← На главную

При переходе с устаревшей редакции конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом 2.5» на современную «Зарплата и Управление Персоналом 3.1» часто возникает вопрос о полноте переносимой истории. Пользователи и специалисты рассчитывают увидеть в новой базе привычные первичные документы: начисления зарплаты, больничные листы, отпуска и ведомости на выплату. Разберем подробно, как устроен механизм переноса данных, почему документы прошлого периода не воссоздаются и как правильно организовать переход, особенно в середине года.

Как работает перенос расчетных данных между редакциями

Проанализируем техническую сторону вопроса: создаются ли документы начислений, выплат, больничных и отпусков при выполнении так называемого «полного переноса». При выгрузке исходных данных типовыми правилами происходит следующее:

1. Кадровые приказы: документы кадрового учета (приемы на работу, кадровые переводы, увольнения) при полном переносе действительно создаются в виде привычных документов конфигурации ЗУП 3.1.
2. Расчетные документы: специализированные документы начислений, расчетные листки, межрасчетные выплаты и ведомости не создаются как самостоятельные документы. Вся числовая информация переносится напрямую в регистры накопления помесячно через специальные технические документы Перенос данных.

Благодаря наличию записей в регистрах расчетной базы пользователь может формировать расчетные листки и расчетные ведомости по форме Т-51 за прошлые периоды, однако открыть исходный расчетный документ и пересчитать его в ЗУП 3.1 невозможно.

Различия между полным и рекомендованным переносом данных

Рассмотрим, почему фирма «1С» перевела методику «полного переноса» в разряд устаревших и настоятельно рекомендует использовать так называемый рекомендованный перенос (перенос остатков и кадрового среза):

1. Конфликт архитектур и моделей учета: учетные структуры ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1 кардинально различаются. В ЗУП 3.1 реализована совершенно другая модель учета НДФЛ, времени, плановых начислений и среднего заработка. Попытка восстановить детальную расчетную базу прошлых лет через технические документы Перенос данных нередко приводит к скрытым ошибкам при последующих начислениях.
2. Механизм рекомендованного переноса: при таком варианте переносятся только справочники, срез кадрового состояния на дату перехода (документ Начальная штатная расстановка), остатки неиспользованных отпусков (документ Ввод остатков отпусков), сальдо взаиморасчетов, а также данные для расчета среднего заработка за предыдущие 2–3 года и данные по учету НДФЛ и страховых взносов с начала текущего года.
3. Чистота базы: рекомендованный перенос позволяет избавиться от накопившихся за годы работы ошибок в штатном расписании, неактуальных подразделений и задвоенных физических лиц.

Особенности и сложности перехода в середине года

Выясним причину, почему миграция на ЗУП 3.1 внутри расчетного года считается наиболее трудоемкой процедурой. Основной проблемой здесь выступает учет налога на доходы физических лиц и сдача регламентированной отчетности:

1. Разница в учете НДФЛ: в старой редакции налог учитывался по месяцу начисления, тогда как в ЗУП 3.1 реализован строгий учет по датам фактической выплаты дохода. При переносе данных в середине года остатки и обороты по регистрам Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ часто расходятся. В результате при первой же выплате в новой базе программа пытается удержать или зачесть НДФЛ за прошлые месяцы.
2. Заполнение отчетности (6-НДФЛ и РСВ): регламентированные отчеты формируются нарастающим итогом с 1 января. Если переход состоялся во втором, третьем или четвертом квартале, суммы начислений и налога за закрытые периоды загружаются техническими записями. В то время как Расчет по страховым взносам и Раздел 2 формы 6-НДФЛ могут заполниться автоматически, данные Раздела 1 (по срокам перечисления налога) за предыдущие месяцы нередко приходится выверять и корректировать вручную.

Оптимальный порядок перехода для небольших организаций

Если численность сотрудников составляет порядка 20–50 человек, автоматический перенос с начала года или в середине года часто создает больше проблем, чем решает. Разберем по шагам альтернативный, наиболее надежный подход:

1. Перенос справочной информации: перенесем только базовые справочники (Организации, Подразделения, Должности, Физические лица, Сотрудники).
2. Фиксация кадрового среза: создадим документ Начальная штатная расстановка на дату начала года (или дату перехода), указав оклады, тарифные ставки и плановые начисления.
3. Ввод данных для расчета среднего заработка: внесем данные о заработке за предыдущие 2 календарных года вручную или полуавтоматически через документы Справка для расчета пособий (входящая) для корректного расчета больничных.
4. Помесячный расчет с начала года: при численности до 20 человек гораздо быстрее и надежнее ввести документы начислений и выплат за прошедшие месяцы года «с нуля» в ЗУП 3.1 по готовым расчетным листкам из старой базы. Это займет несколько часов, но полностью исключит системные сбои в регистрах учета взносов и НДФЛ.

Контрольная выверка данных после переноса

Независимо от выбранного способа миграции, обязательно выполним следующие контрольные процедуры перед началом постоянной работы в новой базе:

1. Сверка сальдо: сформируем отчет Полный свод начислений, удержаний и выплат и форму Расчетная ведомость (Т-51) в обеих базах за последний закрытый период. Начальное сальдо по сотрудникам должно совпадать копейка в копейку.
2. Проверка среднего заработка: создадим тестовые документы Отпуск и Больничный лист для сотрудников с разным стажем и сравним рассчитанный среднедневной заработок с данными из ЗУП 2.5.
3. Контроль отпусков: проверим отчет Остатки отпусков в ЗУП 3.1 и сопоставим его со справкой об остатках отпусков из исходной базы.