← На главную

Рассмотрим распространенную на практике ситуацию: предприятие состоит из двух юридических лиц, работающих на одной территории (например, в рамках одного завода или офиса). Руководство планирует приобрести одну основную поставку программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом (версии ПРОФ), необходимое количество клиентских лицензий и один договор 1С:ИТС. Возникает вопрос: насколько легально такое использование для второй организации, и не возникнет ли претензий у проверяющих органов?

Позиция компании 1С и условия лицензионного соглашения

Проанализируем условия лицензионного соглашения к программным продуктам линейки 1С:ЗУП ПРОФ. Правообладатель прямо допускает ведение многофирменного учета. В тексте стандартного лицензионного соглашения указано, что продукт может быть использован для автоматизации основной деятельности и обеспечивающих функций одного или нескольких юридических лиц в рамках одной локальной вычислительной сети (ЛВС).

С точки зрения вендора (компании 1С):

1. Покупка одной основной поставки 1С:ЗУП ПРОФ разрешает ведение учета нескольких юрлиц в единой информационной базе.
2. Пользователю достаточно иметь клиентские лицензии на необходимое количество рабочих мест и действующий договор 1С:ИТС на основную поставку.
3. Если все сотрудники и компьютеры находятся в пределах одной локальной сети по одному фактическому адресу, у компании 1С не будет никаких претензий по правомерности использования ПО.

Однако важно учитывать ограничения базовых версий: в программе 1С:ЗУП Базовая технически и лицензионно ведение учета нескольких юридических лиц в одной базе не предусмотрено.

Почему возникают риски при проверках ОБЭП и ФНС

Несмотря на то, что у компании 1С претензий нет, ситуация выглядит иначе с точки зрения проверяющих государственных органов (ОБЭП / МВД и Налоговой службы):

1. Риск внереализационного дохода (ФНС): Налоговые инспекторы рассматривают предоставление доступа к программе другой коммерческой фирме без оплаты как безвозмездное получение имущественного права. В этом случае вторая организация рискует получить доначисление налога на прибыль (или УСН) исходя из рыночной стоимости аренды аналогичного ПО.
2. Вопросы правоохранительных органов (ОБЭП): Проверяющие смотрят на первичные документы и бухгалтерский учет. Если вторая организация фактически пользуется программой (ее сотрудники заходят в систему или в ее офисе установлен клиентский модуль), но документальных оснований на владение лицензией или правами пользования нет, проверяющие могут заявить о факте нелицензионного использования программного обеспечения.

Способы юридического оформления совместного использования

Разберем по шагам, как легализовать работу двух организаций в одной программе 1С:ЗУП и полностью устранить юридические и налоговые риски.

Вариант 1. Договор на оказание услуг по ведению учета (Аутсорсинг)

Это самый простой и распространенный способ. Организация, которая приобрела комплект 1С и оформила лицензию на свое имя, заключает со второй фирмой договор на оказание услуг по ведению кадрового учета и расчету заработной платы.

При такой схеме:

1. Вторая фирма не является непосредственным пользователем программы и не устанавливает ПО на свои компьютеры.
2. Учет ведут сотрудники компании-владельца лицензии (общая бухгалтерия или отдел кадров).
3. Результатом работы являются готовые расчетные ведомости, отчеты и справки. Нарушения лицензионных и налоговых норм в данном случае отсутствуют.

Вариант 2. Договор о совместной деятельности (простое товарищество)

Если организации тесно связаны между собой производственным или технологическим процессом, создается соглашение о совместной деятельности. В рамках договора прописывается совместное использование имущества, оборудования и программного обеспечения для достижения общих хозяйственных целей.

Вариант 3. Покупка второй основной поставки или переход в облако

Если сотрудники обеих организаций должны самостоятельно заходить в базу с разных рабочих мест, находящихся в разных филиалах или юридически независимых структурах:

1. Приобретается вторая основная поставка программы 1С:ЗУП для второй фирмы. Это полностью закрывает любой вопрос легитимности.
2. Либо оформляется подписка на облачный сервис (например, 1С:Предприятие через сервис 1С:Фреш / SaaS), где оплата идет за каждого конкретного пользователя с привязкой к списку обслуживаемых юридических лиц.

Ограничения локальной сети и подписка ИТС

Выясним важные технико-лицензионные детали относительно сети и сопровождения:

1. Понятие ЛВС: Под локальной сетью правообладатель понимает сеть в пределах одного здания или одного почтового адреса. Объединение удаленных филиалов или офисов через VPN, RDP или сеть Интернет с точки зрения правил лицензирования 1С не считается единой ЛВС. Для удаленных площадок требуется покупка дополнительных поставок или лицензий для удаленного офиса.
2. Поддержка 1С:ИТС: Договор информационно-технологического сопровождения оформляется на юрлицо-владельца основной поставки. Он дает право на официальное получение обновлений конфигурации 1С:ЗУП для базы, в которой ведут учет обе компании.

Таким образом, если бухгалтерия на заводе единая, оптимальным решением является оформление договора на ведение кадрового учета и расчета зарплаты между двумя юрлицами. Это полностью снимает вопросы проверяющих органов и соответствует правилам лицензирования 1С.