← На главную

При ведении кадрового учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда в справочнике Должности трудовая функция заполнена, а в Штатном расписании соответствующее поле остается пустым. Более того, при попытке ручного заполнения в карточке позиции кнопка выбора может отсутствовать, а созданные элементы «исчезают» после записи. Разберем подробно, почему так происходит и какими способами можно восстановить корректное заполнение данных для отчетности ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).

Анализ взаимосвязи справочников и логики программы

Для начала проанализируем, как Трудовая функция и код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) мигрируют по системе. В 1С:ЗУП реализована иерархическая структура: данные сначала вносятся в справочник Должности, а затем должны транслироваться в Штатное расписание. Однако автоматического «проталкивания» изменений из карточки должности во все уже созданные позиции штатного расписания не происходит. Это сделано для сохранения историчности данных: если вы измените код ОКЗ для должности сегодня, это не должно автоматически менять коды в штатном расписании за прошлые периоды.

Важно помнить, что для кадровых документов (прием, перевод) программа берет сведения именно из Позиции штатного расписания. Если там поле пустое, то и в приказе о приеме код ОКЗ не заполнится, что приведет к ошибкам при выгрузке отчетности.

Причина №1: Включенная история изменений штатного расписания

Если в настройках программы (раздел Настройки — Штатное расписание) установлен флаг Ведется история изменений штатного расписания, то прямое редактирование карточки позиции в справочнике блокируется. В этом случае на вкладке Дополнительно кнопка выбора трудовой функции пропадает, оставляя только кнопку «Открыть» (лупу). Это не ошибка программы, а следствие выбранной методики ведения учета.

Рассмотрим порядок действий при включенной истории изменений:

1. Перейдем в раздел Кадры — Изменения штатного расписания.
2. Создадим новый документ Изменение штатного расписания или Утверждение штатного расписания.
3. Выберем интересующую нас позицию для редактирования.
4. Внутри формы редактирования позиции в документе перейдем на вкладку Дополнительно.
5. Здесь поле Трудовая функция будет доступно для выбора. Выбираем нужный элемент из справочника и проводим документ.

Проанализируем ситуацию, описанную пользователями: если дата документа изменения штатного расписания установлена до 01.07.2021, программа может вести себя иначе в силу законодательных особенностей того периода. Посмотрим на дату документа — она должна соответствовать периоду, в котором код ОКЗ стал обязательным для данной позиции.

Причина №2: Отключенная опция использования трудовых функций

Иногда корень проблемы кроется в общих настройках кадрового учета. Выясним, активна ли нужная функциональность. Для этого пройдем по пути: Настройки — Кадровый учет. Убедимся, что флаг Использовать трудовые функции установлен. Если этот флаг был когда-то снят, а затем снова включен, связь между должностями и позициями могла «разорваться», и данные потребуется обновить принудительно.

Способ массового решения: Встроенная обработка

Если позиций в штатном расписании много, редактировать каждую через документы изменений крайне трудозатратно. Рассмотрим стандартный инструмент 1С:ЗУП, который позволяет перенести коды ОКЗ из должностей в штатное расписание одной кнопкой.

Выполним следующие шаги:

1. Откроем раздел Кадры, далее перейдем в блок См. также (или воспользуемся поиском по функциям).
2. Найдем инструмент Заполнение трудовых функций в штатном расписании.
3. В открывшейся форме программа предложит сопоставить должности и позиции. Нажмем кнопку Заполнить или Обновить.
4. Проанализируем предложенный список: система покажет, в каких позициях данные отсутствуют, но могут быть подтянуты из карточек должностей.
5. Нажмем Выполнить замену (или аналогичную команду подтверждения).

Этот способ является наиболее предпочтительным, так как он корректно обновляет данные, не нарушая целостность истории штатного расписания.

Особенности заполнения «на лету»

Разберем ситуацию, когда пользователь нажимает правой кнопкой мыши и выбирает «Создать» внутри поля выбора функции. При записи позиция может «очищаться», если созданный элемент не был фактически выбран в поле. Посмотрим на алгоритм:

1. Нажимаем кнопку создания новой трудовой функции.
2. Заполняем наименование и код по ОКЗ.
3. Записываем и закрываем карточку трудовой функции.
4. Критически важно: после закрытия карточки создания нужно убедиться, что новый элемент подставился в поле. Если поле осталось пустым, нужно нажать на кнопку выбора (если она доступна) или начать вводить название созданной функции вручную, чтобы программа предложила её для выбора.

Влияние на отчетность ЕФС-1

Выясним, почему так важно добиться заполнения этого реквизита в штатном расписании. При формировании документа Сведения о трудовой деятельности налогоплательщиков (ЕФС-1 подраздел 1.1) программа ищет код ОКЗ по цепочке:

Документ приема/перевода -> Позиция штатного расписания -> Трудовая функция -> Код по ОКЗ

Если на этапе Позиция штатного расписания данные отсутствуют, отчет будет сформирован с ошибкой или пустым значением в графе 6 («Код выполняемой функции»). Даже если вы вручную укажете код в карточке должности, без заполнения позиции штатного расписания автоматизация процесса будет нарушена.

Резюме по решению проблемы

Подводя итог, выделим основные правила работы с кодами ОКЗ в ЗУП 3.1:

• Проверяем настройки кадрового учета на предмет включения трудовых функций.
• Если штатное расписание ведется с историей, не пытаемся редактировать карточку напрямую — используем документ Изменение штатного расписания.
• Для массового исправления забытых кодов используем встроенную обработку Заполнение трудовых функций в штатном расписании.
• Помним про дату 01.07.2021 — именно с этой даты коды ОКЗ стали критически важными для учета в 1С.

Соблюдение этой логики позволит избежать «исчезновения» данных и гарантирует корректное формирование отчетности в государственные органы.