С внедрением обновленной формы отчетности ЕФС-1 (бывшая СЗВ-СТАЖ) у многих бухгалтеров и кадровиков возник вопрос: где в программах 1С хранятся индивидуальные номера рабочих мест (ИНРМ) и как сделать так, чтобы они подтягивались в отчет автоматически? Эти номера присваиваются в ходе специальной оценки условий труда (СОУТ) и являются обязательными для заполнения в определенных случаях.
В этой статье мы подробно разберем, как активировать этот функционал в 1С:ERP и 1С:ЗУП, как правильно закрепить номера за сотрудниками и что делать, если ваша конфигурация еще не поддерживает это обновление.
Согласно требованиям Минтруда, в подразделе 1.2 формы ЕФС-1 графа 11 («Индивидуальный номер рабочего места») должна заполняться, если сотрудник имеет право на досрочное назначение страховой пенсии (заполнены графы 8 или 9 «Особые условия труда»). Номер должен строго соответствовать тому, который указан в карте СОУТ. Также при подготовке отчета часто требуется автоматизированное заполнение класса условий труда в разделе 1.2 ЕФС-1 для корректного отображения сведений о стаже.
Ранее этот функционал считался прерогативой исключительно версий КОРП (ЗУП КОРП или 1С:Корпорация), однако в связи с изменениями законодательства фирма «1С» перенесла эти возможности и в обычные версии программ.
Проанализируем шаги, необходимые для активации функционала. Если ваша конфигурация 1С:ERP (начиная с версии 2.5.16.84) или ЗУП (начиная с 3.1.27.170), выполните следующие действия:
После включения этой настройки в системе появятся новые объекты и возможности. В частности, в интерфейсе раздела «Кадры» станет доступен подраздел Рабочие места охраны труда.
Разберем подробнее, как закрепить конкретные номера за персоналом. Существует несколько способов реализации этой задачи:
1. Использование специализированного документа
Для массового назначения номеров предназначен документ Назначение рабочих мест сотрудникам. С его помощью можно выбрать список сотрудников (например, по подразделению) и указать соответствующие им ИНРМ. Данные записываются в новый регистр сведений РабочиеМестаСотрудников.
2. Кадровые перемещения
В документах Прием на работу и Кадровый перевод после активации настройки появляется поле Рабочее место. При установке флага «Изменить рабочее место» вы сможете выбрать номер из справочника или создать новый непосредственно в момент оформления кадрового события. При этом важно помнить, что для некоторых категорий персонала может потребоваться регистрация дистанционной работы для ЕФС-1 без фактического изменения должности.
3. Работа со справочником «Рабочие места»
Сами записи о рабочих местах хранятся в отдельном справочнике. При создании элемента система предлагает автоматическую нумерацию, однако для соответствия результатам СОУТ мы рекомендуем переключать ввод в ручной режим. Это позволит вводить буквенно-цифровые коды, например, «15А» или «20-К».
Иногда возникают технические сложности, когда ИНРМ в картах СОУТ содержит сложную структуру. Рассмотрим ситуацию, когда номер рабочего места имеет вид А4ЛС25. Некоторые пользователи сталкиваются с ошибками при выгрузке, если схема ожидает число.
Однако, согласно формату ЕФС-1, графа 11 может содержать до 50 символов (включая цифры и буквы). Если же вы используете внешние системы проверки, которые «ругаются» на буквы, некоторые специалисты предлагают использовать алгоритмическое преобразование в число, хотя это является крайней мерой и может не совпасть с данными ПФР (СФР).
Пример программного преобразования сложного кода в числовой идентификатор (для ознакомления с логикой формирования контрольных сумм):
Функция ПолучитьЧисловойКодМеста(ТекстовыйКод) Экспорт
Результат = 0;
Для инд = 1 По СтрДлина(ТекстовыйКод) Цикл
Символ = Сред(ТекстовыйКод, инд, 1);
Вес = Pow(10, СтрДлина(ТекстовыйКод) - инд);
Результат = Результат + КодСимвола(Символ) * Вес;
КонецЦикла;
Возврат Результат % 99999999;
КонецФункции
Важно: Мы рекомендуем всегда придерживаться фактических данных из карт СОУТ и настраивать программу на ручной ввод строковых значений.
Проанализируем ситуацию для пользователей 1С:УПП или ERP ранних версий, где доработка типовых механизмов не планируется. В этом случае у нас есть два пути:
Сотрудники дополнительный реквизит «Номер рабочего места (СОУТ)». Бухгалтер сможет заполнить его вручную. Для быстрой подготовки данных удобно использовать загрузку дополнительных реквизитов из Excel в справочник Сотрудники, что значительно сэкономит время. Далее, при формировании ЕФС-1, данные придется вносить в отчетность вручную или с помощью небольшой внешней обработки заполнения.Выясним причину, по которой важно вести историю рабочих мест. Если в течение отчетного периода (года) у сотрудника изменился номер рабочего места (например, проведена новая спецоценка или был перевод), 1С должна зафиксировать два периода стажа. Благодаря использованию интервальных регистров (РабочиеМестаСотрудниковИнтервальный), программа автоматически разобьет строки в ЕФС-1, указав для каждого периода свой ИНРМ.
Рассмотрим пример:
В отчете будет две строки, что обеспечит корректную проверку со стороны контролирующих органов.
Таким образом, автоматизация учета рабочих мест значительно снижает риск ошибок в отчетности. Мы рекомендуем своевременно обновлять конфигурацию до актуальных релизов, чтобы использовать штатные возможности системы без лишних доработок.