Как отразить трудовую функцию в СЗВ-ТД (ЕФС-1) в 1С:ЗУП, если не ведется штатное расписание?

При подготовке отчетности в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда в формах СЗВ-ТД (или актуальной ныне ЕФС-1) не заполняется поле «Трудовая функция». Особенно остро эта проблема проявляется в организациях, где в настройках программы отключено ведение штатного расписания. Несмотря на то, что данные в справочнике должностей заполнены корректно, отчет остается пустым, и контролирующие органы (или сервисы проверки, такие как «Контур») не принимают документ.

В этой статье мы подробно разберем, почему так происходит, проанализируем взаимосвязь справочников и регистров в системе 1С и найдем способы решения проблемы.

Выясним причину: почему данные не попадают в отчет?

Для начала разберем внутреннюю логику работы программы 1С:ЗУП. Когда мы формируем отчет СЗВ-ТД, программа берет данные не напрямую из справочника Должности или ШтатноеРасписание, а из специального регистра сведений — МероприятияТрудовойДеятельности.

Записи в этот регистр попадают в момент проведения кадрового документа, такого как ПриемНаРаботу, КадровыйПеревод или Увольнение, при условии, что в документе установлен флаг «Отразить в трудовой книжке». Если на момент создания и проведения документа увольнения в карточке должности не была указана трудовая функция, то в регистр записывается «пустое» значение. Даже если позже вы зайдете в справочник и заполните недостающие данные, запись в регистре автоматически не обновится.

Способ 1: Перепроведение кадровых документов

Это самый простой и эффективный способ, если период еще не закрыт для редактирования. Давайте рассмотрим алгоритм действий по шагам:

1. Перейдем в справочник Должности (раздел Настройки — Должности).
2. Откроем нужную должность и проверим наличие заполненной Трудовой функции. Важно: внутри самой трудовой функции обязательно должен быть указан Код по ОКЗ. С 1 июля 2021 года именно пятизначный код (вида XXXX.X) является критически важным для выгрузки.
3. После того как мы убедились, что в справочнике все заполнено, найдем документ-основание (например, Увольнение), который попал в отчет без функции.
4. Нажмем кнопку «Провести». В этот момент программа заново обратится к справочнику должностей, увидит там заполненную трудовую функцию и обновит запись в регистре МероприятияТрудовойДеятельности.
5. Вернемся в отчет СЗВ-ТД и нажмем кнопку «Обновить» или перезаполним сотрудника через «Подбор». Теперь данные должны появиться.

Способ 2: Использование документа «Регистрация трудовой деятельности»

Проанализируем ситуацию, когда кадровый документ находится в прошлом, уже закрытом для редактирования периоде, и перепроводить его нельзя, чтобы не «поплыли» расчеты. В этом случае нам поможет специальный инструмент:

Рассмотрим порядок работы с документом РегистрацияТрудовойДеятельности:

1. Перейдем в раздел Кадры — Электронные трудовые книжки.
2. Создадим новый документ РегистрацияТрудовойДеятельности.
3. Используем кнопку «Изменить». В открывшемся списке выберем наше мероприятие (например, увольнение сотрудника), в котором не хватает данных.
4. В табличной части появятся две строки: «зачеркнутая» старая запись и новая пустая. В новой строке мы можем вручную указать или выбрать нужную Трудовую функцию.
5. Проведем документ. Это принудительно обновит сведения для отчетности, не затрагивая первичный документ увольнения.

Особенности настройки при отключенном штатном расписании

Если в настройках кадрового учета (раздел Настройки — Кадровый учет) снята галочка «Используется штатное расписание», программа меняет логику подбора данных. Посмотрим на важные нюансы:

• Данные о функции подтягиваются напрямую из карточки Должности.
• Проверьте, не включена ли опция «Должности используются в штатном расписании» в скрытых настройках, если вы ранее использовали штатку, а потом ее отключили. Иногда это создает «фантомные» связи, мешающие заполнению.
• Помните, что для формы ЕФС-1 наличие кода выполняемой функции по ОКЗ обязательно для всех типов кадровых событий, включая увольнение, начало договора ГПХ и его окончание.

Технический самоконтроль

Чтобы окончательно убедиться, что данные готовы к выгрузке, мы можем воспользоваться консолью запросов или просто внимательно посмотреть на структуру данных. Если вы программист или опытный пользователь, проанализируем состояние регистра сведений МероприятияТрудовойДеятельности. Нас интересуют поля ТрудоваяФункция и КодОКЗ.

Если после всех манипуляций отчет все равно пуст, попробуйте следующий технический прием:

// Пример логики, которую выполняет программа при заполнении СЗВ-ТД:
// 1. Ищет записи в регистре МероприятияТрудовойДеятельности по ссылке на документ.
// 2. Проверяет наличие заполненного реквизита "ТрудоваяФункция".
// 3. Если реквизит пуст, данные в файл выгрузки не попадают.

Резюмируем: главная причина отсутствия трудовой функции в СЗВ-ТД при отключенном штатном расписании — это рассинхронизация данных в справочнике и регистре мероприятий. Решается это либо перепроведением документа-основания, либо использованием документа регистрации трудовой деятельности для внесения точечных правок. Всегда проверяйте наличие кода ОКЗ внутри элемента справочника Трудовые функции, так как без него сама функция для системы остается лишь текстовым описанием, не имеющим юридической силы для отчета.