное основание для УСН. Сначала определим, входит ли конкретная услуга проектировщика в перечень расходов для упрощенной системы, затем подтвердим ее оплату, фактическое оказание и связь с доходной деятельностью.
Разберем практическую организацию учета в 1С:Бухгалтерия. Основная задача состоит не в создании сложного механизма, а в том, чтобы программа позволяла быстро выделить затраты по каждому потенциальному проекту и корректно списать их после принятия решения.
Для расходов на преддоговорную проработку рекомендуем создать отдельные элементы справочника Статьи затрат. Например:
44;20.01;26;91.02.При поступлении услуг проектировщика используем документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции, соответствующим поступлению услуг. В табличной части укажем услугу, контрагента, договор с проектировщиком, сумму, ставку НДС и счет затрат.
Если выбираем счет 20.01, обязательно заполним аналитику: подразделение, номенклатурную группу, статью затрат и, если это предусмотрено настройками программы, конкретный объект расходов. Не будем использовать одну номенклатурную группу для всех преддоговорных проектов, если организация хочет контролировать себестоимость каждого объекта.
Для более точного учета можно создать отдельную номенклатурную группу по каждому крупному объекту. Например, вместо общей группы «Проектные работы» используем группы «Преддоговорный проект — объект А», «Преддоговорный проект — объект Б». Такой подход позволит сформировать отчет по конкретному проекту и увидеть остаток незавершенного производства до момента заключения договора или отказа заказчика.
Если расходы относятся к продажам, в документе поступления укажем счет 44.01 или иной субсчет, используемый организацией для коммерческих расходов. При закрытии месяца программа обычно списывает такие расходы в составе регламентных операций.
Если необходимо списать затраты с 20.01 по несостоявшемуся проекту, после оформления акта на списание используем документ Операция, введенная вручную. В нем отразим бухгалтерскую запись:
Дебет 91.02 Кредит 20.01.
При заполнении документа проверим аналитику по счету 91.02. Укажем статью прочих доходов и расходов, позволяющую идентифицировать списание затрат по отмененному проекту. В комментарии к операции полезно указать номер внутреннего заказа, номер акта на списание и причину прекращения работ.
Если организация ведет налоговый учет в программе, не будем механически переносить суммы из бухгалтерского учета. Проверим, как настроен перечень прямых расходов в налоговом учете, какие статьи затрат признаются прямыми, как формируются постоянные и временные разницы и не требуется ли ручная корректировка налоговой суммы при списании затрат по аннулированному заказу.
После отражения операций сформируем контрольные отчеты. Это поможет не только проверить проводки, но и подготовить документы для руководителя, аудитора или налоговой проверки.
Оборотно-сальдовую ведомость по счету по счетам 20.01, 44, 26 и 91.02.Карточка счета, чтобы проверить все документы, относящиеся к конкретному внутреннему заказу.Анализ субконто по справочнику Статьи затрат, чтобы увидеть расходы на предварительную проектную проработку за выбранный период.20.01 перед закрытием месяца, чтобы не оставить в незавершенном производстве затраты по проектам, которые уже прекращены.Чтобы не принимать решение каждый раз заново, закрепим порядок учета в учетной политике. Это особенно важно для организаций, которые регулярно участвуют в тендерах, готовят предварительные расчеты и привлекают проектировщиков еще до подписания договоров.
В учетной политике можно установить следующие правила:
44;20.01 с аналитикой по внутреннему заказу;20.01 в дебет счета 91.02 на основании утвержденного акта;26;Не будем ограничиваться только формальной записью «предварительные расходы учитываются на счете 20». Такая формулировка слишком общая и не решает вопрос о том, какие затраты относятся к производству, какие являются коммерческими, а какие необходимо списать как расходы периода.
Рассмотрим ошибки, которые чаще всего приводят к искажению учета или повышают налоговые риски.
Подведем итог. Расходы на предварительную оценку проектных решений до заключения договора с заказчиком можно учитывать на счете 20, если они относятся к конкретному производственному заказу, выполняются по индивидуальному объекту и формируют затраты на будущие работы.
Если договор затем не заключен, а результат нельзя использовать для других проектов, расходы со счета 20.01 можно списать проводкой Дебет 91.02 Кредит 20.01. Для налога на прибыль необходимо отдельно подтвердить сумму прямых затрат и оформить утвержденный акт на списание расходов по аннулированному заказу или производству, не давшему продукции.
Если предварительная проектная работа направлена преимущественно на получение клиента и подготовку коммерческого предложения, более обоснованным вариантом будет счет 44 «Расходы на продажу». Если работа носит общий организационный или методический характер, рассмотрим счет 26 «Общехозяйственные расходы».
Таким образом, рекомендация учитывать все такие расходы на счете 20 и затем списывать их на счет 91 является верной только для конкретных производственных заказов. Для обычной преддоговорной проработки, которая является частью продаж и переговоров, безопаснее сразу выбрать счет 44 и закрепить порядок учета в учетной политике организации.
Информация носит справочный характер