Как убрать уволенного сотрудника с долгом в 1 рубль из расчетной ведомости Т-51 в ЗУП 3.1?

При формировании расчетной ведомости (в частности, унифицированной формы Т-51) в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда давно уволенный сотрудник продолжает попадать в отчет из-за копеечного сальдо (например, долг предприятия перед сотрудником в 1 рубль). Разберем причины возникновения этой проблемы и по шагам рассмотрим корректные способы ее решения.

Выясним причину появления сотрудника в отчете

Сотрудник попадает в отчет расчетной ведомости Т-51 только при наличии оборотов за выбранный период либо при наличии ненулевого входящего или исходящего сальдо по взаиморасчетам. Обратим внимание на частые заблуждения и особенности поведения системы:

1. Флаг в карточке сотрудника не влияет на отчеты. Установка признака «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены» исключает человека только из интерфейсных списков выбора справочника. Если по регистрам взаиморасчетов сохраняется ненулевой остаток, алгоритм компоновки данных формы Т-51 все равно выведет сотрудника в отчет.
2. Пересортица в аналитических разрезах. В регистрах накопления остаток формируется не только по физическому лицу, но и в разрезе измерений: Период взаиморасчетов (месяц начисления), Статья расходов, Статья финансирования, Подразделение. Если общая сумма задолженности закрыта, но измерения разошлись, возникает развернутое сальдо, удерживающее сотрудника в ведомости.
3. Разделение регистров по учетной политике. В зависимости от настройки расчета зарплаты (учет взаиморасчетов «По месяцам расчетного периода» либо «По данным бухучета») данные для расчетных листков и ведомостей читаются из разных регистров. Для полного закрытия долга необходимо анализировать как минимум два регистра: Взаиморасчеты с сотрудниками и Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками.

Способ 1. Создание «технической» ведомости на выплату

Самый простой и безопасный для целостности базы способ, не требующий написания ручных движений, — оформить документ выплаты. ЗУП является расчетной системой, и фиксация выплаты здесь не означает автоматического списания денег с расчетного счета в бухгалтерской базе, если обмен не настроен или выплата относится к закрытому периоду.

1. Перейдем в раздел «Выплаты» и создадим документ «Ведомость в банк» (или в кассу/на счета).
2. Укажем дату прошлого периода, когда производился расчет сотрудника, либо текущий период, если прошлый закрыт датой запрета редактирования.
3. По кнопке «Подобрать» выберем уволенного сотрудника. Программа автоматически заполнит остаток долга (1 рубль) с учетом всей аналитики (статей финансирования и периодов взаиморасчетов).
4. Проведем документ. При синхронизации с бухгалтерской программой данный документ можно не выгружать либо пометить на удаление в бухгалтерии, так как реального движения денежных средств не происходит.

Способ 2. Корректировка остатков через документ «Перенос данных»

Если внесение документов выплаты нежелательно, остаток обнуляется вручную с помощью специализированного документа Перенос данных. Однако здесь важно соблюсти зеркальность движений и правильно выбрать вид операции.

Разберем порядок действий:

1. Диагностика точного разреза остатка. Перед созданием корректировки необходимо выяснить, в каких регистрах и по каким измерениям завис 1 рубль. Для этого воспользуемся отчетом «Универсальный отчет» (раздел «Администрирование» — «Отчеты администратора») или консолью запросов. Сформируем остатки по регистрам накопления Взаиморасчеты с сотрудниками, Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате с группировкой по физическому лицу, месяцу взаиморасчетов и статьям расходов.
2. Создание документа. Перейдем в раздел «Администрирование» — «Переносы данных» и создадим новый документ. По кнопке «Настройка состава регистров» включим флаги для регистров:
   • Взаиморасчеты с сотрудниками;
   • Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками;
   • Зарплата к выплате (если этот регистр также содержит остаток).
3. Заполнение строк. Если организация должна сотруднику, то в регистре Взаиморасчеты с сотрудниками висит положительный остаток. Для его списания необходимо ввести строку с видом движения «Расход». Важно: все поля (Сотрудник, Физическое лицо, Период взаиморасчетов, Подразделение, Статья расходов) должны в точности совпадать с теми значениями, которые показала диагностика остатков. Если указать иной месяц взаиморасчетов, долг не закроется, а образуется пересортица (плюс по одному месяцу и минус по другому).
4. Проведем документ и повторно проверим отчет Т-51.

Где найти отчет «Расчетная ведомость Т-51» в конфигураторе?

При попытке доработать или проанализировать алгоритм формирования формы Т-51 разработчики часто ищут отчет с таким названием в дереве конфигуратора. Проанализируем, как устроен этот отчет в структуре метаданных ЗУП 3.1:

1. В пользовательском режиме отчет открывается как вариант унифицированной формы, однако в конфигураторе он представлен отдельными самостоятельными объектами: Отчет.РасчетнаяВедомостьТ51 и Отчет.РасчетнаяВедомостьТ51Краткая. Также часть данных ведомостей формируется через схему отчета АнализНачисленийИУдержаний.
2. Чтобы программно или через консоль запросов найти привязку пользовательского варианта отчета к конкретному объекту метаданных, выполним запрос к справочнику вариантов отчетов:

ВЫБРАТЬ
	ВариантыОтчетов.Ссылка КАК Ссылка,
	ВариантыОтчетов.Отчет КАК Отчет
ИЗ
	Справочник.ВариантыОтчетов КАК ВариантыОтчетов
ГДЕ
	ВариантыОтчетов.Наименование ПОДОБНО "%Расчетная ведомость%"

Открыв соответствующий отчет в конфигураторе, перейдем в его основную схему компоновки данных (СКД), где в наборах данных можно подробно изучить текст запроса к виртуальным таблицам остатков и оборотов регистров взаиморасчетов, по которым система определяет факт наличия сальдо у сотрудника.