← На главную

Программа 1С:Управление торговлей (УТ 11) создана для автоматизации торгового контура, складского учета и анализа продаж. В отличие от специализированных конфигураций вроде 1С:ЗУП или комплексных решений (1С:ERP, 1С:КА), в УТ 11 отсутствует полноценный блок расчета заработной платы и кадрового учета. Однако для формирования корректного финансового результата и составления управленческого баланса нам жизненно необходимо фиксировать расходы на оплату труда сотрудников.

Часто начинающие пользователи совершают методологическую ошибку: они пытаются отразить начисление зарплаты напрямую платежным документом — например, через Расходный кассовый ордер или Списание безналичных денежных средств. В этих документах невозможно указать статью расходов при выплате зарплаты, из-за чего затраты не попадают в отчет "Доходы и расходы предприятия". Проанализируем, почему так происходит, и разберем по шагам два работающих способа решения этой задачи.

Почему выплата денег не равна начислению расходов?

В методологии финансового учета начисление затрат и движение денежных средств — это две разные хозяйственные операции. Выплата зарплаты из кассы или с расчетного счета — это лишь погашение ранее возникшего обязательства перед сотрудником (уменьшение актива "Денежные средства" и уменьшение пассива "Обязательства перед персоналом"). Само же начисление зарплаты — это признание расхода, который должен уменьшить прибыль текущего периода. Чтобы управленческий баланс сошелся, нам нужно отразить обе эти операции.

Ниже мы подробно рассмотрим два основных механизма отражения зарплаты в расходах программы 1С:Управление торговлей 11.

Способ 1. Отражение через документ "Отражение прочих доходов и расходов" (Рекомендуемый)

Этот способ является наиболее корректным с точки зрения методологии 1С. Он позволяет зафиксировать затраты без привлечения лишних сущностей и контрагентов. Разберем этот процесс по шагам.

Шаг 1. Настройка статьи расходов

Перед тем как создать документ начисления, нам необходимо правильно настроить Статью расходов для заработной платы. Перейдем в раздел "Финансовый результат и контроллинг", далее выберем справочник "Статьи расходов" и создадим новую статью (например, "Расходы на оплату труда").

Заполним ключевые реквизиты:

1. Вариант распределения: Укажем значение "На финансовый результат (расходы текущего периода)". Это гарантирует, что сумма зарплаты напрямую уменьшит прибыль предприятия в текущем месяце.
2. Тип расходов: Выберем "Прочие операционные и внереализационные расходы".
3. Правило распределения: Зададим правило распределения по направлениям деятельности (например, пропорционально выручке или валовой прибыли), если в базе ведется такой учет. Если направлений деятельности нет, то расходы распределятся на общий финансовый результат организации.
4. Аналитика расходов: Для детального анализа выберем тип аналитики Физические лица. Это позволит нам видеть расходы в разрезе каждого конкретного работника.

Шаг 2. Создание документа начисления

Для фиксации факта начисления зарплаты перейдем в раздел "Финансовый результат и контроллинг" и откроем журнал документов "Отражение прочих доходов и расходов". Создадим новый документ с типом операции "Регистрация расходов".

В табличной части документа укажем:

• Нашу созданную статью расходов "Расходы на оплату труда".
• В качестве аналитики расходов выберем конкретного сотрудника из справочника Физические лица.
• Укажем сумму начисленной зарплаты.
• В поле "Статья активов/пассивов" выберем предопределенную статью, отвечающую за расчеты с персоналом (например, "Обязательства перед сотрудниками"). Это необходимо для того, чтобы у нас сформировался пассив в управленческом балансе.

Проведем документ. На этом этапе расходы зафиксированы в системе и уменьшили финансовый результат.

Шаг 3. Отражение выплаты зарплаты

Когда наступает день выдачи денежных средств, мы оформляем платежный документ. Например, при выдаче из кассы создадим документ Расходный кассовый ордер с видом операции "Выплата зарплаты сотруднику".

В документе укажем физическое лицо и сумму выплаты. При проведении данный документ не создаст расходов (так как мы уже начислили их во втором шаге), но он закроет нашу задолженность перед сотрудником по статье активов/пассивов "Обязательства перед сотрудниками". Таким образом, наш управленческий баланс идеально сойдется.

Способ 2. Оформление через "Приобретение услуг и прочих активов" (Альтернативный)

Некоторые пользователи и аналитики используют альтернативный метод, который в рамках обсуждения на форумах иногда называют "упрощенным", хотя он имеет свои нюансы. Суть метода заключается в том, что сотрудник в системе рассматривается как сторонний поставщик услуг.

Рассмотрим особенности реализации этого подхода:

1. В справочнике Партнеры и Контрагенты создается папка "Сотрудники", где под каждого работника заводится отдельная карточка. Тип взаимоотношений с такими партнерами устанавливается как "Прочие отношения".
2. Ежемесячно начисление зарплаты отражается стандартным документом купли-продажи услуг — Приобретение услуг и прочих активов (находится в разделе "Закупки").
3. В качестве номенклатуры-услуги или содержания услуги указывается "Управленческие услуги (оплата труда)", а в качестве статьи расходов выбирается наша статья "Расходы на оплату труда".
4. Выплата денег в этом случае оформляется как обычная оплата поставщику через Расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета с видом операции "Оплата поставщику".

Преимущества альтернативного метода: Все расчеты с сотрудниками будут видны в стандартных и привычных торговых отчетах, таких как "Ведомость расчетов с поставщиками" или "Задолженность поставщикам". Контролировать сальдо расчетов по каждому человеку становится несколько проще для рядового пользователя.

Недостатки метода: Нарушается методологическая чистота учета. Сотрудники компании смешиваются с внешними контрагентами, что может усложнить подготовку регламентированной отчетности и выгрузку данных в программу 1С:Бухгалтерия (БП), где расчеты с персоналом должны строго проходить по 70 счету, а не по 60 или 76.

Автоматизация процесса и синхронизация с внешними базами

Если штат компании превышает 10-15 человек, ручной ввод документов "Отражение прочих доходов и расходов" по каждому сотруднику становится рутиной и источником регулярных ошибок. В таких ситуациях мы рекомендуем рассмотреть следующие сценарии автоматизации:

• Интеграция с 1С:ЗУП: Если расчет зарплаты производится в специализированной программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом, настраивается типовой обмен данными. При синхронизации данные о начисленной зарплате выгружаются в 1С:Управление торговлей в свернутом виде (по подразделениям) или детально по сотрудникам, автоматически формируя документы отражения расходов.
• Использование внешних обработок: Для УТ 11 разработано множество готовых внешних расширений, которые позволяют рассчитывать KPI менеджеров по продажам (например, процент от маржи или объема продаж) прямо внутри торговой базы и в один клик генерировать документы начисления.

Выбор конкретного метода зависит от масштабов вашего бизнеса и требований к детализации управленческого учета. Для большинства классических торговых предприятий оптимальным решением является использование стандартного документа Отражение прочих доходов и расходов вместе с аналитикой по физическим лицам.