При ведении учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» бухгалтеры часто сталкиваются со следующей ситуацией: в январе нового года вводится документ-исправление (или больничный лист), который сторнирует начисления сотрудника за декабрь предыдущего года. В результате сторнируется и доход, и сумма НДФЛ.
Однако при формировании отчета 6-НДФЛ за 1 квартал нового года бухгалтер обнаруживает, что эти сторнированные суммы туда не попадают. Вместо этого они уменьшают показатели за 4 квартал прошлого года (при изменении даты подписи отчета). Попытки ручной корректировки дат получения дохода на вкладке «НДФЛ» приводят к еще большему хаосу: сумма налога в отчете меняется, а сумма дохода — нет.
В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, как устроена внутренняя логика учета НДФЛ в 1С:ЗУП 3.1, и как правильно, с точки зрения законодательства и логики программы, отразить подобные перерасчеты.
---
Для начала давайте разберемся, почему поведение программы отличается от старой редакции «ЗУП 2.5», к которой привыкли многие расчетчики. В редакции 2.5 сторно действительно могло попадать в текущий период «по умолчанию», что часто приводило к расхождениям с налоговым законодательством.
Современная редакция 1С:ЗУП 3.1 строго ориентирована на нормы Налогового кодекса РФ (в частности, на ст. 223 НК РФ). Согласно правилам, действовавшим для периодов до 2023 года (и сохраняющим свою логику для перерасчетов прошлых лет):
Программа реализует это через движения по регистрам накопления:
Учет доходов для исчисления НДФЛ — сюда записывается отрицательное значение дохода с категорией «Оплата труда» и датой получения 31.12.2018.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — регистрируется сторно исчисленного налога также за декабрь 2018 года.Поскольку обе записи сделаны декабрем, они автоматически уменьшают показатели годового отчета 6-НДФЛ за прошлый год, а не текущего отчета за 1 квартал.
---
Вы можете спросить: «Почему же при формировании отчета за 4 квартал прошлого года эти суммы то появляются, то исчезают?»
Дело в механизме динамического построения отчетов в 1С. Программа анализирует данные регистров на дату, указанную в поле «Дата подписи» на титульном листе 6-НДФЛ. Давайте проанализируем две ситуации:
15.01.2019, а документ-исправление (сторно) проведен в программе 20.01.2019. В этом случае программа при формировании отчета «не видит» январскую корректировку, и отчет заполняется по первоначальным (неоткорректированным) данным.10.02.2019). Теперь программа видит документ-исправление от 20.01.2019 и автоматически уменьшает доход и налог в строках 020 и 040 годового отчета.---
Часто бухгалтеры пытаются «обмануть» программу и вручную меняют дату получения дохода на закладке НДФЛ документа Начисление зарплаты и взносов (или документа перерасчета) на январь текущего года. Рассмотрим, почему этого делать категорически нельзя.
Вкладка «НДФЛ» отвечает за расчет самого налога и делает движения по регистру Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Изменяя там дату на январь, вы переносите только дату исчисления налога. При этом сам доход на вкладке «Начисление» по-прежнему относится к декабрю и фиксируется в регистре Учет доходов для исчисления НДФЛ декабрьской датой.
В результате возникает рассинхронизация регистров:
При проверке такого отчета в ФНС обязательно сработают контрольные соотношения (доход * 13% не будет равен налогу), и вы получите требование о представлении пояснений.
---
Давайте разберем по шагам, как правильно отразить эту операцию в соответствии с Налоговым кодексом РФ и методологией фирмы «1С».
Поскольку у сотрудника уменьшился доход прошлого периода, у него образуется излишне удержанный НДФЛ. Налоговый агент не имеет права самостоятельно зачесть этот «минус» в текущем периоде (согласно ст. 231 НК РФ). Требуется провести официальную процедуру возврата налога.
В январе вводим документ-исправление (например, Больничный лист или исправление документа Начисление зарплаты и взносов). Программа автоматически делает сторно начислений и налога за декабрь. Даты получения дохода в регистрах будут относиться к декабрю.
Поскольку доход сотрудника уменьшился, мы обязаны подать корректировочный отчет 6-НДФЛ за прошлый год:
Сотрудник должен написать письменное заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ с указанием его банковских реквизитов (возврат наличными из кассы запрещен законом).
После получения заявления создаем в программе документ Возврат НДФЛ (раздел Налоги и взносы — Возвраты НДФЛ):
Сумма возврата выплачивается сотруднику по безналичному расчету. При этом создается документ Ведомость в банк (или Ведомость на счета), в котором автоматически появится строка с суммой возвращенного налога.
В отчете 6-НДФЛ за 1 квартал нового года (текущий период):
---
Проанализируем, как изменилась ситуация с переходом на новые правила учета НДФЛ, введенные с 2023 года. Начиная с этого момента, дата фактического получения дохода для оплаты труда больше не привязана к последнему дню месяца. Теперь доход всегда признается по дате его фактической выплаты.
Это значительно упрощает переходы периодов:
---
Иногда расчетчики, желая избежать подачи корректировок и оформления возвратов, пытаются принудительно перенести сторно в текущий период, искусственно уменьшая январские начисления. Выясним, к каким опасным последствиям это приводит:
Таким образом, строгое следование регламенту программы 1С:ЗУП 3.1 и нормам Налогового кодекса — это единственный способ вести учет корректно, без штрафов и ручных правок в регистрах.