Приветствуем всех практикующих специалистов и пользователей программы 1С! При ведении учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 (ЗУП 2.5) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда зарплата сотрудникам фактически выплачена, оформлены соответствующие платежные ведомости, однако при формировании отчета «Расчетный листок организации» выплаченные суммы упорно не отражаются. Начисления при этом могут как присутствовать, так и отсутствовать (например, при выплате аванса или межрасчетных выплатах).
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, проанализируем внутреннее устройство регистров программы, влияющих на расчетный листок, и рассмотрим два готовых сценария решения этой технической задачи в зависимости от принятой в вашей организации учетной политики.
Для того чтобы понять логику программы, снимем «внешнюю оболочку» документов и заглянем под капот системы. Любой отчет в 1С, включая Расчетный листок организации, собирает информацию не напрямую из проведенных документов (таких как ведомости или платежки), а из специализированных таблиц базы данных — регистров накопления.
Основным источником данных для блока выплат в расчетном листке является регистр накопления Взаиморасчеты с сотрудниками организаций. Если сумма выплаты не отражается в отчете, это свидетельствует о единственном техническом факте: в данном регистре отсутствует запись (движение) с видом движения «Расход» на требуемую сумму.
Давайте посмотрим на пример простого запроса, которым программа обращается к базе данных для получения информации о выплатах сотрудникам:
ВЫБРАТЬ
Взаиморасчеты.ПериодВзаиморасчетов КАК Период,
Взаиморасчеты.Сотрудник КАК Сотрудник,
Взаиморасчеты.Организация КАК Организация,
Взаиморасчеты.СуммаВзаиморасчетов КАК СуммаВыплаты
ИЗ
РегистрНакопления.ВзаиморасчетыССотрудникамиОрганизаций КАК Взаиморасчеты
ГДЕ
Взаиморасчеты.ВидДвижения = ЗНАЧЕНИЕ(ВидДвиженияНакопления.Расход)
И Взаиморасчеты.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
Если при проведении документов движения по расходу в этот регистр не записались, расчетный листок останется пустым в графе «Выплачено». То, какой именно документ делает эту запись, целиком и полностью зависит от настроек учетной политики вашей информационной базы.
Для начала проанализируем ключевую настройку программы. Перейдем по следующему пути в главном меню конфигурации: Сервис -> Параметры учета -> вкладка «Выплата зарплаты».
Здесь находится важнейший флаг — «Упрощенный учет взаиморасчетов». Поведение системы кардинально меняется в зависимости от его активности.
В этом режиме программа работает по максимально простой схеме. Документ Зарплата к выплате организаций при проведении одновременно выполняет две функции: фиксирует намерение выплатить деньги и сразу же делает движение «Расход» в регистре накопления Взаиморасчеты с сотрудниками организаций. Никаких дополнительных кассовых или банковских документов в системе оформлять не требуется — сумма мгновенно попадает в расчетные листки.
Это режим детального учета, который часто используют крупные предприятия для жесткого контроля кассовой и банковской дисциплины. В этом сценарии документ Зарплата к выплате организаций является лишь «заявкой» или ведомостью на выплату. Сам по себе он не списывает задолженность перед сотрудниками и не делает никаких движений по регистру взаиморасчетов. Для фактического списания долга система требует ввода подтверждающих первичных документов.
При этом поведение программы различается для кассы и для банка:
Расходный кассовый ордер (РКО). Именно РКО сделает необходимое движение расхода по регистру взаиморасчетов, и сумма отразится в расчетном листке.Если в вашей базе флаг упрощенного учета снят, и вы перечисляете заработную плату через банк, рассмотрим по шагам, как правильно выстроить документооборот, чтобы закрыть взаиморасчеты.
Шаг 1. Создание ведомости.
Убедимся, что у нас создан и заполнен документ Зарплата к выплате организаций с выбранным способом выплаты «Через банк». Проводим его. На данном этапе движений в регистре взаиморасчетов еще нет.
Шаг 2. Оформление платежного поручения.
Открываем созданную ведомость, нажимаем кнопку «Ввести на основании» и выбираем документ Платежное поручение исходящее с видом операции «Перечисление заработной платы». Заполняем реквизиты банка и проводим документ. Обратите внимание: само по себе проведенное платежное поручение в ЗУП 2.5 также еще не делает финальных записей в регистр по конкретным сотрудникам!
Шаг 3. Ввод банковской выписки.
Это ключевое звено, о котором чаще всего забывают пользователи. Чтобы зафиксировать факт списания денежных средств банком, необходимо открыть созданное ранее Платежное поручение исходящее, нажать кнопку «Ввести на основании» и выбрать документ Выписка из банка на перечисление зарплаты.
После заполнения даты выписки и проведения этого третьего документа программа сформирует необходимые движения расхода в регистре Взаиморасчеты с сотрудниками организаций. Проверить это можно, нажав на кнопку «Результат проведения документа» (кнопка «ДкТк» на панели инструментов выписки).
После выполнения этих шагов сформируем расчетный листок заново — сумма выплаты успешно займет свое место в отчете.
Если ваша организация ведет детальный учет движения денежных средств (создает РКО, платежки и банковские выписки) непосредственно в базе «1С:Бухгалтерия», то дублировать этот сложный документооборот в зарплатной базе ЗУП 2.5 не имеет практического смысла. Вы можете значительно облегчить себе работу.
Выполним следующие действия:
Зарплата к выплате организаций за мартовский период и перепроведем его.После этого ведомость самостоятельно сделает записи в регистр взаиморасчетов, и необходимость плодить цепочки платежных поручений и банковских выписок внутри ЗУП 2.5 полностью отпадет.
Проанализируем эволюцию этого механизма в актуальной редакции программы. Разработчики фирмы «1С» учли избыточную сложность трехшаговой схемы ведения выплат через банк в старых версиях.
В редакции ЗУП 3.1 концепция была полностью пересмотрена:
Ведомость в банк, Ведомость в кассу, Ведомость через раздатчика или Ведомость на счета.Таким образом, если вы продолжаете работать в ЗУП 2.5, вам необходимо либо строго придерживаться трехдокументной цепочки при детальном учете, либо переключить программу на использование упрощенного режима взаиморасчетов.