Как в УПП 1.3 учесть выплаты по ГПХ при расчете больничного штатному сотруднику?

Рассмотрим достаточно распространенную ситуацию: в организации на одно и то же физическое лицо оформлено два договора — трудовой (сотрудник в штате) и гражданско-правового характера (ГПХ). При расчете пособия по временной нетрудоспособности в конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» (УПП) 1.3 бухгалтеры сталкиваются с проблемой: система не включает вознаграждения по договору ГПХ в базу для расчета среднего заработка. При этом контролирующие органы, например ФСС (ныне СФР), присылают расчеты, в которых эти суммы учтены. Разберемся, как можно решить эту задачу в рамках устаревшей, но все еще используемой конфигурации.

Причины проблемы: законодательство и архитектура УПП 1.3

Прежде чем переходить к решению, выясним корень проблемы. Основная причина — это сочетание двух факторов:

1. Изменения в законодательстве. С 1 января 2023 года лица, работающие по договорам ГПХ, получили право на оплачиваемые больничные. Главное условие — чтобы за предыдущий календарный год за них были уплачены страховые взносы в размере не ниже стоимости страхового года. Это означает, что все выплаты, с которых начисляются взносы, должны формировать единую базу для расчета пособий.
2. Ограничения конфигурации УПП 1.3. Эта система является устаревшим решением, поддержка которого ограничена, а развитие прекращено. Ее архитектура не была рассчитана на подобные изменения. В УПП учет по штатным сотрудникам и договорникам ГПХ ведется раздельно. Штатного механизма, который бы автоматически "собирал" все доходы одного физического лица по разным видам договоров в единую расчетную базу для больничного, в этой конфигурации нет. Поэтому для корректного расчета действительно требуется либо доработка программы, либо использование обходных путей.

В современных системах, таких как «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) 3.1, эта задача решается полностью автоматически. Программа отслеживает все доходы физического лица, облагаемые взносами, и корректно включает их в расчет среднего заработка без каких-либо дополнительных действий со стороны пользователя. Поэтому долгосрочной рекомендацией является переход на актуальную конфигурацию.

Однако, если переход пока невозможен, а больничный нужно рассчитать правильно уже сейчас, рассмотрим временное решение, предложенное на форуме.

Обходное решение: использование документа «Справка о заработке для расчета пособий»

Идея этого метода заключается в том, чтобы "сообщить" системе о доходах по ГПХ, используя документ, предназначенный для других целей. В данном случае мы воспользуемся документом, который служит для ввода данных о заработке сотрудника у предыдущих работодателей. По сути, мы вручную добавим суммы вознаграждений по ГПХ в расчетную базу, представив их как заработок в другой организации.

Разберем этот процесс по шагам.

1. Сбор данных. Прежде всего, необходимо поднять все данные о начислениях по договору ГПХ для нужного сотрудника за расчетный период (два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая). Выделите суммы по каждому году отдельно.
2. Создание документа. Перейдите в журнал документов по расчету зарплаты. Найдите и создайте новый документ Справка о заработке для расчета пособий. Этот документ также может называться «Справка (входящая) о заработке для расчета пособий».
3. Заполнение шапки документа. В поле Сотрудник выберите нужного сотрудника (именно его штатную единицу, по которой будет рассчитываться больничный).
4. Ввод данных о заработке. В табличной части документа необходимо вручную добавить строки с суммами заработка.
   • В колонке «Страхователь» можно указать вашу же организацию или создать условного контрагента, например, «Доходы по ГПХ (внутренние)». Это поле носит больше информационный характер для данного метода, но его заполнение обязательно.
   • В колонке «Год» укажите первый год расчетного периода.
   • В колонке «Сумма заработка» введите общую сумму вознаграждений по ГПХ, начисленную сотруднику за этот год.
   • Добавьте вторую строку и аналогичным образом введите данные за второй год расчетного периода.
5. Проведение документа. После заполнения всех данных сохраните и проведите документ. Теперь эти суммы "запомнены" системой и будут учитываться при последующих расчетах пособий для этого сотрудника.
6. Расчет больничного. Создайте и рассчитайте документ Начисление по больничному листу. При расчете среднего заработка программа теперь должна учесть не только зарплату по трудовому договору, но и суммы, которые мы вручную внесли через справку.

Таким образом, мы добились нужного результата: суммы по ГПХ попали в расчетную базу, и средний заработок рассчитан корректно в соответствии с требованиями законодательства.

Важные недостатки и риски предложенного метода

Несмотря на то, что этот способ позволяет решить задачу "малой кровью", необходимо четко понимать его недостатки и связанные с ним риски. Это нештатный, обходной маневр, который может иметь последствия.

• Методологическая некорректность. Мы используем документ не по его прямому назначению. Он создан для учета внешних доходов, а мы вносим в него внутренние. Это может запутать других бухгалтеров или аудиторов в будущем.
• Высокий риск ошибок. Весь процесс основан на ручном вводе данных. Любая опечатка при сборе сумм или их вводе в справку приведет к неверному расчету пособия. Требуется повышенная внимательность и двойная проверка.
• Искажение аналитики и отчетности. Данные, введенные таким способом, могут некорректно отражаться в некоторых специализированных отчетах или регистрах учета, которые анализируют источники доходов сотрудников. Система будет считать эти доходы полученными от стороннего страхователя, что не является правдой.
• Трудоемкость. Эту процедуру необходимо повторять для каждого сотрудника, имеющего двойной статус (штат + ГПХ), и при каждом страховом случае. Это увеличивает нагрузку на расчетчика и замедляет работу.

В заключение, использование документа Справка о заработке для расчета пособий — это рабочий, но временный компромисс для конфигурации УПП 1.3. Он подходит для экстренных случаев, когда нужно срочно и без помощи программистов исправить расчет. Однако для системной и безошибочной работы в соответствии с актуальным законодательством настоятельно рекомендуется планировать переход на современную программу, например, 1С:ЗУП 3.1.