Рассмотрим ситуацию: ООО относится к малому бизнесу, не устанавливает лимит остатка наличных денег в кассе, директор собирается в отпуск и хочет заранее снять с расчетного счета наличные сразу на будущие выплаты заработной платы. Работникам деньги планируется выдавать позднее, в обычные даты выплаты зарплаты по ведомости.
Основной вывод следующий: если наличные снимаются с банковского счета именно на выплату заработной платы, получать их за несколько недель или на месяц вперед не следует. Пункт 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У устанавливает специальное правило: продолжительность срока выдачи наличных денег на заработную плату, стипендии и другие соответствующие выплаты не может превышать пяти рабочих дней, причем в этот срок включается день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.
При этом отсутствие лимита кассы у малого предприятия не отменяет пятидневное правило. Здесь действуют две разные нормы: одна определяет, сколько наличных вообще можно хранить в кассе на конец дня, а другая устанавливает продолжительность выдачи денег по расчетно-платежной или платежной ведомости. Разберем подробнее, как разграничить эти правила и как правильно организовать выплату, если директор в нужные даты будет в отпуске.
Начнем с основной нормы. В пункте 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У предусмотрено, что сумма наличных денег, предназначенная для выплаты заработной платы, определяется согласно расчетно-платежной ведомости формы 0301009 или платежной ведомости формы 0301011.
Руководитель устанавливает срок выдачи наличных и указывает этот срок в ведомости. Однако самостоятельно установить любой период, например с 1-го по 25-е число месяца, нельзя. Продолжительность срока выдачи не может превышать пяти рабочих дней. При получении наличных с банковского счета именно на соответствующие выплаты день получения денег также входит в эти пять рабочих дней.
Проанализируем простой пример. Предположим, что зарплата должна выплачиваться 10-го числа. Организация 1-го числа снимает в банке 500 000 рублей с назначением, связанным с выплатой заработной платы. Если между 1-м и 10-м числом получается больше пяти рабочих дней, держать такую выплату открытой до 10-го числа нельзя. Получение наличных настолько заранее не соответствует механизму, установленному пунктом 6.5 Указания № 3210-У.
То же самое произойдет, если директор в начале месяца снимет сразу деньги на две будущие даты выплаты, например на зарплату 10-го числа и на выплату за первую половину месяца 25-го числа. Пятидневный срок нельзя превратить в месячный только за счет того, что организация относится к малому бизнесу.
Теперь разберем наиболее частую причину путаницы. У организации может действительно отсутствовать обязанность устанавливать лимит остатка наличных денег. Согласно пункту 2 Указания Банка России № 3210-У индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства вправе лимит остатка наличных денег не устанавливать.
При этом само Указание отдельно уточняет, кого для его целей следует считать субъектами малого предпринимательства: это юридические лица, отнесенные в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 № 209-ФЗ к малым предприятиям, в том числе к микропредприятиям.
Поэтому сначала обязательно проверим категорию ООО в Едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства. В реестре могут присутствовать три разные категории: микропредприятие, малое предприятие и среднее предприятие.
Если ООО является микропредприятием, оно относится к малым предприятиям и может воспользоваться правом не устанавливать лимит кассы.
Если ООО имеет категорию малое предприятие, оно также может не устанавливать лимит кассы.
Если в реестре указана категория среднее предприятие, одного факта нахождения в реестре МСП для отказа от лимита недостаточно. Упрощение в пункте 2 Указания № 3210-У сформулировано для субъектов малого предпринимательства, а в самом Указании прямо уточнено, что речь идет о малых предприятиях, включая микропредприятия.
Если организация действительно является малым или микропредприятием и лимит кассы не устанавливает, у нее нет общего ограничения вида «на конец дня в кассе должно оставаться не более 50 000 рублей». Она может хранить в кассе значительно большую сумму.
Но это не означает, что можно установить срок выдачи заработной платы по ведомости продолжительностью в несколько недель. Пункт 6.5 продолжает действовать независимо от наличия или отсутствия лимита остатка кассы.
Иными словами, рассмотрим два разных вопроса. Первый вопрос: «Сколько наличных разрешено хранить в кассе на конец дня?» Для малого или микропредприятия, воспользовавшегося упрощением, специальный лимит может отсутствовать. Второй вопрос: «Сколько дней можно выдавать работникам зарплату по ведомости?» Здесь действует ограничение в пять рабочих дней.
Рассмотрим подробнее более тонкую ситуацию. Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У о правилах наличных расчетов исходит из общего правила, что наличные расчеты организации могут осуществляться за счет денег, поступивших в кассу с ее банковского счета. Банк России также разъяснял, что само Указание № 5348-У не устанавливает общего срока, в течение которого деньги, снятые с банковского счета и поступившие в кассу, обязательно должны быть израсходованы.
Поэтому необходимо различать обычное получение наличных с расчетного счета для пополнения кассы и получение конкретной суммы с банковского счета непосредственно на выплаты заработной платы, оформленные ведомостью.
Если малое или микропредприятие законно хранит деньги в кассе без установленного лимита, наличие в кассе остатка, сформированного ранее, само по себе не превращает все эти деньги в «зарплатные», которые обязательно должны быть выданы в течение пяти дней после первоначального получения из банка. В установленный день выплаты организация может использовать имеющиеся в кассе законные денежные средства и оформить выдачу зарплаты в соответствии с пунктом 6.5 Указания № 3210-У.
Однако применять эту конструкцию нужно осторожно. Не рекомендуем оформлять фактически зарплатное снятие денег как фиктивные «хозяйственные нужды» исключительно для обхода пятидневного ограничения. Если из совокупности документов следует, что директор заранее снял точно рассчитанную сумму ведомости исключительно на будущую зарплату, а затем деньги несколько недель лежали в кассе до даты выплаты, возникает ненужный спор о соблюдении пункта 6.5.
Поэтому для практической работы используем более безопасный принцип: если средства снимаются специально под конкретную ведомость на зарплату, получайте их в пределах пятидневного периода выдачи. Если же у малого предприятия уже имеется законный общий остаток наличных в кассе, используйте его для выплаты в установленную дату, открывая ведомость на срок не более пяти рабочих дней.
Предположим, правилами внутреннего трудового распорядка ООО установлены следующие даты выплаты: 25-е число текущего месяца — заработная плата за первую половину месяца, 10-е число следующего месяца — окончательный расчет за предыдущий месяц.
Директор уезжает в отпуск 1-го числа и возвращается 28-го. Он хочет 31-го числа предыдущего месяца снять наличные сразу на выплаты 10-го и 25-го числа.
Если деньги 31-го числа снимаются именно как деньги на заработную плату по соответствующим выплатам, вариант не подходит. Для выплаты 10-го числа пятидневное ограничение уже может быть превышено, а для выплаты 25-го числа оно будет превышено очевидно.
Правильнее организовать процесс иначе. Разберем несколько вариантов.
Это наиболее простой и наименее спорный способ. Определите установленную дату зарплаты и спланируйте получение наличных таким образом, чтобы весь срок выдачи вместе с днем снятия средств с банковского счета укладывался максимум в пять рабочих дней.
Например, если зарплата выплачивается 10-го числа и это обычный рабочий день, можно получить необходимую сумму 10-го числа и установить в ведомости период выдачи с 10-го по 14-е число, если все эти дни рабочие. Можно получить деньги немного раньше, но обязательно посчитайте именно рабочие, а не календарные дни.
Пятидневный период является максимальным, а не обязательным. Если все сотрудники получают зарплату за один день, установите срок выдачи в один день. Если нужны два или три рабочих дня, установите соответствующий период.
Не устанавливайте период «с 1-го по 10-е» только потому, что фактическая выдача произойдет 10-го. Здесь важна продолжительность периода, а при получении наличных из банка на эти выплаты — также дата получения денег.
Если единственной причиной досрочного снятия денег является отпуск директора, рассмотрим организационное решение вместо изменения кассовой дисциплины.
Сам отпуск руководителя не означает, что компания должна заранее проводить все операции за месяц. До ухода директора оформите полномочия другого сотрудника на необходимые действия. В зависимости от структуры организации и порядка работы конкретного банка это может быть лицо, временно исполняющее определенные обязанности, сотрудник с доверенностью либо иной уполномоченный представитель.
Разберем по шагам:
Определите сотрудника, который будет отвечать за кассовые операции во время отсутствия руководителя.
Оформите внутренний распорядительный документ о полномочиях сотрудника, если это требуется существующим распределением обязанностей.
Если сотруднику предстоит получать деньги непосредственно в банке, заранее согласуйте с обслуживающим банком порядок предоставления полномочий. Банки используют собственные процедуры идентификации уполномоченных лиц и оформления распоряжений на получение наличных.
Проверьте, кто имеет право подписывать кассовые документы. Пункт 4.2 Указания № 3210-У предусматривает оформление кассовых документов главным бухгалтером, бухгалтером или иным определенным лицом, а при их отсутствии — руководителем.
Определите кассира. Согласно пункту 4 Указания № 3210-У кассовые операции может вести кассовый или иной работник, определенный руководителем. Кассовые операции также может проводить сам руководитель, но обязательного требования, чтобы именно директор лично выдавал зарплату, нет.
В нужную дату получите наличные и оформите выплату работникам по обычной процедуре.
Такой подход позволяет не нарушать установленный порядок только из-за того, что директор находится в отпуске.
Если организация действительно является малым или микропредприятием и приняла решение не устанавливать лимит остатка наличных, рассмотрим еще один вариант.
Допустим, в кассе компании уже находится 600 000 рублей, законно поступивших туда ранее. На дату выплаты заработной платы требуется 350 000 рублей. В этом случае организации не обязательно каждый раз специально снимать из банка ровно 350 000 рублей непосредственно перед зарплатой, если допустимый источник денежных средств и правила наличных расчетов позволяют использовать имеющийся остаток.
На установленную дату выплаты сформируйте ведомость на нужную сумму, установите период выдачи не более пяти рабочих дней и выдайте зарплату из находящихся в кассе денежных средств.
При этом продолжим соблюдать обычные кассовые правила: поступление наличных должно быть полностью оприходовано, операции отражайте в кассовой книге, а выдачу оформляйте предусмотренными кассовыми документами.
Отсутствие лимита не означает отсутствие кассового учета. ООО продолжает оформлять кассовые операции и вести кассовую книгу. Упрощение освобождает малое предприятие от обязанности устанавливать максимально допустимый остаток на конец дня, но не отменяет приходные и расходные кассовые документы для юридического лица.
Если организационно это возможно и способ выплаты соответствует трудовым документам и заявлениям работников, рассмотрим перечисление заработной платы на банковские счета сотрудников.
Статья 136 ТК РФ предусматривает возможность перечисления заработной платы в кредитную организацию, указанную работником, на условиях, определенных коллективным или трудовым договором.
Для компании это устраняет проблему физического хранения крупной суммы наличных и пятидневного кассового периода. Но и здесь необходимо заранее решить вопрос с полномочиями на отправку и подписание банковских платежей во время отпуска директора. Если только директор обладает электронной подписью или правом подтверждать операции в интернет-банке, заранее настройте полномочия второго лица в соответствии с правилами банка и внутренними документами организации.
Не передавайте другому сотруднику токен, пароль, телефон подтверждения или электронную подпись директора вместо официального оформления полномочий. Организуйте самостоятельное законное право сотрудника подтверждать операции.
На первый взгляд может показаться, что проще не только снять деньги заранее, но и сразу выдать их сотрудникам. Однако здесь уже возникает вопрос не кассовой дисциплины, а соблюдения трудового законодательства.
Статья 136 ТК РФ требует выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты должны быть установлены правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором. Дата выплаты должна приходиться не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который начислена заработная плата.
В разъяснениях по вопросу досрочной выплаты встречается подход, согласно которому более ранняя выплата сама по себе не ухудшает положение работников. Вместе с тем в практических разъяснениях контролирующих органов сохраняется риск претензий, если из-за переноса одной выплаты изменится установленная периодичность и между фактическими выплатами получится слишком большой интервал.
Поэтому не используйте отпуск директора как универсальное основание для выплаты зарплаты на несколько недель вперед. Гораздо надежнее обеспечить полномочия другого лица и провести выплату в установленную локальными документами дату.
Исключение прямо предусмотрено законом для ситуации, когда установленная дата выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем. В этом случае заработную плату выплачивайте накануне.
Рассмотрим еще один важный момент. Пятидневный срок из Указания Банка России № 3210-У не дает работодателю право произвольно перенести установленную трудовыми документами дату зарплаты.
Например, если зарплата установлена на 10-е число, нельзя рассуждать так: «По кассовым правилам разрешено выдавать деньги пять дней, поэтому начнем платить 6-го». Сначала соблюдайте дату выплаты, установленную по статье 136 ТК РФ, а уже техническую выдачу наличных организуйте с учетом кассовых правил.
Другими словами, ТК РФ отвечает на вопрос, когда работник должен получить причитающуюся зарплату, а Указание № 3210-У регулирует, как оформить выдачу наличных через кассу и какой продолжительности может быть период выдачи по ведомости.
Предположим, организация установила срок выдачи с 10-го по 14-е число. Большинство работников получили деньги, но один сотрудник находился в командировке и в кассу не пришел.
Не продлевайте ведомость еще на неделю. По окончании установленного периода завершите выдачу по ведомости. Пункт 6.5 Указания № 3210-У предусматривает оформление расходного кассового ордера на фактически выданные по расчетно-платежной или платежной ведомости суммы.
Задолженность перед сотрудником при этом не исчезает. Зафиксируйте невыплаченную сумму в учете и организуйте ее последующую выдачу при обращении работника либо в установленном организацией порядке.
Для организации, у которой установлен лимит кассы, дополнительно проверьте, не приведет ли оставшаяся наличность к превышению лимита. Денежные средства сверх установленного лимита в общем случае должны находиться на банковских счетах, кроме предусмотренных исключений.
Для малого или микропредприятия, которое законно не устанавливает лимит остатка наличных денег, сама по себе оставшаяся в кассе сумма не становится сверхлимитной. Однако это не дает права считать зарплату выплаченной сотруднику: пока работник фактически не получил деньги, обязательство работодателя сохраняется.
Теперь посмотрим, как связать правовые требования с учетом в 1С. Конкретное расположение команд зависит от конфигурации и версии программы, но в типовой «1С:Бухгалтерии 8», редакция 3.0 используются стандартные документы подсистем зарплаты и кассы.
Для выплаты зарплаты наличными используйте документ Ведомость в кассу. В нем формируется перечень сотрудников и суммы к выплате. В зависимости от используемой версии и настроек программа позволяет подготовить необходимые печатные формы для выплаты через кассу.
Поступление снятых с расчетного счета денег отражайте кассовым документом Поступление наличных. Для операции выбирайте соответствующий вид получения денежных средств из банка. В бухгалтерском учете перемещение денег с расчетного счета в кассу отражается по счетам денежных средств, в общем случае как движение с кредита счета 51 в дебет счета 50.
Фактическую выплату зарплаты из кассы оформляйте документом Выдача наличных с операцией, связанной с выплатой заработной платы по ведомости. На основании кассового документа формируется расходный кассовый ордер.
Разберем рекомендуемую последовательность в 1С:
Начислите заработную плату за соответствующий расчетный период стандартными документами зарплатного учета.
Сформируйте Ведомость в кассу на работников, которым зарплата выплачивается наличными.
Проверьте сумму ведомости и установленную дату выплаты.
Если наличных в кассе недостаточно, получите необходимую сумму с расчетного счета и отразите ее документом Поступление наличных.
Проследите, чтобы получение с банковского счета именно на соответствующие выплаты и период выдачи укладывались в предусмотренные пунктом 6.5 пять рабочих дней.
Выдайте деньги сотрудникам и получите подтверждение получения в предусмотренной форме.
Оформите Выдача наличных на фактически выплаченную сумму и сформируйте расходный кассовый ордер.
Проверьте отражение операций в Кассовая книга и бухгалтерские движения по счету 50.
Если часть работников деньги не получила, отдельно проконтролируйте оставшуюся задолженность и не оставляйте ведомость открытой свыше допустимого срока.
Если расчет зарплаты ведется в «1С:Зарплате и управлении персоналом», а бухгалтерский учет — в «1С:Бухгалтерии», последовательность зависит от настроенной синхронизации. В зарплатной программе формируйте документы выплаты сотрудникам, а кассовые и бухгалтерские операции отражайте в бухгалтерской базе в соответствии с используемой схемой обмена.
Для рассматриваемой задачи программный код 1С не требуется. Проблема решается правильным оформлением стандартных объектов конфигурации: Ведомость в кассу, Поступление наличных, Выдача наличных, Кассовая книга и соответствующих документов начисления зарплаты.
Особенно внимательно проверяйте даты документов. Если директор фактически получил наличные из банка 1-го числа, не отражайте Поступление наличных датой 10-го числа только для того, чтобы формально получить пятидневный период. Первичные документы и учет должны отражать реальную дату хозяйственной операции.
Аналогично не оформляйте Выдача наличных до фактической выплаты денег работникам. Расходный кассовый документ должен подтверждать состоявшуюся кассовую операцию.
Сверяйте кассовую книгу с фактическими наличными. Пункт 4.6 Указания № 3210-У требует учитывать поступающие и выдаваемые организацией наличные в кассовой книге. Записи производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров.
Если малое предприятие решило не устанавливать лимит остатка кассы, желательно также проверить внутренние документы организации. Если ранее был издан действующий приказ об установлении лимита и его никто не отменял, не исходите автоматически из того, что лимита больше нет. Оформите принятое организацией решение последовательно, чтобы внутренние документы не противоречили фактическому порядку работы.
Эта формулировка особенно важна для исходной ситуации. Рассмотрим ее буквально на примере.
Организация получает в банке зарплатные наличные в понедельник. Понедельник уже является первым рабочим днем пятидневного периода. При обычной пятидневной рабочей неделе максимальный период закончится в пятницу той же недели. Нельзя считать пять рабочих дней со вторника и получить дополнительный день.
Если внутри периода находится выходной, считаем именно рабочие дни. Однако при планировании учитывайте рабочий режим организации и конкретный календарь.
Из этого следует практическое правило: не снимайте деньги «на всякий случай» задолго до зарплаты, если в документах они непосредственно относятся к конкретной выплате зарплаты.
Нет. Зафиксируем различие еще раз, поскольку именно здесь чаще всего возникает ошибка.
Пункт 2 Указания № 3210-У позволяет малым и микропредприятиям не устанавливать лимит остатка наличных. Пункт 6.5 того же Указания устанавливает максимальную продолжительность срока выдачи зарплаты наличными.
Это самостоятельные требования. Норма об отсутствии лимита не содержит формулировки «пункт 6.5 не применяется». Поэтому использовать статус малого предприятия для установления месячного периода выдачи зарплаты нельзя.
При этом отсутствие лимита имеет практическое значение в другой ситуации: если в кассе уже находится законный остаток наличных денег, малому предприятию не приходится сдавать его в банк только потому, что на конец дня сумма превышает какой-либо расчетный кассовый лимит, которого организация не устанавливала.
Не смешивайте пятидневное правило с известным ограничением наличных расчетов в рамках одного договора. Указание Банка России № 5348-У устанавливает предельный размер наличных расчетов между участниками наличных расчетов — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — в рамках одного договора.
Выплата заработной платы физическому лицу как работнику не означает, что зарплату свыше 100 000 рублей обязательно нужно перечислять только безналично из-за этого лимита. Ограничение в 100 000 рублей относится к соответствующим наличным расчетам между участниками наличных расчетов в рамках гражданско-правовых договоров, а не устанавливает максимальный размер наличной заработной платы работника.
Поэтому в нашей задаче ключевое ограничение — не сумма зарплаты, а правильное оформление кассовой операции, срок выдачи по ведомости и соблюдение установленных трудовым законодательством дат выплаты.
Чтобы решить проблему системно, разберем практический алгоритм подготовки организации.
Проверьте категорию организации в реестре МСП. Убедитесь, что ООО имеет категорию малого или микропредприятия, если организация пользуется правом не устанавливать лимит остатка кассы.
Проверьте внутреннее решение по лимиту. Убедитесь, что действующие приказы и учетные документы соответствуют фактическому решению не устанавливать лимит.
Проверьте даты выплаты зарплаты. Найдите конкретные даты в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре или трудовых договорах.
Не переносите выплаты только из-за отпуска директора. Организуйте работу так, чтобы отсутствие руководителя не мешало выполнению обязанностей работодателя.
Назначьте ответственных лиц. Определите, кто будет оформлять кассовые документы, кто будет кассиром и кто при необходимости сможет получить наличные в банке.
Согласуйте полномочия с банком. Если требуется получение наличных или подтверждение банковской операции, заранее выполните процедуры обслуживающего банка.
Получайте зарплатные наличные в пределах пятидневного окна. В день получения с банковского счета на эти выплаты уже начинайте считать соответствующий период.
Формируйте ведомость на реальный срок выдачи. Не указывайте формальный длительный период, не соответствующий Указанию № 3210-У.
Закрывайте ведомость по окончании периода. Не оставляйте ее открытой до момента появления отсутствующего сотрудника.
Проверяйте кассовую книгу и счет 50 в 1С. Фактическая сумма наличных должна соответствовать бухгалтерским данным и кассовым документам.
Теперь применим все рассмотренные правила непосредственно к исходной задаче.
Если директор планирует перед отпуском снять с расчетного счета сумму, рассчитанную именно как будущая зарплата работников, и после этого деньги будут несколько недель лежать в кассе до установленных дат выдачи, не используйте такой вариант как основной. При выплате по ведомости придется учитывать пункт 6.5 Указания Банка России № 3210-У и пятидневный срок, включающий день получения наличных с банковского счета на указанные выплаты.
Вместо этого обеспечьте возможность получить наличные ближе к установленной дате зарплаты через уполномоченного сотрудника. Это самый понятный с точки зрения документов вариант.
Если у малого или микропредприятия уже есть достаточный законный остаток денежных средств в кассе и лимит остатка не устанавливается, рассмотрите выплату из существующего остатка. Но саму ведомость откройте на период не более пяти рабочих дней и соблюдайте установленную трудовыми документами дату выплаты.
Если организация может осуществить выплату через банк и у работников используется безналичный порядок, настройте полномочия на проведение платежей в отсутствие директора и перечислите зарплату в установленную дату.
Не решайте проблему путем фиктивного изменения назначения операций, подмены фактических дат документов или передачи электронной подписи директора другому сотруднику.
Снять в начале месяца наличные именно на заработную плату и затем держать их до даты выплаты, находящейся за пределами пяти рабочих дней, — неправильная организация выплаты. Пункт 6.5 Указания Банка России № 3210-У ограничивает продолжительность выдачи зарплаты наличными пятью рабочими днями и прямо включает в этот период день получения денег с банковского счета на соответствующие выплаты.
Статус малого или микропредприятия дает другое послабление: организация может не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе. Но это не отменяет специальное пятидневное правило выдачи зарплаты по ведомости.
Поэтому разберем оптимальную схему еще раз: сохраняйте установленные даты выплаты зарплаты, заранее оформите полномочия сотрудника на период отпуска директора, получайте необходимые зарплатные наличные непосредственно перед выплатой либо используйте законный остаток кассы, формируйте Ведомость в кассу на срок не более пяти рабочих дней, отражайте получение денег документом Поступление наличных, а фактическую выплату — документом Выдача наличных. После завершения периода выплаты закройте ведомость и отдельно контролируйте задолженность перед работниками, которые деньги не получили.
Таким образом, проблема решается не снятием зарплаты на месяц вперед, а правильным распределением полномочий и соблюдением одновременно двух групп требований: кассовых правил Банка России и сроков выплаты заработной платы по Трудовому кодексу РФ.
Информация носит справочный характер