Рассмотрим ситуацию подробно. Продавец отгружает товар со своего склада, покупатель приезжает за ним на автомобиле и самостоятельно увозит товар. Возникает вопрос: должен ли продавец помимо УПД или другого документа на реализацию оформлять электронную транспортную накладную — ЭТрН?
Если покупатель забирает товар собственным транспортом и отдельный договор перевозки груза с перевозчиком не заключается, транспортная накладная не требуется. Следовательно, продавцу не нужно оформлять и электронную транспортную накладную. В данном случае происходит обычный самовывоз: продавец передает товар покупателю, а дальнейшее перемещение покупатель выполняет для собственных нужд своими силами.
Однако сразу разграничим две внешне похожие ситуации. Фраза «самовывоз покупателем» еще не означает автоматически, что транспортная накладная не нужна. Если покупатель приехал собственным автомобилем, это одна ситуация. Если же покупатель заказал для вывоза товара стороннюю транспортную компанию, возникает договор перевозки, и правила будут другими.
Дополнительно учтем важное изменение законодательства 2026 года. С 1 сентября 2026 года транспортные накладные при автомобильных перевозках по общему правилу должны оформляться в электронной форме через систему ГИС ЭПД. Но это правило применяется только тогда, когда сама транспортная накладная необходима. Оно не превращает обычный самовывоз собственным транспортом в перевозку по договору перевозки.
Чтобы правильно решить вопрос, не будем ориентироваться только на то, кто физически загружает коробки, паллеты или другой товар в автомобиль. Сначала определим юридическую природу перевозки.
Согласно статье 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему груз в пункт назначения и выдать его управомоченному лицу, а отправитель обязуется уплатить установленную плату за перевозку.
Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» устанавливает, что транспортная накладная является перевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза.
Именно этот признак будет для нас основным. Зададим простой вопрос: есть ли отдельный перевозчик, который по договору обязался за плату перевезти груз?
Если такого перевозчика нет и покупатель просто перевозит приобретенный товар своим автомобилем, договора перевозки между покупателем и самим собой не возникает. Следовательно, отсутствует и основание для составления транспортной накладной.
Минтранс прямо подтверждает этот подход: при перевозке собственного груза собственным транспортом транспортная накладная не требуется, поскольку договор перевозки между одним и тем же лицом заключить невозможно.
Рассмотрим основной случай из вопроса. Покупатель приобрел товар у продавца, направил на склад свой грузовой или легковой автомобиль, сотрудник покупателя получил товар, продавец загрузил его в автомобиль, после чего покупатель самостоятельно повез товар к себе.
В этой ситуации действуем следующим образом:
Оформим реализацию товара обычными первичными документами.
Передадим товар уполномоченному представителю покупателя.
Получим подтверждение того, что покупатель принял товар.
Не оформляем транспортную накладную, если отдельного договора перевозки нет.
Соответственно, не формируем ЭТрН и не направляем сведения о такой перевозке в ГИС ЭПД.
Сам факт того, что продавец своими силами осуществляет погрузку в автомобиль покупателя, не создает договор перевозки. Погрузка является отдельной хозяйственной операцией и не делает продавца перевозчиком.
Например, покупатель направил на склад продавца автомобиль, принадлежащий покупателю на праве собственности или используемый им по аренде. Водитель является работником покупателя. Продавец передал пять паллет товара, сотрудник склада погрузил их погрузчиком, водитель подписал документы и уехал.
Здесь продавец исполнил обязанность по передаче товара. Покупатель самостоятельно организовал дальнейшее перемещение приобретенного имущества. Услуг автомобильной перевозки между отдельными хозяйствующими субъектами нет, поэтому транспортную накладную не создаем.
Теперь разберем, что понадобится продавцу вместо ЭТрН. Не будем путать документы на передачу товара с документами на перевозку.
Для подтверждения реализации и передачи товара используем УПД, товарную накладную или другой первичный учетный документ, соответствующий требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
На практике чаще всего используется универсальный передаточный документ. В 1С он обычно формируется из документа реализации.
Проследим, чтобы в документе была подтверждена приемка товара покупателем. Если товар получает сотрудник или иной представитель покупателя, проверим его полномочия.
В зависимости от принятого документооборота это могут быть:
доверенность представителя;
документ, подтверждающий полномочия руководителя;
машиночитаемая доверенность при соответствующем электронном документообороте;
условия договора, позволяющие идентифицировать уполномоченных получателей;
иные документы, предусмотренные внутренним порядком сторон.
На экземпляре продавца или в электронном документе должно остаться подтверждение приемки товара покупателем.
Именно документ передачи товара, а не транспортная накладная, является для продавца основным подтверждением того, что при обычном самовывозе товар фактически передан покупателю.
В обсуждениях часто одновременно употребляют сокращения УПД, ТН, ЭТрН и ТТН. Разберем различия, потому что эти документы решают разные задачи.
УПД используется для оформления хозяйственной операции по передаче товаров, работ, услуг и имущественных прав. Он может выполнять функции первичного документа и счета-фактуры при соответствующем статусе и заполнении.
Транспортная накладная подтверждает заключение и исполнение договора перевозки автомобильного груза. Именно ее электронный вариант называют ЭТрН.
ЭТрН — это электронная транспортная накладная, сведения из которой передаются через оператора информационной системы электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД.
ТТН обычно называют товарно-транспортную накладную. Не будем автоматически считать ее заменой транспортной накладной. В обычной торговой операции при самовывозе собственным транспортом покупателя продавцу чаще всего достаточно правильно оформленного документа передачи товара. Отдельная ТТН только ради самого факта самовывоза не требуется.
Для отдельных видов продукции могут действовать специальные отраслевые требования. Например, особый документооборот существует при обороте алкогольной продукции. Поэтому при продаже регулируемого товара дополнительно проверим специальные нормы. Но не будем переносить отраслевые правила на обычную реализацию товаров.
Это важная деталь. Может возникнуть рассуждение: товар физически находится на складе продавца, сотрудники продавца загружают его в автомобиль, значит продавец автоматически является грузоотправителем и должен оформить транспортную накладную.
Такой вывод неверен. В Уставе автомобильного транспорта понятие грузоотправителя связано прежде всего с договором перевозки.
Грузоотправителем является физическое или юридическое лицо, которое по договору перевозки груза выступает от своего имени или от имени владельца груза и указывается в транспортной накладной.
Следовательно, фактическое место нахождения груза и выполнение складом погрузочных работ сами по себе не определяют сторону договора перевозки.
Если договора перевозки вообще нет, нам не требуется искусственно определять грузоотправителя исключительно ради создания транспортной накладной.
Если договор перевозки есть, отдельно установим сторону этого договора и лицо, фактически выполняющее погрузку. Это могут быть разные организации.
ООО «Продавец» продает ООО «Покупатель» 100 единиц оборудования. Договором установлена выборка товара со склада продавца.
ООО «Покупатель» направляет собственный грузовой автомобиль и своего водителя. Сотрудники ООО «Продавец» загружают оборудование в автомобиль. Водитель представляет документы, подтверждающие полномочия на получение груза, и подписывает УПД.
После этого автомобиль ООО «Покупатель» доставляет приобретенное оборудование на склад покупателя.
Проанализируем отношения:
между продавцом и покупателем существует договор поставки;
продавец передает товар покупателю на своем складе;
покупатель принимает товар;
перевозчика как отдельной стороны нет;
договор перевозки не заключается;
покупатель перевозит полученный товар своими силами.
Результат: транспортную накладную не оформляем. ЭТрН также не оформляем.
Теперь рассмотрим существенное изменение законодательства. Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ предусмотрен обязательный переход основных перевозочных документов в электронную форму.
С 1 сентября 2026 года при автомобильных перевозках транспортная накладная по общему правилу формируется в электронном виде. Электронные перевозочные документы передаются через операторов информационных систем электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД.
При этом не будем ошибочно понимать новое правило как обязанность оформлять ЭТрН на любое движение товара на автомобиле.
Логика остается двухэтапной:
Сначала определим, требуется ли транспортная накладная вообще.
Если требуется, определим, должна ли она быть электронной или относится к установленному исключению для бумажного оформления.
Поэтому с 1 сентября 2026 года обычный самовывоз собственным транспортом покупателя не превращается в перевозку, для которой надо создавать ЭТрН.
Если покупатель перевозит приобретенный товар собственным автомобилем без договора перевозки, транспортной накладной нет. Следовательно, нет и обязанности переводить несуществующую транспортную накладную в электронный формат.
Теперь рассмотрим принципиально другой случай. Покупатель не направляет собственный автомобиль, а заключает договор с транспортной компанией. Перевозчик приезжает на склад продавца, принимает груз и доставляет его покупателю.
Стороны договора поставки могут по-прежнему называть это «самовывозом», поскольку доставку организует покупатель, а не продавец. Но для транспортного законодательства ситуация уже иная.
Есть сторонний перевозчик и договор перевозки. Значит, транспортная накладная требуется.
Не будем возлагать обязанность по ее составлению на продавца только потому, что перевозчик приехал на его склад. Сначала посмотрим, кто является стороной договора перевозки.
При классическом самовывозе со сторонним перевозчиком договор с транспортной компанией заключает покупатель. В такой модели именно покупатель обычно выступает грузоотправителем по договору перевозки.
Продавец в этом случае может являться лицом, фактически осуществляющим погрузку товара в транспортное средство, но не обязательно становится стороной договора перевозки.
Разберем этот момент особенно внимательно. В бытовом понимании грузоотправителем хочется назвать продавца: ведь груз «отправляется» с его склада.
Но для транспортного законодательства термин имеет специальное значение. Если покупатель заключил договор перевозки от собственного имени, именно он является стороной договора перевозки и выступает грузоотправителем, если отношения не построены иначе.
При перевозке со склада продавца на собственный склад покупателя может получиться следующая конструкция:
продавец — поставщик товара и лицо, на территории которого выполняется погрузка;
покупатель — заказчик перевозки;
покупатель — грузоотправитель по договору перевозки;
покупатель — грузополучатель;
транспортная компания — перевозчик;
склад продавца — место погрузки.
В транспортной накладной дополнительно отражаются фактические сведения о месте погрузки и необходимых участниках операции.
Поэтому продавцу не следует автоматически оформлять транспортную накладную «от своего имени» только по просьбе приехавшего водителя. Сначала выясним, кто заказал перевозку и кто является стороной договора с перевозчиком.
Здесь появляется очень важный нюанс новых правил 2026 года.
С 1 сентября 2026 года общий принцип требует электронной транспортной накладной. Однако Приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262 установлены случаи, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе.
Одно из таких исключений применяется при оказании услуг автомобильной перевозки, если грузоотправителем и грузополучателем является одно и то же лицо.
Это как раз может возникнуть при классическом самовывозе с привлечением транспортной компании.
Посмотрим на пример. Покупатель заключил договор с перевозчиком и поручил забрать купленный товар со склада продавца и привезти на собственный склад. Покупатель является стороной договора перевозки, то есть грузоотправителем, и одновременно именно покупатель должен получить груз в пункте назначения.
В результате грузоотправитель и грузополучатель совпадают.
С 1 сентября 2026 года для такой ситуации действует исключение: транспортная накладная оформляется на бумажном носителе.
Следовательно, нельзя применять упрощенную формулу «есть сторонний перевозчик — всегда нужна ЭТрН». Более точный алгоритм будет следующим:
Если договора перевозки нет — транспортная накладная вообще не требуется.
Если договор перевозки есть — транспортная накладная требуется.
С 1 сентября 2026 года по общему правилу она электронная.
Затем проверим исключения Приказа Минтранса России № 262.
Если грузоотправитель и грузополучатель совпадают, применим предусмотренное исключение и оформим бумажную транспортную накладную.
Для самовывоза это особенно актуально, поскольку покупатель, который сам заказал перевозку от склада поставщика до собственного склада, нередко одновременно оказывается и грузоотправителем, и грузополучателем.
ООО «Покупатель» приобретает продукцию у ООО «Продавец». В договоре поставки указано, что товар забирается со склада продавца силами покупателя.
У покупателя нет собственного грузового автомобиля. Он заключает договор с ООО «Перевозчик», которое должно забрать продукцию у продавца и доставить ее на склад покупателя.
В этом случае уже существует самостоятельный договор перевозки.
Проанализируем участников:
ООО «Покупатель» заключило договор перевозки и выступает грузоотправителем.
ООО «Перевозчик» принимает обязанность доставить груз.
ООО «Покупатель» является получателем груза на собственном складе.
ООО «Продавец» фактически передает и загружает товар на своей территории.
Транспортная накладная в такой ситуации необходима, поскольку есть договор перевозки.
До 31 августа 2026 года транспортная накладная могла оформляться в допускаемой законодательством бумажной или электронной форме.
С 1 сентября 2026 года проверим новые правила. Поскольку в рассматриваемом примере грузоотправителем и грузополучателем выступает одно лицо — ООО «Покупатель», применим исключение Приказа Минтранса России № 262 и оформим транспортную накладную на бумаге.
Таким образом, вопрос «нужна ли ЭТрН при самовывозе» нельзя решать исключительно по слову «самовывоз». Нужно увидеть фактическую договорную схему.
Теперь изменим условия. Продавец обязан доставить товар покупателю и для этого заключает договор с транспортной компанией.
Здесь ситуация значительно проще с точки зрения распределения ролей:
продавец организует перевозку;
продавец является стороной договора с перевозчиком и обычно выступает грузоотправителем;
транспортная компания является перевозчиком;
покупатель является грузополучателем.
В этой ситуации транспортная накладная требуется.
С 1 сентября 2026 года по общему правилу будем оформлять ЭТрН. Продавец как грузоотправитель формирует соответствующий электронный документ, если договором перевозки не установлен другой допустимый порядок.
Здесь грузоотправитель и грузополучатель — разные лица, поэтому рассмотренное выше исключение для совпадающих грузоотправителя и грузополучателя не применяется.
ЭТрН передается через оператора информационной системы электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД.
Рассмотрим еще один вариант, чтобы окончательно отделить поставку от самостоятельной перевозочной услуги.
Продавец имеет собственный автомобиль и по условиям договора поставки сам привозит товар покупателю. При этом отдельный перевозчик не привлекается.
Здесь важно изучить договор. Если доставка является способом исполнения продавцом обязательства по поставке и отдельного договора перевозки между сторонами фактически нет, транспортная накладная может не требоваться.
Особенно характерна ситуация, когда доставка включена в стоимость товара и продавец просто обязан передать товар по адресу покупателя.
Но если стороны отдельно согласовали именно услугу перевозки, установили отдельную стоимость перевозки и договор имеет признаки смешанного договора с элементами перевозки, проанализируем необходимость транспортной накладной уже исходя из фактического содержания отношений.
Не ориентируйтесь только на название договора. Если документ называется «Договор поставки», но содержит полноценные условия отдельной платной перевозки, налоговые, гражданско-правовые и транспортные последствия определяются содержанием операции.
Теперь сформулируем ключевой принцип. Транспортная накладная оформляется не потому, что товар находится в автомобиле и перемещается по дорогам общего пользования.
Она связана с договором перевозки груза.
Если компания перемещает собственное имущество между своими объектами на своем автомобиле, самостоятельного договора перевозки нет.
Если покупатель забирает приобретенный товар собственным автомобилем, самостоятельного договора перевозки нет.
Если организация нанимает перевозчика, который принимает обязанность доставить груз за плату, договор перевозки появляется — и вместе с ним появляется транспортная накладная.
Такой подход позволяет быстро определить обязанность даже в нестандартных ситуациях.
Когда на территорию продавца приезжает машина за товаром, выполним следующий алгоритм.
Выясним, кому принадлежит или кем используется автомобиль. Если это собственный или используемый самим покупателем транспорт, перейдем к следующему вопросу.
Уточним, является ли водитель сотрудником или представителем покупателя.
Проверим, заключался ли договор со сторонним перевозчиком.
Если перевозчика нет, признаем операцию обычным самовывозом. Оформляем передачу товара, но транспортную накладную не создаем.
Если перевозчик есть, определим сторону договора перевозки.
Определим грузоотправителя и грузополучателя.
С 1 сентября 2026 года проверим необходимость электронной формы и исключения Приказа Минтранса № 262.
Только после этого определим, кто и какой перевозочный документ должен сформировать.
Такой порядок значительно надежнее, чем автоматически оформлять ЭТрН на каждую машину, которая приехала на склад.
Если мы установили, что покупатель действительно приехал собственным транспортом, сосредоточимся на правильном оформлении передачи товара.
Рекомендуем выполнить следующие действия:
Проверим заказ, договор или спецификацию покупателя.
Убедимся, что условия договора допускают самовывоз.
Подготовим товар к передаче.
Проверим полномочия приехавшего представителя покупателя.
Оформим УПД, товарную накладную или другой согласованный первичный документ.
Получим подтверждение приемки товара.
Зафиксируем количество и состояние переданного товара, если это существенно для договора.
При необходимости зафиксируем дату и время фактической передачи.
Не оформляем транспортную накладную только из-за того, что товар погрузили в автомобиль.
Так мы подтвердим исполнение обязательства продавца и не будем создавать лишний перевозочный документооборот.
Чтобы в дальнейшем не возникало споров с бухгалтерией, складом, покупателями и перевозчиками, пропишем порядок самовывоза непосредственно в договоре поставки.
Например, установим, что покупатель самостоятельно организует получение и вывоз товара со склада продавца собственными силами и за свой счет.
Дополнительно определим:
место передачи товара;
момент исполнения обязанности продавца по передаче;
порядок уведомления о приезде автомобиля;
требования к полномочиям получателя;
кто выполняет погрузочные работы;
кто несет расходы на погрузку;
момент перехода риска случайной гибели или повреждения товара;
при необходимости момент перехода права собственности.
Чем яснее договор описывает самовывоз, тем меньше причин спорить, является ли продавец участником последующей перевозки.
Теперь сформируем практический порядок для сотрудников склада.
Если водитель сообщает, что работает в транспортной компании, не ограничивайтесь фразой покупателя «это наш самовывоз».
Выясним:
кто заказал транспортную компанию;
кто заключил договор перевозки;
кто указан грузоотправителем;
кто указан грузополучателем;
кто должен оформить транспортную накладную;
должен ли продавец выступить только как лицо, осуществляющее фактическую погрузку;
в какой форме должна оформляться транспортная накладная с учетом даты перевозки и исключений законодательства.
Не рекомендуем ситуации, когда водитель приезжает с пустой транспортной накладной и просит продавца самостоятельно заполнить все разделы, хотя продавец вообще не заключал договор перевозки.
Стороны должны заранее согласовать роли в перевозочном документообороте.
Если после анализа выяснили, что существует договор перевозки и требуется электронная транспортная накладная, рассмотрим штатные возможности 1С.
Для работы с электронными перевозочными документами фирмой «1С» предусмотрен сервис 1С-ЭПД. Он обеспечивает обмен электронными перевозочными документами через операторов информационных систем ЭПД и взаимодействие с ГИС ЭПД.
В сервисе поддерживается Электронная транспортная накладная, а также другие электронные перевозочные документы.
По состоянию на 2026 год сервис поддерживается в типовых решениях, включая:
«1С:Бухгалтерия»;
«1С:Управление нашей фирмой»;
«1С:Управление торговлей»;
«1С:Комплексная автоматизация»;
«1С:ERP Управление предприятием»;
«1С:Розница»;
«1С:Управление холдингом»;
«1С:Управление производственным предприятием»;
1С:Клиент ЭДО;
ряде отраслевых транспортных решений 1С.
Для непосредственного вопроса продавца никаких программных доработок или кода 1С не требуется. Сначала правильно определим вид хозяйственной операции, а затем используем предусмотренный типовой документ.
Если покупатель приехал собственным транспортом и ЭТрН не требуется, оформим обычную реализацию.
В «1С:Бухгалтерии 8» используем документ Реализация (акт, накладная, УПД). В зависимости от настроек программы и характера сделки сформируем УПД или необходимые печатные и электронные документы реализации.
В «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» для реализации товаров используется документ Реализация товаров и услуг и связанные с ним механизмы оформления первичных документов.
Если компания обменивается с покупателем электронными документами, передадим УПД через используемый сервис ЭДО.
Не создавайте в 1С ЭТрН только для того, чтобы в программе было отражено, на какой машине покупатель увез товар. Необходимость ЭТрН определяется договором перевозки, а не возможностями информационной системы.
Если для внутренних целей продавцу необходимо фиксировать сведения о машине покупателя, организуем такую аналитику отдельно: например, в заказе, пропускной системе, дополнительных реквизитах или специализированной складской подсистеме. Это не превращает внутреннюю запись о государственном номере автомобиля в транспортную накладную.
Если перевозчик привлечен и электронная форма применяется, разберем общий процесс.
Электронная транспортная накладная состоит из последовательных электронных титулов, которые формируют и подписывают соответствующие участники перевозки.
Грузоотправитель формирует первоначальные сведения ЭТрН. В терминологии 1С и формата ЭПД используется Титул 1.
Далее перевозчик подтверждает прием груза и выполняет предусмотренные форматом действия. После доставки свои сведения вносит грузополучатель, а перевозчик завершает соответствующие этапы документооборота.
Общий порядок работы будет следующим:
Подключим 1С-ЭПД.
Проверим подключение к оператору информационной системы ЭПД.
Настроим электронные подписи ответственных сотрудников.
Определим роли участников перевозки в программе.
Сформируем Электронную транспортную накладную.
Заполним сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, грузе, месте погрузки и выгрузки.
Подпишем соответствующий титул электронной подписью уполномоченного лица.
Передадим документ через оператора ИС ЭПД.
Проследим прохождение последующих титулов перевозчиком и грузополучателем.
Оператор информационной системы ЭПД обеспечивает передачу сведений в ГИС ЭПД. Самостоятельно выгружать файл из 1С и вручную загружать его на государственный портал в обычном сценарии не требуется.
С 1 сентября 2026 года изменения затрагивают не только транспортные накладные, но и заказы и заявки, используемые при автомобильных перевозках.
В 1С для такого электронного документооборота используется Электронный заказ (заявка).
Не будем путать его с ЭТрН. Эти документы выполняют разные функции.
Электронный заказ (заявка) фиксирует условия взаимодействия сторон при заказе перевозки в предусмотренных законом случаях, а Электронная транспортная накладная является перевозочным документом, подтверждающим договор перевозки и сопровождающим фактическую перевозку.
Поэтому при подготовке к обязательному электронному документообороту проверим весь процесс работы с перевозчиком, а не только возможность создать один документ ЭТрН.
Если продавец вообще не участвует в договорах перевозки, а товары всегда передает покупателям на складе и покупатели увозят их своими автомобилями, специально подключать 1С-ЭПД только ради таких операций не требуется.
Но проанализируем все логистические сценарии компании. Возможно, часть товара покупатели забирают самостоятельно, а часть продавец отправляет привлеченной транспортной компанией.
Тогда для первой группы операций ЭТрН не возникает, а для второй с 1 сентября 2026 года электронный перевозочный документооборот может быть обязательным.
Поэтому настройку 1С лучше выполнять не по принципу «мы продавцы, значит ЭТрН нам не нужна», а после инвентаризации всех способов доставки.
Чтобы подготовиться к требованиям 2026 года, составим перечень используемых схем.
Самовывоз собственным транспортом покупателя. Договора перевозки нет — транспортная накладная не нужна.
Самовывоз, для которого покупатель нанял перевозчика. Договор перевозки есть — транспортная накладная нужна. Отдельно определим ее форму с учетом ролей грузоотправителя и грузополучателя.
Доставка перевозчиком, которого нанял продавец. Договор перевозки есть — по общему правилу с 1 сентября 2026 года потребуется ЭТрН.
Доставка собственным транспортом продавца. Проверим, является ли это обычным способом исполнения договора поставки или отдельной услугой перевозки.
Работа через экспедитора. Дополнительно применим требования законодательства о транспортно-экспедиционной деятельности и электронных экспедиторских документах.
Так мы избежим как отсутствия обязательной ЭТрН, так и другой крайности — оформления электронных перевозочных документов там, где перевозки по договору вообще нет.
На практике покупатель может сообщить: «С 1 сентября все транспортные накладные электронные, поэтому оформите нам ЭТрН».
Не будем автоматически выполнять такое требование.
Сначала уточним правовое основание:
Кто перевозчик?
С кем заключен договор перевозки?
Кто является грузоотправителем по этому договору?
Кто оплачивает перевозку?
Если автомобиль принадлежит самому покупателю, какой именно договор перевозки предполагается подтвердить ЭТрН?
Если выясняется, что покупатель направил собственную машину и собственного водителя, ответ будет простым: самостоятельного договора перевозки нет, следовательно, транспортная накладная законодательством не требуется.
При необходимости зафиксируем этот порядок непосредственно в договоре или дополнительном соглашении, чтобы бухгалтерии двух организаций применяли одинаковую схему.
Иногда требование покупателя объясняется не транспортным законодательством, а опасением за налоговые расходы. Покупатель хочет получить транспортную накладную, чтобы подтвердить приобретение товара или расходы на его доставку.
Здесь также разделим операции.
При самовывозе собственным транспортом покупателя приобретение товара подтверждается документами продавца — например, УПД — и документами бухгалтерского учета покупателя.
Собственные транспортные расходы покупатель подтверждает документами, относящимися к эксплуатации собственного транспорта: путевыми листами, документами на ГСМ, внутренними первичными документами и другими соответствующими подтверждениями.
Исторически такую позицию подтверждал и Минфин: если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар со склада поставщика, услуги перевозки не оказываются и транспортная накладная не составляется.
Поэтому продавцу не требуется создавать фиктивный договор перевозки и ЭТрН исключительно для налогового подтверждения расходов покупателя.
Одновременно не будем уходить в противоположную крайность. Путевой лист автомобиля покупателя подтверждает эксплуатацию автомобиля, но не заменяет документ на получение приобретенного товара.
У каждого документа своя функция:
УПД или другой передаточный документ подтверждает реализацию и передачу товара;
путевой лист подтверждает работу транспортного средства;
транспортная накладная подтверждает отношения по договору перевозки;
документы на топливо подтверждают соответствующие расходы.
Поэтому у покупателя при собственном самовывозе могут одновременно находиться УПД продавца и собственный путевой лист, но транспортной накладной при отсутствии договора перевозки не будет.
Для продавца наиболее важным риском при самовывозе является не отсутствие ЭТрН, а передача дорогостоящего товара лицу, которое не имело права его получать.
Поэтому организуем складской процесс так, чтобы сотрудник не выдавал товар только после слов водителя «я от вашего покупателя».
Проверим документы, позволяющие установить:
личность получателя;
организацию, которую он представляет;
полномочия на получение товарно-материальных ценностей;
при необходимости перечень или количество получаемого товара.
После проверки получим подпись уполномоченного лица в первичном документе либо завершим соответствующий электронный документооборот.
Если используется электронный документооборот и документ от имени организации подписывает сотрудник, проверим применяемые требования к электронной подписи и машиночитаемой доверенности.
При самовывозе именно правильное подтверждение получения товара имеет для продавца первостепенное значение.
Обязательной транспортной накладной из-за этого не возникает. Но внутренний порядок продавца может предусматривать фиксацию номера автомобиля, фамилии водителя, даты и времени въезда и выезда.
Такая информация особенно полезна на крупных складах и при дорогостоящих отгрузках.
Используем ее как дополнительный элемент контроля, а не как замену обязательных первичных документов.
При автоматизации в 1С сведения можно хранить в предусмотренных конфигурацией реквизитах логистики, заказах, дополнительных реквизитах или специализированном складском решении. Конкретную схему выберем с учетом используемой конфигурации.
Иногда организации предпочитают «оформить лишний документ на всякий случай». Для ЭТрН такой подход особенно нежелателен.
Электронная транспортная накладная является юридически значимым перевозочным документом и направляется в государственную информационную систему.
Создавая ЭТрН, стороны отражают конкретные роли грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя, сведения о грузе, месте погрузки и выгрузки и фактически подтверждают наличие перевозочных отношений.
Поэтому не будем формировать ЭТрН для операции, в которой перевозчика и договора перевозки фактически нет.
Лишний электронный перевозочный документ может не упростить, а усложнить доказательство фактических отношений.
Обратная ошибка также опасна. Если организация реально заключила договор перевозки, наличие УПД на товар не отменяет обязанность оформить транспортную накладную.
УПД подтверждает передачу товара, но не заменяет перевозочный документ.
Например, продавец привлек транспортную компанию для доставки товара покупателю. Продавец оформил УПД и решил, что дополнительных документов не требуется.
Это неверный подход. При наличии договора автомобильной перевозки оформим транспортную накладную, а с 1 сентября 2026 года при отсутствии предусмотренного исключения сформируем ЭТрН.
Таким образом, будем использовать документы по их назначению, а не выбирать один документ вместо всех остальных.
С 1 сентября 2026 года при наличии перевозки не будем автоматически считать, что бумажная транспортная накладная полностью запрещена.
Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 установил специальные случаи бумажного оформления.
Среди них предусмотрены, в частности, отдельные перевозки с участием физических лиц для личных нужд, отдельные международные и каботажные ситуации, установленные случаи отсутствия технической возможности электронного взаимодействия, перевозки определенных категорий грузов, а также уже рассмотренный случай, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом.
Поэтому при нестандартной перевозке выполним две проверки:
Установим наличие договора перевозки.
Проверим, не относится ли перевозка к установленным Минтрансом случаям бумажного оформления.
Только после этого окончательно определим форму документа.
Еще одна распространенная ошибка — считать, что обязательная ЭТрН автоматически означает обязательный электронный путевой лист.
Это разные документы.
ЭТрН относится к договору перевозки груза.
Путевой лист используется для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.
Минтранс отдельно разъясняет, что в общем случае с 1 сентября 2026 года путевой лист можно продолжать оформлять на бумаге либо в электронном виде, если специальные нормы для конкретной перевозки не устанавливают иное.
Если путевой лист формируется электронно, он передается в ГИС ЭПД в предусмотренном порядке.
Поэтому в 1С не будем автоматически создавать Электронный путевой лист только потому, что используется Электронная транспортная накладная. Проверим требования к конкретному транспортному средству и перевозке.
Для обычной коммерческой перевозки, не подпадающей под исключения, после 1 сентября 2026 года ориентируемся на электронный формат.
Закон не предусматривает общего переходного периода, в течение которого организация могла бы по собственному выбору еще продолжать бумажный документооборот по обычным перевозкам.
Поэтому компаниям, которые действительно являются участниками договоров перевозки, заранее подключим оператора ЭПД, настроим программу и выдадим необходимые электронные подписи.
Но снова подчеркнем: обязательный переход на ЭТрН означает перевод в электронный вид тех транспортных накладных, которые по закону должны существовать. Он не создает транспортную накладную для обычного самовывоза собственным транспортом покупателя.
Чтобы бухгалтер, менеджер и кладовщик не принимали разные решения, подготовим внутренний алгоритм оформления отгрузок.
Например, разделим заказы по способу доставки:
самовывоз транспортом покупателя;
самовывоз с привлечением перевозчика покупателем;
доставка перевозчиком продавца;
доставка собственным транспортом продавца;
доставка через экспедитора.
Для каждого сценария закрепим комплект документов и ответственное лицо.
Для обычного самовывоза укажем, что склад передает товар после проверки полномочий получателя и получает подписанный документ реализации. Транспортная накладная со стороны продавца не формируется при отсутствии договора перевозки.
Для доставки через перевозчика определим сотрудника, ответственного за 1С-ЭПД, оформление Электронной транспортной накладной и контроль последующих титулов.
Так мы уберем необходимость решать один и тот же вопрос заново при каждой машине.
На практике договор может содержать несколько способов доставки. Например, часть товара покупатель забирает самостоятельно, а при заказе свыше определенной суммы продавец организует доставку.
Не устанавливайте один комплект перевозочных документов на весь договор только потому, что контрагент один.
Анализируем каждую фактическую отгрузку.
Сегодня покупатель приехал своим автомобилем — ЭТрН не требуется.
На следующей неделе продавец нанял транспортную компанию — возникает перевозка и требуется соответствующий перевозочный документ.
Еще через неделю покупатель прислал своего стороннего перевозчика — транспортная накладная возникает уже по договору покупателя с перевозчиком, а роли сторон будут другими.
Определяющим является конкретный логистический сценарий, а не общий способ доставки, однажды выбранный в карточке контрагента.
Если компания хотя бы иногда привлекает перевозчиков, проанализируем готовность учетной системы.
Обновим типовую конфигурацию 1С до актуального релиза.
Проверим поддержку 1С-ЭПД в используемой конфигурации.
Подключим оператора электронного документооборота, поддерживающего обмен ЭПД.
Проверим электронные подписи сотрудников.
Определим, кто подписывает документы от имени грузоотправителя.
Оформим необходимые доверенности и машиночитаемые доверенности.
Проверим карточки перевозчиков и контрагентов.
Проверим адреса мест погрузки и выгрузки.
Определим порядок взаимодействия склада и бухгалтерии.
Протестируем формирование Электронной транспортной накладной.
Проверим обмен с основными перевозчиками.
Отдельно опишем операции самовывоза, для которых ЭТрН не создается.
Последний пункт не менее важен остальных. Автоматизация должна не только создавать необходимые документы, но и не заставлять сотрудников создавать лишние.
Сформулируем максимально простой алгоритм, который можно использовать при каждой отгрузке.
Покупатель приехал на своей машине? Если да и отдельного перевозчика нет, оформляем передачу товара по УПД или другому первичному документу. ЭТрН не нужна.
Приехала машина транспортной компании, которую нанял покупатель? Выясняем данные договора перевозки и участников. Транспортная накладная нужна, но продавец не обязательно является грузоотправителем.
Покупатель по договору перевозки одновременно является грузоотправителем и грузополучателем? С 1 сентября 2026 года учитываем специальное правило о бумажной транспортной накладной.
Перевозчика нанял продавец? Оформляем перевозочные документы со стороны продавца. С 1 сентября 2026 года по общему правилу используем ЭТрН.
Есть экспедитор? Отдельно проверяем требования к транспортно-экспедиционным документам.
Закрепим решение и разберем типичные ошибки.
Не оформляйте ЭТрН только потому, что товар загрузили в автомобиль. Сначала должен существовать договор перевозки.
Не считайте продавца грузоотправителем только из-за адреса погрузки. Грузоотправителя определяем по договорным отношениям.
Не считайте любой «самовывоз» операцией без транспортной накладной. Покупатель может организовать самовывоз через стороннего перевозчика.
Не путайте собственный транспорт покупателя и транспорт нанятого покупателем перевозчика. Это принципиально разные ситуации.
Не заменяйте обязательную транспортную накладную одним УПД. Если есть договор перевозки, УПД решает другую задачу.
Не создавайте транспортную накладную вместо документа на реализацию. ЭТрН не заменяет УПД как документ передачи товара.
Не забывайте о специальных исключениях после 1 сентября 2026 года. Не каждая обязательная транспортная накладная после этой даты будет электронной.
Не забывайте проверять полномочия получателя. Для продавца при обычном самовывозе это один из основных рисков.
Не заставляйте склад самостоятельно определять юридическую модель перевозки у ворот. Условия должны быть известны до приезда автомобиля.
Не настраивайте 1С до определения реального бизнес-процесса. Сначала классифицируем схему доставки, затем автоматизируем ее.
Вернемся к исходному вопросу: продавец загружает товар в транспорт покупателя. Нужно ли продавцу оформлять электронную транспортную накладную?
Если речь идет именно о собственном транспорте покупателя и покупатель своими силами забирает приобретенный товар, ответ — нет.
В такой ситуации самостоятельная услуга перевозки не оказывается и договор перевозки груза отсутствует. Продавцу достаточно правильно оформить передачу товара — например, УПД — и получить подтверждение приемки от уполномоченного представителя покупателя.
То обстоятельство, что сотрудники продавца непосредственно погрузили товар в машину покупателя, ситуацию не меняет. Фактическая погрузка не превращает продавца в перевозчика и не создает договор перевозки.
Если же под словами «транспорт покупателя» подразумевается машина сторонней транспортной компании, которую покупатель нанял для вывоза товара, действуем иначе. Договор перевозки существует, следовательно, транспортная накладная требуется. Определим, кто является грузоотправителем по этому договору. При обычном самовывозе с перевозчиком им часто будет сам покупатель, а продавец останется поставщиком и лицом, фактически передающим или загружающим товар.
Особенно внимательно применим правила с 1 сентября 2026 года. По общему правилу транспортные накладные переходят в электронный формат и передаются через ГИС ЭПД. Но если при перевозке грузоотправителем и грузополучателем выступает одно и то же лицо, Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 предусматривает бумажное оформление. Такое исключение может непосредственно применяться к самовывозу, когда покупатель нанимает стороннего перевозчика для доставки товара со склада продавца к себе.
Если перевозчика нанимает продавец и доставляет товар покупателю сторонняя транспортная компания, продавец обычно выступает грузоотправителем. Тогда при отсутствии специального исключения с 1 сентября 2026 года оформим Электронную транспортную накладную через 1С-ЭПД.
Для обычного самовывоза собственным автомобилем покупателя в 1С оформим стандартную реализацию с помощью Реализация (акт, накладная, УПД) в «1С:Бухгалтерии» либо Реализация товаров и услуг в торговых и ERP-решениях. Специального программного кода или создания ЭТрН для такой операции не требуется.
Используем универсальное правило: сначала выясним, есть ли договор перевозки, затем определим его стороны, после этого решим вопрос о транспортной накладной и только в последнюю очередь выберем ее бумажную или электронную форму. Такой порядок позволит правильно оформить и простой самовывоз, и доставку сторонним перевозчиком, и операции после обязательного перехода на электронные перевозочные документы.
Информация носит справочный характер