При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда дата фактической выплаты окончательного расчета сотруднику не совпадает с датой его увольнения. Это создает сложности при формировании отчетности 6-НДФЛ, так как программа должна точно определить дату получения дохода и дату удержания налога. Рассмотрим подробно, как правильно действовать в таких случаях с точки зрения закона и технических особенностей программы.
Прежде чем вносить изменения в программу, проанализируем правовую базу. Согласно ст. 140 ТК РФ, выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя при прекращении трудового договора, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
Важно понимать, что для целей налогового учета (НДФЛ) в период действия старых редакций НК РФ (до 2023 года), дата получения дохода в виде оплаты труда при увольнении признавалась равной последнему рабочему дню. Если же выплата происходит позже, возникает разрыв между датой начисления и датой фактического удержания налога.
В документе Расчет при увольнении программа 1С:ЗУП 2.5 автоматически подставляет дату документа, равную дате увольнения. Эта дата напрямую влияет на записи в регистре накопления Сведения о доходах сотрудников. Именно на основании этого регистра строится отчет 6-НДФЛ.
Если бухгалтер фактически выплачивает деньги позже (например, через 5 дней через кассу), то в отчете 6-НДФЛ дата удержания налога (строка 110 в старых формах) может отразиться некорректно, если программа будет ориентироваться только на дату начисления. Разберем способы решения этой проблемы.
Если расчет производится через кассу, а сотрудник не явился за деньгами в назначенный день, мы не имеем права просто «передвинуть» дату в документе начисления. Проанализируем правильный алгоритм действий:
Зарплата к выплате организаций с видом выплаты «Расчет при увольнении».Депонирование организаций.Выплату депонированной зарплаты.Этот метод позволяет сохранить юридическую чистоту: мы были готовы выплатить деньги в срок (ст. 140 ТК РФ), но сотрудник их не забрал. В учете НДФЛ при этом зафиксируется дата фактической выдачи денег из кассы.
В 1С:ЗУП 2.5 связь между начислением и налоговым учетом часто зависит от настроек учетной политики. Проверим параметры учета:
Перейдем в меню Сервис — Параметры учета — Налоги. Если установлена галочка «Принимать исчисленный налог как удержанный», то дата удержания будет жестко привязана к дате начисления. Для корректного отражения разных дат выплаты эту настройку рекомендуется отключать (однако это потребует более тщательного ведения документов выплаты).
Разберем последовательность действий при ручной корректировке даты:
Расчет при увольнении датой увольнения (например, 12.10.2018).Зарплата к выплате организаций. В поле «Дата» указываем реальную дату, когда планируется выплата (например, 17.10.2018).Расходный кассовый ордер или Выписку из банка. Именно дата финансового документа станет датой удержания налога для регистра Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ.Как отмечают эксперты, выплата через кассу — это повышенный риск нарушения трудового законодательства. Проанализируем ситуацию: если у сотрудника есть банковская карта (даже личная), бухгалтерии проще перечислить расчет по реквизитам в день увольнения. В этом случае:
Для программистов и продвинутых пользователей важно понимать, как данные попадают в отчетность. Выясним причину расхождений, заглянув «под капот» системы. Основными объектами здесь являются:
РегистрНакопления.НДФЛСведенияОДоходах: здесь фиксируется дата фактического получения дохода.РегистрНакопления.НДФЛРасчетыСБюджетом: здесь отражается удержание налога при проведении документов выплаты.Если в документе Расчет при увольнении вы не видите поля «Дата выплаты дохода» (которое появилось в более поздних версиях и в ЗУП 3.1), программа берет дату из самого документа. Если бухгалтерия категорически требует разделения дат в рамках одного документа начисления, это потребует доработки конфигурации — добавления реквизита ДатаВыплатыДляНДФЛ и внесения изменений в процедуру проведения ДвиженияПоРегистрам.
Пример логики корректировки (для ознакомления):
Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)
// Стандартный код формирования движений...
Для Каждого СтрокаДвижения Из Движения.НДФЛСведенияОДоходах Цикл
СтрокаДвижения.ДатаПолученияДохода = ЭтотОбъект.ДатаВыплатыДохода; // Используем новый реквизит
КонецЦикла;
КонецПроцедуры
Однако, прежде чем вносить изменения в код, настоятельно рекомендуем использовать штатные средства: документ Зарплата к выплате и контроль дат финансовых документов. Это обеспечит стабильность базы при последующих обновлениях (если они еще проводятся для вашей версии).
Подведем итог нашему разбору. Если бухгалтер настаивает на том, что дата документа Расчет при увольнении должна оставаться датой увольнения, а налог должен быть удержан другой датой — это абсолютно законное требование, соответствующее реальности. Для реализации этого в ЗУП 2.5 необходимо:
Помните, что с 2023 года правила учета НДФЛ изменились (налог теперь всегда удерживается по дате фактической выплаты), но для тех, кто продолжает вести учет в ЗУП 2.5 по старым периодам или в рамках поддержки, вышеописанные методы остаются актуальными.