← На главную

В конфигурации 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) многие пользователи сталкиваются с проблемой: при оформлении выплаты заработной платы через Расходный кассовый ордер (РКО) или Списание с расчетного счета, эти суммы не попадают в отчет «Доходы и расходы» и не влияют на финансовый результат. Давайте проанализируем ситуацию и разберемся, почему так происходит и как настроить систему правильно.

Понимаем методологию: Начисление vs Выплата

Прежде всего, нам необходимо разграничить два понятия: факт возникновения расхода и факт движения денежных средств. В УТ 11, как и в любой полноценной ERP-системе, реализован метод начисления. Это означает, что:

1. Выплата (РКО) — это лишь погашение вашей задолженности перед сотрудником. С точки зрения системы, это уменьшение актива (деньги в кассе) и уменьшение пассива (задолженность перед персоналом). Расход здесь не возникает, просто «схлопываются» взаиморасчеты.
2. Начисление (Затрата) — это именно тот момент, когда предприятие признает расход, который должен уменьшить прибыль. Для этого должен быть создан специальный документ, фиксирующий затрату на конкретную Статью расходов.

Рассмотрим подробнее, как реализовать этот процесс пошагово, чтобы видеть детализацию до каждого сотрудника.

Шаг 1. Настройка статьи расходов

Чтобы программа «понимала», как обрабатывать затраты на оплату труда, нам нужно правильно настроить объект Статьи расходов. Пройдем в раздел Финансовый результат и контроллинг — Конфигурация — Статьи расходов.

При создании статьи «Оплата труда» обратим внимание на следующие настройки:

• Вариант распределения: Если мы хотим, чтобы зарплата сразу списывалась на финансовый результат текущего месяца, выбираем «На направления деятельности». Если же это зарплата складских рабочих, которую вы хотите включить в себестоимость товаров, выбирайте «На себестоимость товаров».
• Вид аналитики расходов: Чтобы в отчетах видеть расшифровку по фамилиям, выберите Физическое лицо. Это критически важный момент для тех, кто хочет детализации, а не просто общую сумму по подразделению.
• Тип расходов: Обычно это «Прочие расходы» или «Расходы на оплату труда».

Шаг 2. Отражение начисления в финансовом учете

Теперь выясним причину отсутствия данных в отчетах. Автор темы использовал только РКО. Нам же нужно создать документ, который «родил» бы этот расход. В УТ 11 для этого чаще всего используется документ Отражение прочих доходов и расходов.

Разберем алгоритм заполнения документа:

1. Переходим в раздел Финансовый результат и контроллинг — Доходы и расходы — Отражение прочих доходов и расходов.
2. Создаем новый документ с типом операции «Расходы».
3. В табличной части указываем нашу статью «Оплата труда».
4. В колонке «Аналитика расходов» выбираем конкретное Физическое лицо.
5. Указываем сумму начисленной зарплаты (до вычета НДФЛ или «на руки» — зависит от вашей управленческой политики).

После проведения этого документа сумма сразу попадет в регистры, которые формируют отчет Доходы и расходы.

Шаг 3. Альтернативный способ через «Приобретение услуг и прочих активов»

Существует еще один популярный метод, который часто рекомендуют консультанты. Мы можем оформить начисление зарплаты через документ Приобретение услуг и прочих активов. Проанализируем преимущества этого подхода:

Во-первых, вы можете указать сотрудника как Контрагента (или завести одного контрагента «Сотрудники»). Во-вторых, этот документ делает движения по взаиморасчетам с поставщиками, что позволяет использовать стандартные отчеты по кредиторской задолженности для контроля выплат.

В табличной части «Расходы и прочие активы» мы точно так же выбираем Статью расходов с аналитикой Физическое лицо. Этот метод удобен, если вы хотите видеть единую картину долгов и перед поставщиками товаров, и перед персоналом.

Шаг 4. Настройка и проверка отчета «Доходы и расходы»

Когда документы проведены, нам нужно правильно их увидеть. Откроем отчет Доходы и расходы предприятия. По умолчанию он может группировать данные только по подразделениям и статьям. Чтобы увидеть сотрудников, выполним следующие действия:

1. Нажмем кнопку «Настройки...» в отчете.
2. Переключим вид в режим «Расширенный».
3. На вкладке «Структура» найдем группировку по Статье расходов и добавим ей подчиненную группировку — поле Аналитика расходов.
4. Нажмем «Закрыть и сформировать».

Теперь в расшифровке статьи «Оплата труда» вы увидите список сотрудников и суммы, начисленные по каждому из них.

Синхронизация с 1С:ЗУП (для автоматизации)

Если в вашей компании учет зарплаты ведется в специализированной программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП), то ручное заполнение документов в УТ — это лишняя работа. В этом случае используется типовой механизм интеграции.

В ЗУП формируется документ Отражение зарплаты в финансовом учете. При синхронизации этот документ переносится в УТ 11. Он специально предназначен для того, чтобы зафиксировать расходы в управленческом учете. В нем автоматически заполняются статьи расходов и аналитика (если это настроено в правилах обмена). Это самый правильный и методически верный путь для прозрачного учета.

Резюме по объектам и функциям

Для закрепления материала вспомним основные объекты, которые мы использовали:

• Статьи расходов — определяют правила распределения затрат и глубину аналитики.
• Отражение прочих доходов и расходов — основной инструмент фиксации затрат, не связанных с закупкой ТМЦ.
• Аналитика расходов — поле, в котором хранится ссылка на Физическое лицо.
• Расходный кассовый ордер — документ, который закрывает долг, но не создает расход в финансовом результате.

Используя предложенные методы, вы сможете построить точную модель финансового результата, где зарплата будет видна не просто «одной цифрой», а как детализированная структура затрат по каждому сотруднику или отделу.