← На главную

В практике работы бухгалтера нередки ситуации, когда расчетные данные расходятся с фактическими выплатами. Одной из самых острых проблем становится заполнение отчета 6-НДФЛ, когда сумма начисленного аванса за первую половину месяца отличается от суммы, которую сотрудник получил на руки. Рассмотрим подробно ситуацию, когда начислили, например, 20 000 рублей, а выплатили только 15 000 рублей, и разберемся, какая сумма налога должна попасть в строку 021 раздела 1.

Суть проблемы и законодательная база

Разберем ситуацию: в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом был создан документ Начисление за первую половину месяца на сумму 20 000 руб. Однако по каким-то причинам (нехватка средств, ошибка, договоренность) в ведомость попала сумма к выплате 15 000 руб. Оставшаяся часть была выплачена уже в следующем месяце вместе с окончательным расчетом.

Главный вопрос: какой НДФЛ должен отразиться в отчете 6-НДФЛ за этот период — с полной начисленной суммы (20 000 руб.) или с фактически выплаченной (15 000 руб.)?

Для ответа обратимся к нормативной базе. Начиная с 2023 года, согласно статье 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается день его выплаты (перечисления на счет или выдачи из кассы). Это фундаментальное правило, на котором строится весь учет НДФЛ в современных конфигурациях 1С.

Следовательно:

1. Если вы выплатили сотруднику 15 000 рублей в январе, то его налогооблагаемый доход за январь составляет именно 15 000 рублей (плюс сумма удержанного налога, если речь о сумме "на руки").
2. Оставшиеся 5 000 рублей, выплаченные в феврале, станут доходом февраля.
3. В строке 021 (сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая перечислению) должен стоять налог, рассчитанный именно от фактически выплаченной суммы (15 000 руб.).

Почему 1С:ЗУП заполняет отчет неверно?

Часто пользователи сталкиваются с тем, что несмотря на уменьшенную выплату, программа все равно ставит в отчет НДФЛ с полной суммы начисления (с 20 000 руб.). Разберем технические причины этого поведения. 6-НДФЛ — это отчет, который строится на основе налоговых регистров, а не бухгалтерских проводок. Ключевым моментом здесь является документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу).

Самая распространенная ошибка выглядит так:

1. Бухгалтер создает документ Начисление за первую половину месяца. Программа рассчитывает НДФЛ с полной суммы (20 000 руб.).
2. Создается Ведомость. Она заполняется автоматически на основании начисления: к выплате — 20 000 руб. (за вычетом налога), НДФЛ к перечислению — полная сумма.
3. Бухгалтер вручную правит колонку "К выплате", уменьшая её до 15 000 руб., но забывает обновить колонку "НДФЛ к перечислению".

В этом случае для программы ситуация выглядит следующим образом: вы выплатили сотруднику часть денег, но налог удержали в полном объеме (как будто выплатили всё). Именно поэтому в строку 021 попадает завышенная сумма.

Решение 1: Корректировка ведомости (Основной метод)

Чтобы данные в 6-НДФЛ сформировались корректно, необходимо привести в соответствие удержанный налог и выплаченную сумму.

Выполним следующие шаги:

1. Откройте документ Ведомость, которым выплачивался аванс.
2. Обратите внимание на колонку с НДФЛ. Если вы вручную меняли сумму к выплате, налог мог остаться прежним.
3. Нажмите кнопку "Обновить налог" (или пересчитайте его вручную пропорционально выплате). Сумма налога должна уменьшиться и соответствовать выплаченным 15 000 рублям.
4. Проведите документ.

После этого действия регистры налогового учета обновятся. При перезаполнении 6-НДФЛ в строку 021 встанет корректная сумма налога, соответствующая фактической выплате.

Решение 2: Исправление первичного документа (Методически точный метод)

Если выплата была уменьшена не случайно, а планово, более правильным подходом будет корректировка источника данных.

Рассмотрим алгоритм действий:

1. Зайдите в январский документ Начисление за первую половину месяца.
2. Исправьте сумму начисления так, чтобы она соответствовала фактической январской выплате (исходя из пропорции 15 000 руб. "на руки").
3. Оставшуюся часть суммы перенесите в начисление зарплаты за вторую половину месяца или создайте отдельный документ начисления, если выплата планируется в другую дату.
4. Перезаполните Ведомость на выплату аванса. Теперь и сумма к выплате, и НДФЛ подтянутся автоматически и корректно.

Этот метод позволяет избежать "рваных" периодов в регистрах и ошибок при последующих перерасчетах.

Вопрос с Уведомлением об исчисленных суммах

Автора вопроса беспокоил момент: "Уведомление на НДФЛ мы уже подали с полной суммы (с 20 000 руб.) и заплатили налог полностью. Что делать, если в отчете будет меньше?".

Здесь важно понимать механику Единого налогового счета (ЕНС):

• Приоритет отчета: Квартальный отчет 6-НДФЛ имеет приоритет над Уведомлениями. После того как вы сдадите 6-НДФЛ с корректной (меньшей) суммой налога, налоговая инспекция сторнирует данные из ранее поданных Уведомлений за этот период и запишет данные из отчета.
• Переплата: Поскольку вы уже оплатили налог с 20 000 руб., а в отчете покажете налог с 15 000 руб., на вашем ЕНС образуется переплата (положительное сальдо).
• Использование переплаты: Эту переплату не нужно специально возвращать, она автоматически зачтется в счет уплаты НДФЛ при следующей подаче уведомления (например, за вторую половину месяца, когда вы доплатите сотруднику оставшиеся 5 000 руб. и удержите с них налог).

Резюме

Давайте подведем итог, как правильно действовать в 1С:ЗУП в подобных ситуациях:

1. Правило: В строку 021 (и в доходы раздела 2) попадает только то, что фактически выплачено.
2. Проверка: Всегда проверяйте соответствие колонки "НДФЛ к перечислению" и "К выплате" в документе Ведомость. Они должны быть пропорциональны.
3. Исправление: Если выплата прошла меньше начисленного, нужно либо обновить налог в ведомости, либо разбить документ начисления на два этапа.
4. Уведомления: Не бойтесь расхождений с уже поданными Уведомлениями. 6-НДФЛ является итоговым корректирующим документом для базы ФНС.