← На главную

При организации перевозок сборных грузов (LTL-логистика) экспедиторы часто сталкиваются со сложной комбинированной схемой: груз принимается от клиента на терминал, консолидируется в течение определенного времени (например, недели), и лишь затем назначается машина. При этом перевозка может выполняться как собственным транспортом компании (включая лизинг и аренду), так и привлеченным коммерческим перевозчиком. Разберем детально, какие электронные перевозочные документы и в какой последовательности необходимо формировать, как правильно распределить роли участников и как это реализуется в учетных системах 1С.

Разграничение понятий и электронных документов в ГИС ЭПД

В первую очередь устраним путаницу в терминологии электронных перевозочных документов, утвержденных нормативными актами и форматами ФНС:

1. ЭПЭ (электронное поручение экспедитору) — документ, с помощью которого клиент поручает экспедитору организовать транспортировку и сопутствующие услуги. Формируется клиентом или экспедитором по согласованию сторон.
2. ЭЭР (электронная экспедиторская расписка) — ключевой документ, подтверждающий факт приема груза экспедитором от клиента во владение на терминале. ЭЭР состоит из одного титула и подписывается экспедитором. С момента подписания ЭЭР экспедитор несет полную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей.
3. ЭСР (электронная складская расписка) — документ, фиксирующий передачу груза на складское хранение (в том числе при промежуточном накоплении партии).
4. ЭЗЗ (электронный заказ / заявка) — соглашение между заказчиком перевозки и перевозчиком на предоставление конкретного транспортного средства. Обратите внимание: ЭЗЗ оформляется исключительно при привлечении стороннего перевозчика. При рейсе на собственной машине заявка самому себе не выставляется.
5. ЭТрН (электронная транспортная накладная) — перевозочный документ, подтверждающий заключение и исполнение договора перевозки груза автотранспортом.

Двухэтапная схема документооборота при консолидации

Поскольку конкретный автомобиль и водитель становятся известны только спустя неделю после сдачи груза на склад, одномоментно сформировать полный пакет документов невозможно. Проанализируем процесс, разделив его на две самостоятельные фазы.

Фаза 1: Приемка груза и консолидация на терминале

На данном этапе оформление ЭТрН невозможно юридически и технически, так как отсутствуют обязательные реквизиты перевозки: государственный номер ТС, сведения о водителе и параметры рейса. Выполняем следующие действия:

1. Клиент направляет экспедитору ЭПЭ.
2. Экспедитор принимает сборный груз на терминале и формирует ЭЭР, подтверждая принятие ответственности.
3. Если груз помещается на длительное промежуточное хранение (консолидация партий), экспедитор формирует ЭСР.

Фаза 2: Назначение транспорта и магистральная перевозка

Через неделю, когда партия сформирована и назначен конкретный транспорт, порядок оформления документов разделяется в зависимости от формы владения транспортом.

Вариант А: Перевозка наемным транспортом (привлеченный перевозчик)

Если для перевозки привлекается стороннее юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или самозанятый перевозчик — между экспедитором и владельцем ТС возникает полноценный договор перевозки груза. Рассмотрим регламент действий:

1. Экспедитор и сторонний перевозчик согласовывают рейс и подписывают ЭЗЗ (электронный заказ-заявку).
2. Оформляется ЭТрН со следующими особенностями заполнения титулов:

   В первом титуле (Титул 1) в блоке грузоотправителя экспедитор указывает свои реквизиты и обязательно выставляет признак «Является экспедитором». При этом в составе сведений о грузоотправителе дополнительно указываются данные первоначального заказчика (клиента).

   В блоке перевозчика указываются данные привлеченной транспортной компании.

3. Водитель привлеченного перевозчика при погрузке подписывает Титул 2 (прием груза к перевозке).
4. При доставке груза грузополучатель подписывает Титул 3 (приемка груза). В завершение перевозчик подписывает Титул 4.

Важная техническая деталь: действующий XML-формат ЭТрН рассчитан на схему «один грузоотправитель — один грузополучатель» в рамках одного документа. Если наемная машина везет консолидированный груз с доставкой до дверей нескольких разных клиентов, экспедитор обязан сформировать отдельную ЭТрН на каждого конечного грузополучателя. Если же рейс выполняется по схеме «Терминал отправления — Терминал назначения экспедитора», выписывается единая сводная ЭТрН, где грузоотправителем и грузополучателем выступает сам экспедитор (его обособленные подразделения).

Вариант Б: Перевозка собственным, лизинговым или арендованным транспортом

Разберем ситуацию, когда рейс выполняет штатный транспорт экспедитора. В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта», транспортная накладная подтверждает исключительно факт заключения договора перевозки груза.

Когда экспедитор принял груз по договору транспортной экспедиции в свое ведение и везет его на собственном или арендованном без экипажа автомобиле, отдельный договор перевозки не заключается — экспедитор не может заключить договор сам с собой. Следовательно:

1. Оформлять ЭЗЗ и ЭТрН в обязательном порядке закон не требует.
2. Движение автомобиля и работа водителя оформляются путевым листом (в электронном виде — ЭПЛ, либо на бумажном носителе). Реквизиты путевого листа служат основанием для учета рабочего времени и списания ГСМ.
3. Факт передачи груза конечному клиенту подтверждается подписанием закрывающих экспедиторских документов: отметкой в расписке/накладной экспедитора и составлением двустороннего акта об оказании транспортно-экспедиционных услуг.

Если клиенту для подтверждения налоговых расходов по налогу на прибыль категорически требуется накладная, экспедиторы на практике применяют один из двух вариантов: выдают заверенный отчет экспедитора с реестром путевых листов и накладных, либо формируют ЭТрН, где экспедитор одновременно фигурирует и как грузоотправитель (с признаком экспедитора), и как перевозчик.

Обязательные требования законодательства к экспедиторам

Обратите внимание на критически важное требование регулятора: для легитимной отправки электронных экспедиторских документов (ЭПЭ, ЭЭР, ЭСР) в государственную информационную систему перевозочных документов (ГИС ЭПД) организация обязана состоять в реестре уведомлений об осуществлении транспортно-экспедиционной деятельности. Номер реестровой записи и дата ее внесения являются строго обязательными полями в структуре XML-файлов обмена.

Реализация логики в конфигурациях 1С

В типовых решениях (1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление автотранспортом) процесс разделяется на уровне справочников и документов подсистемы 1С-ЭПД:

1. Документы экспедитора (ЭЭР, ЭСР) генерируются в момент фактического оприходования груза на терминале через складские документы или документы приема заказов на перевозку.
2. Формирование ЭЗЗ и ЭТрН отложено до этапа планирования рейсов. Они создаются на основании документов МаршрутныйЛист, ЗаказПеревозчику или Рейс только тогда, когда в документе указан сторонний перевозчик и заполнены данные водителя и тягача/прицепа.
3. Для подписания титулов водителями на линии используется сервис взаимодействия с мобильными устройствами через Госключ (УНЭП), что исключает необходимость выдачи физических токенов с КЭП каждому водителю.